Eficiencia Operacional

Proyecto final: Primer parte

Integrantes:

Santiago Berrazueta, 00125525

Emilio Morales 00125474

Daniel Vasquéz 001245105

Quito, 9 de abril del 2019

Introducción

SOBOC Grafic, fundada en 1993, es una empresa que se encarga del diseño e

imprenta de una amplia cantidad de productos tales como: revistas, libros, trípticos,

agendas, cajas, entre otros. Tiene como misión brindar la mejor calidad y servicios a sus

clientes. Con el conocimiento de las actividades de la empresa se realizó el levantamiento

de cuatro procesos que brindaron la información necesaria para la optimización de los

mismos. Lo que ayudará a la empresa a cumplir con su misión y objetivos de manera más

eficiente. Tras una observación a los diferentes procesos que se realizan en la empresa se

decidió estudiar los siguientes procesos: impresión, diseño, facturación y compras. Los

dos primeros corresponden a la cadena de valor, mientras que facturación y compras son

los procesos de soporte.

Objetivos:

Objetivos Generales:

· Proponer mejoras para los procesos de la imprenta SOBOC Grafic mediante

el uso de herramientas y sistemas tecnológicos..

Objetivos Específicos:

· Determinar las posibles causas de las ineficiencias dentro de los procesos

en estudio.

· Conocer a profundidad el funcionamiento de la empresa a través del

levantamiento de información.

· Entender la utilidad de los conocimientos adquiridos dentro del ambiente

industrial.

Marco Conceptual

Como mencionado anteriormente, se analizará el funcionamiento de la empresa SOBOC

Graphics en base a sus procesos, entendiendo así a profundidad el manejo de la empresa,

permitiendo visualizar posibles problemas existentes y tomar decisiones. De esa manera,

se realizarán diagramas de los procesos de interés.

Sin embargo, es importante analizar los procesos de manera ordenada, por lo que

inicialmente se realizará un diagrama de macroprocesos en base a la información

recolectada en la empresa. Como macroproceso, definimos un diagrama que permita

visualizar los procesos productivos, de soporte y los procesos estratégicos.

Después, se realizarán diagramas SIPOC (Suppliers, Inputs, Processes, Outputs,

Customers) para cada uno de los procesos de interés, entendiendo así los puntos claves de

los mismos donde podemos enfocarnos para tomar decisiones de mejora.

En tercer lugar, se realizarán digramas ICOM (Input, Constraints, Output, Materiales) de

cada uno de los procesos de interés. De esa manera, podremos entender a mayor

profundidad los factores involucrados en el proceso, tanto externos como internos,

logrando visualizar las dificultades para la toma de decisiones.

Siguiente, se analizará el enfoque estratégico de la empresa. En primer lugar a través de

los clientes, para entender la perspectiva de los mismos de la empresa. Se realizará una

entrevista a clientes corporativos, como clientes externos, para entender si la empresa

logra satisfacer sus expectativas y, si no, entender por qué no han sido satisfechas.

Segundo, se realizará entrevistas a clientes internos, para comprender de manera interna

las fortalezas y fallas de la empresa con sus empleados en base a sus procesos. En base a

esta información se establecerá un diagrama FODA (Fortalezas, Oportunidades,

Debilidades, Amenazas) para visualizar de manera clara las factores que se deben tener

en cuenta como ventajas y desventajas de la empresa para la toma de decisiones.

Finalmente, se detallará cada uno de los procesos de interés, visualizando todos sus

procedimientos y si los mismos agregan valor o no, con toma de tiempos para entender la

eficiencia de los procesos, permitiendo analizar si los mismos pueden ser corregidos o
mejorados para eliminar procedimientos que no agreguen valor, reducir tiempos y tomar

decisiones que permitan al proceso ser más eficiente. Con esta información se realizará

una cadena de valor, permitiendo analizar sus puntos claves que le permiten a la empresa

aventajarse a sus competidores.

Una vez realizados todos los diagramas, visualizada la información y analizados los

procesos y sus fortalezas y fallas, se procede a identificar los problemas más importantes

de cada uno de los procesos y su factibilidad de corrección en base al estado de los

mismos. De esa manera, la toma de decisiones de mejora será de fácil identificación para

ser implementados de manera inmediata.

