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La presente Guía está dirigida a todos los
que participan en la ejecución y liquidación
de los Proyectos de los Centros de
Servicio Tambos financiados a través del
Modelo Núcleo Ejecutor del MVCS-PNT.
Tiene el propósito de proporcionar los
criterios y lineamientos generales a ser
utilizados para cautelar la correcta
administración de los recursos, que
permita la adecuada ejecución y
liquidación de las obras del proyecto, de
acuerdo al Expediente Técnico aprobado,
a fin de facilitar el desempeño de las
funciones de los Representantes del
Núcleo Ejecutor, Residente, Supervisor de
Proyectos, y Unidad de Infraestructura del
PNT
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TABLA DE CONTENIDO
I. OBJETIVO _______________________________________________________________________ 6
II. FINALIDAD ______________________________________________________________________ 6
III. ALCANCE _______________________________________________________________________ 6
IV. BASE LEGAL _____________________________________________________________________ 6
V. MECANICA OPERATIVA ____________________________________________________________ 7
5.1 DE LOS QUE INTERVIENEN EN LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO _________________________ 7
5.1.1 REPRESENTANTES DEL NÚCLEO EJECUTOR (RNE) __________________________________ 7
5.1.2 RESIDENTE ________________________________________________________________ 7
5.1.3 SUPERVISOR DE PROYECTOS __________________________________________________ 7
5.1.4 OTROS INTERVINIENTES _____________________________________________________ 8
5.1.5 INCOMPATIBILIDAD DE LABORES _______________________________________________ 8
5.2 PROCEDIMIENTOS PARA LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO _____________________________ 9
ANTES DEL INICIO ________________________________________________________________ 9
5.2.1 MANEJO DE LAS CUENTAS BANCARIAS __________________________________________ 9
5.2.2 ASIGNACION DE LOS PROFESIONALES-CHARLA DE INDUCCION _______________________ 9
5.2.3 INTERESES, PENALIDADES Y AHORROS _________________________________________ 10
5.3 INICIO Y EJECUCIÓN DEL PROYECTO ____________________________________________ 10
5.3.1 DE LA COMPATIBILIDAD, DESBLOQUEO Y AUTORIZACION DE RETIRO _________________ 10
5.3.2 PLAZO DE EJECUCIÓN Y CRONOGRAMA DE AVANCE DEL PROYECTO __________________ 12
5.4 APORTES __________________________________________________________________ 13
5.5 DEL PAGO DE LA MANO DE OBRA Y OTROS ______________________________________ 13
5.6 DE LA ADQUISICIÓN DE MATERIALES, HERRAMIENTAS, ALQUILER DE EQUIPOS Y OTROS. 14
5.7 DEL REGISTRO Y CUSTODIA DE LOS DOCUMENTOS SUSTENTATORIOS DEL GASTO _______ 15
5.8 DE LAS RENDICIONES DE CUENTAS MENSUALES Y PRELIQUIDACIONES ________________ 16
5.8.1 RENDICIÓN DE CUENTAS A LA COMUNIDAD ______________________________________ 16
5.8.2 RENDICIÓN DE RETIROS MENSUAL AL PNT - PRELIQUIDACIÓN _______________________ 17
5.8.3 OTROS CASOS DE PRELIQUIDACIÓN _____________________________________________ 18
5.9 DE LA VALORIZACIÓN DEL PROYECTO ___________________________________________ 18
5.10 SOLICITUD DE SEGUNDO DESEMBOLSO _________________________________________ 19
5.11 DEL CUADERNO DE OBRA ____________________________________________________ 19
5.12 MODIFICACIONES AL CONVENIO DE FINANCIAMIENTO _____________________________ 20
5.12.1 CAMBIO DE LOS RNE Y/O RESIDENTE ________________________________________ 20
5.12.2 AMPLIACIÓN DE PLAZO ___________________________________________________ 20
5.12.3 MODIFICACIONES AL EXPEDIENTE TECNICO ___________________________________ 21
5.12.4 MODIFICACIÓN DEL PRESUPUESTO DEL CONVENIO DE FINANCIAMIENTO ___________ 22
5.13 TERMINACIÓN DE OBRA Y LIQUIDACIÓN DEL CONVENIO ___________________________ 23
5.13.1 DE LA TERMINACIÓN DE LA OBRA ___________________________________________ 23
5.14 ENTREGA DE LA OBRA PARA OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO _______________________ 24
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5.15 DE LA LIQUIDACIÓN DEL CONVENIO DE FINANCIAMIENTO PARA LA EJECUCIÓN DE LA OBRA
VI. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS ________________________________________________ 25
6.1 PRESENTACIÓN DE LOS INFORMES MENSUALES ___________________________________ 25
6.1.1 RESIDENTE ________________________________________________________________ 25
6.1.2 SUPERVISOR DE PROYECTOS ____________________________________________________________ 27
6.2 PAGOS A LOS PROFESIONALES _________________________________________________ 28
6.2.1 RESIDENTE ________________________________________________________________________ 28
6.2.2 SUPERVISOR DE PROYECTOS _________________________________________________________ 29
6.3 PARTICIPACIÓN DE LOS PROFESIONALES ________________________________________ 29
6.4 PAGO DEL FONDO DE LIQUIDACIÓN ____________________________________________ 29
6.5 DE LOS INCUMPLIMIENTOS ___________________________________________________ 29
6.6 DE LAS EXCEPCIONES Y SITUACIONES NO PREVISTAS _______________________________ 30
VII. RESPONSABILIDAD _______________________________________________________ 30
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ANEXOS ____________________________________________________________________ 31
Formato N° 1: HOJA DE EVALUACION DE DOCUMENTOS __________________________________________ 32
Formato N° 2: ACTA DE PARTICIPACION EN CHARLA DE INDUCCION ________________________________ 33
Formato N° 3: PRONUNCIAMIENTO DE CONFORMIDAD DEL EXPEDIENTE TECNICO Y FACTIBILIDAD _______ 33
Formato N° 4: CRONOGRAMA DE AVANCE DE OBRA VALORIZADA __________________________________ 35
Formato N° 5: AUTORIZACION PARA LA REALIZACIÓN DE TRANSACCIONES BANCARIAS Y OBTENCIÓN DE
REPORTES _______________________________________________________________________________ 36
Formato N° 6: AUTORIZACION DE GASTOS _____________________________________________________ 37
Formato N° 6A: AUTORIZACION DE GASTOS DEL RESIDENTE______________________________________ 38
Formato N° 7: HOJA DE TAREO ______________________________________________________________ 39
Formato N° 8: HOJA DE JORNALES ____________________________________________________________ 40
Formato N° 9: HOJA DE JORNALES DEL APORTE COMUNAL CUANTIFICADO ___________________________ 41
Formato N°10: ACTA DE ENTREGA DEL TERRENO ________________________________________________ 42
Formato N° 11: CONTROL DIARIO DE USO DE MAQUINARIA/EQUIPO ________________________________ 43
Formato N° 12: CUADRO DE MOVIMIENTO DIARIO DE ALMACEN – ENTRADAS – SALIDAS _______________ 44
Formato N° 13: CUADRO RESUMEN DEL MOVIMIENTO DE ALMACEN – ENTRADAS – SALIDAS ____________ 45
Formato N° 14: VALORIZACION DE AVANCE DE OBRA ____________________________________________ 46
Formato N° 15: RESUMEN DEL ESTADO FINANCIERO _____________________________________________ 47
Formato N° 16: MANIFIESTO DE GASTOS ______________________________________________________ 48
Formato N° 17: RELACION DE MATERIAL EN CANCHA Y SOBRANTES DE OBRA ________________________ 49
Formato N° 18: ACTA DE APORTE DE MANO DE OBRA NO CALIFICADA ______________________________ 50
Formato N° 19 ACTA DE TERMINACIÓN DE LA OBRA _____________________________________________ 52
Formato N° 20: ACTA DE RENDICIÓN DE CUENTAS FINAL _________________________________________ 53
Formato N° 21: DATOS GENERALES DEL CONVENIO ______________________________________________ 54
Formato N° 22: INFORME MENSUAL DE SUPERVISION ____________________________________________ 55
Formato N° 23: FICHA MENSUAL DE CONTROL AMBIENTAL DE LOS PROYECTOS _______________________ 56
Formato N° 24: HOJA DE EVALUACIÓN Y AUTORIZACIÓN DE PAGO DE LOS INFORMES DEL SUPERVISOR DE
PROYECTOS Y REVISOR DE RENDICIONES DE CUENTA ___________________________________________ 57
Formato N° 25: FICHA DE APROBACION DE PRELIQUIDACION _____________________________________58
Formato N° 26: FICHADE APROBACION DE LIQUIDACION ________________________________________ 59
Formato Nº 27: DOCUMENTO PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y/O PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE
PROVEEDORES NO HABITUALES ____________________________________________________________ 60
Formato N° 28: CONSTANCIA DE PERMANENCIA DEL SUPERVISOR DE PROYECTOS ___________________ 61
Formato N° 29: DECLARACION JURADA DE ADQUISICION DE BIENES Y/O SS NO HABITUALES___________ 62
ANEXO N° 1:FORMATO INFORME FINAL DE OBRA DEL RESIDENTE ---------------------------------------------------- 63
ANEXO N° 2: FORMATO INFORME DEL SUPERVISOR DE PROYECTOS ________________________________ 65
ANEXO N° 3: PLANTILLA DE LIQUIDACION FINAL _______________________ 66Error! Bookmark not defined.
