CONCIERTO “SONRISA NIÑO FELIZ”

MISION

El grupo 6 de Administración de Personal I de la UAGRM, nos dedicaremos a la

planeación y ejecución del concierto “SONRISA NIÑO FELIZ”, con el fin de
recaudar fondos para la donación de medicamentos al HOSPITAL ONCOLOGICO.

La cual se basa en trabajar para la plena satisfacción de los usuarios. Pensando

en servir de punto de apoyo para las entidades y conscientes de esta necesidad ,
se creó un equipo dispuesto a utilizar tanto su experiencia como todos los
recursos disponibles, para llevarlas a un completo desarrollo de esta interacción,
optimizando tiempo y garantizando los más altos estándares de calidad.

VISION

Lograr un alto nivel de efectividad en la planeación y ejecución de proyectos que

nos sean asignados en un futuro, trabajando en equipo, de manera eficiente y
eficaz para asi lograr cumplir con nuestro objetivo.

OBJETIVOS

 OBJETIVO GENERAL
- Cultivar el espíritu emprendedor, con el fin de reflexionar acerca de
problemáticas propias de las personas, que buscan su independencia
económica buscando constantemente actividades rentables y sostenible
, brindando la confianza a nuestros clientes en torno a la organización
de eventos sociales.
- Satisfacer las necesidades del espectador en cuanto a eventos sociales
y de entretenimiento.
- Cumplir con las expectativas de la audiencia en cuanto a tecnología y
organización, escenografía, visuales, audio e iluminación.

 OBJETIVOS ESPECIFICOS

- Aplicación rentable de recursos físicos y financieros.

- Garantizar el buen desarrollo de los planes de trabajo con los
resultados.
 - Por medio de un trabajo en equipo (técnicos, asistente y todo el
personal administrativo).
- A través de la diferenciación y especialización de estrategias
comerciales eficaces.

VALORES

CUMPLIMIENTO
Realizamos las funciones con responsabilidad a fin de atender y resolver de
manera oportuna las necesidades y expectativas de nuestros clientes.

COMPROMISO
Asumimos las acciones con esfuerzo, dedicación y empeño, generando confianza
de nuestras actividades hacia los clientes.

RESPONSABILIDAD
Estamos comprometidos en asumir y cumplir nuestros deberes y obligaciones
para alcanzar los propósitos de la Organización.

TOLERANCIA
Somos de mente abierta para comprender, respetar y valorar las ideas y creencias
de los clientes.

RESPETO
Escuchamos, entendemos y valoramos a nuestros usuarios, colaboradores,
proveedores en general.

ACTITUD DE SERVICIO
Actuamos con disposición permanente hacia nuestros clientes para ofrecer
servicios con oportunidad, amabilidad y eficacia.

TRABAJO EN EQUIPO
Somos un equipo humano que trabaja de manera integral para lograr el propósito
de la Compañía.

RESPONSABILIDAD SOCIAL
Generamos un impacto positivo donde estamos presentes.

PLANIFICACION TACTICA

PRESUPUESTO
El tipo de presupuesto que se utilizara para estimar los costos que tendrá el
evento “concierto”, será cuando el presupuesto se adapte al evento.

Se proyecta un presupuesto de acuerdo a una planificación general, a

necesidades específicas, y a objetivos pre establecido. Se debe estimar de la
manera más realista, las posibilidades de recuperación de esos costos, o
eventuales ganancias que reporte el evento.

Planificación de presupuesto

Una vez establecidas las metas y objetivos del evento, se planifican las acciones y
los tiempos, por lo que debemos cuantificar lo que va a representar cada una de
estas tareas y etapas a desarrollar.

Dentro de los egresos tenemos:

El total de gastos que se estima tener en el evento es………..

1. Costos Fijos

Los costos fijos son los que vamos a tener que cubrir independientemente de la
cantidad de asistentes que lleguen al evento, esto es:

- Producción pre-evento, gastos de personal designado y papelería.