Diagrama de macroprocesos

Se muestra a continuación el diagrama de macro procesos de la empresa Soboc Graphic.

Este diagrama nos permite observar todos los procesos de la organización tanto

productivos como el proceso de diseño, impresión y de distribución; como los procesos

estratégicos conformados por la gestión comercial, la gestión de comunicación, la gestión

de planificación estratégica y la gestión financiera. Además también permite identificar

los procesos de soporte como el proceso de mantenimiento, de recursos humanos, la

gestión de compras y la atención al cliente los cuales se realizan para que los procesos

productivos y estratégicos puedan ser llevados a cabo sin problemas.

 Imagen 1. Macro Procesos SOBOC Graphic

Como se mencionó antes, nos enfocaremos en 4 procesos para poder identificar mejoras.

El enfoque será en los dos procesos productivos el de diseño y el de impresión ya que

son los que más valor le agregan al producto y en los procesos de facturación y de

compras ya que estos tienen una relación directa con la eficiencia de la compañía tanto

para el servicio al cliente como para la operatividad.

SIPOC de los procesos

En este caso decidimos utilizar diagramas SIPOC para representar a cada uno de los

procesos de la empresa Soboc Graphic de una manera más macroscópica y que involucre

tanto a clientes internos como externos además de presentar todas las actividades llevadas
a cabo por los diferentes departamentos para cada uno de los procesos productivos de la

empresa y para los procesos de soporte de facturación y de compras.

1.Proceso de Diseño

2. Proceso de Impresión

3. Proceso de Compras

4. Proceso de Facturación
 ICOMS

Los ICOMS son diagramas que nos permite visualizar basado en lo que significan sus

iniciales I = inputs o entradas, C = constraints o restricciones, O = output o salidas, M =

materials, o materiales. Cada uno de los diagramas mostrados a continuación presentan

como los proceso de la empresa son influenciados por los factores mencionados

anteriormente. Este tipo de diagramas permiten plasmar el contexto en el que se

encuentran los procesos de la empresa. El diagrama nos da una visión un poco más

detallada de los procesos, lo suficiente para entender estos factores que afectan al

proceso. En cada uno de los procesos de la empresa analizados tienen diferentes factores

que los influencian, como por ejemplo el proceso de facturación como entradas del

proceso están: la orden de gerencia, y el detalle del pedido. Como restricciones se

encuentran, los requerimientos legales, las horas/hombre, formatos de libro contable. Los

materiales necesarios para este proceso son los formularios de impuesto, y el facturero.

Por último, las salidas de proceso son las facturas, declaraciones de impuestos, libros

contables. De esta manera se analizan los demas proceso de la empresa.

Proceso de facturación
Proceso de diseño
Proceso de impresión
 Proceso de compras

5. Enfoque estratégico

5.1. Autodiagnóstico de los clientes

Clientes corporativos

Por confidencialidad no se menciona a los clientes, para este diagnóstico se

entrevistó a dos clientes de la empresa Soboc Graphic. Ambos clientes coinciden en que

la calidad y los diseños que proporciona la empresa es bueno y están satisfechos con los

trípticos y flyers que entrega la empresa. Sin embargo, existen quejas, no severas, en la

los clientes no han recibido a tiempo los productos aunque no es extremo, es decir, que a

lo máximo se han demorado que es uno a 3 días. Este problema no es grave pero creemos
que está relacionado con los métodos de la empresa que son un poco retrogradas, es

decir no usan tecnologías que puedan facilitar la planificación de producción y

despachos. Por esta razón es que para la siguiente entrega se propondrá alguna forma de

reducir estas faltas por tiempo de entrega

Clientes internos

Los clientes internos están augustos, comprometidos con la visión de la empresa y

felices con la organización. Sin embargo, los clientes dicen que existe una falta de

comunicación entre los departamentos lo cual es crítico para poder ser eficientes.

