Vous êtes sur la page 1sur 354

Sage X3

Négoce - Achats
Ce guide porte sur la version 7

Référence : X3DISPv7.1p5SLHAM1.0
Date : 23 01 2015

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 Achats / doc. réf. : X3DISPv7.1p5SLHAM1.0 1


© Sage 2015
Ce document est la propriété exclusive de Sage et/ou des filiales du groupe Sage et est protégé par le code de la
propriété intellectuelle et les lois et traités internationaux en matière de droit d'auteur.
Toute reproduction d'une partie ou de l'intégralité de ce document est formellement interdite.
Toute personne ne respectant pas ces dispositions se rendra coupable de violation du droit d'auteur et s'exposera aux
sanctions pénales prévues par la loi.

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 Achats / doc. réf. : X3DISPv7.1p5SLHAM1.0 2


Introduction

Qui êtes-vous ?

Quel est votre rôle actuel ?

Quelle est votre expérience de Sage X3 ?

Qu'attendez-vous de cette formation ?

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 3


Achats / doc. réf. :
Introduction
Horaires, Pauses & Règles

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 4


Achats / doc. réf. :
Objectifs de la formation

A l’issue de cette formation, vous aurez acquis une connaissance solide de la gestion des
achats sur Sage X3 au travers d'une étude de cas pratiques.

Dans une premier temps, vous allez identifier les données essentielles relatives aux achats
standard dans le but de gérer des flux d'achat standard externes. Vous serez ainsi
capables de gérer aussi bien des commandes, des factures ou des commandes ouvertes.

Dans un second temps, vous serez en mesure de comprendre et de gérer ce qui se passe
à l’intérieur de la société (flux d’achats et documents internes). Vous saurez comment
procéder à une demande d'articles ou établir un devis, mais également utiliser les différents
outils d’aide à la décision.

Enfin, vous apprendrez à maîtriser une panoplie d'outils pour gérer vos achats au
quotidien, par exemple les signatures, les acomptes, les coûts d'achat avancés (APC) et
les règles de rapprochement.

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 5


Achats / doc. réf. :
Prerequisites

Introduction

Vue d'ensemble

Paramétrage Sage X3

Inventaire Sage X3

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 6


Achats / doc. réf. :
Introduction
Programme - Séquences

Jour 1 Jour 2 Jour 3 Jour 4 Jour 5

Introduction
Paramétrage
& Paramétrage
Commandes Signatures Sous-traitance
Paramétrage APC
ouvertes
de base

PPM
Demandes Règles de
d'achat & rapprocheme
Paramétrage
Flux,
appels Flux & Analyse nt
d'offre Acomptes
Consultations & APC
Entretien PPM Synthèse &
Plans de travail Conclusion

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 7


Achats / doc. réf. :
Introduction
Votre histoire…
Qui sommes-nous cette semaine ? …
Discfra (FR10) Comptech (FR011)
Société ; Asnières Site ; Courbevoie

FR012 (Fabtech)
Riders
Site ; Nantes
Sous-traitant ; Mérignac

Inès Ciclos Lda


Fournisseur ; Matosinhos

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 8


Achats / doc. réf. :
Négoce - Achats Jour 1
Programme - Séquences

Jour 1 Jour 2 Jour 3 Jour 4 Jour 5

Introduction
Paramétrage
& Paramétrage
Commandes Signatures Sous-traitance
Paramétrage APC
ouvertes
de base

PPM
Demandes Règles de
d'achat & rapprocheme
Paramétrage
Flux,
appels Flux & Analyse nt
d'offre Acomptes
Consultations & APC
Entretien PPM Synthèse &
Plans de travail Conclusion

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 9


Achats / doc. réf. :
Paramétrage de base
Programme

Objectifs
Introduction
Codes activité / Valeurs paramètres
Sites
Eléments de facturation
Transactions de saisie
Fournisseurs
Catégories articles
Articles
Articles - Sites
Tarifs
Q&A / Conclusion
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 10
Achats / doc. réf. :
Paramétrage de base
Objectifs

L'objectif de cette séquence est de comprendre les informations clés


relatives à un flux d'achat standard.

Nous allons donc examiner :


– Les sociétés,
– Les codes activité et valeurs paramètres,
– Les fournisseurs,
– Les catégories articles,
– Les articles,
– Les articles-sites,
– Les tarifs,
– Les transactions de saisie.
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 11
Achats / doc. réf. :
Paramétrage de base
Introduction

 Les achats dans Sage X3 incluent les demandes d'achat, les devis, le planning, les
commandes, les réceptions, les retours et les factures.

 Toutes les transactions d'achat sont liées à un site. Ce site doit être de type "Achat" pour
pouvoir être utilisé au cours d'activités d'achat.

 Toutes les transactions d'achat sont liées aux fournisseurs.

 Chaque document d'achat doit inclure au moins une ligne contenant un article géré ou
non en stock (ex : facture d'électricité)

 Des réceptions exceptionnelles peuvent être effectuées.


Le processus d'achat peut être initialisé à partir de plusieurs étapes : demande d'achat,
commande, réception ou facture.

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 12


Achats / doc. réf. :
Paramétrage de base - Introduction
Sites et sociétés d'achat

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 13


Achats / doc. réf. :
Paramétrage de base - Introduction
Flux d'achat

Appel d'offre Commande d'achat Réception Facture


Demande d'achat
(GESPQH) (GESPOH) (GESPTH) (GESPIH)
(GESPSH)

Commande d'achat Réception Facture


Demande d'achat (GESPOH) (GESPTH) (GESPIH)
(GESPSH)

Commande d'achat Réception Facture


(GESPOH) (GESPTH) (GESPIH)

Commande d'achat Facture


(GESPOH) (GESPIH)

Fournisseur Réception Facture


(GESPTH) (GESPIH)
Prix et

Facture
Article (GESPIH)

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 14


Achats / doc. réf. :
Paramétrage de base - Introduction
Flux d'achat complet

Demande Appel d'offre Commande Fournisseur Fournisseur Validation Contrôle Posting


d'achat (GESPQH) d'achat fournisseur fournisseur retour facture (GESPIH)
(GESPSH) (GESPOH) (GESPTH) (GESPNH) (FUNPNHTRT) (GESPIH)
comptable

comptable

Saisie de
Interface

Interface
Ces étapes sont

pièces
interchangeable
s

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 15


Achats / doc. réf. :
Paramétrage de base
Niveau de paramétrage

Paramétrage Tronc commun


• Codes activité • Fournisseurs
• Valeurs paramètres • Catégories articles
• Sites • Articles
• Éléments de facturation • Articles - Sites
• Transactions de saisie • Tarifs

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 16


Achats / doc. réf. :
Paramétrage de base
Codes activité Achats
CA
Développement > Dictionnaire données >
… > Ouverture au paramétrage > Codes activité (GESACV)
Module Code Intitulé
Tronc commun ANA Nb d'axes analytiques
Données de base DEB Déclaration d'échange de biens
Données de base PIH Nb lignes factures d'achat
Données de base STI Familles statistiques article
Données de base STS Familles statistiques achat
Achats POH Nb lignes commandes d'achat
Achats PPR Nbre maxi frais/remises achats
Achats PTH Nb lignes réceptions
Achats PNH Nombre lignes retour
Achats PSH Nb lignes demandes d'achat
… … …

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 17


Achats / doc. réf. :
Paramétrage de base
Paramètres généraux Achats
VP
Paramétrage > Paramètres généraux > Valeurs paramètres (ADPVAL)

Chapitre Famille Intitulé


ACH ACC Accounting Interface
ACH APP Gestion signatures
ACH AUE Authorizations
ACH CMM Contrôle budgétaire
ACH COS Structures de
ACH CUR Gestion devises
ACH EOM Gestion des ordres de sous-traitance
ACH FAC Règles facturation
ACH MIS Divers
ACH ORD Règles de gestion commandes
ACH PRI Gestion des prix et remises
ACH PSH Règles de gestion des DA
ACH REC Règles de gestion réceptions

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 18


Achats / doc. réf. :
Paramétrage de base
Paramètres généraux Achats
VP
Paramétrage > Paramètres généraux > Valeurs paramètres (ADPVAL)

Chapitre Famille Intitulé


ACH REF Référencement
ACH REM Gestion des reliquats
ACH RET Règle de gestion des retours
ACH TEX Gestion des textes
ACH TRI Transaction pour import
ACH VAT Gestion de la TVA et des taxes

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 19


Achats / doc. réf. :
Paramétrage de base
Cas pratiques

1.1 – Codes activité

1.2 – Valeurs paramètres

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 20


Achats / doc. réf. :
Paramétrage de base
Sites
Paramétrage > Structure générale > Sites (GESFCY)

Adresses Détails Dépôt


Obligatoire Obligatoire Optionnel
• Au moins •  Achats •  Gestion
une d'entrepôt
adresse
Optionnel
•  Stock

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 21


Achats / doc. réf. :
Paramétrage de base
Éléments de facturation
Paramétrage > Achats > Éléments de facturation Achats (GESPFI) > …

Les éléments de facturation permettent d'identifier


des frais et remises supplémentaires qui peuvent Saisie ligne
augmenter ou réduire le prix net d'achat.

La saisie s'effectue au niveau :


- De la ligne,
- Du pied.

Le résultat est totalisé dans la section de l'élément de


facturation en fonction du paramétrage. Saisie pied

Ce sujet est
examiné en
détails dans la Valuation
partie Ventes.

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 22


Achats / doc. réf. :
Paramètres de base
Transaction de saisie achat
Paramétrage > Achats >Transactions de saisie (TRPUR) > …

Les transactions de saisie contrôlent les écrans


auxquels un utilisateur a accès via le Code
d'accès qui lui est attribué.

Ils contrôlent :
 le nombre d'onglets et de champs affichés
(E/D/H) sur les écrans,

le comportement des documents, soit :


- si les documents sont imprimés
automatiquement et de quels documents il s'agit,
- la détermination automatique des
Ce comportement () est
sorties de stock, examiné en détails dans ce
- le mode de colisage, ... document dans le chapitre
correspondant.

Des dimensions par défaut peuvent aussi être


Sage X3 Formation Négoce Partie 2 23
affectées.
Achats / doc. réf. :
Paramétrage données Achats
Cas pratiques

2.2.1 – Fournisseur

2.2.2 – Catégories article

2.2.3 – Articles

2.2.4 – Articles-sites

2.2.5 – Tarifs

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 24


Achats / doc. réf. :
Paramétrage de base
Fournisseurs
Données de base > Tiers > Fournisseurs (GESBPS)

n
Montant minimum  Commande
Catégorie Plusieurs adresses
commande multi-ligne


Caractéristiques
réception Type (Normal, Règles de contrôle
Structure des prix
Prospect, …) du crédit
•Transporteur, Mode de
livraison, …

Relations Modalités de
Famille •Tiers facturant, Tiers paiement, Taxes,
payé, Risque Code comptable …
statistiques

Classement ID bancaire Contacts

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 25


Achats / doc. réf. :
Paramétrage de base
Cas pratiques

1.3 – Sites

1.4 – Fournisseurs

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 26


Achats / doc. réf. :
Paramétrage de base
Catégories articles
VP
POHMINQTY : Contrôle minimum q
ITMBPS : Référencement fournisseur
Données de base > Articles > Catégories articles (GESITG)
ITMFLG : Saisie réf.article/fournis

Unités de
Description Management Réception Comptes/coûts Purchase/sales Planning
mesure

Obligatoire Optionnel Obligatoire Optionnel Obligatoire Optionnel Optionnel


•  Acheté • Bloc 'Qualité' • Unité achat • Règles retour • Niveau taxe • Délai réappro. • Mode réappro.
fournisseur • Code comptable • Tolérance • Politique
reliquat % réappro.
• Règles de • Type suggestion
rapprochement. (Achat)
•  Article
réceptionné
Article •  Demande
Commande
achat obligatoire
•  Contremarque
Optionnel Optionnel • Origine prix/%
appliqué
• Acheteur • Unités • Frais d'approche
• Planificateur conditionnement (coef. frais
d'approche, coût
fixe unitaire,
structure de coût)

Article Article

Catégorie
Article-site Article Article Article Article-site
site

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 27


Achats / doc. réf. :
Paramétrage de base - Catégories articles
Acheteur - Deux rôles différents …
Données de base > Articles > Catégories articles (GESITG)

Acheteur
Planificateur Acheteur
Matière
Maintien du Conditions
stock pour des d'achat
(Lié à la activités réunies :
production et continues • Prix
la sous- • Délai
traitance) • Qualité
• Quantité
• …

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 28


Achats / doc. réf. :
Paramétrage de base – Catégories produit
Acheteur – Récupération de données
Données de base > Articles > Catégories articles (GESITG)

Catégories articles Catégories articles/Site


(GESITG) (GESITG)

Hérite de Hérite de

Article Article-site
Optionnel Optionnel
(GESITM) (GESITF)

Si saisi Obligatoire

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 29


Achats / doc. réf. :
Paramétrage de base - Catégories articles
Acheteur
Données de base > Articles > Catégories articles (GESITG)

Acheteur Matière / Acheteur Planning global

Plan de travail

Grouping
Plan de
l'acheteur
VP BUYFLT : Filtre par acheteur Commandes…
(Non ; Oui)

Planificateur
Planning global

Plan de travail

Grouping
Ordres de
Vus dans la formation fabrication
Planification Multi
VP
GPLNFLT: Filtre planificateur Stocks/production. niveaux
(Aucun ; Filtre non exclusif ; Filtre exclusif)

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 30


Achats / doc. réf. :
Paramétrage de base
Articles
Données de base > Articles > Articles (GESITM)

En-tête Identification Unités des mesure Approvisionnement Fournisseurs

Obligatoire Obligatoire Optionnel


• Statut • Début/fin de • (Tous
article (Actif vie (vide ou champs)
ou non inclus dans
stocké) borne) Hérité des Hérité des
catégories catégories
articles articles

Catégorie Catégorie Catégorie


article article article

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 31


Achats / doc. réf. :
Paramétrage de base
Articles
Données de base > Articles > Articles (GESITM)

Qté Demande Tolérance


Paramètres
minimale Blocage d'achat reliquat en
de prix
DA obligatoire %

Contrôles articles- Contrôles


Article

fournisseur article

Contrôles lignes commandes


d'achat
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 32
Achats / doc. réf. :
Paramétrage de base
Article-site
Données de base > Articles > Article-site (GESITF)

Management Planning
Optionnel Optionnel
• Bloc 'Qualité' • (Tous champs)
Catégorie
article

Optionnel
• Bloquer
Catégorie
'Responsables'
article/S Catégorie
article
ite

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 33


Achats / doc. réf. :
Paramétrage de base - Article-site
Modes de réapprovisionnement
Données de base > Articles > Article-site (GESITF)

Calcul besoins Réappro. hors


Saisie manuelle nets MRP
(FUNMRP) (FUNSTKB)

Par CBN Par ROP


Non géré
Par
Par PDP
période

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 34


Achats / doc. réf. :
Paramétrage de base - Article-site
Types de suggestion
Données de base > Articles > Article-site (GESITF)

Pas de
Achat GPAO Intersite
suggestion

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 35


Achats / doc. réf. :
Paramétrage de base
Cas pratiques

1.5 – Catégories articles

1.6 – Articles

1.7 – Articles-sites

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 36


Achats / doc. réf. :
Paramétrage de base - Tarifs
Tarifs Achats
Paramétrage > Achats > Tarifs () > …
Achats > Tarifs () > …

• Colonnes
(Frais et
Structure des remises)
prix • Associé au
fournisseur
Ces sujets sont
examinés en
détails dans la
• Création de partie Ventes.
codes tarif
Paramétrage •Critères, Prix
Paramètres brut

• Saisies code
Tarif tarif

Consultation à
partir des
fiches article et Gestion
fournisseur quotidienne
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 37
Achats / doc. réf. :
Paramétrage de base - Tarifs
Ordre d'application des prix
Données de base > Articles > Articles (GESITM)

Tarif
(GESPPL)

Prix de
Si tarif non
applicable
base
(GESITM)

VP PURPRICE :
Coût Tarif par défaut
coût standard
Si aucun prix de base Standard
(GESITF)
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 38
Achats / doc. réf. :
Paramétrage de base
Cas pratiques

1.8 – Tarifs

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 39


Achats / doc. réf. :
Paramétrage de base
Q&A

Comment limiter le nombre maximal de lignes sur une facture d'achat ?

Quel paramètre général vous permet de gérer les avenants selon le numéro de commande
?

Où sont gérés les acheteurs/approvisionneurs et les planificateurs?

Est-il obligatoire de saisir un acheteur sur la fiche article-site ?

Est-il obligatoire d'associer une structure de prix à un fournisseur ? Pourquoi ?

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 40


Achats / doc. réf. :
Paramétrage de base
Conclusion

Vous connaissez désormais les fondamentaux d'un flux d'achat standard.

Vous êtes ainsi capable de paramétrer les données de base de votre flux d'achat standard.

Vous savez comment retrouver une valeur paramètre pour modifier le comportement du
système et définir vos propres règles.

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 41


Achats / doc. réf. :
Négoce - Achats Jour 1
Programme - Séquences

Jour 1 Jour 2 Jour 3 Jour 4 Jour 5

Introduction
Paramétrage
& Paramétrage
Commandes Signatures Sous-traitance
Paramétrage APC
ouvertes
de base

PPM
Demandes Règles de
d'achat & rapprocheme
Paramétrage
Flux,
appels Flux & Analyse nt
d'offre Acomptes
Consultations & APC
Entretien PPM Synthèse &
Plans de travail Conclusion

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 42


Achats / doc. réf. :
Fondamentaux Flux, Consultations &
Entretien
Programme

Objectifs
A - Commandes
B - Réceptions
C - Contrôle facture
D - Retours
Analyse
Entretien
Q&A / Conclusion
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 43
Achats / doc. réf. :
Fondamentaux Flux, Consultations &
Entretien
Objectifs

L'objectif de cette séquence est d'exécuter des flux


d'achat standard (documents externes)
indépendamment de la planification des achats
(documents internes).
FR012
(Fabtech)

Le but est de créer des éléments de base - ordre


d'achat, réception, retour (ou contrôle facture), avoirs
- et d'exécuter des consultations d'achat standard et
des états.

Nous terminerons cette séquence par une explication


des utilitaires d'achat (entretien).
Inès
Ciclos

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 44


Achats / doc. réf. :
A - Commandes
Programme

Introduction
Processus
Paramétrage
Processus
Consultations & États

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 45


Achats / doc. réf. :
A - Commandes
Introduction

Une commande d'achat est un document commercial qui représente la première offre
officielle transmise par un acheteur à un vendeur, détaillant les types, quantités et prix fixés
pour des biens ou services.

L'acceptation d'une commande d'achat par un vendeur établit un contrat entre le vendeur
et l'acheteur : aucun contrat n'est passé avant acceptation de la commande d'achat. Il
permet de contrôler l'achat de biens ou services en provenance de fournisseurs externes.

Au sein d'un ERP, la première étape du processus "Purchase to pay" est traditionnellement
la création d'une commande d'achat.

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 46


Achats / doc. réf. :
A - Commandes
Introduction

Cette fonction permet de gérer :

 Différents types de commandes (classiques, inter-sites, inter-sociétés, en contremarque


d'achat, en sous-traitance),

 Les avenants et les accusés de réception,

 Les acomptes,

 Le réapprovisionnement déclenché par les suggestions, les demandes d'achat ou les


ordres de sous-traitance.

Appel d'offre
Demande d'achat A B C
Commande d'achat Réception Facture

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 47


Achats / doc. réf. :
A - Commandes - Introduction
Flux

Les commandes d'achat peuvent être générées à partir de différentes sources


VP PURREV : Gestion :
des avenants
EXTRCPTDAT : Date minimum de
réception.

Engagements
Plan de l'acheteur
(GESPOI)
Bon demande achat (BONCDE2)
Liste commandes achat (PORDERE)

Commandes de ventes
(GESSOH)

Commandes d'achat Processus de signature Réceptions


(GESPOH) (GESPTH)

Commandes ouvertes & Livraisons


(GESPSH)

Demande Processus de signature


d'achat
(GESPSH) Signature demande Signature commande
Pré-engagements
achat achat

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 48


Achats / doc. réf. :
A - Commandes
Visuels

Sage X3 fournit
divers procédés
visuels pour les
commandes. La
plupart de ces
procédés sont liés
aux flux d'achat
(Contrats, Sous-
traitance,
Réappro., etc.).

Pour l'instant,
notre objectif est
de créer une
commande
autonome ...

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 49


Achats / doc. réf. :
A - Commandes - Paramétrage
Transaction de saisie
Paramétrage > Achats > Transactions de saisie > Commandes
(GESPTC)
Il est possible de définir les éléments suivants :

 Imprimer automatiquement l'accusé de la commande,

 Afficher l'onglet "Coût",

 Éléments de facturation,

 Afficher les boutons "Appels d'offres" et "Solde",

 Afficher ou masquer la fenêtre "Prise en compte besoin".

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 50


Achats / doc. réf. :
A - Commandes - Paramétrage
Autres paramétrages
Achats > Commandes > Commandes (GESPOH)

Paramètres recommandés pour cette fonction :


Fonction Type Détails

Commandes Compteur POH

Commandes CA Code activité POH (Nb lignes commandes achat)


Commandes VP Valeurs paramètres ACH > ORD > …

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 51


Achats / doc. réf. :
A - Commandes
Transaction
Achats > Commandes > Commandes (GESPOH)

Sélection possible
VP
à partir d'appel Sélection
AUTOSEL :
d'offre, suggestion
d'achat et achat automatique
planifié. Information
Quantité et s
Site Article unité comptables

Fourniss Site de Prix & Renseigne


eur réception, remises ments
adresse et divers
lieu Par défaut selon
tarif.

Informations par
Type commande : défaut : Contrôle qualité,
• Inter-société •Adresses Pays d'origine,
• Inter-site •Règles expédition Facteur DEB,
• normal •Règles facturation Code taxe article,
•Règles contrôle du Éléments de
crédit facturation, ...
•…

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 52


Achats / doc. réf. :
A - Commandes - Transaction
Boutons disponibles sur la demande
d'achat
Achats > Commandes > Commandes (GESPOH)
Nouvelle Enregistrer Create

Supprimer Abandon

Solde Appels d'offre


Pour solder la demande (onglet Lignes > Actions)
manuellement Pour charger les
appels d'offre

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 53


Achats / doc. réf. :
A - Commandes - Transaction
Fonctions disponibles sur la demande
d'achat
Achats > Commandes > Commandes (GESPOH)
Signature Texte Adresse
Signature Texte en-tête Adresse de commande
Historique des signatures Texte pied Adresse d'expédition
Circuit de signatures

Options
Informations douanières
Acomptes
Statut commande
Consultation commande
Transaction
Traçabilité pièces

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 54


Achats / doc. réf. :
A - Commandes - Processus
Solde et réouverture de commandes
Achats > Commandes > Solde des commandes d'achat (FUNCLEAR)

Grâce à cette fonction, vous pouvez solder ou réouvrir des lignes de commande d'achat
selon différents critères. Nous pouvons considérer 3 étapes de traitement :

Étape  : Sélection
- Site, date et numéro de commande, Fournisseur, Article, % tolérance - quantité,
Commandes à traiter (Ouverte, Soldée, Tous).

