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PROGRAMA DE RETENCIÓN EN LA FUENTE

Auditor:
Fecha:

PLAN DE DIAGNÓSTICO TRIBUTARIO

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA OBSERVACIONES SI NO

1. ¿Se indico el mes y el año al que


corresponde la declaración?
2. ¿Los datos generales como: NIT, nombre o
razón social, administración de impuestos
coinciden con la información del RUT?
3. ¿Los valores reportados por los diferentes
conceptos de retención cruzan con la
cuenta de retención en la fuente, según
libros de contabilidad?
En caso de existir diferencias se deberá
preparar una conciliación para determinar
que no existen valores no declarados o
declarados en exceso de periodos anteriores.
4. ¿Las retenciones presentadas por los
diferentes conceptos corresponden con la
base de retención, según aplicación pagos
a terceros?
5. ¿La declaración se presentó
oportunamente?
6. ¿Si la declaración de retención fue
presentada extemporáneamente se está
liquidando la sanción correctamente?
7. ¿Los intereses de mora calculados se
determinaron correctamente?
8. ¿La declaración fue presentada por el
medio correcto litográfico, virtual?
9. ¿Se pago la totalidad de las retenciones en
la fuente?
10. ¿El pago de las declaraciones es
oportuno?
11. ¿Los valores reportados en la declaración
aritméticamente suman o restan
correctamente, según el caso?
12. ¿La declaración fue firmada por el
representante legal o revisor fiscal
debidamente inscritos en la cámara de
comercio?. Art 606 ET
-¿Si hay otro funcionario autorizado, se
informó por escrito ante las autoridades de
impuestos?
13. Determinar si la empresa es
autorretenedora, en caso de no serlo
evalué si le conviene efectuar la solicitud
ante la DIAN
14. Hacer cruces entre los valores de
retención en la fuente declarados y los
valores de la compras.
15. Verificar que el cálculo de impuesto a las
ventas y la base para el cálculo de
retención en la fuente sea correcta.
16. Hacer un análisis de las variaciones de los
conceptos sujetos a retención en la fuente
de los últimos meses.
17. Si hay retención en la fuente por
arrendamiento, verifique el
comportamiento del año.
18. Consultar que procedimiento utiliza la
compañía para efectuar la retención por
salarios.
19. Verificar que el procedimiento señalado se
esté aplicando correctamente.
20. ¿Los libros de contabilidad se encuentran
registrados? Art. 654
21. ¿Los libros de contabilidad se encuentran
actualizados? Art. 654
22. ¿La declaración fue presentada?
23. Verifique conforme al RUT si es:
-Agente retenedor en Renta
-Agente retenedor en IVA
-Agente retenedor en Timbre
24. Verifique si es autorretenedor
25. ¿Las retenciones en la fuente se practican
en el momento de causación del costo o
del gasto?
26. ¿En la contabilidad se tienen subcuentas y
auxiliares para cada unos de los conceptos
y tarifas de retención en la fuente?
27. ¿Las retenciones están debidamente
contabilizadas?

FIRMEZA DE LA DECLARACIÓN DE RETENCIÓN EN LA FUENTE

Antes de definir la firmeza verifique los siguientes hechos:


- Fecha de presentación de de la declaración de renta
- ¿Tiene la declaración beneficio de auditoría? SI NO
- ¿Se solicitó la devolución o compensación en renta? SI NO

Defina en tiempo en cuanto queda la Declaración De Retención En La Fuente en firme de acuerdo a


los siguientes hechos:

PARA ESTABLECER EL TIEMPO QUE TIENE LA DIAN PARA REVISAR SU TIEMPO EN


DECLARACIÓN DE RETENCIÓN, TENGA EN CUENTA LOS SIGUIENTE: MESES

1. Si la declaración de renta se presentó oportunamente, no tiene beneficio de


auditoría y no se ha radicado solicitud de devolución en renta, cuente dos
años a partir del vencimiento del plazo para declarar renta (fecha de
firmeza) y luego cuente los meses que faltan para llegar a esa fecha.

2. Si la declaración de renta se presentó oportunamente, pero registra pérdida


fiscal y no se ha radicado solicitud de devolución en renta, cuente cinco
años a partir del vencimiento del plazo para declarar renta (fecha de
firmeza) y luego cuente los meses que faltan para llegar a esa fecha.

3. Si la declaración de renta se presentó extemporáneamente y no se ha


radicado solicitud de devolución en renta, cuente dos años a partir de su
presentación (fecha de firmeza) y luego cuente los meses que faltan para
llegar a esa fecha.

