SYSTEM CENTER COLOMBIA S.A.

GUIA DE APRENDIZAJE

DESCRIPCIÓN GENERAL - SIIGO

El Sistema Integrado de Información Gerencial Operativo –

SIIGO es un mecanismo completo y de fácil manejo para llevar un
registro detallado de las operaciones de la empresa y en general de
todos los aspectos relacionados con la Administración de Negocios,
con el uso de computador que opera bajo el Sistema Operacional
WINDOWS.
Se caracteriza principalmente por ser un sistema basado en
documentos fuente (Facturas, Recibos de Caja, Cheques, etc.), es decir,
que mediante la elaboración de éstos directamente en el computador se
actualizan en línea y tiempo real todos los registros de la Empresa en lo
referente a: Cartera, Cuentas por Pagar, Inventarios, Activos
Fijos, Pedidos, Compras, Presupuesto, Contabilidad, Nómina,
Ventas, etc., por lo cual no se requiere de expertos en el área de
sistemas para que se empiece a utilizar; sólo con algunos conocimientos
básicos en el área.

SIIGO funciona alrededor del Sistema Contable, permitiendo gran

versatilidad en el asentamiento de operaciones, al poderse registrar de
dos formas: La primera mediante La Elaboración Directa de los
Documentos en el computador, en cuyo caso el sistema
automáticamente realiza la contabilización (Comprobante) y el registro
(transparente para el usuario); y la Segunda mediante la incorporación
directa de Comprobantes de Contabilidad. Garantizando por
cualquiera de los medios, que todos los registros sean afectados
simultáneamente.

Provee así un solo medio de alimentación de información

(Comprobantes) lo que asegura una Integridad y Consistencia Total)
entre sus diferentes aplicaciones.

SIIGO OFRECE ONCE MÓDULOS BÁSICOS

· ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS · NÓMINA

· CONTABILIDAD GENERAL · ACTIVOS FIJOS
· CUENTAS POR COBRAR · PRESUPUESTO
 · CUENTAS POR PAGAR · PEDIDOS
· INVENTARIOS · COMPRAS
· VENTAS

PARAMETRIZACION Y ACCESO AL SISTEMA

Se ingresa por el acceso directo que el sistema crea al momento de

instalar el programa, también se puede ingresar por inicio, el cual crea
un acceso directo. Luego aparece una ventana donde despliega las
empresas instaladas y se selecciona la correspondiente a trabajar;
donde solicita una clave de acceso al programa, posteriormente solicita
los datos del año el mes y día al cual se desea ingresar información.

Selec cionar la Empresa

a la que desea ingresar.

Solicita la Clave de Acceso,

la cual debe digitar en la
misma forma que fue
grabada (Mayúsculas ó
Minúsculas), al
digitarla no será vista en
pantalla, por seguridad. En
caso que la llave no
concuerde aparece el
mensaje CLAVE DEL
USUARIO INVALIDA
oprima ENTER y repita
este proceso hasta suministrar la clave correcta.

 Digite el Año de proceso ó ENTER toma el que se encuentra en

pantalla.
 Digite el Mes de proceso (01-13). En caso que la clave
suministrada sea diferente a la del supervisor y este no tenga
autorización para cambiar la fecha en el pie de pantalla aparece
NO PUEDE CAMBIAR LA FECHA, Pulse o seleccione la opción
 con clic, e intente nuevamente hasta suministrar la fecha
corriente, con ENTER toma el que se encuentra en pantalla.
 Digite el Día de proceso entre (01-31) ó ENTER toma el que se
uso en la pasada sesión de trabajo.

En caso de que el año digitado no se encuentre en el disco, en el pie de

pantalla aparecerá USTED HA INGRESADO AL AÑO XX, PARA EL
CUAL NO EXISTEN ARCHIVOS. INGRESE DE NUEVO CON EL AÑO
VALIDO, oprima ENTER, e intente nuevamente el proceso hasta
suministrar el correcto, ó acuda a sus discos de copia para recuperar los
archivos, ó bien realice el proceso de cierre de año para generar los
archivos del año próximo.

En caso que esta fecha corresponda a un cambio de mes con respecto al

usado en la pasada sección de trabajo, en el pie de pantalla aparecerá:

CON ESTE CAMBIO DE MES REQUIERE INICIAR EN

CEROS LOS ACUMULADOS DE CONSUMO DE INVENTARIOS ?????

(ESTO SE HACE SOLO UNA VEZ)

Digite SI para iniciar en ceros el consumo (estadístico) de todos los

productos del inventario en el mes en curso, en este caso aparecerá el
letrero titilante LIMPIANDO INVENTARIOS, con ENTER toma NO, en
caso que se digite SI la clave será comparada con la del administrador,
si no concuerda en el pie de pantalla aparece ES FUNCION DEL ADMON,
oprima ENTER.