- Difusión, promoción del evento, publicidad.
- Diseño, impresión, costo de entradas y rifas.
- Locación, el lugar dónde se hará el evento. Ocupará un importante porcentaje de
los costos totales del evento.
- Equipamiento técnico, sonido, proyección, decoración.
- Actos protocolares de apertura y cierre del evento.
- Contratación de artistas y grupos musicales presentados en el evento.
- Servicio de fletes, transporte, montaje y desmontaje.

2. Costos Variables
Los costos variables estarán determinados por la cantidad de asistentes o
invitados.

3. Imprevistos

Se considerara imprevistos o contingencias durante la organización del evento,

por lo que contaremos con un monto extra de dinero para poder cubrirlos.
Se tomara el 10% de los egresos totales, para garantizar la flexibilidad necesaria
al presupuesto y llegar al final del evento pudiendo cubrir cualquier contratiempo.

POLÍTICAS
Las políticas son guías de acción para la toma de decisiones.
El evento tendrá las siguientes políticas:

PROGRAMAS
El evento realizara los siguientes programas para mejorar o prevenir contingencias
que se vayan a sucitar dentro del evento, entre ellas tenemos:

 Reuniones generales; se realizara 2 veces a la semana los días martes y

jueves del 18 de octubre al 2 de diciembre donde se designaran actividades
para los distintos equipos de trabajo.
 Reuniones grupales; se realizaran 3 veces a la semana los días lunes,
miércoles y viernes del 25 de octubre al 30 de noviembre donde se
trabajara los distintos puntos de las actividades designadas para el evento.
PLANIFICACION OPERATIVA

PROCEDIMIENTOS

Los pasos que seguiremos para realizar las diferentes actividades del evento
serán:

1. Reuniones generales
2. Determinación de las actividades a realizar.
3. Formar equipos de trabajo de 6 a 10 personas.
 4. Designar trabajos.
5. Evaluar la información presentada por los equipos de trabajo.
6. Exposición final de los trabajos realizados por los equipos.
7. Ejecutar el proyecto de planificación del evento.
REGLAS

Enmarcaran el funcionamiento o el desarrollo de las tareas sin discusión, y no

puede ser cuestionada, entre ellas tenemos:

1. Puntualidad en las reuniones.

2. Asistencia de carácter obligatorio a las reuniones.
3. Realizar las tareas designadas.
4. Aportar con el monto de dinero designado en las reuniones.
NORMAS

Son reglas perfectas que van a definir como va hacer un evento, está en cumplirla
o no, entre ellas tenemos:

1. Formar parte de un equipo de trabajo.

PLANIFICACION DEL CONCIERTO “SONRISA NIÑO FELIZ”

1. TOMAR CONCIENCIA DE LAS OPORTUNIDADES

Tomando en cuenta que se nos dio a realizar un concierto, y tomando conciencia

de que existe mucha necesidad entre los niños del hospital oncológico, decidimos
realizar un concierto en su causa, provistos de un presupuesto necesario para
realizar dicho concierto con las mejores comodidades y buen ambiente que se
debe brindar.

Como acto de generosidad y solidaridad ante las necesidades de la gente,

acudimos de manera efectiva a las puertas de dicho Hospital Oncológico. Esta
virtud se extiende, además, a todos los que se acercan a Santa Cruz y se suman
en este camino de extender la mano, y el corazón, hacia quienes lo necesiten.

Diversos grupos civiles y religiosos dedican su esfuerzo para colaborar con

quienes presentan dificultades. Es por esto que existen instituciones ampliamente
conocidas como Davosan, Hombres Nuevos, Aldeas del Padre Alfredo, Afanic, la
Pastoral Social, y otras.

Más allá de las fundaciones, el pueblo cruceño demuestra su solidaridad en cada

oportunidad en que se presentan necesidades.

Asimismo, organizamos una Jornada de Donación, presentándonos de manera

voluntaria para donar, gestionando recursos y realizando una labor benéfica en el
área de salud.