4. Si la declaración de renta se presentó con beneficio de auditoría, cuente


dos desde el vencimiento del plazo para declarar en retención o desde la
fecha de presentación en caso que se haya presentado extemporánea y
luego cuente los meses que faltan para llegar a esa fecha.

5. Si el agente de retención no está obligado a presentar declaración de renta,


cuente dos desde el vencimiento del plazo para declarar retención o desde
la fecha de presentación en caso que se haya presentado extemporánea y
luego cuente los meses que faltan para llegar a esa fecha.

6. Recuerde que cualquier modificación a la firmeza, a la declaración de renta


afectará la firmeza de las declaraciones de retención presentadas
oportunamente.
HOJA DE TRABAJO GENERAL

Para desarrollar la auditoría es necesario desarrollar una hoja de trabajo que permita:

 Acumular el total de retenciones practicadas durante el año.


 Establecer diferencias entre las retenciones contabilizadas y las declaradas.
 Determinar las participación de cada concepto de retención en el total de retenciones con el fin de enfocar la auditoría.

CONCEPTO CÓDIGO ENERO FEBRERO SIGUIENTES…


CONTABLE Declarado Contabilizado Diferencia Declarado Contabilizado Diferencia Declarado Contabilizado Diferencia
Retenciones practicadas a
título de renta y
complementarlos
Salarios y demás 236505
pagos laborales
Dividendos y 236510
participaciones
Honorarios 236515
Total de retenciones
en renta y
complementarios
Retenciones practicadas a
título de ventas (IVA)
A responsables del 2367xx
régimen común
Por compras y/o 2367xx
servicios a res-
ponsables del
régimen
simplificado
Practicadas por 2367xx
servicios a no
residentes o no
domiciliados
Total de retenciones
de IVA
Retenciones practicadas a
título de timbre nacional
A la tarifa general 236565xx
A otras tarifas 236565xx
Total de retenciones
timbre nacional
Total de retenciones
PROCESOS DE VERIFICACIÓN EN LAS RETENCIONES EN LA FUENTE

1. ¿Son razonables los pagos con las retenciones declaradas y pagadas?


2. ¿Las bases de retención en la fuente cruzan con los valores contabilizados en gastos o
compras? (En conceptos como honorarios donde la base es el 100%, no se deben presentar
diferencias).
3. Tomar valores de cuantías representativas, listar el auxiliar y verificar:

 El soporte (factura, comprobante de egreso) debe coincidir con el número de documento,


el nombre del beneficiario del pago, la fecha, el concepto y valor.
 La relación entre el concepto del costo o gasto con el porcentaje de retención (honorarios
retención del 10 % o del 11%).
 En el caso de los autorretenedores, confrontar la autorretención con las ventas.
 En el caso del IVA teórico, constatar que el bien o servicio sea gravado.
 Confrontar la información reportada en medios magnéticos con la hoja de trabajo sobre
certificados de retención en la fuente así:

NIT NOMBRE O RAZÓN SOCIAL CONCEPTO BASE TARIFA RETENCIÓN

DECLARACIONES DE RETENCIÓN EN LA FUENTE


1. Declaraciones que se tienen por no presentadas:

 Deben ser presentadas con pago. Se deben considerar las excepciones del Art. 15 Ley
1430/10.
 Cuando se presenta antes del vencimiento del término para declarar y este se realice
oportunamente.
 Si se presentan sin pago no producen efecto legal alguno. No requiere acto administrativo
declarativo.
 Si el agente retenedor tiene un saldo a favor igual o superior a 82.000UVT susceptible de
ser compensado, y este saldo se generó antes de la presentación de la declaración de la
retención, y además cumplió que el valor es igual o superior al reportado en la declaración
 Art. 579 – declaración que se presenta en medios litográficos, debiendo ser electrónica
(requiere Auto declarativo).
 Si una declaración se presenta oportunamente en forma litográfica y había obligación de
hacerlo en forma virtual, se puede subsanar voluntariamente el medio de presentación en
forma electrónica, sin liquidar sanción de extemporaneidad siempre y cuando no se haya
expedido auto declarativo. En el caso de ser extemporánea se subsana el error incluyendo
la sanción de extemporaneidad.
 Las inconsistencias en las declaraciones presentadas deben ser notificadas por el
funcionario para que se subsane el error antes del acto declarativo.
DEVOLUCIÓN DE LOS VALORES RETENIDOS EN EXCESO Art. 6 D.R. 1189/88 y Art. 11 D.R.
380/96

 Los valores retenidos en exceso en periodos anteriores se pueden compensar en las


declaraciones de retención en la fuente, si la compensación no alcanza en un mes podrá
trasladarla hasta agotar los valores, en este caso se declarará en cero y será obligatorio
presentar la declaración.
 Se debe elaborar una matriz de trabajo que permita visualizar los valores retenidos por cada
concepto en el mes y los valores compensados.
 Cuando hay excesos de retención en IVA solo pueden compensarse con las retenciones
mensuales por este mismo impuesto en los DOS periodos inmediatamente siguientes.