En caso de haber tenido actualizaciones parciales al volver a ingresar al

programa el pie de pantalla aparecerá HAGO PROCESO DE
RECUPERACION N-NNN-00000000000-000, [donde N= Tipo de
comprobante, NNN = Código de comprobante a reversar y 000000
00000= Número documento a reversar] de esta forma es reversada la
actualización ó reversión parcial de algún documento.
SIIGO es como un mecanismo de seguridad para el usuario, requiere
de un registro por cada empresa creada, el cual debe ser tramitado en
nuestra oficina o con el distribuidor autorizado, desde el momento de su
instalación tiene 90 días por tanto en pie de pantalla aparece el
mensaje:

QUIERE TRAMITAR LA SOLICITUD DE REGISTRO

PARA REALIZAR ESTE TRAMITE RESTAN

SOLAMENTE -XX- DIAS

 Seleccione con clic si desea:

 Imprimir Registro
 Número de Registro
 Continuar
 Para la Impresión, opción selección Impresora.


En caso que desee registrar el programa digite R y aparecerá número de

registro enviado, de esta forma se habilita el programa para uso
permanente; pasados los 90 días para tramitar la solicitud de registro,
en el pie de pantalla aparece:

HASTA TANTO NO OBTENGA SU NUMERO DE REGISTRO

NO PODRA SEGUIR USANDO EL SIIGO - TRAMITELO

Pulse ENTER y nuevamente ingrese el sistema hasta obtener su

registro. En caso de idas de luz ó caídas del sistema es posible que los
archivos queden desorganizados, caso en el cual no hay pérdida de
información, al ingresar nuevamente al sistema aparecerá un recuadro
informándole los archivos que se pueden encontrar malogrados o que no
existan y a su vez se le indicará el procedimiento que debe seguirse de
acuerdo al archivo mostrado e intente nuevamente para ingresar
normalmente.
Paso seguido aparecerá otra pantalla la cual le mostrará ocho (8)
opciones a elegir (nueve si maneja distribuidos):

Con retorna al menú anterior.

OPCION MENU PRINCIPAL

Aparecerá en la pantalla el Menú de selección, donde se encontrarán

todas las opciones que ofrece el SIIGO.

El Menú SIIGO contiene:

Con retorna al menú anterior.

ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS
INTRODUCCIÓN

Los modelos de impresión son adaptados dinámicamente por el usuario

a través de un generador de documentos. Permite definir varios
documentos de cada uno con numeración independiente. Crea los
terceros dinámicamente y permite consulta de Cuentas, Productos,
Activos Fijos, Terceros, Vendedores, Bodegas, Subbodegas, Centros de
Costos y Subcentro de Costos, a través del Manejo de Ventanas.
Permite la impresión de Documentos previamente elaborados y
además de ello se controla por documento si está autorizado el
usuario a realizar salidas en rojo o crear NITs.

FACTURA DE VENTA

Elabora e imprime la Factura de Venta. Maneja hasta doce (12) listas

de precios de venta. Utiliza hasta tres (3) conceptos de descuentos y
hasta tres (3) conceptos de cargos. Muestra la situación del cliente en
lo referente al cupo de crédito, saldo en cartera y valor en mora.
Muestra las existencias de cada producto por bodega y subbodegas.
Permite aplicar restricciones de auditoria en lo referente a ventas
extracupo o mora, generación de saldos crédito, otorgamiento de
descuentos, etc. Cruza directamente con pedidos de clientes, remisiones
o cotizaciones. Mediante parametrización de claves da restricción de
manejo de stock de inventarios máximos y mínimos. Si se obliga cruce
de documentos en la parametrización no permite pasar sin asignar
documento cruce. Flag para mostrar los excesos en presupuesto en
cuentas de resultados que se controla con asignación en clave de
usuario. Afecta directamente los registros en: Cartera, Pedidos,
Inventarios, Presupuesto, Contabilidad, Ventas.

RECIBO DE CAJA

Elabora e imprime Recibos de Caja permite accesar la cartera por

Número de Facturas ó Cliente. Muestra el estado de cuenta del cliente
para escoger las Facturas a ser abonadas Permite realizar recibos de
cheques pos fechados, liquida intereses de mora. Permite ver días de
vencimiento y de realizada la factura. Afecta directamente los registros
en: Cartera, Nómina, Presupuesto, Contabilidad, Ventas.

COMPROBANTES DE EGRESO – CHEQUE

Elabora e imprime los Comprobantes de Egreso con su cheque (opcional)
Muestra el saldo de cada cuenta bancaria. Muestra el estado de cuenta del
proveedor para escoger las facturas a cancelar, permite girar cheques pos
fechados Afecta directamente los registros en: Cuentas por Pagar, Contabilidad,
Presupuesto, Activos Fijos, Inventarios, Cartera, Nómina.

REGISTRO DE COMPRAS

Registra e imprime la Factura de Compra a proveedores. Muestra el Saldo con

los Proveedores. Permite comprar productos activos o causar gastos. Muestra
saldos y costos en inventarios. Afecta directamente los registros en: Cuentas por
Pagar, Activos Fijos, Compras, Contabilidad , Presupuesto, Inventario.

NOTAS

Elabora e imprime las Notas Débito, Crédito, Remisión, Entrada, Salida, Tras-
lado entre Bodegas, Producción y Notas Internas de Contabilidad. Permite
realizar cualquier transacción en todos los módulos Afecta directamente los
registros en: Cartera, Cuentas por Pagar, Activos Fijos, Contabilidad, Presupuesto,
Inventarios, Nómina, Ventas, Pedidos, Compras.

