Manual de Procesos PDF

MARCO TEORICO
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de
actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una organización;
este debe incluir ejemplos de formularios que se utilizarán en dichas actividades, así
como las máquinas o equipos que serán necesarios para llevarla a cabo. Un manual de
procedimientos incluye información desde lo general a lo específico que nos permite
tener las siguientes ventajas:
- Conocer la descripción de tareas, ubicación, requerimientos y el personal
responsable de llevarse a cabo, lo cual evita la pérdida de información o el que tareas de
rutina no sean efectuadas.
-La inducción de personal de nuevo ingreso en el puesto y el método de trabajo,
adiestramiento y capacitación ya que describe de manera detallada las actividades de
cada puesto.
-Analizar y auditar de manera eficaz los procedimientos de cada área.
-Conocer todo el trabajo y de esta manera ubicar tareas redundantes o
innecesarias que puedan ser simplificadas o delegadas para hacer más eficientes los
puestos.
-Establecer un sistema de información o detectar irregularidades en el ya
existente para poder modificarlo.
-Controlar el cumplimiento de las labores y evitar que sean modificadas de
manera arbitraria.
-Determinar responsabilidades en base a capacidades personales y grupales de
manera que cada uno use sus fortalezas en beneficio de la empresa y sus debilidades
sean minimizadas y corregidas.
-Incrementar la eficiencia de los empleados indicándoles lo que deben hacer y
cómo hacerlo.
Es por eso que el manual de procedimientos es de suma importancia para
organizaciones en las que la rotación de personal es frecuente o en empresas de nueva
creación donde la información al respecto no está totalmente clara para el personal y las
responsabilidades pueden ser confundidas y, por lo tanto no llevadas a cabo.
Sin embargo los manuales también presentan algunas limitantes o desventajas;
muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual
que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes, algunas consideran
que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día,
existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez, el costo
de producción y actualización puede ser alto, si no se actualiza periódicamente, pierde
efectividad, incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de lado los
informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma, una descripción
demasiado sintetizada carece de utilidad y una muy detallada los convierte en
complicados.
Para elaborar un manual de procedimiento se debe seguir los siguientes pasos:
a. Se debe impartir una inducción por parte de la empresa al personal involucrado.
b. El personal involucrado recauda la información en las áreas de trabajo donde por
medio de la realización de diferentes entrevistas con los trabajadores se obtendrá una

descripción de las actividades que se desempeñan en la ejecución de cada
procedimiento, después se elaboran los borradores (siguiendo los lineamientos) de los
procedimientos para su revisión
c. La Coordinación recibe los borradores y revisa para emitir según los lineamientos las
observaciones pertinentes.
d. Realizadas las observaciones, la coordinación codifica el documento, según la
Estructura de los Seriales de la Documentación y lo transcribe como "Documento en
revisión, sujeto a modificaciones".
e. La coordinación envía el procedimiento estructurado al usuario para su discusión y
aprobación.
f. La Coordinación luego del visto bueno del usuario aprueba, edita y tramita
distribuciones a las áreas de interés.
El borrador elaborado sigue la técnica del libreto, que consiste en presentar
secuencialmente "quien" hace "que" actividad; básicamente esta técnica se compone de
dos partes:
• El trabajador, y el puesto que ocupa la persona.
• La descripción de la actividad realizada por cada persona, iniciando con un verbo de
presente imperativo (haga, realice, abra, etc.) que indica instrucción.