ANEXO N° 4: PLANTILLA DE INFORME MENSUAL DE RESIDENTE (ASPECTO TECNICO) 67Error! Bookmark not
defined.
ANEXO N° 5: PLANTILLA DE INFORME MENSUAL DE RESIDENTE ( ASPECTO CONTABLE) ________________ 68
ANEXO N° 6: PLANTILLAS DE INFORME MESNUAL DE SUPERVISOR DE PROYECTO 69
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I. OBJETIVO
El objetivo de esta Guía es regular la labor a desarrollar por los Representantes del Núcleo Ejecutor, el
Residente, y el Supervisor de Proyecto, durante el proceso de ejecución, culminacion y liquidación del
proyecto financiado a través del Núcleo Ejecutor del PNT.
II. FINALIDAD
Uniformizar la normatividad para la ejecución y liquidación de los proyectos de Infraestructura financiados
por el PNT.
III. ALCANCE
La presente Guía es de alcance de las Unidades Orgánicas del PNT, así como de los Núcleos Ejecutores,
Residentes, y Supervisores de Proyectos, y otros de corresponder.
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V. MECANICA OPERATIVA
5.1 DE LOS QUE INTERVIENEN EN LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO
5.1.1 REPRESENTANTES DEL NÚCLEO EJECUTOR (RNE)
Está compuesto por cuatro (4) miembros: Presidente, Tesorero, Secretario y Fiscal,
según lo establece el Acta de la Asamblea de Constitución del Núcleo Ejecutor. En
los casos de cambio de alguno de ellos, se seguirá lo dispuesto en el numeral 5.12.1
de la presente guía.
La población organizada en el Núcleo Ejecutor delega a sus Representantes la
responsabilidad de viabilizar la consecución del financiamiento del Proyecto y de su
posterior ejecución, culminacion y liquidación; así como de coordinar con el PNT a fin
de asegurar la operación, mantenimiento y sostenibilidad del mismo.
Su mandato se inicia y es efectivo desde la fecha de la firma del Convenio de
Cooperacion.
Sus obligaciones se encuentran establecidas en el Convenio de Cooperación y se
complementan con lo estipulado en la presente Guía.
5.1.2 RESIDENTE
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El Supervisor de Proyectos debe cumplir, entre otras, con las siguientes funciones:
a) Recibir y revisar toda la documentación que le presente los RNE y el Residente,
emitiendo opinión sobre el asunto y tramitando su presentación al Coordinador
Regional Técnico del PNT en un plazo máximo de dos (2) días hábiles, contados
a partir de su recepción. Asimismo, deberá verificar que las compras se
encuentren sustentadas de acuerdo a lo aprobado en el Expediente Técnico.
b) Controlar la calidad de los materiales e insumos de la obra, los procedimientos
constructivos adoptados y calidad final de la obra; así como controlar el
cumplimiento de las normas de seguridad, higiene y operatividad de la obra, de
acuerdo a las especificaciones indicadas en el Expediente Técnico del proyecto,
normatividad pertinente y a las buenas prácticas de ingeniería.
c) Tomar acciones inmediatas, si detecta que cualquiera de los miembros de los
RNE, Residente ,evidencian falta de capacidad, se nieguen al cumplimiento de
sus obligaciones, o incurran en algún otro hecho que contravenga las condiciones
del Convenio de Cooperación o esté interfiriendo con la oportuna y correcta
ejecución de los trabajos. Para ello el Supervisor de Proyectos deberá coordinar
permanentemente con el Fiscal del Núcleo Ejecutor.
d) Coordinar la convocatoria del Núcleo Ejecutor, y participar en las Asambleas
Generales de pobladores, cuando sea necesario (rendiciones de cuentas,
presunción de irregularidades en la ejecución, solicitud de cambio de profesionales
o de los miembros de los RNE, modificación del proyecto, paralización de trabajos,
etc.)
e) La participación del Supervisor de Proyecto en las Asambleas de pobladores debe
limitarse a ser estrictamente informativa, orientadora y receptiva ante las
decisiones que adopte la población.
f) Efectuará el seguimiento correspondiente para que el Residente conjuntamente
con los RNE elaboren y presenten al Supervisor de Proyecto los informes de
preliquidacion mensuales y el informe de liquidación final del Proyecto dentro de
los plazos y de acuerdo a lo previsto en la presente Guía.
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5.2 PROCEDIMIENTOS PARA LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO
ANTES DEL INICIO
En dicha Sesión de Inducción se hará entrega del Expediente Técnico, copia del
convenio, se firmaran los contratos de los profesionales participantes según
corresponda, y demás documentos necesarios para ser presentados a la entidad
bancaria
Luego de recibida la Sesión de Inducción, el Coordinador Regional Técnico , en un
plazo máximo de dos (02) días, remitirá toda la documentación generada en la Sesión
de Inducción a la Unidad de Infraestructura del PNT, a fin se prosiga con el trámite
del registro de firma mediante el Área de Administración del PNT.
5.2.2.1 Prohibiciones
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Facultar o delegar el manejo o administración de la cuenta o dinero del
financiamiento en favor de terceros. Igualmente, el Residente está
impedido de aceptar tal delegación.
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PNT o Tesoro Público, según corresponda a través de la Coordinación Regional
Técnica, coordinando con el Área Administrativa. La devolución de los fondos
deberá realizarse en un plazo que no exceda los diez (10) días hábiles de su
notificación.
En caso de incumplimiento, el Jefe de la Unidad de Infraestructura del PNT
dispondrá el inicio de las acciones administrativas y/o legales pertinentes, para
recuperar los fondos no utilizados.
d) De requerirse modificaciones, se procederá de acuerdo a lo establecido en la
presente Guía respecto a las Modificaciones del Expediente Técnico (numeral
5.12.3).