DEVOLUCIÓN DE FACTURAS

Elabora e imprime la Devolución en Ventas. Permite hacer devoluciones

parciales o totales de una factura o de un servicio. Afecta directamente los
registros en los módulos de Cuentas por Cobrar, Contabilidad, Ventas, Inventarios,
Presupuesto, Pedidos.

IMPRESION DOCUMENTOS PREVIOS

Permite llamar documentos ya elaborados (tales como facturas, remisiones,

comprobantes, etc.) para imprimir copias adicionales, útil también en el caso de
que en el momento de su elaboración la impresión no haya sido exitosa.
GUIA PRÁCTICA

ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

Después de seleccionar Elaboración de Documentos, aparecerán en

la pantalla las siguientes opciones:

Para seleccionar la opción requerida use un procedimiento similar al

del menú principal.

SIIGO permite la elaboración directa de los documentos, y los usa

como fuente para generar comprobantes en forma automática, y a
través de estos afectar en línea y tiempo real los diferentes registros
realizados en el documento.
Usando esta opción, puede registrarse el 100% de las transacciones
realizadas por la Empresa, las cuales se reflejan en los documentos.
Estos son:

 Factura de Venta
 Recibo de Caja

 Comprobante de Egreso - Cheque

 Registro de Compra

 Documentos Iniciales (Tipo L)

 Nota Débito

 Nota Crédito

 Nota de Entrada de Mercancía

 Nota de Salida de Mercancía

 Nota de Traslado de Mercancías entre Bodegas

 Nota de Remisión de Mercancía

 Nota de Producción

 Nota Interna de Contabilidad

 Devolución de Facturas
 CONTABILIDAD GENERAL

BENEFICIOS
 Tener los estados financieros (balance general y estado de resultados, etc).
en cualquier momento, sin importar la fecha.
 Detallar la información contable hasta el nivel que se requiera.
 Llevar la contabilidad con las últimas normas contables y tributarias.
 Expedir automáticamente los certificados de IVA, ICA y RETEFUENTE.
 Presentar la información en medio magnético, de acuerdo a los formatos de
la administración de impuestos y el Seguro Social.
 Realizar automáticamente los ajustes por inflación de acuerdo con las
normas establecidas.
 Garantizar la confiabilidad de los datos, pues no permite grabar
comprobantes descuadrados.
 Tener automáticamente la información para pagos fiscales y parafiscales.

CARACTERISTICAS
 Utiliza el Plan Único de Cuentas (PUC) de Diez (10) dígitos a cinco niveles,
que permiten clasificar hasta 99 Grupos, por cada grupo hasta 99 Cuentas,
por cada cuenta hasta 99 Subcuentas, por cada subcuenta hasta 99
Auxiliares (opcional), y por cada auxiliar hasta 99 subauxiliares.
Adicionalmente se puede aplicar hasta en 9999 Centros de Costos
 (opcional), cada uno con 99 subcentros de costo y utilizar otro nivel, el de
Terceros con el número de identificación tributaria (13 dígitos).
 Utiliza un Catálogo de terceros con una información básica de clientes,
proveedores, empleados y otros.
 Ofrece Consolidación por Centros de Costos
 Permite elaborar la Conciliación Bancaria por medio magnético
 Permite la Entrada directa de Comprobantes, con ayudas para cruces con
cartera, inventarios, etc., adicionalmente se puede Anular, borrar o corregir
comprobantes previamente incorporados individualmente o por bloques.
 Permite Prefijar hasta 999 Comprobantes, cada uno con 99 variedades en
porcentajes ó valores a ser usados las veces que sea necesario
(Causaciones, Provisiones).
 Permite Definir Amortizaciones, para ser aplicados automáticamente.
 Genera Ajustes Integrales por Inflación en forma automática de acuerdo al
índice de inflación o a los acuerdos.
 Genera Ajustes al cambio en forma automática de acuerdo al tipo de
cambio.
 Realiza Mantenimiento de Terceros, cambiando el movimiento y su saldo a
otro.
 Muestra Balances de Prueba a nivel de grupo, cuenta, subcuenta, auxiliar,
centros de costos o terceros, en el período y rango de cuentas deseado.
 Genera Balances mensuales, en diferentes tipos de moneda, dependiente
del valor del cambio.
 Muestra el Movimiento de Cuentas (Libro Auxiliar) en el período y rango de
cuentas deseado, para efectos de conciliación y control.
 Produce la Relación de Terceros ordenada por número de identificación o
por Cuenta a nivel general o detallado.
 Imprime los Comprobantes Incorporados, Comprobantes de Diario, Control
de Consecutivos ó Comprobantes Anulados para efectos de auditoria y
control.
 Produce los Libros Oficiales: Diario, Mayor, Inventarios, Ventas y Compras.
 Produce los Certificados de Retención en la Fuente, IVA e ICA
 Produce información en medio magnético para Grandes Contribuyentes
 Elabora los estados financieros (Balance General, Estado de Resultados,
etc.)
  Permite el diseño de hasta 999 informes por medio del Generador de
Reportes Financieros.