IMPORTANCIA DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
El camino o dirección en términos de objetivos, metas, logros, etc., que una empresa
o institución desee seguir siempre será determinante para el cumplimiento de los
mismos. Aunque es importante el planteamiento y desarrollo de todos estos puntos de
una forma clara y específica, no cumplirán su objetivo si el personal no realiza su
trabajo en base a estos y con la finalidad de respetarlos y cumplirlos. La importancia de
un manual de procedimientos radica precisamente es esto, en la idea de plasmar toda la
información referente a donde está y donde quiere dirigir la organización sus productos
o servicios.
Todo esto representado en forma de diagramas, roles y responsabilidades,
procedimientos, instrucciones de uso de maquinaria o equipo y todos los reglamentos,
métodos, etc., que permiten que la empresa pueda subsistir y cumplir con su misión.
El que el personal de una empresa conozca el fin por el que está trabajando es
determinante para el éxito y cumplimiento de sus objetivos. Si la organización no
conoce como su trabajo repercute en el producto o servicio final es difícil que se
comprometa en realizar sus labores individuales y no solo eso, pueden existir personas
comprometidas pero que estén realizando incorrectamente sus actividades por la falta de
información y es ahí en donde radica la importancia de un documento de este tipo que
construya una base para el análisis del trabajo y el mejoramiento de los sistemas,
procedimientos y métodos.
SITUACION ACTUAL
Debido a que el programa “Ilumina tu vida” es de nueva creación la Dirección no
cuenta con un manual de procesos y procedimientos lo que dificulta su operación, ya
que no están delimitadas las funciones del personal, al igual que cuando existe personal
nuevo no se le proporciona una inducción adecuada.
Al iniciar el proyecto de este programa, se realizo una capacitación por parte del club
de leones (institución que donaría los lentes y prestaría la maquinaria necesaria para el
centro de reciclado de lentes), a parte del personal que laboraría dentro del mismo con el
fin de proporcionar los métodos que ayudarían a cumplir eficazmente con su labor.
A continuación se presenta la descripción de los procedimientos que se llevan a cabo
dentro del “Programa Ilumina tu vida” por medio del centro de reciclaje de lentes, los
cuales son:
- Clasificación de lentes
- Limpieza de lentes
- Graduación de lentes
- Clasificación por graduación
- Reciclaje de armazón
- Acomodo de lentes
- Revisión del paciente
- Entrega de los lentes.

PROCESO NIVEL DE
CLASIFICACION DE LENTES REVISIÓN
01 001
Objetivo:
Realizar optometrías a la población abierta, para medir el grado de agudeza visual y de esta forma
prescribir y otorgar lentes graduados, con la finalidad de corregir anomalías en la refracción del ojo.
Así como también referir a las instituciones de segundo nivel a todos aquellos pacientes que requieran
de cirugía.
Alcance:
Dirección General de Salud Pública Municipal
Definiciones:
Optometrías. Medición de la capacidad de visión
Agudeza visual. Es la capacidad del sistema de visión para percibir, detectar o identificar objetos
espaciales con unas condiciones de iluminación buenas.
Refracción del ojo. Forma en que el ojo capta la imagen
Instituciones de segundo nivel. Instituciones medicas con servicios de cirugías, hospitalización, etc
Armazón. Pieza o conjunto de piezas unidas que presta estructura o sostén a los lentes
Graduación progresiva. 16 graduaciones de menor a mayor en el lente
Graduación sencilla. una sola graduación ya sea para ver de lejos o para ver de cerca
Graduación Bifocal. Dos graduación una para ver de lejos y otra para leer.
Descripción:
1. Se toma una caja del inventario de lentes.

2. Se toma un armazón y se revisa su buen estado (que no esté quebrado, que no este demasiado rallado,
que tenga los dos lentes, que este graduado), en caso de no estar en buen estado pasa a la clasificación
de piezas para reparación.
3. Después se revisa que el tipo de graduación sea progresiva, en caso de que si este armazón será
clasificado para utilizar piezas en reparaciones.
4. Y por último, el tipo de graduación sencilla o bifocal
Nota. Dependiendo de las condiciones del lente se clasifica en lentes para graduarlos para donación,
piezas para reparación.
Diagrama de flujo
INICIO
Se toma una caja

del inventario de
lentes
Se toma un
armazón y se
No revisa que se
encuentre en buen
estado
Piezas para
reparación Si
Revisar si la
graduación es
progresiva
Clasificar en
armazones para
donación
Revisar si la
graduación es
bifocal o sencilla
Colocar en la
mesa de lentes
para graduar
según su tipo
FIN
Responsables de ejecución:
Asistente #1
Revisión del manual de procesos y procedimientos:
L.A.P Oscar Ibarra Nava
Anexos: No aplica
INFORMACIÓN SOBRE ELABORACIÓN DEL MANUAL
Nombre del manual: Fecha de elaboración o actualización:
Manual de procesos y procedimientos de la 03/Feb/2010