Étape  : Traitement
- Aucun : choix proposé par défaut. La ligne ne sera pas traitée au moment de la
validation
- Solde : solder une ligne non soldée
- Annulation : annuler le solde d'une ligne déjà soldée.

Étape  : Validation
Lorsque cette fonction est lancée, les engagement générés par les commandes sont
Sage X3 Formation Négoce Partie 2
extournées. 55
Achats / doc. réf. :
A - Commandes
Consultations & États
Achats > Consultations > Commandes (MPCNC) > …
États > Visu. requêtes (EXEALH)
États > États (AIMP)

Consultations Requêtes États

Liste des commandes Nombre de commandes d'achat Bons de commande achat


(CONSCPO) (XTEST024) (BONCDE)
Lignes de commande Bons d'achat pied fixe
(CONSCPP) (BONCDE2)
Commandes par période Bons de commande achat
(FUNGRHPO)
pré-imprimés (BONCDE2PI)
Bons de commande achat
TTC (BONTTC)
Bons comm. achat pied fixe TTC
(BONTTC2 )
Bons comm. achat TTC - pré-
imprimé (BONTTC2PI)
Liste commandes achat (NA-
POLIST)
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 Liste commandes achat par 56
Achats / doc. réf. : article (NA-POPROD)
A - Commandes
Cas pratiques

2.1 – Commande

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 57


Achats / doc. réf. :
B - Réceptions
Programme

Introduction
Paramétrage
Processus
Consultations &
États

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 58


Achats / doc. réf. :
B - Réceptions
Introduction

Une réception est un accusé écrit attestant qu'un article précis (ou
paiement) a bien été reçu. Une fois ce document créé, le stock est
réceptionné (si l'article est géré en stock).
Il peut être standard (pour un site spécifique), inter-site ou inter-
société.
Il peut être possible de stocker les marchandises dans un quai en
attente d'emplacement (évite l'attribution de numéros de série,
lots, etc.).

Nous allons voir comment paramétrer


une transaction de saisie pour traiter la réception
et lister
/ doc. réf. :les consultations et états.
Sage X3 Formation Négoce Partie 2
Achats
59
B - Réceptions
Introduction

La réception est un flux physique d'entrée de stock.


Entrée de stock si
applicable
Livraisons ventes (GESSDH) -> Transferts inter-sites

Réceptions directes VP PTHDIR : Réceptions directes Réceptions


(GESPTH2) (GESPTH2)

Statut
Processus de signature
Commandes d'achat autorisé par
(GESPOH)
règles de
CA doit être gestion de
approuvée stock
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 60
Achats / doc. réf. :
B - Réceptions - Paramétrage
Transaction de saisie
Paramétrage > Achats > Transactions de saisie > Réceptions
(GESPTR)
Il est possible de définir les éléments suivants :

 Imprimer automatiquement le bon de réception,

 Afficher les onglets "Coûts" et "Valorisation",

 Champs divers : Statut three-way-match, prix net, ...


Plan rangement
 Réception à quai ...
Site

 Quai en Emplaceme
attente nt de
de stockage stockage

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 61


Achats / doc. réf. :
B - Réceptions - Paramétrage
Autres paramétrages
Achats > Réceptions > Réceptions (GESPTH2)

Paramètres recommandés pour cette fonction :


Fonction Type Détails

Réceptions Compteur PTH

Réceptions CA Code activité PTH (Max lignes réception)


Réceptions VP Valeurs paramètres ACH > REC > …

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 62


Achats / doc. réf. :
B - Réceptions - Processus
Transaction
Achats > Réceptions > Réceptions (GESPTH2)

L'article doit avoir


le statut "reçu"
Date de
réception
et bon de Statut Autres
Site livraison Article article info.

Fourniss Emplacement Quantité Prix &


eur quai & unité remises

Informations par Type réception : Coefficient d'approche


défaut : Inter-société Coût d'achat & devise société
Devise Inter-site Famille de mouvement
Type de taux normal Informations comptables
Type d’achat
Pays d'origine
Code taxe
Réception standard ou sous-traitance
Eléments de facturation
Tous ces champs sont alimentés par défaut quand la Données de stock diverses (lot)
ligne n'est pas directe.
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 63
Achats / doc. réf. :
B - Réceptions - Processus
Boutons disponibles sur la DA
Achats > Réceptions > Réceptions (GESPTH2)

Nouvelle Enregistrer Create

Supprimer Abandon

Complément d' info Résultats du Solder réception


Adresse fournisseur rapprochement
Pour solder une
payé Règles de réception.
, mode expédition, rapprochement.
Elle ne pourra plus être
conditionnement facturée.

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 64


Achats / doc. réf. :
B - Réceptions - Processus
Fonctions disponibles sur les réceptions
Achats > Réceptions > Réceptions (GESPTH2)

Texte Adresse Options


Texte d'en-tête et de pied Adresse Critères de sélection
d'expédition Customs information
En-tête section
Situation réception
Consultation réceptions
Transaction
Traçabilité pièces

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 65


Achats / doc. réf. :
B - Réceptions
Consultations & États
Achats > Consultations > Réceptions (MPCNR) > …
États > Visu. requêtes (EXEALH)
États > États (AIMP)

Consultations Requêtes États

Liste de réceptions (CONSCPR) Bons de réception (BONRCP)


Lignes de réception Liste réceptions achat
(CONSCPS) (PRECEIPT)
Réceptions par période Liste réceptions achat
(FUNGRHPR) (PRECEIPT)
Détails liste réceptions
achat (PRECEIPTL)

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 66


Achats / doc. réf. :
B - Réceptions
Cas pratiques

2.2 – Réception

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 67


Achats / doc. réf. :
C - Contrôle de facture
Programme

Introduction
Paramétrage
Processus
Consultations & États

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 68


Achats / doc. réf. :
C - Contrôle de facture
Introduction

Une facture d'achat permet de matérialiser une facture


envoyée par un fournisseur. Avant de la comptabiliser, il faut
impérativement lettrer le montant calculé par le système
avec le montant communiqué par le fournisseur (d'où le
terme "Contrôle de facture"). Si l'on constate un écart, alors
le système bloque la comptabilisation.

Matching

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 69


Achats / doc. réf. :
C - Contrôle de facture
Introduction

PCA / CCA
Type de facture =
CA KIT actif
Commandes d'achat Factures standard
VP PIHQTYAQR
Quantité facturable Facture
Réceptions d'achat Type de facture =
Factures standard

Type de facture =
Factures Contrôle factures Comptabilisation
Retours achats Avoir sur retour
(GESPTH2)

Ajustements de
stock
Type de facture = VP ACCIFA
Factures achat Factures standard Interface compta
Factures complémentaires des stocks
validées
Régularisation
coûts sortis
Type de facture =
Factures/Notes de crédit
Factures standard ou
inter-société
avoirs
VP PIHACCDAT : Modification date comptable
PIHCPR : Régularisation prix facture
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 70
Achats / doc. réf. :
C - Contrôle de facture - Paramétrage
Transaction de saisie
Paramétrage > Achats> Transactions de saisie > Factures/avoirs (GPTF)

Il est possible de définir les éléments suivants :


Les éléments de
facturation sont
toujours affichés.
 Imprimer automatiquement la facture,

 Afficher l'onglet "Coût",

 Afficher le bouton Résultat (règle rapprochement),

 …

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 71


Achats / doc. réf. :
C - Contrôle de facture - Paramétrage
Types de facture
Paramétrage > Achats > Types de facture (GESTPV2)

Catégorie de facture


 Facture  Avoir
Proforma
Type facture

Catégorie de facture d'achat


    
Facture
Standard Avoir Retour/Avoir (Proforma)
complémentaire

Pièce auto achat, pièce auto tiers, pièce, type de pièce

Facture

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 72


Achats / doc. réf. :
C - Contrôle de facture - Paramétrage
Autres paramétrages
Achats > Factures > Contrôle facture (GESPIH)

Paramètres recommandés pour cette fonction :


Fonction Type Détails

Contrôle factures Compteur PIH, INP, INPC

Contrôle factures CA Code activité PIH (Nb max lignes facture fournisseur)

Contrôle factures VP Valeurs paramètres ACH > INV > …

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 73


Achats / doc. réf. :
C - Contrôle de facture - Processus
Transactions
Achats > Factures > Contrôle facture (GESPIH)

Date Approbati
compta on Quantité Autres
Site ble paiement & unité info.

Type Fournisse Article Prix &


facture ur remises

Informations par
Type des factures : défaut : Informations comptables
Inter-société •Devise Code de TVA
Normal •Type de taux
•Facturé
•Condition de
paiement
•Remises
•Régimes de taxe
•Éléments facturation
Tous ces champs sont alimentés par défaut quand la
ligne n'est pas directe.
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 74
Achats / doc. réf. :
C - Contrôle de facture - Processus
Processus de contrôle de facture
Achats > Factures > Contrôle facture (GESPIH)

1 • Vérifier les lignes facturées (articles, quantités, montants,


Vérifier facture remises et frais, taxes, prix net)
reçue • Vérifier les éléments de facturation, le montant total - HT et
TTC

2 Comparer et • Comparer et saisir/modifier (si nécessaire) des lignes de


saisir/modifier (si facture (...)
nécessaire) des • Comparer et saisir/modifier (si nécessaire) des éléments
de facturation, taxes (...)
valeurs

3 •  contrôle : saisir la facture reçue – lignes de taxe et le


Déclarer les total de taxe saisi ( éléments de facturation non inclus),
montants reçus à •  Gestion :
lettrer • Le statut de la facture devrait être A valider …

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 75


Achats / doc. réf. :
C - Contrôle de facture - Processus
Boutons disponibles sur la facture
Achats > Factures > Contrôle de facture (GESPIH)

Nouvelle Enregistrer Create

Supprimer Abandon

Echéances Résultats du Comptabiliser


Gestion des échéances rapprochement Le document ne peut
Règles de être comptabilisé que
rapprochement. si aucun écart n'est
constaté entre les
montants saisis et les
montants calculés.

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 76


Achats / doc. réf. :
C - Contrôle de facture - Processus
Fonctions disponibles sur la facture
Achats > Factures > Contrôle de facture (GESPIH)

Texte Adresse Options


Texte d'en-tête et de pied Adresse Critères de sélection
d'expédition Customs information
En-tête section
Situation réception
Consultation réceptions
Transaction
Zooms Fonctions Traçabilité pièces
Pièce comptable Annulation comptable
Document analytique Débloquer erreur
lettrage

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 77


Achats / doc. réf. :
C - Contrôle de facture - Processus
Validation de facture
Achats > Factures > Validation facture (FUNPIH)

Utilisée pour valider (comptabiliser) des factures d'achat en fonction de


divers critères :
- Société,
- Site,
- Utilisateur,
- Bornes de dates,
- Bornes de factures/avoir.

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 78


Achats / doc. réf. :
C - Contrôle de facture
Consultations & États
Achats > Consultations > Facture (MPCNF) > …
États > Visu. requêtes (EXEALH)
États > États (AIMP)

Consultations Requêtes États

Liste de factures (CONSCPI) Factures non comptabilisées Bon de contrôle facture


(ACH035) (PBONFAC)
Lignes de facture
(CONSCPJ) Facture d'achat non comptabilisée Liste facture d'achat
(CPT002) (PINVOICE)
Factures par période
(FUNGRHPI) Produits constatés d'avance en Liste facture d'achat détaillée
cours (CPT010) (PINVOICEE)
Palmarès facture (FUNGRHPI2)
Facture d'achat non comptabilisée
(TRS004)

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 79


Achats / doc. réf. :
C - Contrôle de facture
Cas pratiques

2.3 – Contrôle de facture

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 80


Achats / doc. réf. :
D - Retours
Programme

Introduction
Paramétrage
Processus
Consultations & États

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 81


Achats / doc. réf. :
D - Retours
Introduction

Un retour est un processus selon lequel on renvoie un bien


acheté au distributeur : on peut alors recevoir en échange un
remboursement, un nouvel article (identique ou différent) ou
un avoir à dépenser en magasin.
Plusieurs raisons peuvent motiver un client à retourner une
marchandise. Il peut par exemple changer d'avis, constater
un défaut sur la marchandise,
signifier une insatisfaction personnelle, ou
avoir acheté le mauvais article par erreur.

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 82


Achats / doc. réf. :
D - Retours - Introduction
Flux

VP
PRTNQTY : Retour sur statut "A"
PURRMA : Autorisation de retour

Retours directs (GESPNH)

VP PNHDIR : Retours directs

Gestion des retours Validation de retour


Statut (GESPNH) (FUNPNHTRT)
autorisé par
règles de

comptable
Interface
gestion de
Réceptions
stock
(GESPTH2)

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 83


Achats / doc. réf. :
D - Retours - Paramétrage
Transaction de saisie
Paramétrage > Achats > Transactions de saisie > Retours (GESPTN)

Il est possible de définir les éléments suivants :

 Afficher les champs divers...

 Imprimer automatiquement le bon de préparation et le bon de retour…

Bon préparation Return note

Site
Encours de
Emplaceme
charge
nt de
Plateforme
stockage
chargement

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 84


Achats / doc. réf. :
D - Retours - Paramétrage
Autres paramétrages
Achats > Retours > Gestion des retours (GESPNH)

Paramètres recommandés pour cette fonction :


Fonction Type Détails

Retours Compteur PNH

Retours CA Code activité PNH (Nb max lignes de retour fournisseur)

Réceptions VP Valeurs paramètres ACH > RET > …

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 85


Achats / doc. réf. :
D - Retours - Processus
Transaction
Achats > Retours > Gestion des retours (GESPNH)
Informations par
Type réception :
défaut :
Inter-société
Devise
Inter-site
Type de taux
normal
Crédit
Fourniss Statut en
Site eur Article article attente

Date Motif Quantité Prix & Autres


retour + retour & unité remises info.
acheteur

Famille de mouvement
Informations comptables
Pays de destination
Code de TVA
Eléments de facturation

Tous ces champs sont alimentés par défaut quand la


ligne n'est pas directe.
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 86
Achats / doc. réf. :
D - Retours - Processus
Réintégration/Avoir
Achats > Retours > Gestion des retours (GESPNH)

Ligne de
Ligne de retour Ligne de

command réception Ligne de


Contrôle
e facture
100 UN 100 UN 7 UN 93 UN

Oui… Réintégration

Crédit
Générer Avoir Oui Memo
7 UN

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 87


Achats / doc. réf. :
D - Retours- Processus
Boutons & fonctions disponibles sur les retours
Achats > Retours > Gestion des retours (GESPNH)

Nouvelle Enregistrer Create Supprimer

Abandon Complément d' info Validation

Texte Adresse Option


Texte en-tête Adresse fournisseur Critères sélection DA
Texte pied Customs information
En-tête section
Consultation retours
Transaction
Traçabilité pièces

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 88


Achats / doc. réf. :
D - Retours - Processus
Validation retour
Achats > Retours > Validation des retours (FUNPNHTRT)
Cette fonction permet de valider (comptabiliser) les retours d'achat en fonction de
différentes critères :
- Numéro de retour,
- Site de retour,
- Date de retour,
- Fournisseur,
- Numéro d'autorisation,
- Transporteur.
Gestion des retours Validation de retour
(GESPNH) (FUNPNHTRT)

comptable
Interface
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 89
Achats / doc. réf. :
A - Retours
Consultations & États
Achats > Consultations > Retours (MPCNZ) > …
États > Visu. requêtes (EXEALH)
États > États (AIMP)

Consultations Requêtes États

Liste de retours (CONSCPN) Retours non crédités (RNCORA) Bons de préparation retour
Lignes de retours (CONSCPQ) (BONPRERET)

Retours par période Bons de retour (BONRET)


(FUNGRHPN) Bons de retour pied fixe
Graphique retours (BONRET2)
(FUNGRHPN2) Bons de retour, pré-imprimé
(BONRET2PI)
Liste retours d'achat
(PRETURN)
Liste retours d'achat
(PRETURN)
Liste détaillée retours
d'achat (PRETURNL)

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 90


Achats / doc. réf. :
D - Retours
Cas pratiques

2.4 – Retour

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 91


Achats / doc. réf. :
Consultations & États
Achats > Consultations (MPCNS) > …

Demandes d'achat Commandes Factures

Lignes demandées (CONSCPD) Liste des commandes Liste de factures (CONSCPI)


(CONSCPO)
Lignes de facture
Lignes de commande (CONSCPJ)
(CONSCPP) Factures par période
Sous-traitance
Ordre de sous-traitance (FUNGRHPI)
(CONSSSC) PalmarèsSous-traitance
facture (FUNGRHPI2)
Allocations (CONSALLA)
Commandes par période
Ruptures allocation (CONSSHTA) (FUNGRHPO)
Réceptions Liste de retours (CONSCPN)
Consommation sous-traitance
(CONSSCM) Lignes de retours (CONSCPQ)
Liste de réceptions (CONSCPR) Retours par période
Lignes de réception (FUNGRHPN)
(CONSCPS) Graphique retours
Réceptions par période (FUNGRHPN2)
Traçabilité pièces (CONSPIA)
(FUNGRHPR)
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 92
Achats / doc. réf. :
Consultations & États
Cas pratiques

2.5 – Consultations & États

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 93


Achats / doc. réf. :
Entretien
Utilitaires
Achats > Utilitaires > Resynchro encours fournisseurs (FUNBPSMVT)
Achats > Utilitaires > Resynchro engagements (FUNUTICMM)
Achats > Utilitaires > Resynchro sous-traitance (FUNCOMMVT)

Resynchro encours fournisseurs : Cette fonction permet de vérifier les


transactions fournisseur et de recalculer les totaux utilisés dans les
consultations. Les totaux des données suivantes sont corrigés via cet
utilitaire : Transactions fournisseur, Commandes ouvertes, Réceptions
ouvertes, Factures non comptabilisées.

Resynchro des engagements : Cette fonction permet de


resynchroniser les engagements ou pré-engagements achats créés à
partir de demandes d'achats ou de commandes d'achats. Ce processus
peut être exécuté en mode simulation ou mise à jour.

Resynchro sous-traitance : Cette fonction resynchronise les flux de


sous-traitance et d'achat. Un écart peut exister entre la situation (ou
opération) de sous-traitance et la commande d'achat associée.

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 Achats / doc. réf. : X3DISPv7.1p5SLHAM1.0 94


Entretien
Utilitaires
Achats > Utilitaires > Contrôle contrat inter-site (FUNUTIPOC)

Cet utilitaire contrôle la cohérence de la base de données et du


paramétrage des commandes ouvertes inter-sites à partir des versions
précédentes de Sage X3. Un fichier trace est généré listant toutes les
erreurs rencontrées.

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 Achats / doc. réf. : X3DISPv7.1p5SLHAM1.0 95


Fondamentaux Flux, Consultations &
Entretien
Cas pratiques

2.6 – Étude de cas (si nous avons le temps)


Retour effectué avant facture...

2.7 – Étude de cas (si nous avons le temps)


Facture avec écart...

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 96


Achats / doc. réf. :
Fondamentaux Flux, Consultations &
Entretien
Q&A
Quels sont les flux standard d'achat possibles ?

Quels sont les différents types de documents ?

Quel type de saisie de pièce peut-on effectuer à partir d'une commande d'achat ?

Peut-on créer le retour avant ou après la facture d'achat ?

Comment rendre la création de commande obligatoire (empêcher la création directe de réceptions


et factures) ?

Vous venez de recevoir une facture d'achat (transporteur), vous voulez aligner cette facture aux
factures existantes pour mettre à jour le coût d'achat. Que devez-vous faire?

Dans le contrôle des factures, le bouton "Comptabiliser" est grisé. Pouvez-vous expliquer pourquoi
? Que devez-vous faire?

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 97


Achats / doc. réf. :
Fondamentaux Flux, Consultations &
Entretien
Conclusion

Vous savez désormais produire des documents externes, de la commande d'achat


jusqu'au contrôle de facture.

Vous êtes aussi capables de récupérer et d'exécuter des consultations et états d'achat
standard.

Vous comprenez également l'intérêt de chaque utilitaire (entretien).

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 98


Achats / doc. réf. :
Négoce - Achats Jour 2
Programme - Séquences

Jour 1 Jour 2 Jour 3 Jour 4 Jour 5

Introduction
Paramétrage
& Paramétrage
Commandes Signatures Sous-traitance
Paramétrage APC
ouvertes
de base

PPM
Demandes Règle de
Paramétrage d'achat & appels rapprochement
Flux, d'offre Flux & Analyse
Acomptes
Consultations & APC
Entretien PPM Synthèse &
Plans de travail Conclusion

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 99


Achats / doc. réf. :
Fondamentaux commandes ouvertes
Planning

Objectifs
Introduction
Paramétrage
Processus
Consultations & États
Commandes ouvertes Ventes
Q&A / Conclusion

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 100


Achats / doc. réf. :
Fondamentaux Commandes ouvertes
Objectifs

L'objectif de cette séquence est de comprendre l'intérêt d'une commande


ouverte (également appelée contrat) et son fonctionnement.
Pour atteindre cet objectif, nous allons examiner le processus de
création d'un contrat (caractérisé par des formats de date, un horizon
ferme, un horizon planifié, des proportions, un code prix ou des
conditions tarifaires) jusqu'à réalisation de la demande de livraison par
création des lignes de demande.

Ces lignes de demande peuvent être saisies manuellement (par


éclatement des demandes par exemple) ou effectuées à partir de la
fenêtre des besoins à prendre en compte ou des plans de travail.

Grâce à la demande de livraison, l'ancienne commande ouverte sera


consommée.

Nous examinerons aussi la consultation des demandes de livraison.