Una vez aprobada la modificación por parte del Director Ejecutivo, el Jefe de la
Unidad de Infraestructura, comunicara al Coordinador Regional Técnico para que
los RNE y Residente procedan con el trámite de compatibilidad, desbloqueo,
autorización de retiro e inicio de la obra de acuerdo al ítem a) .
e) Se precisa que, el Residente y Supervisor de Proyecto deberán verificar e informar
respecto al tipo de suministro de energía eléctrica planteada en el Proyecto, si se
encuentra en zona de Concesión de Distribución o en Zona Rural, para garantizar
la operatividad del Proyecto. Igualmente verificara e informara respecto a la
existencia de redes de agua y desagüe planteadas en el Proyecto.
La fecha del primer retiro se considerará como la fecha de inicio de la obra.
El Residente y el Supervisor de Proyecto deberán tomar fotografías (mínimo 04) de la
situación del terreno antes de su inicio, las cuales se adjuntarán en el informe de
compatibilidad, desbloqueo y autorización del primer retiro. En dichas fotografías
deberán aparecer los integrantes de los RNE, Residente, y Supervisor de Proyecto
Una vez iniciado la Obra, los representantes del Núcleo Ejecutor y Residente deben
comunicar mediante informe de dicho inicio a la Municipalidad Distrital donde se ubica
el proyecto, y mediante su veedor efectúe el seguimiento correspondiente que conlleve
a la buena administración de los recursos y ejecución de la obra.
Todos los retiros efectuados durante el mes deberán ser rendidos en el siguiente mes
de realizado el retiro. Asimismo está prohibido el traslado de dinero en efectivo para el
pago de la mano de obra y gastos generales, siendo necesario y obligatorio que dicho
personal cuente con una cuenta bancaria para el depósito correspondiente. Caso
contrario será de entera responsabilidad del Tesorero y Residente.
5.4 APORTES
En caso el proyecto requiera de un aporte comunal, debido a algún desfase presupuestal
debidamente justificado por el Residente y RNE y aprobado en asamblea del Núcleo Ejecutor,
se compromete a colaborar en la ejecución de la obra, mediante lo que se denomina APORTE
COMUNAL, este deberá ser valorizado y anotado en el cuaderno de obras por el Residente
e informado al NE en asamblea general
Todo aporte deberá cuantificarse e informarse mensualmente en el Formato "Valorización
de Aporte Comunal” (Formato N° 09), con el sustento correspondiente.
De igual manera, en caso de existir co-financiamiento de otras instituciones como de las
Municipalidades Distritales especialmente, estos deberán realizarse previa solicitud de los
RNE y Residente de Obra, sustentados con un expediente técnico que justifique su
financiamiento, debiendo ser revisado por el Supervisor de Proyecto.
Todos las pagos de Mano de Obras , y profesional externo o de apoyo del Núcleo Ejecutor
deberán ser autorizados mediante el Formato Nº 06, y 06A por todos los representantes del
Núcleo Ejecutor, Residente y VºBº del Supervisor de Proyecto.
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5.6 DE LA ADQUISICIÓN DE MATERIALES, HERRAMIENTAS, ALQUILER DE
EQUIPOS Y OTROS.
5.6.1 El Residente deberá asesorar y cautelar que los representantes del Núcleo Ejecutor
realicen las adquisiciones de herramientas y materiales de acuerdo al Cronograma de
Adquisición de Materiales presentada, y con las características de calidad y garantía
que establecen las especificaciones técnicas aprobadas.
5.6.2 Los Representantes del Núcleo Ejecutor, bajo responsabilidad, deben realizar las
adquisiciones de un mismo material de acuerdo a las siguientes modalidades:
Directamente, si el monto total del insumo en el presupuesto es igual o menor A
una UIT
Mediante dos (02) cotizaciones específicas como mínimo, si el monto total del
insumo en el presupuesto es mayor a una UIT.
Para determinar la modalidad de adquisición se considerará la cantidad y el costo total
de cada material necesario para la ejecución del proyecto hasta su culminación.
5.6.3 Respecto a la adquisición y/o alquiler de herramientas y equipos, considerados
específicamente en el Expediente Técnico que como Anexo forma parte del Convenio
de Cooperación, los representantes del Núcleo Ejecutor bajo responsabilidad deben
adquirir el material y/o alquilar los equipos y las herramientas de acuerdo a las
siguientes modalidades:
5.6.7 Las cotizaciones realizadas, se deberán anexar en los expedientes de pre liquidación y
liquidación final según corresponda, con el cuadro comparativo respectivo.
5.6.8 Se deberá adjuntar a los comprobantes de pago, los contratos con los proveedores de
bienes y/o servicios, cuando corresponda, como sustento de los pagos realizados.
Respecto a los pagos de la mano de obra calificada y no calificada, deberán adjuntar
la hoja de tareos y la planilla de jornales, debidamente firmados y sellados, con la copia
de sus DNI respectivos.
5.6.9 Respecto a la compra del equipamiento para los Tambos, estos deberán tener la
conformidad de los Coordinadores Regionales Técnicos o personal especializado del
PNT, de tal manera evitar compras equivocadas o erradas en sus especificaciones
técnicas estipuladas en el Expediente Técnico. Caso contrario será de entera
responsabilidad de los RNE, Residente y Supervisor de Proyecto. Los bienes (equipos
y otros) que se adquieran a nombre del MVCS será mediante comprobantes de pago
(Factura), en lo que corresponda al bien; y en lo que corresponde al servicios será
mediante comprobantes de pago (Boletas de Venta) a nombre del Núcleo Ejecutor.
5.6.11 Todas las adquisiciones de materiales, herramientas, equipos y otros deberán ser
autorizados mediante el Formato Nº 06, por todos los Representantes del Núcleo
Ejecutor, Residente y VºBº del Supervisor de Proyecto
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5.8.2 RENDICIÓN DE RETIROS MENSUAL AL PNT – PRELIQUIDACIÓN
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incumplimiento informará del hecho a la Unidad de Infraestructura a fin de iniciar las
acciones administrativas y/o legales que corresponda.
En aquellos casos en los que por la ubicación de los proyectos (difícil acceso), no se
pueda cumplir con los plazos para la presentación de la preliquidacion, el Coordinador
Regional Técnico evaluara tal situación y podrá ampliar dichos plazos, no pudiendo ser
mas de los 30 días calendario, posteriores al mes del informe de la Preliquidacion.
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5.9.2 Las Valorizaciones del Estado Financiero están conformadas por los Resúmenes del
Estado Financiero (Formato N° 15), los Manifiestos de Gastos (Formato N° 17), la
Valorización de Aporte Comunal Nº… (Formato N° 09) y la Relación de Material en
Cancha y Sobrantes de Obra (Formato N° 17).
5.12.2.1 Los atrasos deberán ser registrados en el Cuaderno de Obra. Una vez
cesada la causal del atraso el Residente solicitará la ampliación de plazo al
Supervisor de Proyectos, vía cuaderno de obra, quien debe emitir
pronunciamiento por el mismo medio. De ser favorable el pronunciamiento
se comunicará por escrito al Coordinador Regional Técnico del PNT,
sustentando con documentos las causas del atraso, y adjuntando el
Calendario Valorizado de Avance de Obra Reprogramado y la Hoja de
Evaluación de documentos correspondiente, en un máximo de cinco (5)
días calendario de cesada la causal.
5.12.2.2 En caso se solicite ampliaciones de plazo al convenio, estos deberán ser
justificadas y tramitadas por los RNE y el Residente mediante el Supervisor
de Proyecto, y serán aprobadas mediante adenda.
5.12.2.3 En el Informe Final se contabilizará el plazo total adicional que haya
requerido el proyecto y el convenio.
Por la naturaleza de los Proyectos que se financia, el otorgamiento de la Ampliación
de Plazo no generará el reconocimiento de mayores gastos generales.
