SECRETARÍA GENERAL

ARCHIVO GENERAL DE LA POLICÍA NACIONAL

 TABLA DE CONTENIDO

1. Estructura Orgánica de la Policía Nacional.

2. Estructura Orgánica de la Secretaría General.

3. Lineamientos Generales de la Secretaria General.

4. Funciones del Área de Archivo General.

5. Funciones de los Grupos que conforman el Área de Archivo General.

5.1 Grupo de Administración y Conservación Documental.

5.2 Grupo de Correspondencia y Radicación Complejo DIPON.

5.3 Grupo de Información y Consulta.

5.4 Grupo Archivo Histórico.

6. Procedimientos y Formatos Asociados.

7. Normativa Aplicativa para el Proceso de Gestión Documental.

8. Indicadores del Proceso de Gestión Documental.

8.1 Indicador Estratégico

9. Instalaciones del Archivo General.

10. Presupuesto de Infraestructura.

11. Documentos en custodia por el Archivo General.

12. Aplicativo GECOP.

1. Estructura Orgánica de la Policía Nacional.

Organigrama estructural que permite contar con una representación gráfica de las diferentes
unidades administrativas, operativas y docente que componen la Policía Nacional, asimismo,
define las dependencias permitiendo evidenciar la misionalidad de los mismos.
2. Estructura Orgánica de la Secretaría General.

Este organigrama permite identificar las Áreas que dependen estructuralmente de la Secretaria
General, así como los Grupos que conforman el Área de Archivo General de la Policía
Nacional.
3. Lineamientos Generales de la Secretaria General.
4. Funciones del Área de Archivo General

Es la Dependencia de la Secretaría General encargada de generar los lineamientos en materia

de Gestión Documental, administrar y conservar la documentación de carácter histórico de la
Policía Nacional, la cual cumple las siguientes funciones:

1. Formular el diseño institucional de Gestión Documental y Archivos, para facilitar la gestión

administrativa de la Policía Nacional en lo que compete a la conservación del patrimonio documental.

2. Verificar la aplicación de la política archivística, en el marco de la Ley General de Archivos, los

principios del Sistema Nacional de Archivos y las demás políticas pertinentes.

3 Tramitar ante el Secretario General las acciones de evaluación, seguimiento y mecanismos de

mejoramiento continuo acordes con las políticas organizacionales, para la administración del Proceso
de Gestión Documental, de conformidad con el Sistema de Gestión Integral y la normativa vigente.

4. Brindar información para la toma de decisiones del mando institucional en el marco de las actividades
del Proceso Gestión Documental.

5. Presentar directrices para el funcionamiento del Comité de Archivo de la Policía Nacional y de los
Comités de Gestión Documental de las unidades policiales, de conformidad a las disposiciones legales.

6. Implementar y dirigir la ejecución del Programa de Gestión Documental enmarcado en la legislación

expedida por el Archivo General de la Nación y normas de calidad para la adecuada gestión del
patrimonio documental.

7. Liderar el fortalecimiento de la cultura archivística a partir de estrategias de capacitación y

sensibilización en la Policía Nacional.

8. Coordinar y revisar conceptos respecto del Proceso Gestión Documental.

9. Revisar las respuestas a las acciones de tutela interpuestas contra la institución que correspondan a
los asuntos misionales del Área de Archivo General.

10. Coordinar y revisar la respuesta oportuna a los derechos de repetición presentados al área.
5. Funciones de los Grupos que conforman el Área de Archivo General.

5.1 Grupo de Administración y Conservación Documental.

Es la Dependencia encargada de proyectar las directrices y lineamientos en materia
archivística acorde con lo establecido por el Archivo General de la Nación, como ente rector
de la función archivística en Colombia y brindar asesorías en el Proceso de Gestión
Documental a las unidades de nivel país.

5.2 Grupo de Correspondencia y radicación complejo DIPON.

Es la Dependencia encargada de registrar y distribuir la documentación recepcionada y/o
salida de las dependencias del complejo de la Dirección General.
5.3 Grupo de Información y Consulta.
Es la Dependencia encargada de atender los requerimientos presentados por parte de los
usuarios internos y externos, relacionados con el Acervo Documental que reposan en el Área
de Archivo General.

5.4 Grupo Archivo Histórico.

Es la Dependencia encargada de aplicar mecanismos que permiten la Conservación de los
Acervos Documentales en el Área de Archivo General, los cuales corresponden a la Memoria
Histórica de la Policía Nacional.
6. Procedimientos y Formatos asociados.

Los procedimientos anexos al Proceso de Gestión Documental permiten seguir ciertos pasos
predeterminados para desarrollar una labor de manera eficaz que refleje la función archivística
en las unidades policiales, desde la producción de un documento hasta la disposición final del
mismo, cumpliendo con el ciclo vital de los documentos.
7. Normativa Aplicada para el Proceso de Gestión Documental.

La presente normativa tiene como propósito presentar los pasos generales sobre la
organización de los Archivos de Gestión, Central e Intermedios en las diferentes dependencias
que integran la Policía Nacional, velarán por la conformación, organización, preservación y
control de los Archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el
ciclo vital de los documentos y la normativa archivística vigente.
8. Indicadores del Proceso de Gestión Documental.

Estos indicadores permiten mejorar la calidad en la atención de los clientes, monitorear el

desempeño de los funcionarios, identificar inadecuados desempeños para proteger la
seguridad de la información.