También existen ciertas actividades que no agregan valor a la empresa y los trabajadores

deben igual hacerlos porque es la manera en la que la empresa quiere manejar los

procesos. Como por ejemplo, para realizar los trabajadores realizar una compra ellos

deben dirigirse a la caja chica para poder recibir el dinero, en vez, de tener un sistema que

automatice la aceptación de crédito, después de ser evaluado por el departamento de

finanzas. Existen varias quejas sobre estas actividades que no agregan valor y que no

hacen más que quitar tiempo y reducen la eficiencia que se pudieran resolver con sistema

informático el cual será propuesto más adelante.

5.2. Análisis FODA

6. Diagramación de los procesos actuales

Proceso de Impresión

El proceso de impresión inicia cuando al área de producción llegan dos órdenes

de producción simultáneamente una a prensa y otra a guillotina, mientras en la guillotina

se corta el papel al tamaño deseado, el prensista poncha las placas y prepara la impresora

para el trabajo, cuando el operario de la guillotina le entrega el papel cortado al prensista

este imprime muestras del diseño hasta que pase por el control de calidad, una vez

aprobado el control de calidad se procede a imprimir todo el trabajo, mientras se revisan

los niveles de tinta y se rellenan periódicamente. Después, se llevan todas las impresiones

nuevamente a la guillotina donde se cortan los bordes de las hojas y luego pasan a la
parte de acabado final donde se troquela algunas impresiones con la forma prevista hasta

que se apruebe un control de calidad y luego se procede a troquelar todo el trabajo. Para

terminar, las impresiones ya troqueladas se dejan en la mesa de doblado y pegado donde

se les da la forma necesaria para que luego se puedan empacar y sellar, poner código de

identificación y apilar en cajas. Su diagrama se muestra en el Anexo 1.

Análisis de actividades del proceso de impresión

Proceso de diseño

El proceso de diseño o preprensa comienza cuando el cliente llega a la empresa y

habla con el diseñador, exponiéndose todos los detalles que desea que el diseño contenga,

el diseñador da una revisión a lo que el cliente desea y le contesta si es posible lo que el

cliente desea, o no. Una vez arreglado como es el modelo del diseño, el cliente habla con

gerencia para acordar el precio. Se realiza todo el diseño del arte en la computadora y se

realiza una prueba de impresión, se envía al departamento de envíos el cual se encarga de

hacer llegar al cliente la muestra. Cuando el cliente aprueba la muestra de colores, el

encargado de diseño manda al CTP, la cual es una impresora de placas; cuando se

imprimen las 4 placas, si cliente ordenó trabajo de prensa, se envía al departamento de

producción, si no, se envía al cliente. Su diagrama se muestra en el Anexo 2.

Análisis de las actividades del proceso de diseño

Proceso de Facturación

El proceso de facturación inicia cuando recepción habla con el cliente y toma la

orden. El cliente posteriormente habla con gerencia donde se realiza una cotización y se

elabora una proforma. Tras realizar el trabajo de diseño e imprenta se elabora una nota de

entrega que es enviada al cliente; esta es clasificada como orden por cobrar hasta que se

realice el pago. Una vez realizado el pago se guarda el comprobante de ingreso y se sube

al sistema. Una vez al mes se pide el registro de copias contables donde se revisan,

imprimen las facturas y llenan un formulario en Excel detallando las ventas mensuales.

Además de esto, se realiza una declaración de impuestos a través del software DIM. En

donde se llena la declaración de retenciones en la fuente del impuesto a la renta

(formulario 103) y la declaración del impuesto al valor agregado (formulario 104). El

flujograma que permite visualizar este proceso se muestra en el Anexo 3.

Análisis de las actividades del proceso de facturación

Proceso de compras

El diagrama de flujo que muestra a detalle este proceso se encuentra en el Anexo

4. El proceso inicia revisando el nivel de inventario y se revisa si se trata de una compra

mayor o menor, se avisa a gerencia sobre la necesidad de la compra. Gerencia genera una

autorización para efectuar la compra. Después se dirige al departamento de contabilidad

para solicitar el desembolso, si se trata de una compra mayor contabilidad se encarga de

llamar al proveedor para solicitar la cantidad de materia prima requerida. Se pacta la

fecha de entrega y se recibe la mercadería. Se entrega la factura recibida a contabilidad.

