Formación Del Personal y Los Usuarios en El Manejo Adecuado Del Material de Archivo

»<H PGI-91/WS/17
Formación del personal

y los usuarios
en el manejo adecuado
del material de
archivo:
un estudio del R A M P
con instrucciones
Programa General de Información y UNISIST
Organización de las Naciones Unidas

para la Educación, la Ciencia y la Cultura París, 1991
4P-r",i§s
Original: Inglés PGI-91/WS/17
P A R I S , octubre de 1991
FORMACIÓN DEL PERSONAL Y LOS USUARIOS

EN EL MANEJO ADECUADO DEL MATERIAL DE ARCHIVO:
UN ESTUDIO DEL RAMP CON INSTRUCCIONES
preparado por
HELEN FORDE
Programa General de Información y UNISIST
Organización de las Naciones Unidas

para la Educación, la Ciencia y la Cultura
Noticia bibliográfica recomendada:
Forde, Helen
Formación del personal y los usuarios en el manejo adecuado del material de archivo: un
estudio del R A M P con instrucciones / preparado por Helen Forde [para el] Programa General
de Información y el UNISIST - París, U N E S C O , 1991, iv, 33 págs., 30 c m - (PGI-91/WS/17)
I - Título
II - U N E S C O . Programa General de Información y UNISIST
HI - Programa de Gestión de Documentos y Archivos ( R A M P )
© - UNESCO, 1991
INDICE
Página
1. INTRODUCCIÓN 1
2. EL CONTEXTO 2
2.1 Problemas del siglo X X 2

2.2 Aumento del costo de la conservación 2
2.3 Tratamiento en masa: la laminación 3
2.4 Tratamiento en masa: vaciado de la hoja 3
2.5 Tratamiento en masa: desacidificación 3
2.6 La preservación en primer plano 3
2.7 Demasiada demanda para los presupuestos 3
2.8 Mayores exigencias de los usuarios 4
2.9 Efectos de la tecnología moderna 4
3. EL MATERIAL DE ARCHIVO 4
3.1 Material de una sola hoja 4

3.2 Archivadores 5
3.3 Mapas, planos y cartas 5
3.4 Volúmenes 6
3.5 Materias textiles 7
3.6 Fotografías 7
3.7 Registros audiovisuales y de lectura mecánica 8
4. SOLUCIONES 8
4.1 Auxiliares materiales 8

4.2 Auxiliares de la sala de lectura 10
4.3 Preparación de copias 13
4.4 Mobiliario de la sala de lectura 14
4.5 Guías de manipulación del material de archivo 15
4.6 Cumplimiento de las normas 22
5. CAPACITACIÓN 23
5.1 Capacitación de los lectores 23

5.2 Capacitación del personal 25
6. RESUMEN DE LAS INSTRUCCIONES 30
7. CONCLUSIONES 32
8. OTROS TEXTOS DE CONSULTA 32

PREFACIO
L a División del Programa General de Información de la U N E S C O creó el Programa de

Gestión de Documentos y Archivos ( R A M P ) para prestar ayuda a largo plazo a los Estados
Miembros, sobre todo a los países en desarrollo, con vistas a satisfacer sus necesidades en las
esferas especializadas de la administración de archivos y registros.
Los objetivos generales del R A M P son:
- fomentar la conciencia y la comprensión de los gobiernos de los Estados Miembros y

entre ellos respecto del valor y la utilidad de los documentos y los archivos c o m o
recursos esenciales de la información;
- asistir a los países y a las regiones que lo soliciten en la organización y el desarrollo

de los sistemas y servicios de administración de registros y archivos necesarios para
la plena y efectiva utilización de esos recursos esenciales de la información;
- promover el progreso y la difusión de los conocimientos y contribuir a ellos

mediante la formación de profesionales en el campo de la administración de archivos
y documentos, que es la base para una política acertada respecto de los archivos y
para su eficaz desarrollo.
Las actividades del R A M P se centran en la elaboración de infraestructuras, la formación

y la enseñanza; la protección del patrimonio archivístico; y el fomento del desarrollo y la
aplicación de las modernas tecnologías de la información y de la investigación en materia de
teoría y práctica archivísticas.
El presente estudio, elaborado por contrato con el Consejo Internacional de Archivos

(CÍA), se propone informar a los archivistas, los conservadores y los usuarios en el manejo y
cuidado del material de archivo. El estudio propone un análisis de los problemas y formula
sugerencias sobre las técnicas de manejo y la capacitación en ellas y conclusiones acerca de la
utilidad de un manejo acertado.
Pueden dirigirse comentarios y sugerencias acerca del estudio a: División del Programa
General de Información, U N E S C O , 7 , place de Fontenoy, 75700 París, Francia. A la m i s m a
dirección pueden solicitarse otros estudios elaborados en el marco del programa del R A M P .
PGI-91/WS/17
1. INTRODUCCIÓN
1.1 El material de archivo corre riesgo debido a su naturaleza m i s m a y al hecho de que lo

maneja el público en general. Es ésta la diferencia entre este material y el de biblioteca o los
objetos de museo, que suelen ser dos clases diferentes de material.
1.2 A d e m á s , los materiales con que se crean los archivos son de utilización corriente. El
papel es un producto perecedero, el lápiz se puede borrar con una g o m a , y la tinta de imprenta
o de máquina puede borrarse con líquido de corrección. D e ahí que los periódicos, las
fotografías y el material audiovisual modernos puedan parecer históricamente menos valiosos
que los que han adquirido cierta dignidad gracias a su antigüedad.
1.3 L a proliferación desde la última guerra de las oficinas depositarías de documentos y de

los archivos abiertos al público en general ha hecho que el uso de esos registros se extendiera
a una g a m a m u c h o m á s amplia de usuarios. L a imagen del anticuario especialista en actas y
registros notariales que celosamente vafiltrandolos documentos a los que sólo él tiene acceso
ha cambiado porque las fuentes archivísticas son la base de actividad no sólo de los
historiadores y los investigadores profesionales sino también de los historiadores de familias,
los historiadores municipales, los estudiantes adultos, los escolares y colegiales, los
periodistas, los economistas y los simples curiosos. L a creciente demanda ha llevado a que
cuantos tienen a su cargo archivos reclamen mayores recursos, pero aumentar los recursos en
materia de personal y de servicios de almacenamiento resulta caro y es raro que se considere
una prioridad.
1.4 Sin embargo, a causa de la creciente demanda el material de archivo que por muchas
razones se halla ya en peligro en estosfinalesdel siglo X X está por desgracia expuesto a u n
mayor desgaste y a m á s frecuentes desgarramientos. A l m i s m o tiempo el costo de la
conservación tradicional ha aumentado. Ello ha impulsado a centrar la atención en las
técnicas de preservación. Las prácticas de manejo cuidadoso se cuentan entre las m á s
importantes y eficaces.
1.5 Las diferencias del material exigen distintas soluciones para el buen manejo. Los
elementos aparte tienen varios formatos: planos, enrollados, grandes, pequeños,
perfectamente almacenables de forma independiente o entre otros documentos. E n cambio,
los archivadores suelen estar atiborrados y pueden contener material ajeno o accidental
insuficientemente protegido. Los mapas y los planos plantean problemas especiales de manejo
debido a su tamaño, mientras que los libros son a m e n u d o voluminosos, les puede faltar parte
de la encuademación y pueden sufrir daños debido a la presión a que se les somete en las
junturas. Los textiles pueden tener trozos en vías de desintegración pegados en libros de
patrones o en prendas de vestir. Corren peligro especialmente en el manejo las fotografías que
pueden hallarse en álbumes de material malo o que frecuentemente se almacenan sueltas. Los
registros y las grabaciones audiovisuales y de lectura mecánica pueden tener una resistencia
aparente que quizás engaña y tal vez sufren daño con el uso.
1.6 Las soluciones prácticas adoptadas en bibliotecas y archivos incluyen el suministro de

equipo especializado tal c o m o cajas en que se presenta el material a los lectores, carritos de
libros con estantes en ángulo, carritos de mapas con apoyo para los objetos que superan el
tamaño normal, almohadillas o soportes en que apoyar los libros, cadenas o pesos forrados
para sujetar las páginas o los objetos enrollados, y láminas transparentes para proteger los
mapas o los planos que los lectores deseen calcar. A los lectores se les puede ofrecer
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información acerca del manejo cuidadoso en forma de instrucciones que deben leerse en el
m o m e n t o de inscribirse, notas en las mesas o volantes explicativos y cintas de vídeo sobre las
precauciones necesarias. E n las instrucciones debería indicarse lo relativo al manejo del
material, a la lectura, al calco y a la copia (según los casos), advirtiendo al usuario del
derecho a negarle el permiso para realizar alguna de esas operaciones. Q u e el personal m i s m o
dé el ejemplo es probablemente la forma más convincente de persuadir al público para que
actúe con cuidado y precaución.
1.7 Naturalmente, habría que formar al nuevo personal en el cuidado del material
archivado. L a formación periódica del personal ya contratado en el manejo del material de
archivo debería ser obligatoria e incluir no sólo al personal que normalmente trabaja llevando
el material o c o m o asistentes de repositorio sino también al personal que trabaja con los
documentos, al de reprografía y a cualquiera que tenga ocasión de manejar el material de
archivo. Esto debe considerarse aplicable a todo el m u n d o . Las costumbres laxas del personal
superior se reflejarán en el personal subalterno, que puede no sentirse especialmente obligado
a tener cuidado. Entre las reglas básicas deberían aplicarse las relativas a la forma de cargar el
material, transportarlo, leerlo, copiarlo, prestarlo y exponerlo.
Debe tenerse m u y presente la importancia de un manejo cuidadoso para la eficacia

actual del servicio y para la futura preservación del material de archivo.
2. EL CONTEXTO
2.1 Problemas del siglo X X
E n los últimos años del siglo actual se observa una preocupación creciente por la
supervivencia del material de archivos y de bibliotecas. Este material se halla amenazado por
la combinación de los agentes de contaminación atmosférica c o m o el dióxido sulfúrico, de la
mala calidad del papel a base de pulpa de madera y de la mayor utilización del material por
haberse popularizado. C o n la creciente alfabetización ha aumentado la cantidad de material
disponible pero se ha incrementado m u c h o la demanda de servicios de archivo y se han
agravado los problemas de preservación. E n Estados Unidos, donde los efectos acumulados
de la contaminación, del almacenamiento deficiente y de la calefacción central se han
observado antes que en Europa, el "síndrome del libro frágil" puso en guardia a las bibliotecas
en general sobre los enormes problemas que se les presentan. E n numerosos casos las oficinas
de archivos y de registros ya habían tenido que enfrentarse con estos problemas pero no en
tan gran escala. Los conservadores, los reparadores o los técnicos de archivos estaban
acostumbrados a tratar con material frágil y la manera c ó m o lo trataban era cada vez más
profesional. Los talleres de encuademación y las bibüotecas tenían aún mucho que aprender
pero su experiencia sirvió para poner de relieve la enormidad del problema.
2.2 A u m e n t o del costo de la conservación
L a primera cuestión es la del tamaño mismo del material. Otra es la de los costos de
m a n o de obra. Junto con la creciente importancia de la profesión de conservación se ha
producido un déficit de m a n o de obra y un aumento de los costos de personal. Las
operaciones que eran relativamente esenciales pero ejecutadas por personal no calificado
exigían m u c h o tiempo y en muchos casos su coste resultaba prohibitivo. El optimismo que
siguió a la Segunda Guerra Mundial acerca de las posibilidades de manejar la masa de
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material que necesitaba ser cuidado ha disminuido y hoy se tiene conciencia de que, de todas
las modalidades de preservación, la conservación tradicional del papel es la más cara. Y esto
vale incluso para los programas actuales de tratamiento generalizado de desacidificación o de
conservación mecánica.
2.3 Tratamiento en masa: la laminación
E n algunos archivos y bibliotecas la laminación se considera un método que puede

