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CUADRANTE OG.

11/14

Revisión sobre la versión 19.3.1 (marzo de 2019).

Creado por Iván de la Paz.


Esta aplicación no tiene interés lucrativo ni licencia de uso, exceptuando las
propias de los conjuntos de software que son necesarios para el funcionamiento
de esta aplicación como son: Microsoft Windows, Microsoft Office y librerías de
visual basic for applications.

Esta aplicación no está validada, mencionada ni tiene conocimiento la DGGC con


lo que transmito toda responsabilidad al usuario final, del uso que se de en
medios oficiales y/o de los errores a los que pueda inducir.

Los datos personales que se muestran en este manual son claramente datos
ficticios.

Esta aplicación aún está en fase de desarrollo.

Gracias a todos aquellos que os interesáis en probarla y


comunicar los errores que vayan saliendo.
Índice:

CAPITULO 1. (CUADRANTE OG-11/14)


- 1.1 ENTORNO
- 1.2 FUNCIONAMIENTO
- 1.3 GUIA RAPIDA

CAPITULO 2. (FUNCIONES BASICAS)


- 2.1.- DEFINIR LA UNIDAD
- 2.2.- DEFINE AL PERSONAL
-2.2.1.- INTRODUCCION DE DATOS DESDE EL CUADRANTE
-2.2.2.- INTRODUCCION DE DATOS DESDE EL ASISTENTE
-2.2.3.- IMPORTAR PERONAL DESDE SIGO
- 2.3.- AJUSTES DEL PERSONAL
-2.3.1.- AJUSTE MANUAL
-2.3.2.- AJUSTE POR CORRECIONES
-2.3.3.- IMPORTAR AJUSTES DESDE SIGO
- 2.4.- DEFINE LOS SERVICIOS
- 2.5.- DEFINE LOS FESTIVOS
- 2.6.- DEFINE OTROS CATALOGOS
- 2.7.- PLANIFICAR
-2.7.1.- PLANIFICACIÓN DIRECTA
-2.7.2.- CAJON DE SERVICIOS
-2.7.2.1- SERVICIOS Y SITUACIONES
-2.7.2.2- OTROS PARAMETROS
-2.7.2.3- FINALIZACION A DESHORA
-2.7.3- FAVORITOS
-2.7.4.- DESHACER – REHACER
-2.7.5.- VALIDACIONES
- 2.8.- ESTRATEGIAS
-2.8.1.- ESTILO RECUENTO
-2.8.2.- ESTILO NECESIDADES
-2.8.3.- ESTILO OPERACIONES
- 2.9.- AGENDA
- 2.10.- FILTROS
-2.10.1.- FILTRAR EL PERSONAL
-2.10.2.- FILTROS DE BUSQUEDA
- 2.11.- ORDENAR LAS LISTAS
- 2.12.- INSERTAR / ELIMINAR FILAS
CAPITULO 3. (INFORMACIÓN)
- 3.1.- SEMAFORO
- 3.2.- CUADRO DE INFORMACION
- 3.3.- RESUMEN DEL EFECTIVO
- 3.4.- PERIODO ANTERIOR
- 3.5.- ALERTAS EN CELDA
- 3.6.- MODO COMPLETO
- 3.7.- CUPOS DE VACACIONES Y PERMISOS

CAPITULO 4. (INFORMES)
- 4.1.- INFORME DE LA PLANIFICACIÓN (CUADRANTE)
- 4.2.- INFORME DE LA PLANIFICACIÓN INDIVIDUAL (MENSUAL)
- 4.3.- INFORME DE LA PLANIFICACIÓN INDIVIDUAL (ANUAL)

CAPITULO 5. (EL INFORME DIARIO)


- 5.1.- PRIMER INFORME DIARIO
- 5.2.- IMPRIMIR EL INFORME DIARIO
- 5.3.- OTRO DIA DE INFORME DIARIO
- 5.4.- DETALLES DEL INFORME DIARIO

CAPITULO 6. (HERRAMIENTAS Y OPCIONES)


- 6.1.- HERRAMIENTAS BASICAS
- 6.2.- TURNOS
- 6.3.- AUTOPLANIFICACIÓN
- 6.4.- PREFERENCIAS DE PERMISOS
- 6.5.- LISTAS
- 6.6.- REFUNDIR
- 6.7.- CUADRANTE LIGHT
- 6.8.- CONFIGURACION DE DESCANSOS SINGULARIZADOS
- 6.9.- ESTADISTICAS
- 6.10.- IMPORTAR DE OTRO CUADRANTE OG11-14
- 6.11.- COPIA DE SEGURIDAD
- CAPITULO 1.-
APLICACIÓN CUADRANTE OG.11-14

Esta aplicación, Cuadrante a partir de ahora en este manual, es una hoja de


Excel automatizada y programada para ayudar en varias tareas de un mismo fin; la
planificación de los turnos de trabajo de los distintos efectivos que compongan
nuestra Unidad.

Se compone de varias herramientas y funciones, muchas de ellas enfocadas a


dar la máxima información al usuario para que este pueda determinar de mejor
forma de planificar dichos turnos de trabajo.

Es muy recomendable que conozcas todas las funciones y herramientas que


tienes a disposición. Algunas no te servirán de ayuda por el tipo de Unidad que
tengas pero conocerlas y saber donde se localizan te podrá ayudar a comprender
esta aplicación y ser mas eficiente.

Propongo que para ver este manual solo leas este primer capitulo con su guía
rápida y que una vez finalizado solo veas el índice para saber que herramientas y
funciones puedes usar para dirigirte a el cuándo con la práctica tengas alguna duda.
1.1. – ENTORNO.-

Como ya se ha mencionado antes, Cuadrante es un libro de Excel que se ha programado


para limitar al usuario a realizar solo las opciones permitidas. Estas limitaciones son tan
evidentes que al poco tiempo de uso dejaras de pensar que se trata de un archivo Excel y que
se comporta como una aplicación dedicada.

En la ventana de planificación de Cuadrante se diferencian 3 secciones:


- DATOS y CALCULOS
- PLANIFICACIÓN
- ESTRATEGIAS

DATOS Y CÁLCULOS:

En esta sección podemos ver los efectivos y


algunos de los datos y/o cálculos necesarios
para atender la planificación.

Las columnas de nombre y apellidos son fijas.


Disponemos de una columna de cálculos
(izquierda) y otra de datos (derecha). Estas dos
columnas mostrarán lo que tengamos
seleccionado en el encabezado de la columna.
Para cambiar el calculo o dato, tendremos que hacer doble click o click con el boton derecho
de ratón sobre el TEXTO del encabezado.

SELECCIÓN DE CÁLCULO.
- H / H.REF: Muestra en la columna las horas
planificadas con las que se deberían de planificar.
- DESVIO: Muestra las H.REF restadas de H, con el
resultado de las horas de exceso / defecto que tiene cada
persona.
- M / T / N: Indica los servicios planificados por cada
tramo horario relativo a mañanas, tardes y noches
naturales (no diferencia entre festivos).
- NOCTUR.: Muestra el numero de servicios de
consideración nocturna.
- FESTIVOS: Muestra el numero de servicios de
consideración festiva.
- DAS PEND.:(Pendientes) Días de descanso
adicionales singularizados acumulados y que no se han
planificado aún.
- DF PEND.:(Pendientes) Días de descanso por días festivos acumulados y que no se han
planificado aún.
- DSJ PEND.:(Pendientes) Días de descanso por superación de jornada acumulados y que no se
han planificado.
- CONTAR..: Recuento de servicios seleccionados>>>
- DIAS SIN..: Numero de días sin servicio seleccionado>>>
- PRODUC.: Muestra el importe a percibir por concepto de productividad.

SELECCIÓN DE DATO.
- ANTIGÜEDAD: Será un dato numérico que asignemos a
cada efectivo para ordenar la lista por esta propiedad.
- EMPLEO, TIP, TELEF. y CARACTE..: Atendiendo a los
datos de cada efectivo.
- GRUPO: Asignación numérica para usar en
AUTOPLANIFICACIÓN (Tema 6.3)
- REGIMEN y PERIODO: El de cada efectivo. Podrá ser
general, especial, especifico, etc.. y en periodos de 1, 3 o 4
meses.
- ACTIVOS e IMPRIMIR: Booleano, SI o NO, para activar
cálculos o habilitar la impresión.
PLANIFICACIÓN:

Zona compuesta por las 4 o 5 semanas determinadas por el periodo de referencia en


modalidad de un mes.

En el encabezado tenemos el día de la semana y el día de mes con las siguientes


características:
- Fondo amarillo: Corresponde al día de hoy, para tenerlo de referencia.
- Fondo rojo: Se trata de un día festivo.
- Fondo día del mes en otro color: Fechas señaladas de semana santa o navidad. Diferente
color = diferente turno.
- Fondo día de la semana verde: Día de especial significación (Noche buena y noche vieja
con navidad y año nuevo).

Las celdas que cruzan con los días del encabezado y con el efectivo corresponderán al
espacio definido para planificar los servicios o situaciones de cada persona.