Sage X3 Formation Négoce Partie 2 101
Achats / doc. réf. :
Fondamentaux Commandes ouvertes
Introduction

Une commande ouverte est un engagement à long terme avec un fournisseur (ou client)
concernant un ou plusieurs articles, pour une quantité et une valeur globales à livrer avec
des demandes d'expédition faites en fonction de la demande.
Une commande ouverte est constituée d'une en-tête, de lignes d'article et d'un programme
de livraison.
(Visa) (Visa)

POP POF

Volet de sélection > Sélection commandes

Demande Appels d'offres Fournisseur


d'achat (GESPQH) fournisseur
(GESPSH) (GESPOH)

(Visa)
Réceptions
POP /
POF (GESPTH)
Volet de sélection > Sélection commandes
(POF uniquement)
Contrat Demandes
(GESPOC) de livraison
(GESPOD)
VP
POCQTY : Contrôle qté
commande
Sage X3 Formation Négoce ouverte
Partie 2 102
Achats / doc. réf. :
Fondamentaux Commandes ouvertes -
Paramétrage
Transactions de saisie
Paramétrage
Les transactions> Achats > Transactions
de saisie de saisie
de commandes > Commandes
ouvertes permettent ouvertes
de paramétrer l'écran de la
(GESPTT)
fonction Commandes ouvertes (GESPOD) :
- Actif ou inactif
- Type saisie ligne : Fiche+tableau, Fiche, Tableau
- Type de champs : Saisi, Affiché ou Masqué
- Référentiels disponibles (juridique, analytique, IAS...) : Saisi, Affiché ou Masqué
- Caractéristiques analytiques
- ...

Il n'y a aucun traitement 'spécial' fonction de la transaction de saisie.

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 Achats / doc. réf. : X3DISPv7.1p5SLHAM1.0 103


Fondamentaux Commandes ouvertes -
Paramétrage
Autres paramétrages
Achats > Commandes
Paramètres > Commandes
recommandés pour cesouvertes (GESPOC)
fonctions :
Achats > Commandes > Demandes de livraison (GESPOD)
Fonction Type

Commandes Compteur POC (commande ouverte d'achat)


ouvertes
CA
Commandes Code activité POC (Lignes prix contrat fournisseur)
ouvertes CA

Commandes VP Code activité PCA (Nb de lignes article sur le contrat)


ouvertes
CA
Commandes Paramètres POCQTY (Contrôle qté commande)
ouvertes généraux
Demandes de Code activité POD (Nb lignes max demandes livraison)
livraison

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 Achats / doc. réf. : X3DISPv7.1p5SLHAM1.0 104


Fondamentaux Commandes ouvertes -
Processus
Commandes ouvertes
Achats > Commandes
Peut également > Commandes
être ou ouvertes (GESPOC)
transfert inter-sociétés

Vous pouvez définir diverses fonctionnalités :


- Un fournisseur, des dates de validité (début et fin), des conditions de paiement, une
devise,
le type de taux, l'acheteur (par défaut), le mode d'expédition, le transporteur, le régime de
taxe

Vous pouvez appliquer des signatures.

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 Achats / doc. réf. : X3DISPv7.1p5SLHAM1.0 105


Fondamentaux Commandes ouvertes -
Processus
Commandes ouvertes
Achats
Un contrat> Commandes > Commandes ouvertes (GESPOC)
est multi-articles
Il est possible de modifier une quantité prévue
- Paramètre  POCQTY bloquant ou non
Nous définissons un horizon ferme :
- Par défaut, les demandes de livraison sont fermes
- Défini en jours calendaires
- Réparti si besoin sur tous les jours de la semaine (lundi au dimanche)
- Les valeurs éclatées sont des proportions
Nous définissons un horizon planifié :
- Par défaut, les demandes de livraison sont planifiées
- Défini en jours calendaires, en jours ouvrés, en semaine, en quinzaine ou en
mois
- Réparti jusqu'à 5 semaines
- Les valeurs éclatées sont des proportions
Les prix peuvent être indiqués par un code prix ou saisis dans les conditions
tarifaires
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 Achats / doc. réf. : X3DISPv7.1p5SLHAM1.0 106
Fondamentaux Commandes ouvertes -
Processus
Commandes ouvertes
Achats > Commandes > Commandes ouvertes (GESPOC)
Horizon ferme Horizon planifié Au-delà de 10 000

Contrat Valeur exprimée en Jours calendaires Jours calendaires


(GESPOC) (grisé) Jours ouvrés
Semaines
Quinzaines
Mois
Quantité répartition Jours Semaines
(à éclater)
Demande de
livraison (GESPOD)
Saisies dates ligne   
Fenêtre "Besoins à
prendre en compte"
  
Visu. POS

Par défaut Par défaut Par défaut


Ferme * Planifié * Planifié *

Date actuelle (ex : + 7 jours (ex : +4 Semaines


* (Si format est jj/mm/aaaa) (ex : 21/07/2014)
 jusqu'à 28/07/2014)  jusqu'à 11/08/2014)
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 107
Achats / doc. réf. :
Fondamentaux Commandes
ouvertes
Cas pratiques

3.1 – Commande ouverte

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 108


Achats / doc. réf. :
Fondamentaux Commandes ouvertes -
Processus
Demandes de livraison
Achats > Commandes
Les utilisateurs > Demandes
peuvent saisir les de livraison
besoins (GESPOD)
pour chaque contrat (GESPOC)

Une demande d'expédition crée :


- une demande d'achat planifiée (POP)  si le statut de la commande est
Planifié
- une demande d'achat ferme (POF)  si le statut de la commande est Ferme
Pour une demande d'expédition, on peut accéder à :
- La consultation d'une demande d'expédition (GESPOV) à partir du menu
Options
- La traçabilité de pièces à partir du menu Options
- Le contrat d'origine (GESPOC) à partir du bouton Contrat
- Les dernières réceptions à partir du bouton Réception
Les périodes de demande peuvent être saisies dans 3 formats :
- Date, Semaine, Mois
Une demande d'expédition peut être imprimée (liste ou fiche)
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 109
Achats / doc. réf. :
Fondamentaux Commandes ouvertes -
Processus
Demandes de livraison
Achats > Commandes
2 méthodes pour créer >une
Demandes de livraison
ligne de demande de(GESPOD)
livraison :
Attention
L'article est l'objet de la commande ouverte
OK / Abandon

POF

Volet de sélection > Sélection commandes


POS
Fournisseur
Calcul des besoins nets fournisseur
(FUNMRP) (GESPOH)

Réceptions
POP /
POF (GESPTH)

2 Volet de sélection > Sélection commandes


(POF uniquement)
Demandes
Planning global de livraison
(FUNGBENCHA) (GESPOD)
Plan de travail
(FUNDBENCHA) Jusqu'à l'horizon
1
planifié de la
Saisie manuelle commande ouverte
...

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 110


Achats / doc. réf. :
Fondamentaux Commandes ouvertes -
Processus
Demandes de livraison
Achats
Formats> Commandes
de date pour>leDemandes de livraison
champ Période (GESPOD)
de demande

Formats de date Structure Exemple Possibilité Statut de la


d'éclater les
quantités
commande
(Ferme ou
planifiée)
Imprimable
Date courante jj/mm/aaaa ou 21/07/2014 ou  
jj/mm/aa 21/07/14

Date semaine sss/aaaa ou 030/2014 ou  


sss/aa 030/14 (en jours) (toujours Planifié)
Date mois mm/aaaa ou 07/2014 ou 07/14  
mm/aa (en semaines) (toujours Planifié)

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 111


Achats / doc. réf. :
Fondamentaux Commandes ouvertes -
Processus
Demandes de livraison
Achats > Commandes
Demandes > Demandes
d'éclatement : de livraison (GESPOD)
- Il n'est pas possible d'éclater une demande si la période antérieure reste à
traiter :

Période de Status Statut de Quantité en


demande la UC
command
e
1 21/07/2014 En attente Ferme 50
2 1
2 04/08/2014
1
 2
 En attente Planifiée 60
3 034-2014 En attente Planifiée 70
4 09-2014 En attente Planifiée 80

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 112


Achats / doc. réf. :
Fondamentaux Commandes ouvertes -
Processus
Demandes de livraison - Éclatement des
demandes Quelle autres valeurs
pouvez-vous utiliser (au
lieu de 10 et 1) ?
Contrat (GESPOC) Demande d'expédition (GESPOD)
Achats > Commandes > Demandes de livraison (GESPOD)
Mois Valeur Quantité
Période
Semaine 1 10
Horizon planifié

Semaine 2 0 mm/aaaa Quantité en


de
Action
Semaine 3 10
UC Scission demande
09/2014 100 036-2014 50
Semaine 4 0
Semaine 5 0 037-2014
038-2014 50

Semaine Valeur 039-2014 Quantité


Période
Lundi 0 040-2014
de
Horizon ferme

Mardi 0
Mercredi 1
sss/aaaa Quantité en Action demande
UC Scission
Vendredi 0 Lundi
038-2014 50
Samedi 0 Mardi

Dimanche 0 Mercredi 50
Vendredi
Samedi
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 Dimanche 113
Achats / doc. réf. :
Fondamentaux Commandes ouvertes -
Processus
Demandes de livraison - Éclatement des
demandes
SEPTEMBRE 2014
Achats > Commandes > Demandes de livraison (GESPOD)
S 36 S 37 S 38 S 39 S 40

L M M J V D D L M M J V D D L M M J V D D L M M J V D D L M
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

Horizon planifié Horizon ferme


Mois Valeu Semaine Valeur
r Période Statut Quantité en UC
Lundi 0
Semaine 1 10 de de la
Mardi 0 Action > Éclater
Semaine 2 0
Mercredi 1
demand comma
Quantité en UC
Semaine 3 10
Jeudi 0
Période
e Statut
nde
Semaine 4 0
Vendredi 0 de
09/2014 de la
Planifiée 100
Semaine 5 0
Samedi 0 demand comma Action > Éclater
Dimanche 0 e nde
Période
036/2014
Statut Quantité en UC50
Planifiée
de
038/2014 de la
Planifiée 50
demand comma (* Automatique)
e nde
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 17/09/2014 50
114
Achats / doc. réf. :
Ferme
Fondamentaux Commandes ouvertes - Processus
Demandes de livraison - Besoins à PEC
Achats > Commandes > Demandes de livraison (GESPOD)

La fenêtre 'PEC besoin' est automatiquement affichée en double-clic


dans le champ 'Période demande' si :
- il existe des suggestions d'achat,
- la date de livraison est antérieure ou égale à la date de fin de
l'horizon prévu.

Toutes les suggestions d'achat sont affichées :


- 'Alimenter la quantité' est sélectionnée (concernant les requis)
- Lorsque cet écran est validé, les caractéristiques de la
demande d'expédition sont automatiquement renseignées, comme le
contrat l'a défini.

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 115


Achats / doc. réf. :
Fondamentaux Commandes ouvertes -
Processus
Demandes de livraison - Impressions
Achats > Commandes > Demandes de livraisons (GESPOD)

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 116


Achats / doc. réf. :
Fondamentaux Commandes ouvertes -
Processus
Demandes de livraison - Impressions
Achats > Commandes > Demandes de livraisons (GESPOD)

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 117


Achats / doc. réf. :
Fondamentaux Commandes ouvertes -
Processus
Demandes de livraison
Achats > Commandes > Demandes de livraisons (GESPOD)
La consultation de demande de livraison permet de consulter toutes les
demandes pour une demande de livraison spécifique.

Les informations disponibles sont les suivantes :


- période de la demande,
- état de la ligne,
- état de la commande,
- quantité d'achat,
- n° de réception.
- quantité en unités d'achat reçues,
- site de réception,
- référence localisation.

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 118


Achats / doc. réf. :
Fondamentaux Commandes
ouvertes
Cas pratiques

3.2 - Planification de la demande de livraison

3.3 - Progression de la demande de livraison

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 119


Achats / doc. réf. :
Fondamentaux Commandes ouvertes -
Processus
Réceptions
Achats > Réceptions > Réceptions (GESPTH2)
Les réceptions permettent de recevoir des quantités commandées
fermes.

La récupération des quantités commandées fermes à partir d'une


demande d'expédition est effectuée à l'aide du volet de sélection
POF
Sélection commandes (mêmeVolet principe
de sélection >que
Sélectionpour une commande
commandes

d'achat standard). Fournisseur


fournisseur
(GESOH)

Réceptions
Ferme = (GESPTH)
POF
Volet de sélection > Sélection commandes

Demande
d'expédition
(GESPOD)

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 120


Achats / doc. réf. :
Fondamentaux Commandes ouvertes
Consultations & États
Achats > Consultations > Factures (MPCNF) > …
États > Visu. requêtes (EXEALH)
États > États (AIMP)

Consultations Requêtes Reports

Contrats / Fournisseur (ACH017) Commandes ouvertes


(BONCDEOUV)
Commandes ouvertes
(BONCDEOUV2)
Liste des commandes ouvertesl
(PORDERCOE)
Liste comm. ouvertes détail
(PORDERCOL)

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 121


Achats / doc. réf. :
Fondamentaux commandes ouvertes -
Commandes ouvertes de ventes
Présentation du flux de processus

SOF

Volet de sélection > Sélection commandes

Devis de vente Commande


(GESSQH) fournisseur
(GESSOH)

Livraisons
SOP /
SOF (GESSDH)
Volet de sélection > Sélection commandes ouvertes
VP
(SOF uniquement)
Contrat Demande
(GESSOR) d'expédition
GESSOQ

VP SHINBRDAY : Nb jours pour picking cde/DL

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 122


Achats / doc. réf. :
Fondamentaux commandes ouvertes -
Commandes ouvertes de ventes
SHINBRDAY : Nb
Paramètre Valeur VP
jours pour picking
cde/DL
Paramètres SHINBRDAY > Paramètres généraux > Valeurs de paramètres
(ADPVAL)
Demande Demande Demande
livraison livraison livraison
ferme ferme ferme

  
SEPTEMBRE 2014
S 36 S 37 S 38 S 39 S 40

L M M J V D D L M M J V D D L M M J V D D L M M J V D D L M
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

Date de SHINBRDAY :
Livraison = (+)7

L'intégralité des demandes d'expédition fermes en L'intégralité des demandes d'expédition fermes
retard (champ Date expé GESSOQ) est affichée. (champ Date expé dans GESSOQ) est affichée (à
partir de la date d'expédition jusqu'à SHINBRDAY).

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 123


Achats / doc. réf. :
Fondamentaux Commandes
ouvertes
Cas pratiques

3.4 – Réception

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 124


Achats / doc. réf. :
Fondamentaux Commandes ouvertes
Q&A

Quel est l'équivalent d'une demande de livraison dans le flux d'achat standard (PSH --> RFQ (Demande de devis) -->
POH --> PTH) ?

Est-il possible de gérer les signatures dans la gestion des commandes ouvertes ? Si oui, où ?

Dans une commande ouverte, comment peut-on saisir un prix négocié ?

Que devez-vous faire si vous souhaitez bloquer les quantités demandées au-delà de celles qui ont été négociées dans la
commande ouverte ?

Quelle est la structure des formats de date suivants : jour, semaine et mois ?

Quel est le critère nécessaire pour définir une demande de livraison comme "ferme" ? Pourquoi ?

Dans une demande de livraison, que se passe t-il au-delà de l'horizon de planification ?

Dans la fonction des réceptions, est-il possible de sélectionner dans le même onglet la commande fournisseur standard et
la demande de livraison ?

Pouvez-vous expliquer avec vos propres mots la signification de 'horizon ferme' et 'horizon de planification' ? Comment
pouvez-vous les différencier ?
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 125
Comment
Achats / doc.expliquez-vous
réf. : la notion d'"éclatement double des demandes" ?
Fondamentaux Commandes ouvertes
Conclusion

Vous comprenez désormais l'objectif des commandes ouvertes.

Vous êtes en mesure de paramétrer les transactions de saisie, de créer des contrats et de
les gérer par le biais de la demande de livraison.

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 126


Achats / doc. réf. :
Négoce - Achats Jour 2
Programme - Séquences

Jour 1 Jour 2 Jour 3 Jour 4 Jour 5

Introduction
Paramétrage
& Paramétrage
Commandes Signatures Sous-traitance
Paramétrage APC
ouvertes
de base

PPM
Demandes Règle de
Paramétrage d'achat & appels rapprochement
Flux, d'offre Flux & Analyse
Acomptes
Consultations & APC
Entretien PPM Synthèse &
Plans de travail Conclusion

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 127


Achats / doc. réf. :
DA & Appels d'Offres PPM
Objectifs

L'objectif de cette séquence est d'aborder deux tâches internes de base


qui permettront la création d'une commande d'achat :

- Demandes d'Achat : Pour le moment, nous allons nous contenter de


créer une DA manuelle et de voir comment nous pouvons gérer la
fermeture manuelle automatique.
- Appels d'Offres : Nous allons aborder le flux complet : Comment
effectuer un Appel d'Offres, saisir les réponses, les rappels si nécessaire
et générer la liste tarifaire.
Nous allons voir comment traiter un appel d'offres dans une commande
d'achat …

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 128


Achats / doc. réf. :
DA & Appels d'Offres PPM Introduction

La gestion de planification des achats (PPM) regroupe l'ensemble des tâches internes liées
au processus de planification des achats. L'objectif de ces tâches est d'effectuer les
commandes d'achat qui répondent aux critères définis par les besoins opérationnels. Étant
donné qu'il s'agit de tâches internes, elles ne sont pas visibles par le fournisseur.
Société Fournisseur
DA & Appels d'Offres PPM

Appels d'offre
Demande d'achat
(GESPQH)
(GESPSH)
Plans de travail PPM

Planning Global (FUNGBENCHA)


Commandes
Plan de travail (FUNDBENCHA) d'achat
(GESPOH)
Plan de regroupement (FUNMPICKA)

Plan de l'acheteur (GESPOI)

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 129


Achats / doc. réf. :
Demandes d'achat Programme

Introduction
Paramétrage
Flux
Consultations & États
Q&A / Conclusion
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 130
Achats / doc. réf. :
Demandes d'achat Introduction

Les demandes sont utilisées pour tous types d'achats, tels que les fournitures de bureaux,
les services de sociétés externes ou les matières normales nécessaire pour approvisionner
la production ou les clients.

Chaque demande d'achat peut contenir plusieurs lignes.

DA & Appels d'Offres PPM

Appel d'offre Commande d'achat


Demande d'achat
(GESPQH) (GESPOH)
(GESPSH)

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 131


Achats / doc. réf. :
Demandes d'achat - Introduction
Flux

Saisie manuelle Tarification


articles &
Tarifs

Demande
d'achat
(GESPSH)
Commande Processus de signature Demande
d'achat d'achat
(GESPSH) (GESPOH)
Calcul des besoins nets
(FUNMRP)
Bons de demandes d'achat (BONDA)
Liste des demandes d'achat (PREQUISE)
Liste demandes d'achat détail (PREQUISL)

VP PSHINIBPS : Initialisation fournisseur DA


Commande
PSHPRTORD :
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 132
Achats / doc. réf. : partielle de DA
Demandes d'achat - Paramétrage
Transaction de saisie
Paramétrage > Achats > Transactions de saisie > Demandes d'achats (GESPTD)

Il est possible de définir les éléments suivants :

 Impression automatique de la DA,

 Affichage des boutons "Appels d'offres", "Solde" et "Commande".

Bouton Commande
Demande Commande
d'achat d'achat
(GESPSH) (GESPOH)

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 133


Achats / doc. réf. :
Demandes d'achat - Paramétrage
Autres paramètres
Achats > Demandes d'achats > Demandes d'achats (GESPSH)

Paramètres recommandés pour cette fonction :


Fonction Type Détails

Demandes Compteur PSH


d'achat
CA
Demandes Code activité PSH (Nb lignes demandes d'achat)
d'achat
VP

Demandes Valeurs paramètres ACH>PSH (Règles de gestion des demandes


d'achat).
d'achat

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 134


Achats / doc. réf. :
Demandes d'achat - Paramétrage
Transaction
Achats > Demandes d'achats > Demandes d'achats (GESPSH)

Dans une DA, le


fournisseur est
optionnel

Demandeu Sélection Quantité et Activités


r et site articles unité diverse

Date Site de Autres info.


demande réception et
date

Fournisseur Signature
Pré-requis
Affaire
Catégorie : Acheté
Date de la commande
Date de fin de vie Vide
Prix
ou après la DA
Sections
Actif : Oui
Type d’achat

Tous ces champs sont saisis par défaut.

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 135


Achats / doc. réf. :
Demandes d'achat - Paramétrage
Boutons disponibles à partir de la DA
Achats > Demandes d'achats > Demandes d'achats (GESPSH)

Nouvelle Enregistrer Create

Supprimer Abandon

Commande Solde Appels d'offre


Pour transformer la DA Pour solder la demande (Onglet Lignes > Actions
en commande d'achat manuellement > Champ produit)
Pour charger les
appels d'offre

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 136


Achats / doc. réf. :
Demandes d'achat - Processus
Fonctions disponibles à partir de la DA
Achats > Demandes d'achats > Demandes d'achats (GESPSH)

Signature Texte Options


Signature Texte en-tête Visualiser les DA
Historique des signatures Texte pied Transaction
Circuit de signatures Traçabilité pièces

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 137


Achats / doc. réf. :
Demandes d'achat - Processus
Solder une DA
Achats > Demandes d'Achats > …

Trois façons de fermer une demande d'achat :


Une fois fermée,
la ligne ne peut
Directement à partir de la demande d'achat (GESPSH) : plus être utilisée.

- En utilisant le bouton Solde qui fermera la totalité de la requête,


- Onglet Lignes Actions > Solde qui fermera uniquement la ligne sélectionnée

Solde automatique (FUNPSH) :


- Fonction de traitement batch qui permet de fermer toutes les demandes d'achat
qui satisfont les critères de sélection spécifiés.

Fermeture manuelle (FUNPSH2) :


- Même chose que la fonction précédente sauf que l'utilisateur doit valider
chaque ligne de demande afin de la fermer.