aplicarse adecuadamente c o m o último recurso a gran cantidad del material del siglo actual,
puesto que de ella pueden encargarse trabajadores semicalificados y, por tanto, relativamente
poco costosos. Sin embargo, presenta una desventaja consustancial: de someter al calor un
material que debe utilizarse con sumo cuidado para evitar cualquier daño.
2.4 Tratamiento en m a s a : vaciado de la hoja
El vaciado de la hoja, un proceso mediante el cual se llenan los huecos del papel con
pulpa de celulosa utilizando una mesa de vacío, es un método de conservación bastante más
rápido que la reparación tradicional de papel, pero tiene un uso limitado en los archivos. S u
aplicación generalizada es m á s apropiada en las bibliotecas, donde todo un libro puede
repararse utilizando la misma pulpa. Es necesario seguir formando personal en este método,
tarea que suelen llevar a cabo los conservadores, con lo que se pierde la ventaja del bajo costo
de la m a n o de obra.
2.5 Tratamiento en masa: desacidificación
L a desacidificación generalizada ha resultado también m á s útil en las bibliotecas que en

los archivos. L a diversidad del material de los archivos ha impedido hasta ahora toda
economía de escala, aunque la investigación ha dado algunos resultados prometedores que
podrán aplicarse en el futuro.
2.6 L a preservación en primer plano
D e ahí que, obligados a recurrir a los métodos tradicionales, los archivistas se hayan
inclinado m á s por prevenir que por curar. Gradualmente, el término preservación ha pasado a
formar parte del vocabulario, significando esencialmente todas las medidas que pueden
tomarse para asegurar la supervivencia del material de archivo. Esas medidas son el
almacenamiento apropiado, la regulación de las condiciones ambientales, la reducción de la
intensidad de la luz, la confección de copias institutorias cuando ello sea posible, los buenos
métodos de manejo, y, en última instancia, el trabajo de conservación.
2.7 Demasiada d e m a n d a para los presupuestos
Otros dos factores han obligado a adoptar este cambio de actitud. N o sólo la
conservación se ha vuelto un trabajo más costoso sino que además tiene que competir contra
otras necesidades dentro de un presupuesto cada vez m á s reducido para archivos. Los
archivos públicos y los privados han sufrido de la inflación de los costes en los años ochenta,
a lo que ha venido a añadirse para mayor conciencia de la fragilidad de los edificios en que
están instalados no sólo los archivos sino también los museos y las bibliotecas. A falta de un
activo movimiento filantrópico equivalente al del siglo X I X , sólo queda el legado de los
edificios de aquella época, algunos de los cuales no se contruyeron suficientemente fuertes. El

mantenimiento ordinario según las adecuadas normas archivísticas pasa por la preservación;
la rehabilitación de edificios bastante envejecidos representa un gasto de capital que corroe el
presupuesto. E n una sociedad donde toda iniciativa adoptada por las instituciones que viven
de u n presupuesto en lugar de producir dinero necesita justificación, es difícil escoger entre
financiar un trabajo urgente de conservación y un trabajo de reparación de edificios no menos
esencial.
2.8 M a y o r e s exigencias de los usuarios
El otro factor son las mayores exigencias aceptables de los usuarios. L a variedad de
personas que acuden a los archivos aumenta de año en año y la posibilidad de disponer de
m á s tiempo libre ha permitido el incremento de las investigaciones históricas de todo tipo. N o
es raro que entre 7 0 % y 80% de los lectores de algunos archivos estén estudiando la historia
de la familia y son muchos los archivistas que reconocen que es sólo la presión de los
usuarios persistentes c o m o ésos lo que ha permitido la expansión de los servicios que pueden
ofrecer. El hecho de ver aumentar la curva de demanda en un gráfico fortalece la sensación de
ser necesario, pero esa curva ilustra también la carga que pesa sobre los archivos.
2.9 Efectos de la tecnología m o d e r n a
L a tecnología moderna ha creado otras dificultades, en particular por la práctica

generalizada de la fotocopia. Para el estudiante universitario que se afana por terminar un
doctorado dentro de un determinado plazo, las fotocopias son un elemento esencial cuando no
dispone localmente de material de archivo o cuando el horario de apertura es limitado. A l
escolar se le enseña que está bien considerado conocer el uso del material original, el profesor
de historia local espera poder dar a sus alumnos copias para el estudio de la paleografía, el
periodista espera llevarse los textos a fin de poder citarlos con precisión. L a microfilmación
puede ser una alternativa cuando la fotocopia no es posible. A m b o s procesos son
probablemente m á s nocivos para el original que el mero manejo por el lector, pero las
expectativas del público son tan considerables que suprimir esos servicios levantaría una
marca de protestas.
E n esta situación de mayor capacidad profesional, mayores costos, mayores

oportunidades de estudio y mayores expectativas respecto de las exigencias que pueden surgir
para ayudar a la investigación, el problema del manejo del material se vuelve fundamental
c o m o medida de preservación.
3. EL MATERIAL DE ARCHIVO
El material de archivo tiene diferentes cualidades y, por lo m i s m o , puede necesitar

diferentes formas de almacenamiento, distintas temperaturas y varios métodos para su
manejo.
3.1 Material de u n a sola hoja
Al lector generalmente se le da un solo documento. El documento puede estar

almacenado con otros, pero si tiene número individual de referencia hay que contarlo c o m o
un pedido. Puede tratarse de material plano o enrollado, grande o pequeño, almacenado en su

propia caja o en una caja con otro material similar. Este tipo de material plantea problemas de
seguridad si es pequeño y de manejo si es grande. Frecuentemente puede sufrir daños al
sacarlo o cuando se le devuelve a su sitio si no está protegido con tapas. También puede
estropearse si se maneja junto con otros elementos. L a mala calidad del papel de artículos
grandes tales c o m o los carteles suele ser causa de que se produzcan inadvertidamente daños
en ellos al transportarlos. Las cartas selladas con cera presentan a menudo rasgones que se les
hicieron al abrirse por primera vez, lo que expone el papel a un mayor desgarramiento. Los
sellos añadidos corren también peligro si se les somete a un duro trato ya que la cera de lacrar
suele volverse quebradiza y se descascarilla. E n los casos en que los usuarios piden elementos
constituidos por una sola hoja pero que se hallan juntos en una caja con otro material similar,
una manipulación prolongada durante la búsqueda, entraña grave riesgo.
3.2 Archivadores
L a mayor parte de los archivos públicos modernos se guardan en archivadores,

anotándose el contenido de cada uno con una sola referencia. El lector que está buscando un
solo elemento, n o el que está leyendo toda la historia de un proyecto, tendrá la tentación de
leer hojeando rápida y descuidadamente el contenido del archivador. Durante este tipo de
búsqueda pueden encontrarse un periódico, mapas, planos, fotografías y a veces incluso
pequeños documentos. Es probable que se les haya prestado poca atención al manejarlos
durante su vida activa. Las tapas de los archivadores suelen estar hechas de cartulina delgada
en que se indican detalles sobre la distribución o notas. Esas tapas, que tienen que dar cierta
protección al contenido, pueden también sufrir daños, sobre todo en las junturas. L a tendencia
a recargar los archivadores hace más necesario su manejo cuidadoso por parte del personal y
de los lectores. Los papeles pueden sujetarse dentro de carpetas con argollas o con un sistema
de pinzas, según la costumbre local. E n cualquiera de los casos, los papeles resultarán más
vulnerables en el punto en que se perforan y hay que tener cuidado al pasar las hojas. Los
archivadores se fabrican a veces con bolsillos para anexos a fin de guardar material que por
una u otra razón no se puede proteger en la forma ordinaria. A veces se incluyen con los
demás papeles sobres llenos de pequeños elementos o fotografías, y la ineficacia del material
adhesivo usado en la fabricación del sobre o la falta de la tapa de éste pueden hacer que se
pierda el contenido.
3.3 M a p a s , planos y cartas
D e todo el material de archivo son tal vez estos elementos los que m á s pueden sufrir
daños, incluso antes de su llegada a los locales del archivo. Si se trata de elementos solos,
pueden haber sido doblados muchas veces, utilizados en el campo o transportados por el mar,
y las partes de los pliegues serán normalmente débiles, si es que no se estén rasgando ya. Por
eso son vulnerables si se trasladan sin soporte de los cajones de los mapas a la sala de lectura.
Si están almacenados en rollos son menos vulnerables pero hay muchos depósitos en que la
profundidad de los estantes no es suficiente para poder almacenar los mapas enrollados sin
que vayan acumulándose demasiado unos encima de otros. L a dificultad de sacar uno que se
encuentre en la parte de abajo del montón puede producir fácilmente daños.
Los mapas y los planos encuadernados en volúmenes se hallan a menudo en malas

condiciones debido a que no se sustituyen cuidadosamente. Tales documentos suelen estar
confeccionados en papel delicado, incompatible con los papeles que les rodean, lo cual crea
tensiones en la parte en que ambos se juntan. A l doblarlos los pliegues pueden no
corresponder con los normales y las partes que sobresalen se deterioran al volver a guardar el
m a p a en la caja o en la estantería. Los mapas, planos y cartas de gran tamaño guardados
verticalmente se hallan en peligro cuando cuelgan de los elementos de protección si se ha
utilizado u n tipo de papel o de adhesivo inadecuado. A veces resulta también difícil sacarlos
cuando se emplea el viejo método de colgarlos. Nunca debería recurrirse al almacenamiento
vertical cuando el papel tenga algún defecto, a menos que los objetos estén bien envueltos y
tengan un soporte adecuado.
3.4 Volúmenes
H a y dos clases de volúmenes: los que son en sí mismos registros c o m o los diarios, los
cuadernos de bitácora y los libros ordinarios, y los creados para proteger registros
considerados en peligro. Los repositorios no se pueden permititr ignorar los problemas de
ninguna de estas dos clases.
L a costumbre vigente en el siglo X I X de encuadernar el material de archivo en

volúmenes uniformes ha dado c o m o resultado que los volúmenes se desgasten y se rasguen
bastante, aunque es difícil saber si se habrían producido mayores o menores daños si no se
hubieran protegido los objetos. Los daños que al principio pueden causarse a un volumen al
manejarlo es m á s probable que afecten a la encuademación que al contenido, pero a medida
que se va estropeando la encuademación el contenido queda también expuesto a mayores
riesgos. L a mala calidad de los materiales agrava el problema.
El punto débil de la mayoría de las encuademaciones es la juntura entre las tapas y el

