AGROSANIA, S.A. DE C.V.

Código:
Fecha: 06/06/2018
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD TOTAL Versión:
PROCEDIMIENTO CONTROL DEL GASTO Página 1 de 10

1. OBJETIVO

Optimizar y controlar los recursos de la empresa, a través del Modelo de Generación y Gestión del Gasto (3G),
gestionando así los gastos de una manera más eficiente, para aportar rentabilidad y solidez a la empresa.

2. FLUJOGRAMA

Nelson Vanegas Luis Roberto Fernández

Leslie Ortez Gerente Financiero Director Administrativo
Elaboración Revisión técnica Revisión y aprobación Sello
Código: F-4/G-GD-1 Versión: 000
 AGROSANIA, S.A. DE C.V. Código:
Fecha: 06/06/2018
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD TOTAL Versión:
PROCEDIMIENTO CONTROL DEL GASTO Página 2 de 10

3. DESARROLLO

No. Nombre de la actividad Descripción de la actividad Responsable

Solicitar al Contador General el detalle final y cierre de como quedaron Gerente Financiero
Solicitar cuentas contables de
3.1 afectados todos los centros de costos con sus respectivas cuentas
toda la empresa
contables del año anterior.
Analizar todas las cuentas contables de la empresa y determinar Gerente Financiero
Determinar cuentas aquellas que son controlables y las no controlables. Luego clasificarlas
3.2
controlables y no controlables como tal para realizar análisis Pareto. A partir de la separación se debe
realizar los análisis solo de las cuentas controlables.
Posterior se realiza análisis Pareto o ABC a cada uno de los centros de Gerente Financiero
costos y cuentas contables, determinando así el impacto monetario
mensual durante el año ejecutado, tomando como apoyo y base el
Realizar análisis Pareto ABC
3.3 formato ABC de gastos. Se categorizan de mayor a menor, con
(Transversal)
porcentaje acumulado de 0-80=A, 80-95=B, 95 en adelante C.
Obteniendo dicha categoría se intervendrán con prioridad las cuentas A
que son las que impactan el 80% del gasto.
Realizar un análisis de todas las cuentas por centros de costos para Gerente Financiero
determinar si su comportamiento en el tiempo es creciente o decreciente
Elaborar análisis
e identificar picos y valles para detectar las áreas de oportunidad.
3.4 comportamiento mensual
De acuerdo al comportamiento se puede determinar si la cuenta
(Horizontal)
contable presenta ineficiencias en su uso, lo cual indica áreas de
oportunidad a abordar.
Identificar y analizar las áreas de oportunidad, que corresponde a la Gerente Financiero
Identificar áreas de
3.5 detección de las cuentas contables de la organización que más
oportunidad
requieren atención de intervención
Capacitar a todos los dueños y responsables de los centros de costos, Gerente Financiero
Realizar Capacitación anual
3.6 sobre el objetivo, alcance y metodología del proceso de Control de
3G Gastos en comité
gastos.
Asignar la responsabilidad de controlar y supervisar el gasto de cuentas Gerente Financiero
Realizar asignación de
3.7 contables a los Gerentes y/o Jefes de Centros de Costos a través del
cuentas contables
Comité 3G y como compromisos en ACTA COPAC.
Solicitar al área contable el auxiliar anual de la cuenta asignada o Administrador de Cuenta
Solicitar y/o consultar el generar desde SAP en el Query de Contabilidad la categoría “Reporte
3.8
auxiliar de cuenta contable de compras con cuentas (PLEXUS)”, descargarlo a Excel para luego
Categorizar.
Categorizar gastos cargados Ordenar y categorizar la o las cuentas contables asignadas a su Administrador de Cuenta
3.9
en cuenta contable responsabilidad de una manera lógica, clara y coherente. La

DOCUMENTO CONTROLADO Código: F-4/G-GD-1 Versión: 000

 AGROSANIA, S.A. DE C.V. Código:
Fecha: 06/06/2018
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD TOTAL Versión:
PROCEDIMIENTO CONTROL DEL GASTO Página 3 de 10