5.12.3 MODIFICACIONES AL EXPEDIENTE TECNICO
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5.12.4.2 Presupuestos Deductivos.
Al ser los deductivos montos considerados en el presupuesto del
Expediente Técnico deberán seguir los procedimiento definidos en la
Directiva General del SNIP vigente.
Corresponde al monto que no es necesario emplear para que el proyecto
cumpla con las metas previstas.
Cuando se determine la existencia de partidas físicas o presupuestales que
no son necesarias para el correcto desarrollo del proyecto, el Residente
deberá presentar al Supervisor de Proyectos, el presupuesto deductivo de
las partidas que no serán ejecutadas a fin de que los Representantes del
Núcleo Ejecutor proceda a devolver el monto correspondiente en el caso
que éste se haya transferido, o comunicar al Coordinador Regional Técnico
dicha disminución del costo para que sea descontado de las futuras
transferencias.
El Supervisor de Proyectos, deberá verificar el monto a ser descontado y de
encontrarlo conforme lo remitirá al Coordinador Regional Técnico, para que
luego de su revisión, proceda a la aprobación del presupuesto deductivo y
comunique al Núcleo Ejecutor el monto a ser devuelto. Ello deberá
efectuarse mediante Cheque de Gerencia a nombre del PNT o Dirección
Nacional de Tesoro Público, teniendo en consideración los recursos con los
cuales fueron desembolsados; para lo cual debe haber una coordinación
previa con el Área de Administración del PNT. La devolución de los fondos
deberá realizarse en un plazo que no exceda los siete (7) días calendario
de efectuada la comunicación. El Residente y el Supervisor de Proyectos
deberán verificar su cumplimiento, bajo responsabilidad.
El presupuesto definitivo deberá formalizarse con la Adenda respectiva.
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5.13.1.3 La valorización final de la Obra reflejará los trabajos realmente ejecutados,
incluyendo modificaciones, ampliaciones y deductivos, previamente
formalizados, mediante Adenda al Convenio.
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5.15.6 El plazo máximo para la liquidación del convenio, no deberá ser superior a los quince
(15) días hábiles luego de recibida la documentación complementaria por la
Coordinación Regional y no hubiera observaciones a la misma; salvo causas
debidamente sustentadas por el Coordinador Regional Técnico.
5.15.7 El Jefe de la Unidad de Infraestructura remitirá la Liquidación Final al Area de
Administración para la conciliación de los gastos y generar la Ficha de Aprobación
de Liquidación en el término de 48 horas desde su remisión al Área de Administración
para su registro y consolidación institucional. Dicho expediente deberá contener copia
de la Ficha de Aprobación de Liquidación y copia de las Fichas de Aprobación de las
Preliquidaciones realizadas.
5.15.8 Mensualmente el Área de Administración y la Unidad de Infraestructura efectuarán
una conciliación de convenios liquidados, con referencia a los desembolsos
realizados con la finalidad de verificar la consistencia de la información.
El cálculo del avance financiero del Convenio a la fecha del informe, expresado en
porcentaje, se calculará mediante la siguiente relación:
% Avance Financiero=Gasto Total Efectuado X 100
Monto Total Presupuestado
El cálculo del gasto reportado del Convenio a la fecha del informe, expresado en
porcentaje, se calculará mediante la siguiente relación:
% Gasto Reportado =Gasto Total Efectuado X 100
Monto Recibido a la Fecha
El cálculo del avance físico del Proyecto a la fecha del informe, expresado en
porcentaje, se calculará mediante la siguiente relación:
% Avance Físico=Costo Directo Valorizado X 100
Costo Directo Total del Presupuesto
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El Informe de preliquidacion mensual, el Residente deberá presentarlo al Supervisor
de Proyecto dentro de los tres (3) primeros días hábiles del mes siguiente a su
ejecución. De iniciarse en la segunda quincena del mes el Informe podrá ser
presentado dentro de los tres (3) primeros días hábiles del subsiguiente mes. Su
presentación extemporánea lo hará acreedor a las penalidades establecidas en su
contrato y sus correspondientes Términos de Referencia.
Luego de la revisión del informe de preliquidacion mensual, y de encontrarlo conforme,
el Supervisor de Proyecto autorizará el pago mensual correspondiente, visando la
"Autorización de Gastos” (Formato N° 06).
De efectuar observaciones el Supervisor de Proyecto notificará las mismas a los
Representantes del Núcleo Ejecutor y Residente para que procedan a levantarlas
dentro del plazo otorgado en la notificación; sin perjuicio de la penalidad
correspondiente a aplicar al Residente, teniendo como no presentado su Informe.
Asimismo, el Supervisor de Proyectos informará al Coordinador Regional Técnico
sobre las observaciones encontradas, adjuntando el cargo de la notificación (dentro de
los dos (2) días hábiles de plazo que tiene para revisión, a fin de que no se le considere
penalidad como consecuencia de dichas observaciones.
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El informe mensual del Supervisor de Proyectos deberá contener los siguientes
documentos, según corresponda:
El pago del Residente será realizado por el Tesorero, previa autorización de los
Representantes del Núcleo Ejecutor en el Formato N°06 y del Supervisor de
Proyectos, de acuerdo a los rubros, montos y condiciones establecidas en el
Presupuesto de Financiamiento y contra presentación del correspondiente Recibo de
Honorarios Profesionales. El pago sin cumplir las condiciones estipuladas, conlleva
a sanciones de incumplimiento de obligaciones para el Tesorero.
Para autorizar el pago, los Representantes del Núcleo Ejecutor y el Supervisor de
Proyectos deben verificar que el Residente haya cumplido con un desempeño y una
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presencia efectiva en obra durante toda su ejecución. En caso de ausencias
injustificadas, se debe establecer el descuento correspondiente.
Los pagos del Residente será cancelado mensualmente por el Tesorero del Núcleo
de acuerdo al Contrato y Términos de Referencia suscrito con el Núcleo ejecutor y
que forman parte del Convenio de Cooperación, previa autorización del Supervisor
de Proyecto y pagados contra la conformidad del Coordinador Regional Técnico.
El Residente asumirá el pago de los impuestos que le correspondan por la prestación
de sus servicios, siendo el único responsable de su abono a la entidad
correspondiente.
6.2.2 SUPERVISOR DE PROYECTOS
VII. RESPONSABILIDAD
Son responsables de la aplicación de la presente Guía, los RNE, Residentes, Supervisores de
Proyectos, así como las Unidades del PNT, según corresponda.
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ANEXOS
Formato N° 1: Hoja de Evaluación de Documentos
Formato N° 2: Acta de Participación en Charla de Inducción
Formato Nº 3: Pronunciamiento de Conformidad del Expediente Técnico y Factibilidad de Ejecución
Formato N° 4: Cronograma de Avance de Obra Valorizada.
Formato N°5: Autorización para la realización de Transacciones Bancarias y Obtención de Reportes.
Formato N° 6: Autorización de Gastos
Formato N° 6A: Autorización de Gastos del Residente
Formato N° 7: Hoja de Tareo
Formato N° 8: Hoja de Jornales
Formato N° 9: Hoja de Jornales del Aporte Comunal Cuantificado
Formato N° 10: Acta de Entrega del Terreno
Formato N° 11: Control diario de uso de maquinaria/equipo
Formato N° 12: Cuadro de Movimiento Diario de Almacén-Entradas-Salidas
Formato N° 13: Cuadro Resumen del Movimiento de Almacén-Entradas-Salidas
Formato N° 14: Valorización de Avance de Obra.