NO OBLIGADOS A PRESENTAR DECLARACIÓN DE RTENCIÓN EN LA FUENTE Art. 20 Ley


1430/10

 La presentación de la declaración de que trata este artículo no será obligatoria en los


periodos en los cuales se hayan realizado operaciones sujetas a retención en la fuente.

COMPENSACIONES DE SALDOS A FAVOR CON LOS SALDOS A PAGAR DE LAS


DECLARACIONES DE RETENCIÓN EN LA FUENTE

Los saldos a favor generados por autorretenciones en renta y por el IVA asumido en las comparas de
bienes y de servicios al régimen simplificado y a extranjeros no residentes ni domiciliados en
Colombia, deberán cancelarse con la presentación de la declaración de retención en la fuente o con
saldos a favor generados en declaraciones anteriores al mes en que se origina la declaración de
retención.

Ejemplo:
Los saldos a favor en IVA del bimestre N° 1, que provengan de estos conceptos, no se pueden
compensar con las retenciones en la fuente de enero, si no han sido pagados previamente.

OBLIGACIONES DE LOS AGENTES RETENEDORES

OPORTUNIDAD
1. Practicar la retención en la fuente. En el momento de pago o abones en cuenta.
2. Presentar la declaración de la retención Mensualmente dentro de los plazos señalados.
en la fuente.
3. Consignar los valores retenidos. Dentro de los plazos señalados.
4. Elaborar y expedir los valores a los Hasta el plazo fijado por el gobierno.
beneficiarios.
5. Devolver retenciones practicadas en
exceso o indebidas. Art. 6 D.R 1189/88 y
Art. 11 D.R 380/96

Normas: Arts. 375 al 382 ET

SANCIONES Y RESPONSABILIDAD SOLIDARIA


Responsabilidad solidaria entre:
 El agente retenedor y el contribuyente.
 El agente retenedor y los funcionarios encargados dentro de la empresa. Arts. 370 al 372 ET.

Sanción de carácter penal:


 Sanción por no cancelar los valores retenidos. Art. 402. Ley 599/00.
 Delito de falsedad. Art. 666 ET

Sanción para notarios y funcionarios públicos:


 Las aplicables a todas las declaraciones tributarias.

CUANTÍAS MÍNIMAS SOBRE LAS CUALES NO SE PUEDE RETENER

La retención en la fuente se realiza sobre operaciones individuales superiores de $ 101.000 (4 UVT)


sobre servicios y de $ 679.000 (27 UVT) sobre compras

Se prohíbe realizar retenciones sobre cuantías inferiores a las anteriormente descritas, aún en
el evento en que un mismo comprador realice varias compras a un mismo vendedor en una
misma fecha. Art. 1° DR 782/96 y Art. 1° DR 2224/04.

REQUISITOS PARA LA ACEPTACIÓN DE COSTOS Y GASTOS EN LA DECLARACIÓN DE


RENTA ART. 177-2 ET

En las declaraciones de renta no son aceptados los siguientes pagos por operaciones gravadas
con el IVA, si no se cumple con los requisitos relacionados a continuación:

OPERACIONES ECONÓMICAS REQUISITOS A CUMPLIR


1. Pagos por contratos individuales > 3.300 Constancia de la inscripción en el régimen
UVT, $ 82.936.000 año 2011 común del beneficiario del pago.
2. Pagos por contratos inferiores a la cifra Constancia de la inscripción en régimen común
del numeral anterior al cumplimiento del del beneficiario del pago.
tope de 3.300 UVT, $ 82.936.000
3. Pagos realizados a personas no inscritas Constancia de la inscripción del vendedor p
al régimen común. prestador del servicio en el régimen simplificado.

Se exceptúan las operaciones gravadas


realizadas con agricultores, ganaderos y
arrendadores pertenecientes al régimen
simplificado, cuando el comprador
expide el documento equivalente a la
factura del literal F) del Art. 437 ET