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 138


Achats / doc. réf. :
Demandes d'achat
Consultations & États
Achats > Consultations > Factures (MPCNF) > …
États > Visu. requêtes (EXEALH)
États > États (AIMP)

Consultations Requêtes États

Lignes demandées (CONSCPD) Demande d'achat à traiter Bons de demandes d'achat


(ACH009) (BONDA)

Demande d'achat en retard Liste des demandes d'achat


(ACH029) (PREQUISE)

Demande d'achat non Liste demandes d'achat détail


commandées (ACH030) (PREQUISL)

Demande d'achat non signée


(ACH031)

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 139


Achats / doc. réf. :
Demandes d'achat
Cas pratiques

4.1 – Demande d'achat

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 140


Achats / doc. réf. :
Les appels d'offres (RFQ)
Programme

Introduction
Paramétrage
Processus
Consultations & États
Q&A / Conclusion
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 141
Achats / doc. réf. :
Les appels d'offres (RFQ)
Introduction

Un appel d'offres permet de mettre des fournisseurs en concurrence pour fournir


des produits ou des services spécifiques. Les informations demandées vont au
delà du prix par article : Le prix, les remises et les taxes, les délais de livraison et
les dates de validité sont des informations susceptibles d'être demandées
pendant le processus d'appel d'offres.
Les fournisseurs doivent renvoyer l'offre pour une date et une heure précises.
Des discussions peuvent avoir lieu au sujets des offres (il est souvent question
de préciser les aspects techniques ou bien de signaler des erreurs dans les
propositions).
Un appel d'offres permet à différents entrepreneurs de fournir des devis, parmi
lesquels les meilleures seront sélectionnés. Un appel d'offres optimise la
compétitivité des offres puisque les fournisseurs
DA & Appels d'Offres PPM se savent en concurrence
lorsqu'ils soumettent une offre de produits.
Appel d'offre Commande d'achat
Demande d'achat
(GESPQH) (GESPOH)
(GESPSH)

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 142


Achats / doc. réf. :
Les appels d'offres (RFQ) - Introduction
Flux

Ces étapes sont


interchangeable
s

Demandeur Acheteur

Demandes d'achatAppels d’offres/Demandes


(GESPQH)
Appels d’offres/Réponses Génération lignes tarifs
(GESPPD) (FUNPPD3)
(GESPSH)
Appel
d'offres
(BONAOF2)

Relances Gestion des appels d’offres


appels
d'offres
(FUNREL)

Réception Contrôle factures


Commande d'achat
(GESPTH) (GESPIH)
(GESPOH)

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 143


Achats / doc. réf. :
Les appels d'offres (RFQ) - Introduction
Flux

Négociation

Relances d'appels d'offre


(état RELBONAOF2)

Réponse Comparaison
non reçue ? des propositions
Relances appels d'offres Appels d'offres/Réponses
(FUNREL) (GESPPD)

Liste des réponses


(PRESP)

Génération lignes tarifs


(FUNPPD3)

Commande d'acha
(GESPOH)
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 144
Achats / doc. réf. :
Les appels d'offres - Paramétrage
Transaction de saisie
Paramétrage > Achats > Transactions de saisie > Appels d'offres (GESPTA)

Il est possible de définir les éléments suivants :

 Impression automatique de l'appel d'offres,

 Affichage :
- En-tête : Demandeur, référence interne
- Produit : n° DA, quantité DA choisie, désignation traduite, désignation
standard, projet
- Fournisseur : Nombre de réponses, nombre de relances, date de relance,
indicateur d'impression, adresse fournisseur

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 145


Achats / doc. réf. :
Les appels d'offres (RFQ) -
Paramétrage
Achats > Appels d'offres > RFQ (GESPQH) & Génération lignes tarifs (FUNPPD3)

Paramètres recommandés pour cette fonction :


Fonction Type Détails

Appels d'offres Compteur PQH

Appels d'offres CA
Code activité PQH (Nb lignes appels d'offres)

Appels d'offres VP Valeurs paramètres ACH>PRI (Gestion des prix et remises).


Pour la génération des tarifs

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 146


Achats / doc. réf. :
Les appels d'offres (RFQ)
Appels d'offres
Achats > Appels d'offres > Demandes (GESPQH)

Il peut y avoir autant de réponses que de


lignes produit multipliées par le
fournisseurs ciblés.

Demandes d'achat
(GESPSH)

En attente d'une réponse du fournisseur


Appels d’offres/Demandes
(GESPQH)
Appel
d'offres
(BONAOF2)
 Date d'échéance
Demande de service directe
(GESPQH)
 Multi-articles

Le processus de gestion des appels


d'offres peut débuter soit par la création
 Multi-fournisseurs :
d'une demande d'achat ou directement à - Les fournisseurs proviennent par défaut de
partir de l'appel d'offres. la demande d'achat
- Les fournisseurs sont communs aux articles
- Sélection manuelle des fournisseurs

 Vue sur les réponses et les rappels


Sage X3 Formation Négoce Partie 2 147
Achats / doc. réf. :
Les appels d'offres (RFQ)
Boutons et fonctions disponibles à partir de l'appel
d'offres
Achats > Appels d’offres >Demandes (GESPQH)
Nouvelle Enregistrer Create Supprimer

Abandon

Texte Option
Texte en-tête Critères de
Texte pied sélection des
fournisseurs
Dem. Achat Critères
sélection DA
Transaction
Traçabilité pièces

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 148


Achats / doc. réf. :
Les appels d'offres (RFQ)
Cas pratiques

4.2 – Appels d'offres

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 149


Achats / doc. réf. :
Les appels d'offres (RFQ) - Processus
Rappels
Achats > Appels d'offres > Relances (FUNREL)

Négociation

Relances d'appels d'offre


(état RELBONAOF2)

Réponse Comparaison
non reçue ? des propositions
Relances appels d'offres Appels d'offres/Réponses
(FUNREL) (GESPPD)

Liste des réponses


(PRESP)

Génération lignes tarifs


2 étapes : (FUNPPD3)
- Cochez les fournisseurs ciblés
- Sélectionner OK

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 150


Achats / doc. réf. :
Les appels d'offres (RFQ) - Processus
Réponses
Achats > Appels d'offres > Réponses (GESPPD)

CA
PPD : Nb lignes réponses
Négociation

Relances d'appels d'offre


(état RELBONAOF2)

Réponse Comparaison
non reçue ? des propositions
Relances appels d'offres Appels d'offres/Réponses
(FUNREL) (GESPPD)

Liste des réponses


(PRESP)
Fournisseur
Une réponse par
Site
fournisseur !
N° ligne appels d'offres
Le code tarif est
Référence article Génération lignes tarifs
obligatoire.
fournisseur (FUNPPD3)
Mise à jour article
Prix/Quantité
fournisseur s'il a déjà été

créé Commande d'acha
(GESPOH)
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 151
Achats / doc. réf. :
Les appels d'offres (RFQ)
Cas pratiques

4.3 - Rappels et réponses

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 152


Achats / doc. réf. :
Les appels d'offres (RFQ) - Processus
Mise à jour des catalogues de prix
Achats > > Appels d'offres > Génération lignes tarifs (FUNPPD3)

Comparaison Négociation
des propositions
Réponses Génération lignes tarifs
(GESPPD) (FUNPPD3) Commande d
(GESPOH)

Réponse fournisseur A Réponse fournisseur B Réponse fournisseur C

Qté 1 < 5,000 : €1.20 Qté 1 < 1,000 : €1.30 Qté 1 < 5,000 : €1.10
Qté 5 001 < 10,000 : €1.10 Qté 1 001 < 5,000 : €1.20 Qté 5 001 < 10,000 : €1
Qté 1 < 10,001: €0.90 Qté 5 000 < 10,000 : €1.10 Qté 1 < 10,001: €0.90
Qté 1 < 10,000: €1

Tarif

VP
PURREN : Motifs prix obligatoires
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 153
Achats / doc. réf. :
Les appels d'offres (RFQ)
Cas pratiques

4.2 - Génération tarifs

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 154


Achats / doc. réf. :
Les appels d'offres (RFQ) - Processus
Ordres d'achat - Traitement des commandes
Achats > Commandes > Commandes (GESPOH)

Il existe quatre méthodes de sélection d'un produit et de la tarification :

Le tarif a t-il été généré ?

Oui Non
 Actions >  Actions >  Actions > Produit  Actions > Appels
Produits Sélection avancée fournisseur d'offres

Prix brut
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 155
Achats / doc. réf. :
Les appels d'offres (RFQ) - Processus
Ordres d'achat - Traitement des commandes
Achats > Commandes > Commandes (GESPOH)

Utilisation d'actions > Appels d'offres :

Actions > Appels


d'offres

Réponses à appels
d’offres
affichées

'PEC besoin' affichée


(si la case activée)

Répondre " Oui " ou "


Non " à la question
"Valorisation avec le
prix de l'appel d'offres
?"

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 156


Achats / doc. réf. :
Appels d'offres - Consultations & États
Achats > Consultations > Factures (MPCNF) > …
États > Visu. requêtes (EXEALH)
États > États (AIMP)

Consultations Requêtes États

Appels d'offres à relancer Relances d'appels d'offre


(ACH012) (BONAOF2)
Offres fourn. / appel d'offre Liste des appels d'offre
(ACH013) (PQUOTAT)
Liste réponses appels d'offre
(PRESP)
Relances d'appels d'offre
(RELBONAOF2)

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 157


Achats / doc. réf. :
Les appels d'offres (RFQ)
Cas pratiques

4.5 – Commande

4.6 - Création d'une DA à partir d'un appel d'offres


(à faire si vous en avez le temps)

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 158


Achats / doc. réf. :
PPM - Demandes d'achat
Q&A

Combien de moyens différents y a-t-il pour créer une demande


d'achat ?

Si une demande d'achat contient des lignes qui ne sont pas


totalement signées, sera t-il possible de bloquer la génération
d'une commande d'achat partielle au moyen de la fonction des
Demandes d'achat ?

Est-il possible d'initialiser une ligne DA avec le fournisseur


article prioritaire ?

Est-il possible de réouvrir une demande d'achat fermée ?


Sage X3 Formation Négoce Partie 2 159
Achats / doc. réf. :
PPM - Appels d'offres
Q&A

Expliquez le flux d'appels d'offres standard (toutes les tâches entre la demande
d'achat et la commande d'achat).

Est-il possible d'effectuer une DA à partir d'un appel d'offres ?

Qu'advient-il si un appel d'offres a expiré ?

Expliquer avec vous propres mots la signification d'une relance. Comment ça


marche ?

Comment pouvez-vous prendre en compte les relances dans le choix des


fournisseurs ?

Est-il possible de générer des listes de prix à plusieurs reprises à partir de la


même réponse ?

Expliquez avec vos propres mots le processus d'intégration d' un appel d'offres 160
Sage X3 Formation Négoce Partie 2
Achats / doc. réf. :
dans une commande d'achat (lignes DA > Actions > Appels d'offres). Est-il
PPM - DA & Appels d'offres
Conclusion

Vous savez désormais effectuer les demandes d'achat et les fermer


manuellement ou automatiquement.

Vous comprenez les appels d'offres grâce à ses différentes fonctions :


Les demandes de prix (RFQ) , Rappels Réponses et liste de prix
génération . Vous êtes également en mesure de savoir quand prendre en
compte un appel d'offres dans une commande d'achat.

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 161


Achats / doc. réf. :
Négoce - Achats Jour 2
Programme - Séquences

Jour 1 Jour 2 Jour 3 Jour 4 Jour 5

Introduction
Paramétrage
& Paramétrage
Commandes Signatures Sous-traitance
Paramétrage APC
ouvertes
de base

PPM
Demandes Règles de
d'achat & rapprocheme
Paramétrage
Flux,
appels Flux & Analyse nt
d'offre Acomptes
Consultations & APC
Entretien PPM Synthèse &
Plans de travail Conclusion

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 162


Achats / doc. réf. :
Plans PPM
Programme

Objectifs
Introduction
Planning global
Plan de travail
Plan de l'acheteur
Regroupement besoins
Q&A / Conclusion

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 163


Achats / doc. réf. :
Plans PPM
Objectifs

L'objectif de cette partie est de comprendre les plans utilisés dans la gestion des plans d'achat. Il
s’agit des plans suivants :

Planning global : Un outil utile pour les gestionnaires de matières et/ou les acheteurs afin de
visualiser et intervenir sur les besoins/exigences générés par l'entreprise.

Plan de travail : Le plan de travail est un outil d’aide à la décision pour le planificateur /
l(approvisionneur. Il offre au décisionnaire une vue du stock projeté par article et par site au cours
d'une période donnée.

Regroupement : permet de regrouper des besoins et de couvrir des besoins au moyen d'un seul
ordre de réapprovisionnement. Le regroupement complète les possibilités d’agir ordre par ordre
offertes au réapprovisionneur dans le plan de travail et le planning global.

Plan de l'acheteur : Cette fonction permet de préparer une série de commandes à différents
fournisseurs, en prenant en compte les besoins émis par les différents services sous forme de
demandes d'achat ou les suggestions générées par les fonctions de calcul de besoin net ou de
calcul de réapprovisionnement.
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 164
Achats / doc. réf. :
Plans PPM - Introduction
Outils d'aide à la décision

POP POF

2
Planning global
(FUNGBENCHA)

1 5
POS
POS POP plan de l'acheteur
POF
POS (GESPOI)
POP
Calcul des besoins nets 3 4
(FUNMRP)
Plan de travail Grouping
Réappro. hors MRP
(FUNSTKB)
(FUNDBENCHA) (FUNMPICKA)

POP POF POF

Planificateur Aprovisionneur Matière / Acheteur

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 165


Achats / doc. réf. :
Plans PPM - Introduction
Outils de réapprovisionnement

Par CBN

Par PDP Calcul besoins nets


Calculs besoins (FUNMRP)
(GESPCB)

Par ROP

Par période Stocks Planning global


(GESSTE) Réappro. hors MRP (FUNGBENCHA)
Article-site (FUNSTKB) Plan de travail
(GESITF) (FUNDBENCHA)
Regroupement
(FUNMPICKA)
Contremarqu Plan de l'acheteur
e (GESPOI)
Articles Commande de vente …
(GESITM) (GESSOH)
Contremarques
(FUNPOHW)

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 166


Achats / doc. réf. :
Plans PPM - EP & PW
Transactions de saisie

Paramétrage > Achats > Transactions de saisie > Planning global (GESMGLA)
Paramétrage > Achats
Il est possible > Transactions
de définir desuivants
les éléments saisie > Plan
: de travail (GESMDLA)

 les rôles utilisateurs (Planificateur, Acheteur / Approvisionneur),

 Les documents associés aux différents rôles,

 Les transactions associées (plan de travail, regroupement, …),

 Des sélections

 les divers champs à afficher, …

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 167


Achats / doc. réf. :
Plans PPM
Planning global
Achats > Approvisionnements > Planning global (FUNGBENCHA)

Un outil utile pour les gestionnaires de matières et/ou les acheteurs afin de
visualiser et intervenir sur les besoins/exigences générés par l'entreprise.

Une vision multi-produits et multi-sites des événements référencés sur une période
donnée.

Mise en lumière des événements critiques des activités de l'utilisateur.

Prise en compte des suggestions (MPS, MRP, réapprovisionnements hors MRP).

Génération de commandes pour le réappro.

Consommation des achats planifiés sur un contrat d'achat.

VP
GPLNFLT: Filtre planifica
BUYFLT : Filtre par acheteur
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 168
Achats / doc. réf. :
Plans PPM - Planning global
Boutons et fonctions disponibles
Achats > Approvisionnement > Planning global (FUNGBENCHA)

Nouvelle Recherche critères Critères

Approvisionnement GPAO Sous-traitance

Plan de travail Groupement

Option
Transaction

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 169


Achats / doc. réf. :
Plans PPM
Plan de travail
Achats > Approvisionnement > Plan de travail (FUNDBENCHA)

Vue du stock projeté d'un produit pour un site donné et durant une période de temps
donnée.
Prise en compte des suggestions (MPS, MRP, réapprovisionnements hors MRP).
Affichage/Impression des exigences.
Génération des commandes fermes ou planifiées.

VP
GPLNFLT: Filtre planifica
BUYFLT : Filtre par acheteur
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 170
Achats / doc. réf. :
Plans PPM
Plan de travail
Achats > Approvisionnement > Plan de travail (FUNDBENCHA)

Le plan de travail est un outil d’aide à la décision au service du planificateur /


approvisionneur. Il offre au décisionnaire une vue limitée à un site et un produit uniques
des événements (commandes de vente, ordres de fabrication, commandes d’achat,
demandes de réapprovisionnement inter-sites, réapprovisionnement de stock) qu’il a à
traiter dans une période donnée.

A partir de cette vue, il lui est possible d’intervenir sur l’en-cours afin, par exemple, de
prendre en compte un calcul de besoin ou une commande de vente.

POS POP
Plan de travail
POP (FUNDBENCHA)
POF
VP
GPLNFLT: Filtre planifica
BUYFLT : Filtre par acheteur
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 171
Achats / doc. réf. :
Plans PPM - Plan de travail
Boutons et fonctions disponibles
Achats > Approvisionnement > Plan de travail (FUNGBENCHA)

Nouvelle Recherche critères Critères

Approvisionnement GPAO Sous-traitance

Graph Planning Regroup

Option
Article
Données de gestion du stock
Stock par site
Stock disponible.
Prévisions de demandes
Transaction

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 172


Achats / doc. réf. :
Plans PPM
Plan de l' acheteur

Achat > Commandes > Plan de l'acheteur


(GESPOI)
Cette fonction permet de préparer une série de commandes à différents fournisseurs, en
prenant en compte les besoins émis par les différents services sous forme de demandes
d'achat ou les suggestions générées par les fonctions de calcul de besoin net ou de calcul
de réapprovisionnement.

Lorsque les articles à acheter sont répartis entre différents acheteurs, cette fonction permet
à chaque acheteur d'obtenir son plan de travail en ne traitant que les articles le concernant.
La fonction de
planification de
Saisie manuelle l'acheteur partage les
Acheteur mêmes transactions de
saisie avec les
commandes d'achat.
plan de l'acheteur
POF
(GESPOI)

POS POP

VP BUYFLT : Filtre par acheteur


Besoins à prendre en compte

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 173


Achats / doc. réf. :
Plans PPM
Plan de l' acheteur

Achat > Commandes > Plan de l'acheteur


(GESPOI)Site, date, etc
Vous êtes sur le point de créer des
commandes d'achat. Vous devez donc
cliquer sur Nouveau …

Sections
Date de
Quantité & réception
Article unités prévue Info sections
Commande
Commande
Commande

Référence Fournisseu Info


emplacem r prix
Via les actions ent

Besoins à
prendre en
compte

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 174


Achats / doc. réf. :
Plans PPM - Plan de l'acheteur
Boutons et fonctions disponibles
Achats > Commandes > Plan de l'acheteur (GESPOI)

Nouvelle Enregistrer Create

Supprimer Abandon

Option
Transaction

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 175


Achats / doc. réf. :
Plans PPM
Cas pratique

5.1 - Créer un nouveau produit :


Chambre à air de 29" - VTT

5.2 - calcul du CBN,


Planning Global & Plan de travail

5.3 - Plan de l'acheteur

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 176


Achats / doc. réf. :
Plans PPM
Regroupement
Achats > Approvisionnement > Plan de regroupement (FUNMPICKA)

Le regroupement permet la consolidation de plusieurs besoins (demandes) pour un


ou plusieurs fournisseurs dans un ou plusieurs ordres de réapprovisionnement.

Principales caractéristiques :
Sélection des ordres pour qu'ils soient convertis en demandes d'achat ou en commandes
d'achat
Génération possible d'actions d'achat pour un ou plusieurs fournisseurs simultanément
Un traitement global équivalent au planning global et au plan de travail
Différentiation des exigences internes (par rapport aux exigences externes)

POS
Grouping POF
POP (FUNMPICKA)

VP
GPLNFLT: Filtre planifica
BUYFLT : Filtre par acheteur
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 177
Achats / doc. réf. :
Plans PPM
Regroupement
Paramétrage > Achats > Transactions de saisie > Plan de regroupement (GESMRLA)

Il est possible de définir les éléments suivants :

 les rôles utilisateurs (Planificateur, Acheteur / Approvisionneur),

 un filtre sur Interne, Externe ou les deux,

 les divers champs à afficher, …

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 178


Achats / doc. réf. :
Plans PPM
Regroupement
Paramétrage > Achats > Transactions de saisie > Plan de regroupement (GESMRLA)

Transaction Critères

 Réappro suggéré
 Planificateur  Réappro prévu
 Clients
 Acheteur
 Matières de production
 Exigences de transfert
 Externe  Sous-traitance ferme

 Interne(intersite)
 PDP /  CBN/  TOUT
 Interne & externe

 Planificateur

(Acheteur
POP
Matière)

Grouping
(FUNMPICKA)  Acheteur

MWF SOF POS POP POF

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 179


Achats / doc. réf. :
Plans PPM - Regroupement
Boutons et fonctions disponibles
Achats > Approvisionnement > Plan de regroupement (FUNMPICKA)

Nouvelle Recherche critères Critères

Tout Inclure Tout Exclure Générer

Option
Transaction

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 180


Achats / doc. réf. :
Plans PPM
Regroupement
Achats > Approvisionnement > Plan de regroupement (FUNMPICKA)

Fournisseur Commande Fournisseur Fournisseur Contrôle


A A Réception A
d'achat factures

DA

DA Regroupeme Génération automatique


nt de besoins
DA Fournisseur Commande Fournisseur Fournisseur Contrôle
Réception
B d'achat B B factures

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 181


Achats / doc. réf. :
Plans PPM
Cas pratique

5.4 - Regroupement - Création de la commande de


vente

5.5 - Regroupement - Création des


besoins

5.6 - Regroupement - Regroupement des


besoins

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 182


Achats / doc. réf. :
Plans PPM
Q&A

Comment pouvez-vous afficher le planning global en prenant uniquement les commandes


d'achat en compte (suggérées, planifiées et fermes) ?

Dans le planning global, pourquoi le système suggère-t-il parfois "Planifier/Commander' et


'Modifier/Commander' ?

Comment le planning global prend t-il en compte les contrats afin de consommer (créer
une ligne de demande de livraison) les quantités négociées ?

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 183


Achats / doc. réf. :
Plans PPM
Conclusion

Vous savez désormais utiliser les différents plans à votre disposition.

Vous savez également paramétrer et utiliser le planning global. A partir du planning global,
il vous est possible d'aller sur le plan de travail et d'utiliser le regroupement.

Vous êtes également en mesure de créer des commandes d'achat à partir de la fonction du
plan de l'acheteur.

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 184


Achats / doc. réf. :
Négoce - Achats Jour 3
Programme - Séquences

Jour 1 Jour 2 Jour 3 Jour 4 Jour 5

Introduction
Paramétrage
& Paramétrage
Commandes Signatures Sous-traitance
Paramétrage APC
ouvertes
de base

PPM
Demandes Règles de
d'achat & rapprocheme
Paramétrage
Flux,
appels Flux & Analyse nt
d'offre Acomptes
Consultations & APC
Entretien PPM Synthèse &
Plans de travail Conclusion

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 185


Achats / doc. réf. :
Signatures
Programme

Objectifs
Introduction
Paramétrage
Règles de workflow standard
Consultations & États
Signatures de vente

Q&A / Conclusion

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 186


Achats / doc. réf. :
Signatures
Objectifs

L'objectif de cette séquence est de comprendre le fonctionnement du flux standard de


signature d'achat.

