PUESTO DE COMPRAS

Objetivo

Abastecer a la empresa de los diferentes artículos necesarios para su correcto

funcionamiento, por medio de proveedores previamente seleccionados que influyan
en la reducción de costos para aumentar la productividad y de esta manera
conseguir una mayor rentabilidad de las operaciones.

Políticas

 Se tomará de forma igualitaria y justa cada autorización de materiales.

 Se mantendrá limpia y ordenada el área de compras.
 Se deberá tratar con amabilidad y respeto a los miembros de los demás
departamentos y/o proveedores.
 El puesto de compras determinará los lapsos en que se realizará el
abastecimiento de artículos, en qué cantidades y temporadas.
 Se preverán las variaciones de precios así como las tendencias existentes
en el mercado.
 Se identificarán los productos con mayor rotación, para tener siempre el stock
con el producto necesario.

Normas

 El personal comisionado a cargar y descargar la mercancía deberá portar el

equipo de seguridad necesario.
 Cualquier proveedor que presente competencia desleal, será descartado.
 No se deberán aceptar obsequios personales de los proveedores con el fin
de adquirirles mercancía, ya que se destituirá de su cargo a quien los reciba.
 Todo producto faltante no justificado se descontará al personal
correspondiente vía nómina.
 No se harán negocios con proveedores que hayan participado en prácticas
comerciales cuestionables.
Elaborar un catálogo de proveedores. CO-091-00

Objetivo.

Encontrar de forma rápida y visual a proveedores que nos ofrezcan los mejores
productos y beneficios.

Políticas

 Buscará proveedores que brinden mayores beneficios a la empresa.

 Investigará a proveedores que ofrezcan productos innovadores.
 Clasificara el catálogo de proveedores de acuerdo a los productos que
ofrezcan.

Norma

 No se añadirá al catálogo, a un proveedor que ofrezcan productos de mala

calidad.
 Solo se añadirán al catálogo a proveedores que ya tengan experiencia con
otras empresas.
 Solo se añadirán al catálogo a los proveedores que nos den crédito.

Alcance
En este proceso participa el jefe de compras
PROCESO: AUTORIZACION DE ENVIOS
CO-092-00

OBJETIVO:

Verificar y aceptar que la entrega de mercancías a los clientes sea óptima.

POLITICAS:

 El jefe de compras debe ser amable con sus colegas.

 El jefe de compras no debe confundir relaciones laborales y personales al momento de
autorizar.
 El jefe de compras debe revisar el cargamento.

NORMAS

 El jefe de compras tiene que revisar minuciosamente cada envió, en caso de autorizar un
envió erróneo se le llamara la atención por parte de la dirección general.
 El jefe de compras tiene que verificar y autorizar la mercancía en tiempo y forma para no
crear retrasos en caso de crear un retraso por este motivo y ocasione la queja o disgusto
del cliente, se le llamara la atención por parte de la dirección general.
 El jefe de compras tiene que ser ético al autorizar el envió de la mercancía de caso omiso
se le despedirá de la empresa sin derecho a carta de recomendación.
Proceso: Elaborar orden de compra. CO-093-00

Objetivo

Tener un mayor control y agilidad en la compra de mercancía, con la elaboración de un

documento donde especifique la cantidad, la fecha de entrega los términos a pagar con
los proveedores seleccionados.

Políticas

 El documento de orden de compra debe ser clara y precisa.

 La orden de compra debe ser en digital y en física.
 La mercancía extraída tiene que estar registrada al día para tener control del
almacén.

Normas

 El encargado de almacén tiene que reportar los productos escasos antes de que
se terminen.
 El jefe de compras en el único responsable de la elaboración de la orden de
compra.
 La orden de compra debe ser autorizada y firmada por la Dirección General.

Alcance

En este proceso participa el Jefe de Compras, el Encargado de Almacén y la Dirección

General.
Proceso: Supervisar tarea de carga y descarga. CO-094-00

Objetivo

Coordinar, supervisar y controlar las actividades relacionadas con la movilización de la

mercancía a cargar o/y descargar, como tener conocimiento del estado de los productos,
de igual manera identificar algunas causas que pueden causar daños a los productos,
como también reducir riesgos de perdida con la asignación del personal y equipo
adecuado.

Políticas

 Para la tarea de carga/descarga debe de haber como mínimo 3 trabajadores.

 En esta tarea no pueden participar mujeres.
 Los productos en mal estado se le descontara a los trabajadores que no lo
reportaron a tiempo al supervisor.

Normas

 Los trabajadores deben de portar el equipo de protección brindado por la

organización en dado caso se le impedirá el acceso.
 Se negara la expedición de mercancía si no cumple con el documento autorizado.
 Durante el horario de labor solo pueden acceder pequeñas camionetas, las
grades cargas/descargas deben realizarse con el horario que marque la
organización.

Alcance

En este proceso participa el Supervisor del departamento de Compras y el Encargado

de Almacén.
PROCESO: ASIGNAR CODIGO A LA MERCANCIA
CO-095-00

OBJETIVO
Asignar códigos de barras a cada producto paras agilizar cobros, facilitar la preparación
en los pedidos con la localización de los productos almacenados

POLITICAS

 El jefe de compras utilizara el software más actualizados

 El jefe de compras debe clasificar la mercancía en almacén de acuerdo a la
catalogación de proveedores
 El jefe de compras debe capacitarse constantemente
NORMAS

 El jefe de compras debe codificar al momento que la mercancía se acomode en el

almacén de caso omiso se le llamara la atención
 El jefe de compras debe tener presente las facturas originales al momento de
efectuar la codificación en caso contrario se le llamara la atención
 El jefe de compras debe tener un año de experiencia codificando de caso contrario
se le impartirá un curso por alguien capacitado para codificar

ALCANCE
Jefe de compras
Proceso: Supervisar la rotación de mercancía. CO-096-00

OBJETIVO

Evitar pérdidas, deterioros, mermas u obsolescencia de los productos por medio de su

desplazamiento continuo.