GUIA PRACTICA
CONTABILIDAD GENERAL

Después de seleccionar Contabilidad, aparecerán en la pantalla las siguientes

opciones:

Para seleccionar la opción requerida use un procedimiento similar al del menú

principal.
Este módulo maneja todo lo relacionado con el registro de la contabilidad y
contiene 10 opciones a saber:
 Administración de cuentas contables: donde se realizan modificaciones
al plan de cuentas y movimientos para análisis de las cuentas.
 Administración de terceros: Controla los terceros utilizados por la
empresa. En esta opción se maneja apertura, modificación y eliminación, se
realizan consultas alfabéticas y numéricas, permite realizar mantenimiento de
terceros y generar anexos de balance.
 Administración de centros de costo: Permite la apertura de centros y
subcentros de costo, así como informe, balances generales, de prueba,
estados de resultado y movimiento de cuentas de acuerdo al centro de costo.
 Informes financieros: es el generador de reportes financieros para obtener
balances generales, de comprobación, estado de resultados, cambio de
situación patrimonial, cambio de situación financiera, flujo de efectivo y
generador de reportes financieros.
 Informes oficiales: En esta opción se puede imprimir los libros oficiales
exigidos por la cámara de comercio a saber: libro diario, diario resumido, libro
mayor, inventarios y balances, libro único oficial, libro de ventas, certificados
de retención y numerador de libros oficiales. Además se puede conseguir
informes sobre el control de impuestos por parte de la DIAN en la opción de
medios magnéticos.
 Generación de comprobantes: Esta opción se utiliza para alimentar el
sistema incluyendo comprobantes de acuerdo a los tipos previamente
definidos. Adicionalmente se puede catalogar y utilizar comprobantes que
sean de uso repetitivo y diferido.
 Ajustes por inflación en esta opción sé digitan el porcentaje mensual de
índice por inflación por cada mes y se realiza de manera automática. Los
ajustes pueden ser PAAG o acuerdo, en activos fijos, inventarios (permanente)
y todas las cuentas que se hayan tenido como PAAG,
 Conciliación bancaria: Sirve para realizar o actualizar los movimientos
bancarios correspondientes. De la misma manera permite modificaciones al
extracto y genera informes de un rango de cuentas determinado.
 Definición de documentos: Esta opción permite incluir todos los
documentos debidamente parametrizados que la empresa utilice. Los
documentos generados pueden existir en SIIGO bajo varios parámetros
distintos y formatos diferentes que el usuario puede definir o modificar por
medio de herramientas que permiten manejar las variables que el usuario
estime convenientes en sus documentos.
 Impresión definición documentos: Obtiene un listado con todos los
documentos que se utilizan con todos sus respectivos parámetros.
 Calendario Tributario: Muestra todos los impuestos que el contribuyente
tiene que pagar, y muestra el calendario personalizado dependiendo de la
clasificación de la empresa y los últimos dígitos del Nit.
 Parámetros Factura Rápida. Opción a través de la cual se definen datos
genéricos como (cantidad, nit, etc.) en el momento de facturar.
 CUENTAS POR COBRAR
BENEFICIOS
 Saber quién nos debe, cuánto y a que fecha
 Conocer cuánto es la cartera vencida y por vencer
 Tener en cuenta la información del cliente al momento del pago
 Realizar una rápida labor de recaudo en cartera, al conocer a diario y en
forma discriminada la información de la cartera vencida y por vencer
 Saber al instante día a día a quién se le debe cobrar
 Elaborar hasta 99 circulares de cobro para presionar la cartera morosa
 Analizar el comportamiento de pago de los clientes
 Controlar los cupos de crédito
 Liquidar intereses de mora
 Saber quién pagó día a día y quién no pagó, mediante la confrontación de
los recibos de caja con la proyección diaria de vencimientos.
 Poder conocer el costo de oportunidad de la cartera no recaudada
 Poder conocer cuales clientes compran en forma rutinaria y cuales no.

CARACTERISTICAS
 El Cliente se identifica por su nombre o número de Identificación tributaria.
 Almacena Datos básicos de los clientes como: Representante Legal,
Dirección, Teléfonos, Fax, Apartado Aéreo, Clasificación, País, Ciudad,
Sucursal a la que pertenece, Observaciones, etc.
 Permite identificar los clientes inactivos.
 Permite la Utilización de la cartera por centros de costos y subcentros de
costo.
 Permite asignar Cupos de Crédito a cada uno de los Clientes y produce
informes sobre su utilización y comportamiento.
 Permite Discriminar la Cartera (Facturas, Cheque posfechado, Letras,
Cartas de Crédito, etc.)
 Produce Estados de Cuenta de cada cliente, para su circularización,
consulta y análisis.
  Elabora Circulares de Cobro anticipadas y vencidas de acuerdo a noventa y
nueve (99) modelos previamente establecidos.
 Informa las Edades de Cartera vencida y/o por vencer en diez (10) rangos
diferentes, o cinco (5) rangos que pueden ser desagregados documento por
documento para efectos de proyección del flujo de caja, dichos rangos son
asignados dinámicamente por el usuario.
 Produce un informe de Saldos Totales de cartera (auxiliar contable),
detallando cada factura con su respectivo vencimiento.
 Informa la Cartera Morosa, para efectos de cobro, liquidando los intereses
de Mora causados de acuerdo a una tasa fijada dinámicamente por el
usuario.
 Muestra los Saldos por Documento, detallados por cada vencimiento,
ordenándolos numérica o alfabéticamente.
 Permite un Análisis de Clientes, con sus movimientos anuales en compras,
pagos, cupos, saldos.
 Produce un informe sobre Proyección de Vencimientos diarios, ordenado
por fecha, para efectos de cobro y control de consignaciones de cheques
posfechados.
 Imprime una relación diaria de cuentas por cobrar vs. Recaudo.