Les signatures d'achat (également appelées visas) s'appuient sur des règles de workflow
qui émettent des notifications. Cette formation ne les aborde pas dans le détail. C'est la
formation sur les outils communs qui aborde cet aspect. Nous nous contentons d'énumérer
les règles de workflow et de garantir qu'elles sont validées.

Nous verrons le paramétrage des règles d'affectation utilisateur. Le but est de définir les
critères de déclenchement des notifications aux utilisateurs signataires suivis des
affectations utilisateurs qui contiendront les critères définies précédemment.
Les signatures peuvent être traitées à partir du document ou du moniteur workflow.

Enfin, les documents peuvent également être signés par les utilisateurs délégués si
l'utilisateur par défaut n'est pas disponible …

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 187


Achats / doc. réf. :
Signatures
Introduction

Les règles de signature peuvent être appliquée à des demandes d'achat, au niveau en-tête
ou ligne.
Une demande non signés ne peut pas être transformée en commande d'achat.

Les règles de signature peuvent s'appliquer aux commandes d'achat, mais uniquement au
niveau de l'en-tête.
Une commande non signée ne peut pas être imprimée.

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 188


Achats / doc. réf. :
Signatures
Introduction

VP APPPSH : Gestion des signatures en DA 2 VP APPPOH: Gestion des signatures en CDE


PSHAPPHEA : Signature à l'entête de DA POHAPPCLE : Solde cde si refus signature
(Visa)
PSHAPPCLE : Solde DA si refus de signature PURCMM : Mise à jour engagements
PSHCMMLEV : Déclenchement pré-engagements
PURCMMPRP : Mise à jour pré-engagements

POP POF
1
(Visa)
Demande Fournisseur
d'achat fournisseur
(GESPSH) (GESPOH)

Réceptions
POP /
POF (GESPTH)
3
VP APPPOC : Gestion des (Visa)
signatures Cde ouv
Contrat Demandes
(GESPOC) de livraison
(GESPOD)

VP WRKDAY : Période
Moniteur workflow Moniteur workflow consultation workflow
(SAIWRKPLN) (CONSAWW)
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 189
Achats / doc. réf. :
Signatures - Introduction
Flux de paramétrage

Affectation
Identification des Paramétrage
des règles de utilisateurs du plan de
workflow principaux travail
(GESAWA) (GESAWV) (GESAWW)

Configuration Affectation
des règles des
d'affectation utilisateurs
utilisateur délégués
(GESAWR) (GESAWU)

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 190


Achats / doc. réf. :
Signatures - Paramétrage
Règles de Workflow
Paramétrage > Workflow > Règles Workflow (GESAWA)

Codification des règles de workflow :

Document Signature Action workflow


P D H D I G
P D D C A N
P O H N C R
P O C N O M
R E J
V A L

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 191


Achats / doc. réf. :
Signatures - Paramétrage
Règles de Workflow
Paramétrage > Workflow > Règles Workflow (GESAWA)

Action workflow Description

Signature : 'Point d'entrée'


N C R Notification absence de règle : Utilisée pour avertir l'administrateur en cas
d'absence de règles.
R E J Refus : Utilisée pour rejeter une signature dans le document ou le moniteur
workflow.
V A L Utilisée pour valider une signature
Validation (signature) :
dans le document ou le moniteur workflow.
C A N Annulation : Utilisé pour annuler une signature validée via le moniteur workflow.
N O M Notification : Utilisée pour notifier et envoyer la signature par e-mail au
demandeur lorsque le dernier document a été signé par le dernier signataire.

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 192


Achats / doc. réf. :
Signatures - Paramétrage
Règles d'affectation
Paramétrage > Workflow > Règles d'affectation (GESAWR)

Une règle d'affectation est associée à une règle de workflow.

Elle définit le nombre de signataires.

Elle établit les critères de distribution du workflow selon le contexte.

Elle peut être limitée à une société unique.

La validation de la règle affiche un écran de saisie des destinataires du workflow et de


valeurs pour chaque critère.

CA AWR Nombre de signatures N'oubliez pas de valider sinon les


modifications ne seront pas prises en
compte dans l'affectation de l'utilisateur.

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 193


Achats / doc. réf. :
Signatures - Paramétrage
Affectation des principaux utilisateurs
Paramétrage > Workflow > Affectation utilisateur (GESAWV) VP APPPSH : Gestion des signatures en
DA

Oui, facultative Oui, obligatoire

Non Non
Absence Absence
… …
de règles de règles

Oui Oui

Non Non
Est-ce que Est-ce que
Notification
je dispose Approuvée je dispose
à ADMIN
d'"utilisate d'"utilisate
urs par urs par
défaut " ? défaut " ?
Oui Oui

Les "utilisateurs par Les "utilisateurs par


défaut " signeront défaut " signeront

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 194


Achats / doc. réf. :
Signatures - Paramétrage
Utilisateurs délégués
Paramétrage > Workflow > Utilisateur délégués (GESAWU)

Il est possible de définir des utilisateurs délégués pour une plage de dates en cas
d'absence ou d'indisponibilité.

Il est possible de créer 3 types de délégués :


- copie pour information,
- avec pouvoir,
- exceptionnel.

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 195


Achats / doc. réf. :
Signatures - Paramétrage
Moniteur workflow
Paramétrage > Workflow > Utilisateur délégués (GESAWU)

Le moniteur workflow permet de suivre les documents en attente de signature. Il présente le


contexte de déclenchement du circuit, les messages envoyés et l'historique des signatures.

Il permet d'effectuer des actions de signature sur chaque document en attente (refus, validation,
d'annulation). C'est la raison pour laquelle il est nécessaire de l'envoyer à tous ceux qui sont
inclus dans les circuits de signature.

Il peut être entièrement configuré via la transaction de saisie (jusqu'à 8 onglets). Il peut par
ailleurs être personnalisé avec différents styles de présentation et un ordre de tri.

La fonction CONSAWW doit être incluse dans le menu utilisateur. L'autorisation donner accès à 3
niveaux :

– Signature
– Annulation
– Tous utilisateurs

Un utilisateur autorisé ayant le code 'Tous utilisateurs' peut signer au nom de n'importe quel destinataire.

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 196


Achats / doc. réf. :
Signatures
Cas pratiques

ADMIN PATRICK
(administrateur) 2 (Responsable achats)

Superviseur

1 Délégué

PAUL JEAN MARIE


(Demandeur) (Acheteur)
(Acheteur Matière) (Assistante de
Jean)

Valeur maximale Signataire 11 Signataire 2 2


500
5000
10000

(Absence de règles)

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 197


Achats / doc. réf. :
Signatures
Cas pratiques

6.1 - Création d'une équipe d'achat

6.2 - Paramètres du navigateur Web

6.3 - Règles d'affectation, principaux utilisateurs


et utilisateurs délégués

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 198


Achats / doc. réf. :
Signatures - Processus
Présentation des flux

Flux de signature des


documents d'achat
(GESPSH …)

Moniteur workflow du
suivi des signatures
(SAIWRKPLN)
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 199
Achats / doc. réf. :
Signatures - Règles de workflow standard
Demandes d'achat
Signatures des lignes de demande d'achat
Les grands principes de signature sont identiques à ceux en vigueur pour les signatures gérées
en en-tête de document.

Les paramètres utilisés sont les mêmes.


PSHAPPHEA = NON
PSHCMMLEV = 3
La gestion des signatures est précisée en ligne de la demande d'achat. Les boutons Actions sur
les lignes de demandes d'achat permettent de visualiser et de suivre le circuit de signature.

Aucun bouton de signature sur la ligne de demande d'achat. Les documents peuvent être
uniquement signés par le moniteur workflow.

Le solde d'une ligne de DA annule la signature. La réouverture de la ligne de DA réactive la


demande de signature.

Les règles concernant la création et l'inversion des pré-engagements sont les mêmes. La
différence est que ces opérations peuvent être déclenchées lors de la création, de la signature,
de l'annulation ou du refus d'une ligne de DA.

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 200


Achats / doc. réf. :
Signatures
Cas pratiques

User Jusqu'à 500 Jusqu'à 5000 Jusqu'à 10000 Au-delà de 10 000


Paul BMS001 (3 BMS002 (5 BMS003 (7 BMS004 (1
pignons) pignons) pignons) pédalier)
100 (UN) 2000 (UN) 3000 (UN)
500 (UN)
  

Jean BMS005 (2 BMS007 (pompe à


pédaliers) vélo)
300 (UN) 1500 (UN)
 
Patrick BMS009 (3
pédaliers)
1500 (UN)

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 201


Achats / doc. réf. :
Signatures
Cas pratiques

6.4 - Création DA par le demandeur

6.5 - Création DA par l'acheteur

6.6 - Création DA par le gestionnaire

6.7 - Signatures par l'acheteur et son assistant(e)

6.8 - Signatures par le gestionnaire

6.9 - Signatures par l'administrateur

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 202


Achats / doc. réf. :
Signatures de vente - Paramétrage
Règles de Workflow
Paramétrage > Workflow > Règles Workflow (GESAWA)

Codification des règles de workflow :

Document Signature Action workflow


D Q H D I G
D O H C A N
D O C N C R
N O M
R E J
V A L

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 203


Achats / doc. réf. :
Signatures
Q&A

Combien de signataires le système est-il capable de gérer ?

Expliquer la signification de la valeur du paramètre APPPSH ?

Quelle est la signification de signataires "dynamiques" ?

Une commande d'achat peut-elle être signée au niveau de la ligne ?

Puis-je annuler à signature validée ?

Expliquer les différents types d'utilisateurs délégués.

Comment puis-je fermer une DA de façon automatiqueme si la signature est refusée ?

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 204


Achats / doc. réf. :
Signatures
Conclusion

Vous êtes maintenant en mesure de configurer lesrègles d'affectation utilisateur et les


affectations utilisateur au moyen des règles standard de workflow de signatures.

Vous savez désormais :


- traiter les visas (signer, refuser) dans le document (au niveau en-tête ou ligne) ou le
moniteur workflow,
- gérer les utilisateurs délégués.

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 205


Achats / doc. réf. :
Négoce - Achats Jour 3
Programme - Séquences

Jour 1 Jour 2 Jour 3 Jour 4 Jour 5

Introduction
Paramétrage
& Paramétrage
Commandes Signatures Sous-traitance
Paramétrage APC
ouvertes
de base

PPM
Demandes Règles de
d'achat & rapprocheme
Paramétrage
Flux,
appels Flux & Analyse nt
d'offre Acomptes
Consultations & APC
Entretien PPM Synthèse &
Plans de travail Conclusion

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 206


Achats / doc. réf. :
Acomptes
Programme

Objectifs
Concept
Paramétrage
Processus
Les acomptes de vente
Q&A / Conclusion
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 207
Achats / doc. réf. :
Acomptes
Objectifs

L'objectif de cette séquence est de comprendre les acomptes et d'être


capable de les configurer et de les gérer dans un flux d'achat.

Pour y parvenir, nous allons commencer par revoir les conditions de


paiement (qui décrivent les différents types de paiement, tels que les
échéances, les acomptes et les retenues.
Nous verrons ensuite comment associer ces conditions de paiement et le
fournisseur et comment ces conditions de paiement sont héritées des
documents d'achat.
Nous gérerons (création, modification) les acomptes dans les documents
d'achat ainsi que la fonction dédiée de Gestion des acomptes, jusqu'au
paiement.

Enfin, nous verrons les différences au niveau des acomptes sur le flux de
vente…

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 208


Achats / doc. réf. :
Acomptes
Concept

Un acompte est un type de paiement (appartenant à une condition de


paiement) soulignant le besoin de payer le fournisseur avant l'expédition
(et avant notre réception). Ainsi, une fois l'acompte identifié, il sera
possible de verser l'acompte sans attendre la validation de contrôle des
factures …

Client Fournisseur

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 209


Achats / doc. réf. :
Acomptes - Concept
Présentation du flux

Paramétrage
des
conditions de Saisie des
paiement acomptes Réception
(GESTPT) (FUNPNS) (GESPTH)

Création de Paiement de Facture


la commande l'acompte en (GESPIH)
(GESPOH) cas
d'échéance à
régler avant
la facture
(GESPAY)

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 210


Achats / doc. réf. :
Acomptes - Concept
Présentation du flux

Société

Site Fournisseurs Articles Liste des tarifs


d'achat

Et

Commande Saisie des Réceptions Contrôle Validation Rapprochement


Destinations
(GESPOH) acomptes (GESPTH2) des factures des factures Factures facture (GESPAY)
(GESPOH) (GESPIH) (FUNPIH) validées
(GESPIH) + règlement
Gestion des de l'acompte
acomptes (s'il y en a un)
Liste des (FUNPNS) Liste des factures
commandes (CONSCPI)
(CONSPCO) Liste des réceptions
(CONSCPR)

Règlement de l'acompte
selon la date d'échéance
(GESPAY)

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 211


Achats / doc. réf. :
Acomptes - Concept
Présentation du flux

Options Echéance
> Acomptes s

  Acompte (Si facture état = A confirmer) :

  Retenue   Acompte

  Échéance
Destinations
Fournisseurs Commandes   RetenueFacture
Réceptions
de paiement

Exemple :
Acompte = 30 %

 Acompte
  Acompte

 Retenue
Échéance = 60%   Retenue
Retenue = 10 %

Gestion des Destinations


acomptes

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 212


Achats / doc. réf. :
Acomptes - Paramétrage
Conditions de paiement
Fin de mois avant
contre
Fin de mois après
Données de base > Tables tiers > Conditions de paiement (GESTPT)
Mode % Type Mois Jours Fin du mois Jour Jour Jour Jour Jour Jour Montant Dev.
date règlement 1 2 3 4 5 6 minimum date
d'échéan   d'échéance
ce

CHQ 50,00 Échéance  0 15  Fin de mois


0 0 0 0 0 0 0 EUR

avant
Jour Exclu
CHQ
2014 50,00
L M Échéance
M J 0 V 15D Fin de mois
D 0 0 0 0 0 0 EUR
Vacances exclues
après Samedi 
Sept. 1 2 3 4 5 6 7 
Dimanch 

16
8 9 10 11 12 13 14 e

15 17 18 19 20 21

22 23 24 25 26 27 28

Oct.
29

6
 30

7
1

8
2

9
3

10
4

11
5

12
Par exemple : Montant facture = 1000€ HT ?

13 14 15 16 17 18 19
 1er = 500€
 20
27
21

28
22

29
23

30
24

31
25

1
26

2
 2ème = 500€

Nov. 3 4 5 6 7 8 9

10 11 12 13 14 15 16

17 18 19 20 21 22 23

24 25 26 27 28 29 30  Date de facture  1 er terme 2 ème terme

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 213


Achats / doc. réf. :
Acomptes - Paramétrage
Conditions de paiement
Montant minimum de
l'échéance considérée + jours
Données de base > Tables tiers > Conditions de paiement (GESTPT)
Mode % Type Mois Jours Fin du mois Jour Jour Jour Jour Jour Jour Montant Dev.
date règlement 1 2 3 4 5 6 minimum date
d'échéan d'échéance
ce

CHQ 30,00 Échéance


 0 15
 Non 0 0 0 0 0 0 200 EUR

CHQ 70,00 Échéance 1 0 5 10 15 20 25 0 EUR


Fin de mois
Jour Exclu
2014 L M M J V D D avant Vacances exclues
Samedi 
Sept. 1 2 3 4 5 6 7 
Dimanch 

16
8 9 10 11 12 13 14 e

15 17 18 19 20 21

22 23 24 25 26 27 28

29 30 1 2 3 4 5 Cas 1 : Montant facture = 100€ HT ?


Oct. 6 7 8 9 10 11 12

13 14 15 16 17 18 19

20 21 22 23 24 25 26  2ème = 100€

Nov.
27

3
28

4
29

5
30

6
 31

7
1

8
2

10 11 12 13 14 15 16

17 18 19 20 21 22 23

24 25 26 27 28 29 30  Date de facture  1 er terme 2 ème terme

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 214


Achats / doc. réf. :
Acomptes - Paramétrage
Conditions de paiement
Montant minimum de
l'échéance considérée + jours
Données de base > Tables tiers > Conditions de paiement (GESTPT)
Mode % Type Mois Jours Fin du mois Jour Jour Jour Jour Jour Jour Montant Dev.
date règlement 1 2 3 4 5 6 minimum date
d'échéan d'échéance
ce

CHQ 30,00 Échéance


 0 15
 Non 0 0 0 0 0 0 200 EUR

CHQ 70,00 Échéance 1 0 5 10 15 20 25 0 EUR


Fin de mois
Jour Exclu
2014 L M M J V D D avant Vacances exclues
Samedi 
Sept. 1 2 3 4 5 6 7 
Dimanch 
8 9 10 11 12 13 14 e

15 16 17 18 19 20 21

22 23 24 25 26 27 28

Oct.
29

6
 30

7
1

8
2

9
3

10
4

11
5

12
Cas 2 : Montant facture = 1000€ HT ?

13 14 15 16 17 18 19

 20 21 22 23 24 25 26   1er = 300€
27 28 29 30 31 1 2   2ème = 700€
Nov. 3 4 5 6 7 8 9

10 11
12 13 14 15 16

17 18 19 20 21 22 23

24 25 26 27 28 29 30  Date de facture  1 er terme 2 ème terme

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 215


Achats / doc. réf. :
Acomptes
Cas pratiques

7.1 – Paramétrage des acomptes

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 216


Achats / doc. réf. :
Acomptes - Processus
Acomptes dans les Achats
Achats > Commandes > Commandes (GESPOH) > Options > Acomptes
Achats > Commandes > Gestion des acomptes (FUNPNS)
Les conditions de paiement liées à une Options
commande d'achat sont issues par > Acomptes

défaut des conditions de paiement du   Acompte

  Retenue
fournisseur.
Destinations
Fournisseurs Commandes
de paiement
Il est possible de modifier ou de
compléter ces conditions de paiement Exemple :

  Acompte

  Retenue
Acompte = 30 %
au moyen : Échéance = 60%
Retenue = 10 %
- du menu Options >
Acomptes,
- de la fonction de gestion des
Gestion
acomptes. acomptes

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 217


Achats / doc. réf. :
Acomptes - Processus
Conséquences sur le contrôle facture
Achat > Factures > Contrôle factures (GESPIH)

Les conditions de paiement liées à une


commande d'achat sont issues par Echéance
s
défaut des conditions de paiement du
(Si facture état = A confirmer) :
fournisseur.   Acompte

  Échéance

Il est possible de modifier ou de Réceptions  Retenue


Facture

compléter ces conditions de paiement


au moyen :

 Acompte

 Retenue
- du menu Options >
Acomptes,
- de la fonction de gestion des
acomptes.
Destinations

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 218


Achats / doc. réf. :
Acomptes
Cas pratiques

7.2 – Processus d'achat –


Commande d'achat et acompte

7.3 – Processus d'achat –


Réception et facture

7.4 – Processus d'achat –


Règlement facture

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 219


Achats / doc. réf. :
Acomptes de vente - Concept
Présentation du flux

Paramétrage
des conditions Création de la Émission et Réception de
de paiement commande impression de l'acompte Facture
(GESTPT) (GESSOH) l'acompte (GESPAY) (GESSIH)

Paramètre Saisie de Paiement de Possibilité de


général l'acompte l'acompte en bloquer
(FUNSNS) cas l'expédition si
d'échéance à acompte non
VP LOKORD Commande bloquée régler avant la reçu
si acompte non reçu facture (GESSDH)
(GESPAY)

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 220


Achats / doc. réf. :
Acomptes de vente - Concept
Présentation du flux

Société

Site Clients Articles Tarif de ventes

Et

VP

Commande Saisie des Livraison Validation Factures Validation Rapprochement


Destinations
(GESSOH) acomptes (GESSDH) des (GESSIH) des factures Factures facture (GESPAY)
(GESSOH) expéditions (FUNCFMINV) validées
(FUNCFMDLV) (GESSIH) + règlement
Gestion des de l'acompte
acomptes (s'il y en a un)
Liste des (FUNSNS) Liste des factures
commandes (CONSCSI)
(CONSCSO) Liste des expéditions
(CONSCSD)

Émission des acomptes Règlement de l'acompte


(FUNEMIINS) selon la date d'échéance
(GESPAY)

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 221


Achats / doc. réf. :
Acomptes de vente - Concept
Présentation du flux

Options Echéance
> Acomptes s

  Acompte (Si facture état = A confirmer) :

  Retenue   Acompte

  Échéance
Destinations
Clients Commandes VP   RetenueFactures
Livraisons
de paiement
/
Contôle
livraison
Exemple :

 Acompte
Acompte = 30 %

 Retenue
Échéance = 60%
(Émission

Retenue = 10 %
)

Gestion Émission Destinations VP LOKORD Commande bloqué


acomptes acomptes si acompte non reçu

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 222


Achats / doc. réf. :
Acomptes de vente - Concept
Émettre un acompte

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 223


Achats / doc. réf. :
Acomptes
Q&A

Est-il possible de bloquer une réception si l'acompte de la commande


d'achat n'a pas été réglé ? Pourquoi ?

Quelles sont les étapes du flux d'achat (commande, réception, contrôle


facture) qui vous permettent de gérer le règlement d'un acompte ?

J'ai créé une facture d'achat qui contient un règlement de type


"Échéance". Je ne parviens pas à la visualiser dans la fonction de
règlement. Pourquoi ?

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 224


Achats / doc. réf. :
Acomptes
Conclusion

Vous êtes désormais capable de paramétrer et traiter les acomptes dans


un flux d'achat.

Vous maîtrisez les conditions de paiement et vous êtes capable de les associer à un
fournisseur et de les gérer jusqu'à l'étape du règlement.

Vous connaissez également les différences entre des acomptes d'achat


et de vente ...

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 225


Achats / doc. réf. :
Négoce - Achats Jour 4
Programme - Séquences

Jour 1 Jour 2 Jour 3 Jour 4 Jour 5

Introduction
Paramétrage
& Paramétrage
Commandes Signatures Sous-traitance
Paramétrage APC
ouvertes
de base

PPM
Demandes Règles de
d'achat & rapprocheme
Paramétrage
Flux,
appels Flux & Analyse nt
d'offre Acomptes
Consultations & APC
Entretien PPM Synthèse &
Plans de travail Conclusion

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 226


Achats / doc. réf. :
Paramétrage APC
Programme

Objectifs
Introduction
Paramétrage
Q&A / Conclusion

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 227


Achats / doc. réf. :
Paramétrage APC
Objectifs

L'objectif de cette séquence est de comprendre le concept de frais d'approche et de coûts d'achat avancés.