No obstante para este caso permite medir la organización documental producida por vigencias
en las unidades policiales en el nivel país mediante ciertos parámetros y lineamientos
establecidos por la institución.

NOMBRE DEL DESCRIPCIÓN DEL

DEFINICIÓN OPERACIONAL/FORMULA
INDICADOR INDICADOR

Medir la gestión de los

ORGANIZACIÓN responsables de Archivos de Unidades de conservación (carpetas) organizadas x 100
DOCUMENTAL Gestión en la organización de Total unidades de conservación a organizar
la documentación.

Medir el cumplimiento de las

transferencias documentales
TRANSFERENCIAS Transferencias Primarias realizadas x 100
de acuerdo a lo establecido en
PRIMARIAS sobre las Transferencias programadas.
las TRD y el cronograma de
cada anualidad.

8.1 Indicador Estratégico.

En el marco de la Memoria Histórica Institucional, Postconflicto, el Derecho a la Verdad, la

Justicia y la Reparación de las Victimas, este indicador permite identificar, reconstruir y
consultar la información que reposa en los Archivos Centrales de las unidades de policía a
nivel nacional.

NOMBRE DEL DESCRIPCIÓN DEL

DEFINICIÓN OPERACIONAL/FORMULA
INDICADOR INDICADOR

Medir la eficacia en la ejecución

de las transferencias
TRANSFERENCIA secundarias y de esta manera Transferencias Secundarias realizadas x 100
SECUNDARIA garantizar la disponibilidad de la Transferencias Secundarias realizadas
memoria histórica de la
institución.
9. Instalaciones Archivo General.

Descripción estructural de las instalaciones destinadas para la custodia de la información de

carácter Secundario, Científico, Cultural y de Derechos Humanos y Derecho Internacional
Humanitario.

Está ubicado en el complejo educativo del sur “Enrique Santos Castillo”,

Transversal 33 N° 47 A - 35 Sur, Barrio Fátima.

Longitud 50,27m - ancho 23,92m - altura de 13,30m área de construcción 1,600

m² representadas en 4 bodegas.

Área de almacenamiento de 22,038 metros lineales aproximadamente en cuatro

bodegas con un área administrativa para 83 puestos de trabajo.

Cuenta con laboratorio de microfilmación, zona de cuarentena y tratamiento de

documentos contaminados, auditorio con capacidad para 45 personas y un área
de atención al público.
10. Presupuesto Infraestructura.

El Área de Archivo General llevó a cabo el proyecto de construcción de las Instalaciones

destinadas para la custodia de la información de carácter secundario de la Institución, contando
con la siguiente asignación presupuestal, así:

Proyecto Archivo General Policía Nacional

Construcción primera etapa Archivo
$5.749.999.869,00
General.
Construcción obras adicionales de
$593.800.856,52
urbanismos.
Consultoría técnico administrativa,
contable y jurídica para la elaboración de $142.100.000,00
estudios y diseños técnicos.
Interventoría técnico, administrativa,
$200.000.000,00
financiera y legal.
Dotación oficina abierta y estantería
$1.480.366.821.00
metálica.
Adquisición equipos y control de acceso $106.219.417,28
Adquisición equipos y CCTV. $170.976.835,08
Adquisición equipos y equipo audiovisual
$245.728.374,57
y de sistemas.
Adquisición de equipos, equipos aires
acondicionados y suministro e instalación
$1.135.604.507,68
planta de emergencia, cabina
insonorizada.
Sistemas de conectividad, voz IP y
$291.782.427,62
detección de incendios.
Inversión total del proyecto $10.116.579.108,75
11. Documentos en custodia por el Archivo General.

El Área de Archivo General en su momento tiene bajo su custodia la siguiente información que
se encuentran a disposición y consulta de los ciudadanos o personal desvinculado de la
institución, así:

12. Aplicativo GECOP.

Es una herramienta tecnológica denominada “Gestor de Contenidos Policiales”, fue
implementada con el fin de garantizar la trazabilidad, consulta, trámite y administración de los
documentos producidos y recibidos al interior por la Institución.

Beneficios institucionales

 Este aplicativo está diseñado en un ambiente cien por ciento web.

 Mejora y agiliza los procesos y procedimientos.
 Permite el intercambio de documentos, administrando contenidos en
diferentes formatos a nivel nacional.
 Permite la radicación de documentación que a diario entra y sale de la
Institución.
 Publicación de archivos comunes a nuestras unidades o grupos de interés
compartiendo de manera rápida y segura información sensible.
 Disminuye los tiempos de respuesta a los requerimientos y/o peticiones, lo
que facilita la toma acertada de decisiones.
 Reduce considerablemente los tiempos de respuesta a nuestros clientes
internos y externos.
 La información sólo puede ser visualizada, impresa y modificada por las
personas con el perfil y los derechos definidos por los gestores encargados
de la documentación de cada unidad.
 Permite realizar controles para determinar el estado,
direccionamiento en la dependencia y actividades
que se han realizado con el documento.
 De manera actualizada, simultánea, organizada y
estructurada, busca y consulta la información
facilitando desde cualquier lugar la ubicación y
visualización.
 Permite que no sea necesario imprimir los
documentos para poder guardarlos, lo que
redundará en una disminución de los costos
asociados a este proceso.