Elaboró: Aprobó:
Alicia Alcaraz M. Oscar Ibarra
PROCESO NIVEL DE
Limpieza de Lentes REVISIÓN
02 001
Objetivo:
de cirugía.
Alcance:
Descripción:
1. Se toman los lentes de las cajas de almacén

2. Se acomodan dentro del limpiador de ultrasonido (aproximadamente 40 lentes)
3. Se llena de agua común hasta cubrir completamente todos los lentes
4. Se tapa el limpiador de ultrasonido
5. Se enciende en la perilla de minutos dando el tiempo necesario dependiendo de la suciedad del lente
(promedio de 15 minutos)
6. Al terminar el limpiador de trabajar se saca el cernidor y se coloca en la parte de arriba del limpiador
para eliminar el exceso de agua
7. Se retiran los lentes del cernidor y se colocan en una toalla
8. Se toma el lente de las patitas y se seca con una servilleta especial
9. Se coloca en la charola de lentes limpios
Diagrama de flujo INICIO
Tomar lentes y
acomodarlos en
limpiador
Llenar el limpiador
con agua, tapar y
encender
Al terminar sacar
el cernidor y
colocar en la parte
superior
Tomar los lentes

del cernidor y
colocarlos en la
toalla
Se toman los
lentes y se
limpian con
servilleta
Se colocan en
charola de lentes
limpios
FIN
Asistente #2
Anexos: No aplica

Elaboró: Aprobó:
PROCESO NIVEL DE
Graduación de Lentes REVISIÓN
03 001
Objetivo:
de cirugía.
Definiciones:
Punto focal. Punto donde se encuentra la graduación del lente, por donde la persona ve.
Lensometro. Maquina que mide la graduación de las micas de los lentes.
Mica. Lente de plástico o vidrio graduado
Descripción:
1. Se enciende el lensometro
2. Se toma un lente de la charola de lentes limpios
3. Se coloca el lente del ojo derecho sobre el medidor de graduación
4. Se mueve el lente sobre el medidor hasta que se encuentre el punto focal (emite sonido)
5. Se retira el lente del medidor
6. Se anota la graduación dada en la parte superior de la bolsa
7. Se coloca el lente izquierdo sobre el medidor de graduación
8. Se busca el punto focal
9. Se retira el lente
10. Se anota la graduación de bajo de la del ojo derecho
11. Se ponen los lentes dentro de la bolsa y se cierra
12. Se colocan en la charola de lentes para clasificación por graduación
Se enciende el
lensometro
Se toma un lente de la
charola de lentes
limpios
Se coloca el lente del

ojo derecho sobre el
medidor de
graduación
Se mueve el lente
sobre el medidor
hasta que se
encuentre el punto
focal (emite sonido)
Se retira el lente del

medidor y se anota
la graduación en la
bolsita de plástico
Se repite la
operación con el
ojo izquierdo
Se colocan los
lentes dentro de la
bolsa y se colocan
en la charola de
lentes graduados
FIN
Asistente #3
Anexos: No aplica

Manual de procesos y procedimientos de la
Dirección General de Salud Pública Municipal 03/Feb/2010
Elaboró: Aprobó:
PROCESO NIVEL DE
CLASIFICACIÓN POR GRADUACIÓN REVISIÓN
04
001
Objetivo:
de cirugía.
Alcance:
Descripción:
1. Se toma una bolsa con lentes ya graduados

2. Se revisa la graduación del ojo derecho
3. Se coloca dentro de la caja correspondiente
4. Se coloca la caja en el estante en orden
Se toma una bolsa

con lentes ya
graduados
Se revisa la
graduación del ojo
derecho
Se coloca dentro
de la caja
correspondiente
Se coloca la caja
en el estante en el
lugar
correspondiente
FIN
Asistente #1
Anexos: No aplica


Elaboró: Aprobó:
PROCESO NIVEL DE
Reciclaje de Armazón REVISIÓN
05 001
Objetivo:
de cirugía.
Definiciones:
Mica. Lente de plástico o vidrio graduado
Descripción:
1. Se toman los lentes de la caja de lentes para reciclaje

2. Se toma el desarmador y se aflojan los tornillos
3. Se retira la mica del ojo derecho
4. Se aprieta el tornillo
5. Se afloja el tornillo del ojo izquierdo
6. Se retira la mica
7. Se aprieta el tornillo
8. Se colocan dentro de la caja de armazones
Se toman los lentes

de la caja de lentes
para reciclaje
Se toma el
desarmador y se
aflojan los tornillos
Se retira la mica
del ojo derecho y
se aprietan los
tornillos
Se repite la
operación
Se colocan dentro
de la caja de
armazones
FIN
Asistente #2
Anexos: No aplica

Elaboró: Aprobó:
PROCESO NIVEL DE
Acomodo de Lentes REVISIÓN
06 001
Objetivo:
de cirugía.
Definiciones:
Graduación positiva. Graduación para mirar de lejos (corrige problemas de miopía)
Graduación negativa. Graduación para mirar de cercar (leer, corrige problemas de hipermetropía)
Descripción:
1. Se colocan los lentes de acuerdo a su graduación (visión sencilla, bifocales, graduación positiva
y negativa), sobre una mesa.
2. Se agrupan los lentes con la misma graduación
3. Se toma la caja con la graduación de un grupo de lentes
4. Se colocan los lentes dentro de la caja
5. Se cierra la caja
6. Se coloca la caja acomodada en el estante en el lugar correspondiente
Se toma la siguiente caja
Se colocan los lentes

de acuerdo a su
graduación sobre una
mesa
Se agrupan los
lentes con la
misma graduación
Se toma la caja
con la graduación
de un grupo de
lentes
Se colocan los
lentes dentro de
la caja y se cierra
Se coloca la caja
acomodada en el
estante en el
lugar
FIN
Asistente #3
Anexos: No aplica

Elaboró: Aprobó:
PROCESO NIVEL DE
Revisión del Paciente REVISIÓN
07 001
Objetivo:
de cirugía.
Definiciones:
Auto refractor. Maquina que se utiliza para medir el problema de refracción del paciente
Descripción:
1. Se le llama al paciente por turno

2. Se toma su nombre
3. Se sienta el paciente frente al auto refractor
4. Se le pide al paciente que se acomode en el auto refractor
5. Se le toma la graduación del ojo derecho
6. Se anota en la receta
7. Se le toma la graduación del ojo izquierda
Se anota en la receta
Se le llama al paciente
por turno
Se toma su nombre
Se sienta el paciente
frente al auto
refractor y se le pide
que acomode su cara
Se le toma la
graduación del ojo
derecho y se anota
en la receta
Se repite el
procedimiento
con el ojo
izquierdo
FIN
Optometrista

Anexos: No aplica

Elaboró: Aprobó:
PROCESO NIVEL DE
Entrega de los lentes REVISIÓN
08 001
Objetivo:
de cirugía.
Alcance:
Descripción:
1. Se toma la graduación dada por el optometrista

2. Se busca la caja en el estante que contenga los lentes de esa graduación
3. Se abre la caja
4. Se buscan dos pares de lentes con la graduación más cercana a la que ocupa el paciente
5. Se le muestran los dos pares de lentes al paciente
6. Se le proporciona una revista para que pruebe los lentes y escoja los más adecuados
7. En caso de no servirle los lentes proporcionados al paciente se buscan de otra graduación
cercana que le pueda servir y se le vuelven a mostrar
8. Cuando el paciente escoja los lentes con los que pueda ver mejor, se le toman sus datos y firma
de conformidad
9. Se le entregan los lentes al paciente en una bolsa de plástico con la graduación escrita
Nota. Si no se encuentran los lentes adecuados se le regala un armazón
Se toma la graduación
dada por el
optometrista
Se busca la caja en el
estante que contenga
los lentes de esa
graduación
Se buscan dos pares

de lentes con la
graduación más
cercana a la que
ocupa el paciente
Se le muestran los
dos pares de lentes
al paciente
Se los mide
No para ver si es
su
graduación
¿le sirven?
Si
Se le entregan
dentro de la
bolsita graduada
y se le pide que
firme de
conformidad
FIN
Optometrista

