UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

INGENIERIA CIVIL
ASPECTOS ADMINISTRATIVOS Y ECONOMICOS
18/10/2018

El proceso administrativo ORGANIZACIÓN se vale de las siguientes técnicas

para alcanzar su propósito:

Organigrama
Manuales
Diagrama de Procedimiento o Flujo
Diagrama de distribución de trabajo
Análisis de Puestos

Efectúe una reseña de cada una de estas técnicas, en donde debe resaltar las
características, objetivos, ventajas y desventajas.

SOLUCIÓN
ORGANIGRAMA

Es la representación gráfica de la estructura de una empresa o cualquier otra

organización, incluyen las estructuras departamentales y, en algunos casos, las
personas que las dirigen.

OBJETIVOS
El organigrama tiene como objetivo presentar, de forma clara, objetiva y directa, la
estructura jerárquica de la empresa. Desde el presidente, pasando por los
directores, gerentes y empleados, todos los cargos y funciones están ahí. Ayuda a
la división interna, pero también contribuye a agilizar procesos y reducir barreras
entre la empresa y agentes externos, como proveedores y socios.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS
 Al establecer la estructura organizacional de la empresa y hacerla visible a
todos los cargos (desde los directores hasta los empleados) la empresa
conquista ventajas importantes respecto a la organización interna. Una de
estas es una mejor visualización de los cargos ocupados por cada uno,
permitiendo que se sepa a quién está conectado jerárquicamente el
empleador. Utilizado de manera estratégica, puede facilitar los procesos
dentro de la empresa.

 Si no se implementa adecuadamente, un organigrama puede traer

desventajas. Definir claramente la función de cada persona o cargo es
 importante, pero puede sofocar a los empleados, impidiendo la productividad
dentro de la empresa y poniéndoles obstáculos burocráticos. Por eso, vale la
pena revisar todos los tipos de organigrama, y cuál se adecúa mejor a cada
empresa, ya que existen incluso modelos ideales para el trabajo colectivo.

 El presidente de la Fundación para la Asistencia de la Comunidad

Internacional, Rupert Scofield, destacó la importancia de la organización para
las empresas, pero resaltó que las personas son más importantes que la
estructura.

 Para él, no es suficiente distribuir a las personas en las cajas del

organigrama. Es preciso tener en cuenta la personalidad de cada uno y
también el perfil de la organización. Por ejemplo, si una persona que no tiene
miedo de tomar decisiones se encuentra en la parte inferior de la pirámide de
una empresa centralizada, tal vez no tenga beneficios para ninguna de las
partes involucradas.

MANUALES

Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en forma

sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar
la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño
y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados.

Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido

estableciendo en el transcurso del tiempo y su relación con las funciones
procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.

OBJETIVOS

 Fijar las políticas y establecer los sistemas administrativos de la organización

 Facilitar la comprensión de los objetivos, políticas, estructuras y funciones de
cada área integrante de la organización
 Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa
 Asegurar y facilitar al personal la información necesaria para realizar las
labores que les han sido encomendadas y lograr la uniformidad en los
procedimientos de trabajo y la eficiencia y calidad esperada en los servicios
 Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando
funciones de control y supervisión innecesarias
 Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales
 Reducir los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia en
general
 Facilitar la selección de nuevos empleados y proporcionarles los
lineamientos necesarios para el desempeño de sus atribuciones
  Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de
los sistemas y procedimientos
 Servir de base para el adiestramiento y capacitación del personal
 Comprender el plan de organización por parte de todos sus integrantes, así
como de sus propios papeles y relaciones pertinentes
 Regular el estudio, aprobación y publicación de las modificaciones y cambios
que se realicen dentro de la organización en general o alguno de sus
elementos componentes.

