Compilación del archivo final de auditoria

El auditor guardará en el archivo de auditoria la documentación de auditoria para

completar el proceso de administración que consiste en reunir el archivo final
adecuado de auditoria después de la fecha del informe. Después de terminado la
reunión de la documentación se guardará por un plazo establecido y el auditor no
podrá eliminar ni descartar documentación hasta terminado el plazo; en caso sea
necesario incorporar información al archivo existente el auditor documentará los
motivos específicos para hacerlo y la fecha de las personas que las realizaron y
revisaron.

La preparación oportuna de la documentación de auditoria suficiente y adecuada

ayuda a mejorar la calidad de auditoria y garantiza una mejor revisión y evaluación
de la evidencia de auditoria antes de finalizado el informe final.
La documentación de auditoria puede registrarse en papel, medios electrónicos u
otros medios. Como ejemplos de documentación de auditoria podemos mencionar
los programas de auditoria, análisis, memorandos relativos a cuestiones
determinadas, cartas de confirmación y manifestaciones, listado de comprobantes
y comunicaciones escritas.

La presente NIA tendrá como requerimiento que la documentación de auditoria sea

suficiente y adecuada en función de las circunstancias, es decir que la
documentación de la auditoria proporciona evidencia de que la auditoria cumple
con la norma internacional de auditoria.

La existencia de un plan de auditoria adecuadamente documentado demuestra que

el auditor ha planificado la auditoria, y la existencia de una carta de encargo firmada
demuestra que el auditor ha acordado las condiciones del encargo de auditoria con
la dirección, y un informe que contenga una opinión con salvedades
adecuadamente redactado quiere decir que el auditor ha basado su auditoria de
acuerdo a las condiciones de la NIA.
A través de la documentación de auditoria se puede evidenciar de diferentes formas
que el socio del encargo se ha responsabilizado de la dirección, supervisión y
realización de la auditoria de conformidad a la norma internacional de auditoria.

Un factor importante para la determinación de la estructura, contenido y extensión

de la documentación de auditoria sobre cuestiones importantes es el grado en que
se ha aplicado el juicio profesional en la realización del trabajo y en la evaluación
de los resultados. En la documentación de auditoria puede considerarse útil
preparar y mantener un resumen que describa las cuestiones significativas
identificadas durante la realización de la auditoria y el modo en que se trataron, o
que incluya otras documentaciones relacionadas de soporte de auditoria que
proporcione dicha información.

Identificar y dejar constancias de las características importantes permitirá que el

equipo del encarga pueda rendir cuentas de su trabajo y facilitar las investigaciones
de las excepciones o incongruencias, y otros propósitos como, por ejemplo, para
un procedimiento de observaciones el auditor pueda dejar constancias del proceso
o cuestiones objeto de observaciones.
La documentación puede incluir otros registros adecuados tales como actas de
reunión preparadas por el personal de la entidad y aprobadas por el auditor y no se
limita a los registros preparados por el auditor. El requerimiento de documentar el
modo en que el auditor ha tratado las incongruencias en la información no implica
que el auditor deba conservar documentación que sea incorrecta o haya sido
reemplazada.

La documentación de una entidad de gran dimensión generalmente es más grande

que una documentación de una entidad de menor dimensión de esa misma manera
es la información que debe colocar el auditor ya que no debe tomar en cuenta
cuestiones como comentario que solo sirve únicamente para informar. En una
auditoria de una entidad de pequeña dimensión la preparación de la documentación
de auditoria puede también resultar útil y eficiente registrar varios aspectos de la
auditoria conjuntamente en un solo documento haciendo referencia a los papeles
de trabajo que sirven como soporte.
Un requerimiento no es aplicable cuando la NIA en su totalidad no es aplicable y
cuando el requerimiento incluya una condición y la condición no concurre
mencionando un ejemplo, el requerimiento de expresar una opinión modificada en
caso de imposibilidad de obtener evidencia de auditoria suficiente y adecuado.

Las normas internaciones de contabilidad requieren que las firmas de auditoría

establezcan políticas y procedimientos para completar oportunamente la reunión
de los archivos de auditoria. La finalización de la compilación del archivo final de
auditoria después de la fecha del informe es un proceso administrativo que no
implica la aplicación de nuevos procedimientos o la obtención de nuevas
conclusiones, pero si puede hacerse cambios en la compilación final tales como la
eliminación de documentación reemplazada.

Para finalizar la NICC 1 requiere que las firmas de auditoría establezcan políticas
y procedimientos para conservar la documentación por cinco años, y que antes de
ese plazo no podrá eliminar ninguna documentación de auditoria.