Universidad de Tarapacá

Facultad de Administración y Economía

Ingeniería en Información y Control de Gestión

Manual de Auditoría de
Gestión
“Sistema Comercial”

Yanderier Bugueño Valderrama

Doris Mamani Choque

Marucia Soza Cortés

Académica Margarita Calderón

Taller de Auditoría de Gestión

Ingeniería en Información y Control de Gestión

ARICA-CHILE

26 de junio 2019
Manual de Auditoria en el Sistema Comercial

Introducción

Un buen funcionamiento de las organizaciones, en la actualidad, depende totalmente de un buen

control, un control que anticipe las posibles variaciones, errores, etc. que se puedan llegar a cometer; es
por esto que los instrumentos de control de gestión han tomado una alta relevancia para el eficaz y
eficiente funcionamiento de las empresas.

Cada día, el control se transforma en la clave del éxito y por ende conocer la forma de evaluar este
control será relevante.

Es por eso que a través de un manual de auditoria se pretende plasmar una guía para controlar la
gestión organizacional, en donde se expongan herramientas que colaboren en la facilitación del proceso
de evaluación.

En esta ocasión, esta guía será enfocada principalmente en un área estratégica para cierto tipo de
empresas: el área comercial.
Esta área que involucra los procesos tales como los de ventas, publicidad, distribución, promoción, entre
otros; puede ser clave en el éxito organizacional.
añadir importancia de auditoria de gestión dentro de la intro.

2
Manual de Auditoria en el Sistema Comercial

2) Definir el área a realizar la auditoria de gestión.

El área comercial o también denominado área de ventas o de marketing años atrás, es un área creada
con la finalidad de cubrir la necesidad de dedicarse al aspecto ventas de manera más adecuada y acorde
a los cambios globales que se desencadenaban con el paso del tiempo, los cuales afectaban a los
clientes, quienes son y serán parte clave en el éxito financiero.

Esta área en un comienzo no se tornaba tan importante para las altas jerarquías de una organización, ya
que, muchas veces eran escasas las empresas que tenían un mercado competitivo de alta dimensión, sin
embargo, debido al creciente mercado este pensamiento tuvo que cambiar.

Hoy en día, el área comercial es el que muchas de las empresas apuestan por reforzar y enfocarse para
asi generar el éxito en ventas que esperan, a veces dejando de lado otras áreas.

¿A qué se dedica el área comercial empresarial?

El Área Comercial que es aquel que se especializa en la gestión de las ventas y sus derivados, tales como
los procesos referentes a la generación de una estrategia comercial que permita a su vez determinar una
política de precios en la organización, también publicidad de los productos, la distribución de estos (en
algunos casos existe un área adicionalmente que alberga este proceso), la atención con los clientes, etc.

Es por esto que, si este departamento o área posee las herramientas y el talento necesario y adecuado,
no sólo aseguras la permanencia en el mercado de la empresa, sino que se puede alcanzar cualquier
meta que se puede poseer, es por eso que esta área es una de las esenciales para alcanzar generalmente
la visión y misión planteadas por la compañía.

AÑADIR FACTOR TECNOLOGICO

Metas del área comercial

La principal meta del área comercial es vender, pero para lograrlo es necesario cumplir con objetivos
complementarios. El éxito del negocio dependerá de la correcta definición de estos.

Funciones del área comercial

Algunas de las funciones que realiza el área comercial son:

· Definir objetivos comerciales

· Atraer de clientes y su atención de pre, venta y post venta.
· Diseñar estrategias de ventas, considerando las variables externas

3
 Manual de Auditoria en el Sistema Comercial

3) Realizar análisis de acuerdo al área a tratar: diagnóstico (NO FODA)

5 fuerzas de Porter: un análisis clave para el área comercial

Debido a que Las 5 fuerzas de Porter son esencialmente un gran concepto de los negocios por medio del cual se
pueden maximizar los recursos y superar a la competencia, cualquiera que sea el giro de la empresa. Realizar un
diagnóstico del área comercial con este tipo de diagnóstico significa poder visualizar el factor externo que
continuamente nos afecta y que puede favorecernos como perjudicarnos según las condiciones del ambiente.

¿Que son las 5 fuerzas de Porter?

https://www.5fuerzasdeporter.com/

ANALISIS PESTEL

4) Determinar los principales riesgos asociados al área

- Competencia
- innovación tecnológica
-
5) Establecer los tipos de controles internos mínimos que debe poseer cada empresa de acuerdo al área
a tratar.