Formato N° 15: Resumen del Estado Financiero
Formato N° 16: Manifiesto de Gastos
Formato N° 17: Relación de Material en Cancha y Sobrantes de Obra
Formato N° 18: Acta de Compromiso de Aporte de Mano de Obra No Calificada
Formato N° 19: Acta de Terminación de la Obra
Formato N° 20: Acta de Rendición de Cuentas Final
Formato N° 21: Datos Generales del Convenio
Formato N° 22: Informe Mensual de Supervisión
Formato N° 23: Ficha Mensual de Control Ambiental de los Proyectos
Formato N° 24: Hoja de Evaluación y Autorización de Pago de los informes del Supervisor de
Proyectos y Revisor Contable
Formato N° 25: Ficha de Aprobación de Preliquidación
Formato N° 26: Ficha de Aprobación de Liquidación
Formato Nº 27 Documento para la Adquisición de Bienes y/o Prestación de Servicios de Proveedores
No Habituales
Formato Nº 28 Constancia de Permanencia del Supervisor de Proyectos
Formato Nº 29 Declaración Jurada de adquisición de Bienes y/o SS No Habituales.
Anexo N° 1: Formato Informe Final de Obra del Residente
Anexo N° 2: Formato Informe Final del Supervisor de Proyectos
Anexo N° 3: Plantilla de Liquidación Final.
Anexo N° 4: Plantilla de Informe mensual de Residente ( Parte Técnica)
Anexo Nº 5: Plantilla de Informe mensual de Residente (Parte Contable)
Anexo Nº 6: Plantilla de Informe mensual de Supervisor de Proyecto
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Formato N° 1
HOJA DE EVALUACION DE DOCUMENTOS
A REFERENCIA
Nombre :
Ubicación (Dpto/Prov/Dist/Localidad)
B EVALUACION DE DOCUMENTOS
B.1 Aspectos Formales (Documentación completa, debidamente sustentada, presentación oportuna):
B.3 Pronunciamientos
B.4 Recomendaciones
B.5 Anexos (Documentos elaborados y presentados por el Supervisor de Proyectos para sustentar su
pronunciamiento):
Fecha (dd/mm/aa):
Firma y Sello del Supervisor de Proyectos
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Formato N° 2
ACTA DE PARTICIPACION EN CHARLA DE INDUCCION
Don(ña).................................................................................................................. Presidente
Don(ña).....................................................................................................................Tesorero
Don(ña).................................................................................................................. Secretario
Don(ña).........................................................................................................................Fiscal
El Residente: ..........................................................................................................................
El Supervisor de Proyectos: ....................................................................................................
El Revisor de rendiciones de cuenta: …………………………………………………………….
Con la finalidad de participar en la Charla de Inducción Técnico – Administrativa – Legal y Contable, a cargo de:
…………………………………….…………………...........................................................................................
……………………………………….…………………………………………………….……………………………..
…………………………………………………………. ……………………………….……………………………….
…………………………………………………… ………………………………………………………….…………..
En consecuencia, declaramos haber tomado conocimiento sobre la forma como se va a desarrollar el Proyecto
“.................................................................................................................” así como sobre el cumplimiento de las
obligaciones y responsabilidades del Convenio de Cooperación Nº...................................................,
En señal de conformidad suscribimos la presente Acta, siendo las....... horas del día............de............ del 20....
33
Formato N° 3: PRONUNCIAMIENTO DE CONFORMIDAD DEL EXPEDIENTE TECNICO DEL
PROYECTO Y FACTIBILIDAD DE EJECUCIÓN
PERIODO
Nº PARTIDAS Mes 1º MES 2º MES 3º MES 4º MES
Semana 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Programado
Ejecutado
Programado
Ejecutado
Programado
Ejecutado
Programado
Ejecutado
Programado
Ejecutado
Programado
Ejecutado
Programado
Ejecutado
Programado
Ejecutado
AVANCE P =PROGRAMADO
MENSUAL (% ) E = EJECUTADO
AVANCE P =PROGRAMADO
ACUMULADO (% ) E = EJECUTADO
AMPLIACIONES DE PLAZO
35
Formato N° 5
AUTORIZACION PARA LA REALIZACIÓN DE TRANSACCIONES BANCARIAS Y OBTENCIÓN DE
REPORTES
Sr(a). ..............................................................
36
FORMATO Nº 05 06
AUTORIZACION DE GASTOS N° …….
N° CONVENIO COOPERACION FECHA:
MONTO DE CONVENIO S/. SALDO DISPONIBLE (S/.)
MONTO ACUMULADO DE AUTORIZACIONES ANTERIORES (S/.)
El Tesorero es responsable de presentar los Comprobantes de Pago en un PLAZO DE CINCO (05) DIAS HÁBILES, contados desde la fecha de la
presente autorización; y será responsable del monto autorizado para Contratación de Servicios, que sustentará con la documentación respectiva.
Los montos indicados en la Autorización de Gasto, deberán ser compatibles con las cotizaciones previamente realizadas.
37
FORMATO N° 6A: AUTORIZACIÓN DE GASTOS DEL RESIDENTE
La autorización de Gastos para pago del Residente sólo se realizará una (01) vez al mes, posterior a la conformidad del Supervisor de Proyectos al
Informe mensual respectivo y servirá como constancia de permanencia en Obra.
GASTOS DEL
RESIDENTE
El Tesorero es responsable de presentar los Comprobantes de Pago en un PLAZO de 5 días hábiles, contados desde la fecha de la presente
autorización
38
Formato N° 7: HOJA DE TAREO
CONVENIO Nº : -PNT
PERIODO DEL AL
Los que abajo suscribimos; certificamos que los días consignados en la presente Hoja de Tareo han sido cancelados por concepto de mano de obra.
39
Formato N° 8: HOJA DE JORNALES
Los que abajo suscribimos; certificamos que los días consignados en la presente Hoja, han sido cancelados por concepto de Mano de Obra.
40
Formato N° 9: HOJA DE JORNALES DEL APORTE COMUNAL CUANTIFICADO
Los que abajo suscribimos; certificamos que los días consignados en la presente Hoja, han sido aportados con Mano de Obra.
41
Formato N° 10: ACTA DE ENTREGA DEL TERRENO
(*) Si la Entrega la efectúa la Entidad Receptora y ésta es propietaria del terreno, copia autenticada de la presente Acta se anexará al
Expediente de Transferencia. En caso de no serlo, el documento público o privado de fecha cierta en la que conste la donación.
Asimismo, se verificó que el terreno es compatible con los alcances del Proyecto y que corresponde a los datos
señalados en el plano de ubicación y en el plano general, y que se encuentra disponible y Libre de Reclamo
por parte de terceros.
En señal de conformidad con los términos de la presente Acta, proceden a suscribirla:
Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo:
DNI: DNI:
PRESIDENTE TESORERO
DNI: DNI:
SECRETARIO FISCAL
DNI: DNI:
Otros
Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo:
DNI: DNI:
Siguen firmas de Pobladores de la Comunidad
42
Formato N° 11: CONTROL DIARIO DE USO DE MAQUINARIA/EQUIPO
HORAS DE TRABAJO
MAÑANA TARDE
ENTRADA SALIDA HORAS ENTRADA SALIDA HORAS
TOTAL HORAS:
..……………………………………….. ..………………………………………..
Firma del Residente Firma del Maestro/Operador
..……………………………………….. ..………………………………………..
V° Supervisor de Proyectos Firma del Presidente/Tesorero
43
Formato N° 12: CUADRO DE MOVIMIENTO DIARIO DE ALMACEN – ENTRADAS – SALIDAS
INGRESOS EGRESOS
CAN
FECHA MATERIAL/HERRAMIENTAS UNID. PROVEEDOR CANT. RECEPCION PARTIDA RECEPCION
T.