Nuestro fin es la colaboración a las personas implicadas en la problemática del

niño con cáncer, solventar las necesidades de éste tanto a nivel médico como
psicológico, educativo y recreativo, a la vez que brindan a las familias terapias
ocupacionales para que ellas mismas puedan ayudarse a cubrir algunos gastos.
Sacando el presupuesto de toda esta actividad, juntando el dinero necesario para
realizar el concierto. Con el beneficio de la satisfacción al saber que los niños
tendrán con nuestro granito de arena una mejor condición y apoyo para seguir
luchando por sus vidas, dando gracias a Dios por las bendiciones de su niñez.

2. ESTABLECER LOS OBJETIVOS

► Realizar el concierto “SONRISA NIÑO FELIZ” para 1.000 personas, cuyo

costo no excede los Bs.- 6.000
► Establecer un cronograma de la actividad a realizar el día del concierto,
respetando el horario definido de horas 19:00 p.m. a 22:30 p.m. de la
fecha 02 de Diciembre del año 2016.

3. DETERMINAR LAS PREMISAS

4.EVALUAR LAS PREMISAS

5.SELECCIONAR LAS PREMISAS

6. DETERMINAR LOS CURSOS ALTERNATIVOS DE ACCIÓN

7. PRESUPUESTO

8. CRONOGRAMA DEL CONCIERTO

 ORGANIZACIÓN DEL EVENTO

ORGANIGRAMA

SUBCOMITÉ DE
COMITÉ DE PROGRAMAS INFORMACIÓN Y
DOCUMENTACIÓN

COMITÉ DE SUBCOMITÉ DE
ADMINISTRACIÓN ALIMENTOS Y BEBIDAS
SECRETARÍA GENERAL
SUBCOMITÉ DE
COORDINADOR GENERAL COMITÉ DE FINANZAS
DONACIONES

SUBCOMITÉ DE
COMITÉ DE SERVICIOS
DIVULGACIÓN Y
GENERALES
PUBLICIDAD

COMITÉ DE PROMOCIÓN Y SUBCOMITÉ DE

RELACIONES PÚBLICAS RECEPCIÓN

SUBCOMITÉ DE VENTAS
ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN

COORDINADOR GENERAL

Se encarga de coordinar y dirigir a los integrantes de las diferentes comisiones

que comparten el compromiso de planificar, organizar, ejecutar y controlar el
evento en respuesta a las necesidades de la organización y sociedad en general.

SECRETARÍA GENERAL

Brindar apoyo logístico a la dirección en las diversas actividades, facilitando el

acceso a los materiales, personas e instancias que permitan la obtención de
resultados ágiles y óptimos para la toma de decisiones.

Funciones Principales:

 Redacta y digita documentos diversos.

 Administra la agenda del Coordinador General y asigna citas.
 Transcribe, tramita y da seguimiento a los acuerdos.
 Lleva el control y archivos de información y documentación relacionada con
la actividad de su puesto.
COMITÉ DE PROGRAMAS

Este comité presta apoyo al comité organizador en todo lo concerniente a la

estructuración del programa general del evento.

Principales funciones:

 Preparar un cronograma de actividades estableciendo fechas topes.

 Escoger temas a tratar y las actividades a realizar.
 Estructurar el programa técnico.
  Seleccionar a los artistas que harán presencia.
 Seleccionar coordinadores de actividades.
 Establecer los mecanismos para la preselección y hacer la selección final
de trabajo.
 Entregar un informe al comité organizador dentro del plazo establecido.
 Estructurar el programa social.
 Fijar fechas de reuniones previas con el fin de revisar las actividades
ejecutadas y programar acciones pendientes.
 Mantener informado al comité organizador a través de reuniones periódicas.
COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN

Se encarga de administrar y manejar todos los recursos humanos, financieros y

físicos necesarios, facilita los medios económicos, materiales y controla su
adecuada utilización.

Se ocupa del apoyo logístico en general para el éxito del evento.

Depende directamente del coordinador general.

SUBCOMITÉ DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN

Debe ocuparse de todo lo relacionado con:

 Integrantes del comité organizador, comités y subcomités.