ESTRATEGIAS:
Esta sección esta destinada a mostrar información del conjunto de los efectivos o de la
Unidad.
Recuentos de personas por
turno, necesidades del servicio,
ordenes de servicio, etc… (Ver
TEMA 2.8)
MENUS Y OPCIONES.

En Cuadrante nos moveremos a menudo con


menús, formularios y otros controles que
son necesarios conocerlos para entender
este manual de ayuda más fácilmente.

Al pulsar el botón de GUARDAR se salvaran todos los cambios realizados.

Una de las particularidades más importantes de esta aplicación es que es


muy personalizable. En contra, hay que “acomodar” nuestra Unidad al
Cuadrante y esto lleva su trabajo. Todas estas personalizaciones las
realizamos desde los CATALOGOS.

Mediante el icono de PERSONAL nos trasladaremos a la ventana de datos


del personal. Es una herramienta para el tratamiento de los datos de los
efectivos de una manera más sencilla.

IMPRIMIR, accederemos a opciones para realizar formatos para imprimir la


planificación y otros formatos.

En OPCIONES entraremos en un menú con diferentes herramientas.

Cambio de mes. Con los botones < > cambiaremos de mes


directamente con el incremento.
Con el icono o sobre el texto del mes entraremos en un menú para
seleccionar el mes al que queremos ir.
Salvapantallas. Al accionar se ocultará la planificación de posibles curiosos.

Cajón de herramientas rápidas. Se nos mostrará/ocultará una ventana


flotante con accesos rápidos a herramientas.

FAVORITOS, se nos mostrara ventana flotante con accesos rápidos dedicados


solo para la planificación.

Mostrar mas / menos filas de estrategias.

Mostrar mas / menos columnas de datos y cálculos.

Deshacer / Rehacer y control de cambios.

VALIDACIONES Para alertar sobre los cambios realizados.

Ordenar con estos controles < > podemos ordenar la lista


de manera ascendente o descendente.

Filtros para mostrar a un


personal determinado.

En los cuadros amarillos se puede escribir para filtrar al personal con el


servicio o situación determinado ese día.

Mostrar AGENDA
1.2. – FUNCIONAMIENTO.-

El saber como funciona esta aplicación y como es su estructura te servirá para


detectar fallos y para no repetir la introducción de datos frecuentemente.

Cuadrante esta compuesto por muchas hojas que están ocultas. Solo algunas
de ellas se verán en determinados momentos y otras solo sirven para registrar una
base de datos.

LOS MESES: (IMPORTANTE)


Los meses o periodos de referencia no existen hasta que no se crean.
Cuando queremos ver un mes primero hay que crearlo y se asignará
un espacio en la base de datos a tal fin.
Este proceso, que es automático, crea el mes con los datos últimos
que estamos visualizando y una vez creado con estos datos son
independientes de otros de otro mes.

Para entenderlo mejor, si en marzo de 2019 creo a una persona que


se llame Juan y entonces voy a abril que aun no se había creado y este se
creará copiando los datos de marzo, ahora tengo a Juan en marzo y en
abril.
En abril añado a Luis y vuelvo a marzo. Solo aparece Juan ya que son
dos bases de datos independientes y añadir a Luis solo ha afectado al mes
de abril.
En marzo a Juan le pongo el apellido Gutiérrez y voy a abril y veré que
este dato no se ha traspasado de un mes a otro y que sigue poniendo solo
Juan.

Dicho esto, quiero hacer hincapié en explicar que es muy poco


recomendable crear meses futuros si los datos eran pobres, incompletos o
susceptibles de cambios y elegir bien el momento que vamos a crear un
mes para evitarnos tener que reintroducir los nuevos datos mas veces.
La ventaja de este sistema es almacenar los datos tal y como eran. En
una Unidad puede haber bastantes cambios de personal entre años o
puede que vayan cambiando de régimen o aumentando el crédito de
vacaciones, etc... De esta forma todo queda almacenado para su posible
posterior revisión.

LOS CALCULOS: (IMPORTANTE)


Los cálculos deberían de ser permanentes desde marzo de 2015, que
entro en vigor la Orden General 11/2014. Esto quiere decir que desde ese
momento se tienen que ir calculando aquellos datos afectados, como los
descansos adicionales singularizados, descansos por superación de
jornada y por días festivos entre otros.

Estos cálculos se “arrastran” de un mes a otro y se recuperan para


volver a ser recalculados mediante la búsqueda de ese efectivo en el mes
anterior. Esta búsqueda se realiza mediante un dato inequívoco como es el
TIP de cada persona.
El TIP de cada efectivo tiene que estar
definido en todos los meses.
( Si hubiera un mes intermedio que esa
persona no esta presente en el cuadrante los
datos no se podrían recalcular bien ).

Dicho esto, no es necesario que cada persona este planificada desde


marzo de 2015, solo será necesario que este en el mes anterior con unos
datos “forzados”. Esto quiere decir que ese mes anterior la persona tiene
que tener los datos necesarios introducidos de manera manual con el
cálculo deshabilitado. (Ver tema 2.3. AJUSTES).
LAS MACROS Y ACTIVE-X
Las MACROS y controles Active-X son las características que tiene que
tener Excel habilitadas para la ejecución de Cuadrante. Todos los iconos,
menús, formularios y cálculos que hacen posible que Cuadrante funcione
se debe a programación basada en visual Basic de Windows, por eso
Cuadrante no funciona bajo otras plataformas cono Android o IOS.

En esta imagen se muestra la ventana de


seguridad de Excel 2003. Comúnmente se
puede encontrar en HERRAMIENTAS /
MACROS / SEGURIDAD.

En otras versiones de EXCEL pueden estar en


CENTRO DE SEGURIDAD o en otras secciones
de las opciones de EXCEL.

En todo caso hay que habilitar la ejecución


del código referente a MACROS y
CONTROLES ACTIVE-X.
1.3. – GUIA RAPIDA.-

Para una rápida acomodación a Cuadrante te recomiendo que sigas estos


pasos tal y como se describen. Te ayudará en introducir los datos necesarios para
empezar a funcionar de una manera óptima evitando tener que reintroducir datos
nuevamente y aparte lograras un aprendizaje rápido e intuitivo.

La primera vez que iniciamos una versión de Cuadrante en blanco preguntará


si queremos importar datos de otro Cuadrante OG.11-14 que ya estuviéramos
usando. ACEPTAR para actualizar e importar los datos, con lo que seguramente ya
conocías la aplicación y esta guía rápida no te servirá de ayuda. O CANCELAR para
seguir con la copia en blanco.

Lo siguiente que hay que tener en cuenta es la cantidad de personas que


tenemos intención de planificar. Cuadrante esta diseñado para un máximo de 300
personas, pero, en todo caso, si tienes planteado usarlo para más de 8 o 10
personas recomiendo encarecidamente que realices la incorporación de datos
desde SIGO y desde la aplicación de Recursos Humanos. Esto además de ser un
proceso rápido y automático evitara cometer errores de escritura.
1º - Deberemos de tener descargado el
CATALOGO DE PERSONAL que se puede obtener
desde (SIGO / Servicios / Personal / X) o en caso
de introducir los datos manualmente consulta el
TEMA 2.2 de este manual de ayuda.

2º El siguiente paso será DEFINIR LA UNIDAD (CATALOGOS / UNIDAD) Tema 2.1

3º Seleccionamos un mes anterior al que queremos empezar a planificar y


continuamos sincronizando el resto de datos de SIGO con Cuadrante. Tema 2.3.3
para hacerlo automáticamente.

4º Definimos los Servicios si fuera necesario. Cuadrante ya tiene algunos


precargados. Revísalos y/o añade, modifica o elimina en su caso (CATALOGOS /
SERVICIOS) Tema 2.4

5º Define los días festivos (CATALOGOS / FESTIVOS) TEMA 2.5

6º Seleccionamos nuevamente el mes que queremos planificar y empezamos a


planificar con los métodos del TEMA 2.7.

A partir de aquí puedes empezar a trabajar o a conocer el resto de funciones y


herramientas que dispones en Cuadrante.
- CAPITULO 2.-
FUNCIONES BASICAS

2.1. – DEFINIR LA UNIDAD-

En CATALOGOS / UNIDAD introduce los datos necesarios.

En este CATALOGO debes definir las


Áreas o grupos por la que puedas separar al
personal que hay en la Unidad. No es estricto
que sea como en SIGO. Puedes acomodar a la
gente de oficinas o que realicen ciertas tareas
con más frecuencia.

La abreviatura es necesaria para ver en el


cuadrante el Area de forma mas clara.

A cada Area también se le asigna un


color que es el que esta a la derecha del todo.
2.2. – DEFINE AL PERSONAL-

En Cuadrante se pueden introducir datos del personal de varias formas.