lomo, tanto en la parte extema c o m o en la interna, allí donde la hoja final está pegada a las
cartulinas. U n a vez que las cartulinas se han desprendido, el contenido no está ya protegido
adecuadamente. Otra parte de frecuente desgaste es la parte superior del lomo, porque al
extraer los libros sin cuidado tirando de ellos por su parte superior se puede ir dañando el
lomo que finalmente puede desprenderse. Si el encuadernador primitivo no usa cartulina
suficientemente gruesa para proteger todo el contenido, los volúmenes pueden estropearse al
sacarlos o volverlos a poner en la estantería. Si el bloque de las páginas se cae debido a su
peso o a que no está bien cosido, los bordes inferiores de las hojas pueden sufrir daños. D e
idéntica manera, si se trata de documentos que se guardan plegados y se despliegan
sobresaliendo de las tapas, pueden estropearse. El celo en la protección de los documentos
mediante la encuademación ha hecho que a menudo se colocaran todas juntas diferentes
clases de material; el papel, el pergamino, las obras de arte en papel, las materias textiles, las
fotografías, los calcos y las guardas en que van montados, pueden contribuir a la inestabilidad
de un volumen si se intenta que todos esos elementos sobrevivan juntos. Los volúmenes de
tamaño excepcional corren peligro al ser manejados simplemente por sus dimensiones. Pocas
encuademaciones son suficientemente fuertes para resistir el desgaste del uso frecuente
cuando el contenido es pesado o voluminoso.
Incluso sacar de los estantes esos volúmenes entraña riesgos a causa de su tamaño y de
la posibilidad de que caigan al suelo.
Los volúmenes que son objeto de una utilización intensa (generalmente, aquellos a los
que se tiene acceso libre en las salas de lectura) sufren desgaste en el borde inferior de las
tapas. Ello se debe al roce con los estantes, en especial los estantes metálicos o de madera no
tratada.
3.5 Materias textiles
Estas materias son a menudo frágiles y especialmente sensibles a las malas condiciones
de almacenamiento y al exceso de luz. Tratándose de materiales de uso corriente, el usuario
puede atribuirles una solidez que no tienen. Mientras está pegada sobre un soporte, una tela
puede mantenerse; pero su fragilidad se manifiesta cuando se la despega. Su fragilidad puede
obedecer a los pigmentos, en especial los utilizados en el siglo X I X , que terminan por atacar
la trama; a la exposición a la luz, que es nociva; al material adhesivo con que se la pegó; a un
soporte ácido; o a la reacción que se establezca con otra tela. Las muestras, en particular,
están expuestas a estos riesgos y a ellas se aplican también las observaciones formuladas con
respecto a los ejemplares de gran tamaño.
Los materiales de cubierta utilizados en la encuademación (por ejemplo, el terciopelo)

pueden haberse gastado o presentar puntos débiles en los bordes. L a manipulación de esos
objetos plantea problemas, tanto in situ c o m o cuando hay que desplazarlos por razones de
seguridad. Por definición, esos materiales se utilizaban en los libros de valor (tratados o
documentos reales); a veces incluían hilos de oro o plata que tienen un peso específico
elevado y pueden dañar los materiales adyacentes.
Las telas procedentes de vestimentas que forman parte de los archivos y colecciones
pueden presentar una gran fragilidad según el tiempo y las condiciones de su exposición. A l
manipularlas pueden romperse hilos o partes enteras que se han vuelto frágiles.
Las cuerdas que unen los sellos a los documentos también pueden romperse si se las
somete a tirones bruscos. Cuando se trata de cuerdas de hilos multicolores, los hilos oscuros
pueden resultar frágiles, especialmente los negros y marrones a causa de los pigmentos. N o
debe pues permitirse que el peso del sello (y, a veces, la caja metálica que lo contiene) tire de
la cuerda pues ello puede dañar tanto el sello c o m o el documento.
3.6 Fotografías
Son también objetos tan familiares que resulta particularmente difícil introducir técnicas
adecuadas para su manejo. Todos manipulamos una fotografía en algún m o m e n t o d e nuestra
vida; pero rara vez pensamos en las técnicas de preservación.
T o d a fotografía consiste en un soporte cubierto de una película de productos químicos

sensibles a la luz; ambos elementos son vulnerables durante la utilización. L a base puede ser
de metal, vidrio, papel, nitrato de celulosa, acetato de celulosa o poliéster. El metal y el papel
son materiales orgánicos, expuestos por lo tanto a los mismos errores de manipulación que
otros materiales de archivo de idéntica composición; el vidrio tiene el inconveniente de la
fragilidad y, al igual que los otros tres soportes sintéticos, puede sufrir rayaduras. L a película
de emulsión en que se ha retenido la imagen también es vulnerable y puede ser dañada
cuando en ella se deposita aceite o polvo.
También el formato en que se presentan las fotografías plantea problemas de

manipulación. Las fotografías antiguas pueden presentarse en marcos pequeños, simples o
dobles, cubiertos con una placa de cristal. Se acostumbraba montar las fotografías en álbumes
para protegerlas; pero los materiales de fijación pueden resultar inadecuados o puede
excederse la capacidad del álbum. Las fotografías generales (por ejemplo, de un paisaje o del
conjunto de los niños de una escuela) pueden enrollarse para facilitar su almacenamiento.
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Ocurre a veces que una pequeña fotografía se ha insertado entre las páginas de un libro o
conservado en un sobre. Si en una caja se ha guardado un número excesivo de negativos de
vidrio, éstos pueden romperse al manipularlos.
3.7 Registros audiovisuales y de lectura mecánica
L a introducción de tecnologías nuevas en el siglo X X ha permitido contar con nuevos

materiales audiovisuales y de lectura mecánica que se encuentran en los archivos. E n las salas
de lectura se conservan microfilmes, microfichas, grabaciones para gramófono, películas y
cintas magnéticas, que pueden ser copias de los que se conservan en los archivos o copias
sustitutorias realizadas confinesde seguridad y preservación. Muchas veces estos materiales
presentan un aspecto estable que no corresponde a la realidad.
C o n la posible excepción de los discos ópticos que aún no han sido normalizados para
los lectores, estos registros, c o m o cualquier otro material, pueden sufrir daños al ser
manipulados. Las grabaciones sonoras pueden haberse efectuado en cilindros de cera, rollos
de papel para pianolas, g o m a laca o cloruro de polivinilo. Los registros informáticos y las
cintas de vídeo se realizan con películas de treftalato de polietileno recubiertas por un
pigmento magnético. Estos materiales, orgánicos o no, pueden ser dañados muchas veces
durante su manipulación por las rayaduras, las distorsiones, la luz, el calor y el campo
magnético. D a d o que la manipulación se efectúa por medio de máquinas, también existe la
posibilidad de causar daños mecánicos.
4. SOLUCIONES
Las soluciones que se adopten para mejorar las técnicas de manipulación dependerán de
las circunstancias de cada archivo individual y del tipo de material de archivo de que se trate.
Aunque no se hayan contemplado todos los casos, las soluciones que se presentan a
continuación pueden ser adaptadas a cada situación particular. L a publicidad es uno de los
aspectos m á s importantes de un buen método de manejo; corresponde también poner a
disposición del usuario en forma visible los medios auxiliares, por ejemplo, atriles para los
libros u hojas transparentes. Las normas y consejos deben ser accesibles y estar expresados
con claridad.
4.1 Auxiliares materiales
Por su mera presencia, los auxiliares materiales para el manejo recuerdan que el archivo
cuida sus registros y espera que el lector haga lo m i s m o . N o debemos olvidar que el desgaste
de los registros es el resultado de un manejo excesivo y que es probable que el personal
manipule los registros más que el público. El desplazamiento de documentos es un problema
que concierne m u c h o m á s al personal que a los lectores. Es indispensale contar con los
medios de transporte adecuados. Esos medios dependerán del tamaño de las salas, de su
configuración y de la disposición y forma de los anaqueles. Es preferible que todo se
encuentre en un m i s m o piso.
4.1.1 Los dispositivos mecánicos de manipulación son necesarios para desplazar el

material de archivo de un piso a otro o transportarlo a distancia. El transporte a distancia
efectuado a m a n o o en carrito entraña riesgos; pero puede ser necesario recurrir al m i s m o
cuando se trata de objetos voluminosos. Los rieles o cadenas equipados con recipientes
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rígidos para el transporte vertical u horizontal pueden resultar prácticos, pero no deben
utilizarse nunca para los documentos frágiles.
Es probable que en la mayoría de los archivos se utilicen ascensores y carritos. Los

primeros deben tener el tamaño suficiente para alojar los carritos que se usan en el transporte
de documentos y deben poder acceder a todos los pisos del edificio. H a y que recordar que los
documentos se desplazan n o sólo al servicio de los lectores, sino también en las tareas de
ingreso, realmacenamiento, conservación y reprografía. E n un edificio pequeño puede bastar
con un montacargas para libros; en ese caso se diseña de m o d o que los documentos no puedan
caerse por el hueco.
Los carritos normales deben ser de construcción sólida, a base de acero inoxidable o
materiales inertes, y llevar ruedas de g o m a para amortiguar los golpes. Deben tener no m á s de
dos estantes cuyos bordes no estarán sobreelevados pues ello podría dañar los documentos en
tránsito. Es preferible tener varios carritos pequeños, pues el transporte de un número elevado
de objetos en un solo carrito presenta mayores riesgos de accidente. El personal debe recibir
instrucciones acerca de la manera de transportar las cajas de documentos en los carritos; la
manipulación imprudente de la carga de un carrito puede ocasionar daños múltiples.
Los carritos para libros deben estar construidos de m o d o que puedan transportarse en
posición vertical; los estantes estarán inclinados con respecto a la horizontal (Figura 1).
Figura 1
Tfc---
Los carritos para mapas están destinados al transporte de documentos de diferentes

tamaños en carpetasrígidasespeciales. Cada vez que se extrae del depósito un m a p a , plano o
cartel, se coloca en una carpeta de este tipo. Los carritos deberán ser profundos, con u n
soporte central y abiertos en los extremos para que puedan sobresalir los objetos m u y largos
(Figura 2).
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Figura 2
4.2 Auxiliares de la sala de lectura
4.2.1 Las bandejas o cajas planas cubiertas de papel libre de ácido o tela
resultan útiles para entregar los documentos al lector. L a bandeja instalada sobre un pupitre
cumple las funciones de soporte de lectura y permite que el documento sea manipulado lo
menos posible. Al mismo tiempo, el material de archivo es preservado del contacto con
agentes nocivos. Se debe indicar al lector lafinalidadde esa bandeja para que la use tanto en
la sala de lectura c o m o al devolver el documento. Por consiguiente, se debe contar con un
número suficiente de esas bandejas para que el transporte de y hacia el depósito pueda
efectuarse en ellas.
4.2.2 Soportes de libros
Ciertos modelos de soportes de libros no sostienen en forma adecuada el canto o las

páginas o presentan en la parte inferior retenes metálicos que pueden dañar las páginas
(Figura 3).
Figura 3
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Los cojines, cunas y cuñas de espuma permiten un mejor apoyo de las tapas, los cantos
y las páginas. Los cojines, moderadamente rellenos de un material inerte, por ejemplo bolitas
de poliestireno, y recubiertos de tela suave propia para archivos, pueden adaptarse a cualquier
forma de m o d o que la encuademación no sufra tracciones (Figura 4).
Figura 4
Las cuñas de espuma, por ejemplo las que ha elaborado la Bodleian Library, pueden
insertarse en la cantidad necesaria bajo las tapas a fin de permitir una apertura correcta. L a
utilización adecuada de esas cuñas permite que el canto no sufra tensiones. También las cuñas
deben estar hechas de material inerte (Figura 5).
Figura 5
Las cunas constituyen una tercera posibilidad. Se las usa con frecuencia en las
exposiciones donde un libro va a estar abierto durante un cierto tiempo en posiciónfija;se
construyen a medida, de m o d o que sostengan todos los puntos necesarios. Hechas de madera
o aglomerado, se les da el ángulo conveniente para permitir una lectura fácil. Su preparación
caso por caso estará a cargo de conservadores o técnicos expertos (Figura 6).
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Figura 6
4.2.3 Retenes
Para retener las páginas se pueden utilizar cadenas y materiales pesados, envueltos. D e
ese m o d o se evita que el lector trate de retener las páginas o de sostener un m a p a para que no
vuelva a enrollarse, y se le dejan las manos libres para su trabajo. Los retenes deben estar
claramente a disposición del público para favorecer su utilización. E n general, las manos
pueden causar m á s daño que los retenes.
Las cadenas, o "serpientes" de segmentos de plomo, cubiertas de una tela suave propia
para archivos, pueden disponerse sobre las páginas para evitar que se muevan (Figura 7).
Figura 7
Los pesos, trozos de plomo envueltos en tela o cuero, se colocan de m o d o que se evite
que los documentos grandes se vuelvan a enrollar. Son preferibles los pesos del tipo "vaina de
fríjol" que se amoldan al documento y carecen de bordes rígidos que podrían dañar los
documentos (Figura 8).
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Figura 8
4.2.4 L a s horas transparentes están destinadas a proteger los mapas, planos o