6) Evaluación del control interno: aplicación de cuestionario

4
 Manual de Auditoria en el Sistema Comercial

7) Ejecución:
- Planificación de auditoria (carta grant) ANEXO
- Pruebas de auditoria
- Técnicas a aplicar
8) Proponer indicadores de gestión: Tabla de indicadores

9) Seguimiento, medición y análisis de los resultados

10) Anexos: Que respalden la auditoria de gestión

http://www.miramegias.com/auditoria/files/apuntes/ut02.pdf

5
 Universidad de Tarapacá
Facultad de Administración y Economía
Ingeniería en Información y Control de Gestión

Nombre del Medios de

indicador Objetivo del indicador Medida Indicador Responsable Meta Tiempo verificación
El objetivo del indicador
es calcular la
rentabilidad de las
ventas efectuadas en un Registro de las
periodo determinado y Ingresos Jefe del ventas mensuales,
Rentabilidad así evaluar cuan por 𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 − 𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜𝑠 Área informe de ventas
de las ventas rentable es ventas 𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 Comercial >90% Mensual por sucursal
El objetivo del indicador
es medir la capacidad
del cumplimiento en los Jefe del Registro de
tiempos de entrega que Área despachos,
tiene la empresa en 𝑛ª 𝑑𝑒𝑠𝑝𝑎𝑐ℎ𝑜𝑠 𝑟𝑒𝑎𝑙𝑖𝑧𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑎 𝑡𝑖𝑒𝑚𝑝𝑜 Comercial, control y
Cumplimiento relación a los 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑑𝑒𝑠𝑝𝑎𝑐ℎ𝑜𝑠 𝑟𝑒𝑞𝑢𝑒𝑟𝑖𝑑𝑜𝑠 encargado seguimiento a los
en los tiempo requerimientos del de ventas, despachos
de entrega cliente Hora vendedores >85% Semanal requeridos
El objetivo de este Jefe del
indicador es medir el Ingresos Área
volumen de ventas por por Comercial,
Volumen de cliente para así evaluar ventas encargado
ventas por la demanda que estos de 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 de ventas,
cliente presentan clientes 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑐𝑙𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒𝑠 vendedores >90% Mensual
Manual de Auditoria en el Sistema Comercial

El objetivo de este
indicador calcular el
margen que presenta un
producto determinado
Margen del para así evaluar su
producto rentabilidad >95% Mensual

7
 Universidad de Tarapacá
Facultad de Administración y Economía
Ingeniería en Información y Control de Gestión

ANEXO

Carta Gantt

año
CARTA GANTT
(MES I) (MES II) (MES III)
Proyecto:
Responsables SEMANA 1
SEMANA 2
SEMANA 3
SEMANA 4
SEMANA 1
SEMANA 2
SEMANA 3
SEMANA 4
SEMANA 1
SEMANA 2
SEMANA 3
SEMANA 4
Fecha de inicio:

Fecha de término:

Actividades Responsable Duración

Recaudar
información
relevante de la
entidad
Realizar visitas al
lugar y hacer una
inspección
Realizar una
entrevista al
gerente general
Aplicar
encuestas a
trabajadores de
la entidad
Aplicar
encuestas de los
distintos tipos de
auditoría
Realizar un
análisis de los
datos e
información
obtenida
Emitir un informe
final con sus
respectivas
recomendacione
s
Manual de Auditoria en el Sistema Comercial

5) Establecer los tipos de controles mínimos que debe poseer cada empresa de acuerdo
al área a tratar.
- SERNAC
El Servicio Nacional del Consumidor, más conocido por la sigla Sernac, es un servicio
público chileno, dependiente del Ministerio de Economía, Fomento y Turismo, que es
responsable de cautelar y promover los derechos del consumidor, establecidos en la Ley
19.496,2 además de educar a los mismos sobre sus derechos y deberes.
- Ley de oferta y demanda en Chile
La oferta y demanda es el modelo económico básico de la formación de precios de
mercado de los bienes, usándose para explicar una gran variedad de fenómenos y
procesos tanto macro como microeconómicos. Esta relación se denomina tabla de
demanda o curva de demanda.
- INE
El Instituto Nacional de Estadísticas (INE) es un organismo estatal chileno creado en 1843,
que tiene por finalidad realizar los censos generales de población y vivienda, y producir,
recopilar y publicar las estadísticas oficiales del país, además de otras tareas específicas
que le encomienda la ley.
- Mercado de libre competencia
“La ley de competencia en Chile es sorprendentemente simple y general; no obstante,
defiende una política y aplicación efectivas contra los acuerdos restrictivos y las acciones
concertadas, contra el abuso unilateral de la posición dominante, la exclusión predatoria y
las fusiones anticompetitivas. El contenido lo aporta la experiencia en la tramitación de los
casos, que se basa cada vez más en la aplicación del análisis económico.”