NOTA : Uso interno del Núcleo Ejecutor, se presentará cada vez que sea solicitado por el Supervisor de PNT.
44
Formato N° 13: CUADRO RESUMEN DEL MOVIMIENTO DE ALMACEN – ENTRADAS – SALIDAS
FECHA DE PRESENTACION:
PROYECTO:
NOTA: El presente cuadro se llenará hasta agotar el movimiento de un material, antes de pasar a otro.
45
Formato N° 14: VALORIZACION DE AVANCE DE OBRA
No. .......
CORRESPONDIENTE AL MES DE DE..................
AVANCES
PARTIDA DESCRIPCION PRESUPUESTO
ANTERIOR ACTUAL ACUMULADO SALDO
Unid. Metrado P.Unit Presup. Metrado Valorizado % Metrado Valorizado % Metrado Valorizado % Metrado Valorizado %
S/. S/. S/. S/. S/.
46
Formato N° 15: RESUMEN DEL ESTADO FINANCIERO
47
FORMATO Nº 0916
+
MANIFIESTO DE GASTOS
Marcar con una X
PROYECTO NE
NÚMERO CONVENIO
CORRESPONDE AL MES
FECHA DE PRESENTACION
DOCUMENTO DETALLE
N° (**) IMPORTE S/. OBSERVACIONES
FECHA CLASE (***) N° RAZON SOCIAL O NOMBRE CONCEPTO
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
TOTAL:
Por el presente, los abajo firmantes declaramos bajo juramento que los gastos aquí detallados, están previstos en el Presupuesto Aprobado y han sido utilizados, en su
integridad, en la ejecución del presente Proyecto.
Las copias de las facturas, comprobantes, recibos, planillas, etc., que acrediten los gastos efectuados, deberán permanecer en poder del TESORERO del Núcleo Ejecutor.
Presidente del N.E. Tesorero del N.E. Elaborado por:Residente N.E. Revisado por: Supervisor de Proyecto N.E.
Nombre Nombre Nombre Nombre
DNI : DNI : DNI : DNI :
(*) Ll eva r el Ma ni fi es to de Ga s tos por ca da RUBRO (1 a l 9) del Es ta do Fi na nci ero. (**) Anota r en orden cronol ógi co l a tota l i da d de documentos que a credi ten l os ga s tos efectua dos . 48
(***) Cl a s e : Fa ctura , Comproba nte, Reci bo, Pl a ni l l a , Contra to, Decl a ra ci ón Jura da , etc.
Formato N° 17: RELACION DE MATERIAL EN CANCHAY SOBRANTES DE OBRA
PROYECTO:
Mediante el presente documento, los suscritos declaran que los siguientes materiales se
encuentran en Almacén o en Obra, y serán utilizados íntegramente en la ejecución de la misma:
TOTAL
________________________ ________________________
PERSONA Y/O ENTIDAD V°B° SUPERVISOR DE
RESIDENTE
RECEPTORA PROYECTOS
Nombre Nombre Nombre
DNI DNI DNI
49
Formato N° 18: ACTA DE APORTE DE MANO DE OBRA NO CALIFICADA
Página N° 1/2
Los aportes indicados en la presente acta no serán remunerados, toda vez que la Obra a
ejecutarse redundará en beneficio de la Comunidad.
El Cumplimiento del Aporte Comunal deberá realizarse lo antes posible y como máximo
antes de la solicitud de la 2da Transferencia de Fondos y será requisito para esta.
Siendo las......... horas del día, el Secretario da lectura a los acuerdos del Acta y luego de
aprobarla se da por concluida y levantada la presente Asamblea, firmando los presentes.
Ç
50
ACTA DE APORTE DE
(*) Se recomienda que la Asamblea la conforme por lo menos el 50% de la población adulta que solicitó
el financiamiento.
51
ACTA DE TERMINACIÓN DE OBRA
Por medio de la presente Acta, los firmantes, declaramos bajo juramento que en la fecha se ha culminado
la obra realizada por el Núcleo Ejecutor
“…………………………………………………………………………….” con recursos del Ministerio de
Vivienda, Construcción y Saneamiento – Programa Nacional Tambos , según Convenio de Cooperación
Nº ……….……………………….……………
A las __:___ horas del día ………, de …………………………… del 20....., los presentes:
PRESIDENTE, SR(A) : …………………………………………………….……….……………….…….
SECRETARIO, SR(A): ……………………………………………………………………………………
TESORERO, SR(A) ……………….……………………………………………………………………..
FISCAL, SR(A) …………………………………………………………………….………………………
RESIDENTE, Ingº/Arqº: …………….…………………………………….……………………………….
SUPERVISOR DEL PROYECTO, Ingº/Arqº: …………….……………………………………………
el SR(a) : ………………………………(nombre de la autoridad política edil)…………………
REUNIDOS EN : ………………………………(lugar de la obra) ……………………….. con la finalidad
de verificar la culminación de los trabajos materia del Convenio de Cooperación suscrito con el Ministerio
de Vivienda, Construcción y Saneamiento – Programa Nacional Tambos.
Luego de revisar los planos, especificaciones técnicas y memoria descriptiva aprobadas por EL
PROGRAMA NACIONAL TAMBOS, hacemos constar que se ha cumplido con su ejecución de acuerdo al
Expediente técnico que forma parte del Convenio de Cooperación, en fe de lo cual suscribimos la presente
Acta de Terminación.
…………………………..………………. …………..………………………
SUPERVISOR DEL PROYECTO PROGRAMA NACIONAL TAMBOS
Cargo: Cargo:
Nombre: Nombre:
DNI Nº DNI N°
52
Formato N° 20: ACTA DE RENDICIÓN DE CUENTAS FINAL
Asimismo, dejamos constancia que se ha cumplido con la ejecución de la obra, de acuerdo a los
documentos del Estudio Definitivo.
PRESIDENTE TESORERO
DNI DNI
SECRETARIO FISCAL
DNI DNI
Otros
Autoridades asistentes
Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo:
DNI DNI
53
Formato N° 21: DATOS GENERALES DEL CONVENIO
N° de Contrato
Mes al que corresponde
Convenio N°
Proyecto Código
el informe inicial
SNIP No. :
DATOS GENERALES
A.1 NOMBRE DEL PROYECTO : PLAZO DE CONVENIO Meses
Ubicación:
Localidad Distrito Provincia Departamento Región
Nombre: Especialidad
Teléfono
Dirección:
Dirección: Teléfono
A.5 DEL PROYECTISTA Género: Masculino Femenino
Nombre: Especialidad
Dirección: Teléfono
Dirección: Teléfono
B DE LA SUPERVISIÓN REALIZADA
54
Formato N° 22: INFORME MENSUAL DE SUPERVISION
Convenio Nº: ____________________ Nombre del Supervisor: __________________________________
Nº Informe: __________
Proyecto Código SNIP N° ______________ Mes al que corresponde el Informe: __________
Informe Final:
C. DEL ESTADO SITUACIONAL DEL PROYECTO FINANCIADO
(Se requiere información cualitativa y cuantitativa del proyecto)
C.6 PRONUNCIAMIENTO
El Supervisor de Proyectos emitirá opinión respecto al estado de la Obra considerando todos los aspectos mencionados
anteriormente.
Indicará además las medidas correctivas tomadas.
55
Formato N° 23: FICHA MENSUAL DE CONTROL AMBIENTAL DE LOS PROYECTOS
56
FORMATO N° 24
HOJA DE EVALUACIÓN Y AUTORIZACIÓN DE PAGO DE LOS INFORMES DEL SUPERVISIÓN DE PROYECTOS
Adjunto al presente el Informe correspondiente al Convenio indicado, para que luego de efectuada la revisión y aprobación
correspondiente por la COORDINACIÓN REGIONAL, se autorie el pago respectivo.
