Manual del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en

el trabajo

Tabla de contenido
1. Objetivo__________________________________________________________________4
2. Alcance___________________________________________________________________4
3. Definiciones_______________________________________________________________4
4. Estructura Documental_____________________________________________________11
5. Generalidades de la empresa_________________________________________________11
6. Comunicación____________________________________________________________13
7. Inducción, Capacitación y Entrenamiento______________________________________14
9. Planificación_____________________________________________________________14
10. Gestion en el ambiente de trabajo, Higiene Industrial__________________________15
11. Gestión de Seguridad en el trabajo__________________________________________15
12. Plan de trabajo__________________________________________________________16
13. Aplicación_____________________________________________________________16
14. Verificación____________________________________________________________17
15. Auditoria______________________________________________________________18
16. Mejoramiento___________________________________________________________19

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Listado de Anexos

Anexo 1: Mapa de Procesos

Anexo 2: Organigrama
Anexo 3: Política en Seguridad y Salud en el trabajo
Anexo 4: Manual de Roles y responsabilidades, rendición de cuentas.
Anexo 5: Reglamento interno de trabajo o reglamento de turnos de trabajo
Anexo 6: Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial
Anexo 7: Actas copasst y resolución
Anexo 8: Acta comité de convivencia laboral y resolución
Anexo 9: Programa de Inducción y Reinducción en Seguridad y Salud en el trabajo
Anexo 10: Programa de Capacitación en Seguridad y Salud en el trabajo
Anexo 11: Instructivo Norma Fundamental del SIG
Anexo 12: Matriz de requisitos legales
Anexo 13: Procedimiento y Matriz de Identificación de peligros
Anexo 14: Formato Reporte de actos y condiciones inseguras
Anexo 15: Procedimiento de Realización para exámenes médicos ocupacionales,
Anexo 16: Informe de condiciones de salud,
Anexo 17: Profesiograma,
Anexo 18: Estadísticas de morbilidad,
Anexo 19: Estadísticas de ausentismo laboral,
Anexo 20: Seguimiento a casos con restricciones médicas,
Anexo 21: Programa de Vigilancia Epidemiológica para Desórdenes Musculoesqueléticos
Anexo 22: Programa de Prevención de Riesgo Psicosocial
Anexo 23: Resultado de mediciones ambientales
Anexo 24: Programa de Prevención y Protección contra caídas,
Anexo 25: Programa de EPP,
Anexo 26: Matriz de EPP,
Anexo 27: Procedimiento para la Investigación de Incidentes, Accidentes de trabajo y enfermedades
laborales,
Anexo 28: Procedimiento de adquisiciones,
Anexo 29: Plan de trabajo
Anexo 30: Análisis de Vulnerabilidad y Amenazas
Anexo 31: Plan de Emergencias
Anexo 32: Procedimiento Realización de Simulacros
Anexo 33: Ficha Técnica de Indicadores

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Anexo 34: Registro y seguimiento dentro del plan estratégico

Anexo 35: Formato de Acciones de Mejora, Correctiva y Preventiva
Anexo 36: Formato Plan de Acción
Anexo 37: Resultados de la autoevaluación

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1. Objetivo

Establecer los parámetros y lineamientos para la elaboración e implementación Sistema de Gestión

de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, como Subsistema del Sistema Integrado de Gestión
SIG de la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos.

2. Alcance

Inicia con la identificación de necesidades en materia de Seguridad y Salud en el trabajo, involucra

acciones orientadas a velar por la protección y promoción de la salud de los trabajadores a través de
estrategias tendientes a mejorar las condiciones del medio ambiente laboral, fomentar la promoción
y sostenimiento del bienestar físico, mental y social de los funcionarios y contratistas de la Unidad
Administrativa Especial de Servicios Públicos y termina con el seguimiento y mejora continua del
Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

3. Definiciones

Accidente de Trabajo: Es accidente de trabajo todo suceso repentino que sobrevenga por causa o
con ocasión del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación
funcional, una invalidez o la muerte. Es también accidente de trabajo aquel que se produce durante
la ejecución de órdenes del empleador, o durante la ejecución de una labor bajo su autoridad, aún
fuera del lugar y horas de trabajo. Igualmente el que se produzca durante el traslado de los
trabajadores desde su residencia a los lugares de trabajo o viceversa, cuando el transporte lo
suministre el empleador.

Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra
situación no deseable.

Acción de mejora: Acción de optimización del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el

Trabajo SGSST, para lograr mejoras en el desempeño de la organización en la seguridad y la salud
en el trabajo de forma coherente con su política.

