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BACHARELADO Sistemas de Informação – EaD UAB/UFSCar

Fundamentos de Sistemas de Informação 1


Prof. Néocles Alves Pereira

Operacionalização de uma ferramenta ERP

1. Operacionalização de uma ferramenta ERP

1.1. Introdução
Este texto apresenta um tutorial de instalação e utilização da ferramenta ERP
desenvolvida pela empresa brasileira Microsiga, o Advanced Protheus versão 8 (AP8). Esta
ferramenta é um sistema de gestão empresarial que permite a automação dos procedimentos
administrativos de uma empresa seja ela industrial, comercial, de distribuição ou prestadora
de serviços. O AP8 foi desenvolvido em múltiplas camadas, sendo duas principais: Servidor de
Aplicação (AP8 Server) e Interface (AP8 Remote).

A camada AP8 Server é uma aplicação Windows 32 bits (Windows 98/NT/2000 e XP)
ou Linux que se encarrega do gerenciamento das conexões, da execução do código ADVPL
(linguagem de programação nativa do Sistema da Microsiga - Advanced Protheus Language) e
do acesso aos recursos de banco de dados. O AP8 Remote é a aplicação encarregada da
interface com o usuário, que se comunica com o Servidor de Aplicação para transmitir as
solicitações do usuário e receber as informações processadas pelo Servidor.

Nas próximas seções é apresentada uma introdução a este sistema, destacando, entre
outros aspectos, a integração de informações entre diversas áreas existentes nas empresas,
bem como exemplos de “melhores práticas” embutidas no sistema.

1.2. Instalando o Advanced Protheus – AP8


A seguir é descrito os passos necessários para a instalação do Advanced Protheus em
sistema operacional Windows, onde serão instalados o AP8 Server e AP8 Remote no mesmo
computador:

Passo 1:

Faça o download do arquivo compactado “mde.zip” através do link disponível no


ambiente coletivo da nossa disciplina. Um alternativa é por meio do link
www.dep.ufscar.br/arquivos/protheus/mde.zip, conforme apresenta a figura 1.1. Ao acessar
esse link será exibida uma tela para confirmação do download. Nesta tela clique com o mouse

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no botão “Salvar”. Dependendo da taxa de transmissão, este procedimento pode durar algo
em torno de 10 minutos ou até aproximadamente 2 horas.

Figura 1.1. Download do arquivo “mde.zip”.

Passo 2:

Após o passo 1 será exibida a janela “Salvar Como” conforme figura 1.2. Nesta janela
vamos escolher o local para salvar o arquivo “mde.zip”. O local padrão será a unidade raiz C:,
ou seja, selecione a unidade “Disco local (C:)” clicando com o mouse na caixa marcada em
vermelho na figura 1.2. Depois aguarde até o download terminar.

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Figura 1.2. Caixa de diálogo “Salvar Como”.

Passo 3:

Quando o download terminar será exibido a tela de download concluído, figura 1.3.
Nesta tela clique com o mouse no botão “Abrir pasta”, ou “Open folder” no caso da figura.

Figura 1.3. Tela “Download concluído”.

Após esse procedimento o programa “windows explorer” será aberto listando o


conteúdo da unidade C:, que foi onde salvamos o arquivo mde.zip. Agora, entre os arquivos

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listados localize o arquivo mde.zip e clique com o botão direito do mouse sobre o arquivo, ou
seja, o curso do mouse deve estar posicionado sobre o arquivo mde.zip. Esta ação possibilitará
acessar rapidamente o programa Winzip, ou outro programa de descompactação de arquivo
que você utilize, conforme é apresentado na figura 1.4. Dentre as opções apresentadas no
menu do programa Winzip, escolha a opção “extrair aqui” ou “extract to here”, conforme
demonstra a figura 1.4.

Estes passos realizam a cópia dos arquivos do AP8 em seu computador na pasta
“C:\MDE\”. Aguarde enquanto o Winzip descompacta esses arquivos.