dibujos que el lector desea calcar. Deben estar hechos de un material plástico inerte
transparente, por ejemplo melinex, y tener la suficiente rigidez para impedir toda presión
sobre el documento original.
4.2.5 L á m p a r a s de rayos ultravioleta
Se pueden usar para permitir una mejor visión de la tinta descolorida o los sectores
raspados y evitar que el lector manipule excesivamente el documento en sus esfuerzos por
descifrarlo. Existen modelos manuales, m á s modernos, y otros fijos.
4.2.6 Cajas de iluminación
Los historiadores que se interesan por las marcas de agua del papel necesitan una fuente
luminosa para mirar el papel por transparencia. Las cajas de iluminación de intensidad
apropiada son ideales para evitar una excesiva manipulación del documento; en conjunción
con una placa de melinex transparente, se prestan también al calcado.
4.3 Preparación de copias
L a preparación de copias permite reducir el desgaste de los documentos originales.
4.3.1 Microformatos
Probablemente la forma más común de copia es el microfilm o la microficha. Estas

copias reducen el desgaste de los documentos originales y permiten practicar una política
m u c h o m á s abierta en beneficio del lector. A éste se le debe suministrar una copia positiva
efectuada a partir del negativo de archivo; este último se guardará en condiciones apropiadas
y será examinado periódicamente para comprobar su buena conservación.
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4.3.2 Copias electrostáticas
Se utilizan cuando el empleo de microformatos resultaría inadecuado o antieconómico.

Esta forma de copia puede aplicarse a los índices, pues se puede efectuar un número elevado
de copias a bajo costo.
4.3.3 Lectores/impresores de microfilm
N o se recomienda permitir que el lector fotocopie los documentos originales; la

realización de copias a partir de una película satisface las necesidades del lector y reduce el
trabajo del personal de archivo. Se debe instruir al lector sobre la manera de utilizar una
máquina que funcione con monedas ofichasque el propio lector se puede procurar.
4.4 Mobiliario de la sala de lectura
U n buen diseño de los muebles permite un buen sostén de los documentos y evita los
accidentes de manipulación.
4.4.1 Los pupitres destinados a los lectores y al personal deben tener la superficie
adecuada para que los documentos se puedan extender y sea posible tomar notas.
4.4.2 L a s mesas que soporten los aparatos para leer microfilmes y microfichas
dispondrán también de un espacio para que el lector pueda tomar notas. Para los mapas,
planos y pergaminos conviene contar con mesas grandes, cubiertas de cuero o tela propios
para archivos que evitan la erosión.
4.4.3 L o s caballetes permiten sostener los conjuntos de pergaminos medievales

unidos por su parte superior; puede haber pergaminos de longitudes diferentes, y de todos
m o d o s es difícil manipular el conjunto sobre una mesa. El caballete permite mover el
documento sin someter a tracción los elementos de unión (Figura 9).
Figura 9
P G I - 9 1 / W S / 1 7 - pág. 15
4.5 Guías de manipulación del material de archivo
Para poner en conocimiento de los lectores y del personal los mejores métodos de
manipulación y las razones de su adopción se deben distribuir guías impresas sobre la
utilización del material de archivo. Es necesario contar con la cooperación del usuario y
persuadirlo con argumentos adecuados para que tome las medidas necesarias. Los archivos o
bibliotecas que poseen desde hace tiempo ese tipo de guías deben actualizarlas y publicarlas
de nuevo. Aunque en general sigan vigentes las normas de antes de la Segunda Guerra
Mundial, han variado las prioridades y el número de lectores ha aumentado en forma
espectacular. Además, es necesario ahora comunicar esas normas a públicos no habituados a
los archivos. Quienes se ocupan cotidianamente de los archivos tienden a suponer que esas
normas son conocidas. Pero se ha terminaco por comprender que es necesario recalcar
constantemente, tanto al público c o m o al personal, la importancia de la preservación.
4.5.1 Normas
Es evidente que toda institución tiene sus normas: los archivos no tienen por qué
avergonzarse de establecer normas y directrices claras, que deben estar bien a la vista de
m o d o que toda persona nueva, lector o miembro del personal, las conozca. Se las puede
formular de diversas maneras; pero un texto claro, enunciado en forma sencilla, tendrá los
mejores resultados directos. Pueden añadirse otras explicaciones o directrices en forma de
folleto explicativo. Algunos archivos imprimen las normas en papel de color, para que se las
distinga fácilmente; también se pueden escribir en caracteres destacados; cabe dejar un
ejemplar sobre cada mesa, de m o d o que los usuarios no dejen de verlas. También se pueden
exponer ejemplares ampliados en las paredes de la oficina y las salas de lectura. El personal
debe dirigirse a los lectores en forma amable, invitándolo a respetar las normas en vez de
establecer una atmósfera autoritaria.
A continuación presentamos una lista de las normas que deben respetar los lectores y
los empleados para lograr un buen funcionamiento de los archivos:
1. Antes de tocar un documento, verifique que sus manos están limpias.
2. Manipule los documentos lo menos posible.
3. N o altere nunca la disposición original de los documentos.
4. N o toque nunca el texto ni la superficie de los documentos.
5. N o ponga los documentos en el suelo.
6. N o doble, enrolle o pliegue los documentos.
7. Señale al personal los desperfectos que observe en los documentos.
8. Vuelva a unir, envasar o envolver los documentos con cuidado.
9. Utilice siempre lápiz.
10. N o marque los documentos ni borre nada en ellos.

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11. Al sacar punta al lápiz, hágalo siempre lejos de los documentos.
12. Pida siempre permiso para sacar copias.
13. Al tomar notas, no apoye el papel sobre el documento ni se incline sobre el

mismo.
14. N o utilice aparatos que deban pasarse a m a n o rozando la superficie del

documento (copiadoras manuales, etc.).
15. N o tome fotografías.
16. N o coma, beba ni fume mientras consulta un documento.
17. N o utilice instrumentos cortantes cerca de los documentos.
18. N o utilice cola, cinta adhesiva ni líquido corrector en la proximidad de los

documentos.
Esta lista, que puede parecer excesivamente detallada e intimidante, contiene en

realidad las normas básicas indispensables, que desde luego podrían formularse con menos
contundencia.
4.5.2 Explicaciones
Las instrucciones pueden formularse c o m o sigue:
1. Asegúrese de que tiene las m a n o s limpias antes de consultar los documentos.

Es una precaución dictada por el sentido común para evitar que la suciedad de las
manos pase al documento. Todo archivo habrá de contar con instalaciones
adecuadas para lavarse, debiendo aconsejarse su uso. L a prensa escrita estará
prohibida en las salas de lectura por razones de seguridad y por el riesgo que
implica que la suciedad que deja la tinta se traslade a los documentos. Pueden
facilitarse guantes de algodón para manipular fotografías con objeto de impedir
que la grasa de las manos pase a ellas. Estos guantes serán de algodón fino y han
de lavarse o sustituirse con regularidad. Es una buena idea disponer de guantes de
reserva en las salas de lectura y proponerlos a los usuarios. Debe también
señalarse en particular que el personal de los archivos ha de hacer todo lo posible
por mantener los documentos limpios y evitar que la suciedad pase de uno a otro.
2. Maneje los documentos lo menos posible. Esta prescripción merece una

explicación m á s amplia, pero conviene señalar que el manejo repetido de los
documentos es una de las causas principales de su deterioro. Cuando se busca un
documento en particular deben tomarse las precauciones necesarias de manera que
tal operación no tenga que repetirse. Para trasladar documentos se utilizarán cajas
(véase la página 13) con objeto de evitar el contacto excesivo. Cuando las páginas
de un volumen se encuentren pegadas o el tomo no se abra lo suficiente para que
puedan leerse los márgenes internos, el lector solicitará del archivista o del
conservador la asistencia necesaria.
P G I - 9 1 / W S / 1 7 - p á g . 17
N o altere nunca la disposición de los documentos. Los documentos pueden

presentarse de distinta manera, ya sea c o m o piezas individuales en una caja, en
una carpeta de argollas o sujetos con un hilo o tira de cuero cuando se trate de
documentos medievales, o con una horquilla metálica cuando se trate de los
modernos. Los papeles sueltos han de enumerarse y almacenarse en orden; si el
orden llega a alterarse, habrá que poder reordenarlos fácilmente, tarea que en
realidad representa una pérdida de tiempo para el personal. Cuando los
documentos están sujetos de alguna manera, hay menos probabilidades de que sea
necesario numerarlos; un método de almacenamiento de carácter permanente
garantizará la seguridad de la clasificación y ordenación de los documentos. L a
reordenación de éstos puede plantear problemas considerables si el lector retira
alguna pieza sin la debida autorización. L a clasificación y ordenación del material
de archivo puede perder su sentido e importancia y existe entonces serio peligro
de que se pierda algún documento.
N o toque nunca el texto en la superficie de los documentos. Las personas

familiarizadas con el uso de documentos de archivo saben que la tinta de la
superficie de los mismos puede ser frágil, algo m u c h o menos evidente para los
usuarios impacientes. Entre los hábitos modernos está el de mojarse la punta de
un dedo con saliva para dar vuelta a las páginas; esto es algo que no debe
permitirse, c o m o tampoco recorrer los renglones con un dedo para guiar la
lectura. Para seguir un texto con la vista renglón por renglón se empleará un trozo
de papel limpio (Figura 10).
uralO
Los manuscritos iluminados o las obras de arte en papel o pergamino son m á s

aptos para su exposición en museos o galerías y no resisten el manejo frecuente.
E n lo posible conviene presentarlos dentro de una caja protectora; si forman un
volumen, conviene tomar otras precauciones. Las piezas de esta calidad requieren
medidas de seguridad especiales. Su manejo puede causarles daños, por ejemplo,
la pérdida o fragmentación del pigmento o los desperfectos inherentes al contacto
con los dedos de la m a n o . Incluso el uso de guantes puede resultar peligroso si el
pigmento está desprendiéndose. Jamás deben emplearse lámparas ultravioleta
cuando se manejan documentos iluminados.
P G I - 9 1 / W S / 1 7 - pág. 18
Los materiales modernos, c o m o negativos fotográficos y ampliaciones en papel,

microfotografías en película, microfichas, cintas y grabaciones sonoras, cintas
magnéticas y discosflexibles,corren peligro de estropearse con el aceite o las
partículas de suciedad que pueden depositarse en la superficie al entrar en
contacto con las manos. H a y que sostenerlos siempre por los bordes y usar
guantes para el caso de contacto accidental. Los documentos originales
audiovisuales o los legibles por máquina deben ser manipulados únicamente por
el personal y se facilitarán al lector las copias de los mismos en formato simple,
c o m o los casetes.
Las instrucciones para el uso de los aparatos lectores de microfotografías en

película y de microfichas o los magnetófonos estarán a disposición de los usuarios
en las salas de lectura a fin de evitar los daños que puedan ocasionar estos
mecanismos.
5. N o ponga nunca los documentos en el suelo. El suelo es un lugar sucio y los