 Relación del equipo de trabajo que desarrollan las actividades dentro
del evento.
 Itinerarios y tarifas de transporte.
 Relación total de los servicios disponibles del evento.
 Mediante el listado controlar la entrega de documentación que se
maneja en el evento.
 Preparar un listado de toda la documentación, papelería y fichas
necesarias para diligenciar durante el evento.
 Está encargado de suministrar toda clase de información a todos los
integrantes del equipo de trabajo.
  Tiene el deber de presentar el proyecto del programa realizado.
 Elaborar y presentar la lista de invitados especiales del personal
asistente al evento y de los integrantes de los comités.
SUBCOMITÉ DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

 Seleccionar todo lo concerniente a alimentos, bebidas, refrigerios,

etc.
 Organizar los horarios.
 Seleccionar el menú.
SUBCOMITÉ DE DONACIONES

 Solicitar obsequios y donaciones a diferentes organizaciones.

 Entrega de dinero recaudado para la compra de medicamentos para
el Hospital Oncológico.
COMITÉ DE FINANZAS

Para la ejecución de todo evento se requiere recursos económicos y saber cómo

distribuirlos de acuerdo a las prioridades del objetivo escogido.

Principales funciones:

 Elaborar el presupuesto preliminar y el definitivo.

 Buscar recursos económicos necesarios.
 Mantener reuniones periódicas con el comité organizador.
 Establecer las prioridades de gastos.
 Efectuar los pagos.
 Llevar el balance detallado de los gastos efectuados.
COMITÉ DE SERVICIOS GENERALES

Se encarga de lo referente a la planificación y logística de las actividades

relacionadas con la celebración del evento.

Funciones principales:

 Reservación del lugar a efectuar el evento.

 Montaje del escenario.
  Alquiler de equipos de sonido.
 Alquiler de los equipos audiovisuales.
 Reproducción de material.
 Organización y contratación del personal técnico.
COMITÉ DE PROMOCIÓN Y RELACIONES PÚBLICAS

Sus funciones principales son:

 Diseño y elaboración del logotipo.

 Diseño y elaboración de los afiches, pancartas, folletos, papelería especial,
invitaciones, boletería y todo lo relacionado con impresos.
 Promoción interna y externa.
 Diseño y compra de todo el material promocional.
 Planificación y coordinación del protocolo.
 Coordinación de información y redes sociales.
 Coordinar los programas especiales para el comité organizador, invitados
especiales.
 Coordinar los actos de coordinación y clausura.

SUBCOMITÉ DE DIVULGACIÓN Y PUBLICIDAD

Le corresponde divulgar el evento mediante una muy bien planeada

campaña publicitaria, que incluye afiches, pancartas, volantes, redes
sociales, etc.

Esta promoción debe hacerse de manera escalonada y sostenida con

previa anticipación de tiempo, con el fin de crear expectativa en el público.
El elemento que más se utiliza en torno a un evento es el plegable, en él se
condensa toda la información que tiene por objeto orientar al público para
su participación y asistencia al evento.

Tiene la responsabilidad de presentar el material informativo en general.

SUBCOMITÉ DE RECEPCIÓN

Tiene como función fundamental atender de forma permanente todo el

personal, proporcionar información y orientar para mantener la imagen
positiva del evento.

Estar pendientes de la confirmación de los artistas que se presentaran.

Deben trabajar en estrecha relación con los de información y

documentación.

SUBCOMITÉ DE VENTAS

Funciones, Responsabilidades y Atribuciones:

 Desarrollar, ejecutar y controlar el Plan de Ventas de la

Organización.
 Generar informes y reportes al Coordinador General, de acuerdo a
los requerimientos del comité.
 Mantener constante presencia con los Clientes, con el propósito de
adelantarse a sus necesidades.
 Coordinar con el Coordinador General y los demás Comités, y velar
por el cumplimiento de los compromisos contraídos.
 Desarrollar las actividades necesarias, para atender oportuna y
eficazmente los Reclamos de Clientes.