Clique com o botão direito do


mouse para abrir esta janela

Figura 1.4. Localizando o arquivo mde.zip com o Windows Explorer.

Passo 4:

Após a descompactação do AP8 vamos criar dois atalhos na área de trabalho do


Windows para facilitar o seu acesso ao ERP. Esses atalhos serão um para o AP8 Server e outro
para o AP8 Remote.

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Para criar esses atalhos localize no Windows Explorer a pasta MDE criada após a
descompactação e dê um duplo clique com o mouse sobre a pasta. Navegue entre as sub-
pastas da pasta MDE até o caminho “C:\MDE\MSA\Aula_05\”, neste caminho se encontra os
dois atalhos que precisamos para acessar o ERP.

Selecione os dois arquivos denominados de Remote e Server, conforme a figura 1.5.


Depois clique com o botão direito do mouse sobre os arquivos selecionados e na janela
suspensa que abrir escolha a opção “enviar para” e clique no item “Desktop (criar atalho)”,
como demonstra a figura.

Esses passos criarão os dois atalhos que utilizaremos para acessar o AP8, e veremos
como utiliza-los na próxima seção.

Figura 1.5. Criando atalhos na área de trabalho do Windows para o AP8.

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1.3. Utilizando o Advanced Protheus – AP8


Nesta seção é realizada uma introdução a utilização da ferramenta Advanced Protheus.
Será detalhado, com o auxílio de exemplos, sobre as operações básicas existentes na
ferramenta AP8, com objetivo de fornecer a você aluno as noções necessárias para a utilização
do sistema.

1.3.1. Iniciando o AP8


Para começarmos a utilizar a ferramenta AP8, primeiramente temos que iniciar o
servidor de aplicação e depois executar o programa de interface remota.
 Para isto, dê um duplo clique com o mouse no ícone AP8 Server localizado na área de
trabalho do Windows.
A janela do servidor de aplicação será aberta, conforme mostra a figura 1.6. O
importante é aparecer a mensagem “Server started”.
Esta janela não deve ser fechada enquanto estiver trabalhando com a ferramenta AP8.
Ao final do trabalho há um procedimento correto para fechá-la, o qual será apresentado mais
a frente.

Figura 1.6. Janela do servidor de aplicação.

 Para iniciar o programa de interface do AP8, minimize a janela do AP8 Server e dê um


duplo clique com o mouse no ícone AP8 Remote.

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A janela “Seja Bem-vindo” será apresentada conforme a figura 1.7. Nesta janela será
informado o usuário e a senha de acesso ao sistema. O nome de usuário que vamos utilizar é
“supervisor” e a senha é “erp” em minúsculo. Antes de digitar qualquer coisa, avance um
pouco mais.

Figura 1.7. Janela de abertura do Advanced Protheus 8.

No AP8 não é preciso digitar o nome do usuário, basta informar a senha de acesso que
o sistema localiza o usuário correspondente. Assim, digite no campo “senha” a palavra “erp”,
minúsculo, tecle ENTER e depois clique no botão “Entrar”.
Após confirmar o usuário e a senha, alguns parâmetros iniciais serão solicitados, como
a data base que o sistema irá operar e a escolha da empresa que estará ativa, conforme é
apresentado na figura 1.8. Antes de continuar, observe esta figura e leia a seguir.

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Figura 1.8. Parâmetros iniciais do sistema.

Nesta janela, mostrada na figura 1.8, marque a opção “Utilizar as informações acima
em todas as sessões”, para evitar que o sistema fique sempre solicitando a data base a cada
operação realizada. Depois confirme com um clique no botão “Confirmar”.