Nous verrons ensuite les nouveaux paramètres requis pour mettre en


oeuvre l'APC.
- Natures de coût,
- Coûts,
- Méthodes de frais d'approche (soit le coefficient de frais d'approche
soit la structure de coûts),
Nous examinerons ensuite leurs impacts sur les données déjà existantes
:
- Taux de taxes,
- Articles-catégories,
- Articles,
-Articles-sites,
- Incoterms,
- Fournisseurs.
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 228
Achats / doc. réf. :
Paramétrage APC
Introduction

Le champ d'action des frais d'approche recouvre à l'origine trois aspects :

APC
Obtenir le • Obtenir le
produit au produit au
bon endroit juste prix

Obtenir le produit
au bon moment

Toutefois, uniquement le calcul des coûts sera livré en V7. C'est la raison pour laquelle
cette partie a été renommée "APC" (Gestion avancée des coûts d'achats).
Portée de l'évolution en V7
La livraison du calcul des coûts intègre des fonctions supplémentaires au module Achat.

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 229


Achats / doc. réf. :
Paramétrage APC
Introduction

Principaux champs APC en ligne de commande

Montant de la ligne HT Coût stock Coût d'achat Coût réel


/ Prix net (valorisation) (Planifié) (Suivi)
110 € 110 €
100 € 124 €
110 € 120 €

Suivi des coûts (consultations, états, …)

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 230


Achats / doc. réf. :
Paramétrage APC
Introduction

3 étapes de gestion
1 2 3
Processus Suivi des
Paramètres d'achat coûts
Taux de taxes commande achat
Traçabilité pièces
Natures de coûts (GESPOH)
Structures de
Structure de coûts Contrat (GESPOC) Consultations
Catégories articles
Articles Réception
Consultation écran
(GESPTH)
Articles - Sites
Incoterms facture achat
États (PURFCS)
Fournisseurs (GESPIH)

Demo
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 231
Achats / doc. réf. :
Paramétrage APC
Introduction

2 méthodes de calcul

Frais d'approche
Coef

Éléments Facture
Mt ligne HT ou de facturation d'achat Coût d'achat
d'achat complémentaire

Structure de coût
 Nouveau coût

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 232


Achats / doc. réf. :
Paramétrage APC
Introduction

Méthode de coefficient de frais


d'approche (LC)(globale)

Mt ligne HT Frais d'approche Éléments de Facture


Coût d'achat
Coef d'achat complémentaire

Par exemple :
Article ... LC = 1.1 ; FCU = 1$
Commande
Achat = 10 UN * 100$
Coef. LC
Réception Consultati Coût d'achat =
+
on + (10 UN * 100$) * 1.1
Coût + 10 UN * 1$
Facture
fixe/unité = 1110$
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 233
Achats / doc. réf. :
Paramétrage APC
Introduction

Méthode de structure de coût


(détaillée)

Structure de coûts Éléments de Facture


Mt ligne HT Coût d'achat
 Nouveau coût d'achat complémentaire

Structure de coûts
Article ... Commande d'approche 1
100d'approche
£ 2
Réception Consultati
Structure de 1 £d'approche
/ UN
on 3
coûts
Facture 5£ tous les 10
kg
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 234
Achats / doc. réf. :
Paramétrage APC
Introduction

Méthode de structure de coût


(détaillée)

Par exemple :
Achat = 10 UN * 100£
Structure de coûts

d'approche 1 d'approche 3 Coût d'achat = 10 UN *


1 £ / UN 3% du prix net 100£
+ Coût1 = 1£ * 10 UN = 10£
+ Coût2 = 100£
d'approche 2 + Coût3 = 1000£ * 0,03 UN = 30£
100£ = 1140£

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 235


Achats / doc. réf. :
Paramétrage APC - Introduction
Facture complémentaire appliquée à la
commande et ajouts ou adaptations de coûts
manuels
Tronc commun Commande Réception Facture

Facture complémentaire Ajouter un nouveau coût


direct de façon manuelle
- <montant>
- Coût 12

 Nouveau coût

Ligne de commande n° 1 Ligne de réception n° 1 Ligne de facture n° 1


Élément 1
Coûts directs:
Structure de coûts Coûts directs: Coûts directs: - Coût 10 réception
- Coût 10 (direct) - Coût 10 estimé - Coût 10 réception - Coût 11 réception
- Coût 11 (direct) - Coût 11 estimé - Coût 11 réception - Coût 12 réception
Coûts non détaillés
- Type fac. complé. Coûts non détaillés Coûts non détaillés
- Type fac. complé. - Type fac. complé.
- Coût 12

Élément 2 Ligne de commande n° 2 Ligne de réception n° 2 Ligne de facture n° 2

- Coefficient LC Coûts non détaillés Coûts non détaillés


Coûts non détaillés - Type LC
- Type LC
- Type LC - Type fac. complé.
- Type fac. complé.
Coûts non détaillés
- Type fac. complé.

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 236


Achats / doc. réf. :
Paramétrage APC - Paramétrage
Natures de coût
Développement > Données et paramètres > Tables > Menus locaux -
Messages (TXT - 2276)
Les natures de coût définissent les types de coût. Nature de coût 'emballage'
Ils sont considérés en coût et Inconterm.

2
Natures Structures Structures de
1 Incoterms Achat
de coûts de coût

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 237


Achats / doc. réf. :
Paramétrage APC - Paramétrage
Taux de taxe
Données de base > Tables communes > Taux de taxe (GESTVT)

Chaque taux peut être associé à un % déductible.

Par exemple :
Montant de coût - taxe = 1,000€
Taux de taxe = 15%
Montant de taxe = 150€
Si % déductible :
= 100%  Coût = 1,000€
= 50%  Coût = 1,075€
= 0%  Coût = 1,150€

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 238


Achats / doc. réf. :
Paramétrage APC -
Coûts
Données de base > Tables logistiques > Coûts (GESFCS)

Les coûts permettent de déterminer le comportement du coût.


VP SALDSPVOU: Pour définir l'unité de volume de référence appliquée aux documents.
SALDSPWEU: Pour définir l'unité de poids de référence appliquée aux documents.

Nature de coût

Valorisation
Type de des stocks
cours devise Coût Coût
stock Achat
  

  

Méthode calcul Analytique


coût
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 239
Achats / doc. réf. :
Paramétrage APC - Paramétrage
Coûts
Données de base > Tables logistiques > Coûts (GESFCS)

Calcul de coût direct : Pourcentage du prix net

Le pourcentage est ajouté au prix net de la ligne de document.


Ex :
3,75 % du prix net ; prix net = 100£
Montant coût = 3.75£

(Structure de coûts)

supérieu
Pondération

Tranche
% Prix

Horaires
Quantité

Formule
Tranche
Devise
Valeur

Unité
Base
net

re
%

3,7500

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 240


Achats / doc. réf. :
Paramétrage APC - Paramétrage
Coûts
Données de base > Tables logistiques > Coûts (GESFCS)

Calcul de coût direct : Forfait

Le montant est ajouté quelque soit les critères.


Ex:
Le coût est de 42 £, peu importe la quantité, le volume, le poids…

(Structure de coûts)

supérieu
Pondération

Tranche
% Prix

Horaires
Quantité

Formule
Tranche
Devise
Valeur

Unité
Base
net

re
%

42,0000 GBP

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 241


Achats / doc. réf. :
Paramétrage APC - Paramétrage
Coûts
Données de base > Tables logistiques > Coûts (GESFCS)

Calcul de coût direct : Montant unitaire

Le montant est ajouté à chaque quantité n d'une unité.


Ex: 10,23 £ par kg (la quantité est toujours 1, base : poids, unité : KG)

Ex: 20 $ par paquet (la quantité est toujours 1, base : Quantité, unité : UC)

(Structure de coûts)

supérieu
Pondération

Tranche
% Prix

Horaires
Quantité

Formule
Tranche
Devise
Valeur

Unité
Base
net

re
%

10,2300 GBP 1 Poids. KG

20,0000 USD 1 Quantité UC.

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 242


Achats / doc. réf. :
Paramétrage APC - Paramétrage
Coûts
Données de base > Tables logistiques > Coûts (GESFCS)

Calcul de coût direct : Montant par tranche/supérieure


Un forfait est appliqué systématiquement en fonction de Supéri 50 100 150 200 250
eure
L’intervalle.  5 5
10 10 15
5 10 10
Ex: 5 yuan par 100 litres (base : volume)  0 5
1 100 101 200 201 300
Si vous achetez 140 litres, vous obtenez un coût de 5 yuans
sauf si vous cochez 'Supérieure' : vous obtenez un coût de
100 L 100 L 100 L
10 yuans.
5 CNY 5 CNY 5 CNY
(Structure de coûts)

supérieu
Pondération

Tranche
% Prix

Horaires
Quantité

Formule
Tranche
Devise
Valeur

Unité
Base
net

re
%

5,0000 CNY 100 Volume L

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 243


Achats / doc. réf. :
Paramétrage APC - Paramétrage
Coûts
Données de base > Tables logistiques > Coûts (GESFCS)

Calcul de coût direct : Montant par tranche/supérieure

Unité de Conversion
mesure. d'unités
(GESTUN) (GESTCO)
Litre (L)
Type d'unité = Volume

Première Unité 1 = Seconde Unité 2 Intitulé


quantité quantité
1,000000 L = 0,001000 M3 L-M3

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 244


Achats / doc. réf. :
Paramétrage APC - Paramétrage
Coûts
Données de base > Tables logistiques > Coûts (GESFCS)

Calcul de coût direct : Barème / par montant : CA STCB: Nombre maximum


lignes de barème

Nous définissons la devise, la base et l'unité qui sont affichées dans le barème.
Ex : nous créons un barème de 1 à 1000kg, un prix de 26€ avec 1001 à 2000kg, un prix
de 25€, en cas de commande de1200 kg de blé à 1€ le kg
- Si le barème est par montant : nous appliquons 25€ soit 1200€+25€=1225€ de coût
d'achat et 1,02€ de coût d'achat par unité (1225€/1200kg=1,02€ par kg)

(Structure de coûts)

supérieu
Pondération

Tranche
% Prix

Horaires
Quantité

Formule
Tranche
Devise
Valeur

Unité
Base
net

re
%

EUR Poids. KG Pop-up

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 245


Achats / doc. réf. :
Paramétrage APC - Paramétrage
Coûts
Données de base > Tables logistiques > Coûts (GESFCS)

Calcul de coût direct : Barème unitaire :


Nous définissons la devise, la base et l'unité qui sont affichées dans le barème.
Ex : nous créons un barème de 1 à 1000kg, un prix de 26€ avec 1001 à 2000kg, un prix
de 25€, en cas de commande de1200 kg de blé à 1€ le kg
- Si le barème est unitaire : nous appliquons 25€ soit 1200kg*25€=30000€ puis
1200€+30000€=31200€ de coût d'achat et 26€ de coût d'achat par unité
(31200€/1200kg=26€ par kg)

(Structure de coûts)

supérieu
Pondération

Tranche
% Prix

Horaires
Quantité

Formule
Tranche
Devise
Valeur

Unité
Base
net

re
%

EUR Poids. KG Pop-up

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 246


Achats / doc. réf. :
Paramétrage APC - Paramétrage
Coûts
Données de base > Tables logistiques > Coûts (GESFCS)

Calcul de coût direct : Barème : Par montant ou par unité

Tranche Tranche Valeur La valeur est-


inférieure supérieure
elle exprimée
1 KG 1000 KG 26 €
en montant
1001 KG 2000 KG 25 € ou unité ?

Par montant Article Unité Quantité Prix Par unité


unitaire
Blé KG 1200 1€

Coût d'achat =
Coût d'achat =
1200€+(1200KG*25€
1200€+25€=1225€
/KG)=31200€
Achat Coût/unité =
Achat Coût/unité =
1225€/1200kg=1,02
31200€/1200kg=26
€/kg
€/kg
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 247
Achats / doc. réf. :
Paramétrage APC - Paramétrage
Coûts
Données de base > Tables logistiques > Coûts (GESFCS)

Calcul de coût direct : Montant pondéré


Permet pondérer un montant.
Ex: Chargement ou déchargement pour calculer le coût d'une unité d'article.
Le coût est de 100€ par unité pour charger un article. Nous supposons que la productivité
des employés (% pondération) est de 90 %. Bien que le coût soit de 100€ par unité, cela
coûtera plus …
Nous appliquons : Quantité x Valeur / (% pondération/100) et obtenir : 1 x 100 / (90/100) =
111,11€
(Structure de coûts)

supérieu
Pondération

Tranche
% Prix

Horaires
Quantité

Formule
Tranche
Devise
Valeur

Unité
Base
net

re
%

100 EUR 1 Quantité UN 90


Pourcentage

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 248


Achats / doc. réf. :
Paramétrage APC - Paramétrage
Coûts
Données de base > Tables logistiques > Coûts (GESFCS)

Calcul de coût direct : Formule

Formules (GESTFO)
Utiliser l'article, le fournisseur, la table contextuelle pour Code : AFG
configurer une formule
Type formule : Structure de coûts
-> ITM, ITP, POQ, POP, POH, POC, BPS , PPK
Formule: ([F:ITP]STCNUM = “TOTO”

(Structure de coûts)

supérieu
Pondération

Tranche
% Prix

Horaires
Quantité

Formule
Tranche
Devise
Valeur

Unité
Base
net

re
%

AFG

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 249


Achats / doc. réf. :
Paramétrage APC - Paramétrage
Structure des coûts
Données de base > Tables logistiques > Structure des coûts (GESSTC)

La structure de coûts est un regroupement de coûts avec leurs valeurs (en fonction du
mode de calcul du coût).
Elle peut être liée à la catégorie-article, à l'article et à l'article-fournisseur.

CA STCL : Nombre maximum de lignes de coût


par structure de coût
STCW : Nb maximum de lignes de barème
par structure de coût

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 250


Achats / doc. réf. :
Paramétrage APC - Paramétrage
Codes de regroupement

Les codes de regroupement permettent de regrouper les coûts par affinité par exemple
camion, bateau, ou autre.
On obtient ainsi une analyse des coûts plus pertinente.
Lieu où le code Commandes Réceptions
regroupement
(GPGCODE) est ajouté
Ajouté comme nouveau Onglet Gestion/ bloc Complément
champ transport GESPOH GESPTH
Ajouté comme filtre État PURFCS
Ajouté comme filtre et Consultation commande Consultation réceptions
colonne CONSCPO CONSCPR
Ajouté comme Transaction
paramètre commandes
GESPTC
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 251
Achats / doc. réf. :
Paramétrage APC
Cas pratiques

Cadre BMX Esteban 18.5” Payé par vendeur

Payé par acheteur

FR011
Comptech

 Emballage anti-chocs (COST001)


1 € par unité …
FR012
 Chargement cadres (nouveau coût COST050) Fabtech
De 0 à 100 unités = 1 € par unité
De 101 à 500 unités = 0,8 € par unité 
Au-delà de 500 unités = 0,7 € par unité 
 Transport principal (COST021)
De Matosinhos (Porto) à Nantes = 1 600 € 
De Matosinhos à Courbevoie (Paris) = 1800 €
 Déchargement (COST007) 
70 € pour 100 unités
 Assurance (COST010) 
Inès
0,4 € par unité Ciclos

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 252


Achats / doc. réf. :
Paramétrage APC
Cas pratiques

8.1 – Paramètres des coûts

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 253


Achats / doc. réf. :
Paramétrage APC - Paramétrage
Articles
Données de base > Articles > Articles (GESITM)

Valeurs héritées :

Frais d'approche ; Coût fixe unitaire


Structure de coûts
4
Article > onglet Fournisseurs >
Frais d'approche-site
bouton Frais d'approche-site
(GESITM)
Frais d'approche ; Coût fixe unitaire
Structure de coûts
3
Article > onglet Fournisseurs
(GESITM)
Frais d'approche ; Coût fixe unitaire
Structure de coûts
2
Article > onglet Fournisseurs
(GESITM)

Frais d'approche ; Coût fixe unitaire


Structure de coûts
1
Catégories articles
(GESITG)

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 254


Achats / doc. réf. :
Paramétrage APC - Paramétrage
Articles
Données de base > Articles > Articles (GESITM) > onglet Fournisseurs

Les frais d'approche (coeff. frais d'app. & coût fixe unitaire ; structure coût) sont gérés au
niveau Article/Fournisseur/Site.
onglet Fournisseur
 Fiche article

 Site

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 255


Achats / doc. réf. :
Paramétrage APC - Paramétrage
Articles
Données de base > Articles > Articles (GESITM)
Fourniss
Article Site
eur

Frais
d'approc Prague
he 1 site

Barcelone
site

Frais
d'approc
he 2

Fournisseu
r portugais

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 256


Achats / doc. réf. :
Paramétrage de base - Article-site
Types de suggestion
Données de base > Articles > Article-site (GESITF)
Fourniss
Article Site
eur

Frais
d'approc Prague
he 1 site

Frais
d'approc
he 2

Fournisseu
r italien

Fournisseu
r portugais

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 257


Achats / doc. réf. :
Paramétrage APC - Paramétrage
Incoterms
Données de base > Tables logistiques > Incoterms (GESICT)

Le terme de fret (Incoterm) établit qui doit payer la nature de coût. Cela peut être :
- Ni l'acheteur ni le vendeur,
- Vendeur,
- Acheteur,
- Acheteur et vendeur.
Il est lié au fournisseur et il est donc chargé par défaut sur le document d'achat.

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 258


Achats / doc. réf. :
Paramétrage APC - Paramétrage
Incoterms
Données de base > Tables logistiques > Incoterms (GESICT)

Valeurs héritées par défaut :


Commande d'achat

Fournisseur Fournisseur
Incoterm Incoterm

Article 1 Article 1
'Structure de coûts' 'Structure de coûts'
Frais d'approche Frais d'approche

Article 2 Article 2
'Frais app. + coût fixe 'Frais app. + coût fixe
unit.' unit.'
Frais d'approche Frais d'approche

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 259


Achats / doc. réf. :
Paramétrage APC - Paramétrage
Incoterms
Données de base > Tables logistiques > Incoterms (GESICT)

Natures de Structure de
Structures de Incoterms Commande
coûts coûts
(GESFCS) (GESICT) (GESPOH)
(TXT-2276) (GESSTC) 1 UN
Emballag
e anti- Emballag
Emballage anti- EXW
chocs = Montant chocs = e anti-
Emballage =
unitaire 30€
Vendeur chocs = 0€
Chargement Chargem Chargement Chargem
standard = Montant ent = Acheteur ent
unitaire
standard standard
Sage X3 Formation Négoce Partie 2
Achats / doc. réf. :
= 45€ = 45€
260
Paramétrage APC - Paramétrage
Fournisseurs
Données de base > Tiers > Fournisseurs (GESBPS)

Valeurs héritées par défaut :

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 261


Achats / doc. réf. :
Paramétrage APC
Cas pratiques

8.2 – Paramètres article et fournisseur

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 262


Achats / doc. réf. :
Paramétrage APC
Q&A

A quoi sert une nature de coût ?


Laquelle des deux méthodes de calcul APC recommanderiez-vous,
même s'il s'agit d'un utilisateur final avec des exigences de base ?
Pourquoi ?
Pourquoi les taux de taxes font-ils partie des paramètres APC ?
Quelles raisons peuvent expliquer un écart entre 'Coût de stock' et 'Coût
d'achat' ?
Les Incoterms ont-ils un impact sur les lignes gérées en frais d'approche
(méthode globale) ?
Quel est l'intérêt du code de regroupement ?
Combien existe-t-il de niveaux hiérarchiques de frais d'approche ?
Nommez-les et expliquez-les.
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 263
Achats / doc. réf. :
Paramétrage APC
Conclusion

Vous comprenez désormais le concept de Frais d'approche et d'APC .

Vous savez traiter les paramètres requis, gérer vos APC au quotidien et
superviser le suivi des coûts pour comprendre les écarts entre coûts
planifiés et coûts réels.

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 264


Achats / doc. réf. :
Négoce - Achats Jour 4
Programme - Séquences

Jour 1 Jour 2 Jour 3 Jour 4 Jour 5

Introduction
Paramétrage
& Paramétrage
Commandes Signatures Sous-traitance
Paramétrage APC
ouvertes
de base

PPM
Demandes Règles de
d'achat & rapprocheme
Paramétrage
Flux,
appels Flux & Analyse nt
d'offre Acomptes
Consultations & APC
Entretien PPM Synthèse &
Plans de travail Conclusion

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 265


Achats / doc. réf. :
Flux & Analyse APC
Programme

Objectifs
Flux
Suivi des coûts
Q&A / Conclusion

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 266


Achats / doc. réf. :
Flux & Analyse APC
Objectifs

Le but de cette séquence est de s'entraîner à la gestion de coûts d'achats avancés (APC)
en flux d'achat standard (POH, PTH, PIH).

Nous allons voir comment :


- Faire une requête sur les coûts planifiés à partir de la fonction Coût de la ligne (qui
contient les données standard comme le Coût d'achat, Coût de stock, les Charges
directes, Charges non détaillées),

- Exécuter et ajuster les Détails de la structure de coût pour une ligne gérée en
structure de coût,

- Distribuer une facture complémentaire sur les lignes de document d'achat avec ou sans
prise ne compte de la planification du coût (option Nouveau coût )…

- Suivre les coûts en utilisant les Consultations , Écrans de consultation, l'état


PURFCS et la Traçabilité de pièces.
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 267
Achats / doc. réf. :
Flux & Analyse APC - Flux
Transactions de saisie
Paramétrage > Achats > Transactions de saisie > …

Intitulé champ Commandes Réceptions Factures/avoirs


(GESPTC) (GESPTR) (GESPTF)
En-tête Onglet coût Affiché/masqué Affiché/masqué Affiché/masqué
Incoterm Saisi/affiché/mas (codé en dur dans Saisi/affiché/masq
qué l'écran 'Info. ué
douanières')
Code Regroupement Saisi/affiché/mas  
qué
Lignes Coef. frais app. Saisi/affiché/mas Saisi/affiché/masq Affiché/masqué
qué ué
Structure de coûts Affiché/masqué Affiché/masqué Affiché/masqué
Coût d'achat Affiché/masqué Affiché/masqué Affiché/masqué
Coût stock Affiché/masqué Saisi/affiché/masq Affiché/masqué

Affiché/masqué  
Coût d'achat réel
Poids. Saisi/affiché/mas Saisi/affiché/masq 
qué ué
Volume Saisi/affiché/mas Saisi/affiché/masq 
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 qué ué 268
Achats / doc. réf. :
Flux & Analyse APC - Flux
Commandes d'achat
Achats > Commandes > Commandes (GESPOH)

Nouveaux champs sur ligne de document CA STCDW


Nb maximum de lignes de coût par document

Coût d'achat
ESTIME

VALORISATIO
N STOCK

Coût d'achat

REEL

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 269


Achats / doc. réf. :
Flux & Analyse APC - Flux VP NODVATSTO : Pour inclure ou ne pas
Commandes d'achat - inclure la taxe non déductible dans le
calcul du coût d'achat et de stock

Formule de calcul des coûts STCPTH : Pour définir si le coût de la ligne


de commande doit être distribué selon le
prorata ou selon un calcul de réception
Achats > Commandes > Commandes (GESPOH) partielle.