CUENTAS POR COBRAR

Por medio de Cuentas por Cobrar en el menú principal se ubicará en el Submenú

de Cuentas por Cobrar.
Para seleccionar la opción requerida use un procedimiento similar al del
menú principal.
En este módulo maneja todo lo relacionado con Cuentas por Cobrar de
los clientes y contiene once (11) opciones a saber:
 Manejo de Clientes: En el cual permite realizar la creación de
clientes, sus datos generales, etc., además permite consultar por
pantalla e impreso los clientes.
 Estado de Cuentas: En el cual se consulta en pantalla ó
impresora el estado de cartera de un cliente.
 Circulares de Cobro: Es la manera de realizar las circulares de
cobro para clientes morosos.
 Edades de Cartera: Donde se pueden imprimir las edades de
cartera por rangos predeterminados.
 Cartera Morosa/Total Donde se pueden imprimir los saldos de
cartera totales o en mora para efectos de control (Auxiliar).
 Saldos por Documentos: En el cual se consulta por pantalla o
impreso en forma alfabética o numérica el saldo de un documento y
a quien pertenece.
 Movimiento de Cartera: En el cual se consulta por pantalla ó
impreso y por rango de tiempo el movimiento en cartera de un
cliente.
 Análisis de Cartera: Donde se consulta por pantalla ó impreso el
comportamiento de las compras y los abonos que ha realizado el
cliente al rededor de los doce (12) meses del año. Adicionalmente
se pueden producir informes de análisis de ventas por cliente y
producto.
 Cupos de Crédito: Donde se puede imprimir el cupo de crédito
de los clientes su utilización y el cupo de crédito disponible.
 Proyección de Vencimientos: Se puede generar por períodos
de tiempo para determinar los Vencimientos de Cartera, para efectos
de cobro, Flujo de Caja.
 Gestión de Cobranzas: Esta opción permite conocer la
efectividad en el recaudo de cartera.
 CUENTAS POR PAGAR

BENEFICIOS

Saber a quién le debemos, cuánto y a qué fecha

 Conocer cuánto está vencido y por vencer

 Tener toda la información de las cuentas por pagar, al momento del pago
 Controlar y mantener la historia de los pagos al proveedor
 Saber al instante, día a día a quién se le debe pagar
 Conocer cuánto se paga en intereses de mora
 Saber quién nos cobró y quién no, mediante la confrontación de los
comprobantes de egreso con la proyección diaria de vencimientos.

CARACTERISTICAS

 El Proveedor se identifica por su nombre o número de identificación

tributaria
 Almacena Datos básicos de proveedores como: Representante Legal,
Dirección, Teléfono, Fax, Apartado Aéreo.
 Permite la Utilización de las Cuentas por Pagar por centros de costos.
 Permite Discriminar las Cuentas por pagar (Cheque posfechado, facturas,
Cartas de Crédito, etc.)
 Produce Estados de Cuenta de cada Proveedor, para su circulación,
verificación y control.
 Informa las Edades de Cuentas por pagar vencida y/o por vencer en diez
(10) rangos diferentes, que pueden ser desagregados documento por
documento para efectos de proyección del flujo de caja, dichos rangos son
asignados dinámicamente por el usuario.
 Produce un informe de Saldos totales de proveedor (auxiliar contable),
detallando cada factura con su respectivo vencimiento.
 Informa sobre las Cuentas en Mora, para su cancelación.
 Muestra los Saldos por Documento detallados por cada vencimiento
ordenándolos numérica o alfabéticamente.
 Permite un Análisis de Proveedores con el movimiento anual en compras,
pagos, saldos.
 Produce un informe de un Producto adquirido en compras realizadas a
diferentes proveedores, durante un periodo determinado.
 Produce un informe de las compras realizadas a cada Proveedor
detallando todos los Productos adquiridos en un período determinado.
  Produce un informe sobre la Proyección de Vencimientos de pagos diarios,
ordenado por fecha, como una herramienta de programación de pagos y
control de cheques posfechados.

GUIA PRÁCTICA
CUENTAS POR PAGAR

Por medio de Cuentas por Cobrar en el menú principal se ubicará en el

Submenú de Cuentas por Pagar
.

Para seleccionar la opción requerida use un procedimiento similar al del menú

principal.

