UNIDAD DIDÁCTICA 1

EL DOCUMENTO
ADMINISTRATIVO
REDACCIÓN DE TEXTOS ADMINISTRATIVOS

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Docente: Susana Navarro Charco
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TABLA DE CONTENIDOS

1. INTRODUCCIÓN ..................................................................................................... 3
2. EL DOCUMENTO ADMINISTRATIVO: DEFINICIÓN ................................................... 3
2.1. EL DOCUMENTO ............................................................................................................. 3
2.2. EL DOCUMENTO ADMINISTRATIVO. ............................................................................... 4
3. FUNCIONES DEL DOCUMENTO ADMINISTRATIVO .................................................. 4
4. CARACTERÍSTICAS DEL DOCUMENTO ADMINISTRATIVO ........................................ 5
3.1. CARACTERÍSTICAS INTERNAS .......................................................................................... 5
3.2. CARACTERÍSTICAS EXTERNAS .......................................................................................... 6
5. CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS. ................................... 7

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1. INTRODUCCIÓN

La comunicación escrita es la principal vía, aunque no la única, que conecta a la

ciudadanía con la Administración. Esto no quiere decir que la atención presencial, la
comunicación telefónica o por medios electrónicos no sea importante, pero es por
medio de la comunicación escrita por donde se transmiten los actos administrativos:
autorizaciones, resoluciones, sanciones, etc. Por ello resulta necesario, y es objeto de
este curso, estudiar con detenimiento los diferentes tipos de documentos
administrativos, su estructura, así como técnicas de redacción a emplear para
convertirlos en documentos eficaces que cumplan con el fin último que es llegar al
ciudadano y que éste comprenda su contenido.

Sin embargo, la aplicación de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento

Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y la Ley 40/2015, de 1 de
octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, vigentes desde el 2 de octubre de 2016,
suponen un cambio en la forma de presentación de los documentos, pues abren las
puertas a la utilización de medios electrónicos y telemáticos en el proceso. Por ello, y
por su importancia, dedicaremos un apartado de este curso a tratar los temas
principales de estas leyes relativos a la presentación y custodia de documentos.

2. EL DOCUMENTO ADMINISTRATIVO: DEFINICIÓN

2.1. EL DOCUMENTO
De forma general, podemos definir el documento como:
“Toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica,
sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los
soportes informáticos”1.

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Diccionario de Terminología Archivística, 1995 (2ª ed.)

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2.2. EL DOCUMENTO ADMINISTRATIVO.

Podemos definir el DOCUMENTO ADMINISTRATIVO como:

“Todo soporte que contiene y en el que se materializan los distintos actos de la
Administración Pública, la forma externa de dichos actos 2”.
Se entiende por acto administrativo toda manifestación de una Administración Pública
en el ejercicio de una potestad administrativa diferente de la potestad reglamentaria. El
acto administrativo es la declaración (expresa o tácita) de una Administración pública
en aplicación del derecho.

3. FUNCIONES DEL DOCUMENTO ADMINISTRATIVO

Son dos las funciones primordiales que cumplen los documentos administrativos:

 FUNCIÓN DE CONSTANCIA: El documento asegura la pervivencia de las

actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material. Se garantiza
así la conservación de los actos y la posibilidad de demostrar su existencia, sus
efectos y sus posibles errores o vicios, así como el derecho de los ciudadanos a
acceder a los mismos.
 FUNCIÓN DE COMUNICACIÓN: Los documentos administrativos sirven como
medio de comunicación de los actos de la Administración. Dicha comunicación
es:
 Interna: Entre las unidades que componen la organización administrativa
 Externa: de la Administración con los ciudadanos y con otras organizaciones.

2
Manual de documentos administrativos (MAP).

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4. CARACTERÍSTICAS DEL DOCUMENTO ADMINISTRATIVO

Un documento calificado como administrativo reúne una serie de características

internas y externas, que pasamos a describir a continuación:

A) CLASE
CARACTERÍSTICAS
INTERNAS
B) SOPORTE

A) EMISIÓN

CARACTERÍSTICAS
B) EFECTOS
EXTERNAS

C) VALIDEZ Y
FORMALIZACIÓN
3.1. CARACTERÍSTICAS INTERNAS

A) CLASE: Según el método empleado para transmitir la información, los documentos pueden
ser:

 Textuales: Cuando ofrecen su información mediante texto escrito. Son los más
abundantes en los archivos.
 Gráficos: Cuando la información está representada mediante formas y colores (planos,
mapas, dibujos, gráficas...)
 Audiovisuales: La información se transmite a través de imágenes y/o sonidos
(diapositivas, fotografías, películas, vídeos, grabaciones).
 Informáticos: cuando la información se transmite a través de la tecnología informática.

B) SOPORTE: Dependiendo de la forma de presentar la información. Además del documento

impreso, con las nuevas tecnologías han aparecido nuevos soportes documentales que
requieren una codificación diferente de la escritura.

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3.2. CARACTERÍSTICAS EXTERNAS

A) EMISIÓN: En un documento administrativo, el emisor debe ser un órgano administrativo que

actúe en el ejercicio de sus funciones. Los documentos que emiten los ciudadanos no pueden
considerarse administrativos porque no tienen carácter oficial, aunque vayan dirigidos a la
Administración.
B) EFECTOS: Los documentos administrativos producen efectos jurídicos o simplemente
informativos frente a terceros o en la propia organización administrativa. De ahí que
documentos como anotaciones manuscritas, índices o extractos no puedan considerarse
documentos administrativos, pues no están destinados a ofrecer efecto alguno.
C) VALIDEZ Y FORMALIZACIÓN: Para que su emisión sea válida, el documento administrativo
ha de cumplir con una serie de requisitos, derivados de las normas reguladoras de la actividad
administrativa:

 Que el órgano que actúa tenga competencia para ello.

 Que se adecúe al ordenamiento jurídico.
 La formalización, es decir, la acreditación mediante firma manuscrita, si el documento
es en soporte papel, o mediante símbolos o códigos, en el caso de documentos
electrónicos (firma electrónica), que garanticen la autenticidad del órgano emisor.

El Art. 3 del Real Decreto 1465/1999 de 17 de septiembre, por el que se establecen criterios de
imagen institucional y se regula la producción documental y el material impreso de la AGE,
establece que:

“Todo documento que contenga actos administrativos, incluidos los de mero trámite, debe
estar formalizado”.

“Se entiende por formalización la acreditación de la autenticidad del órgano emisor,

manifestada mediante firma manuscrita o por símbolos o códigos que garanticen la
autenticidad mediante la utilización de técnicas o medios electrónicos, informáticos o
telemáticos…”

“En los restantes documentos, especialmente aquellos de contenido informativo, no se

exigirá formalización, siendo suficiente con la constancia del órgano autor del
correspondiente documento”.

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5. CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS.