Coef. frais app. &


Structure de coûts
coût fixe unitaire
Montant ligne (HT) x coefficient frais d'approche Montant ligne (HT)
+ coût fixe unitaire x qté unité achat + total des
éléments de facturation de la ligne + total coûts de la structure
+ total taxe non déductible + total éléments de facturation
Coût achat ligne
+ total taxe non déductible ligne

Coût d'achat
Coût d'achat/quantité UV
unitaire

Montant ligne (HT) x coefficient frais d'approche Montant ligne (HT)


+ coût fixe unitaire x qté unité achat + total des + total coût valorisé de la structureselon case
éléments de facturation valorisés de la ligne Valorisation stock
Coût stock + total ligne taxe non déductible + total éléments facturation valorisés de la ligne
en fonction du paramètre NODVATSTO + total ligne taxe non déductible
en fonction du paramètre NODVATSTO

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 270


Coût stock unitaire
Achats / doc. réf. :
Coût stock/Quantité UV
Flux & Analyse APC - Flux
Commandes d'achat
Achats > Commandes > Commandes (GESPOH)

Actions > Structure de coût détaillée (si gérée)

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 271


Achats / doc. réf. :
Flux & Analyse APC - Flux
Commandes d'achat
Achats > Commandes > Commandes (GESPOH)

Actions > Coût de ligne (officiellement 'Détails valorisation')

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 272


Achats / doc. réf. :
Flux & Analyse APC - Flux
Commandes d'achat
Achats > Commandes > Commandes (GESPOH)

Prévision

Prévision

Peut être Frais d'approche, Facture

Type = complémentaire ou Élément de


Frais d'approche facturation

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 273


Achats / doc. réf. :
Flux & Analyse APC - Flux
Commandes d'achat - Onglet Coût
Achats > Commandes > Commandes (GESPOH)

+
-
=

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 274


Achats / doc. réf. :
Flux & Analyse APC
Cas pratiques

9.1 – Commande d'achat

9.2 – Coût non prévu

9.3 – Facture complémentaire

9.4 – Réception & Facture

9.1 – Analyse

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 275


Achats / doc. réf. :
Flux & Analyse APC - Flux
Réceptions
Achats > Réceptions > Réceptions (GESPTH)

Même comportement que pour la commande d'achat.


Il est possible de compléter et modifier les coûts.

Intitulé champ Réceptions


(GESPTR)
En-tête Onglet coût Affiché/masqué
Incoterm (codé en dur dans
l'écran 'Info.
douanières')
Code Regroupement 
Lignes Coef. frais app. Saisi/affiché/masq

Structure de coûts Affiché/masqué
Coût d'achat Affiché/masqué
Coût stock Saisi/affiché/masq


Coût d'achat réel
Poids. Saisi/affiché/masq

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 276
Volume Saisi/affiché/masq
Achats / doc. réf. :

Flux & Analyse APC - Flux
Factures d'achat
Achats > Factures > Contrôle facture (GESPOH)

Même comportement que pour la commande d'achat. VP PIHCPR : Pour inclure ou


non le coefficient de frais
Il est possible de compléter et modifier les coûts. d'approche/coût fixe
unitaire dans le calcul des
coûts d'achat et stock.

Intitulé champ Factures/avoirs


(GESPTF)
En-tête Onglet coût Affiché/masqué
Incoterm Saisi/affiché/masqu
é
Code Regroupement 
Lignes Coef. frais app. Affiché/masqué
Structure de coûts Affiché/masqué
Coût d'achat Affiché/masqué
Coût stock Affiché/masqué

Coût d'achat réel
Poids. 
Volume 

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 277


Achats / doc. réf. :
Flux & Analyse APC - Flux
Factures d'achat
Achats > Factures > Contrôle facture (GESPOH)

Factures complémentaires

Facture complémentaire
(GESPIH)
 Nouveau coût
Coût

Commande Réception Facture


d'achat d'achat complémentaire
(GESPOH) (GESPTH) (GESPIH)

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 278


Achats / doc. réf. :
Flux & Analyse APC - Flux
Factures d'achat
Coût ligne
Vue pop-up
Achats > Factures > Contrôle facture (GESPOH) Transaction de
stock

Rapprochement des coûts entre la facture complémentaire et les coûts de la ligne de


commande d'achat :
Facture complémentaire
 Nouveau Montant : <…>  Nouveau
coût Répartition : <...>
Coût coût
Coût : <…>

Commande d'achat ligne

Rapprochement coûts (dans structure coûts)

Coût non détaillé (type Facture


*

(Donc)
complémentaire)

 Màj Coût stock/ Coût achat

Màj Coût réel

(Réception)
Transaction de stock Cumulé en Valeur du mouvement

* Exécuter Gestion de requête pour mettre à jour la charge de stock !


Sage X3 Formation Négoce Partie 2 279
Achats / doc. réf. :
Flux & Analyse APC - Flux
Factures d'achat
Achats > Factures > Contrôle facture (GESPOH)

Commande d'achat Facture


Ligne 1

complémentaire
10 UN * 100 € 1000 € Description coûts directs Calculé Ajusté
Structure de  Chargement standard 5€ 5€
coûts
Transport intérieur 20 € 20 €
Montant : 100 €
Coef. app. + 
Coût fixe ____!
unitaire Charges non détaillées Répartition :
50 €
Facture complémentaire 50 €
Coût 1025 € Prorata qté
d'achat
 Nouveau coût
Ligne 2

Coût
10 UN * 200 € 2000 € Description coûts directs Calculé Ajusté
réel
Structure de 
coûts Coût :
Coef. app. +  3,2 € / UN
Coût fixe ____!
unitaire Charges non détaillées
50 €

2032 Frais d'approche 32 €
Coût Facture complémentaire 50 €
d'achat
Coût
Sage X3 Formation Négoce Partie 2
Achats / doc. réf. :
280
Flux & Analyse APC - Flux
Factures d'achat
Achats > Factures > Contrôle facture (GESPOH)

Commande d'achat Facture


Ligne 1

complémentaire
10 UN * 100 € 1000 € Description coûts directs Calculé Ajusté
Structure de  Chargement standard 5€ 5€
coûts
Transport intérieur 20 € 20 €€
50
Montant : 100 €
Coef. app. + 
Coût fixe 1055 €
Charges non détaillées
unitaire Répartition :
50 €
1025 € Prorata qté
Coût
d'achat
 Nouveau coût
Ligne 2

Coût
10 UN * 200 € 2000 € Description coûts directs Calculé Ajusté
réel
Structure de  Chargement standard 6€ 6€
coûts Coût : Transport
Transport intérieur 25 € 25 €
50
Coef. app. + 
2056 €
intérieur
Coût fixe Charges non détaillées
unitaire
50 €
2031 €
Coût
d'achat
Coût
Sage X3 Formation Négoce Partie 2
Achats / doc. réf. :
281
Flux & Analyse APC - Flux
Factures d'achat
Achats > Factures > Contrôle facture (GESPOH)

Commande d'achat Facture


Ligne 1

complémentaire
10 UN * 100 € 1000 € Description coûts directs Calculé Ajusté
Structure de  Chargement standard 5€ 5€
coûts
Transport intérieur 20 € 20 €
100
Montant : 100 €
Coef. app. + 
Coût fixe 1105 €
Charges non détaillées
unitaire Répartition :

100 €
Coût 1025 Prorata qté
d'achat
 Nouveau coût
Ligne 2

Coût
10 UN * 200 € 2000 € Description coûts directs Calculé Ajusté
réel
Structure de  Chargement standard 6€ 6€
coûts Coût : Transport
Coef. app. +  intérieur
Coût fixe Charges non détaillées
unitaire
2006 €
Coût
d'achat
Coût
Sage X3 Formation Négoce Partie 2
Achats / doc. réf. :
282
Flux & Analyse APC - Flux
Factures d'achat
Achats > Factures > Contrôle facture (GESPOH)

Commande d'achat Facture


Ligne 1

complémentaire
10 UN * 100 € 1000 € Description coûts directs Calculé Ajusté
Structure de  Chargement standard 5€ 5€
coûts
Transport intérieur 20 € 20 €
100
Montant : 100 €
Coef. app. + 
1105 €
Coût fixe Charges non détaillées
unitaire Répartition :

100 €
Coût 1025 Prorata qté
d'achat
 Nouveau coût
Ligne 2

Coût
10 UN * 200 € 2000 € Description coûts directs Calculé Ajusté
réel
Structure de 
coûts Coût : Transport
Coef. app. +  3,2 € / UN intérieur
Coût fixe Charges non détaillées
unitaire
Frais d'approche 32 €
2032 €
Coût
d'achat
Coût
Sage X3 Formation Négoce Partie 2
Achats / doc. réf. :
283
Flux & Analyse APC - Flux
Données APC en flux d'achat

Commande Réception Contrôle factures


d'achat (Stockeur) (avant validation)
(Acheteur)

Le coût réel est-il visible ?   

État PURFCS basé sur :   

Des données spécifiques  

Quand les frais d'approche sont   

gérés, peut-on modifier le coefficient


d'approche et le coût fixe unitaire ?

Quand la structure de coût est   

gérée, peut-on voir (fonction Coût


de ligne) et modifier (Structure de
coût détaillée) les coûts direct ?
Peut-on visualiser les charges non   
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 284
détaillées
Achats de
/ doc. réf. : type facture complémentaire ?
Flux & Analyse APC
Cas pratiques

9.1 – Commande d'achat

9.2 – Coût non prévu

9.3 – Facture complémentaire

9.4 – Réception & Facture

9.1 – Analyse

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 285


Achats / doc. réf. :
Flux & Analyse APC - Suivi des coûts
Outils disponibles

Consultations Consultation écran (GESGTC)


– Commandes (CONSCPO)
– Lignes de commande (CONSCPP)
– Commandes par période
(FUNGRHPO)
État PURFCS
– Réceptions (CONSCPR)
– A partir des états (AIMP)
– Lignes de réception (CONSCPS)
– A partir des réceptions (GESPTH)
– Réceptions par période
– A partir des coûts (GESFCS)
(FUNGRHPR)
– Factures (CONSCPI)
Traçabilité pièces
– Lignes de facture (CONSCPJ)
– A partir du document
– A partir de la ligne de document
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 286
Achats / doc. réf. :
Flux & Analyse APC - Suivi des coûts
Statut ligne
Achats > Commandes > Commandes (GESPOH)
Achats > Réceptions > Réceptions (GESPTH)
Achats > Factures > Contrôle facture (GESPIH)

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 287


Achats / doc. réf. :
Flux & Analyse APC - Suivi des coûts
Coûts d'achat état PURFCS
États > États (AIMP)
Achats > Réceptions (GESPTH2) > Impression > Fiche
Données de base > Tables logistiques > Coûts (GESFCS) > Impression
> Fiche

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 288


Achats / doc. réf. :
Flux & Analyse APC - Suivi des coûts
Traçabilité pièces
Detail

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 289


Achats / doc. réf. :
Flux & Analyse APC - Suivi des coûts
Consultations
Achats > Consultations > …

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 290


Achats / doc. réf. :
Flux & Analyse APC
Cas pratiques

9.1 – Analyse

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 291


Achats / doc. réf. :
Flux & Analyse APC
Q&A

Ma ligne de commande d'achat n'inclut pas la fonction 'Détail structure de


coût'. Pourquoi ?
Ma ligne de commande d'achat n'inclut pas la fonction 'Coût de ligne'.
Pourquoi ?
Dans la fonction 'Coût de ligne', pouvez-vous expliquer pourquoi les
charges non détaillées de type 'Facture complémentaire' ou 'Élément de
facturation' ne remontent pas jusqu'au coût d'achat ?
Peut-on ajuster un 'Détail de structure de coût' en ligne de facture d'achat
?
Expliquez le comportement de l'option 'Nouveau coût' de la facture
complémentaire.
Est-ce que l'état PURFCS fonctionne avec les méthodes (globale) des
lignes de document en 'Frais d'approche' ? Pourquoi ?
Quel document d'achat affiche le 'Coût réel' ?
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 292
Achats / doc. réf. :
Flux & Analyse APC - Suivi des coûts
Conclusion

Vous êtes désormais capable de gérer les coûts


d'achat avancés (APC) d'un flux d'achat et de faire
un suivi des coûts.

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 293


Achats / doc. réf. :
Négoce - Achats Jour 5
Programme - Séquences

Jour 1 Jour 2 Jour 3 Jour 4 Jour 5

Introduction
Fondamentaux
& Paramétrage
commandes Signatures Sous-traitance
Paramétrage APC
ouvertes
de base

PPM
Demandes Règles de
Fondamentaux d'achat & appels rapprochement
Flux, d'offre Flux & Analyse
Acomptes
Consultations & APC
Entretien PPM Synthèse &
Plans de travail Conclusion

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 294


Achats / doc. réf. :
Sous-traitance
Programme

Objectifs
Introduction
Paramétrage
Flux
Coûts
Consultations & États
Q&A / Conclusion
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 295
Achats / doc. réf. :
Sous-traitance
Objectifs

L'objectif de cette séquence est d'être en mesure de mettre


en œuvre le flux de sous-traitance à partir du module achat.
Vous allez comprendre le flux ainsi que les différentes
étapes pour y parvenir.

Vous serez en mesure de décider quels flux de sous-


traitance utiliser : celui utilisé et paramétré dans le module
Production ou celui du module Achat.

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 296


Achats / doc. réf. :
Sous-traitance
Introduction

Besoins
Le module Achat doit être présent.
Le type de catégorie sous-traitance/service doit être défini.
Le type produit/catégorie doit être défini.
Au moins une nomenclature de sous-traitance de remplacement doit être
présente.
Les paramètres généraux doivent être revus.

Limites
Chaque commande de sous-traitance est reliée à un sous-traitant unique.
Une commande de sous-traitance gère un service unique.
Une ligne de commande d'achat est rattachée à un couple service- sous-
traitant unique. Toutefois, il est possible d'avoir plusieurs sous-traitants pour
le même service.
Pas de gestion de la contremarque avec un contrat de sous-traitance.
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 297
Achats / doc. réf. :
Sous-traitance
Introduction

L'objectif de cette fonction est de gérer les ordres de sous-traitance fermes


et prévus (équivalent à un OF).

Il permet la génération d'un ordre de sous-traitance par déclinaison des


nomenclatures de sous-traitance.

Les ordres de de sous-traitance peuvent être créés manuellement ou de


façon automatique à la suite d'une exigence (PDP, réapprovisionnement
hors MRP...).

Les ordres peuvent être inter-sites ou inter-sociétés.

Les ordres permettent le calcul des coûts.


Un nouveau type d'ordre (EO - External Order) s'affiche dans la gestion de
l'encours.
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 298
Achats / doc. réf. :
Sous-traitance - Introduction
Flux métier
Sous-traitance

Cycle de
planification 3
1
Commande Consommation Exécution Calcul
sous-traitance sous-traitance /Solde coût réel

Automatique
Commande achat 2
service 5
Réception
Achats

Composants Contrôle factures


produit sous-traité
fournis par
POH
sous-traitant

4
Composants à
Logistiqu

fournir au
e

sous-traitant
Expédition POH

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 299


Achats / doc. réf. :
Sous-traitance - Paramétrage
Flux de paramétrage

CA

VP

Codes activités (GESADP) Catégorie article (GESITG) Produit Nomenclature de Nomenclature


Paramètres généraux ( Pour les Pour les remplacement de sous-traitance
ADPVAL) composants composants
et services et services
sous-traités sous-traités

Types emplacements Emplacements Transaction de saisie de réception


Fournisseurs (GESBPS) (GESTLO) (GESLOC)
Clients (GESBPC)

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 300


Achats / doc. réf. :
Sous-traitance - Paramétrage
Paramétrage

Paramètres généraux Tronc Commun :


 ACH - MOE, COS  Emplacements
 TC - COS Affectation emplacement  Coûts
 TC - COS sous-traitant sur le fournisseur ou le client

Les paramètres généraux concernent les fonctionnalités Tiers Affectation emplacement sur des éléments,
mais également les coûts de sous-traitance  Fournisseur des coûts standard, des coûts actualisés

 Client
Affectation emplacement sur des éléments

Données article
 Catégories
 Articles
Prix entre éléments  Articles-Sites
et sous-traitants

Prix d'achat
Création de nomenclatures, composants, services….
Données du flux d'achat

Données du flux de sous-traitance Transactions de réception


Données du flux logistique
Alternatives de sous-traitance
Nomenclature de sous-traitance
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 301
Achats / doc. réf. :
Sous-traitance - Paramétrage
Catégories articles - Règles d'émission
Consommations de composants à envoyer
Données de base > Produits > Catégories articles (GESITG)

Emplacement Emplacement
société(s) sous-traitance
Expédition de sous-traitance

Règle de sortie de stock

Réapprovisionnement
sous-traitance

Règle de sortie de stock


(consommation)

- Règle d'affectation et de sortie > Filtre emplacement = Emplacement local


- Le Fournisseur > onglet Commerciales > Emplacement
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 302
Achats / doc. réf. :
Sous-traitance - Paramétrage
Catégories articles - Flux & catégories
Données de base > Articles > Catégories articles (GESITG)

Champ Composant à Composant Services de Article


envoyer fourni sous-traitance sous-traité

Gestion des stocks  Géré (stock)  Non géré  Géré


(stock)

Types de Service   
catégories
Fantôme   
Outils   
Générique   

Types de flux Acheté   


Vendu   
Fabriqué   
Livré   
Sous-traitance   
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 303
Achats / doc. réf. :
Sous-traitance - Paramétrage
Types d'emplacement / Emplacements
Données de base > Tables articles > Types emplacement GESTLO)
Données de base > Tables articles > Emplacements (GESLOC)
Obligation de déclarer l'emplacement de sous-traitance pour les mouvements de stock :

Emplacement Emplacement
société(s) sous-traitance

Catégorie emplacement
 Interne
 Quai - En attente de
stockage
 Client
 Sous-traitance

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 304


Achats / doc. réf. :
Sous-traitance - Paramétrage
Fournisseurs et clients
Données de base > Tiers > Fournisseurs (GESBPS)
Données de base > Tiers > Clients (GESBPC)

S'il est nécessaire d'expédier les marchandises au fournisseur par le


biais d'une expédition, il devient alors nécessaire de paramétrer le tiers
en tant client.

Fournisseur Client
Onglet « Clients
Onglet Commerciales
livrés » :

Emplacement
Emplacement
sous-traitance

Consommations de «
Transferts sous traitants Retours sous-traitants Livraison ventes
Composants à envoyer
(GESSST) (GESSTR) (GESSDH)
» (GESITG)

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 305


Achats / doc. réf. :
Sous-traitance - Paramétrage
Transaction de saisie des ordres de sous-
traitance
Paramétrage > Achats > Transactions de saisie > Ordres de sous-traitance (GESPTE)

Transaction réservés à la génération automatique : Sert à définir les


transactions de saisie disponibles dans les fonctions suivantes :
- Paramétrage > Achats > Transactions de saisie > Planning global (GESMGL)
> onglet Paramètres > Transaction EO automatique,
- Paramétrage > Achats > Transactions de saisie > Plan de travail (GESMGL)
> onglet Paramètres > Transaction EO automatique,
Statut autorisé : Quels sont les statuts autorisés pour les ordres de sous-
traitance créés ? 3 valeurs possibles: Planifié, Ferme et Par sélection (à
sélectionner).
Méthode d'affectation : Trois options : Manuelle, Automatique (globale) ou
automatique (détaillée).
Documents : L'édition de l'ordre de sous-traitance (en création) est-elle
manuelle ou automatique ?
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 306
Achats / doc. réf. :
Sous-traitance - Paramétrage
Alternatives de nomenclature
Données de base > Nomenclatures > Alternatives de nomenclature (GESTBO)

Avant de créer une nomenclature de sous-traitance, il est obligatoire de créer au moins une
alternative de nomenclature de type "Sous-traitance".

En fonction de l'utilisation du code de l'alternative de nomenclature, il est possible de gérer


:
- le calcul des coûts,
- le CBN,
- le PDP.