En este módulo maneja todo lo relacionado con Cuentas por Pagar de los
Proveedores y contiene Ocho (8) opciones a saber:

 Manejo de Proveedores: En el cual se realizan apertura, eliminación y

consultas de proveedores.
 Estado De Cuentas: En el cual se consulta en pantalla ó impresora el
estado de cuenta de un proveedor.
 Edades de Proveedores: Donde se pueden imprimir las edades de
Cuentas por Pagar en rangos predeterminados.
 Saldos Morosa Total: Donde se pueden imprimir los saldos de
proveedores totales o en mora para efectos de control (Auxiliar).
 Saldos por Documentos: En el cual se consulta por pantalla o impreso en
forma alfabética o numérica el saldo de un documento y a quien pertenece.
 Movimiento de Proveedores: En el cual se consulta por pantalla ó impreso
y por rango de tiempo el movimiento de un proveedor.
 Análisis de Proveedores: Donde se consulta por pantalla ó impreso el
comportamiento de los abonos y compras que ha realizado al proveedor
alrededor de los doce (12) meses del año. Adicionalmente se pueden producir
informes de análisis de compras por proveedor y producto.
 Proyección de Vencimientos: Se puede generar por períodos
determinados de tiempo los Vencimientos de Proveedores, para efectos de
pago, Flujo de Caja.
 INVENTARIOS

BENEFICIOS

 Saber cuál es el costo del inventario

 Conocer qué productos han tenido movimiento, cuáles no y desde cuando

 Saber que productos están por encima o por debajo de los niveles de stock

 Utilizar el Sistema de Inventario Permanente

 Definir hasta 12 listas de precios

 Saber a quién se le compró y a que costo

 Conocer las cantidades y valores de los inventarios que hay en bodegas

 Controlar las existencias de productos

 Organizar los productos de acuerdo a tres niveles de agrupación

 Da una ubicación física a los productos

 Identificar los artículos por medio de rótulos

 Cargar y descargar automáticamente el inventario mediante entradas y

salidas

 Listar los productos con saldos en rojo

 Manejar referencias de fábrica y equivalencias

CARACTERISTICAS

 Utiliza un Código de inventarios de trece (13) dígitos en tres niveles que

permiten clasificar hasta 999 Líneas de producto, por cada línea hasta
9999 Grupos, por cada grupo 999999 productos, además tiene un código
alterno para identificar el producto por la Referencia de fábrica de 20
posiciones alfanuméricas.
  Permite la Importación del catálogo de productos desde otros programas de
acuerdo a un formato preestablecido

 Permite almacenar los productos hasta en 9999 bodegas.

 Permite utilizar hasta doce (12) Listas de Precios de Venta y clasificar los
productos en gravados o exentos de IVA.

 Imprime productos exentos y gravados.

 Brinda Información adicional del producto: ubicación, costo, unidad,

equivalencia y marca.

 Informa la Rotación de inventarios en lo referente a stock mínimo, máximo y

tiempo de reposición.

GUIA PRACTICA

INVENTARIOS

Luego de seleccionar Inventarios en el menú principal el cursor se ubicará en el

Submenú de Inventarios.
Para seleccionar la opción requerida use un procedimiento similar al del menú
principal.

Este módulo maneja todo lo relacionado con el inventario y contiene trece (13)
Opciones a saber:

 Catálogo: En esta opción se puede realizar aperturas modificaciones,

eliminaciones de productos consultas por pantalla en orden numérico,
alfabético o por referencia de fábrica e impresión de los mismos, clasificando
las diferentes listas de precios.
 Saldos Inventarios: En esta opción se puede consultar por pantalla ó en
informe impreso, las existencias de inventarios bien sea total ó por bodegas.

 Administración de Bodega: Esta opción se utiliza para listar un resumen

del movimiento que han tenido productos en un periodo deseado por bodega
y el total de estas.

 Movimiento de Productos: Mediante esta opción se puede analizar con

que documentos se ha movido un producto ya sea total, por bodegas (kardex),
valorizado o resumido según el periodo deseado el cual se puede imprimir ó
ver por pantalla.

 Análisis de Existencias: En esta opción se pude consultar por pantalla ó

en informe impreso, el consumo promedio de los meses solicitados, stock
mínimo, máximo y el tiempo de reposición, y para cuantos días alcanzan las
existencias si se siguen consumiendo a la misma rata además, informa
cuando se presentó el último movimiento, costo unitario y el valor total de las
existencias, stock mínimo, máximo y tiempo de reposición.

 Valorización de Saldos: Mediante esta opción podemos valorizar las

existencias de inventarios total ó por bodegas a un mes de corte deseado
dando la oportunidad de que se liste un rango determinado de productos a un
último valor de compra ó al costo unitario.

 Conteo Físico: Opción en la cual podemos imprimir el rango deseado de

productos por bodega, con saldos ó sin ellos para hacer una verificación de las
existencias físicas.

 Administración de Costeo: En esta opción se puede realizar un control del

costo mensual, incremento predeterminado, análisis al predeterminado y por
último un comprobante predeterminado.
 Requisitos de Materia Prima: Esta opción da la oportunidad de catalogar
las materias primas necesarias para producir un determinado producto cuyo
informe lista las materias primas existentes, el faltante de estas y el costo de
compra.

 Administración de precios: En esta opción se puede modificar el precio

de los productos en porcentaje o valor.

