Académique Documents
Professionnel Documents
Culture Documents
1
INFORME ANUAL 2017 GESTIÓN DOCUMENTAL
La Alta Dirección Conforma el Comité Interno de Archivo, el cual se reúne cuatro (4) veces al
año y extraordinariamente cuando lo amerite, según Resolución 0332 de 30 de agosto de 2013,
TRANSFERENCIAS PRIMARIAS Y
ACOMPAÑAMIENTOS
40
30 19 19
20
10 19 19
0
1 2
21
5
81 10
2
44
5
1
Comunicaciones
Oficina Asesora Jurídica
Oficina Asesora de Planeación, Sistemas e Informática
Oficina Asesora de Control Interno
Dirección Técnica Disciplinaria
Dirección Gestión Humana y Carrera Administrativa
Subdirección Participación Comunitaria
Despacho del Contralor Auxiliar
Subdirección Técnica Finanzas Públicas
Subdirección Costos Ambientales
Subdirección de Infraestructura y Transporte
Dirección de Control Departamental
Subdirección de Fiscalización Nivel Departamental
Dirección de Control Municipal
Durante la vigencia 2017 se realizaron 419 consultas que fueron solicitadas por cada
una de las dependencias de la Contraloría de Cundinamarca, las solicitudes quedan
registradas en el formato de préstamos, PA06-PR04-F01,
Durante la vigencia 2017 se realizaron 53 consultas que fueron solicitadas por algunas
de las dependencias de la Contraloría de Cundinamarca, las solicitudes quedan
registradas en el formato de préstamos, PA06-PR04-F02
En una de las fases del Ciclo vital del documento (Archivo Central), funciona principalmente la
conservación y preservación del acervo documental de la Contraloría de Cundinamarca donde se
encuentran las agrupaciones documentales (unidades de conservación cajas y carpetas con sus
respectivas tipologías documentales), transferidas por las dependencias cada año las cuales son
verificadas con el formato único de Inventario Documental (FUID), se revisan al interior de
Se tiene en cuenta los factores ambientales, administrativos y de custodia es por esta razón que
se debe realizar las actividades anuales de prevención las cuales son:
14-09-2017
12-10-2017
Estas imágenes corresponden a las brigadas de aseo, realizadas por las y los funcionarios del
área de Servicios Generales, durante el primer y segundo semestre el año 2017, según el
cronograma.
Durante la vigencia 2017 la entidad realizó un pago de Factura No 10015 del 12 de abril de
2017 cuyo representante legal es el señor: NELSON AUGUSTO ESCOBAR PEÑA, con Nit:
79118126-5; Extintores Prevención & Seguridad, El objeto del contrato es, “Servicio de
Fumigación y manejo integrado de plagas para el control de roedores e insectos rastreros y
voladores en los Archivos de Gestión de las dependencias de la Entidad, las áreas comunes y el
sótano” el valor total de la Factura fue de
$ 650. 000.oo el cual fue ejecutado totalmente en 1 jornadas durante la vigencia 2017.
Durante la vigencia 2017 la entidad realizó el contrato No 032/2017 cuyo representante legal es
el señor (a): CARLOS ANDRÉS MATEUS ORDOÑEZ, Ultra Clean. El objeto del contrato es,
“Servicio de Fumigación y manejo integrado de plagas para el control de roedores e insectos
rastreros y voladores en todos los pisos de la Entidad, las áreas comunes y el sótano.” el valor
total del contrato fue de $ 3.189. 000.oo el cual fue ejecutado totalmente en 02 jornadas
durante la vigencia 2017.
FUMIGACIÓN
ITEMS MES MES MES
PROGRAMADAS 12/04/2017 26/08/2017 23/12/2017
EJECUTADAS 12/04/2017 26/08/2017 23/12/2017
FUMIGACIÓN
2/19/2018
12/31/2017
11/11/2017
9/22/2017
8/3/2017
6/14/2017
4/25/2017
3/6/2017
1/15/2017
11/26/2016
1 2 3
PROGRAMADAS EJECUTADAS
80 80
80
70
60
50
40
30
20
10
0
No. SOLICITUDES No. DE SEGUIMIENTO PARA
APLICABILIDAD DE LA T.R.D
Se cuenta con dos (2) ventanillas Una donde se recibe la correspondencia externa, es decir la
que envían los entes de control, los municipios, los hospitales, y demás entidades del orden
Nacional, Distrital, Departamental, municipal, la otra ventanilla recepciona toda la
correspondencia que envían las oficinas de la Contraloría hacia el lugar de destino, bien sea
local, Departamental o nacional.
COMUNICACIONES
OFICIALES
TOTAL 472
DEVOLUCIONES
ENTREGAS EFECTIVAS 472
TOTAL ENTREGADOS
666
569
478 69 72
312 99
99 55 597 497
40 821 423 0 0
272 0
312 478 666 570 579 471 715
1 2 3 4 5 6 7 8 9
COMUNICACIONES OFICIALES
ENTREGADOS POR LA
CONTRALORIA A 472
CORREO CERTIFICADO CORREO POSTEXPRESS
338 319
199 250 383 277 528
312 483 279 347 320 196 194 187
De los 12.475 sobres enviados el 57% es decir 7.065 sobres corresponde al contrato, 29%
entregado a la mano por el mensajero de la entidad equivalente a 3.659 sobres y el 14%
equivalente a 1.751 que se paga por caja menor, cuando no hay contrato.
INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS.
Los Instrumentos archivísticos documentales que se tuvieron en cuenta para realizar este
informe son: