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Todo comerciante debe llevar una contabilidad, la cual de carácter obligatorio debe
estar compuesta por: el libro Diario, el Mayor y el de Inventarios. Además de estos
libros obligatorios, también puede llevar libros complementarios, que aporten orden y
claridad a las operaciones efectuadas. Todos los libros deben estar en idioma castellano.
"El libro Diario y el de Inventarios no pueden ponerse en uso sin que hayan sido
previamente presentados al Tribunal o Registrador Mercantil, en los lugares donde los
haya, o al Juez ordinario de mayor categoría en la localidad donde no existan aquellos
funcionarios, a fin de poner en el primer folio de cada libro nota de los que éste tuviere,
fechada y firmada por el Juez y su Secretario o por el Registrador Mercantil. Se
estampará en todas las demás hojas el Sello de la oficina."
"En el libro Diario se asentarán, día por día, las operaciones que haga el comerciante, de
modo que cada partida exprese claramente quién es el acreedor y quién el deudor, en la
negociación a que se refiere, o se resumirán mensualmente, por lo menos, los totales de
esas operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que
permitan comprobar tales operaciones, día por día.
No obstante, los comerciantes por menor, es decir, los que habitualmente sólo vendan al
detal, directamente al consumidor, cumplirán con la obligación que impone este artículo
con sólo asentar diariamente un resumen de las compras y ventas hechas al contado, y
detalladamente las que hicieran a crédito, y los pagos y cobros con motivo de éstas."
En el libro Diario se deben asentar las operaciones que realice el comerciante, indicando
en cada partida el acreedor y el deudor. Si se resumen los totales de esas operaciones de
forma mensual, se deben conservar todos los documentos que permitan comprobar tales
operaciones, de lo contrario, se deben asentar las operaciones día por día.
El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y pérdidas; ésta debe
demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos y las pérdidas sufridas. Se
hará mención expresa de las fianzas otorgadas, así como de cualesquiera otras
obligaciones contraídas bajo condición suspensiva con anotación de la respectiva
contrapartida.
Todo comerciante al finalizar cada año, debe describir en el libro de inventario todos los
muebles e inmuebles, así como créditos, activos y pasivos, vinculados o no vinculados a
su comercio.
"Los libros llevados con arreglo a los artículos anteriores podrán hacer prueba entre
comerciantes por hechos de comercio. Respecto a otra persona que no fuere
comerciante, los asientos de los libros solo harán fe contra su dueño; pero la otra parte
no podrá aceptar lo favorable sin admitir también lo adverso que ellos contengan."
Los libros empleados en los artículos anteriores, servirán como pruebas de comercio
ante otros comerciantes. Si la contraparte no es comerciante, los asientos en los libros
solo servirán para usarse en contra de su dueño; la contraparte deberá reconocer
aspectos tanto adversos como favorables en los libros.
"Para que los libros auxiliares de contabilidad, llevados por los comerciantes, puedan
ser aprovechados en juicio por estos, han de reunir todos los requisitos que se prescriben
con respecto de los libros necesarios."
Los libros auxiliares presentados por los comerciantes para que puedan ser
aprovechados por ellos mismos, tienen que reunir todas las series de requisitos que se
necesitan con respecto a los libros necesarios.
"No se podrá hacer pesquisa de oficio por tribunal ni autoridad alguna. Para inquirir si
los comerciantes llevan o no libros, o si estos están o no arreglados a las prescripciones
de este código."
Ningún tipo de autoridad podrá hacer investigaciones para indagar o tratar de llegar a
conocer si los comerciantes llevan o no los libros, o para ver si estos están atenidos a
este código.
"En el curso de una causa podrá el Juez ordenar, aun de oficio, la presentación de los
libros de comercio, solo para el examen y compulsa de lo que tenga relación con la
cuestión que se ventila, lo cual deberá designarse previa y determinadamente; pero no
podrá obligarse a un comerciante a trasladar sus libros fuera de su oficina mercantil,
pudiendo someterse el examen o compulsa, a un Juez donde se llevaran los libros."
En el curso de una causa solo podrá el juez de oficio, la presentación de los libros de
comercio solo para el examen y la copia legalizada de lo que tenga relación con la
cuestión que se trata, lo cual deberá designarse enseguida; pero no se puede obligar a un
comerciante a trasladar los libros fuera de sus oficina mercantil, pudiendo someterse el
examen o la copia legalizada, a un Juez donde se llevaran los libros.
"Si uno de los litigantes ofrece estar y pasar por lo que constare de los libros de su
contendor, y este se niega a exhibirlos sin causa suficiente a juicio tribunal de comercio,
el tribunal podrá deferir el juramento a la otra parte, o decidir la controversia por lo que
resulte de los libros de este si fuera comerciante y aquellos estuvieran llevados en
debida forma."
Si uno de las personas o instituciones que se enfrenta a otra en un juicio ofrece estar y
pasar por lo que constare de los libros de su contendor y este de niega a mostrarlos sin
causa suficiente a juicio tribunal podrá pasar el juramento a la otra parte o decidir el
conflicto por lo que resulte de los libros de este si fuera comerciante y que estén
llevados en correcta forma.
"Los libros y sus comprobantes deben ser conservados durante Diez Años, a partir del
último asiento de cada libro.
Los libros y sus comprobantes deben ser guardados por Diez años, a partir de la última
escritura de cada libro.
Las correspondencias recibidas y copias de cartas enviadas, tendrán que ser clasificadas
y guardadas igualmente durante Diez años.
Artículo 260 del Código de Comercio, Gaceta Oficial Extraordinaria Nº 475 del 21 de
diciembre de 1955:
1- El libro de accionistas, donde conste el nombre y domicilio de cada uno de ellos, con
expresión del número de acciones que posea y de las sumas que haya entregado por
cuenta de las acciones, tanto por el capital primitivo, como por cualquier aumento, y las
cesiones que haga.
Cuando los administradores son varios, se requiere para la validez de sus deliberaciones,
la presencia de la mitad de ellos, por lo menos, si los estatutos no disponen no disponen
otra cosa; los presentes deciden por mayoría de número."
Además de los libros prescritos todo comerciante y compañía tienen que llevar:
1- El libro de accionista, que lleve el nombre y lugar donde vive cada uno de ellos, con
la cantidad de acciones que posee y de las cantidades que haya entregado, tanto por el
capital, como por cualquier aumento.
Artículo 177 del Reglamento de la Ley de Impuesto Sobre la Renta, 11 de julio de 2003:
Artículo 180 del Reglamento de la Ley de Impuesto Sobre la Renta, 11 de julio de 2003:
Asimismo, a los fines de verificar los ingresos, costos y deducciones de personas sujetas
al impuesto en Venezuela, la Administración Tributaria podrá exigir la inscripción de
ciertas entidades domiciliadas y residentes en el extranjero no sujetas al pago del
impuesto.
Este número es el que identifica al ente ante cualquier transacción que se efectué ante la
administración tributaria.
Todo ente que retenga y pague impuestos, debe tener en sus establecimientos constancia
del certificado de inscripción (RIF), tanto en un lugar visible como anotado en todos los
libros, documentos y solicitudes que requiera la administración tributaria.
Artículo 184 del Reglamento de la Ley de Impuesto Sobre la Renta, 11 de julio de 2003:
Este artículo trata aspectos sobre la ley de ISLR. Toda compañía u organización debe
ser registrada obligatoriamente en la gerencia de tributos internos y debe cumplir toda
norma que esta ley imponga, realizando actividades que posean bienes situados en el
país, así como los agentes de retención. Todo balance general debe clasificarse como
activo y pasivo.
Artículo 188 del Reglamento de la Ley de Impuesto Sobre la Renta, 11 de julio de 2003:
1- Personas naturales y contribuyentes: primeros 6 meses del año civil o del inicio de
actividades económicas.
Artículo 190 del Reglamento del Impuesto sobre la renta, 11 de julio de 2003:
5. Dejar constancia del número de inscripción en todos los demás casos que determine
la Administración Tributaria."
Todo ente que retenga impuesto debe tener en sus establecimientos constancia del
certificado de inscripción (RIF), tanto en un lugar visible como anotado en todos los
libros, documentos y solicitudes que requiera la administración tributaria.
"Los contribuyentes del impuesto además de los libros exigidos por el Código de
Comercio, deberán llevar un Libro de Compras y otro de Ventas.