Anexos: No aplica

Manual de procesos y procedimientos de la
Dirección General de Salud Pública Municipal 03/Feb/2010
Elaboró: Aprobó:

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MARCO TEORICO

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de

actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una organización;

procedimientos incluye información desde lo general a lo específico que nos permite

tener las siguientes ventajas:

- Conocer la descripción de tareas, ubicación, requerimientos y el personal

responsable de llevarse a cabo, lo cual evita la pérdida de información o el que tareas de

rutina no sean efectuadas.

-La inducción de personal de nuevo ingreso en el puesto y el método de trabajo,

adiestramiento y capacitación ya que describe de manera detallada las actividades de

-Analizar y auditar de manera eficaz los procedimientos de cada área.

-Conocer todo el trabajo y de esta manera ubicar tareas redundantes o

-Establecer un sistema de información o detectar irregularidades en el ya

existente para poder modificarlo.

-Controlar el cumplimiento de las labores y evitar que sean modificadas de

sean minimizadas y corregidas.

-Incrementar la eficiencia de los empleados indicándoles lo que deben hacer y

Es por eso que el manual de procedimientos es de suma importancia para

organizaciones en las que la rotación de personal es frecuente o en empresas de nueva

responsabilidades pueden ser confundidas y, por lo tanto no llevadas a cabo.

Sin embargo los manuales también presentan algunas limitantes o desventajas;

que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día,

de producción y actualización puede ser alto, si no se actualiza periódicamente, pierde

efectividad, incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de lado los

informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma, una descripción

demasiado sintetizada carece de utilidad y una muy detallada los convierte en

Para elaborar un manual de procedimiento se debe seguir los siguientes pasos:

a. Se debe impartir una inducción por parte de la empresa al personal involucrado.

b. El personal involucrado recauda la información en las áreas de trabajo donde por

medio de la realización de diferentes entrevistas con los trabajadores se obtendrá una

procedimiento, después se elaboran los borradores (siguiendo los lineamientos) de los

procedimientos para su revisión

d. Realizadas las observaciones, la coordinación codifica el documento, según la

Estructura de los Seriales de la Documentación y lo transcribe como "Documento en

revisión, sujeto a modificaciones".

e. La coordinación envía el procedimiento estructurado al usuario para su discusión y

distribuciones a las áreas de interés.

El borrador elaborado sigue la técnica del libreto, que consiste en presentar

secuencialmente "quien" hace "que" actividad; básicamente esta técnica se compone de

• El trabajador, y el puesto que ocupa la persona.

• La descripción de la actividad realizada por cada persona, iniciando con un verbo de

presente imperativo (haga, realice, abra, etc.) que indica instrucción.

o institución desee seguir siempre será determinante para el cumplimiento de los

mismos. Aunque es importante el planteamiento y desarrollo de todos estos puntos de

una forma clara y específica, no cumplirán su objetivo si el personal no realiza su

trabajo en base a estos y con la finalidad de respetarlos y cumplirlos. La importancia de

un manual de procedimientos radica precisamente es esto, en la idea de plasmar toda la

Todo esto representado en forma de diagramas, roles y responsabilidades,

procedimientos, instrucciones de uso de maquinaria o equipo y todos los reglamentos,

determinante para el éxito y cumplimiento de sus objetivos. Si la organización no

conoce como su trabajo repercute en el producto o servicio final es difícil que se

información y es ahí en donde radica la importancia de un documento de este tipo que

Debido a que el programa “Ilumina tu vida” es de nueva creación la Dirección no

cuenta con un manual de procesos y procedimientos lo que dificulta su operación, ya

nuevo no se le proporciona una inducción adecuada.

A continuación se presenta la descripción de los procedimientos que se llevan a cabo

- Clasificación por graduación

- Revisión del paciente

- Entrega de los lentes.

Dirección General de Salud Pública Municipal

1. Se toma una caja del inventario de lentes.

Se toma una caja

L.A.P Oscar Ibarra Nava