categorización es como un desglose de sub-cuentas que permitirán

detectar que ha afectado e impactado el gasto en esa cuenta.
Realizar análisis Pareto o ABC de la categorización asignadas a su Administrador de Cuenta
responsabilidad, determinando así el impacto monetario mensual
durante el año ejecutado, tomando como apoyo y base el formato ABC
Desarrollar análisis Pareto
3.10 de gastos. Se categorizan de mayor a menor, con porcentaje acumulado
ABC de cuenta contable
de 0-80=A, 80-95=B, 95 en adelante C. Obteniendo dicha categoría se
intervendrán con prioridad las A que son las que impactan el 80% del
gasto.
Realizar un análisis de la cuenta para determinar su comportamiento en Administrador de Cuenta
el tiempo, si es creciente o decreciente e identificar picos y valles para
Hacer análisis de detectar las áreas de oportunidad. También se puede realizar a través
3.11 comportamiento y análisis de gráficas, tablas, etc.
adicionales De acuerdo al comportamiento se puede determinar si la cuenta
contable presenta ineficiencias en su uso, lo cual indica áreas de
oportunidad a abordar.
Establecer y definir las mejores estrategias y tácticas para controlar o Administrador de Cuenta
Definir Estrategias y tácticas
disminuir el gasto de la cuenta asignada, de acuerdo con las
3.12 junto con expectativa
condiciones reales de la empresa, a través del formato de control,
razonable
proporcionado por el Gerente Financiero.
Si es aprobado ir al paso 3.16 que corresponde a elaborar cronograma Gerente Financiero
3.13 Aprobado de actividades para desarrollar tácticas, si no es aprobado ir al paso
3.14 que corresponde al ajuste de estrategias y tácticas.
Realizar ajustes a estrategias, Ajustar estrategias y tácticas de acuerdo a observaciones y Administrador de Cuenta
3.14 tácticas y expectativa retroalimentación por parte del Gerente Financiero para ser
razonable presentadas nuevamente a revisión y aprobación en Comité 3G
Si es aprobado ir al paso 3.16 que corresponde a elaborar cronograma Gerente Financiero
3.15 Aprobado de actividades para desarrollar tácticas, si no es aprobado ir al paso
3.14 que corresponde al ajuste de estrategias y tácticas.
Determinar y establecer actividades para el desarrollo de tácticas, Administrador de Cuenta
mediante un cronograma lógico y coherente que permita el
Elaborar cronograma de
cumplimiento real de fechas y resultados, a través del formato de
3.16 actividades para desarrollar
control, proporcionado por el Gerente Financiero. El periodo de
las tácticas
ejecución de actividades debe estar comprendido a corto plazo de 1 a
2 meses.
Una vez teniendo las estrategias, tácticas y tiempos establecidos, se Administrador de Cuenta
Desarrollar período base e
3.17 debe desarrollar el periodo base de la cuenta y la forma de medición a
indicador de medición
través de un indicador, mediante el formato de control, proporcionado

DOCUMENTO CONTROLADO Código: F-4/G-GD-1 Versión: 000

 AGROSANIA, S.A. DE C.V. Código:
Fecha: 06/06/2018
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD TOTAL Versión:
PROCEDIMIENTO CONTROL DEL GASTO Página 4 de 10

por el Gerente Financiero. La temporalidad de medición será semanal,

salvo casos especiales se llevará mensual con un registro acumulado
semanal.
Si es aprobado ir al paso 3.21 que corresponde a ejecutar las Gerente Financiero
actividades planteadas en el cronograma, si no es aprobado ir al paso
3.18 Aprobado
3.19 que corresponde al ajuste de cronograma, periodo base e
indicador.
Ajustar cronograma, PB e indicador de acuerdo a observaciones y Administrador de Cuenta
Realizar ajuste a cronograma,
3.19 retroalimentación por parte del Gerente Financiero para ser presentado
periodo base (PB) e indicador
nuevamente a revisión y aprobación en Comité 3G
Si es aprobado ir al paso 3.21 que corresponde a ejecutar las Gerente Financiero
actividades planteadas en el cronograma, si no es aprobado ir al paso
3.20 Aprobado
3.19 que corresponde al ajuste de cronograma, periodo base e
indicador.
Ejecutar actividades Ejecutar las actividades planteadas en el cronograma de forma Administrador de Cuenta
3.21
planteadas coherente, cumpliendo así con los tiempos y fechas establecidos.
Soportar mediante evidencias el desarrollo y cumplimiento de cada una Administrador de Cuenta
de las actividades ejecutadas, a través de formatos, procedimientos,
herramientas, políticas, fotos, etc. Presentar el indicador actualizado a
Recopilar evidencias y
la semana donde se muestre el avance, incluyendo explicación y planes
3.22 actualizar indicador
de acción (de ser necesario ajustes) en la presentación del Comité 3G.
semanalmente.
Se debe velar que el desarrollo de las actividades este generando un
efecto positivo al gasto, caso contrario se deben realizar replanteos para
lograr los objetivos.
Revisar desarrollo de Revisar los avances, desarrollo y cumplimientos de los compromisos y Gerente Financiero y
3.23 actividades semanal en actividades de cada uno de los Administradores de cuentas contables Director Administrativo
comité 3G durante el comité 3G
Si cumple ir al paso 3.29 que corresponde a continuar ejecución de Gerente Financiero y
Cumple actividades y
3.24 actividades planteadas para desarrollo de tácticas, si no cumple ir al Director Administrativo
resultados del indicador
paso 3.25 que corresponde a generar compromisos en comité 3G.
Generar compromisos semanales a aquellos administradores que Gerente Financiero
Generar compromisos en
3.25 presenten retrasos en actividades de las cuentas asignadas y que
comité 3G
deberán ser presentados en comité 3G
Dar cumplimiento a Cumplir con los compromisos asignados por el Gerente Financiero Administrador de Cuenta
3.26
compromisos adquiridos durante el tiempo estipulado en el Comité 3G.