FIRMA
DEL COORDINADOR REGIONAL TÉCNICO (o quien hace sus veces) Y DEL LIQUIDADOR DEL PNT (o quien hace sus veces)
EL COORDINADOR REGIONAL TECNICO (o quien hace sus veces) ha revisado la información y pronunciamiento que presenta el
Supervisor de Proyectos, relativo a los apectos técnicosy la encuentra:
( ) conforme (sin observaciones)
( ) con observaciones
MEDIDAS CORRECTIVAS:
( ) El Coordinador Regional Técnico (o quien hace sus veces) recomienda autorizar el pago dado que la documentación no
presenta observaciones o las que existieran son menores.
( ) El Coordinador Regional Técnico (o quien hace sus veces) recomienda no autorizar el Pago.
NOMBRE DE L COODINADOR REGIONAL TECNICO (o quien hace sus veces):
Fecha: Firma:
Visto y evaluado lo señalado por el Coordinador Regional Técnico (o quien haga las veces)
( ) El Jefe de la Unidad de Infraestructura del PNT da conformidad al trámite de pago según hoja de liquidación correspondiente.
Fecha de Trámite :
57
Formato N° 25: FICHA DE APROBACION DE PRELIQUIDACION
CONVENIO En virtud de los informes presentados por el Supervisor de
Proyectos y Residente, consideramos procedente la aprobacion
PROYECTO de la Pre Liquidacion del Convenio indicado en la presente
Ficha.
MOVIMIENTO DEL MONTO DE EXPEDIENTE TECNICO (S/.) FECHA DE
OTROS APORTES DEL INFORME
MES DE RETIRO SALDO INFORME TECNICO APROBACION
DESEMBOLSO MES GASTOS INTERESES DEVOLUCION A GASTOS FINANCIERO QUE
N° PRELIQUIDACI AUTORIZADO PENDIENTE DE SALDO QUE APRUEBA PRE DE
ACUMULADO DEL / BANCARIOS BANCARIOS LA CUENTA NE CONFORMES APRUEBA PRE
ON DEL MES RENDIR FINANCIERO LIQUIDACION PRELIQUIDACIO
NE SALDO MES ANTERIOR (-) (+) (+) (-) LIQUIDACION
(-) (-) N
(+)
TOTAL - - - - - - -
(*) HASTA LA ULTIMA PRE LIQUIDACION APROBADA
PD. El original es conservado por el liquidador hasta la liquidacion final. Una copia de cada Pre Liquidacion, se archiva en cada expediente pre liquidado.
58
Formato N° 26: FICHA DE APROBACION DE LIQUIDACION FINAL DE CONVENIOS
CONVENIO
PROYECTO
TOTAL - - - - - - -
59
Formato Nº 27: DOCUMENTO PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y/O PRESTACIÓN DE
SERVICIOS DE PROVEEDORES NO HABITUALES2
Conste por el presente documento, que celebran de una parte el Núcleo Ejecutor del Proyecto ..................................,
en adelante EL NUCLEO EJECUTOR, con domicilio para los efectos del presente en ..............................(localidad,
distrito, provincia y departamento), debidamente representado por su Órgano Representativo, el cual está conformado
por el Presidente, Sr. (a) ......................., identificado (a) con DNI N°..............................; Secretario, Sr.(a) ..................,
identificado (a) con DNI Nº....................., Tesorero, Sr.(a) ...................., identificado (a) con DNI Nº....................... y
Fiscal, Sr.(a) ...................., identificado (a) con DNI N° ......................, y de la otra parte EL PROVEEDOR, Sr.(a)
...................................., identificado (a) con DNI N°................, (si son varios proveedores se deberá identificar a cada
uno de ellos en forma correlativa), de acuerdo a los términos y condiciones siguientes :
PRIMERO.- EL(los) PROVEEDOR(es) ha(n) entregado el(os) bien(es) o prestado el(os) servicio(s) que se detalla(n)
a continuación, necesario(s) para la ejecución del Proyecto ................................ (especificar el nombre del Proyecto):
SEGUNDO.- EL NÚCLEO EJECUTOR ha cancelado al(os) PROVEEDOR(es) por los bienes o servicios a que se
refiere la cláusula precedente, los montos que a continuación se indican:.
Proveedor Bien/servicio Monto pagado Recibido por:
Firma DNI
En ..... (indicar lugar) a los ...(día) ... (mes) ...(año), suscriben el presente documento en señal de conformidad:
______________________________ ________________________________
NOMBRE, DNI Y FIRMA NOMBRE, DNI Y FIRMA
Presidente Núcleo Ejecutor Tesorero Núcleo Ejecutor
_______________________________ ________________________________
NOMBRE, DNI Y FIRMA NOMBRE, DNI Y FIRMA
Secretario Núcleo Ejecutor Fiscal Núcleo Ejecutor
El que suscribe declara que EL PROVEEDOR no es proveedor habitual del bien entregado o servicio prestado a que
se refiere la cláusula primera del presente documento, y que no existen otros proveedores habituales que ofrezcan
dicho bien o servicio en la localidad de ......................(especificar).
_______________________________
NOMBRE, DNI Y FIRMA
............................. (especificar el cargo de la autoridad y la localidad)
2
El presente sólo constituirá documento sustentatorio del gasto cuando sea presentada conjuntamente con un
Informe de los RNE y Residente que cuente con la conformidad del Supervisor de Proyectos y demás requisitos establecidos en el
numeral 6.3 de la Guía de Liquidación
60
FORMATO Nº 28: CONSTANCIA DE PERMANENCIA DEL SUPERVISOR DE PROYECTOS (1)
1. REFERENCIAS:
……………………………………………………………………….. ……………………………………………………………….………………..
FIRMA FIRMA
……………………………………………………………………….. ……………………………………………………………….………………..
FIRMA FIRMA
61
FORMATO Nº 29
DECLARACIÓN JURADA Nº ……………… POR LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y/O SERVICIOS DE PROVEEDORES NO
HABITUALES
Conste por el presente documento, que los miembros del Nucleo Ejecutor del Proyecto,
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
con domicilio para los efectos del presente documento, en
Localidad : Distrito :
Provincia: Departamento:
hemos realizado las compras de bienes, y/o servicios que se detallan a continuación, necesarios para la ejecución del
Proyecto, de acuerdo a los términos y condiciones siguiente:
PRECIO
NOMBRE DEL PROVEEDOR DNI MATERIAL O INSUMO CANTIDAD TOTAL A PAGAR
UNITARIO
Los que suscriben declaran que EL PROVEEDOR no es proveedor habitual del bien entregado, servicio prestado, y que
no existen otros proveedores habituales, que ofrezcan dicho bien o servicio en la localidad de
……………………………………………………………………………….(especificar la localidad)
La presente Declaración Jurada, será validada con la firma de una Autoridad Local, quien dará fe que el proveedor es un contribuyente NO HABITUAL
62
ANEXO N° 1: FORMATO INFORME FINAL DE OBRA DEL RESIDENTE
A : …………………………………….
SUPERVISOR DE PROYECTO
FECHA : ...../...../......
Aspectos Generales
1.2 Residente
1.3 Supervisor de Proyectos
1.4 Señalar si hubieron cambios en los integrantes de los representantes del Núcleo Ejecutor y cómo ha sido
la relación con la comunidad.
1.5 Cantidad de Población Beneficiaria
Aspectos Técnicos
Aspectos Económicos
63
Aspectos Administrativos
1.20 Coordinación con el Supervisor de Proyecto y los representantes del Núcleo Ejecutor para la Terminación
del proyecto y su Custodia.