Todo documento administrativo contiene una declaración, una función a la que cada
texto responde en la actividad administrativa. Existen diferentes criterios de
clasificación, propuestos en diversos trabajos sobre redacción de documentos de la
Administración. Una de estas clasificaciones establece cuatro tipos de documentos,
dependiendo de su contenido.
En las Unidades Didácticas siguientes desarrollaremos los aspectos formales y de
redacción de cada uno de estos documentos, que se muestran en el siguiente esquema:

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ESTRUCTURA DEL
DOCUMENTO
ADMINISTRATIVO
REDACCIÓN DE DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVOS

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Docente: Susana Navarro Charco
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TABLA DE CONTENIDOS

1. ESTRUCTURA GENERAL DEL DOCUMENTO ADMINISTRATIVO ................................ 3

1.1. ENCABEZAMIENTO. ................................................................................................... 3
2.1. CUERPO ..................................................................................................................... 5
3.1. PIE ............................................................................................................................. 5

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1. ESTRUCTURA GENERAL DEL DOCUMENTO ADMINISTRATIVO

Actualmente no existe una norma por parte de la AGE que establezca la forma y
estructura que deben tener cada uno de los documentos administrativos, aunque la
mayoría de documentos siguen una estructura homogénea.
El documento administrativo se divide en tres partes:
1.1. ENCABEZAMIENTO
2.1. CUERPO
3.1. PIE

1.1. ENCABEZAMIENTO.
Es la parte superior del documento, que recoge la información básica. El RD1465/1999,
del que ya hemos hablado en la Unidad 1, y que recoge que todos los documentos deben
estar formalizados, establece en su Artículo 4 las siguientes pautas, relativas al
encabezamiento de los documentos administrativos:
1. En todos los documentos que contengan actos administrativos, incluidos los de mero
trámite, cuyos destinatarios sean los ciudadanos, debe figurar un encabezamiento en el
que consten, al menos, los siguientes datos:
a) El TÍTULO del documento.
b) El NÚMERO o CLAVE asignado para la identificación del expediente en el que se
integra el documento, con el objeto de facilitar al ciudadano su mención en las
comunicaciones que dirija la Administración.

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Las partes en las que se divide el ENCABEZAMIENTO son las siguientes:

 Cabecera impresa:

Es la franja superior del documento donde aparecen el escudo o logotipo (imagen

corporativa) del emisor. Cada Administración tiene unas normas de imagen corporativa.
La Diputación de Almería dispone de una serie de Manuales de imagen corporativa, los
cuales puedes consultar en los siguientes enlaces:
http://www.dipalme.org/Servicios/Informacion/Informacion.nsf/referencia/Diputacio
n+Provincial+de+Almeria+Diputacion+DP-LOGOTIPOS

 Título:

Es el resumen del documento. Obligatorio en documentos que contengan actos

administrativos, cuyos destinatarios sean los ciudadanos. Expresará con claridad y
precisión el tipo de documento y su contenido esencial, y en su caso, el procedimiento
en el que se inserta.
Debe situarse en un lugar visible y destacado del resto del texto con mayúsculas o
negritas.

 Datos identificativos del documento:

Esta parte es opcional y puede variar. Recoge la información para la identificación del
documento y para su gestión (registro, archivo…). Incluirá todos o algunos de los
siguientes apartados:

 Referencia: Es un número o clave asignada por cada dependencia para la

identificación del documento, para el control interno.
 Asunto: Resumen muy breve del objeto de la comunicación.
 Identificación del/los interesados en el procedimiento.
 Fecha de inicio del procedimiento

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 Destinatario:

Persona a la que se dirige el documento. El RD 1465/2009 establece que:

- Si el destinatario es externo a la Administración, aparecerá el nombre, apellidos,
dirección y código postal.
- Si el destinatario es oficial (interno) y el documento se envíe por correo, figurarán
además el cargo y la unidad administrativa a la que pertenece.

2.1. CUERPO:
Es la parte en la que se redacta el contenido del documento. De extensión variable. Si el
documento es demasiado extenso y fuese conveniente, se utilizarán subtítulos para
dividir el contenido del documento, destacándolos del resto del texto mediante negritas
o mayúsculas.

3.1. PIE:
Es la parte final del documento, en la que se consignarán el lugar y fecha del documento,
si no se han expresado en el encabezamiento, así como la firma y el cargo de la persona
que formaliza el documento.

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Con la aparición de la firma electrónica, esta parte de los documentos se ha visto

modificada, apareciendo unos códigos de barra en la parte inferior.

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A modo de resumen, a continuación puedes ver un esquema de la estructura de un

documento administrativo tipo:

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TIPOS DE DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVOS
REDACCIÓN DE TEXTOS ADMINISTRATIVOS

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Docente: Susana Navarro Charco
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TABLA DE CONTENIDOS

1. INTRODUCCIÓN................................................................................................................. 3
2. DOCUMENTOS DE DECISIÓN ............................................................................................. 3
2.1. EL ACUERDO. .................................................................................................................4
2.1.1. ESTRUCTURA: .............................................................................................................4
2.2. LA RESOLUCIÓN. ............................................................................................................5
2.2.1. ESTRUCTURA..............................................................................................................6
3. DOCUMENTOS DE TRANSMISIÓN. ................................................................................... 14
3.1. LA NOTIFICACIÓN: ....................................................................................................... 14
3.2. LA PUBLICACIÓN: ......................................................................................................... 16
3.3. EL OFICIO: .................................................................................................................... 17
3.3.1. ESTRUCTURA: ........................................................................................................... 17
3.4. LA NOTA INTERIOR. ..................................................................................................... 19
3.5. LA CARTA: .................................................................................................................... 20
3.5.1. ESTRUCTURA: ........................................................................................................... 20
4. DOCUMENTOS DE CONSTANCIA. ..................................................................................... 22
4.1. EL ACTA: ...................................................................................................................... 22
4.1.1. ESTRUCTURA: ........................................................................................................... 24
4.2. LA DILIGENCIA: ............................................................................................................ 25
4.2.1. ESTRUCTURA: ........................................................................................................... 26
4.3. EL CERTIFICADO: .......................................................................................................... 26
4.3.1. ESTRUCTURA: ........................................................................................................... 26
5. DOCUMENTOS DE JUICIO. ............................................................................................... 27
5.1. EL INFORME: ................................................................................................................ 28
5.1.1. CLASIFICACIÓN: ........................................................................................................ 28
5.1.2. ESTRUCTURA: ........................................................................................................... 29
5.2. LA PROPUESTA: ........................................................................................................... 30

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1. INTRODUCCIÓN

En la Unidad 2 hemos visto la estructura general de un documento administrativo. En

esta Unidad veremos que, dependiendo del tipo de documento que vayamos a redactar,
el contenido de cada uno de los documentos varía, por lo que vamos a estudiar
detenidamente los aspectos básicos que debe contener cada uno de estos documentos,
que estudiábamos a modo de esquema en la Unidad 1.
Analizaremos:
 DOCUMENTOS DE DECISIÓN
 DOCUMENTOS DE TRANSMISIÓN
 DOCUMENTOS DE CONSTANCIA
 DOCUMENTOS DE JUICIO

2. DOCUMENTOS DE DECISIÓN

 Dependiendo del momento del

procedimiento en el que se dicte el
acto.
 Tienen efectos y funciones diferentes.

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2.1. EL ACUERDO.

Es el documento que recoge las decisiones del órgano competente sobre la iniciación
del procedimiento y las cuestiones que se suscitan en su tramitación. Tiene carácter
previo a la resolución.
CLASES DE ACUERDOS
 Acumulación de procedimientos
 Práctica simultánea de trámites
INSTRUMENTALES  Apertura del período de prueba
 Ampliación de plazos
 Tramitación de urgencia

 Acuerdo de inicio del procedimiento

 Adopción de medidas provisionales
SUSTANTIVOS  Admisión/rechazo de pruebas
 Información pública

2.1.1. ESTRUCTURA:

Los acuerdos y las resoluciones breves comparten con la resolución explicada

anteriormente, el mismo formato para encabezamiento y pie. Lo que varía es la
extensión del cuerpo del documento. En este caso, los hechos, fundamentos de
derecho y la competencia se simplifican y reducen a un único párrafo:

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2.2. LA RESOLUCIÓN.
Es el documento en el que se recogen las decisiones del órgano competente con el que
se pone fin a un procedimiento, resolviendo todas las cuestiones planteadas en éste. Ha
de cumplir los siguientes requisitos:

 Debe decidir sobre todas las cuestiones planteadas por los interesados y las
derivadas del procedimiento.
 Debe ser coherente con las peticiones formuladas.
 Contendrá la decisión, la motivación, los recursos procedentes contra ella, el
órgano ante el que interponerla y el plazo de que se dispone para hacerlo.