2.2.1 – INTRODUCCION DE DATOS DESDE EL CUADRANTE –

Desde el Cuadrante, en la vista de planificación se pueden ir introduciendo los


datos del personal directamente.
Sitúate en la celda que quieras
editar, Nombre, Apellido1, Apellido2 y
en la de la columna DATO (En esta
columna tendrás que seleccionar previamente el dato que quieras añadir o
modificar)

En la columna de DATOS podrás


también escribir o seleccionar
directamente.

Doble click con encabezado


seleccionado (AREA, REGIMEN, PERIODO,
ACTIVO E IMPRIMIR). Hay limitaciones u
opciones de las que elegir.

Otra manera de realizarlo es haciendo doble click o click derecho del ratón
sobre la columna del nombre o apellidos. Se nos abrirá esta ventana donde
introducir los datos.
2.2.2 – INTRODUCCION DE DATOS DESDE EL ASISTENTE –

Al pulsar sobre el icono de asistente de incorporación de datos te


llevara a la ventana siguiente donde podrás rellenar datos de manera
más masiva.

Desde esta vista podrás copiar/pegar con la combinación clásica del teclado
Ctrl+C, Crtl+V.

No te preocupes excesivamente por el orden ya que dispones de herramientas


para reordenar las listas.

RECUERDA DEFINIR EL TIP DE CADA PERSONA (es necesario)


2.2.3 – IMPORTAR DESDE SIGO (Datos del Personal) –

Tanto en la vista de asistente de incorporación, como en las opciones de


Cuadrante puedes seleccionar IMPORTAR DESDE SIGO.

Desde el siguiente MENU selecciona DATOS DEL PERSONAL.

Previamente tendrás que tener descargado en


el ordenador el archivo de Excel que puedes
conseguir en SIGO:
SERVICIOS – Gestión – Personal – Icono Excel.

Con este método solo se pueden recuperar los datos relativos al nombre,
apellidos y TIP. También se asignara un número de antigüedad provisional ya que
este listado de SIGO ordena por antigüedad dentro de cada Area y es posible que
quieras modificarlo.

Al importar datos te preguntara si quieres mantener la lista que tenias creada


o por el contrario eliminar la lista y solo poner la recién importada. Tendrás que
mantenerla si estas adquiriendo la lista de SIGO en varios archivos (varias
unidades) o sobrescribir si la lista de SIGO es la única buena.
2.3. – AJUSTES DEL PERSONAL-

En este procedimiento se muestra como hacer los ajustes de personal.

Estos ajustes se refieren a los datos acumulados de DF, DAS, o DSJ además del
crédito de vacaciones, asuntos particulares y de los servicios de consideración
festiva o nocturna que sean de aplicación a correcciones.

2.3.1 – AJUSTE MANUAL –

El ajuste manual se realiza accediendo al menú de la persona. (Acción del


ratón sobre el nombre o apellido de la persona)

Al activar DATOS MANUAL se nos


abrirá una ventana donde introducir
los datos a “forzar”.

Los datos en manual no se calculan, solo


estarán disponibles en la base de datos para el
siguiente mes y la persona quedara desactivada
el mes donde se introduzcan los datos
manualmente.

Finalmente, estos datos corresponderán a los


de la finalización del mes.

Lo habitual en este procedimiento es hacerlo


desde el mes anterior y no en el mes presente
ya que la persona queda deshabilitada y no
podremos trabajar con normalidad con ella.
2.3.2 – AJUSTE POR CORRECIONES –

El ajuste por correcciones se realiza de una forma más rápida que el anterior.
Tiene el mismo efecto que el método MANUAL pero se realiza sin tener que ir
a otro mes. Esto quiere decir que las correcciones las haces en el mes
presente, pero hace efecto sobre el mes anterior.
Hay que tener en cuenta que con este método no están incluidos todos los
parámetros como con el ajuste MANUAL.

Se realiza desde el Menú de la Persona en el apartado de correcciones.

Modifica los valores


directamente con los controles
de < o > de cada apartado.

También es importante indicar


el último SERVICIO del mes
anterior en el caso de que parte
de las horas interfieran en el
cuadrante actual. Por ejemplo
las noches de último día del mes
anterior. 22:00 a 06:00 = 2 + 6
2.3.3 – IMPORTAR AJUSTES DESDE SIGO –

Se pueden hacer los ajustes del personal de forma automática a través del
archivo que podemos descargar desde SIGO. Se deben de hacer sobre un mes
anterior al que queremos planificar ya que el cálculo de cada persona del
donde se hagan estos ajustes quedara desactivado.

Se puede hacer para todo el personal o individualmente a una persona.

A TODOS:
Desde OPCIONES / IMPORTAR DE SIGO o RRHH.
Seleccionamos descansos pendientes (SIGO)
Después también podemos seleccionar Crédito de vacaciones (RR.HH)

INDIVIDUAL:
Desde la ventana de Datos Manual ver punto 2.3.1
Botón importar desde SIGO
(Crédito de vacaciones no disponibles en modo individual)

En todo caso tienes que tener descargado previamente el archivo de


descansos pendientes que puedes encontrar en SIGO – Cuadrante de
Planificación - Icono descansos pendientes – Archivo a Excel.

Este proceso recupera los datos de DF, DAS y DSJ con lo que los picos o restos
de servicios de consideración festiva y nocturna pendientes de trasformar no
hay forma de saberlos con este método. Solo con el análisis de varios
cuadrantes podremos determinar estos datos exactamente.

También necesitas tener disponible


la captura de datos a un archivo de
Excel, de la pantalla de RR.HH. sobre
los días de crédito consumidos y
disponibles de todo el personal.
- 2.4. – DEFINE LOS SERVICIOS-
Cuadrante se basa en la adaptación a la Unidad donde se use, por ese motivo
se tienen que definir tantas cosas, entre ellas, los servicios.
Genéricamente algunos ya están precargados, pero solamente para un
aprendizaje rápido y más intuitivo.

Se recomienda la personalización y definir los servicios propios.


Esto se hace desde los CATALOGOS / SERVICIOS:

Se trata de una lista donde podremos AÑADIR o MODIFICAR nuestros servicios


y situaciones.
Para añadir un servicio o una situación nueva tienes que hacerlo desde el
cuadro de la parte inferior. Añadir un “CODIGO” (Vamos a llamar un código
como un conjunto de letras que nos identifica una serie de características
como son una modalidad un horario y un cometido general)

Como ejemplo vamos a definir un servicio de Seguridad Ciudadana, que sea


de Actividad y con horario de 6:00h a 14:00.
Lo primero es crear un código, por ejemplo “6/14”. (Puede ser el que quieras
siempre que tenga un sentido y no sea muy largo para que se adapte bien a
las celdas). Podría ser “M”, “6/14SC”, “MA”, etc..

Después hay que indicar una modalidad, selecciona de la lista desplegable la


que se adapte. En este caso es ACTIVIDAD 1=1 (quiere decir que una hora se
contabiliza como una hora efectiva. 1=0,25 seria para las guardias o servicios
de localización)

Seguimos introduciendo el horario y el cometido (opcional) si fuera el caso.

Se puede continuar configurando los colores, aunque recomiendo dejarlo en


automático para no tener “demasiados” colores en pantalla.

Al presionar AÑADIR se nos volcara quedando el último de la lista.

MODIFICAR: Al hacer doble click en algún elemento de la lista, este se nos


bajara al cuadro anterior donde podemos editarlo y al pulsar en MODIFICAR
quedara guardado con los cambios.

ORDENAR: Con el paso del tiempo esta lista ira creciendo a medida que
tengas que ir definiendo nuevos servicios. Puedes ordenar para reagrupar o
eliminar.
2.5. – DEFINE LOS FESTIVOS-

Para el cálculo correcto de las situaciones y horas de servicio se han de definir


los días festivos de los que disfrute la Unidad. Para hacer esto hay dos
maneras:
DIRECTA:

Botón derecho del ratón sobre el


día que sea festivo.

Se nos mostrara el MENU DEL DIA.

Al pulsar sobre el botón de


MARCAR COMO FESTIVO se incluirá
directamente en los CATALOGOS /
FESTIVOS y se aplicará el calculo de
ese día.

DESDE CATALOGOS:
En el menú de CATALOGOS / FESTIVOS se nos abrirá una ventana con la lista
de festivos definidos:
Desde esta lita podemos añadir los
festivos introduciendo la fecha en la
caja de abajo y pulsando sobre el +.
(Hay 140 filas para definir festivos)

Si queremos eliminar se puede


seleccionar el día de la lista y pulsar
sobre el -.

También se pueden definir los turnos


en fechas señaladas.
2.6. – DEFINE OTROS CATALOGOS-

Hay diferentes CATALOGOS que su uso es opcional y están dedicados


especialmente a la elaboración del INFORME DIARIO (CAPITULO 5)

COMETIDOS, MATERIAL, INDICATIVOS y LUGARES.

Estos objetos de estos catálogos solo serán visibles en apartados


correspondientes del informe diario.
2.7. – PLANIFICAR –

Llega el momento de planificar los servicios y situaciones a cada una de las


personas introducidas en el Cuadrante.
Consiste en poner en la celda que cruza la persona con el día un CODIGO de
los que se han definido anteriormente en CATALOGOS / SERVICIOS.