1.3.2. Conhecendo o AP8


A janela principal da ferramenta AP8, apresentada na figura 1.9, é composta por um
menu principal pelo qual temos acesso a todas as operações disponíveis na ferramenta AP8.
Neste menu temos as opções:
• Atualizações: apresenta submenus com grupos de opções para atualização de
cadastro e movimentos.
• Consultas: apresenta submenus com grupos de opções de consultas para a
maioria dos cadastros do sistema.
• Relatórios: apresenta opções de relatórios.
• Business Intelligence: fornece uma ferramenta de BI integrada com o ERP.

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• Web-Services: processo de cotação de compras via Web (e-procuremment).


• Miscelânea: apresenta submenus com grupos de opções para tratamento de
tabelas, ferramentas diversas, contabilização e limpeza periódicas das tabelas.
• Favoritos: lista de operações favoritas.
• Últimas operações: lista as últimas operações realizadas.
• Ajuda: apresenta documentos de ajuda.

Figura 1.9. Janela principal do AP8 Remote.

1.3.3. Menu Atualizações


Clicando no menu atualizações temos acesso aos submenus para realização de
cadastros e movimentações relacionadas as operações de Compras, P.C.P., Produção,
Faturamento, Financeiro, etc. Com a seleção dos submenus são apresentadas algumas opções
e as funções dessas opções podem variar de acordo com a seleção.
Por exemplo, selecione o submenu “Custos e Preços” do menu atualizações e clique no
submenu “Produtos”. Será apresentada a tela de atualização ou cadastro de produto, como
mostra a figura 1.10.

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Nas telas de cadastro, como é o caso da figura 1.10, as opções executam tarefas
genéricas de operações como pesquisa, visualização, inclusão, alteração e exclusão.

Figura 1.10. Tela de atualização de produtos.

Essas opções são posicionadas na janela principal sempre na parte inferior. As funções
realizadas por essas opções básicas são:
• A opção “pesquisar” possibilita selecionar rapidamente um registro.
• Através da opção “visualizar” é possível verificar um registro sem realizar qualquer
alteração em seus dados.
• A opção incluir é utilizada para realizar as inclusões de registros.
• A opção alterar permite abrir o registro selecionado e modificar seus dados.
• A opção excluir permite a exclusão de registros desde que estes não estejam
vinculados a qualquer movimentação, como por exemplo, excluir um produto que
possui pedido de venda.

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Para compreender melhor as funcionalidades relacionadas às telas de atualização,


execute as seguintes ações:
• Na tela de atualização de produtos clique na opção “pesquisar”. Será exibida a
janela “Pesquisa” apresentada na figura 1.11.

Figura 1.11. Janela de Pesquisa.

• No primeiro campo da janela Pesquisa você escolhe por qual informação deseja
realizar a busca. O segundo campo é utilizado para informar o valor que se deseja
pesquisar. Faça como na figura 1.11, escolha pesquisa por “código”, digite como
valor para busca a palavra “CHAVEIRO” em letra maiúscula e clique no botão “OK”.
O registro cujo código do produto é CHAVEIRO será selecionado.
• Depois de selecionado o registro, clique na opção “alterar”. Será exibida a janela
com todos os detalhes referente ao registro selecionado, possibilitando a
alteração de seus dados, conforme mostra a figura 1.12. Nesta janela os dados
relacionados ao registro são separados em grupos de informação por meio de
guias, tais como as guias “Cadastrais”, “Impostos”, “Mrp/Pcp”, etc.
• Nesta janela observe que alguns campos possuem seus respectivos títulos com
cores em azul, como código, descrição, tipo, etc. Esses campos são de
preenchimento obrigatório, ou seja, sem o preenchimento desses campos com o
valor adequado não será possível confirmar uma operação de alteração ou
inclusão. Com a tecla ENTER você pode navegar entre os campos do registro em
edição, dessa forma, pressione ENTER até o campo “Grupo” ficar selecionado.

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Guias com detalhes adicionais
sobre o registro

Figura 1.12. Janela de alteração/inclusão de Produtos.