Las resoluciones pueden ser positivas o negativas, según confirmen o desmienten el

supuesto que provocó el procedimiento.

 Son positivas las que autorizan, conceden, reconocen o sancionan.

 Son negativas las que deniegan, desautorizan, no conceden o no imponen
sanciones.

CLASES DE RESOLUCIONES
 Autorización de ejercicio de actividades
 Concesión de servicio o dominio público
DE AMPLIACIÓN  Reconocimiento de derechos económicos
 Concesión de subvenciones y ayudas

RESTRICTIVAS  Sancionadoras

 Nulidad de pleno derecho y anulabilidad

 Estimación de recursos
DE  Revocación de actos de gravamen
MODIFICACIÓN  Declaración de lesividad de actos favorables
 Rectificación de errores

 Declaración de caducidad del procedimiento

DE SUSPENSIÓN  Resolución de inadmisión
DEL  Desestimiento o renuncia
PROCEDIMIENTO  Suspensión de la ejecución de un acto

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2.2.1. ESTRUCTURA.
Siguiendo el esquema general de la estructura de un documento administrativo, las
partes de una RESOLUCIÓN son las siguientes:

A. ENCABEZAMIENTO
Proporciona información básica de los datos fundamentales del documento. Compuesto
por:

 TITULO: Tipo de documento de que se trata y la decisión que contiene.

Redactado de forma sintética y evitando ocupar más de una línea y el uso de
abreviaturas y siglas.
 DATOS GENERALES DE IDENTIFICACIÓN:

- Nº expediente (referencia)
- Asunto, redactado de forma muy breve
- Destinatario
- Tipo de procedimiento
- Fecha de iniciación
B. CUERPO:
Refleja el contenido del acto administrativo. Se divide en:

 ANTECEDENTES: Introducen de forma resumida las circunstancias que

determinan el procedimiento: forma de iniciación, datos del solicitante o
mención del órgano que lo inicia, cuando sea de oficio.

EJEMPLO: Resolución iniciada por el interesado:

Examinado el procedimiento iniciado el 25 de abril de 2008 por D. CCC. Relativo a la
instalación de una zona de acampada en la zona de policía del río Tus…

EJEMPLO: Resolución iniciada de oficio:

Examinado el procedimiento de oficio iniciado por acuerdo de la Dirección General
de Infraestructuras, de 13 de noviembre de 2005, relativo a…

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 HECHOS: En los que se fundamenta el procedimiento. Parte expositiva. Contiene

los diferentes hechos y acciones seguidas desde el inicio del procedimiento. La
descripción minuciosa de los hechos aparecerá solo en las resoluciones o
acuerdos que deban ser motivados.

REGLAS DE ESTILO:

 Exposición ordenada de los hechos, separados entre sí por párrafos

numerados.
 Redacción concisa y sencilla.
 Objetividad, nunca deben expresarse valoraciones subjetivas.

 VALORACIÓN JURÍDICA O FUNDAMENTOS DE DERECHO: Es la valoración de los

hechos, de acuerdo con la normativa aplicable. Parte argumentativa. Las reglas
de redacción son:

- Al mencionar la legislación aplicada, debe expresar: rango jerárquico, denominación,

nº, fecha de aprobación y el número y fecha del diario oficial en que fue publicada. Se
recomienda escribir en cursiva para resaltarla del resto del texto.

EJEMPLO:

Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las

Administraciones Públicas (BOE nº 236, de 2 de octubre de 2015).

- También se puede agrupar toda la legislación aplicada en un solo párrafo, para reducir
la extensión del documento y mejorar la claridad y la legibilidad del texto. El párrafo es
introducido por la fórmula “Vistos…”

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 MOTIVACIÓN: Consta de los hechos examinados y los fundamentos de derecho

que se aplican. Se deben explicar las razones legales que conducen a una
decisión, argumentándose con el máximo rigor y la suficiente información.

Hay que tener en cuenta que no basta con la enunciación de las disposiciones
normativas aplicables, hay que indicar específicamente los supuestos que le afectan.

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Tal como indica la Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común, en su Artículo
35, la motivación sólo es obligatoria en los siguientes actos:

Artículo 35 Motivación
1 . Serán motivados, con sucinta referencia de hechos y fundamentos de derecho:
a) Los actos que limiten derechos subjetivos o intereses legítimos.

b) Los actos que resuelvan procedimientos de revisión de oficio de disposiciones o actos

administrativos, recursos administrativos y procedimientos de arbitraje y los que
declaren su inadmisión.

c) Los actos que se separen del criterio seguido en actuaciones precedentes o del
dictamen de órganos consultivos.

d) Los acuerdos de suspensión de actos, cualquiera que sea el motivo de ésta, así como
la adopción de medidas provisionales previstas en el artículo 56.

e) Los acuerdos de aplicación de la tramitación de urgencia, de ampliación de plazos y

de realización de actuaciones complementarias.

f) Los actos que rechacen pruebas propuestas por los interesados.

g) Los actos que acuerden la terminación del procedimiento por la imposibilidad

material de continuarlo por causas sobrevenidas, así como los que acuerden el
desistimiento por la Administración en procedimientos iniciados de oficio.

h) Las propuestas de resolución en los procedimientos de carácter sancionador, así

como los actos que resuelvan procedimientos de carácter sancionador o de
responsabilidad patrimonial.

i) Los actos que se dicten en el ejercicio de potestades discrecionales, así como los que
deban serlo en virtud de disposición legal o reglamentaria expresa.

2. La motivación de los actos que pongan fin a los procedimientos selectivos y de

concurrencia competitiva se realizará de conformidad con lo que dispongan las normas que
regulen sus convocatorias, debiendo, en todo caso, quedar acreditados en el procedimiento
los fundamentos de la resolución que se adopte.

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 COMPETENCIA: Identifica al órgano administrativo que tiene atribución para

adoptar la decisión. Ha de expresar la forma que atribuye la facultada para
actuar, citando la ley correspondiente. Suele acompañar a la mención de las
normas en la motivación.
 DECISIÓN: Expresa la declaración de voluntad concreta adoptada por el órgano
administrativo sobre las cuestiones planteadas en el procedimiento. Su
redacción debe ser clara, sencilla y comprensible para cualquier ciudadano.

Su extensión será la que se requiera en cada caso; si es necesario, la estructuraremos en

apartados numerados que contengan las determinaciones y medidas adoptadas.
La redacción debe ser clara, sencilla y comprensible para cualquier ciudadano, y siempre
es recomendable destacar tipográficamente el verbo que expresa el contenido principal
del acto. No debe repetirse la información que ya haya aparecido en apartados
anteriores.
La DECISIÓN puede incluir también una serie de condiciones cuyo cumplimiento es
esencial para la eficacia de la resolución. Según su extensión, podremos incluirla en la
misma parte dispositiva o en un apartado específico para ellas, convenientemente
destacado.

 RECURSOS: Informan al ciudadano de cómo puede actuar si no está de acuerdo

con la decisión adoptada. Informando de qué tipo de recurso puede interponer,
ante qué órgano y en qué plazo.

C. PIE.
Incluye el lugar y fecha completa del día en el que se firma el documento. En caso de
actuar por delegación de firma, especificaremos esta circunstancia, de acuerdo con
orden visto en la Unidad anterior.
Hay algunos casos como el certificado o la nota interior en los que el emisor aparece
identificado en el encabezamiento. En tales casos no será necesario repetir la
identificación al pie del escrito, bastará con la firma.