documentos corren el riesgo de ser pisados o golpeados accidentalmente con los
pies. Debe preverse otro espacio en caso de que en la mesa o escritorio no haya
lugar suficiente para apoyar los documentos. Si los usuarios de las salas de lectura
persisten en colocar cajas o documentos en el suelo, lo mejor es reducir el número
de documentos que estarán autorizados a retirar cada vez.
6. N o arrugue, pliegue ni doble nunca los documentos. Los lectores bien

intencionados pero mal informados suelen volver a plegar los documentos ya
alisados para su almacenamiento pero que ostentan todavía las marcas de püegues
anteriores. Otros documentos se doblan o se arrugan por descuido. L atintade los
documentos en pergamino que se doblan o se pliegan puede estropearse. L a
naturaleza del pergamino es tal que latintano se impregna en él del m i s m o m o d o
que lo hace en el papel, de manera que puede saltar con facilidad. Las arrugas y
los dobleces vuelven frágiles las fibras del pergamino y del papel, que pueden
romperse o rasgarse más fácilmente.
7. Notifique al personal competente la existencia de documentos dañados. Es

difícil explicar a los lectores que el hecho de notificar la existencia de un
documento dañado no significa necesariamente que se les vaya a retirar de
inmediato. L a mayor parte de los repositorios agradecen esetipode información y
se muestran dispuestos a hacer lo necesario para que se pueda seguir utilizando el
documento en cuestión cuando se trata de material fundamental. E n ese caso
puede formularse una petición urgente a los conservadores o prever condiciones
especiales de utilización del documento. N o obstante, es imprescindible preparar
y almacenar toda la información relativa a todo el documento que requiera un
tratamiento de preservación, ya se trate de mejores condiciones de
almacenamiento, disposiciones especiales para su uso o un tratamiento de
conservación. Es importante que exista una buena relación entre el personal
destinado a las salas de lectura y el público, pues muchos archivos dependen de la
información que los usuarios puedan proporcionarles.
8. Vuelva a colocar con cuidado los documentos en sus cajas, a reunirlos o a

atarles con cuidado. Es poco frecuente que el cuidado del personal encargado del
ambalaje de los documentos condiga con la capacidad del usuario para colocarlos
P G I - 9 1 / W S / 1 7 - pág. 19
de nuevo tal c o m o los encontró. Debe alentarse al lector a que pida ayuda cuando
la necesite, y procurarse que los envoltorios sean sencillos. E n algunos casos será
indispensable emplear cintas o embalajes sueltos, pero en otros, c o m o en el caso
de los mapas sujetos con una catirvana o enrollados dentro de un cilindro
protector, se puede optar por una envoltura integral que requiere una simple
atadura. Se debe sustituir las cintas que aseguran los lomos o las tapas sueltas de
los volúmenes, pero puede ser necesario que el personal explique al lector el
propósito de tales cintas. El documento debe almacenarse de nuevo con m u c h o
cuidado sin tratar de forzarlo para que penetre en un espacio exiguo. Los papeles
deben volver a colocarse en orden de m o d o que quepan perfectamente y
sustituirse cualquier soporte, c o m o las tapas. El embalaje es una medida de
preservación de los documentos y la participación de todos los usuarios redundará
en beneficio del conjunto del programa de preservación.
9. Utilice siempre u n lápiz. Esta recomendación vale para todas las tareas de
archivo cada vez que se trabaja con documentos. Se aplica pues cuando se
solicitan fotocopias y se toman notas de libros de referencia, y también cuando se
hacen transcripciones o se toman notas de documentos. Las estilográficas, los
bolígrafos o lapiceros de fibra y los rotuladores pueden producir manchas de tinta
y todos, en caso de producirse un derrame accidental, dejan marcas indelebles en
el papel. El lápiz es el único instrumento de escritura que ocasiona un daño
mínimo y su trazo puede borrarse con facilidad. Pero incluso en ese caso una
g o m a de borrar suave o tampón secador puede dejar también restos de partículas
en lasfibrasde papel.
10. N o haga marcas ni borre nada escrito en los documentos. El valor histórico o
jurídico del material de archivo puede correr peligro si se hacen marcas en el
papel o se borran partes de su escritura. Se trata de documentos históricos que
registran hechos contemporáneos y no deben despertar la más mínima sospecha
de falsificación. A ú n cuando un lector crea haber descubierto que falta una
palabra, no debe bajo ningún concepto añadirla; los lectores posteriores podrían
creerse capaces de idénticas deducciones o poseer otra información que invalidara
la suposición primera. Los documentos que estén sucios no deben limpiarse jamás
en la sala de lectura; para ello, se solicitará asistencia técnica al personal de los
servicios técnicos o de conservación capacitados para emplear materiales de
limpieza inocuos.
11. N o haga uso de sacapuntas en las inmediaciones de los documentos. Es

indispensable sacar punta a los lápices corrientes, pero esta operación debe
hacerse lejos de los documentos para que no queden en las páginas marcas del
polvillo de grafito. Sería conveniente facilitar los medios adecuados para que los
lectores no tengan que usar sus propios sacapuntas. Los lápices modernos de mina
continua no plantean estos problemas.
12. Pida siempre autorización para calcar documentos. Se pueden emplear

diversos métodos para calcar mapas y planos, pero es m u y fácil estropear el
original al hacerlo. Resulta preferible obtener una buena copia, pero, cuando ello
no es posible en razón del tamaño, lo mejor es colocar una hoja limpia y dura
entre el original y el papel de calcar. Esta hoja puede ser de algún material inerte,
c o m o el melinex transparente. El calcado se ha de hacer con un lápiz de mina
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blanda y el usuario no debe inclinarse sobre el documento mientras lo calca. L a

presión sobre éste debe ser mínima. Para colorear la copia se utilizará un lápiz
después de haber retirado el original.
Las solicitudes para obtener por frote calcos de la encuademación requieren

supervisión especial para que no se presione demasiado el cuero. Se colocará el
volumen sobre una mesa o taburete recubierto con una tela y se cubrirá
enteramente con papel abrasivo fino pero fuerte. Para obtener la impresión del
dibujo se frotará sobre la superficie con una pasta de cera y negro de h u m o o con
un lápiz m u y blando. Debe evitarse el uso de papel m u y fino.
Los archivos se reservarán el derecho de negar un permiso para calcar

directamente o por frotación un documento si considerasen que estas operaciones
podrían estropear el original. Las fotocopias pueden dar mejores resultados.
13. N o coloque papeles ni se incline sobre un documento mientras t o m a apuntes.

Cuando el lector tiene que manejar documentos m u y grandes y voluminosos y el
espacio de que dispone es exiguo suele usar el documento para apoyar el papel
donde toma sus notas, y, de cuando en cuando, se inclina sobre la parte del
documento que no está leyendo. Estos hábitos someten a los documentos a un
desgaste innecesario y también al riesgo de que se estropeen. E s preciso
convencer al lector de que desista de tales prácticas.
14. N o utilice copiadoras o exploradores manuales. Estos aparatos pequeños y

manuales se encuentran fácilmente en el comercio y la publicidad los presenta
c o m o de fácil manejo para realizar copias instantáneas o para analizar
rápidamente documentos. Están concebidos para utilizarlos con páginas de
periódicos divididas en columnas o ilustraciones, y no son m u y apropiados para
su uso con material de archivo. Sin embargo, presentan la ventaja de ser
económicos y no originar demoras. Operan por presión o por luz fuerte. Debe
prohibirse su uso en los archivos en razón de los daños que podrían ocasionar,
advirtiéndose con toda claridad que la obtención de fotocopias de un original debe
estar a cargo de técnicos capacitados en el manejo del material archivístico y bajo
la supervisión del personal del archivo. D e lo contrario, se corre el riesgo de
estropear el original e infringir la legislación relativa a los derechos de autor.
15. N o tome fotografías. El archivo debe supervisar tanto la toma de fotografías

c o m o las copias con copiadora electrostática. N o debe permitirse la introducción
de cámaras fotográficas en la sala de lectura, y lo mejor es prohibir que se tomen
fotografías dado que los lectores suelen ignorar que las emisiones de luz de un
flash pueden estropear el material escrito. L a tentación de infringir estas normas
surge generalmente cuando el archivo no ha previsto un servicio fotográfico o
cuando este servicio es lento y caro. E n tales circunstancias, lo mejor es contratar
los servicios de un fotógrafo comercial, de probada experiencia con material
escrito.
16. N o debe comer, beber o fumar cerca de los documentos. L a prohibición de

comer, en la que deben incluirse las gomas de mascar y los caramelos o pastillas
para la tos, suele ser difícil de hacer cumplir. Para ilustrar el riesgo que estas
actividades entrañan para los documentos conviene insistir en lo que puede ocurrir
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al dar vuelta a las páginas con los dedos pegajosos o cuando se dejan caer migas
sobre un documento. El personal debe poder acceder con más facilidad que los
lectores a los servicios de comida y bebida, y es importante que el café y la
comida del mediodía no se tomen en los despachos donde se trabaja con los
documentos. Las bebidas constituyen una amenaza particular ya que pueden
disolver algunas tintas modernas y dañar gravemente los pergaminos. Fumar
entraña al mismo tiempo un peligro de incendio y un riesgo para la salud y no
debe permitirse bajo ningún concepto en los archivos, excepto en determinadas
áreas situadas m u y lejos de los documentos. Las marcas de ceniza o la quemadura
de un cigarrillo en un documento tal vez indiquen los hábitos del autor, pero no
debe permitirse que otras personas las produzcan después. Por otro lado, existen
pruebas sobradas de los peligros en que incurre el fumador pasivo, de manera que
la opinión pública podría estar a favor de una prohibición absoluta de fumar tanto
en los archivos c o m o en las bibliotecas.
17. N o debe utilizar instrumentos afilados cerca de los documentos. Tijeras,

cuchillos Stanley, hojas de afeitar, escalpelos, grapadoras y cortaplumas han
aparecido a menudo en las salas de lectura c o m o indicios de las actividades a las
que pudieron entregarse sus propietarios. N o es práctico revisar a cada lector que
llega a una sala de lectura por si llevara consigo instrumentos afilados, pero se
deben facilitar indicaciones m u y claras acerca de la prohibición de usar este tipo
de instrumentos en los archivos. L a operación de recortar fotocopias debe
realizarse fuera del recinto; las grapas para sujetar o coser documentos han de
utilizarse una vez que los lectores se hayan marchado del establecimiento, y se
deben usar los sacapuntas admitidos en lugar de cortaplumas. H a y que hacer
comprender al personal de que estos instrumentos de oficina deben utilizarse lejos
de los originales.
18. N o debe emplear pegamentos, cintas autoadhesivas o líquidos correctores

cerca de los documentos. El peligro que entraña para los originales el pegamento
o el engrudo es evidente y, sin embargo, a veces se tiende a usar cualquiera de
estas dos sustancias o cintas autoadhesivas para pegar notas o reparar resgaduras
en los índices. E n los casos del pegamento o del engrudo pueden no conocerse los
componentes de las distintas marcas comerciales, de m o d o que podría resultar
difícil la reversibilidad en caso de accidente. E n cuanto a las cintas autoadhesivas,
existe un auténtico peligro de producir manchas indelebles en el documento,
además del riesgo de eliminar parte del texto al tratar de despegar la cinta. Por su
parte, el líquido corrector resulta también difícil, cuando no imposible, de quitar.
4.5.3 Vídeos y exposiciones
Vídeos. L a necesidad de manejar correctamente los documentos y las consecuencias

que puedan tener los costos elevados de las tareas de conservación pueden ponerse de relieve
mediante la exhibición de vídeos de información, que son útiles porque muestran los métodos
apropiados. Existen ya varios vídeos comerciales que se pueden adquirir tanto en el Reino
Unido c o m o en los Estados Unidos de América; puede obtenerse información sobre ellos en
la Oficina Nacional de Conservación de la Biblioteca Británica y en la Oficina Nacional de
Conservación de la Biblioteca del Congreso.
P G I - 9 1 / W S / 1 7 - pág. 2 2
Exposiciones. Las exposiciones de fotografías que ilustren los procedimientos para el