• Vários campos possuem um botão no formato de lupa que permite o acesso a uma
tabela relacionada com o campo. Esta tabela evita o preenchimento manual de
muitas rotinas. Para acessar a tabela relacionada com o campo “Grupo” clique na
lupa localizada neste campo ou pressione a tecla F3. A janela de “Consulta padrão”
será apresentada como na figura 1.13.

Figura 1.13. Janela de consulta padrão “Grupo de Produto”.

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• Na janela de consulta “Grupo de Produto” selecione o registro de código “0007” e


clique no botão “OK” localizado na parte inferior da janela.
• Caso haja dúvidas referentes ao preenchimento de um campo, elas podem ser
solucionadas utilizando o help online do mesmo, para tal utilize a tecla F1 que
mostrará o nome e a descrição do campo.
• Retornando a janela de “Alteração de Produto”, observe que o valor do campo
“Grupo” do produto “CHAVEIRO” foi alterado para “0007”. Observe também que
na parte superior desta janela está disponível uma barra de ferramentas com
botões. Da esquerda para direita, os botões permitem copiar, recortar e colar um
valor do campo selecionado, carregar a ferramenta calculadora e agenda do
sistema, executar o gerenciador de impressão e help do sistema, e os botões “OK”
e “Cancelar” para confirmar ou abortar as alterações realizadas no registro.
• Pressione o botão “OK” da barra de ferramentas para confirmar a alteração
realizada no produto “CHAVEIRO”.
• Após confirmar a alteração do registro, o sistema retorna para a tela de
atualização de produtos que apresenta a tabela com todos os registros de
produtos cadastrados (figura 1.11). Nesta tela, clique na opção sair para retornar
ao menu principal do sistema.

1.3.4. Menu Consultas


As consultas são pesquisas que consistem na visualização de dados na tela. No AP8 o
usuário pode optar por realizar uma pesquisa genérica ou especifica, selecionando a opção
desejada pelos submenus do menu Consultas.
A consulta genérica consiste em checar nos arquivos utilizados pelo sistema a
existência de determinados registros por meio da utilização de filtros e campos definidos pelo
usuário para realização da pesquisa. Para acessá-la clique no menu “Consultas” e no submenu
“Genéricos”. Será apresentada a janela (figura 1.14) para escolha da tabela.

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Figura 1.14. Seleção de arquivos para consulta genérica.

Na janela de seleção apresentada digite no campo “Pesquisar” a palavra “SG1” e


pressione a tecla ENTER. O arquivo referente à estrutura de produtos será selecionado. Para
abrir os registros armazenados por este arquivo clique no botão “OK”. A janela de consulta
apresentada na figura 1.15 será carregada.

Arquivo selecionado

Figura 1.15. Janela de consulta genérica.

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Na parte inferior da janela de consulta (figura 1.15) visualizamos as seguintes opções:


• Arquivo: permite selecionar vários arquivos para consulta, a medida que forem
selecionados será criada um nova ficha na parte inferior da janela consulta. Para
visualizar os registros armazenados pelo arquivo selecionado basta clicar na opção
correspondente;
• Pesquisa: permite localizar rapidamente um registro em um arquivo como já foi
visto na tela atualização de produto;
• Filtro: permite ao usuário definir critérios para consulta restringido os dados que
devem ser apresentados na janela de consulta;
• Dicionário: permite ao usuário escolher quais campos devem ser apresentados na
janela consulta e qual a ordem de apresentação;
• Impressão: permite ao usuário imprimir os dados da consulta;
• Visualizar: permite ao usuário consultar os detalhes de cada registro;

Para exemplificar o uso da janela consulta genérica vamos criar um filtro para mostrar
os produtos cuja estrutura é composta pelo componente “Rebite”:
• Na janela de consulta clique na opção filtro. Será apresentada a janela para
definição de filtros para pesquisa, conforme figura 1.16.
• Selecione no item “Campos” a opção “Componente”, no item “Operadores” a
opção “Igual a” e no item “Expressão” digite a palavra “REBITE”.
• Clique no botão “Adiciona” e depois no botão “OK”.
• Observe que será apresentado na janela consulta apenas o produto de código
“CORPO”.
• Retorne a janela principal do AP8 clicando no botão “Sair” da janela “Consulta”.