VENTAJAS
 Logra y mantiene un sólido plan de organización.
 Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del
plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
 Facilita el estudio de los problemas de organización.
 Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones
necesarias en la organización.
 Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación
del personal clave.
 Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de
la organización.
 Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones.
 Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los
diversos niveles.
 La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la
evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada
quien.
 Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.
 Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.
DESVENTAJAS
 Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar
Un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus
integrantes.
 Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar
un manual y conservarlo al día.
 Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y
rigidez.
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO O FLUJO

Un diagrama de flujo es la representación gráfica del flujo o secuencia de rutinas

simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión, las
unidades involucradas y los responsables de su ejecución, es decir, viene a ser la
representación simbólica o pictórica de un procedimiento administrativo.
Objetivo.
Representar gráficamente las distintas etapas de un proceso y sus interacciones,
para facilitar la comprensión de su funcionamiento. Es útil para analizar el proceso
actual, proponer mejoras, conocer los clientes y proveedores de cada fase,
representar los controles, etc.
Ventajas.
Podemos citar como ventajas que se pueden obtener con la utilización de los
diagramas de flujo, las siguientes:
 Ayudan a las personas que trabajan en el proceso a entender el mismo, con
lo que facilitaran su incorporación a la organización e incluso, su colaboración
en la búsqueda de mejoras del proceso y sus deficiencias.
 Al presentarse el proceso d una manera objetiva, se permite con mayor
facilidad la identificación de forma clara de las mejoras a proponer.
 Permite que cada persona de la empresa se sitúe dentro del proceso, lo que
conlleva a poder identificar perfectamente quien es su cliente y proveedor
interno dentro del proceso y su cadena de relaciones, por lo que se mejora
considerablemente la comunicación entre los departamentos y personas de
la organización.
 Normalmente sucede que las personas que participan en la elaboración del
diagrama de flujo se suelen volver entusiastas partidarias del mismo, por lo
que continuamente proponen ideas para mejorarlo.
DESVENTAJAS
 los diagramas complejos pueden ser muy laboriosos durante la planeación
y el diseño del mismo.
 puede ser difícil el seguimiento si el diagrama tiene diferentes caminos.
 no tiene normas fijas para la elaboración de los diagramas de flujos.

DIAGRAMA DE DISTRIBUCIÓN DE TRABAJO

A través de esta técnica se analizan los puestos que integran un departamento o

sección, para lograr una división de funciones y mejorar la estructura de los grupos
de trabajo. Sirve para analizar labores relacionadas de cinco, hasta quince,
personas.
OBJETIVOS
o Reducir al mínimo el esfuerzo requerido para llevar a cabo una
determinada tarea, ya sea mental o física.
o Mejorar el funcionamiento organizacional, a través de métodos tales
como la redistribución de funciones, la eliminación, reducción y
combinación de fases de una actividad o labor y la nivelación o
tabulación del trabajo.
o Optimización y aprovechamiento de los recursos disponibles.
o Mejorar el flujo o secuencia del trabajo dentro de todas las áreas que
la integran.
o Reducción del número y el costo de las operaciones administrativas,
mediante la disminución de trámites y la combinación, unión ó
eliminación de formas impresas.
o Mejor aprovechamiento del recurso humano, al reducir
desplazamientos y tiempos innecesarios.
o Satisfacción del personal con su trabajo y mayor disposición del
mismo al encomendarle una labor o tarea.
o Mejora la supervisión, ya que se estimula la iniciativa personal del
trabajador.
o Mejor atención al público, al disminuir el tiempo dedicado a las
actividades de trámite de documentos y trabajo rutinario.
VENTAJA

. Define la naturaleza de los trabajos y de los departamentos a que corresponden.

. Elimina la duplicidad e ineficiencia en el trabajo.
. Normaliza y estandariza procedimientos.
. Distribuye adecuadamente las cargas de trabajo de los distintos puestos.
. Delimita funciones, evitando fugas de responsabilidad.

ANÁLISIS DE PUESTOS

proporciona información sobre el puesto y los requerimientos humanos necesarios

para desempeñar esas actividades. Esta descripción del puesto e información de la
especificación del puesto son la base sobre la que se decide qué tipo de personas
se reclutan y contratan.
OBJETIVOS

 Conocer los puestos que existen en una empresa.

  Conocer su naturaleza específica y saber las habilidades, conocimientos y
experiencias requeridas.
 Conocer la mutua relación existente entre los puestos.

VENTAJAS
 Ayuda a seleccionar de manera adecuada al personal
 Lugar adecuado para el trabajador adecuado
 Se evalúa el puesto del trabajo
 Determina los niveles de desempeño
 Mejora del entorno laboral y entorno de acuerdo con el trabajador
 Elimina requisitos y demandas no indispensables
 Ayuda a conocer la cantidad de capacitación del empleado.