 Control cruce nota de entrada: En esta opción se puede observar el

comportamiento de las notas pendientes por producto o por clientes, un
auxiliar, un análisis de estas notas y por último un listado de las mismas.

 Control cruce notas de remisión: En esta opción se puede n obtener

listados de las notas pendientes por producto o por cliente, un auxiliar, su
respectivo análisis y un listado de notas de remisión.

Estadísticas: En esta opción se pueden realizar consultas de compras por

producto y documento.

PEDIDOS

BENEFICIOS
  Realiza la orden de pedido y modificarla si se requiere.
 Cruza automáticamente él pedido con la factura, cotización o nota de
remisión.
 Conocer las fechas de entrega de pedidos.
 Analiza los pedidos pendientes por despachar Vs las compras pendientes
de recibir.
 Determina la disponibilidad de productos para entregar.
 Conocer los pedidos pendientes por cliente y por producto
 Saber qué pedidos ya se pasaron del tiempo de entrega.
 Lista un resumen de los productos que han pedido, comparando la cantidad
que hay en stock y los faltantes.

CARACTERÍSTICAS

 Elabora e imprime los Pedidos de mercancías, efectuados por los

Clientes.
 Los formatos de los pedidos se adaptan a través de un generador de
documentos.
 Permite definir hasta Tres (3) conceptos de Cargos y Tres (3) de
Descuentos.
 El cruce de información se realiza contra la Factura de venta, la Remisión
de mercancías o la Producción de las mismas.
 Permite Modificar la Información sobre pedidos incorporados, al igual que
Anular o incorporar nuevos datos.
 Informa sobre pedidos Pendientes de despachar, facturar o producir por
producto o referencias.
 Informa pedidos pendientes de atender por Clientes.
 Produce un informe que determina la Disponibilidad de productos,
comparando los saldos con las compras y pedidos pendientes.

GUIA PRACTICA

PEDIDOS

Después de seleccionar PEDIDOS en el menú principal se mostrará el Submenú

de Pedidos:
Para seleccionar la opción requerida use un procedimiento similar al del menú
principal.

Este módulo maneja todo lo relacionado con Pedidos de mercancías que realicen
los clientes, y contiene 7 opciones a saber:

Elaboración de Pedidos: Donde se realiza e imprime el pedido elaborado al

cliente.

Mantenimiento Pedidos: Donde se pueden realizar las modificaciones de

cualquier dato a un pedido ya creado, además eliminarlo ó anularlo.

Pendientes por Producto: En el cual puede consultar en pantalla ó impresora,

por producto lo que esta pedido, que se ha entregado y lo pendiente de entregar.

Pendientes por Cliente: En el cual se puede consultar en pantalla ó impresora,

por cliente que productos hay pedidos, entregados y pendientes por entregar.

Auxiliar de Pedidos: Donde se puede imprimir por productos ó por cliente los
Pedidos cargados con todo el detalle del registro.

Análisis de Pedidos: El cual se puede consultar en pantalla ó impresora, en

orden alfabético, numérico ó por referencia de fábrica los productos con
información como: Saldo Actual, Pedidos Pendientes de Entregar, Compras
Pendientes de Recibir, Disponibilidad después de Compras, Lista Precios de
Venta, Stock Máximos, Mínimos y tiempo de reposición.

Lista de Pedidos: De acuerdo al rango deseado con toda la información.

COMPRAS
BENEFICIOS

 Realizar la orden de compra y modificarla si se requiere.

 Cruzar automáticamente la orden de compra con el registro de compra o
nota de entrada.

 Conocer las fechas de recibo de ordenes de compra.

 Analizar las compras pendientes por recibir VS los pedidos pendientes por
despachar.

 Conocer las compras pendientes por proveedor y por producto.

 Saber qué compras ya se pasaron del tiempo de recibo.

CARACTERISTICAS

 Elabora e imprime las Ordenes de Compra de mercancías efectuadas a

los Proveedores.
 Los formatos de Ordenes de Compras se adaptan a través de un generador
de documentos.

 Permite definir hasta tres (3) conceptos de cargos y tres (3) de

descuentos.

 El cruce de información se realiza contra la Factura de Compra o contra las

Entradas al Inventario.

 Permite Modificar la Información sobre las compras incorporadas, al igual

que Anular o incorporar nuevos datos.

 Informa sobre compras Pendientes de recibir por Producto o referencias.

 Informa las compras Pendientes de recibir por proveedor.

 Produce un informe que sugiere la Cantidad a Comprar, comparando el

saldo con los despachos y las compras pendientes de recibir y el “stock”
máximo.

GUIA PRACTICA
 ORDENES DE COMPRAS

Después de seleccionar en el menú principal el cursor se ubicará en el Submenú

de Compras:

Para seleccionar la opción requerida use un procedimiento similar al del menú

principal.

Este módulo maneja todo lo relacionado con Ordenes de Compras que se

solicitan, y contiene 7 opciones a saber:

Elaboración Ordenes de Compra: Donde se realiza e imprime la Orden de

Compra para el Proveedor.
Mantenimiento Ordenes: Donde a una orden de compra ya creada se le pueden
modificar cualquier tipo de dato, eliminarla ó anularla.