1.21 Evaluación del desempeño del Órgano Representativo del Núcleo Ejecutor.
1.22 Evaluación de la fluidez del manejo de las cuentas bancarias, desembolsos por el PNT.
1.23 Evaluación de los trámites ante el PNT (adendas por cambio de agentes ejecutores, ampliaciones
presupuestales, deductivos de obra, reajustes, entre otros).
1.24 Problemas presentados, soluciones adoptadas, recomendaciones planteadas o acciones tomadas. Por ej.
sustentar situaciones excepcionales como la no firma de Secretario o Fiscal en alguno de los documentos
que forman parte del Expediente de Liquidación.
Conclusiones. (De lo informado deberá establecerse el cumplimiento del Convenio de Cooperación anexos y
modificaciones).
Recomendaciones.
Anexo:
64
ANEXO N° 2: FORMATO INFORME DEL SUPERVISOR DE PROYECTOS
INFORME N° ......-20...-SUPERVISOR DE PROYECTOS/.... (Colocar las iniciales del profesional)
A : ...............................................................
COORDINADOR REGIONAL TECNICO.
FECHA : ...../...../......
1. Análisis del Aspecto Técnico. Comentarios sobre el cumplimiento de las metas, modificaciones si hubiera e indicar si se efectuaron observaciones
y cómo se subsanaron.
2. Análisis del Aspecto Económico. Comentarios sobre la ejecución financiera de los desembolsos realizados por PNT, cofinanciamientos y aportes
e indicar si se efectuaron observaciones y cómo se subsanaron.
3. Análisis del Aspecto Administrativo. Comentarios e indicar si se efectuaron observaciones y cómo se subsanaron.
4. Análisis del Aspecto Ambiental. Comentarios e indicar si se efectuaron observaciones y cómo se subsanaron.
6. Detallar metas (descripción resumida), impacto en la población beneficiaria y plano de ubicación de la obra debidamente georreferenciado, así
como croquis de ubicación detallando distancia, tiempo y ciudades de referencia con respecto a la COORDINACION REGIONAL.
7. Se adjunta debidamente llenado y suscrito, lo correspondiente al numeral 5: “Principales Problemas o Limitaciones en a Ejecución” que
corresponde a la ficha SNIP del registro de Informe de Cierre, que servirá de insumo para la presentación del informe de cierre por parte de la
COORDINACION REGIONAL
8. Habiendo revisado el expediente de liquidación del Convenio N°.............Proyecto “....................................................” , elaborado por el órgano
representante del Núcleo Ejecutor y Residente e Informe Final de Obra presentado por el Residente con fecha ........., el que suscribe estima
conforme la aprobación del referido Convenio de Financiamiento.
.......................................
Supervisor de Proyectos
Nombre:
DNI:
65
ANEXO 03.
PLANTILLA DE LIQUIDACION DE PROYECTOS DE LOS CENTROS DE SERVICIOS TAMBOS DEL PNT EJECUTADO POR NE
CONTENIDO
10 CUADERNO DE OBRA
12 FOTOGRAFIAS (CON FECHA) QUE MUESTREN EL AVANCE DEL PROYECTO CON LA PRESENCIA DEL RESIDENTE, SE
ADJUNTARAN FOTOGRAFIAS TOMADAS ANTES DEL INICIO DE OBRA, DEL CARTEL DE OBRA, PLACA RECORDATORIA
Y FOTOS QUE MUESTREN QUE EL PROYECTO ESTA CONCLUIDO Y OPERATIVO.
13 FICHA MENSUAL DE CONTROL AMBIENTAL DEL PROYECTO (FORMATO N° 23)
14 ACTA DE RENDICION DE CUENTAS FINAL (FORMATO Nº 20), adjuntar la convocatoria, 02 fotografias de la rendicion y de la
publicacion del manifiesto de gastos.
15 ACTA DE ENTREGA DE TERRENO (FORMATO Nª 10)
16 MEMORIA DESCRIPTIVA DE LA TERMINACION FINAL DE OBRA, QUE DE CONCORDAR CON LOS PLANOS FINALES DE OBRA.
20 MANIFIESTO DE GASTOS (FORMATO Nº 16), (debe de estar el orden de acuerdo al Resumen de Estado financiero). CON
LA DOCUMENTACION SUSTENTATORIA EN ORIGINAL.
22 DOCUMENTOS EMITIDOS POR LA ENTIDAD BANCARIA QUE ACREDITEN LOS MOVIMIENTOS REALIZADOS EN LA
CUENTA BANCARIA (EXTRACTOS BANCARIOS U OTROS DOCUMENTOS)
26 ADENDAS SUSCRITAS
...................................................................................................
...........................................................................................
.........................................................................
............................................................................................
RESIDENTE DE OBRA SUPERVISOR DE PROYECTOS COORDINADOR REGIONAL TECNICO
66
ANEXO 04
INFORME MENSUAL DEL RESIDENTE DE OBRA (ASPECTO TECNICO)
CONVENIO :
NUMERO DE INFORME :
MES AL QUE CORRESPONDE :
FECHA DE ENTREGA :
................................................................................................... ...........................................................................................
............................................................................................
RESIDENTE DE OBRA SUPERVISOR DE PROYECTOS
Nota: Deberá de presentar al Supervisor Proyectos dentro de los tres (3) primeros días hábiles del mes siguiente a su ejecución.
Se presentara un original y una copia, la original para ordenar de acuerdo a plantilla de liquidacion y una copia queda en la
Coordinacion Regional.
67
ANEXO 05
INFORME DEL RESIDENTE DE OBRA (ASPECTO CONTABLE)
CONVENIO :
NUMERO DE INFORME :
FECHA DE ENTREGA :
4) Documentos emitidos por la entidad bancaria que acrediten los movimientos realizados en la
cuenta bancaria (extractos bancarios u otros documentos) (22)*
................................................................................................... ...........................................................................................
............................................................................................
RESIDENTE DE OBRA SUPERVISOR DE PROYECTOS
……………………………………………..
Revisor de Contable
Nota: se deberá de presentar a los tres (03) días hábiles de cada mes al Supervisor Proyectos en un archivador de
palanca en orignal y copia, para luego ordenar el original de acuerdo a la plantilla de liquidación y la copia deberá
quedar en la Coordinacion Regional
68
ANEXO 06
INFORME MENSUAL DEL SUPERVISOR DE OBRA
CONVENIO :
NUMERO DE INFORME :
FECHA DE ENTREGA :
CONTENIDO
5) Las fotografias necesarias para evindenciar el avance fisico por el que se solicita pago.
Debe mostrar tambien la presencia del Supervisor, indicando la fecha y un breve
comentario (minimo cuatro fotos por quincena) y en el caso del primer informe se adjuntaran
fotografias antes del inicio. (Foto del cartel en el primer informe y la placa recordatoria
en el ultimo informe).
6) En caso se informe el 100% del avance fisico de obra/proeycto, se debera de adjuntar Copia
del Acta de Terminacion de la Obra (Formato N° 19) y como minimo 8 fotografias
representativas del proyecto terminado, en las que figure el Supervisor de Proyectos, asi
como las fotografias tomadas antes del inicio de la obra. Asimismo debera presentar
debidamente llenado y suscrito, lo correspondiente al numeral 5: "Principales Problemas o
Limitaciones en la Ejecucion que corresponde a la ficha SNIP del registro del Informe
de Cierre, que servira de insumo para la presentacion del Informe de cierre por parte de
la Unidad de Infraestructura.
...........................................................................................
SUPERVISOR DE PROYECTOS
Nota: Presentar el día quinto (5) día hábil del mes siguiente como plazo máximo, la original y copia para ordenar de
acuerdo a la plantilla de liquidación y la copia quedará en la Coordinación Regional.
69