PROCEDIMIENTO CONTROL DE LA

INFORMACIÓN DOCUMENTADA

VERSIÓN CÓDIGO FECHA

02 ARA-P01 Enero 18/2019

REVISIÓN Y APROBACIÓN
Revisó Aprobó

Firma: Firma:
Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha:

CONTROL DE CAMBIOS

Versión Descripción del Cambio Fecha Modificación

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INFORMACIÓN DOCUMENTADA

VERSIÓN CÓDIGO FECHA

02 ARA-P01 Enero 18/2019

1. OBJETIVO

Establecer la metodología a seguir para el control de la información documentada del

Sistema Integrado de Gestión, de conformidad con los estándares implementados.

2. ALCANCE
Aplica a la información documentada de origen interno (procedimientos, instructivos,
guías, manuales, planes, formatos y demás documentos desarrollados para la operación
de los procesos del Sistema Integrado de Gestión de XXXXXXX y de origen externo
(documentos desarrollados por fuentes externas al sistema de gestión, tales como
normas, especificaciones, entre otros).

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

 Información documentada: Información que una organización tiene que controlar

y mantener, y el medio en la que está contenida.
Nota 1: La información documentada puede estar en cualquier formato y medio, y
puede provenir de cualquier fuente
Nota 2: La información documentada puede hacer referencia a:
-El Sistema de Gestión, incluidos los procesos relacionados.
-La información creada para que la organización opere (documentación).
-La evidencia de los resultados alcanzados (registros).
 Almacenamiento: Lugar, dispositivo y / o equipo donde se encuentra físicamente el
registro.
 Disposición: Destino final de los registros.
 Recuperación: facilidad de acceso a los registros y a la información contenida en
ellos, tomando en cuenta su localización y su clasificación.
 Tiempo de Retención: período de tiempo en que se tendrán los registros dentro de
un archivo en papel o en medio electrónico.
 Disposición: Destino final de los registros.

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4. ROLES Y RESPONSABILIDADES

Gerente General
 Asignar los recursos físicos, humanos y financieros, para el control de la información
documentada, conforme al presente procedimiento
 Reportar solicitudes de documentos

Coordinador HSEQ
 Aprobar solicitud de documento
 Actualizar Listado de Documentos
 Distribuir documento en puntos de uso
 Hacer seguimiento y Revisión de la información documentada
 Gestionar disposición final de los registros

Responsables de los procesos

 Aprobar solicitud de documento
 Reportar solicitudes de documentos
 Identificar registros
 Almacenar o archivar
 Proteger registro
 Recuperar o acceder a los registros
 Conservar registros
 Gestionar disposición final de los registros

Personal de los procesos

 Reportar solicitudes de documentos
 Identificar registros
 Almacenar o archivar
 Proteger registro
 Recuperar o acceder a los registros
 Conservar registros

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Control de documentos
5.1 Reportar solicitud
Toda solicitud de información documentada debe reportarse al líder del proceso a través
del formato Solicitud de Información Documentada, para su revisión y determinar su
viabilidad.

La solicitud puede incluir: Crear, modificar o retirar información documentada del SIG.

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5.2 Elaborar o modificar documento

Si la solicitud es viable y se relaciona con la creación o modificación de un documento o
formato, se procede a su elaboración teniendo en cuenta los parámetros descritos en el
anexo del presente procedimiento. Si la solicitud se relaciona con el retiro o eliminación de
un documento o formato se debe proceder conforme a la actividad 5.3 del presente
procedimiento.

Nota: Una solicitud de información documentada puede ser cubierta externamente, tales
como normas, fichas técnicas, reglamentos, entre otros.

5.3 Aprobar solicitud de documento

Toda solicitud de Información documentada debe ser aprobada por El Coordinador del
Sistema de Gestión, lo cual se evidenciará con su firma en el documento en el ítem
correspondiente y en la respectiva solicitud.

5.4 Actualizar el Listado de Documentos

Una vez aprobada la solicitud de información documentada, el Coordinador del Sistema
procederá a la actualización del registro Listado de Documentos, el cual es utilizado
para el control de la información documentada.

En el Listado de Documentos, igualmente se incluye los datos de la información

documentada de origen externo requerida en la operación de los procesos del Sistema de
Gestión, tales como Normas, reglamentos, especificaciones técnicas, entre otros, para su
control.