manejo correcto de los documentos, acompañadas de textos explicativos breves, pueden ser la
forma m á s económica de informar al público. Podrían incluirse fotografías ilustrativas de las
tareas de conservación, que son complejas y, por tanto, m u y costosas, a fin de incitar al
público a que actúe con responsabilidad.
4.6 Cumplimiento de las normas
El grado en que estas normas se adopten primero y se expliquen posteriormente

dependerá del tamaño y de los recursos de cada archivo. El grado en que puede asegurarse su
cumplimiento dependerá del número de empleados encargados de vigilar no sólo las salas de
lectura sino también los sectores del edificio abiertos al público. Es importante también que el
personal cumpla con dichas normas, aunque asegurar su cumplimiento en este caso es más
difícil; incumbe a cada individuo la responsabilidad de velar porque las normas se cumplan.
Lectores. El mejor momento para dar a conocer instrucciones de orden práctico es

cuando el lector las recibe impresas en su billete de entrada. Son pocos los archivos que
admiten lectores ocasionales en un régimen distinto al de "visitantes", de manera que el
mostrador de inscripción es el lugar más adecuado para su presentación. Las modalidades de
presentación difieren según las circunstancias, entre la simple entrega de un ejemplar de las
normas, pedir al visitante que les eche un vistazo o que las lea en voz alta. Esta última
modalidad es tal vez la m á s eficaz, pero también la que requiere más tiempo. Otra forma
podría ser que los lectores asistan a la proyección de un vídeo introductorio sobre el archivo,
que, además de explicar el funcionamiento de la institución, proporcione algunos buenos
ejemplos relativos al manejo correcto de los documentos. El personal podría volver a
presentar en las salas de lectura las normas, insistiendo en algunas de ellas al explicar c ó m o se
producen los documentos.
L a cuestión de determinar las sanciones compete a cada archivo. Si el lector entrara en

la sala de lectura llevando consigo algún objeto inapropiado, a menudo bastará con retirárselo
para devolvérselo cuando abandone el local. U n empleado de categoría superior hablará con
el infractor que persista en sus prácticas de maltratar los documentos y lo pondrá al comente
de la gravedad de la infracción cometida.
Personal. A l comenzar el desempeño de sus funciones todos los integrantes del

personal entrarán en conocimiento de las normas y recibirán una explicación sobre las razones
que justifican su cumplimiento. Es m u y importante que instrucciones tan importantes no
queden reservadas al m o m e n t o en que tengan lugar las reuniones de capacitación, puesto que
las prácticas correctas deben inculcarse desde el principio. Es indispensable que el personal
que trabaja en los sectores abiertos al público comprenda las razones por las cuales deben
cumplirse tales normas, a fin de que pueda responder a todas las preguntas que los usuarios
deseen formular al respecto. Las normas deben observarse escrupulosamente tanto en los
sectores reservados al personal c o m o en las salas de lectura. Los accidentes que sufren los
documentos se deben más a negligencias del personal que de los lectores. E n principio, la
vigilancia de cada sector está a cargo del personal directivo, pero luego los demás miembros
del personal deben velar por una manipulación correcta de los documentos. Es m u y
importante que el personal superior cumpla con las normas y que el subalterno vigile también
que todos sin excepción las acaten. La cuestión de las sanciones al personal incumbe también
a cada archivo en particular.
P G I - 9 1 / W S / 1 7 - pág. 23
5. CAPACITACIÓN
5,1 Capacitación de los lectores
L a capacitación en relación con un archivo al que no se supone que el lector vaya para
recibir una instrucción sino para hacer uso de los documentos presenta dificultades. E s
probable que la asistencia a los cursos en este tipo de especialización no sea numerosa, pero,
por los comentarios de los lectores, se sabe que el usuario se percata del m o d o c ó m o el
personal trata los documentos. D e manera que lo mejor es que cada uno proceda a explicar las
prácticas de manejo correcto cada vez que se le presente la oportunidad.
5.1.1 El lector
El lector puede aprender a tratar correctamente los documentos en la sala de lectura

cada vez que el empleado se los entregue en m a n o o los deje a su disposición para que los
recoja. El personal no debe trasladar m á s de un documento a la vez y ha de depositarlos con
cuidado sobre el mostrador o el pupitre.
L a entrega de los documentos al lector debe efectuarse en una bandeja, dentro de una
caja, encapsulados en polietileno transparente o intercalados en un fascículo, explicándosele
al m i s m o tiempo que estos procedimientos sirven para proteger los documentos. Durante su
lectura el documento se dejará en la bandeja, si ésta tiene el tamaño adecuado, o se extraerá
del ambalaje con cuidado, colocándolo sobre la mesa aparte de los demás papeles.
Podría ser necesario dar alguna explicación sobre el material encapsulado: el

documento se presenta en el interior de una bolsa, cerrada por calor o soldadura ultrasónica,
de melinex transparente para que el usuario pueda leer ambas caras del original sin necesidad
de tocarlo. Algunos archivos o bibliotecas insertan los documentos en fascículos (cuadernillos
de papel no ácido), lo cual permite consultar el material pasando las hojas protectoras sin
tocar las páginas del documento. El encapsulado se emplea sobre todo para valiosos
manuscritos musicales o literarios que suelen ser m u y consultados por los lectores.
El manejo de archivadores o legajos de documentos también requiere ciertas directivas.

El personal advertirá al usuario que debe mostrarse m u y cuidadoso al volver las hojas de los
documentos sujetos por un costado o por la parte superior, especialmente si han estado
expuestas a la luz durante cierto tiempo o si el papel presenta señales de desgaste o
desgarramiento debido a la horquilla metálica o el clip que sujeta el legajo. Se exhortará a los
lectores a que señalen la presencia de clips o alfileres. Los legajos de documentos atados con
cintas o cuerdas deberán desatarse con cuidado, separando uno por uno los documentos;
puede ocurrir que estén pegados si han permanecido atados m u c h o tiempo. Se debe conservar
la cinta o la cuerda y señalar los envoltorios originales. N o debe desatarse m á s de un legajo
cada vez para no mezclar sus contenidos.
E n cuanto a los rollos de pergamino, se los alisará y desenrollará con precaución,

enrollándolos al m i s m o tiempo por el otro extremo, con cuidado de no exponer m u c h o tiempo
un trozo demasiado grande de pergamino.
El documento en pergamino sujeto por la parte superior se apoyará suavemente contra

el respaldo delantero inclinado de un caballete (véase página 17) y se pasarán los pergaminos
uno por uno hasta que todo el documento se mantenga en equilibrio sin mayores problemas.
P G I - 9 1 / W S / 1 7 - pág. 2 4
El caballete dispondrá de estantes colocados a media altura de los respaldos delantero y

posterior de manera que el documento, bien apoyado por su parte inferior, no se caiga por su
propio peso. Habrá que proceder con sumo cuidado porque el manejo de documentos de este
tamaño siempre entraña riesgos.
Los trozos de tela o prendas se desenvuelven sobre una mesa grande, y lo m i s m o debe
hacerse con todos los objetos no planos, c o m o cofrecitos, cajas o guardasellos, materiales de
escritura o recordatorios que aparecen de vez en cuando entre los objetos archivados.
Se entregarán atriles a los lectores que lo soliciten en el momento de entregarles el

volumen pedido. Al colocar éste sobre una almohadilla (véase pág. 14) asegurándose de que
las tapas y el lomo queden bien apoyados, el lector comprenderá que debe tratarlo con
cuidado. L o m i s m o sucederá si se prepara un soporte adecuado colocando cuñas de espuma
debajo de ambas tapas y dejando espacio suficiente para el lomo. Conviene mostrar al lector
c ó m o se quitan y se vuelven a insertar las cuñas para que el libro se mantenga abierto en la
posición correcta todo el tiempo. (Véase la pág. 15).
El personal explicará la forma de utilizar el papel de calcar, las lámparas ultravioleta y

las cajas de iluminación, según corresponda.
También puede hacerse una demostración del m o d o correcto de extraer un volumen de

referencia de una anaquel. El usuario lo asirá por el lomo y tirará suavemente hacia afuera en
lugar de tirar de la cabecera sacudiéndolo para sacarlo. Para ello, los libros no deben
colocarse demasiado apretados en el estante, pues en tal caso habrá que empujar hacia el
fondo los dos libros situados a ambos lados del que se desea retirar, de m o d o tal que haya
espacio suficiente para asir el lomo del volumen. (Figura 11).
Figura 11
Se colocará el volumen sobre la mesa o el soporte y se abrirá con suavidad para no

resquebrajar el lomo. Los tomos perfectamente encuadernados, hechos de hojas pegadas al
lomo con una capa gruesa de adhesivo, pueden estropearse fácilmente si se los abre
forzándolos. N o se debe dejar jamás un tomo abierto boca abajo sobre una superficie.
Algunos usuarios no están familiarizados con los aparatos lectores de microfilms y

microfichas, de m o d o que es preciso enseñarles c ó m o se hace para no estropear la película o
la cinta colocándola correctamente en el aparato.
P G I - 9 1 / W S / 1 7 - pág. 25
El personal de vigilancia se encargará de velar por el cumplimiento de las normas en la

sala de lectura. Es importante que los lectores sepan que las normas existen para ser
cumplidas; de lo contrario, probablemente no las acatarían. A l mostrar a un lector c ó m o se
trata correctamente un documento, es probable que los demás lectores presten atención y
cambien entonces de hábitos.
5.1.2 Visitas en grupo
N o debe perderse nunca una ocasión de convencer al público de la necesidad de tratar

bien los documentos, y las visitas en grupo son el momento ideal para ello. A diferencia del
lector individual, el grupo que visita un archivo desea conocer los instrumentos de referencia
o las fuentes que alberga el establecimiento sobre un determinado tema. E n todo caso, un
grupo está integrado por personas normalmente sensibles. Puede que se sorprendan si el
personal, antes de pasar a explicarles los originales, les pide que se dirijan a los servicios a
lavarse las manos, pero comprenderán de inmediato.
5.1.3 Vídeos
E n este contexto, los vídeos constituyen una ayuda didáctica m u y útil. H a n de ser
breves y evitarán presentar demasiada información. Los vídeos producidos en el
establecimiento m i s m o presentan la ventaja de exponer circunstancias especiales, mientras
que el enfoque de los vídeos comerciales es más profesional.
5.1.4 Demostraciones a cargo del personal
Cuando se organiza una exposición de documentos para un grupo de visitantes, se

puede aprovechar la ocasión para explicarles cuáles son las partes más frágiles de un original
y las causas de esa fragilidad; la mayoría de los lectores tendrían m á s cuidado si
comprendiera las razones de las normas recomendadas para el manejo correcto de los
documentos.
5.2 Capacitación del personal
El manejo de los documentos debería ser una parte principal del programa de formación
de cualquier archivo. Deben impartirse conocimientos sobre ciertos aspectos esenciales a
todos los miembros del personal, pero el personal de los repositorios y el de reprografía
necesitan una capacitación adicional especial.
5.2.1 Instrucciones esenciales
1. Asegúrese de que tiene las manos limpias cuando trabaje con originales.
2. Asegúrese de que dispone de suficiente espacio al retirar los documentos de sus

