Combinación de

correspondencia

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Informáticos

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Combinación de
correspondencia
La combinación de correspondencia tiene como objetivo enviar
información en forma masiva y personalizada a un grupo de personas.
Mediante esta opción, Word permite incluir en un documento datos
almacenados en otro lugar, lo que nos da la posibilidad de obtener varias
copias de un mismo documento, pero con los datos de distintas personas.
Por ejemplo: se pueden escribir cartas personalizadas en las que solo se
redacte el texto que va a permanecer fijo (es decir, el texto que va a formar
parte de la carta) y una vez que se le dé la orden precisa, Word se
encargará de generar los datos variables (los que cambian según cada
persona). Para hacer esto, la aplicación generará un tercer archivo que
contendrá tantas cartas como personas se hayan cargado en el archivo que
forma la base de datos.

Cuando combinamos correspondencia, estamos utilizando dos elementos

fundamentales: el documento principal y el origen de datos (lista de
destinatarios).

Documento principal
El documento principal es el documento creado en Word que contiene el
texto que permanecerá fijo y, una vez que se inserten, los campos variables
que toman su valor del origen de datos.

Origen de datos
El origen de datos o lista de destinatarios es el archivo en donde se han
guardado los datos que necesitamos insertar en el documento principal.
Este archivo puede ser:

 otro archivo de Word, en el cual los datos se organizarán dentro de una

tabla;
 un archivo creado en Excel, el cual conviene que no contenga ningún
título, esto quiere decir que en la fila 1 se colocarán los nombres de
campo para que a partir de la fila 2 se carguen los datos de cada
registro;
 una tabla de MS Access;
 una lista de direcciones de Outlook.

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En cualquiera de estos ejemplos, el origen de datos se considera una base
de datos compuesta por registros y cada registro está compuesto por
campos. Un registro corresponde a una fila y un campo corresponde a una
columna.

Veamos un ejemplo:

Figura 1: Carta antes de insertarse los campos de combinación

Fuente: imagen de elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office
Word (Microsoft, 2017a).

En esta carta, se observan puntos suspensivos que indican que en ese lugar
deben insertarse los campos que contienen la información perteneciente a
cada uno de los destinatarios de las cartas, que conforman la lista de
direcciones o lista de destinatarios.

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Figura 2: Carta en donde se observan los campos de combinación

Fuente: imagen de elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office
Word (Microsoft, 2017a).

De la siguiente forma quedaría la carta combinada, es decir, personalizada

con los datos de cada cliente:

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Figura 3: Carta combinada

Fuente: imagen de elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office
Word (Microsoft, 2017a).

Para lograr este proceso, es decir, editar las cartas individuales

personalizadas con los datos de cada cliente, se necesita seguir los
siguientes pasos: seleccionar la pestaña Correspondencia y allí el comando
Iniciar combinación de correspondencia. En dicho menú, es conveniente
seleccionar la opción Paso a paso por el Asistente para combinar
correspondencia…, la cual, a través de seis pasos, nos permitirá responder
las preguntas que nos irá mostrando y, de esta forma, lograr el objetivo.

Figura 4: Abrir Asistente para combinar correspondencia

Fuente: imagen de elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office
Word (Microsoft, 2017a).

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Primer paso: definir el documento inicial, que es el documento que
contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento
combinado. Debajo de las tres opciones, se obtiene una explicación de la
opción seleccionada en ese momento. Se debe seleccionar Cartas como
tipo de documento.

Figura 5: Primer paso del Asistente

Fuente: imagen de elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office
Word (Microsoft, 2017a).

Segundo paso: se debe definir el documento Inicial (dejar seleccionada la

primera opción).

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Figura 6: Segundo paso del Asistente

Fuente: imagen de elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office
Word (Microsoft, 2017a).

Tercer Paso: se debe seleccionar el origen de datos, el cual puede ser:

 una lista nueva: si la lista aún no ha sido creada, en la siguiente ventana

que se abre al hacer clic en Crear, se deben colocar los campos que van
a formar parte de este origen de datos;
 una lista existente: si el archivo que contiene los datos de los
destinatarios se creó con anterioridad (en Access, Excel o en una tabla
de Word, entre otras opciones), se hace clic en Examinar y en la ventana
que aparece en ese momento se debe seleccionar el archivo.

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Figura 7: Tercer paso del Asistente

Fuente: imagen de elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office
Word (Microsoft, 2017a).

Cuando se haya seleccionado el archivo correspondiente en la ventana que

aparece, se mostrarán los datos que contiene el archivo y se deberá hacer
clic en Aceptar.

Figura 8: Seleccionar archivo con la lista de destinatarios

Fuente: imagen de elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office
Word (Microsoft, 2017a).

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Figura 9: Datos que contiene la lista de destinatarios

Fuente: imagen de elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office
Word (Microsoft, 2017a).

Cuarto paso: se debe redactar el texto de la carta (si todavía no se hizo) y,

posteriormente, insertar los campos de combinación. Para ello, se debe
posicionar el cursor en el lugar en donde queremos que aparezca el campo
de combinación.

Para poder ejecutar la operación anterior, se debe hacer clic en Bloque de

direcciones y seleccionar los campos que se desean insertar.

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Figura 10: Cuarto paso del Asistente

Fuente: imagen de elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office
Word (Microsoft, 2017a).

Quinto paso: muestra una vista previa de las cartas.

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Figura 11: Quinto paso del Asistente

Fuente: imagen de elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office
Word (Microsoft, 2017a).

Sexto paso: permite seleccionar entre imprimir las cartas que se han
generado o editar las cartas individuales visualizando en pantalla el tercer
archivo que Word acaba de crear.

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Figura 12: Sexto paso del Asistente

Fuente: imagen de elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office
Word (Microsoft, 2017a).

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Referencias
Microsoft. (2017a). [Software de Aplicación]. Microsoft Corporation.

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