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ENSAYO ´´ IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS´´

El archivo en la actualidad presenta un nivel de importancia único en la historia de la humanidad,


ya que se ha considerado como un bien que se genera en un determinado país para que se
desarrolle de forma correcta, utilizándose en las organizaciones, empresas e instituciones
colombianas.

Tiempos atrás las personas encargadas de llevar a cabo el archivo se les imponían un castigo por
su mala conducta o también eran obligados a desarrollar esta actividad sin tener en cuenta el
grado de responsabilidad que se debe de tener para manejar un proceso tan complejo, los
métodos que se empleaban para administrar los archivos se aplicaban de acuerdo al criterio de
cada persona lo que aumentaba los riesgos de fracaso en cada una de las actividades desarrolladas
y se podía evidenciar en un mal servicio al cliente en cuanto a la búsqueda de archivos lo cual
afectaba a determinada empresa u organización.

Legalmente se debe tener un personal especializado en el manejo de archivos en cualquier


empresa o institución y este personal debe regirse a las leyes y decretos que existen en Colombia.

Según lo leído en el material de estudio donde se manifiesta que la importancia de los archivos se
puede comprender a partir del valor que tiene para la administración, la investigación, la
comunidad, y el desarrollo científico económico, social y tecnológico, pero realmente son estos
aspectos los que nos permiten clasificar la importancia de los archivos en el cual el archivo nos
brinda un apoyo para la toma de decisiones y nos orienta a tomar la mejor, además de tener todos
los documentos de la empresa organizados de tal forma que nos permita realizar análisis
estadísticos de otros meses o años con el fin de mejorar el bienestar de la empresa.

En el archivo está implícita la tecnología ya que las Tics están inmersas con el fin de agilizar los
procesos archivísticos, de tal manera que los documentos primarios de valor temporal y
permanente los describen, organiza, conserva y pone al uso del que hace el documento y al
usuario externo.

Los procedimientos están ligados a los principios archivistas los cuales rigen desde el siglo XIX
estos son: el de procedencia y el de respeto al orden original son fundamentales para ejercer la
práctica archivística pues a través de ellos es posible ejercer el mantenimiento de la unidad de
fondo de archivo, que es el conjunto de la documentación recibida o producida por personas
jurídicas o físicas, instituciones u organismos públicos o privados en el libre ejercicio de sus
funciones o competencias.

El archivero moderno y tradicional contribuye de forma efectiva a conservar la memoria histórica


de los pueblos perpetuando como testimonio el devenir de las organizaciones y de los individuos,
esta información está al servicio de los investigadores, ciudadanos y el estado.

El uso de las nuevas tecnologías permite que la comunicación se realice de forma efectiva y rápida,
donde las redes les permiten a los archiveros comunicarse con sus proveedores y sus usuarios. El
correo electrónico intercambia información eficazmente ya que por medio de es posible enviar
todo tipo de documentos y es utilizado en los archivos como medio de comunicación. Entre el
archivero y usuarios internos para solicitud de documentación, comunicación de transferencias,
coordinación entre el archivo central y los archivos de gestión, entre el archivero y los
proveedores, y entre los usuarios externos para petición de información.

El uso del internet potencia el uso de los archivos en las empresas, multiplica las posibilidades de
difusión y comunicación de los archivos, las utilidades del internet en un archivo son amplias y
variadas por eso es importante conocerlas para aprovechar todo el potencial que nos ofrece y
maximizar la eficacia y la rentabilidad de los servicios del archivo.

Según mis conceptos personales la función de los archivos como memoria institucional cobra
mayor importancia a medida que pasa el tiempo. Con archivos bien organizados no tendrán los
funcionarios que partir de cero, o invertir tiempo y recursos en la búsqueda infructuosa de
información, elevando los costos de operación, produciendo ineficiencia, atraso, confusión y, en
general, una deficiente administración. Por eso es de gran importancia contar con un buen sistema
de administración de documentos para poder almacenar y recuperar la información. Los
documentos son un recurso y activo organizacional. Como recurso, proveen información y como
activo, proveen documentación. Si utilizamos sistemas automatizados para archivar la
información, éstos nos ayudan a localizar el documento en una forma más rápida y desde
cualquier lugar, sea en la empresa o fuera de ésta.