6) Evaluación del control interno: aplicación de cuestionario

Este cuestionario consistirá en …

9
Manual de Auditoria en el Sistema Comercial

10
 Universidad de Tarapacá
Facultad de Administración y Economía
Ingeniería en Información y Control de Gestión

EMPRESA: CUESTIONARIO DE AUDITORÍA FECHA:

ENTREVISTADO: REVISADO POR:
CARGO: VERSIÓN:
ÁREA COMERCIAL

Tema: Inventarios
GENERALIDADES SÍ NO N/A OBSERVACIONES
1 ¿Existe control sobre el máximo y mínimo de existencias?
2 ¿Existen políticas claramente definidas en cuanto a la recepción,
almacenamiento y conservación?
3 ¿Los ajustes en los registros de inventario, como consecuencia de la toma
física de los mismos, son autorizados previamente por funcionario
responsable?
4
¿Las compras de inventarios están debidamente autorizadas?
5
¿Los retiros de inventarios son autorizados por funcionario competente?
6
¿Los ajustes por pérdida de inventarios son revisados, aprobados y
autorizados por funcionarios que no están involucrados en la
responsabilidad de manejo y registro de los mismos?
7 ¿Aprueba un funcionario responsable la venta de las existencias obsoletas
no utilizadas o deterioradas?
Manual de Auditoria en el Sistema Comercial

8
¿Se llevan registros de inventarios adecuadamente valorizados?
9
¿Se efectúan en forma periódica comprobaciones de los registros auxiliares
de inventario contra las respectivas cuentas del mayor?
10
¿Son las existencias recibidas y registradas con la descripción de cantidad,
calidad y cualquier otra información necesaria?

Tema: Ventas
GENERALIDADES SÍ NO N/A OBSERVACIONES
1 ¿Existen presupuestos de ventas por productos y/o materiales que
comercializa la empresa?
2 ¿Existen por escrito políticas y procedimientos adecuados referentes a
ventas?
3 ¿Existen sistemas de información computarizados para las ventas?
4 ¿Se utilizan órdenes de pedido para realizar las ventas a clientes
principales?
5 ¿Se exigen los respectivos comprobantes de retención al realizar las
ventas?
6 ¿Existe una segregación adecuada de funciones al surtir, revisar y empacar
la mercadería vendida?
7
¿Existe algún procedimiento de control que asegure la facturación de toda
la mercadería vendida?
8
¿El sistema contable computarizado asegura la contabilización correcta en
cuentas de control y registros auxiliares de todas las facturas expedidas?

12
Manual de Auditoria en el Sistema Comercial

9 ¿Se conservan en el departamento correspondiente las facturas

pendientes de cobro en un archivo clasificado por clientes?
10
¿Los encargados de los registros de clientes y custodia de las facturas son
diferentes de los que manejan caja?
11 En el caso de las devoluciones de mercaderías por parte de los clientes, ¿se
detallan los artículos devueltos y las condiciones en que se encuentran?
12 ¿Existen políticas por escrito para la concesión de bonificaciones a los
clientes?
13
¿Existen establecidas condiciones de crédito, descuentos y devoluciones,
listas de precios?
14 ¿Se utilizan formas pre numeradas de entrega de mercaderías y
embarque?
15 ¿La facturación la elabora una sola persona y la revisa otra distinta,
verificando precios, operaciones aritméticas, especificaciones, pedidos,
codificaciones, etc.?
16 ¿Existe una segregación adecuada de funciones entre el Jefe de Almacen y
la persona que realiza la factura?
17 ¿En la factura se anota el número o clave del vendedor, como control de
pago de comisiones, precios, etc.?
18 ¿Se coteja numéricamente las facturas por una persona que no sea del
área de facturación o que no sea la misma persona que factura?
19 ¿Se contabilizan diariamente los ingresos?

13
Manual de Auditoria en el Sistema Comercial

14
Manual de Auditoria en el Sistema Comercial

15