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Figura 1.16. Janela para definição de filtro para pesquisa.

1.3.5. Menu Relatórios


O menu relatórios oferece relatórios padronizados das opções de cadastros e
movimentações do sistema. A partir dos relatórios propostos o usuário poderá definir critérios
para apresentação dos dados. A janela de impressão, apresentada na figura 1.17 é divida nas
seguintes opções:
• Ordem: permite definir as formas de visualização dos dados no relatório.
• Impressão: é possível definir o modo e o formato de impressão.
• Dicionário: permite ao usuário definir quais campos devem ser apresentada em
alguns relatórios e em que ordem. Esta opção não esta disponível para todos os
relatórios do sistema, normalmente é apresentada em relatórios referentes a
cadastros.
• Filtros: Permite ao usuário definir critérios para o relatório, restringindo os dados
que devem ser impressos. Esta opção não esta presente em todos os relatórios.
• Opcionais: é possível armazenar em disco as configurações realizadas para a
geração do relatório e recuperá-las sempre que necessário.

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Figura 1.17. Janela de impressão de relatório.

1.3.6. Menu Miscelânea


O menu miscelânea apresenta os utilitários do sistema, tais como limpeza de arquivos
de movimentação, integração com o pacote Microsoft Office, alteração de senhas,
configuração de temas e procedimentos de backup.
Uma prática importante que deve ser adotada quando estiver trabalhando com a
ferramenta AP8, principalmente quando estiverem fazendo os exercícios da disciplina, é
executar a cópia de segurança das modificações que realizamos na base de dados do AP8.
Os passos necessários para se salvar a base de dados são:
• Clique no menu “Miscelânea” e depois no submenu “Backup”. Será apresentada a
janela para realização da cópia conforme a figura 1.18.
• Nesta janela informe o local da pasta onde deseja armazenar a cópia de segurança.
Como exemplo o caminho C:\MDE\MSA\Aula_05\ERP811\MP_Data\Data_Bak\.
• Clique no botão “OK” e aguarde enquanto os arquivos são salvos.

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Figura 1.18. Backup da base de dados do AP8.

Figura 1.19. Janela de restauração da base de dados salva anteriormente.

Os passos necessários para se restaurar a base de dados salva são:


• Clique no menu “Miscelânea” e depois no submenu “Restaura Backup”. Será
apresentada a janela de restauração da base de dados conforme a figura 1.19.
• Nesta janela informe a pasta onde está localizada a cópia de segurança da base de
dados. No nosso exemplo seria o caminho:
C:\MDE\MSA\Aula_05\ERP811\MP_Data\Data_Bak\.
• Clique no botão “OK” e aguarde enquanto os arquivos são restaurados.

Vamos aproveitar para comentar algo a mais, misturando o seu conhecimento com
outras ferramentas, ou seja, vamos combinar o uso de três ferramentas:

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o AP8 – considere que foi feito um backup conforme explicado anteriormente, a


cópia de segurança vai ficar no caminho default:
C:\MDE\MSA\Aula_05\ERP811\MP_Data\Data_Bak\.;
o Windows Explorer: é aquela ferramenta do Windows que permite você gerenciar
os arquivos que tem no ambiente Windows (veja a figura 1.20); estamos
admitindo que você saiba trabalhar com o Windows Explorer;
o Um programa compactador, como, por exemplo, o Winzip; estamos admitindo
que você saiba trabalhar com o Winzip.

Figura 1.20. Localizando a pasta de backup com o Windows Explorer.