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 40formación

ESQUEMA GENERAL DE LOS DOCUMENTOS DE DECISIÓN

ENCABEZAMIENTO  Título
 Datos generales de identificación
 Antecedentes
 Hechos
MOTIVACIÓN  Valoración jurídica o fundamentos de
CUERPO derecho
 Competencia
 Decisión
 Recursos
PIE  Lugar y fecha
 Firma (antefirma, rúbrica y nombre)

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 40formación

MODELO DE RESOLUCIÓN
(Propuesto por el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas)

Hemos de tener en cuenta que algunas de las leyes a las que hace referencia ya no están
vigentes, como la Ley 30/1992, sustituida por la Ley 39/2015.

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 40formación
A continuación, vamos a describir las referencias que contiene el ejemplo anterior.

1. Título y denominación de la resolución.

2. Nº del expediente.
3. Síntesis del objeto concreto del procedimiento.
4. Identificación del interesado o interesados.
5. Indicación del tipo de procedimiento: responsabilidad patrimonial, sncionador,
autorizaciones, derechos económicos, etc.
6. Fecha de iniciación del procedimiento.
7. Determinar la forma de adopción de la resolución (a solicitud del interesado o de
oficio) así como todoas aquellos datos que resulten de utilidad.
8. Referencias breve al asunto sobre el que se sigue el expediente.
9. Deberán consignarse de forma clara los hechos que sirven de base a la resolución,
recogiendo todos aquellos datos que sean de utilidad.
10. Se realizará una valoración completa de los hechos, fundamentada en normas
jurídicas y en disposiciones normativas.
11. Órgano o unidad que adopta la resolución.
12. Disposición por la que se atribuye el ejercicio de la competencia (nº, fecha y
denominación, con indicación en el BOE).
13. Contenido de la resolución, en uno o verios apartados correlativamente numerados.
14. Determinar si la resolución pone o no fin a la vía administrativa.
15. Especificar el tipo de recurso, órgano ante en que se interpone y plazo de
interposición.
16. Órgano que ha adoptado la decisión.
17. Notificación. La resolución se notificará en el mismo escrito y se consignarán el
nombre y apellidos del interesado. En este apartado habrá que tener en cuenta la
aplicación de la ley 39/2015, en la que obliga a que la notificación se realice de forma
electrónica, para determinados sujetos.
18. Lugar y firma.
19. Antefirma (cargo o puesto de trabajo que desempeña), especificando si se ha
adoptado el acuerdo de delegación de firma.
20. Nombre y apellidos.

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 40formación

3. DOCUMENTOS DE TRANSMISIÓN.

Son aquellos documentos que comunican la existencia de hechos o actos a otras

personas, órganos o entidades.

Podemos dividirlos en dos tipos:

 Los que comunican decisiones administrativas o actos decisorios.
o Notificaciones
o Anuncios o publicaciones
 Los que comunican actos no decisorios
o Oficios
o Cartas
o Notas interiores

3.1. LA NOTIFICACIÓN:

La NOTIFICACIÓN es el trámite y el documento externo mediante el cual el órgano

competente comunica al interesado una resolución o un acuerdo. En el caso de la
resolución, su notificación al interesado condiciona la eficacia del acto que se comunica.
Sus requisitos legales están establecidos en los artículos 40 a 46 de la Ley 39/2015 de
RJPAC:
 Las notificaciones deberán ser cursadas en el plazo máximo de 10 días a partir
de la fecha en que el acto haya sido dictado, y deberá contener el texto íntegro
de la resolución, con indicación de si pone fin o no a la vía administrativa, la
expresión de los recursos que procedan, en su caso, en vía administrativa y

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 40formación

judicial, el órgano ante el que hubieran de presentarse y el plazo para

interponerlos.
 Las notificaciones se practicarán preferentemente por medios electrónicos y,
obligatoriamente cuando el interesado esté obligado a recibirlas por esta vía.
 Las Administraciones podrán practicar las notificaciones por medios no
electrónicos en los siguientes casos:
a) Cuando la notificación se realice con ocasión de la comparecencia espontánea
del interesado o su representante en las oficinas de asistencia en materia de
registro y solicite la comunicación o notificación personal en ese momento.
b) Cuando para asegurar la eficacia de la actuación administrativa resulte
necesario practicar la notificación por entrega directa de un empleado público
de la Administración notificante.
 Los interesados que no estén obligados a recibir notificaciones electrónicas,
podrán decidir y comunicar en cualquier momento a la Administración Pública,
mediante los modelos normalizados que se establezcan al efecto, que las
notificaciones sucesivas se practiquen o dejen de practicarse por medios
electrónicos.
 En ningún caso se efectuarán por medios electrónicos las siguientes
notificaciones:
a) Aquellas en las que el acto a notificar vaya acompañado de elementos que no
sean susceptibles de conversión en formato electrónico.
b) Las que contengan medios de pago a favor de los obligados, tales como
cheques.
 Con independencia de que la notificación se realice en papel o por medios
electrónicos, las Administraciones Públicas enviarán un aviso al dispositivo
electrónico y/o a la dirección de correo electrónico del interesado que éste haya
comunicado, informándole de la puesta a disposición de una notificación en la
sede electrónica de la Administración u Organismo correspondiente o en la
dirección electrónica habilitada única. La falta de práctica de este aviso no
impedirá que la notificación sea considerada plenamente válida.

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 40formación

 Todas las notificaciones que se practiquen en papel deberán ser puestas a

disposición del interesado en la sede electrónica de la Administración u
Organismo actuante para que pueda acceder al contenido de las mismas de
forma voluntaria.
 Las notificaciones por medios electrónicos se practicarán mediante
comparecencia en la sede electrónica de la Administración u Organismo
actuante, a través de la dirección electrónica habilitada única o mediante ambos
sistemas, según disponga cada Administración u Organismo.

3.2. LA PUBLICACIÓN:

Son documentos externos consistentes en la inserción de un acto administrativo en un

diario oficial, tablón de anuncios o medio de comunicación con el fin de notificarlo, para
los casos previstos en los artículos 45 y 46 de la LRJ-PAC:

TIPOS DE PUBLICACIONES
 Interesados desconocidos
 Desconocimiento del lugar o el medio de notificación
PUBLICACIÓN  Imposibilidad de practicarla
SUSTITUTIVA DE LA El acto tiene como destinatario a una pluralidad
NOTIFICACIÓN indeterminada de personas
Actos integrantes de un proceso selectivo o de concurrencia
competitiva
Establecida por unas normas reguladoras de algún
PUBLICACIÓN procedimiento concreto
ADICIONAL A LA Por razones de interés público
NOTIFICACIÓN La notificación a un solo interesado en insuficiente para
garantizar la notificación a todos

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 40formación

3.3. EL OFICIO:

El oficio es el documento de comunicación externa, dirigida a ciudadanos, entidades

privadas u otros órganos administrativos no dependientes de un mismo órgano superior
o entidad.
Es el documento más común dentro de la correspondencia administrativa. Su carácter y
función, estrictamente formal, impone un tono neutro, objetivo, muchas veces
impersonal.

3.3.1. ESTRUCTURA:

Sigue la estructura general de los documentos administrativos, que vimos en la Unidad

anterior:

1. ENCABEZAMIENTO: Contendrá la cabecera, el título y los datos generales de

identificación. En el espacio reservado a la referencia, deberá indicarse la del órgano
emisor y la del destinatario, cuando se conteste.