Alternative x Alternative y

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 307


Achats / doc. réf. :
Sous-traitance - Paramétrage
Nomenclature de sous-traitance
Données de base > Nomenclatures > Nomenclature sous-traitance
(GESBODS)

Onglet Service
Onglet Matières

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 308


Achats / doc. réf. :
Sous-traitance - Paramétrage
Nomenclatures de sous-traitance
Données de base > Nomenclatures > Nomenclature sous-traitance (GESBODS)

Gestion des rebuts :

%
Rebut

Quantité

Coût

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 309
Achats / doc. réf. :
Sous-traitance - Paramétrage
Articles
Données de base > Articles > Articles (GESITM) > onglet Fournisseurs

Il est également possible de définir une alternative de sous-traitance et un délai de sous-


traitance par défaut.
Lors de la création d'un ordre de sous-traitance (GESSCO), ces valeurs seront chargés par
défaut.
Ces champs sont facultatifs.
Sous-traitance
Alt. sous-traitance

Délai sous-traitance

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 310


Achats / doc. réf. :
Sous-traitance
Cas pratique

BMS021 (BMS072)
FR012
Chambre à air de 20" -
Fabtech
Route
Catégorie = BMSOL

BMS025 (BMS073)
Pneus 20'' - Route
Catégorie = BMSOL

SUB001
BMS008 (BMS074) Roue vélo enfant - Route
Jante rayon 20" (sous-traitant) Catégorie = SUBCO
Catégorie = BMSOL

SER004
Assemblage roue sous-traitance FR060
Catégorie = SERVI Riders

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 311


Achats / doc. réf. :
Sous-traitance
Cas pratique

10.1 - Catégories articles, articles et stock

10.2 - Paramétrage tiers

10.3 - Nomenclature de sous-traitance

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 312


Achats / doc. réf. :
Sous-traitance
Flux

EO unique ST unique EO unique EO unique


ou allocation ou ou ou
de masse masse masse masse

EO EO Allocation État Commande Réception Solde/ Coûts


planifiée ferme stock d'achat fournisseur Exécution

Automatique

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 313


Achats / doc. réf. :
Sous-traitance - Flux
Ordre de sous-traitance
Achats > Sous-traitance > Ordres de sous-traitance (GESSCO)

POH

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 314


Achats / doc. réf. :
Sous-traitance - Flux
Ordre de sous-traitance - États
Achats > Sous-traitance > Ordres de sous-traitance (GESSCO)
Lancement

Planification Lancement Solde


Suggérée Prévue Ferme Processus Soldé
physique
Statut de l'ordre
Édition Réception
dossier OA complète Coûts
sous- Prix de revient
En attente traitance Édité En cours Soldée
calculé
Situation service & suivi article lancé

Réception
OA Réception complète
En attente Commandée Reçue Soldée

État matière ligne "Fournie par le sous-traitant" & service & article lancé

Consommation sous-traitance Réception complète

En attente En cours Soldée

État matière ligne "A envoyer au sous-traitant"


Sage X3 Formation Négoce Partie 2 315
Achats / doc. réf. :
Sous-traitance - Flux
Allocation/Allocation auto. et désallocation
Achats > Sous-traitance > Ordres de sous-traitance (GESSCO)
Achats > Sous-traitance > Allocations automatiques (FUNTEOALL)
Achats > Contrat de sous-traitance > Automatique de-allocations (FUNTEODESA)

L'allocation de sous-traitance est toujours effectuée sur l'emplacement de sous-traitance.


Sinon, une rupture est créée.

Emplacement Emplacement
société(s) sous-traitance

Allocation

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 316


Achats / doc. réf. :
Sous-traitance - Flux
Ordre de sous-traitance - Solde et clôture
Achats > Sous-traitance > Ordres de sous-traitance (GESSCO)

Service
Matières à & Article EO
envoyer au matières
tiers lancé soldé
fournies
par le tiers
Clôturé

Clôturé

Clôturé

Clôturé
Récepti
MSF EOF
on
allocation

En-cours

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 317


Achats / doc. réf. :
Sous-traitance - Flux
Gestion du stock

Expédition de type sous-traitance


flux de vente
Modèle de

2
Retours matières sous-traitance

Expédition de type sous-traitance


Modèle de
flux mixte

1
EMPLACEMENT EMPLACEMENT
INTERNE SOUS-TRAITANCE
2
Retours sous-traitance

Transferts sous-traitance
flux interne
Modèle de

2
Retours sous-traitance
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 318
Achats / doc. réf. :
Sous-traitance - Flux
Gestion du stock

Flux interne Flux de vente


+ +
- Gestion transporteur
- Ergonomie fondés sur le changement - Emballage
d'emplacement (facilité d'utilisation) - Gestion bon d'expédition
- Sous-traitance intersite
Vs - Règles de gestion des stocks spécifiques à
ce flux (expédition sous-traitance et réappro
sous-traitance)

- -
- Transaction commune avec les livraisons
- Règles de gestion des stocks partagés avec standard : attention en cas de gestion des
le flux intersite (mouvement interne) droits différents
Vs
- Nouvelles fonctionnalités à déployer
(douanes non gérée, formation des utilisateurs
finaux ...)

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 319


Achats / doc. réf. :
Sous-traitance - Flux
Significtion des abréviations

Flux Suggéré (S) Prévu (P) Ferme (F)

EOS EOP EOF


Produit sous-traité External External External
Order Suggested Order Planned (sous- Order Firm (sous-
(suggestions d'achat) traitance prévue) traitance ferme)
SCS SCP SCF
Service de sous-
traitance Dépendent de l'EOS Dépendent de l'EOP Dépendent de
l'EOP

MSS MSP MSF


Matière de sous-
traitance Dépendent de l'EOS Dépendent de l'EOP Dépendent de
l'EOF

Ces matières de sous-traitance sont uniquement générées pour les composants "à envoyer au
sous-traitant".

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 320


Achats / doc. réf. :
Sous-traitance - Flux
Exemple 1

Ordre de sous-traitance non commandé.


Délai service (5 jours)
Délai expédition (3 jours)
Délai d'achat / Délai de production = 3 jours

19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
mmaa mmaa mmaa mmaa mmaa mmaa mmaa mmaa mmaa mmaa mmaa mmaa

Date Date
Date Date
début EOx réception
achat expédition

ST x délai (5 jours)

Délai expé. (3 jours)

Délai CAx/OFx (3 jours) MSx

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 321


Achats / doc. réf. :
Sous-traitance - Flux
Exemple 2

Ordre de de sous-traitance commandé


Sur la note d'accusé de réception de la commande d'achat, le fournisseur confirme un retard de 2 jours (+ 2 jours sur la
date de réception prévue) :

09
11 10
12 13
11 12
14 13
15 14
16 15
17 16
18 17
19 18
20 19
21 20
22
mmaa mmaa mmaa mmaa mmaa mmaa mmaa mmaa mmaa mmaa mmaa mmaa

Date Date
Date Date
début EOx réception
achat livraison

ST x délai (5 jours)

Délai expé. (3 jours)

Délai CAx/OFx (3 jours) MSx

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 322


Achats / doc. réf. :
Sous-traitance - Flux
Sous-traitance & CBN

Événements liés à un ordre de sous-traitance

EOx

Commande
externe
(EO)

MSx STx

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 323


Achats / doc. réf. :
Sous-traitance - Flux
Sous-traitance & CBN

Exemple d'éclatement de nomenclature :


FG correspond à Finished Good (Produit Fini) ; SFG correspond à Semi-Finished Good
(Produit Semi-Fini) "à envoyer au sous-traitant".
Tbs1, Tbs2 & Tbs3 sont des composants “To be sent (à envoyer) au sous-traitant”
Sbs1 est un composant " Supplied by the subcontractor (fourni par le sous-traitant)"
SER est le service de sous-traitance

SOF
Niveau 1 FG
EOS

MSS MSS SCS


Composant
Niveau 2 SFG
EOS
SCT3
POS
SER

MSS MSS SCS


Composant Composant Composant
Niveau 3 Tbs1
POS
Tbs2
POS
Sbs1
SER

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 324


Achats / doc. réf. :
Sous-traitance - Coûts
Différents coûts
Contrôle de gestion > Calculs de coûts (MCICC) > …
Contrôle de gestion > Coût de sous-traitance > Calcul coûts prévisionnels sous-traitance
(CALSCOCOST)
Contrôle de gestion > Coût de sous-traitance > Calcul prix revient sous-traitance (FUNWIPSCO)

Coût Coût
Standard provisoire Coût réel

Coût matière Coût matière Coût matière


• Qté BOM d'articles "A envoyer' X coût article (standard, • Qté EO d'articles ‘A envoyer’ X coût article
révisé, budgété ou simulé) (VLTMATEXT ou VLTSEMEXT) • Qté suivie d'articles "A envoyer' X Valeur du
mouvement

Coût sous-traitance Coût sous-traitance Coût sous-traitance


• Liste tarifaire de "matières fournies par le sous-traitant" • Liste tarifaire/prix de commande de "matières fournies
• & liste des tarifs d'achat par le sous-traitant" • Prix de commande/Prix de facture de
• & liste de prix/prix de commande de service "matières fournies par le sous-traitant"
• & prix de commande/prix de facture du
service

Frais généraux Frais généraux Frais généraux


• Matière d'articles "à envoyer' : Frais généraux sortie • Matière d'articles "à envoyer' : Frais généraux sortie
EO EO • Matière d'articles “à envoyer' : Frais
• Composé : Frais Généraux réception fournisseur • Composé : Frais Généraux réception fournisseur généraux sortie EO
(colonne A,B,C ou D) (OVECOLSCO ) Composé : Frais Généraux réception
fournisseur (OVECOLSCO )

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 325


Achats / doc. réf. :
Sous-traitance - Contrôle de gestion
Consultations de coûts
Contrôle de gestion > Coût de sous-traitance (MCSCC) > …
Contrôle de gestion > Analyse des performances () > …

Coût de sous-traitance: Analyse des performances

Consultation coûts prévisionnels (GESSCCP) Comparaison des coûts (COMPCOUT)


Consultation en-cours sous-traitance (GESPWI) Impression comparatif coûts (COMPCOUTM)
Consultation prix revient (GESSCC)

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 326


Achats / doc. réf. :
Sous-traitance - Consultations & États
Achats > Consultations > Sous-traitance (MPCNF) > …
États > Visu. requêtes (EXEALH)
États > États (AIMP)

Consultations Requêtes États

Allocations (CONSALLA) Commandes sous-traitance à Prix revient sous-traitance


Allocation en rupture passer (GPA018) (SCOCOST)
(CONSSHTA) Matières à servir sous- Liste ordres de sous-
Consommation sous-traitance traitance (GPA022) traitance (SCOHEAD)
(CONSSCM) Ordres sous-traitance soldés
(GPA024)
Ordres sous-traitance en
retard (GPA025)

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 327


Achats / doc. réf. :
Sous-traitance
Cas pratique

10.4 - Sous-traitance d'achat

10.5 - Commande d'achat

10.6 - Réapprovisionnement stock de


sous-traitance

10.7 - Réception partielle et consommation


matières

10.8 - Solde et clôture

10.9 - Contrôle de gestion

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 328


Achats / doc. réf. :
Sous-traitance
Q&A

Quelle est la règle d'allocation et de sortie pour un emplacement de


consommation de sous-traitance ?

Quels devraient être les rôles des sous-traitants (Tiers) ?

En sous-traitance, quel type d'emplacement devrait être créé ?

Un emplacement de sous-traitance devrait être lié à quelle fiche ?

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 329


Achats / doc. réf. :
Sous-traitance
Conclusion

Vous maitrisez désormais le flux d'achat de sous-traitance.


Vous savez désormais comment paramétrer :
- les caractéristiques de la sous-traitance article (sous-traité, composants
à envoyer, composants fournis par le sous-traitant et services),
- les rôles Tiers (fournisseur mais aussi client pour les produits à
envoyer),
- les emplacements de sous-traitance, alternatives et nomenclatures de
sous-traitance,

Mais aussi comment exécuter le flux :


- Créer un ordre de sous-traitance, envoyer les articles au fournisseur,
réceptionner l'article sous-traité, traiter le solde et la clôture de l'ordre de
sous-traitance …

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 330


Achats / doc. réf. :
Négoce - Achats Jour 5
Programme - Séquences

Jour 1 Jour 2 Jour 3 Jour 4 Jour 5

Introduction
Fondamentaux
& Paramétrage
commandes Signatures Sous-traitance
Paramétrage APC
ouvertes
de base

PPM
Règles de
Demandes d'achat
Fondamentaux & appels d'offre rapprochement
flux, Flux & Analyse
Acomptes
consultations & APC
entretien PPM Synthèse &
Plans de travail Conclusion

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 331


Achats / doc. réf. :
Règles de rapprochement
Programme

Objectifs
Introduction
Paramétrage
Flux
Consultations
Q&A / Conclusion
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 332
Achats / doc. réf. :
Règle de rapprochement
Objectifs

Le but de cette séquence est de vous faire comprendre la notion de


règles de rapprochement (également appelée Three Way Matching ).

Vous apprendrez à paramétrer les règles de rapprochement qui mettront


en lumière les écarts en terme de quantités, de dates et de montants
dans les trois principaux documents d'achat :
- Commande d'achats,
- Réception,
- Contrôle factures.

Ces contrôles peuvent être au choix des avertissements ou des


contrôles bloquants.
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 333
Achats / doc. réf. :
Règle de rapprochement
Objectifs

L'objectif des règles de rapprochement est de permettre à l'acheteur de contrôler les dates de
réception, les quantités et les écarts de montant entre la commande d'achat, la réception et la
facture d'achat.

Entre la commande d'achat et la réception :


-  Quantité : rupture / dépassement,
-  Date de réception : En avance / en retard.
Entre la réception et la facture d'achat :
-  Quantité : rupture / dépassement,
Entre la commande d'achat et la facture d'achat :
-  Coût unitaire : Commande contre facture,
-  Total final ligne : Commande contre facture,

Les écarts de quantités et de montant peuvent être exprimées en valeur et/ou pourcentage (les
deux peuvent être combinés).
En fonction du choix, l'acheteur pourra obtenir un avertissement ou un message bloquant.

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 334


Achats / doc. réf. :
Règles de rapprochement
Introduction

Commande d'achat Réception Contrôle factures


(GESPOH) (GESPTH) (GESPIH)

 Quantité : rupture / dépassement  Quantité : rupture / dépassement

 Date réception : En avance / En retard

 Coût unitaire commande contre Coût unitaire facture

 Total final ligne commande contre Total final ligne facture

Les valeurs (quantités, jours, montants) représentent des


seuils.
Les actions (avertissement et blocage) sont déclenchées
lorsque ces seuils sont dépassés.

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 335


Achats / doc. réf. :
Règles de rapprochement - Paramétrage
Flux de paramétrage

Règles de rapprochement Transactions de saisie réceptions Fournisseurs Articles


(GESMAT) (GESPTR) (GESBPS) (GESITM)
Transactions de saisie
factures/avoirs
(GESPTF)

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 336


Achats / doc. réf. :
Règles de rapprochement - Paramétrage
Réceptions
Paramétrage > Achat > Règles rapprochement (GESMAT) > onglet Réceptions

1 Quantités POH
2 Date réception POH
PTH PTH
(rupture / dépassement) En avance / En retard
Contrôle : Activer ou désactiver
Contrôle Activer ou désactiver
Pourcentage / Quantité : Expression
du contrôle Peut être :
Jours Exprimé en nombre de jours
- un pourcentage,
calendaires
- une quantité,
- les deux (le premier élément
Action Peut être un avertissement ou
répondant au critère déclenchera
un blocage (la réception ne peut pas
l'action).
être créée).
Action Peut être un avertissement ou
un blocage (la réception ne peut pas
être créée).

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 337


Achats / doc. réf. :
Règles de rapprochement - Paramétrage
Règles de rapprochement : Factures
Paramétrage > Achat > Règles rapprochement (GESMAT) > onglet Factures

3 Seuil montant
Quantités PTH 4 Coût unitaire facture : POH 5
POH
PIH
(rupture / dépassement)
PIH
(Inférieur/Supérieur)
PIH commande ligne
(Inférieur/Supérieur)

Contrôle Activer ou Contrôle : Activer ou Contrôle Activer ou


désactiver désactiver désactiver

Pourcentage / Quantité : Pourcentage / montant : Pourcentage / montant :


Expression du contrôle Peut Expression du contrôle Peut Expression du contrôle Peut
être : être : être :
- un pourcentage, - un pourcentage, - un pourcentage,
- une quantité, - un montant, - Montant :
- les deux (le premier - les deux (le premier - les deux (le premier
élément répondant au critère élément répondant au critère élément répondant au critère
déclenchera l'action). déclenchera l'action). déclenchera l'action).

Action Peut être un Action Peut être un Action Peut être un


avertissement ou un blocage avertissement ou un blocage avertissement ou un blocage

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 338


Achats / doc. réf. :
Règles de rapprochement - Paramétrage
Règles de rapprochement : Factures
Coût unitaire facture contre Total final ligne facture
Paramétrage > Achat > Règles de rapprochement (GESMAT) > onglet Factures

Commande d'achat Réception Facture d'achat

4
Prix net Prix net

5
Quantité x Prix net
Quantité x Prix net

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 339


Achats / doc. réf. :
Règles de rapprochement - Paramétrage
Transaction de saisie
Paramétrage > Achat > Transaction de saisie > Réceptions (GESPTR)
Paramétrage > Achat > Transaction de saisie > Factures/Avoirs (GESPTF)
Un champ d'état des réceptions peut être affiché sur les réceptions
et les factures.
Les valeurs possibles sont les suivantes :
En-tête transaction de saisie Contrôle réception / facture

 Statut three-way match/résultats Bouton Résultats rapprochement


(afin d'activer le bouton…)

Lignes transaction de saisie Contrôle réception / facture

Règles de rapprochement
Colonne Résultats rapprochement
Saisi/affiché/masqué

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 340


Achats / doc. réf. :
Règles de rapprochement -
Priorité code
Données de base > Tiers > Fournisseurs (GESBPS)
Données de base > Articles > Articles (GESBPS) > …

Articles > Onglet Fournisseurs >


Règles de rapprochement

Articles > Onglet Appro >


Règles de rapprochement

Fournisseurs > Onglet Gestion


> Règles de rapprochement

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 341


Achats / doc. réf. :
Règle de rapprochement
Cas pratique

Commande d'achat Réception Contrôle factures


(GESPOH) (GESPTH) (GESPIH)

Date réception : en avance/en retard


< + 2 jours : Attention !
> + 2 jours Bloquant !

Total final ligne commande contre Total final ligne facture


< + 5% : Bloquant !
> + 5% : Bloquant !

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 342


Achats / doc. réf. :
Règle de rapprochement
Cas pratique

11.1 - Paramétrage des règles de


rapprochement

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 343


Achats / doc. réf. :
Règles de rapprochement - Flux
Fenêtre des résultats rapprochement : trois blocs
Paramétrage > Achat > Réceptions > Réceptions (GESPTH2)
Paramétrage > Achat > Factures > Factures GESPIH (contrôle)

 Statut rapprochement

Lignes concernées

 Détails rapprochement
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 344
Achats / doc. réf. :
Règles de rapprochement
Consultations
Achats > Consultations (MPCNS) > …

Consultations

Liste de factures (CONSCPI)


Lignes de facture (CONSCPJ)

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 345


Achats / doc. réf. :
Règle de rapprochement
Cas pratique

 < Aujourd'hui - 10 jours


>
Date de réception prévue = < Aujourd'hui > *  < Aujourd'hui >
< Aujourd'hui + 5 jours >

Commande d'achat Réception Contrôle factures


(GESPOH) (GESPTH) (GESPIH)

10 UN de 10 UN de
<Pignon 9 10 UN de <Pignon 9
code <Pignon 9 code
article> code article>
Prix net = article> Prix net =
84€ 92€

Date réception : En avance / en retard


< + 2 jours : Attention!
> + 2 jours Bloquant !

Total final ligne commande contre Total final ligne facture


< + 5% : Bloquant !
> + 5% : Bloquant !

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 346


Achats / doc. réf. :
Règles de rapprochement
Cas pratique

11.2 – Commande et réception d'achat

11.3 – Contrôle facture

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 347


Achats / doc. réf. :
Règles de rapprochement
Q&A

Les règles de rapprochement permettent-elles de contrôler les écarts de


quantité entre une commande d'achat et une facture d'achat ?

Y a t-il un intérêt à contrôler à la fois le 'total final ligne facture' et les


'Quantités' dans l'onglet Factures ? Pourquoi ? Que proposez-vous ?

Dans un document, d'où peut provenir un code de règles de


rapprochement ? Expliquez les priorités.

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 348


Achats / doc. réf. :
Règles de rapprochement
Conclusion

Vous êtes désormais capable de comprendre et paramétrer


les règles de rapprochement.

Vous avez compris d'où provient le code de règles de


rapprochement et vous savez le gérer dans les documents
d'achat.

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 349


Achats / doc. réf. :
Négoce - Achats Jour 5
Programme - Séquences

Jour 1 Jour 2 Jour 3 Jour 4 Jour 5

Introduction
Fondamentaux
& Paramétrage
Commandes Signatures Sous-traitance
Paramétrage APC
ouvertes
de base

PPM
Demandes Règles de
Fondamentaux d'achat & appels rapprochement
flux, d'offre Flux & Analyse
Acomptes
consultations & APC
entretien PPM Synthèse &
Plans de travail Conclusion

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 350


Achats / doc. réf. :
Synthèse & Conclusion

Cinq jours de formation vont bientôt s'achever.


Vous avez abordé les différents flux d'achat de façon progressive et
grâce à des cas concrets.

Vous êtes désormais capable :


- d'identifier les données clés des achats,
- de créer des documents standard (ABC),
- de gérer les évènements en amont des documents (standard) officiels
: DA, devis, tous les outils décisionnels (planning global, plan de
travail, etc.),
- de gérer les autres tâches relatives aux achats : signatures, acomptes,
APC, sous-traitance et règles de rapprochement.

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 351


Achats / doc. réf. :
Synthèse & Conclusion

Questions
&
Rèponses

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 352


Achats / doc. réf. :
Merci de votre attention !

Restez informés de nos dernières actualités :


Notre site web global Regardez notre chaîne YouTube
SageERPX3.com youtube.com/SageERPX3
Lisez notre blog Rejoignez notre groupe LinkedIn
SageERPX3.com/blog SageERPX3.com/linkedin
Notre communauté Aimez notre page Facebook
OurSagePlace.com Facebook.com/SageERPX3

Suivez-nous sur Twitter


twitter.com/sageERPX3

© Sage 2015
Ce document est la propriété exclusive de Sage et/ou des filiales du groupe Sage et est protégé par le code de la propriété intellectuelle et les
lois et traités internationaux en matière de droit d'auteur.
Toute reproduction d'une partie ou de l'intégralité de ce document est formellement interdite.
Toute personne ne respectant pas ces dispositions se rendra coupable de violation du droit d'auteur et s'exposera aux sanctions pénales
prévues par la loi.

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 Achats / doc. réf. : X3DISPv7.1p5SLHAM1.0 353


Sage Service Formation

Pays @, www Tel Responsable formation


UKI MMETrainingUK@sage.com +44 118 927 0337 Janet Glen
Australie www.sagebusiness.com.au +61 2 9921 6568 Kaan Murison

Moyen Orient elite.shiboo@sage.com Elite Shiboo


Afrique du Sud jodi.kramer@sage.com +27 11 304 2000 Jodi Kramer
DACH training@sage.de +49 771 896 52 4361 Nadine Thamer
Amérique du Nord www.sageu.com +1 800 854 3415 Natalie Grizzle

Zone d'export Formationexport@sage.com +33 556 136 947 Céline Glandor


www.sage.fr/portail
France FRPlanningMGE@sage.com +33 141 662 377 Astrid Preau
www.sage.fr/portail
www.universite-sage.com
Portugal formacao@sage.pt +35 707 782 403 Joao Aguiar
www.sage.pt
Pologne www.sage.com.pl +48 224 555 600 Maciej Brzeziński

Espagne es-mm-training@sage.com +34 902 884 884 Rosa Maria Paniagua Cruz
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 354
Achats / doc. réf. :