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OPERACIONES CON ARCHIVOS

La información contenida en todas las hojas que componen un libro Excel se almacena en un
solo archivo. A continuación se muestran diferentes formas de guardar, cerrar, abrir y crear
libros Excel.

1. Guardar un archivo
Como en las otras herramientas de Office, para evitar la pérdida de nuestra información, será
necesario que se guarde el archivo, es decir, que se grabe en un medio de almacenamiento de
la computadora. Este procedimiento es similar al de Word.
En la pestaña Archivo, están las opciones Guardar y Guardar como. Recuerde que cuando se
guarde el archivo por primera vez ambas opciones tienen el mismo resultado: se mostrará la
ventana de Guardar como, donde seleccionará el lugar donde guardará el archivo, puede ser
una carpeta usada recientemente o se puede seleccionar la opción Examinar para seleccionar
otra carpeta. Luego de esto, se abrirá la ventana para colocar en la opción Nombre de archivo,
el nombre del mismo y la opción Tipo, que nos permite guardar el archivo en otras versiones
de Excel, como página web, etc.

Figura 1. Guardar como

Fuente: Elaboración propia

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 Figura 2. Colocar título
Fuente: Elaboración propia

Luego, deberá hacer clic sobre el botón Guardar. Luego de esto, en la barra de título se
mostrará el nombre del archivo. Existen otros método para guardar un archivo es la
combinación de teclas Ctrl + G, o haciendo clic sobre el botón Guardar de la barra de acceso
rápido.

Figura 3. Botón Guardar

Fuente: Elaboración propia

2. Cerrar un libro
Una vez que se ha terminado de trabajar con un archivo conviene cerrarlo para no
modificarlo involuntariamente y para no utilizar inútilmente memoria del computador. Esta
operación se puede realizar de varias formas. Una de ellas consiste en utilizar la pestaña
Archivo, opción Cerrar. En caso de que no se guarden los últimos cambios, Excel nos
avisará mostrándonos la siguiente ventana:

Figura 4. Cerrar
Fuente: Elaboración propia

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Usted deberá pulsar el botón Guardar, para guardar los últimos cambios, pulsará el botón
No Guardar, para ignorar los cambios y que el archivo quede como en su anterior grabación,
o si no está seguro, puede pulsar el botón Cancelar para no cerrarlo aún.

Otro método es haciendo clic en Cerrar que se encuentra en la esquina superior derecha
de la ventana. Tenga presente que luego de usar la opción Cerrar de la Pestaña Archivo o
el botón Cerrar de la Barra de título usted puede trabajar con otros libros existentes o crear
nuevos.

3. Abrir u n archivo
Se puede abrir un libro Excel de diversas formas:

• Con la pestaña Archivo y la opción Abrir.

• Con la combinación de teclas Ctrl + A.

Con cualquiera de los métodos anteriores siempre se abrirá la siguiente ventana:

Figura 5. Abrir archivo

Fuente: Elaboración propia

Donde se elegirá algún libro recientemente abierto o la opción Equipo para seleccionar la
carpeta donde se encuentre el archivo.

Figura 6. Selección de archivo (1)

Fuente: Elaboración propia
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Hay que indicar la carpeta en donde se encuentra el archivo. Por defecto, se muestra el
contenido de la última carpeta donde se trabajó. De la lista de archivos se deberá
seleccionar el archivo que se necesite, para luego hacer clic en el botón Abrir.

Figura 7. Selección de archivo (2)

Fuente: Elaboración propia

Este botón tiene un menú desplegable que nos permitirá abrir el archivo en diversas
modalidades.

4. Nuevo archivo
Si se necesita crear otro libro, use la pestaña Archivo y la opción Nuevo. Se mostrarán las
opciones para crear un libro en blanco o utilizar una plantilla, es decir, un modelo pre
formateado.

Figura 8. Nuevo archivo

Fuente: Elaboración propia

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5. Crear archivos c o n las plantillas
Una plantilla es un modelo prediseñado que puede servir de base para generar otros
archivos Excel y puede incluir tanto datos como formatos.
Al crear un nuevo archivo, Excel tiene la opción de utilizar para ello una plantilla o una
hecha por el usuario.

Figura 9. Plantillas
Fuente: Elaboración propia

Al elegir un modelo de plantilla solo deberá hacerle clic y Excel generará un libro que usted
podrá modificar para adaptarlo a sus necesidades. La imagen que sigue muestra la plantilla
Informe de Ventas.

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 Figura 66. Informe de ventas
Fuente: Elaboración propia

Luego de hacer las modificaciones que se requieran, se debe guardar el archivo Excel.
También es posible que usted necesite crear sus propias plantillas, en este caso bastará
especificar como tipo de archivo Plantilla Excel (*.xltx) al momento de guardar el archivo.