2.7.1 – PLANIFICACIÓN DIRECTA –

Pues sin más, se trata de escribir los CODIGOS de servicio sobre las celdas.
Cada celda es capaz de interpretar dos servicios simultáneos siempre que
estén separados por un salto de línea.
Lo menos intuitivo es que si pulsamos INTRO nos cambiara de celda, entonces
para poder poner dos servicios un mismo día hay que pulsar Alt + Intro.

Para conseguir reproducir la celda


mostrada en la imagen con el doblete
hay que escribir: M, después Alt + Intro y
después N.

De esta manera indicaremos que una persona trabaja de mañana y también de


noche ese mismo día.

Para eliminar, bastará con pulsar la tecla DEL o Supr (Según teclado).

Para movernos por otras celdas se puede usar el cursor del ratón o las flechas
de dirección del teclado.
2.7.2 – CAJON DE SERVICIOS –
2.7.2.1 – Selección de servicios o Situaciones.
Otra forma de editar una celda es haciendo click derecho del ratón sobre la
celda.
Se nos abrirá el CAJON DE SERVICIOS:

En esta ventana se pueden seleccionar los servicios disponibles del


CATALOGO / SERVICIOS que se han ordenado por tramo horario entre
mañanas, tardes y noches.

Se pueden seleccionar hasta dos servicios siempre que sean de diferentes


tramos horarios u otro código de la columna de situaciones.

Al hacer doble click en alguna de las columnas o al pulsar en OK se nos


planificara el servicio seleccionado.
2.7.2.1 – Otros parámetros de cajón de Servicios.

Desde este cajón de servicios se pueden ajustar ciertos parámetros:


- Modificación de descanso planificado: Para descansos planificados que han
sido modificados y que generen ICREM.
- Modificación de servicio nombrado: Para los servicios modificados que
puedan generar ICREM.
- Sucesión de mando DSC: Marca el día para la sucesión de mando en régimen
Especial tipo EFM3. ( Caso de mando no disponible)
- Días de sustitución HSB: Marca las horas como sustitución de mando tipo EFM3
(Caso de mando en descanso semanal)
- Observaciones: Podemos escribir un comentario para ese día y sobre la
persona seleccionada.
- Color: También podemos configurar un color para resaltar la celda.
-

También existen unos Check para poner comentarios rápidos sobre las
preferencias que pueda tener el personal en la medida que se pueda adaptar
la planificación a sus necesidades. Pudiendo marcar no trabajar, o no hacerlo
en algún tramo horario para el día seleccionado.
-2.7.2.3- FINALIZACION A DESHORA
Para indicar que una persona o un servicio se ha finalizado a una hora
diferente a la prevista, se tiene que entrar nuevamente al cajón de servicios.
(La primera vez que se planifica un servicio esta opción no esta disponible,
hay que volver a entrar en ese mismo servicio por segunda vez).

En las cajas de h.fin 1 y h.fin2 se puede ajustar la hora real de la finalización


del servicio.
Son dos cajas debido a que pueden existir dos servicios y los dos pueden
terminar a una hora diferente de la definida en los catálogos.

Estas horas de exceso o defecto serán contabilizadas y calculadas ajustándose


a la normativa de cada modalidad.
-2.7.3- FAVORITOS

Otro método para realizar la planificación aun más rápido es mediante la


ventana de favoritos.

Para mostrar esta ventana se puede hacer doble click sobre las celdas de
planificación o pulsar sobre el icono de favoritos:

Se mostrara una ventana flotante que podemos mantener abierta y orientada


en horizontal o vertical.

En la fila de arriba encontramos unos botones que son configurables


mediante el icono del lápiz, en los que podemos definir servicios o
situaciones.

En la fila de abajo también encontramos botones de acceso rápidos para


marcar ciertos parámetros sobre preferencias, finalizaciones a deshora, etc...

Nos situamos sobre la celda que queremos editar y pulsamos sobe alguno de
los botones favoritos.
Para planificar muchas celdas también podemos pulsar sobre los iconos del
candado para bloquear ese servicio favorito, entonces se planificara todas
aquellas celdas que seleccionemos con el ratón hasta retirar el bloqueo del
candado.
-2.7.4.- DESHACER – REHACER.

Los botones de deshacer y rehacer nos ayudaran a volver a un punto


anterior sobre la planificación que estamos realizando.
El botón de la izquierda es para deshacer el último cambio realizado y el
botón de la derecha es para retroceder sobre la opción de deshacer.
Mediante el botón central se nos abrirá una ventana donde se nos
mostrarán todos los cambios disponibles para deshacer.
(Deshacer solamente sobre un punto intermedios puede crear situaciones
no deseadas ya que se esta saltando parte de la secuencia que nos llevo a ese
punto de la planificación).

- Nombre del efectivo


modificado.
- Día al que afecta la
modificación.
- Servicio anteriormente
planificado antes de la modificación.

El número que indica el botón de deshacer se refiere al número de


posiciones que tenemos disponibles para deshacer. Se disponen de un
máximo de 40 posiciones para moverse atrás.
Estas posiciones se cancelarán en caso de cambiar de mes o que se hayan
reordenado las listas, así que no siempre pueden estar disponibles.
-2.7.5.- VALIDACIONES.

La validación consiste en un método parecido a los botones de deshacer.


Todo va enfocado al control de cambios sobre la planificación.
Un Cuadrante validado quiere decir que tiene un doble guardado en la
base de datos que se puede recuperar en caso necesario o ver que ha
cambiado.

Cuando el icono del semaforo esta en ROJO


quiere decir que la planificación no se ha validado.
Al pulsar sobre el, preguntará al usuario que si se
quiere validar y entonces se pondrá en VERDE.

Se pondrá en AMARILLO en caso de que se haga alguna modificación sobre la


planificación.

Esta herramienta esta especialmente desarrollada para advertir sobre los


cambios realizados sobre la grabación de la planificación a SIGO ya que los
servicios que han sido modificados en Cuadrante pero aun no los hemos
modificado en SIGO quedaran con otro color para advertirnos o recordarnos
hacer el cambio en SIGO.

En este ejemplo podemos ver que el semáforo esta en AMARILLO


alertando que hay cambios respecto al cuadrante que había sido validado y la
celda con la modificación se ve con un color diferente.
Si entramos en el cajón de servicios sobre un servicio que se ha
modificado de la validación podremos ver en el apartado correspondiente el
servicio que previamente había sido validado. En este momento tenemos dos
opciones, restablecer para volver a ese punto o validar el servicio actual si
queremos que ya no nos avise de este cambio. (Supuestamente ya lo
habremos grabado en SIGO)

El botón de No validar nos servirá para que nos muestre la alerta sobre
un servicio que si teníamos validado pero que por alguna razón queremos
marcarlo como que no esta grabado aun en SIGO.

El icono del candado nos servirá para


poner una protección de cambios sobre otros
usuarios.

Por ejemplo, otro usuario puede realizar modificaciones, pero no podrá


validar sin la contraseña establecida con lo que todos los cambios los vera el
administrador del cuadrante y podrá tomar el control sobre las
modificaciones.
2.8. – ESTRATEGIAS-

Las estrategias las llamamos a las filas con información que nos ayudaran a
realizar la planificación según las necesidades del servicio de la Unidad.

Estas filas nos pueden mostrar información con tres estilos diferentes. Para
configurar las estrategias podremos hacer doble click o click derecho sobre el
encabezado de la izquierda de la fila.
-2.8.1.- ESTILO RECUENTO

Este tipo de de estrategia nos servirá para ver rápidamente el numero de


servicios o situaciones que hay planificados para un día.
Para configurarlo añadiremos códigos de servicio o situaciones pulsando
sobre el + en cada columna dedicada a ello.

En la imagen que se muestra, se esta configurando un estilo de recuento


en el que se nos mostrara el numero de personas que trabajan de “M” mas los
de “6/14”, también se recuenta los de “T” y “14/22” y separado los de “N” y
“22/6”.
También se ha configurado una alerta que nos avisara si no alcanzamos
los mínimos de personal que se han establecido.

Siguiendo el ejemplo anterior, tendremos como resultado en su fila


correspondiente un recuento separado por las columnas anteriores.
Podemos ver como se ve un número en color rojo debido a que no se
había alcanzado el mínimo de servicios establecido.
-2.8.2.- ESTILO NECESIDADES

Este tipo de fila también funciona contando el numero de servicios que


hay planificados, pero también lo hace conjuntamente a una necesidad que le
hayamos establecido.

En un principio configuramos el servicio que queremos que haga el


recuento y por otro lado definimos directamente sobre la fila el número de
servicios que necesitaremos para cubrir la necesidad.