Todo contribuyente debe llevar libro de compra y libro de venta y estos deben estar al
día y llenados cronológicamente.
a. El Balance General Fiscal Actualizado inicial (final al cierre del ejercicio gravable
anterior) reajustado con la variación del Índice de Precios al Consumidor (IPC) del Área
Metropolita de Caracas durante el ejercicio gravable. Este balance servirá de base para
el cálculo del ajuste al patrimonio inicial contenido en el artículo 184 de esta Ley.
d. Los asientos de ajuste y reajuste previstos en este Capítulo con el detalle de sus
cálculos.
f. Una conciliación entre los resultados Históricos del ejercicio y la renta gravable.
Quien incurra en el ilícito descrito en el numeral 1 será sancionado con multa de una
unidad tributaria (1 U.T.) por cada factura, comprobante o documento dejado de emitir
hasta un máximo de doscientas unidades tributarias (200 U.T.) por cada período o
ejercicio fiscal, si fuere el caso. Cuando se trate de impuestos al consumo y el monto
total de las facturas, comprobantes o documentos dejados de emitir exceda de
doscientas unidades tributarias (200 U.T.) en un mismo periodo, el infractor será
sancionado además con clausura de uno (1) hasta cinco (5) días continuos de la oficina,
local o establecimiento en que se hubiera cometido el ilícito. Si la comisión del ilícito
no supera la cantidad señalada, sólo se aplicará la sanción pecuniaria. Si la empresa
tiene varias sucursales, la clausura sólo se aplicará en el lugar de la comisión de ilícito.
Quien incurra en los ilícitos descritos en los numerales 2, 3 y 4 será sancionado con una
multa de una unidad tributaria (1 U.T.) por cada factura, comprobante o documento
emitido hasta un máximo de ciento cincuenta unidades tributarias (150 U.T.) por cada
período, si fuere el caso.
Quien incurra en el ilícito descrito en el numeral 5 será sancionado con multa de una a
cinco unidades tributarias. (1 U.T. a 5 U.T.).
Quien incurra en el ilícito descrito en el numeral 6 será sancionado con multa de cinco a
cincuenta unidades tributarias. (5 U.T. a 50 U.T.)."
Este artículo se refiere a la falta grave que pueda cometer un contribuyente del IVA,
ISLR o de otro impuesto de omitir la emisión de documentación que compruebe la
transacción que se ejecuta al momento de una operación que ocasione renta. En este
sentido, el Artículo 54 de la Ley del IVA establece entre otros aspectos que "Los
contribuyentes a que se refiere el artículo 5 de esta Ley están obligados a emitir facturas
por sus ventas, por la prestación de servicios y por las demás operaciones gravadas. En
ellas deberá indicarse en partida separada el impuesto que autoriza esta Ley." Como se
puede observar, la emisión de facturas está reglamentada en la ley del IVA, por
consiguiente los numerales 1 y dos del artículo 101 del COT, mencionan como ilícito
grave esta falta.
El numeral 3 del artículo se refiere a los aspectos que deben contener el documento o
factura que se emita, los cuales están ampliamente descritos en la resolución 457 regula
la emisión y características de este documento.
Por otra parte los numerales 4, 5 y 6 de este artículo están referidos a el uso de
procedimientos especiales, dictaminados por el SENIAT, relacionados con el uso de
máquinas fiscales y la obligación de exigir facturas o documentos probatorios de la
transacción y por consiguiente no aceptar algún tipo de documento que sustituya a la
factura legal y que la misma además contenga las características y descripción de los
bienes que se transfieren.
El resto del artículo explica los montos que debe cancelar el contribuyente que comenta
el ilícito, expresado en unidades tributarias. La unidad tributaria en la actualidad se
ubica en 90 Bs, los cuales deben ser multiplicados por los límites establecidos en el
artículo, es decir entre 1 y 200 UT.
1. No llevar los libros y registros contables y especiales exigidos por las normas
respectivas.
2. Llevar los libros y registros contables y especiales sin cumplir con las formalidades
y condiciones establecidas por las normas correspondientes, o llevarlos con atraso
superior a un (1) mes.
4. No conservar durante el plazo establecido por las leyes y reglamentos los libros,
registros, copias de comprobantes de pago u otros documentos; así como, los sistemas o
programas computarizados de contabilidad, los soportes magnéticos o los
microarchivos.
2. Llevar los libros, registros contables y especiales sin cumplir con las formalidades y
condiciones propuestas.
4. No conservar durante el tiempo dicho por la ley y el reglamento los libros, registros,
copias de componente de pago y otros papeles.
Quien haga en el ilegal descrito en el numeral 1, será suspendido con multa de 50 UT, la
cual aumentará por cada vez que incurra.