5.5 Distribuir documento en puntos de uso

Distribuir copia controlada de la información documentada en medio digital o física, a los
responsables de su uso, al tiempo se deben retirar o eliminar las versiones anteriores que
se encuentre en uso.

El Coordinador del Sistema de Gestión conservará en medio digital de las versiones

originales de la información documentada con su respectiva copia de seguridad.

La información documentada retirada de los puntos de uso, puede ser conservada por el
responsable del Sistema de Gestión en archivos digitales identificados con el escrito
DOCUMENTO OBSOLETO. En el evento en que se requiera realizar la entrega de
información documentada a entidades o personas externas, se suministrará copias no
controladas, salvo la suministrada para auditorías de entes acreditadores.

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5.6 Hacer seguimiento y Revisión

Hacer seguimiento a la información documentada en los puntos de uso con el fin de
verificar el estado del documento en cuanto a su legibilidad, identificación apropiada y que
se estén utilizando las versiones vigentes.

La información documentada del Sistema de Gestión se revisará mínimo una vez al año,
con el fin de asegurar su adecuación y funcionalidad; de ser necesario, se realizarán los
cambios o modificaciones pertinentes.

Los cambios o modificaciones a la información documentada, se registrarán en el

respectivo documento en el ítem destinado para tal fin.
Algunos documentos del Sistema de Gestión cuyo contenido puede ser continuamente o
periódicamente actualizado, llevara la respectiva fecha de actualización que corresponde
a la última fecha en que se adicionó, modificó o elimino información, tales como el
Listado de documentos, el Listado de registros, el listado de proveedores, el plan de
trabajo anual, entre otros. Esta actividad estará a cargo del responsable del documento.

Control de registros
5.7 Identificar registro
Además de los elementos de identificación del documento (nombre, versión, fecha de
aprobación), los registros deben contener la fecha en se generan, y en algunos casos el
consecutivo correspondiente para facilitar su trazabilidad.

5.8 Almacenar o archivar

Se utilizarán los siguientes medios de almacenamiento o archivo de los registros:

 En medio físico: Archivo de gestión del generador del registro durante el tiempo
estipulado en el Listado de Registros.
 En medio digital: PC del generador del registro durante el tiempo estipulado en el
Listado de Registros.

5.9 Proteger registro

Se utilizarán los siguientes mecanismos para la protección de los registros:

 En medio físico: Uso de carpetas o AZ protegidas contra daño o deterioro.

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 En medio digital: Copia de seguridad en disco duro portátil, cada tres meses, a cargo
del responsable del Sistema de Gestión.

5.10 Recuperar o acceder

La recuperación o acceso de los registros desde su lugar de archivo o almacenamiento,
se realizará siguiendo la ruta de acceso especificada en el Listado de Registros.

5.11 Conservar o retener

Los registros serán conservados por los periodos de tiempo especificados en el Listado
de Registros, en concordancia con lo establecido en las normas vigentes aplicables y el
Decreto 1072 de 2015.

5.12 Gestionar disposición final

Finalizado el tiempo de retención del registro, se aplicará la disposición especificada en el
Listado de Registros.

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Anexo
Parámetros para la elaboración de información documentada

Encabezado

Los documentos del Sistema de Gestión llevarán el siguiente encabezado:

b)
a)
c) d) e)

a) Logo de la empresa

b) Indicar el tipo de información documentada y nombre del documento. Tipos de información

documentada del SGI: Procedimiento (P); Instructivo (I); Guía (G); Manual (M); plan (PL;
Programa (PR); Matriz (MT), Formato para registro (F).

c) Indicar el número de versión del documento, iniciando con la versión 1

d) Código: Indicar el código del documento el cual estará conformado así:

 ARA: Letras iniciales del nombre de la empresa
 XX: Letra(s) que indican el tipo de documento
 XX: Número que indica el consecutivo del documento en el Sistema de Gestión

e) Fecha: Indicar la fecha de aprobación de la versión del documento

Cuerpo del documento

a) Procedimientos
1. Objetivo
2. Alcance
3. Documentos y registros
4. Términos y definiciones
5. Roles y responsabilidades
6. Descripción del Procedimiento

b) Instructivos
1. Objetivo
2. Alcance
3. Descripción

c) Demás documentos
No tienen una estructura estandarizada

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