Imagenemos que 2 personas


tienen que ir a patio los dias 4 y 6,
entonces escribimos directamente
sobre las celdas correspondientes a
esos dias y se quedara a modo de
recordatorio.
Personas actualmente
nombradas

Necesidad: 2
Personas de
PATIO

Si establecemos un numero mínimo por defecto será visible cada día, de


lo contrario será visible el día que lo hemos definido manualmente cada día.
-2.8.3.- ESTILO NECESIDADES

Este sistema es más indicado para recordar sobre los días que hay ciertos
planes como por ejemplo activaciones sobre órdenes de servicio, turnos,
campañas que tengan la Unidad, etc…

En este supuesto solo podemos indicar opcionalmente un evento y un


comentario sobre el plan, orden de servicio, etc.. y elegiremos un color de
fondo para que se resalten los días.

Una vez configurado deberemos de escribir una “x” sobre los días de
activación para marcar el resalte.

Los comentarios y el evento opcional, será visible al realizar el informe


diario o la guía de nombramiento (Ver tema de ayuda).
-2.8.3.- ESTRATEGIAS (otras Opciones)

Mediante estos controles, podemos importar las estrategias de un mes


anterior (Al crear un mes nuevo ya se copian las estrategias de un mes a otro)

Podemos eliminar los datos sobre el estilo de necesidades que hemos


introducido (Esto solo borra los números sobre los días que hemos forzado)

Y con los controles de ordenar podemos cambiar el orden de las filas que
hemos ido creando.

Hay 30 filas dedicadas a las estrategias, pero solo serán visibles a la vez
3 filas en modo compacto, 5 en modo medio y 8 filas simultáneas en modo
completo.
- 2.9.- AGENDA
En Cuadrante hay una base de datos que almacena ciertos comentarios
sobre los días. Para acceder a editarlos podemos hacerlos de dos maneras:

Desde el icono AGENDA podemos ver, editar o imprimir todos los


comentarios del mes que tenemos activo. Se puede escribir libremente en las
casillas dedicadas a cada día del mes seleccionado.

Otra forma de editar estos comentarios será desde el menú del día,
haciendo click derecho sobre los días en la planificación:

Aquellos días que contengan un comentario tendrán una marca en


esquina superior derecha de la celda. Al situar el ratón por encima de la celda
nos mostrará el comentario como se muestra en la imagen:
2.10.- FILTROS
2.10.1.- FILTRAR AL PERSONAL
Puede que tengamos mucho personal en nuestro Cuadrante y puede ser
de utilidad usar algunos filtros para trabajar de una manera más cómoda.

Existen dos categorías para filtrar la lista del personal. Una es para filtrar
por el Area que tenga asignada la persona y otra es por algunas
características que tenga activada o desactivada la persona.
Para filtrar la lista, hacemos doble click del ratón o click derecho sobre el
texto amarillo para ver seleccionar de los posibles filtros.

Cuando filtramos por Area podremos seleccionar ver


TODAS o seleccionar una de las que hayamos creado
anteriormente en los CATALOGOS / UNIDAD.

En los filtros de MOSTRAR, podemos seleccionar si


queremos que sean visibles solo los que se encunetren
marcados como ACTIVOS, NO ACTIVOS o que sean
visibles para imprimir.
2.10.1.- FILTROS DE BUSQUEDA
Estos filtros nos ayudaran a buscar al personal que corresponda con los
términos buscados. Tenemos dos filtros diferenciados, búsqueda por nombre
y búsqueda por servicios:

La búsqueda por nombre es simple, solo escribimos en el cuadro amarillo


la cadena de texto que queremos buscar y la lista se filtrara por la
coincidencia.

En la búsqueda por servicio, escribiremos el código del servicio o


situación que queramos buscar para un día determinado:

Como se ve en el ejemplo, queríamos ver solo aquellos que tienen “T” el


día 5 y nos filtrara, no mostrando aquellos que no coincidan con el código.
Se puede observar que filtra por al cadena de texto y por eso también
incluye a un PT, al contener igualmente la letra T.
2.11.- ORDENAR LAS LISTAS

Ordenar las listas nos puede servir para muchas situaciones (algunas de
ellas las veremos en el tema de ayuda de PROCEDIMIENTOS)

Podemos ordenar las listas de manera ascendente o descendente con los


botones que se indican en la imagen:

Al actuar sobre estos controles toda la lista se ordenará por con orden
ascendente o descendente de la columna correspondiente y con el dato
seleccionado. Así que si queremos ordenar la lista por antigüedad primero
tendremos que tener la columna DATOS mostrando la antigüedad, si después
queremos ordenar por “FESTIVOS” tendremos que seleccionar en la columna
CALCULOS ese recuento y después pulsar sobre ordenar.
< ASCENDENTE
> DESCENDENTE
- 2.12.- INSERTAR / ELIMINAR FILAS

Puede que alguna vez sea necesario tener que eliminar o insertar filas.
Aunque este método no se recomiende ya que es mas efectivo reordenar las
listas para integrar o eliminar personal.
Nos situaremos en la persona que queremos eliminar o añadir una fila
nueva por encima de el y vamos al menú de la persona.

Al eliminar la fila se borrarán todos los datos de la persona seleccionada.


- CAPITULO 3.-
INFORMACIÓN

3.1. – SEMAFORO-

Además del icono del semáforo del apartado de las validaciones,


llamamos semáforo a la columna que nos va a indicar si el personal esta
teniendo una planificación correcta relativa a las horas de trabajo y descansos.

Se indica al usuario por medio de los colores VERDE para decir que esta
todo correcto, con el AMARILLO para indicar alguna/s alerta/s y de color ROJO
para indicar que hay algún fallo grave en la planificación.

Al pasar el ratón por encima de la celda del semáforo podremos ver el


estado con su detalle.
3.2. – CUADRO DE INFORMACION.

Mediante el cuadro de información se puede ver casi todos los datos


sobre una persona. Este cuadro será visible al poner el ratón sobre la celda
correspondiente de la columna cálculos.

En este comentario de celda se


dispone toda la informacion para
realizar una planificación correcta.

Se define en apartados de descansos,


horas, Servicios, otra informacion y
productividad.

Los descansos se indentifican por


0 / 0 donde el primer numero son los
que ya han sido planificados y el
segundo son todos los que tenia
adquiridos para ese periodo de
referencia.
Los descansos diarios < 11h. son
aquellos que por motivos organizativos se han planificado con menos de 11 h de descanso
entre servicios.
Las horas se mostrarán de una forma u otra según el REGIMEN al que este acogida la
persona. En algunos casos se mostrarán las horas acumuladas de su periodo de referencia (1, 3
o 4 meses) las actuales y las presenciales que sin que sirvan de algo determinante si que nos
indicara las horas que debiera hacer la persona como horas presenciales ya que las otras pueden
no estar especificadas.
En los servicios se mostrara entro otros datos, aquellos referentes a la obtencion de
descansos singularizados adicionales. Se nos mostrara los festivos o nocturnos que realizamos
este mas mas (entre parentesis) los Totales = Actuales mas anteriores de pico.
La productividad, solo sera de manera informativa y validad para Regimen general y
algunos mando EFM3.
3.3. – RESUMEN DEL EFECTIVO.

Al hacer click derecho o doble click en las celdas correspondiente de la


columna cálculos, visualizaremos el resumen del efectivo.

En esta ventana se mostrara


al detalle de toda la información
disponible para la planificación y
con cálculos sobre periodos
futuros.
3.4. – PERIODO ANTERIOR.

Podemos encontrar algunas zonas para ver los datos del mes anterior.

En las primeras columnas de la planificación podemos encontrar el fin de


semana del mes anterior. Esta columnas no son editadles, solo muestran los
días por ser necesarios para el calculo del periodo actual.

El caso mas practico de entender


esto es una noche del domingo anterior
que tiene horas que han de ser
computadas en ese mes y en el actual.

Si queremos ver mas detalles sobre la planificación anterior podemos


situar el ratón encima de la celda correspondiente al último domingo.
Podremos visualizar toda la planificación del mes anterior.
3.5. – ALERTAS EN CELDA.

A veces encontraremos celda que cambian su formato, esto es debido a


que nos esta alertando sobre alguna circunstancia:

CÓDIGO NO RECONOCIDO. - Las celdas con este formato suelen ser


debidas a que hemos introducido un código de servicio que no esta
incluido en el CATALOGO / SERVICIOS.

DESCANSO NO OBTENIDO. – Este formato aparece cuando se intentan


nombrar más descansos de tipo festivo o singularizado sin haberlo
generado. Si tenemos un DF que poner y ponemos dos, el segundo
aparecerá con este formato de celda.

EL DESCANSO DIARIO NO ES CORRECTO – Con estos colores se nos alerta


que el descanso diario es inferior a 8 horas, 11 horas después de un
servicio nocturno o 2 servicios inferiores a 8 horas seguidos (triplete).

HORARIO SOLAPADO – Este alerta y el consiguiente cálculo erróneo


lo obtendremos en los casos que los horarios se solapan entre
ellos. En este caso no se puede tener vacaciones después de la
noche por que las vacaciones empiezan a las 00:00 horas y el
servicio esta finalizando una vez iniciadas las vacaciones.