POLITICAS

 Los descuentos y rebajas serán aplicados en productos que tienen menos rotación.
 La empresa deberá tener una garantía con su proveedor de la mercancía que se
merme o se deteriore.
 La mercancía no deberá permanecer más de seis meses en el punto de venta, sin
desplazamiento.

NORMAS

 Aquel empleado que no le de rotación a su producto y este se rezague, se le cobrara

el 10% del total de los productos afectados.
 El encargado de compras elaborara promociones con los productos rezagados, los
cuales deberán ser autorizados por la Dirección General.
 Se sancionará al trabajador que no dé aviso de algún producto en mal estado y lo
continúe colocando en su mueble.

ALCANCE

En este proceso participa el Jefe de Compras y la Dirección General.

Proceso: verificar solicitudes de mercancía para punto de venta. CO-097-00

OBJETIVO

Abastecer el punto de venta de acuerdo a la elaboración de la solicitud de las mercancías

necesarias para cumplir con sus ventas planificadas y satisfacer las necesidades de los
clientes.

Políticas

 En caso que en el almacén no tenga existencia, deberá elaborara un pedido al

proveedor, y la solicitud quedara archivada en los pendientes.
 Las solicitudes deben ser archivadas, para posibles aclaraciones futuras.
 Se entregara la mercancía solicitada a la persona que elabora la solicitud

Normas

 No se entregara la mercancía que no esté descrita en la solicitud.

 Las solicitudes que se atiendan una semana después de su fecha de expedición, no
serán válidas para surtir mercancía.
 Antes de validar una solicitud, el almacenista deberá verificar si en el punto de venta
es necesario resurtir el producto solicitado.

Alcance
El jefe de compras y punto de venta.
Negociar con proveedores. CO-098-00

Objetivo.

Conseguir la mejor propuesta, para la adquisición de nuestros productos.

Políticas.

 Afianzar la relación entre nuestra empresa y el proveedor

 Se archivaran los documentos de los acuerdos a los que se hayan llegado.
 El jefe de compras, deberá de conocer las estrategias de negociación.

Normas

 No informar de las negociaciones que tenemos, con otros proveedores, de lo

contrario se le levantara un acta administrativa.
 No se compartirá datos privados de la empresa, en caso de hacerlo se procederá
legalmente.
 Todos los acuerdos que se decidan, serán plasmado en un documento firmado por
ambas partes, para su formalidad.

Alcance

En este proceso participa el jefe de compras.

Ingresar la mercancía en el sistema CO-099-00

Objetivo

Conocer con cuántos productos cuentan la empresa para efectuar ventas de los mismos,
así como mantener un inventario que satisfaga sus necesidades.

Políticas

 El jefe de compras ingresará la mercancía nueva en el sistema el mismo día que se

recibió.
 Verificará que la cantidad de artículos disponibles en el sistema coincida con las
cantidades descritas en el inventario.
 El personal del departamento deberá solicitar autorización para ingresar al sistema.

Normas

 Únicamente el Jefe de Compras será el responsable de ingresar la mercancía en el

sistema.
 La mercancía nueva que no haya estado anteriormente en el sistema, se regresará
al proceso CO-095-00.
 El Jefe de Compras deberá recibir la factura y la hoja de conformidad, firmada por
el Almacenista, antes de ingresar los productos al sistema.

Alcance

En este proceso participa el Jefe de Compras y el Almacenista.

PROCESO: ADQUIRIR PRODUCTOS
CO-100-00

OBJETIVO

Organizar y decidir los pormenores y las características de los nuevos productos que la
empresa ofrece en el mercado.

POLITICAS

El jefe de compras será justo e imparcial con su decisión.

El jefe de compras tendrá que estudiar el mercado antes de tomar una decisión.

El jefe de compras tendrá que verificar constantemente el mercado con el que compite la
mercancía.

NORMAS

El jefe de compras tiene que solicitar una segunda opinión caso omiso se le suspenderá
temporalmente y será sustituido de ese cargo.

El jefe de compras tiene que manipular la mercancía con cuidado en caso de maltratarlo
deberá reponer la mercancía.

El jefe de compras tiene que ser discreto con el uso de la información de los productos
nuevos de ser caso contrario será demandado de acuerdo con su cláusula de
confiabilidad.

ALCANCE

 Almacén
 Área de producción
PROCESO: REALIZAR COTIZACIONES CON LOS PROVEEDORES
CO-101-00

OBJETIVO

Informarse de precios de materiales, productos o servicios para crear un presupuesto

exacto y tomar la elección más apta.

POLITICAS

El jefe de almacén deberá tener buen trato con los proveedores.

El jefe de almacén deberá tomar cada cotización de forma veraz y objetiva.

El jefe de almacén deberá buscar nuevos proveedores constantemente.

NORMAS

El jefe de almacén tiene que rellenar los documentos necesarios para realizar las
cotizaciones en caso contrario se le llamará la atención, con 3 llamadas de atención se le
impartirá un curso de adiestramiento obligatorios.

El jefe de almacén tiene que dar seguimiento a cada cotización, en caso contrario deberá
ser responsable de las consecuencias que esto implique.

El jefe de almacén tiene que solicitar los documentos necesarios caso omiso tendrá que
hacerse responsable de los retrasos y consecuencias de dicha acción.

ALCANCE

Jefe de Compras