LISTA DE ACTIVIDADES

Tiempo
Responsable Cargo I.D. Actividad Descripción Entregables HITOS Destinatario
(h)

Jefe de operaciones Asistente de

Informar características del servicio mediante correo para que Estructura de costos Correo con el
Herbert Hilares Ejecutivo comercial 1.1 Creación de la OS 0.00 Operaciones Coordinador de
operaciones tome acción. Generación de OS entregable
Operaciones

Asignar los recursos habilitados y disponibles que se usaran en Asistente de Operaciones

Correo con el
Alberto Reaño Jefe de Operaciones 1.2 Asignación Recursos el servicio e informa al coordinador de operaciones y Asistente Programa de Acoplamiento 2.00
entregable
de operaciones para que tomen acción. Coordinador de Operaciones

Solicitar el dinero para los recursos que se usaran en el servicio Hoja de Ruta
INICIO Coordinador de
Liana Sáenz 1.3 Solicitud de Dinero según la Estructura de Costos. 2.00 Asistente de finanzas
Operaciones Solicitud de gastos de Viaje
Coordinar con los involucrados el inicio de los servicios
según
Email con el detalle de todos
Cruzar la información del Documento de SOLICTUD DE
Validación de solicitud de los abonos.
Jazmín Pucho Asistente de finanzas 1.4 DINERO y la Estructura de Costos. V.B. Finanzas 2.00 Tesorería
Dinero Crea la LI y/o LE según
Enviar la confirmación a tesorería para el depósito.
corresponda
Abono de Dinero al Solicitar oficialmente al Banco la transferencia de dinero para V.B. Asistente de
Marcelo / Ahyde Nina Tesorería 1.5 Deposito 1.00 Conductor
conductor Realizar el abono a la cuenta del Conductor. Operaciones
Coordinador de Documento Relación de
Liana Sáenz 1.6 Contacto con el cliente Envía al cliente la relación de unidades 0.50 Cliente
Operaciones Unidades y Personal

V.B. Supervisor de
Conductor Conductor 1.7 Recepción de Dinero Revisa su unidad y Completa el Documento de Hoja de Ruta Hoja de Ruta 0.15 Coordinador de Operaciones
Operaciones.

V.B. Supervisor de
Verificacióny Aprobación Verificar y Aprobar el documento Check list pre uso, entregado
Juan Gordillo Supervisor de Operaciones 1.8 Check list pre uso Operaciones. 0.20 Ruta
de Salida por el conductor
Inicio del Servicio
Fin del Servicio
Informar y Rendir cuentas entregando la Hoja de ruta y el Check Hoja de Ruta
V.B. Coordinador de 0.50 Coordinador de Operaciones
Informe de viaje list de pre uso.
Operaciones
Conductor Conductor 1.9 Liquidación de Dinero Check list pre uso
Completar el documento de liquidación de gastos de viaje
Liquidación de Gastos de Coordinador de
adjuntando las Facturas y/o Boletas. Entregar al coordinador 1.00 Coordinador de Operaciones
Viaje Operaciones
de
Operaciones
Rendición de gastos 1.00 Asistente administrativo
Recepcionar Guías de Remisión y Hojas de Ruta. Aprobar la
Coordinador de Actualización de rendición de gastos.
Liana Sáenz 1.10 V.B. Coordinador de
Operaciones documentos Actualizar datos de cierre en el sistema y generar el documento Parte de producción 1.00 Jefe de Operaciones
Operaciones
despacho documentario

CIERRE
Registro de rendición de Verificar y validar las boletas y facturas, luego registra los V.B. Jefe de
Mónica de Almeida Asistente Administrativa 1.11 Reporte de Gastos 4.00 Jefe de Operaciones
gastos en SYGNUS gastos para exportar en Excel imprimir Operaciones

Aprobación de la Despacho documentario

Alberto Reaño Jefe de Operaciones 1.12 Verifica y firma los documentos 0.50 Asistente administrativo
rendición de gastos Reporte de gastos

Enviar correo y sobre con los documentos aprobados. Despacho documentario

Mónica de Almeida Asistente Administrativa 1.13 Confirmar a Finanzas 1.00 Finanzas
Despacho documentario y reporte de gastos Liquidación de Gastos

Migrar los datos SYGNUS a Oracle según el numero LE y/o LI,

Marcelo / Ahyde Nina
Da conformidad al Documento Reporte de Gastos y Sobre
Registro de Datos en
tesorería 1.14 documentario enviado (Liquidación de Gastos por viaje, V.B. tesorería 1.00
Oracle
Facturas y/o Boletas) y actualizar los Gastos del servicio.
Finaliza el proceso de Liquidación y Reporte de gastos.

TOTAL DE TIEMPO 17.85

 FLUJO DE ACTIVIDADES
ASISTENTE COORDINADOR DE SUPERVISOR DE
EJECUTIVO COMERCIAL JEFE DE OPERACIONES FINANZAS TESORERÍA CONDUCTOR
ADMINISTRATIVO OPERACIONES OPERACIONES

1.1. 1.2. 1.3. 1.4.

Asignacion de Solicitud de Dinero para Validación de solicitud
Creación de la OS
Recursos el Conductor de Dinero
A
Ejecutivo Comercial Jefe de Operaciones Coordinador de Operaciones Finanzas

1.5. 1.8. 1.7.

NO SI
Abono de Dinero al Verificación y
OK? Recepción de Dinero
Conductor Aprobación de Salida
Tesorería Supervisor de Operaciones Conductor
1.6.

Contacta con el cliente

Coordinador de Operaciones
NO
A
SI
OK? INICIO DE VIAJE

1.10 1.9.
Actualización de Informe de viaje
documentos Liquidación de Dinero
Coordinadorde operaciones Conductor

NO
OK?

SI

1.12. 1.11
Aprobación de Registro de rendición
rendición de gastos de gastos en SYGNUS
Jefe de Operaciones Asistente de Operaciones

NO

OK?

SI

1.13. 1.13.
Registro de Datos en Registro de Datos en
Oracle Oracle
Asistente de Operaciones Asistente de Operaciones

FIN