DESCANSO SEMANAL INCOMPLETO – El descanso semanal


serán dos días naturales (Art.15.1) + 8 horas consecutivas
antes del descanso semanal (Art. 14.1.C)

DESCANSO NO OPTIMIZADO – Este alerta nos indica que


el descanso semanal no se esta alargando lo suficiente.
Según el Art. 10.4 de la OG, se facilitará la prolongación
de los descansos semanales, vacaciones permisos en fechas señaladas…
Algunas de estas alertas podrán ser activadas o desactivadas desde OPCIONES /
VISUALIZACION:

Las alertas en el semáforo referentes a los


desvíos horarios se pueden configurar en:

VERDE = Desviación OK
AMARILLO = Entre desviación OK y alta
ROJO = superando desviación alta
3.6. – MODO COMPLETO.

Este modo de vista esta mas bien indicado para momentos en los que
necesitas tener mucha información al momento o queremos ordenar por
varias columnas simultáneamente.

No esta optimizado para monitores que tengan una proporción más


cuadrada ya que nos limita mucha visión de la planificación.

Activaremos este modo con el botón: situado en la parte superior


izquierda de la pantalla y nos mostrara 4 columnas mas como la de DATOS y
CALCULOS que podremos personalizar.

Cuando tenemos activado este modo, en la parte superior encontraremos


la información más importante para realizar la planificación correcta y
podremos configurar cada una de las columnas en DATOS o CALCULOS
(Punto: 1.1 de este manual).
3.7. – CUPOS DE VACACIONES Y PERMISOS.

Con esta herramienta obtenemos información del número de personas


que pueden disfrutar simultáneamente un determinado día de vacaciones y
permiso por asuntos particulares.

En el menú del día veremos la herramienta:

Se nos mostrara una ventana en la que se podrá consultar el estado y la


disponibilidad a que alguien pueda solicitar vacaciones o asuntos particulares,
mostrando los límites. (El cálculo se basa en Unidades que se establecen estos
cupos por Áreas Funcionales como los Puestos Principales. Agrupar mandos
en otro Area puede ser una solución para posibles conflictos)
- CAPITULO 4.-
INFORMES

Un pilar básico de esta aplicación es compartir la planificación con el


resto de personas interesadas y existen muchos métodos e informes
diferentes.

4.1. – INFORME DE LA PLANIFICACIÓN (CUADRANTE)-

Pulsaremos sobre el botón para acceder al menú de creación


de este tipo de informe.
Desde esta ventana se puede configurar el formato que vamos a obtener
de nuestra planificación. Se puede obtener un informe tipo CUADRANTE o uno
tipo vista de cálculos y datos:

Con todos los posibles ajustes que tenemos desde esta ventana
podremos configurar y adecuar el formato de impresión que mejor nos
funcione, ya que dependerá de la cantidad de efectivos que tengas (nombres a
la derecha, empleo, etc..) o de la información que quieras mostrar (teléfono,
cometarios de los días, etc..).

Variando los tamaños de celda podrás acomodar el texto para que se vea
más grande o dejar sitio reservado para anotaciones.

Una vez que lo tengas adaptado, no dejes de pasar por la configuración


nativa de Excel para centrar, aprovechar mejor todo el espacio del papel o
realizar un collage.
4.2. – INFORME DE PLANIFICACIÓN INDIVIDUAL (MENSUAL)-

En el menú de la persona pulsaremos sobre CUADRANTE MENSUAL para


obtener este formato.

4.3. – INFORME DE PLANIFICACIÓN INDIVIDUAL (ANUAL)-

Igual que en el punto anterior entraremos en el menú de la persona


pulsaremos sobre CUADRANTE ANUAL para obtener un formato personalizado
que podemos ver todo o solo ciertos servicios o situaciones.
- CAPITULO 5.-
EL INFORME DIARIO

Me gustaría que este capitulo lo tomaras con cierto animo ya que se van
a exponer muchas cosas y pueda parecer algo tedioso, pero esa idea esta muy
lejos de la realidad ya que esta herramienta se ha diseñado para simplificar
mucho un proceso que de manera normal puede ser muy repetitivo.

5.1. – PRIMER INFORME DIARIO

Cuadrante tiene un sistema personalizado a la hora de construir este


informe, es por ello que la primera vez hay que construirlo a las necesidades
de cada Unidad.

Para acceder al INFORME DIARIO hay


que entrar en el MENU DEL DIA sobre el
día que queramos realizar dicho informe.

E
Entramos en el constructor.

A la derecha tenemos una columna a modo de información para saber el servicio


que tiene cada una de las personas planificadas para ese día.

En la zona superior vemos el icono para


volver al cuadrante, acceder a los catálogos
y para generar los informes e imprimir.

En esta lista se mostraran aquellos códigos


de servicios que aun no han sido
nombrados (Al finalizar esta lista tendría
que esta vacía)

Este indicador nos dice el personal que aun


no ha sido nombrado (que no es no
planificado)

Tendremos que pulsar sobre este + para empezar a construir un


formato
Se nos mostrara una ventana para crear una categoría o si es la primera vez se
nos añadirá nuestra Unidad.

Podremos seleccionar una Unidad, o en su caso, cuando


aparezca esta ventana un AREA un GRUPO o un
SERVICIO.

Se tendrá que repetir el proceso para crear una estructura sobre como se
desarrollan los servicios de la Unidad.

Una vez que tenemos un “organigrama” podemos empezar a poner los servicios
dentro de su grupo en su caso (repito que es personalizable)
Podemos seguir poniendo los indicativos o vehículos y lugares del cometido
principal. (El cometido principal se asigna en CATALOGOS / SERVICIOS dentro de
cada código se puede asignar el cometido y este se tratara del principal)

No hay que escribir, hay que seleccionar de los menús que aparecen según la
celda respectiva. Todos esos datos tendrán que haber sido alimentados
previamente en los CATALOGOS.

Entonces ahora nombramos al personal.

Seleccionamos de la lista el personal que tiene planificado el servicio


correspondiente.
Podemos seleccionar todos o solo
aquellos que queramos que formen la
pareja o el grupo necesario y dejar el
resto para nombrar en otro servicio
similar.

Para casos de varias patrullas con un mismo código, se puede volver a añadir,
duplicar o modificar otro que tuviéramos creado para llegar a tener este
resultado:
De manera que ahora tenemos 3
patrullas con el mismo código, pero
distintos indicativos y lugares y el
personal que lo forma a nuestra
conveniencia.

Así que una vez hemos nombrado todos los servicios y hemos incluido a todo el
personal dentro de cada servicio nos tendría que aparecer la lista de servicios
vacía y el personal a nombra a cero.
5.2. – IMPRIMIR EL INFORME DIARIO.

Al pulsar en el botón de generar informe se nos abrirán unas opciones


que se detallan:
INFORME REDUCIDO – Nos sacara la impresión del
informe tal y como se había realizado hasta el punto
5.1 de esta ayuda.

INFORME COMPLETO – Se genera un informe con


detalles sobre presentaciones, eventos, prevenciones,
etc.. (Ver tema de DETALLES DEL INFORME DIARIO)

CREAR ARCHIVO INFORME – Nos genera un archivo


Excel sobre el INFORME COMPLETO

GUIA DE NOMBRAMIENTO – Nos sacara un documento con los pasos para realizar la
grabación de los servicios a SIGO

Generar archivo para Unidad Superior – VER TEMA REFUNDIR

Además tenemos otras opciones sobre apartados extras para visualizar en el informe
diario.

Podremos visualizar el personal en situaciones diferentes


a la de servicio, el comentario del día que habíamos
establecido en la agenda y aquellas días de activación de
las filas de estrategias del estilo operaciones.
5.3. – OTRO DIA DE INFORME DIARIO.

En el Cuadrante de planificación se nos mostrara con un indicador verde


sobre el día, que se ha realizado un informe diario.

En este ejemplo vemos que el día 5 ya ha sido


nombrado. Podemos volver a visualizarlo
entrado nuevamente en el con botón informe
diario o podemos hacerlo sobre otro día.

Ese nuevo día seleccionado se abrirá con el último informe diario que
estuviéramos visualizando. Se conservan todos los datos excepto los del
personal nombrado.

Únicamente habrá que volver a


asignar al personal en cada uno de
los servicios del día anterior y ya
tendremos el informe diario
realizado.

- Puede llevar menos de un minuto realizar un nuevo informe diario para un


nuevo día.
- Los servicios que no se hayan rellenado no son necesario borrarlos por que no
serán visibles en la impresión.
- En su caso bastará con duplicar algunos servicios si hubiera más gente para un
día concreto.

Existen otras opciones como la


cambiar de día sin volver al
cuadrante de panificación o cambiar de plantilla, que puede ser conveniente si en
tu Unidad hay ciertos días que sean diferentes unos a otros (Mercadillos,
conducciones, etc…)
Si tenemos la opción de
AUTO-NOMBRAR activada, al
cambiar de día o al crear un nuevo servicio, se auto asignara el personal dentro de
el. Y en caso de tener activado REPARTIR se nombrará el personal de forma
equitativa entre todos los servicios de un mismo código, ejemplo: 6 personas de
6/14 y tres servicios de 6/14 (Automáticamente se pondrán 2 personas en cada
servicio)

Se pueden DE-SELECCIONAR manualmente a la gente de un servicio para ser


añadido a otro y combinar al personal a nuestro interés.