Se genera la orden de pago y el cheque y se paga al proveedor. Si se trata de una compra

menor el contador debe ir a caja chica, revisar el monto necesario y desembolsar el monto

a la persona que solicita el material, debe mantener un registro del dinero que sale y entra

para luego cuadrar los informes financieros de la empresa además de registrar las facturas

y cuadrar con el dinero sobrante de la compra.

Análisis de las actividades del proceso de compras

6.2. Cadena de Valor de Soboc Graphic

La empresa SOBOC Graphic fundamenta su estrategia de negocios en alianzas

estratégicas con clientes. Su producción es constante y dentro de la cadena de suministro

participa como un proveedor de suministros de elementos publicitarios para empresas de

servicios o de manufacturas. La gestión comercial y de planificación estratégica son los

procesos más importantes de la compañía para que esta defina su dirección e identifique

las mejores prácticas de producción. En cuanto a la gestión comercial el fidelizar a los

clientes y conseguir nuevos acuerdos con empresas es el objetivo de los ejecutivos. Por

otro lado, la gestión de planificación estratégica busca ligar el volumen de los acuerdos

con los planes de producciòn semanal y las necesidades de materia prima.

SOBOC Graphic, se apalanca de las economías de escala para reducir costos de

producción. Los grandes volúmenes de producción que maneja la empresa permiten que

los costos del proceso de diseño sean acolchonados en las utilidades obtenidas de cada

producto terminado. El proceso de diseño se puede considerar como un servicio que

incrementa el valor del producto terminado para los clientes, y el proceso de impresión es

realizado de una manera rápida gracias a las impresoras de última tecnología. En base a

estas características, además de la gran diversidad de productos personalizables que

ofrece SOBOC, gira la ventaja competitiva del negocio que lo hace mantenerse

competitivo en el mercado actual. (Laudon, 2016)

Por otro lado está el proceso estratégico de finanzas, el cual comprende toda la

realización de presupuestos, manejo del capital de la empresa y los registros contables.

Este es un proceso que se realiza dependiendo en gran medida de la mano de obra y la

expertiz de un contador. Y los procesos de apoyo como recursos humanos y de

mantenimiento, son aquellos procesos que la empresa realiza para que su maquinaria y

mano de obra se encuentren en las condiciones y capacidades necesarias para funcionar

correctamente.

En el anexo x, se encuentra un Value Stream Map de la compañía que permite visualizar

cómo se va agregando valor a los productos durante los procesos productivos de SOBOC.

7. Problemas detectados en SOBOC Graphic

Basándose en 3 pilares, los objetivos de este estudio, las actividades que no

agregan valor y el diagnóstico de los clientes, se pudo determinar tres grandes problemas

de la compañía. El primero es que en el área de compras, se tienen muchos procesos

de negocio que podrían ser realizados de manera automática ya que además de no

agregan valor y utilizan mucho tiempo del contador de la compañía. Lo cual es una

ineficiencia causada debido a la naturaleza de la compañía y mantenida debido a la falta

de innovación en tecnología de la misma.

El segundo problema identificado es que la mayoría de procesos necesitan

aprobación de otros departamentos o que una orden física llegue hasta el departamento
para que empiece la producción, esto se podría evitar con la implementación de sistemas

tecnológicos e informáticos que disminuyan las brechas entre jerarquías para la toma de

decisiones y que faciliten la comunicación entre departamentos para que sea un flujo de

producción y de información más eficaz y efectivo.

La falta de documentación y de estandarización de los procesos...

Referencias:

Laudon, K. (2016). Sistemas de información Gerencial. Pearson.

Edgar Cobos. (2019). SOBOC Graphi

ANEXO:

Anexo 1: Flujograma proceso de impresión AS-IS

Anexo 2: Proceso de diseño AS-IS.
Anexo 3. Proceso de Facturación AS-IS

Anexo 4: Proceso de Compras AS-IS

ANEXO 5 VSM