cajas y colocarlos sobre la mesa de trabajo. E n ningún momento deben colocarse
los documentos en el suelo, sueltos o en cajas.
3. Maneje los documentos lo menos posible. Los mayores daños causados a este tipo
de material se deben a negligencias del personal e inquieta pensar en la cantidad
de veces que se manipula un documento cada vez que alguien lo solicita. Habrá
P G I - 9 1 / W S / 1 7 - pág. 26
que prever una sala de depósito para uso del personal de manera que no sea
necesario devolver el material al depósito principal al término de cada jornada.
Deben evitarse los pedidos innecesarios; si fuera posible disponer de áreas
apropiadas para la consulta de los documentos en el mismo lugar, la manipulación
de los mismos sería menor. Deberá preverse una mesa especial para ios
documentos de manera que no haya que desplazarlos para dejar lugar para otras
cosas.
4. Maneje los documentos con cuidado. Ello puede parecer evidente, pero las
personas familiarizadas con los bordes lesionados o las encuademaciones que se
desintegran pueden terminar por mostrarse m á s descuidadas que otras. Los
documentos en legajos deben manipularse con mucho cuidado para evitar que se
rasgue el papel. Si están sujetos con anillos o argollas de metal o encuadernados,
habrá que asirlos por un ángulo y no acercar los dedos al margen izquierdo. Los
conservadores aconsejarán acerca del trato correcto de los documentos que se
están desintegrando.
5. Evite tocar el texto sobre la superficie de los documentos y especialmente la

superficie de los manuscritos iluminados y el material fotográfico o audiovisual.
6. N o coloque nada encima de los documentos que no sean pesas de retención, las
cuales no deben colocarse encima de los texos.
7. Emplee lápices siempre que trabaje con documentos originales.
8. Utilice los sacapuntas únicamente en determinados sectores.
9. N o ingiera alimentos o bebidas ni fume cerca de los documentos. Las comidas, el

té o el café deben tomarse lejos de la mesa de trabajo.
10. Mantenga los instrumentos afilados y los líquidos correctores guardados en un

cajón especial, bien separados de los documentos.
11. N o practique un tratamiento de emergencia en un documento estropeado sin

consultar previamente al conservador. Tampoco utilice pegamentos, engrudos o
cintas autoadhesivas en el papel.
12. N o arrugue, pliegue ni doble los documentos. Habrá que volver a guardar los
originales en las cajas, y a reunirlos o atarlos. Cuando el material no sea el
apropiado, habrá que pedir asesoramiento al conservador o al personal del
repositorio.
13. El personal no trasladará más de dos cajas de tamaño estándar a la vez para evitar
que se caigan. Si fuera necesario trasladar un número mayor, las colocará en un
carrito evitando formar pilas de m á s de dos cajas.
14. Los documentos de gran tamaño deben trasladarse por separado, y

preferentemente en carritos. Es preciso evitar el traslado de documentos
demasiado pesados; en caso necesario, se recurrirá a la ayuda de dos empleados.
P G I - 9 1 / W S / 1 7 - pág. 27
Deben observarse las instrucciones de higiene y seguridad relativas al mejor

método para recoger volúmenes pesados.
15. El personal no debe trasladar m á s de tres tomos de tamaño estándar a la vez; para
cantidades mayores se servirá de un carrito para libros.
16. El libro que se desea retirar de su estante debe asirse por el lomo. Cuando sea
necesario trasladar muchos libros, deberán retirarse dos o tres al m i s m o tiempo y
colocarse en el carrito en el mismo orden.
17. Los carritos deben empujarse asegurándose de no golpearlos contra las paredes o
las estanterías.
5.2.2 Conocimientos y técnicas para el manejo correcto de los documentos por

el personal de los depósitos. Este tipo de conocimientos y técnicas deben impartirse al
personal de los depósitos, especialmente a los conserjes y mensajeros. Estos empleados
manejan muchos m á s documentos que los que trabajan en los demás sectores del archivo. Es
indispensable enseñarles las técnicas esenciales insistiendo especialmente en todo lo
concerniente a los requisitos de salud y seguridad. Es esencial saber adoptar la postura
correcta y conocer las técnicas para levantar los documentos.
Los principales conocimientos y técnicas para el manejo correcto de los documentos

son:
1. Retirar de los estantes las cajas o documentos de gran tamaño y volver a

colocarlos en su sitio con las dos manos; conviene sacar la pieza del estante
colocando otra debajo que le sirva de apoyo. D e esta manera se tendrá la
seguridad de que la caja o el volumen encuadernado no caerá.
2. Trasladar los tomos en carritos.
3. Sarcar los mapas, planos y demás documentos de gran tamaño de sus gabinetes y
volver a colocarlos con sumo cuidado. Si en el interior del cajón hay alguna
solapa de retención, se procede a levantarla antes de intentar extraer o volver a
colocar la pieza.
4. Retirar mapas enrollados de sus estantes y volver a colocarlos en su sitio

sosteniendo con una m a n o los mapas que estén junto al que se desea sacar, y asir
el m a p a con la otra. Si los rollos apilados fueran muchos, no extraer ninguno sin
retirar primero los de arriba.
5. Guardar los mapas, planos y documentos de gran tamaño en carpetas que sirvan
de apoyo y trasladarlos en un carrito para mapas.
6. Usar cajas especiales y forradas para los materiales frágiles, c o m o los negativos
fotográficos de vidrio o tejidos delicados.
7. Cuando haga falta trasladar a otro edificio cajones con gran número de tomos, por
ejemplo en camión, se colocarán en posición horizontal o con el lomo hacia abajo
a m o d o de soporte. Se debe evitar disponerlos con el lomo hacia arriba para
P G I - 9 1 / W S / 1 7 - pág. 28
identificarlos; deberá añadirse al envío una lista de las referencias. E n el embalaje

se ordenarán los volúmenes en una sola hilera. Conviene emplear también esta
técnica al retirar los volúmenes de lugares donde se haya producido una
inundación o incendio.
8. Usar ascensores para trasladar materiales de un piso a otro, y no trasladar nunca

m á s de una pieza por las escaleras.
9. Colocar con cuidado en los anaqueles los documentos destinados a los lectores.
Los documentos de distinto tipo y tamaño se depositarán unos juntos a otros
proveyéndose el soporte adecuado para las piezas sueltas.
10. Colocar sobre una mesa, y no en estantes, los mapas, planos o documentos
alisados de gran tamaño.
11. El traslado de originales de un edificio a otro debe hacerse en furgones por

motivos de seguridad y para protegerlos de las condiciones atmosféricas. Es
imprescindible que cada una de las piezas vaya envuelta en una bolsa a prueba de
agua.
12. El embalaje de los documentos que han de trasladarse en furgones se hará con
gran cuidado, teniendo la precaución de asegurarlos con soportes. Se usarán
furgones especiales, de ser posible provistos de abrazaderas y casilleros para
documentos de tamaño corriente. N o se trasladará ningún documento que no lleve
una cubierta protectora; los documentos individuales irán en cajas, carpetas,
bolsas o carteras.
13. El uso de vagonetas con elevador de carga para trasladar documentos sobre
plataformas es adecuado para el transporte de grandes cantidades de un lugar a
otro, pero las sobrecargas y los dispositivos eléctricos entrañan riesgos para los
originales.
5.2.3 Conocimientos y técnicas para el manejo de los documentos por el

personal encargado de la reprografía. El personal encargado de fotografiar, fotocopiar o
microfilmar originales debe recibir una formación adecuada en estas formas poco comunes
del manejo de documentos. El material en sus manos está expuesto a usos y abusos que
pueden dañarlos.
Al copiar un documento es importante, en caso necesario, retirar las horquillas

metálicas de los legajos a fin de filmar las hojas una por una o, en casos extremos,
desencuadernar el volumen. Esto último no es recomendable; de ser necesario, convendrá que
se ocupe de ello un conservador. El desmonaje del documento retirando las horquillas
metálicas y la ulterior colocación de las horquillas en los documentos sujetos por el ángulo
superior izquierdo debe llevarse a cabo con mucho cuidado para evitar rasgar el papel; a
m e n u d o el papel es frágil, ha sido doblado y el agujero dejado por la perforadora está
demasiado abierto o rasgado.
Conviene subrayar que el empleo de la reprografía puede entrañar daños, aunque el

mero hecho de hacer una copia reduce la necesidad de consultar el original. Sin embargo, no
resulta sencillo manipular correctamente los documentos en las máquinas de uso corriente.
P G I - 9 1 / W S / 1 7 - pág. 29
Fotografía. El manejo correcto de las fotografías es más sencillo cuando se trata de

métodos fotográficos tradicionales: los originales se colocan sobre una superficie adecuada y
se pueden dejar allí. Según las instrucciones generales, lo mejor es manipular este material lo
menos posible.
Fotocopias. Hasta la fecha no han aparecido sistemas bien adaptados a los archivos
para fotocopiar materiales. Existen varios buenos métodos, pero ninguno es enteramente
satisfactorio. Por lo tanto, son pocos los archivos que posean estas máquinas. E n realidad se
encuentran con m á s frecuencia en las bibliotecas, que las emplean para reproducir tomos de
tamaño corriente, más aptos para este tipo de máquinas. N o conviene reproducir documentos
originales en una máquina dotada de una platina móvil; estos aparatos están concebidos para
copiar documentos de oficina. E n la mayor parte de los archivos se emplean todavía
copiadoras de platina fija y se procura disminuir los daños que puede acarrear la necesidad de
volver el documento para reproducir su otra cara. A menudo este proceso se considera una
tarea mecánica que puede llevar a cabo personal sin la preparación suficiente. Sin embargo,
en este caso es vital conocer la técnica para el manejo correcto del documento.
Pese a la necesidad de trabajar con rapidez, conviene fotocopiar los documentos con
s u m o cuidado para evitar tener que repetir las copias; la primera copia del original deberá
almacenarse después de obtenida una segunda copia del mismo documento. Las copias
subsiguientes se obtendrán a partir de esta segunda generación, que es sustituible.
Habría que establecer principios normativos para determinar cuál es el material que se
puede copiar y atenerse a ellos. Por ejemplo, no se recomienda copiar:
los documentos en malas condiciones

los documentos en pergamino
los documentos iluminados o pintados
los documentos de tamaño más grande que la platina de la máquina
los documentos con sellos
los mapas o planos grandes
los volúmenes con lomos, junturas o tapas estropeados
los volúmenes grandes o pesados
El material que se desee copiar debe colocarse del revés sobre la platina; se volverá con
cuidado cada una de las hojas y, una vez lista la copia, se las colocará en una mesa situada
junto a la máquina. Es importante contar con un número suficiente de mesas en el sector
reprográfico.
Conviene asegurarse de que los volúmenes no contienen hojas sueltas que podrían
caerse al darles vuelta. L a platina debe tener el tamaño adecuado para abarcar bien dos
páginas. Cuando haya que reproducir páginas dobles, no conviene forzar el lomo del volumen
al abrirlo sobre la platina, pues ello podría dañarlo. L o mejor es sacar una copia de cada
página, sosteniendo la otra mitad del volumen con m u c h o cuidado.
Microfilmación. Las ventajas de la microfotografía de documentos en película es que

el material permanece estático en un soporte. Su desventaja, en cambio, es que el operador
debe trabajar según un programa basado en imágenes fotográficas por minuto. E s probable,
además, que el carácter repetitivo de la tarea aburra a los operadores, al punto de que podrían
descuidar el manejo del documento. Es imprescindible que el empleado aplique todos sus
P G I - 9 1 / W S / 1 7 - pág. 3 0
conocimientos prácticos, pero, sobre todo, debe prestar atención a la técnica de dar vuelta a
las páginas. E s importante que el operador mantenga la platina de la máquina en una posición
que le resulte cómoda para manejar con facilidad el documento.
6. RESUMEN DE LAS INSTRUCCIONES
Entre paréntesis se indica la referencia a los párrafos anteriores.
A y u d a s materiales (4.1). E n lo que respecta al manejo de los documentos, es

importante disponer de los auxiliares adecuados tanto en los depósitos c o m o en las salas de
lectura:
- Dispositivos mecánicos (4.1.1): los montacargas, ascensores y carritors son

elementos necesarios para el traslado de los documentos en condiciones de
seguridad;
- conviene utilizar carritos especialmente preparados para ese fin.
El equipo disponible en las salas de lectura (4.2) permitirá a los lectores el manejo
correcto de los documentos:
- bandejas o cajas poco profundas (4.2.1) para trasladar documentos y sostenerlos,

evitando así su manipulación excesiva;
- soportes para los volúmenes (4.2.2), c o m o cojines, cuñas de espuma o cunas para los
tomos pesados, de gran tamaño o voluminosos;
- retenes o elementos de retención (4.2.3) c o m o cadenas o pesas para retener las