2. CUERPO: En esta parte se expondrá el texto de la comunicación. Deben redactarse:

- De forma concisa y formal, con un tono neutro característico de este documento.
- Con claridad y brevedad, sin formulismos o expresiones anticuadas o invariables como
“Adjunto remito”, “Para su conocimiento”, “Por la presente”, etc.
- Rigor de los términos utilizados.
- Sin usar los tratamientos Ilmo., Excmo… Si se trata de cargos, bastará con poner la
denominación orgánica.
- Estructurando en párrafos breves y separados.

3. PIE: En esta parte se incluirá la fecha, si no se ha indicado en el encabezamiento, y los

datos que identifican al emisor y que sirven para formalizar el documento: cargo, rúbrica
y nombre completo.

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 40formación

Puede incluir al final del documento información adicional relacionada con la

documentación que se acompaña.

MODELO DE OFICIO INTERNO

(Propuesto por el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas)

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 40formación

1. Indicar mediante letras o números la referencia de procedencia del escrito.

2. Fecha del oficio.
3. Síntesis del objeto concreto del oficio.
4. Precepto y disposición normativa que exige el informe.
5. Órgano, persona o unidad a la que se solicita.
6. Extremos o cuestiones concretas que debe atender el informe.
7. Plazo para su emisión.
8. Disposición normativa que regula el plazo.
9. Órgano, persona o unidad que solicita el informe.
10. Lugar y fecha.
11. Antefirma.
12. Nombre y apellidos.
13. Destinatario.

3.4. LA NOTA INTERIOR.

Es un documento interno, de características similares al oficio, que se utiliza para la

comunicación entre órganos o unidades pertenecientes a un mismo órgano superior o
entidad. Tiene la misma estructura que el oficio, excepto las siguientes diferencias:

- En el encabezamiento, después del título y los datos generales de identificación, la

identificación de emisor y destinatario se debe realizar indicando tanto el nombre como
los cargos de ambos.

- En el pie, aparecerá la fecha, sin los datos identificativos del emisor, porque ya se han
puesto en el encabezamiento.

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 40formación

3.5. LA CARTA:

Su uso administrativo está restringido a la correspondencia personal, protocolaria o de

contenido general no relacionada con la gestión habitual o la tramitación de un
procedimiento.

3.5.1. ESTRUCTURA:

 INICIO DE LA CARTA: Los elementos que configuran el principio y el final de las

cartas determinan su tono y estilo, su mayor formalidad y grado de confianza
entre los interlocutores. En cualquier caso, se debe prescindir de fórmulas
encorsetadas, propias de los lenguajes administrativo y comercial antiguos.

 LA FECHA: Situada usualmente en el margen superior derecho. No debe

utilizarse las preposiciones en y a por considerarse una fórmula anticuada.
(Murcia, 12 de octubre de 2016 mejor que En Murcia, a 14 de octubre de 2016).

 SALUDO O ENCABEZAMIENTO: Se escribe debajo de los datos del destinatario y

del remitente. Si se trata de una relación directa e individual, se personalizará el
envío, evitando el uso de expresiones anticuadas.

 CUERPO DE LA CARTA: Constituido por el mensaje en sí. En su redacción se

deberán adoptar las mismas indicaciones que las expuestas para el contenido de
los oficios y las notas interiores.

 CIERRE DE LA CARTA: Consta de despedida, firma y, en ocasiones, de posdata.

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 40formación

ESTRUCTURA DE LA CARTA

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 40formación

4. DOCUMENTOS DE CONSTANCIA.

Son los documentos que contienen una declaración de conocimiento de un órgano

administrativo. Su finalidad es la acreditación de actos, hechos o efectos.

Estos textos tienen un valor puramente informativo, describen la realidad y tienen

efectos en la propia Administración, o fuera de ella.

4.1. EL ACTA:
Las actas son relaciones escritas en las que se hace constar un hecho, obligación o
reunión. Esta última, el acta re reunión es el documento por el que se deja constancia
de las incidencias (deliberaciones, acuerdos, etc.) que suceden en las sesiones de un
órgano colegiado.
Sus requisitos están establecidos en el Artículo 18 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre,
de Régimen Jurídico del Sector Público, y en el Artículo 109 del Real Decreto 2568/1986,
de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de Organización,
Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales.

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 40formación

Artículo 18. Actas (Ley 40/2015)

1. De cada sesión que celebre el órgano colegiado se levantará acta por el Secretario, que
especificará necesariamente los asistentes, el orden del día de la reunión, las circunstancias del lugar
y tiempo en que se ha celebrado, los puntos principales de las deliberaciones, así como el contenido
de los acuerdos adoptados.

Podrán grabarse las sesiones que celebre el órgano colegiado. El fichero resultante de la
grabación, junto con la certificación expedida por el Secretario de la autenticidad e integridad del
mismo, y cuantos documentos en soporte electrónico se utilizasen como documentos de la sesión,
podrán acompañar al acta de las sesiones, sin necesidad de hacer constar en ella los puntos
principales de las deliberaciones.
2. El acta de cada sesión podrá aprobarse en la misma reunión o en la inmediata siguiente. El
Secretario elaborará el acta con el visto bueno del Presidente y lo remitirá a través de medios
electrónicos, a los miembros del órgano colegiado, quienes podrán manifestar por los mismos
medios su conformidad o reparos al texto, a efectos de su aprobación, considerándose, en caso
afirmativo, aprobada en la misma reunión.

Cuando se hubiese optado por la grabación de las sesiones celebradas o por la utilización de
documentos en soporte electrónico, deberán conservarse de forma que se garantice la integridad y
autenticidad de los ficheros electrónicos correspondientes y el acceso a los mismos por parte de los
miembros del órgano colegiado.

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 40formación

Artículo 109. Actas (RD 2568/1986)

1. De cada sesión el Secretario extenderá acta en la que habrá de constar:

a) Lugar de la reunión, con expresión del nombre del Municipio y local en que se celebra.
b) Día, mes y año.
c) Hora en que comienza.
d) Nombre y apellidos del Presidente, de los miembros de la Corporación presentes, de los
ausentes que se hubiesen excusado y de los que falten sin excusa.
e) Carácter ordinario o extraordinario de la sesión, y si se celebra en primera o en segunda
convocatoria.
f) Asistencia del Secretario, o de quien legalmente le sustituya, y presencia del funcionario
responsable de la Intervención, cuando concurra.
g) Asuntos que examinen, opiniones sintetizadas de los grupos o miembros de la
Corporación que hubiesen intervenido en las deliberaciones e incidencias de éstas.
h) Votaciones que se verifiquen y en el caso de las nominales el sentido en que cada
miembro emita su voto. En las votaciones ordinarias se hará constar el número de votos
afirmativos, de los negativos y de las abstenciones. Se hará constar nominalmente el
sentido del voto cuando así lo pidan los interesados.
i) Parte dispositiva de los acuerdos que se adopten.
j) Hora en que el Presidente levante la sesión.
2. De no celebrarse sesión por falta de asistentes, u otro motivo, el Secretario suplirá el acta con
una diligencia autorizada con su firma, en la que consigne la causa y nombres de los concurrentes y
de los que hubieren excusado su asistencia.

Las actas las redacta y firma el secretario, con el visto bueno del presidente. En el texto
del acta se evitará repetir los tratamientos de las personas y cargos que intervienen.
Como tiempo verbal se utilizará el presente de indicativo y la tercera persona para
referirse a sí mismo, salvo en la fórmula final, que utilizará la primera persona. La fecha
que aparecerá en el acta es la del día de la celebración.

4.1.1. ESTRUCTURA:
A) ENCABEZAMIENTO:
Se compone de:

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 40formación

Título: En el que se indicará el órgano colegiado de que se trata, el número de la sesión

y su carácter ordinario o extraordinario.