Pendientes por Producto: En el cual puede consultar en pantalla ó impresora,

por productos lo que se ha solicitado, lo que sea ha recibido y los pendiente de
recibir por proveedor.

Pendientes por Proveedor: En el cual se puede consultar en pantalla ó

impresora, por Proveedor que productos hay solicitados, recibidos y pendientes de
recibir.

Auxiliar de Orden de Compras: Donde se puede imprimir por productos ó por

proveedor las Orden de Compras cargados con todo el detalle del registro.

Análisis de Orden de Compras: El cual se puede consultar en pantalla ó

impresora, en orden alfabético, numérico ó por referencia de fábrica los productos
con información como: Saldo Actual, Compras Pendientes de Recibir,
Disponibilidad después de Recibo, Fecha de la última Compra, Stock Máximos,
Mínimos y tiempo de reposición.

Lista de Orden de Compras: De acuerdo al rango deseado con toda la

información.
 VENTAS

BENEFICIOS

 Conocer las ventas por vendedor y por zona

 Saber la rentabilidad por producto, por vendedor y por zona
 Analizar a qué clientes se le han vendido determinados productos
 Conocer qué productos son los que más se venden
 Listar la cartera por vendedor y ciudades
 Conocer las facturas y los respectivos recaudos por vendedor
 Efectuar cotizaciones y cruzarlas con un pedido o factura.

CARACTERISTICAS

 Utiliza un Catálogo de Vendedores, con información de zonas, ciudades,

porcentaje de ventas y recaudos.
 Permite elaborar Cotizaciones de Venta, con fecha de validez de la oferta,
días para la entrega, forma de pago y nombre de la persona que realizó la
cotización.
 Permite el uso del Generador de documentos para diseñar el formato de
la cotización
 Guarda todas las Cotizaciones y permite el cruce de información contra las
Facturas o contra los Pedidos.
 Permite generar un Listado Estadístico de Cumplimiento en la entrega
de pedidos, de acuerdo al porcentaje de cumplimiento Deseado.
 Permite generar la Cartera por Vendedor, por saldos o por edades.
 Realiza la Liquidación de Comisiones a los vendedores de acuerdo a un
porcentaje de venta y recaudo.
 Genera un Listado de la Rentabilidad de los productos, comparando la
lista de precios con el último valor de compra o su costo.
 Ofrece Estadísticas de ventas por Producto, por Cliente, por Bodega o por
Vendedor agrupados por zonas y ciudades.
 Ofrece Estadísticas en cantidades de ventas, por vendedor, cliente y
sucursal.
 Produce Estadísticas y todos los Reportes de ventas por centro de costos.
  Genera un Listado Estadístico de la rentabilidad, que se ha obtenido, al
igual que determina la Participación de los productos en el total de las
ventas.
 Presenta estadística de ventas por producto resumiendo línea y grupo
 Estadística de ventas ordenado por ciudades, por Vendedor y por Centro de
costos
 Reporte de estadísticas de ventas discriminado por meses
 Reporte de ventas diarias por producto
 Permite llevar un control completo de Mercadeo.

GUIA PRACTICA
VENTAS

Después de seleccionar la opción de Ventas utilizando las teclas de flecha arriba

y flecha abajo, el cursor se ubicará en el submenú de ventas.

Para seleccionar la opción requerida use un procedimiento similar al del menú

principal.

Este módulo maneja todo lo relacionado con vendedores, cotizaciones y ventas.

Catálogo de Vendedores: Donde se realiza la apertura de los vendedores,
ofrece consultas por pantalla o impresora de los vendedores registrados.

Administración de Cotizaciones: Permite realizar las cotizaciones de los

productos, para enviarlas al cliente. Además permite generar una serie de
consultas relacionadas con cotizaciones

Estadísticas de Cumplimiento: Nos genera un listado detallado general dando

los rangos de producto y fecha, dependiendo del porcentaje de cumplimiento.
(Este listado puede ser obtenido a nivel detallado o general)

Administración de Vendedores: Por ésta opción se puede obtener una serie de

informes relacionados con cartera y despachos, algunos de ellos específicamente
por vendedor.

Liquidación de Comisiones: Nos genera un informe de la liquidación de

comisiones, factura por vendedor, y los recaudos ejecutados por cada vendedor.

Estadísticas de Ventas: - Por ésta opción se pueden generar diferentes informes

de ventas (por cliente, por producto, por vendedor, por almacén y por centro de
costos).

Análisis Rentabilidad: Por ésta opción es posible obtener una serie de informes
de rentabilidad (por producto, por línea, por vendedor, por zona, por cliente y por
dentro de costo).

Participación: Por medio de ésta opción se puede generar un informe de la

participación de cada producto en total de ventas.

Presupuesto comercial: Por medio de esta opción se puede generar un informe

de la formulación del presupuesto pactado por meses en valor y cantidad, ver por
pantalla, impresión, acumulados y su ejecución.

Mercadeo: Esta opción permite parametrizar prospectos, contactos y los

compromisos correspondientes para llevar una agenda y poder hacer seguimiento
al igual que generar estadísticas al respecto.