OCULTAR DETALLES activado mostrará los servicios sin detalles de presentaciones,


cometidos, eventos, etc.

REFUNDIR DE OTRA UNIDAD : Ver tema REFUNDIR.


5.4. – DETALLES DE LOS INFORMES DIARIOS.

El informe diario se puede definir con más nivel de detalle en sus


servicios, para editarlos pulsa abre los detalles con la flecha:

Se mostrarán campos para rellenar los detalles:

Si se han definido los catálogos sobre lugares, cometido secundario o material


podrás rellenar estos apartados con más facilidad. Si no, igualmente
podrás escribir directamente sobre los campos.
Puedes guardar estos detalles con la opción GUARDAR para usarlos a modo de
favoritos y usarlos en otros servicios o días mediante la opción de CARGAR.
- Se puede hacer un nombramiento completo con todos los detalles en pocos
minutos.
- Te advertirá en casos de horarios de cometidos no coincidentes con el horario
principal.
- Puedes guardar y ordenar los favoritos para usar de una manera fácil.
- Puedes recargar una plantilla completa para copiar todos los datos sobre los
detalles y no ser repetitivo día a día.

El informe diario en versiones anteriores se grababa en SIGO automáticamente con


la herramienta AUTO-NOMBRAMIENTO A SIGO. En estas ultimas versiones esa
función no esta disponible, pero igual en un futuro se vuelve a incorporar.
- CAPITULO 6.-
HERARMIENTAS

6.1. – HERRAMIENTAS BASICAS


DEFINIR CONTRASEÑA
El las opciones puedes establecer una contraseña.
La contraseña será requerida para abrir el archivo o para quitar el salvapantallas.
Para eliminar la contraseña dejar el aceptar el campo en blanco después de introducir
la contraseña antigua.

OPCIONES DE VISUALIZACION
Podrás definir el tamaño de las celdas de planificación o ajustar el zoom de la
aplicación. El resto esta especificado en el tema de ALERTAS.

GUARDAR COMO…
Cuadrante es un libro de Excel y como tal podrás realizar diferentes copias.
Puedes guardar como archivo de Excel 2010 para mejorar el tamaño del archivo y
que sea más fluido en la apertura y el guardado. (Dejara de funcionar en versiones de
Excel anteriores)

CONTROL DE USUARIOS
Puedes establecer distintos usuarios con diferentes ROLES para que puedan hacer
modificaciones limitadas o nulas. Cada uno con una posible contraseña

ELIMINAR MES SELECCIONADO


Eliminara completamente de la base de datos el mes que se este visualizado. Puede
ser útil para eliminar meses que se hayan creado de manera anticipada.

DEHACER TODOS LOS CAMBIOS


El mes seleccionado volverá a un punto que se guardo en la base de datos. Esto
ocurre cuando se cambia de un mes a otro o se realiza una auto planificación.
RECALCULAR
Aunque Cuadrante recalcula cada vez que se realiza un cambio en la planificación
puede servir en alguna ocasión que estemos viendo un comportamiento no deseado.
ESTADISTICAS
Podemos generar cuadros sobre estadística en base a los servicios. Anuales,
mensuales, etc.. o ver que clase de servicios nos ocupan más potencial.

RECOMPONER BASE DE DATOS


En ocasiones que la base de datos se haya podido dañar podemos intentar
recuperarla mediante esta opción.

RECALCULAR TODOS LOS CUADRANTES


Los cuadrantes pasan información de un mes a otro, es posible que hayas saltado de
un mes a otro sin pasar por los intermedios y con la posible perdida de cálculos. Con
esta opción se recalcularan todos los cuadrante por orden.

ELIMINAR INFORMES DIARIOS


La base de datos de los informes diarios es grande y puede ocupar mucho espacio en
la aplicación. Puedes eliminarla si lo crees conveniente.

VER COMENTARIOS
Alterna entre mostrar siempre u ocultar todos los comentarios de la planificación y
de los comentarios de los días.

VISTA COMODA
Alterna entre una vista en la que puedes ocultar días para tener una vista mas
enfocada sobre los días que quieras trabajar.

SOLICITUD DE PERMISO
Puedes generar una papeleta de petición de permiso en blanco, editarla o abrirla
desde el cajón de servicios en una situación de permiso o vacaciones para que se
autocumplimente.
6.2. – TURNOS
Los turnos nos servirán para rellenar la planificación de una manera rápida. Para
poder usarlos lo primero será definirlos o editarlos. Para ello tendremos que acceder
a CATALOGOS / TURNOS:

En esta ventana podemos planificar un turno de trabajo de hasta 8 semanas.


Escribiremos los códigos de servicio en cada celda o escribiremos 2 turnos separados
de un salto de línea en su caso. Podremos crear hasta 6 turnos diferentes y
deberemos asignarle un nombre para guardarlo.

Para usarlo, deberemos abrir la ventana de PEGAR TURNOS desde el icono de


herramientas y seleccionar

En esta ventana veremos los turnos que hemos definido y al


pulsar sobre uno de ellos copiara a partir de la celda seleccionada
todo el turno repitiendo la cadencia.
Seleccionamos celda
inicial

Pegamos turno Se rellena usando como primer día de


turno la celda seleccionada

En el caso de que exista otra planificación en esa fila preguntara si queremos


combinar con el turno o sobrescribir.
Podemos ir cambiando los puntos de inicio para ir pegando los turnos y así no
hacer coincidentes a todo el personal con el mismo servicio.
6.3. – AUTOPLANIFICACIÓN
Esto es una herramienta que puede realizar toda la planificación
automáticamente. Se accede desde las herramientas y pulsaremos en
AUTOPLANIFICACIÓN

Por defecto, la aplicación ya trae un perfil de


prueba. Es recomendable editar el perfil o crear
nuevos más adecuados a nuestra Unidad.

Pulsaremos en Nuevo Perfil y después de definir un nombre rellenaremos las


características. Los servicios genéricos serán aquellos que se basara el turno. No es
necesario rellenar todos los campos, por
ejemplo un turno que solo sea de mañanas y
tardes no habrá que indicar la noche ni el
saliente.

Se puede seleccionar un turno base


Automático para que se establezca un turno definido por el autor o se puede
seleccionar un turno base que previamente hayamos creado desde CATALOGOS /
TURNOS. (En ese caso los servicios genéricos deben aparecer en el turno definido).

Podemos acceder a la planificación avanzada para


establecer más premisas de planificación como podría
ser establecer una persona de puertas cada día o
patrullas de conducción una vez a la semana, etc…

Se utilizaran cálculos basados en equitatividad y en la


frecuencia para establecer estos servicios.
AUTOPLANIFICANDO

Sera necesario indicar al personal un grupo de trabajo. Para entender estos grupos
de trabajo se pueden definir como las semanas que contiene un turno base, así que
si el turno base contiene una cadencia de 4 semanas serán necesarios 4 grupos.
Los que empiezan por la primera semana
del turno, los que empiezan por la segunda
y así sucesivamente…

Para asignar los grupos al personal lo haremos desde la


columna DATOS / GRUPO y asignaremos a aquellos que
mejor sean compatible entre sí con el mismo grupo.

Todos los de grupo 1 tendrán un servicio muy similar y


coincidente con los de su mismo grupo.

Cada mes podemos ir variando los grupos en caso de ser


necesario. Esta cadencia es absoluta y no solo mensual, así
que se repetirá en el orden adecuado para siempre.

Se selecciona un perfil, un Área y se pulsa en


ejecutar AUTORELLENO. Después de analizar una
pre planificación se rellenara toda la planificación
del personal del Area seleccionado y que tenga un
Grupo definido.
Aquellos servicios o situaciones que se hubieran planificado anterior a la
AUTOPLANIFICACIÓN no se verá afectado pero es posible que por conflictos se tenga
que repasar para ajustar las horas o algunos descansos.
Aquella planificación que se ha realizado mediante la auto planificación se verá en
color verde tal y como se muestra en la imagen. Para aceptar completamente esta
planificación se ha de acceder a
todos los servicios para que se
entienda que han sido revisados y
que la planificación es válida.

Una vez que hemos encontrado un sistema valido para planificar la Unidad es muy
sencillo repetir este proceso para todos los meses posteriores.
6.4. – PREFERENCIAS DE PERMISOS
Cuadrante es capaz de mostrarte las preferencias de los turnos de vacaciones y
de permisos.

Para que esta herramienta funcione correctamente todas las concesiones de


vacaciones y permisos tendran que estar planificadas.
Esto se consigue planificando normalmente o se puede ir grabando
manualmente sobre los meses anteriores. Otra manera es importando todas las
autorizaciones de vacaciones y permisos desde las OPCIONES / IMPORTAR DE SIGO y
RR.HH.

