ENSAYO ¨IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS¨

Un archivo es un Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona natural o entidad pública o privada, en el
transcurso de su gestión.

En todo ámbito de la vida trabajamos recolectando, leyendo y analizando distintos Datos, que
mediante un debido proceso y metodología permiten alcanzar la generación de una Información
Útil, que forma parte de lo que es posteriormente conocido como Banco de Datos, siendo un objeto
de consulta en todo ámbito socioeconómico.

Es muy probable que la historia de los archivos se remonte al origen de la escritura, suceso que llega
al hombre con la comunicación y el surgimiento de instituciones. El manejo de la información
entonces, tiene su punto de partida desde el comienzo de la historia.

Los archivos son importantes desde que el hombre tuvo la necesidad de dejar plasmado sus
conocimientos, pensamientos e historia, puesto que no podía tener todo guardado en su memoria
y para esto vio como única opción la escritura. y es aquí donde toman mayor importancia la
conservación de los documentos escritos en ligares específicos de forma organizada y ordenada
para luego convertirse en grandes archivos, los cuales a su vez hicieron crecer la archivista como
ciencia, y el personal encargado de su manejo.

hoy en día la administración documental permite que los documentos sean vistos de manera fácil y
oportuna puesto que esta es la encargada de mantener los archivos organizados en lugares
adecuados con el fin de prestar un servicio preciso a usuarios que necesitan suministrar y acceder a
la información dando la posibilidad a las personas de conocer el contenido de los documentos y así
detectar testimonios documentales que confirmen las acciones administrativas, políticas,
legislativas que construyen las sociedades, instituciones y el hombre en general. Por tal razón la
importancia de esta ciencia reposa en la buena administración conservación y disposición de los
archivos; ya que permite la toma de decisiones es fuente de historia y para la historia, además de
que nos da la posibilidad de tener un patrimonio cultural y a su vez una identidad nacional ya
definida.

CLASES DE ARCHIVOS

SEGÚN LA ORGANIZACIÓN:

 Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las etapas es
decir, archivo de gestión, central o histórico.
 Archivo centralizado, es cuando una sola dependencia controla toda la documentación de
la organización.
 Archivo descentralizado, aquel que lleva cada una de las dependencias de la organización,
es decir, es independiente de lodo proceso archivístico.
 Archivo descentralizado con control descentralizado
 Archivo descentralizado con control centralizado
SEGÚN SU USO

 Archivo activo
 Archivo semiactivo
 Archivo inactivo

SEGÚN SU NATURALEZA

 Archivo público
 Archivo privado de interés público
 Archivo privado

SEGÚN SU CICLO DE VIDA

 Archivo de gestión
 Archivo central
 Archivo histórico

CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS

 Tiene que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a la organización, de
manera que su correcta implementación adiciona elementos de competitividad al contar
con herramientas sustentables de la información generada, patrimonio invaluable de
conocimiento institucional. Características:
 Económicos
 Funcionales
 Simples
 Exactos
 Técnicos

CUALIDADES DEL ARCHIVISTA

 En la actualidad, y como consecuencia de la sociedad globalizada que es afectada por los

grandes avances en las nuevas tecnologías de la información se reconoce como factor
económico que aporta la era de la información y el conocimiento. Esto trae como
consecuencia el surgimiento de nuevos valores agregados para el profesional archivista,
exigiendo una preparación continua en procesos y procedimientos vasados en herramientas
e instrumentos informáticos en los cuales se apoya la ciencia hoy en día.
 Un archivista debe ser: ordenado, responsable, tener sigilo profesional, concentración,
cordialidad, prontitud.
CATEGORIAS DE LOS ARCHIVOS

 Los archivos se clasifican de acuerdo al orden territorial que en ellos se administra, tal y
como lo específica el archivo General de la Nación, en el artículo 7 de la Ley General de
Archivos de Colombia
 Archivo General de la Nación
 Territorialidad
 Organización del estado

ELEMENTOS DE ARCHIVO

 Archivadores, vertical
 Folderama
 Archivador giratorio
 Archivador mecánico
 Archivador electrónico
 Estante
 Planoteca
 Fechador
 Gancho seco
 Reloj radicador
 Gancho legajador plástico
 Legajos
 Cajas de archivo
 Termómetro
 Higroscopio o higrómetro

CONCLUSIONES
 El archivo nos ha sido fundamental en la evolución cultural, social, política y científica de la
humanidad.
 El archivo es la memoria de una empresa, entidad pública, privada o un país representada
en la conservación de los documentos.
 El archivo constituye un centro de consulta de la información, disponible en todo momento.
 El archivo satisface las necesidades de información eficaz a consultar por parte de la
ciudadanía en general.
 El archivo debe ser funcional y técnico; de fácil manejo y consulta.
 El archivo recopila, conserva y difunde información registrada en el.

FUENTES
https://es.slideshare.net/franciscojmendoza1/importancia-de-los-archivos
https://es.scribd.com/document/353922710/Ensayo-Importancia-de-Los-Archivos