últimas páginas o impedir que se doblen los mapas o los documentos de gran
tamaño, evitante asila manipulación excesiva de los mismos;
- hojas transparentes (4.2.4) para calcar documentos sin ocasionar daños al original;
- luces ultravioleta (4.2.5) para realzar un texto desteñido o borrado y evitar los daños
ocasionados por el uso frecuente del documento;
- cajas de iluminación (4.2.6) que faciliten la identificación de marcas de agua sin

necesidad de aproximar una luz brillante al original;
- lectores, impresoras de microfotografías en película (4.2.7) para que el lector pueda

hacer una fotocopia a partir de una película y evitar así recurrir al original para
copiarlo m á s de una vez.
Mobiliario de la sala de lectura (4.3): debe resultar apropiado para el uso frecuente y
correcto del material de archivo:
- mesas de trabajo (4.3.1) idóneas para trabajar con este tipo de documentos;
- mesas (4.3.2) propias para documentos de gran tamaño;

P G I - 9 1 / W S / 1 7 - pág. 31
- caballetes (4.3.3) idóneos para sostener documentos medievales en pergamino

consistentes en varias hojas de pergamino unidas por la parte superior.
C o n destino a los lectores y a los miembros del personal deben prepararse guías para el
manejo correcto de los documentos:
- las normas o disposiciones prácticas (4.4.1) sobre el manejo de los documentos

deben aparecer en lugar visible;
- las explicaciones de esas normas (4.4.2) y la razón de ser de las mismas deben
constar por escrito en un folleto o m e m o r á n d u m de referencia que pueda consultarse
siempre que sea necesario;
- los vídeos y las exposiciones (4.4.3) pueden contribuir a mostrar la necesidad de

manejar correctamente los documentos.
El cumplimiento de las normas (4.5) es importante para la conservación de los

documentos y demuestra la seriedad de la institución en lo que respecta a las prácticas de
manejo correcto de los documentos:
- lectores (4.5.1) - los momentos m á s adecuados para impartirles conocimientos sobre

el manejo correcto de los documentos;
- personal (4.5.2) - la importancia de impartir los conocimientos prácticos adecuados

al entrar en funciones el empleado.
Capacitación (5): L a capacitación es fundamental ya que probablemente ni los lectores

ni el personal utilicen los procedimientos correctos para el manejo de los documentos si no se
les enseña a valorar la importancia de tratarlos con esmero.
Capacitación de los lectores (5.1)
- cada lector individual (5.1) - convendría distribuir a cada uno de los lectores las
instrucciones para el uso de las distintas clases de materiales y categorías de
archivos;
- visitantes en grupo (5.1.2) - la ventaja de poder dirigirse a un público atento;
- vídeos (5.1.4) - la utilidad de proyectarlos para estos grupos;
- demostraciones a cargo del personal (5.1.5) - es una de las mejores formas de

destacar la importancia que tienen los procedimientos y prácticas correctas de
manejo de los documentos.
Capacitación del personal (5.2) - conocimientos fundamentales para todos los miembros
del personal y otros conocimientos complementarios para el personal de los repositorios y de
los servicios reprográficos:
- instrucciones esenciales (5.2.1) haciendo hincapié en el uso de los documentos en los

sectores reservados al personal;
P G I - 9 1 / W S / 1 7 - pág. 3 2
- conocimientos y técnicas para el manejo de los documentos por el personal de los

repositorios (5.2.2) - conocimientos necesarios para trasladar los documentos desde
los estantes a las salas de lectura;
- conocimientos y técnicas para el manejo de los documentos por el personal

encargado de la reprografía (5.2.3) - conocimientos necesarios para garantizar la
seguridad de los documentos al copiarlos.
7. CONCLUSIONES
Las conclusiones que cabe extraer de la adopción de métodos de manejo cuidadoso de

los documentos pueden formularse c o m o sigue:
7.1 Prolongan la vida de los documentos.
7.2 Economizan dinero al demorar la necesidad de someterlos a tratamientos de

conservación.
7.3 Se trata de técnicas que los lectores o los miembros del personal pueden aprender.
7.4 Dependen de la actitud que se adopte respecto del material de archivo.
7.5 Elevarán el aprecio de los archivos y manuscritos a la categoría de objetos de

museo.
7.6 Para los lectores y el personal será menor el tiempo de búsqueda de los
documentos.
7.7 El tiempo que el personal dedica a redactar instrucciones y a explicar a los

lectores los procedimientos para el manejo correcto de los documentos cuesta
dinero.
Tal vez en esta lista se refleje el conflicto entre la preservación de los documentos y el
acceso a los mismos, pero no cabe duda de que elevar la categoría de los documentos
acarrearía un cambio de actitudes, lo cual podría traducirse en que el usuario se impacientara
y protestara menos cuando se produjeran demoras en la búsqueda del material solicitado. Los
archivos han aceptado las exigencias de los lectores durante tanto tiempo que resulta extraño
oponer alguna resistencia a este tipo de presiones. Es hora de establecer un equilibrio entre las
necesidades propias de este tipo de documentación, los recursos de la institución y las
necesidades de los lectores.
8. OTROS TEXTOS DE CONSULTA
L a literatura sobre el manejo de los documentos de los archivos es escasa comparada

con la que existe acerca del material de las bibliotecas. N o cabe duda de que ello se debe en
parte a la diferencia entre el material de libre acceso y aquel que es preciso ir a buscar
especialmente. Sin embargo, se han incluido referencias a los manuales de biblioteca, ya que
las instrucciones relativas al manejo de este material son las mismas que las referentes a los
P G I - 9 1 / W S / 1 7 - pág. 33
volúmenes guardados en los archivos. Los manuales de tipo general contienen otras
recomendaciones pero se incluyen en la lista a fin de ampliar las lecturas posibles.
Baynes-Cope, A D Caring for books and documents (British Library, 1988)
British Library It just came apart in m y hands (British Library Preservation

Guide N ° 1)
British Standards Institution Recommendations for the storage and exhibition of archival
documents ( B S 5454,1989)
Buchanan, S. y Henry, W . Users' guide to the conservation of library materials (Stanford

University Libraries, 1980)
Greenfield, J. The care of fine books (Nick Lyons Books, Nueva York, 1988)
Lowry, M D Preservation and Conservation in the small library

(Small library publications N ° 15) (Chicago, Library
Administration and Management Association, American
Library Association, 1989)
Pederson, A . (ed.) Keeping archives (Society of Australian Archivists, 1987)
Ritzenthaler, M . L . Archives and manuscripts conservation, a manual on physical

care and management (Chicago, Society of American
Archivists, 1983)
Roper, M . Planificación, equipo y provisión de personal de un servicio

de preservación y conservación de archivos: un estudio del
R A M P con directrices. P G I - 8 9 / W S / 4 ( U N E S C O , Pans, 1989)
CINTAS Y VIDEOS
Handling books in general collections (Library of Congress, Washington, 1984)

Handling printed books (National Preservation Office, British Library, 1989)
Handling with care (Society of Archivists, London, 1987).

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Formación del personal

Programa General de Información y UNISIST

Organización de las Naciones Unidas

FORMACIÓN DEL PERSONAL Y LOS USUARIOS

Programa General de Información y UNISIST

Organización de las Naciones Unidas

II - U N E S C O . Programa General de Información y UNISIST

HI - Programa de Gestión de Documentos y Archivos ( R A M P )

2.1 Problemas del siglo X X 2

3.1 Material de una sola hoja 4

4.1 Auxiliares materiales 8

5.1 Capacitación de los lectores 23

6. RESUMEN DE LAS INSTRUCCIONES 30

8. OTROS TEXTOS DE CONSULTA 32

L a División del Programa General de Información de la U N E S C O creó el Programa de

Los objetivos generales del R A M P son:

- fomentar la conciencia y la comprensión de los gobiernos de los Estados Miembros y

- asistir a los países y a las regiones que lo soliciten en la organización y el desarrollo

- promover el progreso y la difusión de los conocimientos y contribuir a ellos

Las actividades del R A M P se centran en la elaboración de infraestructuras, la formación

El presente estudio, elaborado por contrato con el Consejo Internacional de Archivos

1.1 El material de archivo corre riesgo debido a su naturaleza m i s m a y al hecho de que lo

1.3 L a proliferación desde la última guerra de las oficinas depositarías de documentos y de

1.6 Las soluciones prácticas adoptadas en bibliotecas y archivos incluyen el suministro de

Debe tenerse m u y presente la importancia de un manejo cuidadoso para la eficacia

2.1 Problemas del siglo X X

2.2 A u m e n t o del costo de la conservación

2.3 Tratamiento en masa: la laminación

E n algunos archivos y bibliotecas la laminación se considera un método que puede

2.4 Tratamiento en m a s a : vaciado de la hoja

2.5 Tratamiento en masa: desacidificación

L a desacidificación generalizada ha resultado también m á s útil en las bibliotecas que en

2.6 L a preservación en primer plano

2.7 Demasiada d e m a n d a para los presupuestos

edificios de aquella época, algunos de los cuales no se contruyeron suficientemente fuertes. El

2.8 M a y o r e s exigencias de los usuarios

2.9 Efectos de la tecnología m o d e r n a

L a tecnología moderna ha creado otras dificultades, en particular por la práctica

E n esta situación de mayor capacidad profesional, mayores costos, mayores

El material de archivo tiene diferentes cualidades y, por lo m i s m o , puede necesitar

3.1 Material de u n a sola hoja

Al lector generalmente se le da un solo documento. El documento puede estar

un pedido. Puede tratarse de material plano o enrollado, grande o pequeño, almacenado en su

L a mayor parte de los archivos públicos modernos se guardan en archivadores,

3.3 M a p a s , planos y cartas

Los mapas y los planos encuadernados en volúmenes se hallan a menudo en malas

L a costumbre vigente en el siglo X I X de encuadernar el material de archivo en

El punto débil de la mayoría de las encuademaciones es la juntura entre las tapas y el

3.5 Materias textiles

Los materiales de cubierta utilizados en la encuademación (por ejemplo, el terciopelo)

T o d a fotografía consiste en un soporte cubierto de una película de productos químicos

También el formato en que se presentan las fotografías plantea problemas de

3.7 Registros audiovisuales y de lectura mecánica

L a introducción de tecnologías nuevas en el siglo X X ha permitido contar con nuevos

4.1 Auxiliares materiales

4.1.1 Los dispositivos mecánicos de manipulación son necesarios para desplazar el

Es probable que en la mayoría de los archivos se utilicen ascensores y carritos. Los

Los carritos para mapas están destinados al transporte de documentos de diferentes

4.2 Auxiliares de la sala de lectura

4.2.2 Soportes de libros

Ciertos modelos de soportes de libros no sostienen en forma adecuada el canto o las

4.2.4 L a s horas transparentes están destinadas a proteger los mapas, planos o