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INTRODUCCIÓN
Existe una gran diferencia sobre cómo organizan sus archivos las diferentes empresas.
Algunas nunca encuentran nada, o si lo consiguen es después de un gran esfuerzo.
Otras, sin embargo, localizan al instante un documento que alguien les ha solicitado
aunque ese documento sea de varios años atrás.
A continuación describimos cómo debe estar organizado un archivo desde nuestro punto
de vista, para que cumpla la doble misión que tiene encomendada:
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Organizar el archivo de los documentos de una empresa
retiran los documentos de estos archivadores temporales, que se quedan vacíos para
iniciar el nuevo año, y se pasan a unos archivadores definitivos que se guardan aparte
perfectamente rotuladas.
TIPOS DE ARCHIVADORES:
Facturas de proveedores:
Una vez comprobadas las facturas que le envían los proveedores con los pedidos
realizados, con los albaranes y con la mercancía recibida y verificadas las operaciones
matemáticas y contabilizadas, tendrá que guardarlas en el archivador de "Facturas de
proveedores". Se deben guardar por orden correlativo, por el número asignado en la
Contabilidad del 1 al 99999999…, nunca por orden alfabético o por proveedores o en
las carpetas independientes, por la dificultad a la hora de encontrarlos cuando se
necesitan.
La idea es que conforme van llegando las facturas, se comprueban, se contabilizan y en
ese momento se les asigna un número correlativo (obligatorio por otro lado por el
reglamento del IVA). Dicho número lo da (o debería darlo) el programa de contabilidad
y el contable lo escribe en la parte superior derecha de la factura para poderla localizar
fácilmente. De este modo el archivador de proveedores aparece como un libro con todas
su hojas numeradas.
¿Cómo se encuentra ahora una factura si están todas mezcladas?. Muy sencillo:
ayudándonos de la informática. Si usted desea encontrar todas las facturas de un
determinado proveedor, o una cualquiera, no tiene más que entrar en la contabilidad,
pulsar "ver mayor" y escribir el nombre del proveedor. Allí, en su ficha, aparecen todos
los números de las facturas que le ha mandado dicho proveedor. Entonces va al
archivador y como están ordenadas por número las encuentra rápidamente. Esto
funciona perfectamente.
Si es de otros años, tendrá que buscar en los archivadores definitivos ya que los
documentos, cada año, los irá quitando de los archivadores temporales y los incorporará
a los definitivos (cajas de cartón) que deben estar perfectamente rotuladas y ordenadas.
Facturas de clientes:
Una vez realizada la factura por orden correlativo del 1 al 99999999 para cada año y
una vez contabilizada, se guarda correlativamente en el archivador de facturas de
clientes.
La localización de una determinada factura se realiza del mismo modo explicado para
los proveedores.
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Debemos tener un archivador para cada banco y cuenta que tenga la empresa. Si una
empresa tiene 30 cuentas bancarias debe tener 30 archivadores.
No es necesario numerar los documentos bancarios como hemos comentado para las
facturas, ya que los documentos bancarios se deben guardar por cuentas y dentro de
cada cuenta por fechas.
Una vez contabilizados, en el libro Mayor de cada banco podemos ver los asientos por
orden de fechas con total facilidad. Si queremos localizar el justificante bancario, se
consulta su archivador y se busca en su fecha. De este modo siempre se encuentran.
Resulta muy práctico que los justificantes bancarios se guarden grapados con su
extracto bancario, así incluso sin acudir a la contabilidad se pueden comprobar los
movimientos del banco.
Tendremos un archivador para guardar los pedidos de los clientes y otro diferente para
guardar los pedidos que hemos realizado a nuestros proveedores, rotulados como:
"Pedidos de clientes" y otro "Pedidos a proveedores".
Dentro de cada archivador les vamos asignando un número que nos sirve para
localizarlos y archivarlos por ese mismo orden. Debemos tener una hoja al comienzo del
archivador para ir anotando la fecha, el nombre del proveedor (o cliente), el número del
pedido y el importe del mismo para poderlos localizar a través de esta lista. Si en lugar
de una hoja los llevamos controlados con una aplicación informática es todavía mejor.
Lo importante es tenerlos localizados fácilmente.
