GUÍA DE REFERENCIA RÁPIDA SOBRE PRIVACIDAD

C O N S E J O S Y M E J O R E S P R Á C T I C A S PA R A C U M P L I R L A S E X I G E N C I A S S O B R E P R I VA C I D A D
EN LA SUCURSAL

No deje a la vista en los
escritorios o mostradores
documentos con información
confidencial de clientes y
empleados.
Proteja con contraseña los Utilice la hoja de cubierta No deje ningún material
archivos confidenciales sobre oficial de Scotiabank cuando confidencial sobre clientes y
clientes y empleados. envíe documentos por fax. empleados en las papeleras de
reciclaje sin tapa al final del día.

• Después de cada cita o
transacción, asegúrese de
que los próximos clientes no
puedan ver la información
del cliente anterior.
• Cerciórese de que cualquier
documento que tenga
datos como los nombres,
direcciones y números
telefónicos de los empleados
(p. ej., el Plan de Continuidad
del Negocio con los números
de contacto en caso de
emergencia) quede guardado
fuera de la vista y en un
gabinete con cerradura
durante la noche.
Cierre con llave los escritorios
y gabinetes después del horario
de oficina.
• Compruebe que la
información de los clientes
quede guardada de manera
segura durante la noche
(cierre con llave los escritorios
y gabinetes que contengan
documentos sobre los
clientes al final de cada
día de trabajo).
• Los archivos con información • De esta manera, el “Aviso de • Retire los documentos de la
confidencial sobre clientes Confidencialidad” del Banco papelera de reciclaje de su
y empleados que se estará incluido en todos los escritorio y colóquelos en los
guarden en unidades de faxes enviados. contenedores de reciclaje con
red compartidas o privadas cerradura.
deben ser protegidos con Antes de oprimir el botón para
enviar el fax, verifique en la
contraseña.
pantalla que haya introducido
el número correcto.
¡Proteja su contraseña!
• Apréndase su contraseña de • Compare el número
memoria y escoja una que no ingresado con el número que
sea fácil de adivinar para los aparece en el documento de
demás, usando tanto letras referencia correspondiente.
como números.
• No revele su contraseña
a nadie, ni siquiera a sus
supervisores, colegas,
familiares o amigos.
Cierre la sesión en su
computadora cuando vaya a
pasar un tiempo prolongado
lejos de su escritorio.
• Por tiempo prolongado se
entiende almuerzos, recesos
y reuniones.

Denuncia de las violaciones de la privacidad

Una violación de la privacidad se produce cuando se recopila, se usa, se revela o se elimina información confidencial de los clien-
tes y empleados sin la debida autorización. Las violaciones más comunes de la privacidad ocurren cuando los datos de
los clientes y empleados:
• se pierden (p. ej., expedientes que se extravían al ser enviados entre las distintas oficinas del Grupo Scotiabank);
• son robados; o
• son revelados por error a terceros no autorizados (p. ej., documentos de los clientes enviados al número de fax equivocado).

¡DENUNCIE INMEDIATAMENTE CUALQUIER VIOLACIÓN DE LA PRIVACIDAD A SU SUPERVISOR U OFICIAL DE CUMPLIMIENTO!

Para obtener más información o si tiene alguna pregunta o inquietud acerca de las pautas en materia de privacidad,
comuníquese con su oficial de cumplimiento.

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