DOCUMENTO CONTROLADO Código: F-4/G-GD-1 Versión: 000

 AGROSANIA, S.A. DE C.V. Código:
Fecha: 06/06/2018
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD TOTAL Versión:
PROCEDIMIENTO CONTROL DEL GASTO Página 5 de 10

Presentar avance y/o Presentar los avances y/o resultados de aquellos compromisos que se Administrador de Cuenta
3.27 resultados de los generaron en el comité 3G, soportándolos con evidencias en tiempo
compromisos oportuno.
Si cumple ir al paso 3.29 que corresponde a continuar ejecución de Gerente Financiero
Cumple compromisos y
3.28 actividades planteadas para desarrollo de tácticas, si no cumple ir al
resultados
paso 3.25 que corresponde a generar compromisos en comité 3G.
Continuar ejecución de Continuar semanalmente la ejecución de todas aquellas actividades Administrador de Cuenta
3.29 actividades planteadas para planteadas en el cronograma de forma coherente para el desarrollo de
desarrollo de tácticas tácticas y ser presentadas en Comité 3G.
Dar seguimiento y trazabilidad de cumplimiento de cada una de las Gerente Financiero
cuentas contables, mediante el Formato de avance 3G y los formatos
Hacer seguimiento y
control del gasto, los cuales los resultados deberán ser presentados en
3.30 trazabilidad de cumplimiento
comité 3G. Es responsabilidad del Gerente Financiero el cumplimiento
mediante indicador
al Plan y los objetivos y cualquier desviación debe ser intervenida para
su solución junto con el administrador de la cuenta.
Presentar control, avances y Realizar presentación del control, avance y resultados semanales Gerente Financiero
3.31 resultados semanal en obtenidos en los comités 3G, tanto de oficina como de planta en el
Steercom Steercom.
3.32 Fin

4. DOCUMENTOS RELACIONADOS

Código Nombre del documento

Formato ABC de Gastos
Formato Acta Comité 3G (COPAC)
Formato Control del Gasto
Formato Avance 3G
Formato de Presentación del Comité 3G
Formato de Presentación del SteerCom

DOCUMENTO CONTROLADO Código: F-4/G-GD-1 Versión: 000

 AGROSANIA, S.A. DE C.V. Código:
Fecha: 06/06/2018
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD TOTAL Versión:
PROCEDIMIENTO CONTROL DEL GASTO Página 6 de 10

5. ANEXOS

ANEXO 1. Formato ABC de Gastos

ANEXO 2. Formato Acta Comité 3G (COPAC)

DOCUMENTO CONTROLADO Código: F-4/G-GD-1 Versión: 000

 AGROSANIA, S.A. DE C.V. Código:
Fecha: 06/06/2018
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD TOTAL Versión:
PROCEDIMIENTO CONTROL DEL GASTO Página 7 de 10

ANEXO 3. Formato Control del Gasto

Pestaña 1. Estrategias y Tácticas

Pestaña 2. Control

Pestaña 3. Cronograma
DOCUMENTO CONTROLADO Código: F-4/G-GD-1 Versión: 000
 AGROSANIA, S.A. DE C.V. Código:
Fecha: 06/06/2018
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD TOTAL Versión:
PROCEDIMIENTO CONTROL DEL GASTO Página 8 de 10