 Datos generales: día, hora y lugar de la sesión.

 Asistentes: Relación completa de los asistentes y su condición (presidente,
miembro o secretario), así como el nombre completo y el cargo administrativo o
la organización social a la que pertenece.
 Ausentes: Relación completa de los miembros que no asisten a la sesión, con los
mismos elementos que en el apartado de «asistentes».

B) CUERPO:
Relato cronológico y secuencial de la sesión. Se divide en:

 Deliberaciones: Transcripción resumida y extractada de las intervenciones y las

deliberaciones de la sesión, ordenadas en apartados numerados.
 Acuerdos: Relación ordenada de los acuerdos adoptados, que indicará la
mayoría de aprobación y, si así lo solicitan sus miembros, los votos contrarios,
las abstenciones y los motivos que lo justifiquen.

C) PIE: Firma completa del secretario con el visto bueno del presidente.

4.2. LA DILIGENCIA:
Es un documento breve, por el que la Administración hace constar internamente la
ejecución de un trámite del procedimiento: desglose de documentos, comparecencias
de los interesados, toma de posesión de funcionarios, etc.
En los casos en que debe dejarse constancia de un acto realizado por o para el
ciudadano, aparecerá su firma junto a la persona que formaliza la diligencia.

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 40formación

4.2.1. ESTRUCTURA:

1. FÓRMULA INICIAL: Contiene al mismo tiempo el tipo y la acción principal del

documento.
2. NÚCLEO O CUERPO DE LA DILIGENCIA: Contiene aquello que se certifica.
3. DATACIÓN Y FIRMA/S.

4.3. EL CERTIFICADO:
Es el documento por el que el funcionario responsable da fe de un hecho, del contenido
de un documento o de las circunstancias que constan en archivos, libros de actas, etc.
Normalmente se expide a petición de un tercero. Estos textos no forman parte del
procedimiento administrativo.

4.3.1. ESTRUCTURA:
A) ENCABEZAMIENTO: En él se expresará el título descriptivo del objeto del certificado.
B) CUERPO, dividido en:

 Identificación del emisor: Responsable de su autenticidad, con su nombre,

apellidos y cargo.
 Identificación del solicitante: ya que el certificado se emite a petición de un
tercero. Se debe exponer la identificación completa: nombre, denominación
orgánica, institucional o social.
 El verbo”CERTIFICO”, en un renglón aparte, seguido de dos puntos (:).

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 40formación

 Objeto del certificado: Contendrá los elementos cuya constancia se garantiza y

el origen de dicha constancia (registros, inventarios, etc.).
 Efectos: genéricos o concretos, según lo haya indicado el solicitante y validez
temporal, en su caso.
 El documento puede concluir con la fórmula: “y para que conste, expido/emito,
firmo este certificado...”

C) PIE: lugar, fecha y firma u otros elementos de autenticación. No es necesaria la

expresión de la antefirma ni el firmado, pues tales datos identificativos se han expresado
en el apartado correspondiente del cuerpo del documento.

5. DOCUMENTOS DE JUICIO.

Son los documentos que contienen una declaración de juicio de un órgano

administrativo, persona o entidad pública o privada, sobre las cuestiones de hecho o
jurídicas que sean objeto de un procedimiento administrativo.

Los documentos típicos de esta categoría son el informe y la propuesta, cuyo rasgo más
destacado es su carácter instrumental: son redactados por técnicos o funcionarios con
competencias determinadas y sirven para asesorar al responsable administrativo que ha
de tomar la decisión.

El destinatario de estos documentos siempre es un órgano de la Administración; por lo

tanto, el proceso comunicativo es interior, sin intervención directa del ciudadano, lo que

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 40formación

determina las condiciones de enunciación: un lenguaje técnico, especializado, adecuado

a las características de los interlocutores.

5.1. EL INFORME:
Consiste en una exposición ordenada y exhaustiva sobre un tema determinado, un
problema o el estado de una cuestión. Se trata de una declaración de juicio emitida por
una persona distinta de la que debe resolver el procedimiento, cuyo fin es aportar
nuevos datos al expediente o comprobar los ya existentes, proporcionar valoraciones
necesarias para la formación de la voluntad y la adopción de la decisión.
El informe no se produce de oficio, sino que ha de ser solicitado durante el
procedimiento.

5.1.1. CLASIFICACIÓN:
Dentro del procedimiento administrativo, según el criterio aplicado, los informes
pueden clasificarse de distinta forma:

Por la obligación de solicitarlos:

 PRECEPTIVOS: Deben ser necesariamente solicitados porque así lo exige una
disposición legal. Si el órgano competente los considera imprescindibles para
adoptar la resolución, se denominan determinantes; en el caso contrario, son no
determinantes.
 FACULTATIVOS: Son los que el órgano competente solicita sin estar obligado a
ello, para obtener valoraciones, datos u opiniones sobre algún aspecto del
procedimiento.
Por la vinculación de su contenido:
 VINCULANTES: Obligan al órgano administrativo a resolver en el mismo sentido
que el informe.
 NO VINCULANTES: Son los informes cuyas conclusiones asesoran al órgano
competente, pero puede seguirlos o no.

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 40formación

Por el órgano que los emite:

 INTERNOS: Los emite la propia Administración de la que forma parte el órgano
que los solicita.
 EXTERNOS: Los emite una entidad privada o una Administración distinta de la
que forma parte el órgano que los solicita.

5.1.2. ESTRUCTURA:

INFORMES EXTENSOS INFORMES BREVES

Es la primera página bajo cubierta. Bastará con un título
Debe sintetizar el objeto del identificativo del objeto
informe. del informe.
Elementos:
PORTADA  Título del informe
 Autor
 Fecha de elaboración

Sirve para guiar al lector dentro del No es necesario.

informe. Debe ocupar una sola
ÍNDICE página, para ofrecer una panorámica
general del contenido.

Primer capítulo reservado para Se reducirá a un párrafo

indicar: inicial donde se
 Tema y finalidad del estudio, especifique:
quién lo ha solicitado, a  Tema y finalidad
INTRODUCCIÓN quién y por qué. del estudio
O RESUMEN  Objetivo del estudio  Quién lo ha
 Metodología solicitado.
 Resumen de las conclusiones  Para qué

Se divide en capítulos y, a su vez, en Su contenido se dividirá

secciones. en secciones, con títulos
Los títulos de los capítulos y de las informativos para
CUERPO secciones serán informativos. destacar los asuntos clave.
Cada capítulo comenzará por un
párrafo preliminar que indique el
contenido del capítulo.

CONCLUSIONES Es la parte más importante del informe. Debe incluir.

Opiniones o juicios de valor que realiza el autor del informe, como
consecuencia de los hechos expuestos.

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 40formación

Recomendaciones o propuestas de actuación derivadas de lo

anterior.

ANEXOS Si se considera necesario. Puede incluirse la documentación

complementaria como estadísticas, gráficos, tablas, planos,
normativa, etc.

5.2. LA PROPUESTA:
Es el documento en el que el órgano instructor resume toda la tramitación del
expediente y propone una decisión al órgano competente. Este documento refleja una
actuación previa y condicionante del acto final de decisión. La propuesta, a diferencia
del informe, se produce de oficio, como trámite previsto en el procedimiento
administrativo, previo a la resolución.
Su estructura es similar a la de la RESOLUCIÓN, por lo que no la volveremos a estudiar
en este apartado.