Caso você não saiba trabalhar com o Windows Explorer ou com o Winzip,
recomendamos fortemente que aprenda, pois são ferramentas importantes e seria muito bom
que você as conheça. Se for este o caso, não fique nervoso, ok? Estaremos ajudando no
sentido de dar algumas dicas para quem não souber trabalhar com estas ferramentas.

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Então, vamos lá. Supondo que conheça estas ferramentas, você concorda que é
possível entrar, pelo Windows Explorer, na pasta onde foi salva a cópia de segurança, certo?
Estando na pasta, como apresentado na figura 1.20, você irá verificar que a cópia de segurança
na verdade corresponde a um conjunto grande de arquivos. Você pode selecionar todos estes
arquivos (dica: estando dentro da pasta, use a combinação de teclas Ctrl + A) e então
compactar tudo o que foi selecionado como apresentado na figura 1.21. Clicando com o botão
direito do mouse com o curso posicionado sobre os arquivos selecionados é possível acessar
rapidamente o programa Winzip e escolher a opção “adicionar para Data_Bak.zip”.

Ctrl+A p/ selecionar tudo

Clique com o botão direito do


mouse para abrir esta janela

Figura 1.21. Localizando a pasta de backup com o Windows Explorer.

Será criado um arquivo ZIP, certo? Você pode inclusive mudar o nome deste arquivo
colocando, por exemplo, o seu nome, verdade?
Observe que é possível você:
i. Enviar este arquivo como anexo a um e-mail,
ii. Gravar em um disquete,

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iii. Gravar em um pen drive,


iv. Enviar para o Moodle, etc.
Atenção: então, podemos ter uma tarefa onde você pode nos enviar um arquivo ZIP
(ou de outro compactador), na qual você faz alguma coisa no AP8, salva e nos envia, ok?
Agora, vamos imaginar uma situação no sentido contrário, ou seja, suponha que nós
enviamos a você um arquivo ZIP e que precisaria colocar o seu conteúdo no local default onde
o AP8 grava a cópia de segurança, ou seja,
C:\MDE\MSA\Aula_05\ERP811\MP_Data\Data_Bak\.
Você precisaria, antes de qualquer coisa, ir nesta pasta e apagar tudo que
eventualmente esteja lá.
Cuidado para não perder nenhum trabalho, ou seja, qualquer dúvida salve o conteúdo,
fazendo, por exemplo, um outro arquivo ZIP e salve em outro lugar.
Vamos voltar ao ZIP que nós lhe enviamos. Salve este ZIP na pasta Data_bak, que
agora está vazia, certo? Descompacte este arquivo e surgirá dentro da pasta Data_bak aquele
conjunto grande de arquivo que compõe a base de dados do AP8, conforme a figura 1.22
apresenta.

Arquivo salvo na
pasta Data_Bak

Clique com o botão direito do


mouse para abrir esta janela
e selecione “Extrair aqui..”

Figura 1.22. Descompactando o arquivo ZIP na pasta Data_Bak.

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Com isto você aprendeu como nos enviar uma base de dados do AP8 que você esteja
trabalhando, bem como receber uma base de dados de outra pessoa e abri-la para dar
continuidade, certo?

1.4. Finalizando a Ferramenta AP8


Para finalizar a ferramenta Advanced Protheus AP8 é necessário encerrar a aplicação
de interface remota do sistema o AP8 Remote e depois encerrar o servidor de aplicação AP8
Server. Para realizar essa operação execute as seguintes etapas:
• Certifique-se que realizou a cópia de segurança da base de dados.
• Retorne a janela principal do AP8 Remote e clique no menu “Atualizações” e
escolha a opção “Sair” do menu principal.
• Será apresentada a janela de encerramento da ferramenta, clique no botão
“finalizar”. Isto encerra a interface remota do AP8.
• Clique no servidor de aplicação AP8 Server que está minimizado na barra de
tarefas do Windows.
• Pressione a tecla CTRL, mantenha-a pressionada e pressione a tecla PAUSE.
• Digite SIM em letra maiúscula e pressione a tecla ENTER.

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