Pestaña 4. PB

Pestaña 5. Indicador

ANEXO 4. Formato Avance 3G

Resumen Avance Ctas Controlables
Descripción Por Comenzar En Proceso En Retraso Ejecutadas N Controlables Total
Total 9 2 22 5 38
Cta Propagand ay Anuncios Mercadeo 0 0 5 10 0 15
Cta Propagand ay Anuncios Supermercado 0 0 0 8 0 8
Cta Promociones y Degustaciones Mercadeo 0 0 0 11 0 11
Cta Promociones y Degustaciones Supermercado 0 0 0 11 0 11
Cta Promociones y Degustaciones Insititucional 0 0 0 23 0 23
Cta Promociones y Degustaciones Exportación 0 0 1 10 0 11
Cta Patrocinio de Eventos Mercadeo 0 0 0 7 0 7
Cta Arrendamiento de Equipos 0 0 0 9 0 9
Cta honorarios Prof Mercadeo 0 0 0 7 0 7
Cta honorarios Prof Exportación 0 0 0 9 0 9
Cta honorarios Prof Supermercado 0 0 0 7 0 7
Cta Viaticos y Gastos de Viaje 0 1 22 0 23
Cta Comunicaciones 0 0 0 12 0 12
Cta Atenciones y Gastos al personal 0 0 1 12 0 13
Cta Capacitación y Asistencia Técnica 0 0 0 7 0 7
Cta Gasto No deducible 0 0 0 13 0 13
Cta Honorarios Profesionales 0 0 0 8 0 8
Cta Mtto Equipos de Computo 0 0 0 0 0 0
Cta Comisiones y Honorarios 0 0 7 4 0 11
Cta Intereses No Bancarios 0 0 0 3 0 3
Cta Seguros y Fianzas 0 0 0 2 0 2
DOCUMENTO CONTROLADO
Cta Papeleria, Utiles y Herramientas
Cta Transporte de Valores
2
0
0
0
1
0
12
2
0
0
15
2
Código: F-4/G-GD-1 Versión: 000
Cta Utensilios y Herramientas 0 0 0 13 0 13
Cta Saneamiento 0 0 0 14 0 14
Cta Uniformes 0 0 0 5 0 5
 AGROSANIA, S.A. DE C.V. Código:
Fecha: 06/06/2018
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD TOTAL Versión:
PROCEDIMIENTO CONTROL DEL GASTO Página 9 de 10

Estrategias Avance Estrategia

ABC Cuenta Pareto ABC Comportamiento Control Cronograma PB Indicador
y Tácticas S9 S10
A1 Propaganda y Anuncios (Merc - Super) 29% 29% - 0%
Honorarios Profesionales (solo merc -
A2 admon - super) excl vtas expt 0% 7% - 0%
A3 Mantenimiento de Maquinaria y Equipo 38% 63%
A4 Combustibles y Lubricantes (cf-oper) 0% 0%
A5 Energía Eléctrica 0% 0%
18% -
Promociones y Degustaciones (super - 18% - 81% - 100% -
A6 inst - exp - merc) 0% - 0% 20% - 0%
A7 Alquileres y Almacenajes 38% 38%
A8 Mantenimiento de Vehículos de Reparto 0% 43%
A9 Arrendamiento Financiero 0% 0%
A10 Transportes y Fletes 0% 0%
A11 Gastos No Deducibles 26% 69%
A12 Comunicaciones 50% 58%
B1 Mantenimiento de Edificios e Instalación
B2 Seguros y Fianzas
B3 Atenciones y Gastos al Personal 31% 41%
B4 Utensilios, Accesorios y Herramientas 67% 71%
B5 Capacitaciones y Asistencia Técnica
B6 Vigilancia
B7 Soporte y Mantenimiento de Equipo de Com
B8 Saneamiento y Desinfección 10% 31%
B9 Reactivos y Pruebas de Laboratorio 0% 0%
B10 Arrendamiento de Equipos 0% 0%
B11 Viáticos y Gastos de Viaje
B12 Comisiones y Honorarios Lácteos 67% 67%
B13 Uniformes
B14 Suscripciones y Cuotas
B15 Papelería, Útiles y Accesorios
C1 Patrocinio de Eventos 0% 0%
C3 Intereses No Bancarios 75% 75%
Transporte de Valores 0% 0%

ANEXO 5. Formato Presentación del Comité 3G

DOCUMENTO CONTROLADO Código: F-4/G-GD-1 Versión: 000

 AGROSANIA, S.A. DE C.V. Código:
Fecha: 06/06/2018
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD TOTAL Versión:
PROCEDIMIENTO CONTROL DEL GASTO Página 10 de 10

ANEXO 6. Formato Presentación del SteerCom

6. HISTORIAL DE CAMBIOS
Fecha Versión Responsable del cambio Descripción

DOCUMENTO CONTROLADO Código: F-4/G-GD-1 Versión: 000