TIPOS DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS SUSANA NAVARRO CHARCO

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 UNIDAD DIDÁCTICA 4

PAUTAS DE REDACCIÓN
Y ESTILO
REDACCIÓN DE TEXTOS ADMINISTRATIVOS

40formación
Docente: Susana Navarro Charco
 40formación

TABLA DE CONTENIDOS

1. CÓMO CONSEGUIR UNA COMUNICACIÓN ESCRITA ACCESIBLE Y EFICAZ. ........................... 3

2. SELECCIÓN DE PALABRAS. ................................................................................................. 3
3. CONSTRUCCIÓN CORRECTA DE ORACIONES ...................................................................... 7
3.1. ORDEN DE LOS ELEMENTOS DE LA ORACIÓN .................................................................. 7
3.2. EVITAR ORACIONES DEMASIADO LARGAS....................................................................... 7
3.3. DAR PRIORIDAD A LOS GIROS AFIRMATIVOS FRENTE A LOS NEGATIVOS ......................... 7
3.4. MEJOR LA VOZ ACTIVA ................................................................................................... 8
3.5. LOS SIGNOS DE PUNTUACIÓN......................................................................................... 8
4. RESALTAR LA ESTRUCTURA DEL TEXTO .............................................................................. 9
4.1. ORDENAR LAS IDEAS SEGÚN LA LÓGICA DEL LECTOR ..................................................... 9
4.2. ORGANIZAR LA INFORMACIÓN EN PÁRRAFOS .............................................................. 10
4.3. ESTRUCTURAR FORMALMENTE EL DOCUMENTO .......................................................... 10
5. ESTRATEGIAS A UTILIZAR DURANTE LA PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO DE REDACCIÓN ..... 10
5.1. TORBELLINO DE IDEAS O BRAINSTORMING:.................................................................. 10
5.2. PREGUNTAS PREVIAS:................................................................................................... 11

PAUTAS DE REDACCIÓN Y ESTILO SUSANA NAVARRO CHARCO

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 40formación

1. CÓMO CONSEGUIR UNA COMUNICACIÓN ESCRITA ACCESIBLE Y

EFICAZ.

Un documento es claro cuando es fácil de comprender. Pero esto no significa que tenga
que ser comprendido por todo el mundo; es el destinatario específico quien tiene que
comprender lo esencial. Por lo tanto, es fundamental adaptar el lenguaje del documento
a su destinatario.

Es cierto que en algunos casos hay materias que se prestan menos a la posibilidad de
simplificación. ¿Qué se puede hacer entonces? Aun en estos casos, es necesario un
esfuerzo para no añadir a la complejidad propia de la materia la dificultad de la forma
del documento.

A través de una serie de recomendaciones sobre el estilo y la redacción de documentos,

proponemos en este tema cuatro estrategias para lograr una mejor comunicación
escrita:

1. Selección de palabras
2. Construcción correcta de oraciones
3. Destacar la estructura del texto
4. Planificar el trabajo de redacción

2. SELECCIÓN DE PALABRAS.

La selección de palabras de un texto o documento será acertada si combina precisión y

claridad.

 Mejor palabras corrientes: Es preferible usar las palabras más usuales siempre
que sea posible. Las raras o poco habituales son difíciles de entender.

PAUTAS DE REDACCIÓN Y ESTILO SUSANA NAVARRO CHARCO

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 40formación

 EJEMPLO:

TÉRMINO ALTERNATIVA
Contemplar Prever, regular, establecer, tener en cuenta
Conferir Dar, otorgar, atribuir
Expirar Terminar, acabar, concluir
Constituir Ser
Por ende En consecuencia, por tanto
El alargamiento de palabras responde al gusto por apartarse de lo común (no confundir
común con vulgar): los términos con muchas sílabas resultan más prestigiosos, añaden
un signo de distinción y se identifican con la elegancia.

 EJEMPLO:

NEOLOGISMO PALABRA YA EXISTENTE COMENTARIOS

Intencionalidad Intención ¿Acaso no significan lo mismo?
¿Cuál es la diferencia?:
únicamente el número de sílabas
Cumplimentar Cumplir En la actualidad suele verse como
sinónimo de "cumplir"
Obligatoriedad Obligación No es correcto usarla como
sinónimo de “obligación”*
Concretizar Concretar Otro caso de alargamiento
innecesario
Utilización Uso ¿Resulta más pobre la palabra uso
por ser más breve?
Con anterioridad a Antes de Ni los adverbios de tiempo se
libran de estos alargamientos
Aproximamiento Aproximación o Caso curioso en que, por el afán de
acercamiento alargar la palabra, se han
combinado las dos existentes para
crear una nueva e innecesaria

PAUTAS DE REDACCIÓN Y ESTILO SUSANA NAVARRO CHARCO

4
 40formación

* La obligatoriedad es la ‘cualidad de obligatorio’ que tienen algunas cosas, mientras

que una obligación es ‘aquello que alguien está obligado a hacer’, esto es, lo apropiado
es hablar de la obligatoriedad de algo y la obligación de alguien, pero no de la
obligatoriedad de alguien de hacer algo.

 Usar palabras concretas: Las palabras concretas despiertan más la atención del
lector. Hay que evitar en lo posible las palabras abstractas y equilibrar el uso de
verbos y sustantivos, sin abusar de las nominalizaciones.

Pretender ----- pretensión

 Precisión de términos y mantenimiento de la coherencia: El uso de palabras

técnicas (tecnicismos) aseguran la precisión, pero la eficacia comunicativa obliga
a usarlos con prudencia, y siempre teniendo en cuenta las características del
destinatario.
 Usar con precaución las abreviaciones: Las abreviaciones (siglas, abreviaturas y
símbolos) permiten una lectura más rápida, pero hay que asegurarse de que todo
el mundo puede conocerlas.

Existen diferentes tipos de abreviaciones:

Abreviaturas: Son útiles si se usan con moderación. Debemos usar las más frecuentes,
y en caso de utilizar alguna poco frecuente, hemos de explicar su significado la primera
vez que aparezcan.

Siglas: Hemos de tener en cuenta algunos aspectos importantes a la hora de utilizarlas:

 Plural: En la escritura, las siglas no tienen plural. Para indicarlo es aconsejable

acompañar la sigla con determinantes que indiquen pluralidad. Es incorrecto el
uso copiado del inglés de añadir la “s” minúscula para indicar el plural.

Ej: Numerosas ONG se concentraron en la manifestación

PAUTAS DE REDACCIÓN Y ESTILO SUSANA NAVARRO CHARCO

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 40formación

 Género: Las siglas adoptan el género de la palabra que constituye el núcleo de la

expresión abreviada, que normalmente es la primera.

Ej: El FMI, la UE…

 Escritura: Las siglas se escriben sin puntos ni separación entre las letras. Solo es
escribirán los puntos en el caso de que las siglas van integradas en textos
enteramente en mayúsculas, con el fin de resaltar su condición de siglas.

Ej: MEMORIA ANUAL DEL M.A.P.

 Mayúsculas: Las siglas se escriben con todas sus letras en mayúsculas y no

llevarán tilde: CIA.

Las siglas no han de darse por supuesta. La primera vez que se usen en un escrito deben
acompañarse de su significado.

Ej: art. 1123 del Código Civil (en adelante, CC)

Símbolos: Un símbolo es una representación de una palabra científica o técnica con una
o varias letras o signos no alfabetizables. Son signos convencionales, invariables y que
han sido creados, no por las autoridades lingüísticas de cada país, sino por instituciones
de normalización con validez internacional para los ámbitos de la ciencia y de la técnica.

