Expediente administrativo

Es un conjunto ordenado y completo de documentos y actuaciones que sirven de

antecedentes y de base, para el procedimiento de compra.
Debe estar siempre disponible para que los posibles interesados, y todos aquellos
que lo deseen, tengan la posibilidad de revisarlo y obtener copias del mismo.
Etapas o fases del procedimiento administrativo
INICIO DE OFICIO: Se inician de oficio, es decir que la propia administraci6 n por
iniciativa propia y sin que haya mediado petición de un particular se inicia. El ejemplo
que se puede dar en este caso son las sanciones administrativas, nadie pide que
se sancione.
INICIO A PETICION DE INTERESADO: En este caso existen tres formas por las
cuales se puede iniciar el procedimiento administrativo:
PETICION PERSONAL DEL INTERESADO
Esta clase de peticiones se puede verificar de dos formas:
Por escrito
Cuando las peticiones se hacen por escrito, se realiza solicitando al administrador,
mediante la presentaci6n de memoriales o simples solicitudes que no requieren de
mayores formalismos, salvo en los casos en los que, si se exigen algunos requisitos
mínimos, como el caso de las peticiones en la administración tributaria, como lo
veremos adelante.
Petición verbal
So n muy excepcionales las peticiones verbales para iniciar el expediente
administrativo, pero en materia de denuncias y de algunos recursos administrativos
si es municipal.
POR DENUNCIA DE UN ADMINISTRADO CONTRA OTRO
Este caso se puede dar cuando un particular denuncia a otro administrado que por
violación de leyes o reglamentos Ie pudiera estar causando algún daño 0 esté
afectando el interés público, este ejemplo se puede dar cuando un particular
denuncia ante Juez de Asuntos Municipales que otro está tirando basura en Ia vía
pública, o que de cualquier manera este violando reglamentos municipales.
DECRETO DE TRAMITE
El decreto de trámite, es el que dicta la autoridad administrativa, al momento de
iniciar el procedimiento administrativo, ya sea por petición de parte, por denuncia o
de oficio. En este se indica que se da tramite a la petición, denuncia o informe de
otra dependencia, se dan audiencias y se señalan plazos.
NOTIFICACIONES
De toda iniciaci6n de procedimiento se debe notificar a las partes involucradas y
darle la audiencia respectiva, pues como ya se expresó, uno de los principios
importantes en el procedimiento administrativo es el legítimo derecho de defensa.
INTERVENCION DE TERCEROS
En los procedimientos administrativos es normal que existan terceros: cuando una
resolución administrativa que se emite en favor de una persona, pueda afectar a
otra u o tras personas y en este caso debe dársele intervención y se les debe
escuchar dentro del procedimiento administrativo y sin estas audiencias los terceros
pueden impugnar una decisión, si no se les ha escuchado dentro del procedimiento.
DILIGENCIAS
El diligenciamiento consiste en que una vez formulada la solicitud por la persona
solicitante e iniciado el procedimiento, comienza la colaboración material de los
órganos encargados de la recepción de las pruebas y su incorporación material al
expediente. El diligenciamiento de la prueba de peritos consiste en la forma de dar
intervención a los órganos técnicos de la administración, para que, a través de
dictámenes, se proceda a señalar la conveniencia o inconveniencia de los puntos
de decisión del órgano administrativo y, así, llevar adelante el conjunto de trámites
y formas requeridas para la realización y finalización del expediente administrativo.
INSPECCIONES
Las inspecciones oculares o inspecciones administrativas tienen por objeto que el
administrador verifique hechos y circunstancias aseveradas por la parte pidiente o
la parte que solicito su realización y las haga constar mediante informe o acta
administrativa para que tenga validez legal y se tenga como prueba en el expediente
administrativo.
INFORMES
Los informes constituyen, como parte del procedimiento administrativo, hechos
importantes, pues de estos depende en muchos casos la resolución de un
expediente. Es importante hacer notar que los informes pueden existir a todo nivel
dentro del Estado. El informe no solo puede pedirse dentro de la esfera de los
órganos administrativos centralizados. También existe relación de colaboración de
la administración centralizada con los demás órganos desconcentrados y
descentralizados de la administración y entre los organismos del Estado (Organismo
Ejecutivo, Legislativo y Judicial).
DECLARACIONES
Declaración significa establecimiento de la verdad de hechos o circunstancias que
Ie constan o afectan a la persona que se interroga. Dentro de todo procedimiento
administrativo se prestan declaraciones.
EXPERTAJES
Los expertos sirven dentro del procedimiento administrativo, ya sea para que los
solicitantes o el propio administrador esclarezca asuntos que requieren de la pericia
o del conocimiento técnico de una persona versada en la materia.
DOCUMENTOS
Es el objeto en que consta, por escrito, una declaración de voluntad o de
conocimiento o cualquier expresión del pensamiento. En su mayoría, las peticiones,
las pruebas, actuaciones, dictámenes y la propia resoluci6n administrativa
constituyen documentos, que e n su conjunto constituyen el expediente
administrativo.
INTERVENCION DE LA PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION
En los procedimientos administrativos tiene importante intervención la Procuraduría
General de la Nación. La actuación de este órgano se puede dar en dos formas:
a) En forma facultativa. Esta actuación de la Procuraduría se da cuando el órgano
administrativo solicita la asesoría del consultor. Recordemos que los consultores
jurídicos de los órganos del Ejecutivo quedan adscritos a la Procuraduría General
de la Nación, sección de Consultoría. En este caso cuando en algunos expedientes
el administrador pide libremente la asesoría, es a lo que se Ie denomina el dictamen
facultativo.
b) En forma obligatoria. Es cuando la Ley obliga al órgano administrativo a pedir el
parecer 0 dictamen de la Procuraduría General de la Nación; normalmente se da
cuando se trata de recursos administrativos en los cuales la audiencia que se da es
obligatoria, a esto se denomina el dictamen obligatorio.
ANALISIS DE LA EVIDENCIA O INFORMACION RECABADA
Antes de que el órgano administrativo proceda a emitir la decisión final del
procedimiento administrativo, contenido en el expediente, debe analizar todas y
cada una de sus fases, principalmente las pruebas que fueron recabadas durante
la tramitación del mismo, a efecto que con toda la información contenida se pueda
emitir una resolución justa, tanto para la administración como para el particular,
cuidando plasmar dentro de la misma los principios de legalidad y de juridicidad.
RESOLUCION DE FONDO O RESOLUCION ORIGINARIA
La resolución de fondo o resolución originaria es la finalidad del procedimiento
administrativo, es la manifestación de voluntad del órgano administrativo plasmado
en un documento, que desde el momento en que se encuentra debidamente
notificado producirá los efectos jurídicos en favor o en perjuicio del administrado.
Son dos los elementos que debe contener toda resolución administrativa, elemento
de forma y el elemento de fondo. La resolución administrativa es la que lIeva
implícito el acto administrativo y para tal efecto es necesario hacer una revisión de
lo que significa. Las resoluciones serán notificadas a los interesados personalmente
citándolos para el efecto; o por correo que certifique la recepción de la cedula de
notificación. Para continuar el tramite deberá constar, fehacientemente, que el o los
interesados fueron debidamente notificados con referencia expresa del lugar, forma,
día y hora.