Debemos guardar junto con el pedido todo lo relacionado con el mismo: faxes, cartas,
etc. para que, en caso de duda, se localice enseguida y además tener concentrada toda
información en un solo archivador.
Comentaremos más adelante que es necesario un archivador de faxes recibidos y otro de
emitidos, así como uno de cartas comerciales. Ahora bien todo lo relacionado con los
pedidos debe estar junto en su archivador de pedidos, y si además queremos guardar una
copia en el archivador de faxes o de cartas estará más controlado.
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Tendremos un archivador para guardar los presupuestos que damos a los clientes y otro
para guardar los presupuestos que nos han dado nuestros proveedores. Todo lo
comentado en el apartado de pedidos vale para este apartado de presupuestos.
Albaranes:
2. No suele ser necesario tener un archivador con los albaranes de los clientes porque
suelen quedar guardados automáticamente dentro del ordenador. Ahora bien, si los
listamos porque queremos que nos firmen cada albarán como comprobante de la
entrega de la mercancía, podemos guardarlos en un archivador independiente,
ordenados por número como las facturas. Si se desea también es posible guardar
juntos los de cada cliente.
Si tenemos muchos faxes lo ideal es tener el control del mismo modo que hacemos con
las facturas. Es decir, conforme van llegando, se les va dando entrada y asignando un
número.
Luego, para localizar un determinado fax, si lo hemos controlado con el ordenador la
localización será fácil. En caso contrario, puede tener una hoja al comienzo del
archivador para ir notando la fecha, el nombre y el número de entrada para poderlos
localizar a través de esta lista.
Lo ideal es tener dos archivadores uno para los faxes recibidos y otro para los emitidos.
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Correspondencia:
Una forma de hacerlo es por orden alfabético A/Z, y previa selección de cartas,
publicidad, etc.
Además es aconsejable:
1) Eliminar lo superfluo o no importante, ya que todos los días se reciben
documentos de todo tipo.
2) Relacionar la correspondencia con facturas, pedidos, ofertas... archivándolas
grapadas con sus asociados.
3) La Publicidad se puede separar de la correspondencia, abriendo carpetas de
PUBLICIDAD y PROPAGANDA, ordenada por materias relacionadas con
nuestra Empresa.
Fiscal: impuestos.
Para una buena organización y control de todos los documentos relacionados con los
Impuestos debe guardarlos en el archivador de IMPUESTOS (tantos archivadores como
necesite), por grupos y ordenados. Por ejemplo:
• I.V.A. 1º Trimestre Año --, 2T, 3T, 4T y Resumen.
• I.R.P.F. 1T, 2T, 3T, 4T
• Impuesto de sociedades y pagos a cuenta
• Otras declaraciones a Hacienda
• Impuestos vehículos
• Impuestos especiales
• Impuestos Ayuntamiento
• Otros
Al hacerlo de esta forma, conseguimos mantener los impuestos: ordenados, controlados,
localizados y mantener el archivador operativo y manejable al retirar la documentación
con los cierres del ejercicio económico.
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Otros archivadores:
Según la actividad que tenga la empresa es posible que necesite algún archivador
suplementario o quizás en lugar de archivador una caja blanca de archivo definitivo: por
ejemplo las constructoras uno para cada proyecto que ejecute, etc.
Debemos usar tantos archivadores como necesitemos pero siempre con la misma idea:
que todos los documentos estén bien guardados y que se encuentren fácilmente por
cualquier persona de su empresa.
Efectos comerciales
Para los efectos o letras de cambio a clientes de pago aplazado, es conveniente llevar un
registro auxiliar del tipo Control de Letras.
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Cheques y pagarés
Cada vez que se hace un cheque debe anotarse en la matriz del talonario todos los datos
relativos al mismo.
Este apartado está al principio o al final de cada talonario de cheques o pagarés, y nos
permite el control de todos los cheques emitidos. Si hay error al imprimir el cheque, o
nos confundimos al rellenarlo, debemos anotar también en el registro ANULADO,
NULO, DESTRUIDO, etc.
Además, si deseamos tener un justificante del mismo para contabilidad se debe hacer un
documento con todos los datos del mismo y dejarlo junto con los documentos
pendientes de contabilizar:
• Banco
• Nº de cuenta
• Nº de documento
• Fecha
• Concepto
• Importe
• Firma de la persona que ha emitido el cheque
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Recibos bancarios