Algunas reglas útiles para el uso de símbolos:

 Escritura: Se escriben sin punto: kg, rad, ha, SO, Au. No lleva tilde aunque se
conserve la letra que en la expresión completa la lleva

Ej: a = área

 Mayúsculas: Los símbolos de los puntos cardinales se escriben siempre con

mayúsculas (N, S, SE). Los de los elementos químicos se escriben con mayúscula
si están compuestos de una sola letra (C, K, F), y con inicial mayúscula si están
compuestos de dos: Ag, Mg, Fe.

PAUTAS DE REDACCIÓN Y ESTILO SUSANA NAVARRO CHARCO

6
 40formación

 Regulación legal de los símbolos: La escritura de los símbolos correspondientes

al Sistema Internacional de Medida está regulada en el RD2032/2009, de 30 de
diciembre, por el que se establecen las unidades legales de medida.

3. CONSTRUCCIÓN CORRECTA DE ORACIONES

3.1. ORDEN DE LOS ELEMENTOS DE LA ORACIÓN

Las oraciones se comprenden y asimilan mejor si los elementos que la constituyen están
dispuestos según el orden lógico:

SUJETO + VERBO + COMPLEMENTOS

ORACIÓN PRINCIPAL + ORACIÓN SUBORDINADA

3.2. EVITAR ORACIONES DEMASIADO LARGAS

La longitud recomendable depende del perfil del destinatario y de la materia. Por
término medio, se recomienda una extensión de 15 a 25 palabras.

¿Cómo se puede evitar una oración larga? El recurso principal consiste en dividirla,
buscando las ideas principales y dedicando una oración para cada idea.

Otra posibilidad es recurrir a las enumeraciones en listas verticales.

3.3. DAR PRIORIDAD A LOS GIROS AFIRMATIVOS FRENTE A LOS NEGATIVOS

Las dificultades que entrañan los giros y oraciones negativas son dos:

 Son más difíciles de leer

 Pueden crear ambigüedad
Ej: Si no le interesa el contenido no podrá leerlo
No se podrá demostrar nunca que no es inocente
No consta que el denunciado no haya cumplido la medida

PAUTAS DE REDACCIÓN Y ESTILO SUSANA NAVARRO CHARCO

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 40formación

3.4. MEJOR LA VOZ ACTIVA

La voz activa se corresponde mejor con la estructura lógica que la pasiva

3.5. LOS SIGNOS DE PUNTUACIÓN

Sirven para organizar el contenido de los escritos y facilitar su comprensión.

 Usos del punto:

USOS LINGÜÍSTICOS DEL PUNTO

Punto y seguido Separa los distintos enunciados integrados en un mismo
párrafo. La unidad a la que delimita es la oración.
Punto y aparte Separa dos párrafos distintos, que suelen desarrollar en
el mismo texto ideas o contenidos diferentes
Punto final Indica que el texto ha terminado
Abreviaturas Se escribe punto detrás de las abreviaturas

USOS INCORRECTOS DEL PUNTO

Expresión de años
Códigos postales
Numeración de páginas
Número de decretos, leyes Los números de artículos, decretos o leyes no usan el
o artículos
Títulos y subtítulos
Los años no deben llevar punto.
No: 2.015 Sí: 2015
No es correcto escribir el punto en la expresión de los
códigos postales.
La numeración de las páginas no debe llevar punto.
Ej: pág. 1334
punto como separación de los millares:
Ej: Art. 1175 del Código Civil, Real Decreto 1443/1992
Tampoco se coloca el punto tras los títulos o subtítulos
de libros, artículos, documentos, etc. si van aislados en
el renglón.

PAUTAS DE REDACCIÓN Y ESTILO SUSANA NAVARRO CHARCO

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 40formación

 Usos de la coma:
- Para separar los elementos de una enumeración, salvo los que vengan precedidos por
alguna de las conjunciones y, e, o, u.
- Para delimitar los incisos que interrumpen momentáneamente un enunciado, ya sean
para aclarar o ampliar lo dicho.
Ej: El hijo, que estaba de viaje, no pudo asistir.
- Para indicar la omisión de un verbo en el enunciado porque se ha mencionado antes o
se sobreentiende.
Ej: Mi hermano estudia Física; yo, Química
- En la datación de documentos, se escribe coma entre el lugar y la fecha.
Ej: Murcia, 13 de enero de 2015

 El punto y coma:
Se usa, en general, para indicar que las unidades que separa están en el mismo nivel
sintáctico. Se trata de unidades estrechamente vinculadas entre sí.

 Los dos puntos:

Es el signo de puntuación que detiene el discurso para llamar la atención del lector sobre
lo que sigue, para que lo interprete como una reformulación que completa o amplía la
información precedente.

4. RESALTAR LA ESTRUCTURA DEL TEXTO

4.1. ORDENAR LAS IDEAS SEGÚN LA LÓGICA DEL LECTOR

El documento debe dar una impresión de unidad y coherencia. Las ideas que contiene
deben disponerse con orden lógico, pensando desde la perspectiva del destinatario.

PAUTAS DE REDACCIÓN Y ESTILO SUSANA NAVARRO CHARCO

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 40formación

4.2. ORGANIZAR LA INFORMACIÓN EN PÁRRAFOS

La información se organizará en párrafos que proporcionarán la información del tema

progresivamente. La cohesión entre ellos se reforzará con el uso de conectores de texto
y organizadores de la información.

 Cada párrafo deberá tratar una única idea.

 Se comenzará un nuevo párrafo cuando se ofrezca una información diferente o
un nuevo aspecto sobre el tema central.
 Cuanto más largo y condensado sea el párrafo, será más difícil de leer y entender.
 La idea principal del párrafo aparecerá preferentemente al principio, ya que
generalmente es aquí donde está más activa la atención del lector.

CONECTORES DE TEXTO Y ORGANIZADORES DE LA INFORMACIÓN

Asimismo, igualmente, además, del mismo modo, es más…
Aunque, si bien, a pesar de que, pero, sin embargo, no obstante, con todo, ahora
bien…
Por ello, por tal motivo, por lo que, de ahí que, en consecuencia, por lo tanto…
Es decir, en definitiva, en conclusión…

4.3. ESTRUCTURAR FORMALMENTE EL DOCUMENTO

El orden interno se refleja en la adecuada estructuración del documento. En el caso de

los informes, aplicaremos las pautas vistas en la Unidad 2.

5. ESTRATEGIAS A UTILIZAR DURANTE LA PLANIFICACIÓN DEL

TRABAJO DE REDACCIÓN

5.1. TORBELLINO DE IDEAS O BRAINSTORMING:

Su objetivo consiste en desarrollar y ejercitar la imaginación del creador, la cual se
entiende por la capacidad de establecer nuevas relaciones entre hechos, o integrarlo de
una manera distinta.
Concentrarse durante unos pocos minutos en el tema. Apuntar todas las ideas que se le
ocurran sobre ese tema en una hoja. No prescindir de nada.

PAUTAS DE REDACCIÓN Y ESTILO SUSANA NAVARRO CHARCO

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5.2. PREGUNTAS PREVIAS:

Antes de empezar a escribir un texto, responde a las siguientes preguntas:
 ¿Qué quiero conseguir con este texto?
 ¿Cómo quiero que reaccionen mis lectores?
 ¿Cómo quiero presentarme ante la audiencia?
 ¿Cómo es mi audiencia?
 ¿Qué sé de ella?
 ¿Qué es lo que sabe y no sabe del tema?
 ¿Qué información debo explicarle?
 ¿Cuándo y cómo leerá mi texto?
 ¿Cómo será mi texto?
 ¿Cuántas partes tendrá?
 ¿Qué tono quiero adoptar?
 ¿Qué estilo?
 ¿Qué lenguaje utilizaré?

PAUTAS DE REDACCIÓN Y ESTILO SUSANA NAVARRO CHARCO

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