Tambien sera necesario tener definidos en los


CATALOGOS / FESTIVOS los datos relativos a los turnos
de Semana Santa y Navidad para que se puedan calcular
los turnos en estas fechas señaladas.

Estos datos tendran que ser los relativos a cada año


de los que se tienen que analizar.

Una vez estan todos los datos necesarios integrados en Cuadrante se puede ir a
herramientas e ir al modulo de preferencias pulsando en:

Ordenar la lista por mayor


preferencia a menor

RECALCULAR
Configurar CODIGOS diferentes en
caso de personalizados
Calculo hasta hoy o se cuenta
con la previsión posterior.

(Los datos de la imagen al ser ficticios estan incompletos, se deberian de ver todas las columnas rellenas con datos)
Pulsaremos sobre para ordenar la lista y situarnos al personal
ordenado por mayor preferencia los de arriba y menor los de abajo.
P
Seleccionaremos de las posibles maneras de obtener las
preferencias.
- Asuntos particulares
- Vacaciones (fuera de los turnos de verano)
- Vacaciones en turno de verano (según turno)
- Permisos en fechas señaladas de semana santa o navidad
según turno

Es posible que una persona disfrute de varios turnos ya que no se puede


diferenciar si la solicitud la realizo para el turno de verano o en peticion ordinaria. En
este caso cuando se ordena por turno de verano (por primer turno en la imagen) se
mostrará el ultimo dia disfrutado de dicho turno.
Si una persona esta disfruto del 1 de julio al 1 de agosto al ordenar por primer
turno mostrará 1,2 y la fecha sera hasta el dia 15 de julio.

Solo con todos los datos sobre los disfrutes de al menos 3 años anteriores, el
credito restante y la antiguedad se podrá determinar y se ordenará de una forma
correcta el listado por el orden de preferencia.
6.5. – LISTAS
Esta herramienta nos ayudará a crear listas personalizadas de los objetos que
queramos incoorporar, puede ser de material, de personal, cursos, pabellones, etc…
Según como la personalices y como las estructures puede llegar a ser muy util.
Accede al modulo desde HERRAMIENTAS /

Dipones de un menu contextual sobre el boton derecho del


raton para hacer las modificaciones o cambiar de formato para
generar la listas a tu conveniencia.

Puedes ocultar las columnas necesarias y guardar la vista para acceder a esa
vista con los accesos directos.

Al guardar una vista podrás


ocultar las columnas que no te
interesen y recuperarla para
verlo mas rapido
6.6. – REFUNDIR
La funcion basica es compartir informacion de un Cuadrante a otro. Es una
utilidad muy especifica para el tratamiento de varios CUADRANTES OG 11-14 con
diferentes Unidades enlazadas por algun vinculo. Estos vinculos pueden ser por
formar Nucleos Operativos, pueden ser Puestos y Compañía o Areas y Puesto.

CREAR ARCHIVO DE PLANIFICACIÓN


Generamos un archivo para enviárselo a otro destinatario. Para esto pulsamos en
OPCIONES / REFUNDIR /EXPORTAR A UN ARCHIVO.
S
Seleccionamos todo el personal o solo aquellos que
queremos compartir su planificación de ese mes y pulsamos
generar para seleccionar la ubicación donde guardarlo.

REFUNDIR ARCHIVO DE PLANIFICACIÓN


Si queremos unir con nuestro cuadrante un archivo que hemos recibido
pulsamos en OPCIONES / REFUNDIR / IMPORTAR DE UN ARCHIVO y seleccionamos el
archivo recibido.

Seleccionamos al personal que está incluido


dentro del archivo y también los datos que queremos
integrar. Pueden ser la planificación, solo los datos o
ambos.
Al pulsar en REFUNDIR se nos integrarán en
nuestro cuadrante las personas nuevas o solo las
modificaciones.

Esta operación como ejemplo la puede usar una Compañía que quiere conocer la
planificación de sus puestos subordinados, o puede que un Puesto Principal quiera
refundir los datos de todas sus Áreas y que cada una de estas tenga un
administrador.
6.7. – CUADRANTE LIGHT
En Cuadrante hay una opcion para crear un tipo de cuadrante “light” o ligero, con
unas caracteristicas muy basicas que puede ser usado en cualquier plataforma con
cualquier version de Excel.

Cada usuario puede determinar los usos que le puede dar pero para ofrecer una
orientacion practica se explica el ejemplo siguiente que consiste en distribuir este
cuadrante light entre el personal de la Unidad para que puedan hacer sus cuentas,
para hacer peticiones o para ayudar de aquellos que tienen cierta libertad en hacerse
su propia planificación.

En el menu de OPCIONES pulsamos en CREAR CUADRANTE LIGHT y


seleccionamos la ubicación donde queremos guardarlo.

Al abrir el archivo encontraremos


un cuadrante muy sencillo donde el
usuario solo puede cambiar el mes,
planificar el servicio y escribir su TIP si
tiene intencion de devolverselo al
administrador del Cuadrante “full”.

p
l
a
La planificación se realiza con los codigos que
se hayan creado con Cuadrante. Estos codigos
los puede consultar cualquiera situando el
raton en la celda de leyenda. Planificará
escribiendo o seleccionandolos de la lista
despleglable de cada celda correspondiente.

Esta planificación que podemos hacer desde el telefono movil o


cualquier ordenador sin preocuparnos de las macros, podemos
guardarla y la podremos REFUNDIR en el Cuadrante general haciendo
mas facil la tarea al administrador a la hora de atender solicitudes.
Hacemos la planificación del mes
seleccionado, comprobamos las horas,
indicamos el TIP y guardamos el archivo para
distribuirlo.

Una vez que el administrador recibe el archivo podemos ir al menu OPCIONES /


IMPORTAR DE CUADRANTE LIGHT, y seleccionamos la ubicación y pulsamos en abrir.
Todos los datos se nos traspasarán automaticamente.

Los servicios se combinarán con los que ya tuvieramos definidos siguiendo la


regla de que prevalece el cuadrante light a menos que tenga la celda en blanco. Por
ejemplo, si alguien solo pone unos dias de vacaciones y el resto lo deja en blanco al
importar solo se importarán esos dias de vacaciones y no afectará a otros servicios
planificados en Cuadrante full.
6.8. – CONFIGURACION DE DAS (adicionales singularizados)
Una solucion que disponemos para los problemas de calculo de DAS entre
Cuadrante y SIGO por motivo de la cumplimentacion es la CONFIGURACION
DESCANSOS ADICIONALES SIGULARIZADOS que podemos encontrar en las OPCIONES.

Tenemos 3 tipos de solucion:

Para no exponer nuevamente los que pone esta ventana, ya que esta explicado
solo se puede decir que se recomienda usar el MODO ABSOLUTO por motivos de
sencillez. Que no se pueda planificar el dia 24 al hacer la planificación no quita que
se pueda planificar unos dias despues que ya lo tendremos disponible en SIGO.
6.9. – ESTADISTICAS
Se pueden ver y hacer informes sobre la estadistica de los servicios. En
OPCIONES / ESTADISTICA.

GRAFICA DE SERVICIOS.
Se trata de una vista donde
podemos ver como se reparten todos
los servicios y situaciones en el mes
actual.

GRAFICA CRONOLOGICA.
En este tipo de grafica se puede ver una evolucion de los servicios que
configuremos. Solo es necesario indicar el perido y los codigos que queremos ir
visualizando.
6.10. – IMPORTAR DESDE OTRO CUADRANTE OG.11-14
En ocasiones puede ser necesario querer traspasar los datos de un Cuadrante a
otro, ya sea por actualizaciones, por problemas con el archivo u otras causas.
En OPCIONES / IMPORTAR DATOS DE UN CUADRANTE OG.11-14.

Seleccionaremos el Cuadrante anterior (no pueden


tener mismo nombre que actual), una vez analizado
podemos seleccionar los apartados que queremos importar
o seleccionaremos importar todos los datos.

A veces, por causasas de tener un cuadrante corrupto


no es posible el traspaso de todos los datos y para intentar
recuperarlo deberemos de hacer pruebas importando datos
selectivamente hasta que encontremos el apartado o mes
que nos de el fallo. Una vez encontrado el error ya
valoramos si podemos prescindir de esos datos.

Tambien se puede seleccionar un archivo de copia de seguridad ubicado en la


carpeta de “Seguridad Cuadrante”.

6.11. – COPIA DE SEGURIDAD


Cuadrante realiza copias de seguridad periodicamente. El usuario puede
configurar esa periocidad desde OPCIONES / OPCIONES DE COPIA DE SEGURIDAD.

Se puede definir cada cuantos guardados


normales se genera una copia de
seguridad, o cada cuantos dias y el
numero de archivos de copia de
seguridad que se almacenan en disco. Si
ponemos todo a cero no se generará
nunca el archivo de copia de seguridad.
Las copias de seguridad se almacenan en la carpeta SEGURIDAD CUADRANTE que se
ubicara en la carpeta donde tengamos nuestro Cuadrante.