Acción preventiva: Acción para eliminar o mitigar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u
otra situación potencial no deseable.

Actividad no rutinaria: Actividad que no forma parte de la operación normal de la organización o

actividad que la organización ha determinado como no rutinaria " por su baja frecuencia de
ejecución.

Actividad rutinaria: Actividad que forma parte de la operación normal de la organización, se ha

planificado y es estandarizable.

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Alta dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan una empresa.
Amenaza: Peligro latente de que un evento físico de origen natural, o causado, o inducido por la
acción humana de manera accidental, se presente con una severidad suficiente para causar pérdida
de vidas, lesiones u otros impactos en la salud, así como también daños y pérdidas en los bienes, la
infraestructura, los medios de sustento, la prestación de servicios y los recursos ambientales.

Ausentismo: Se denomina al número de horas programadas, que se dejan de trabajar como

consecuencia de los accidentes de trabajo o las enfermedades laborales.

Auto-reporte de condiciones de trabajo y salud: Proceso mediante el cual el trabajador o

contratista reporta por escrito al empleador o contratante las condiciones adversas de seguridad y
salud que identifica en su lugar de trabajo.

Centro de trabajo. Se entiende por Centro de Trabajo a toda edificación o área· a cielo abierto
destinada a una actividad económica en una empresa determinada.

Ciclo PHVA: Procedimiento lógico y por etapas que permite el mejoramiento continuo a través de
los siguientes pasos:
-Planificar: Se debe planificar la forma de mejorar la seguridad y salud de los trabajadores,
encontrando qué cosas se están haciendo incorrectamente o se pueden mejorar y determinando
ideas para solucionar esos problemas.
-Hacer: Implementación de las medidas planificadas.
-Verificar: Revisar que los procedimientos y acciones implementados están consiguiendo los
resultados deseados.
-Actuar: Realizar acciones de mejora para obtener los mayores beneficios en la seguridad y salud de
los trabajadores.

Comité Paritario de Seguridad y Salud en el trabajo: Organismo de promoción y vigilancia de

las normas y reglamentos de SST dentro de la empresa.

Condiciones de salud: El conjunto de variables objetivas y de auto -reporte de condiciones

fisiológicas, psicológicas y socioculturales que determinan el perfil sociodemográfico y de morbilidad
de la población trabajadora.

Condiciones y medio ambiente de trabajo: Aquellos elementos, agentes o factores que tienen
influencia significativa en la generación de riesgos para la seguridad y salud de los trabajadores.
Quedan específicamente incluidos en esta definición, entre otros: a)· las características generales de
los locales, instalaciones, máquinas, equipos, herramientas, materias primas, productos y demás
útiles existentes en el lugar de trabajo; b) Los agentes físicos, químicos y biológicos presentes en el
ambiente de trabajo y sus correspondientes intensidades, concentraciones o niveles de presencia; c)

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los procedimientos para la utilización de los agentes citados en el apartado anterior, que influyan en
la generación de riesgos para los trabajadores y; d) la organización y ordenamiento de las labores,
incluidos los factores ergonómicos o biomecánicos y psicosociales.

Descripción sociodemográfica: Perfil socio demográfico de la población trabajadora, que incluye

la descripción de las características sociales y demográficas de un grupo de trabajadores, tales
como: grado de escolaridad, ingresos, lugar de residencia, composición familiar, estrato
socioeconómico, estado civil, raza, ocupación, área de trabajo, edad, sexo y turno de trabajo.

Efectividad: Logro de los objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
con la máxima eficacia y la máxima eficiencia.

Eficacia: Es la capacidad de alcanzar el efecto que espera o se desea tras la realización de una
acción.

Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

Emergencia: Es aquella situación de peligro o desastre o la inminencia del mismo, que afecta el
funcionamiento normal de la empresa. Requiere de una reacción inmediata y coordinada de los
trabajadores, brigadas de emergencias y primeros auxilios y en algunos casos de otros grupos de
apoyo dependiendo de su magnitud.

Enfermedad Profesional: Se considera enfermedad profesional todo estado patológico

permanente o temporal que sobrevenga como consecuencia obligada y directa de la clase de trabajo
que desempeña el trabajador, o del medio en que se ha visto obligado a trabajar, y que haya sido
determinada como enfermedad profesional por el gobierno nacional.

Evaluación del riesgo: Proceso para determinar el nivel de riesgo asociado al nivel de probabilidad
de que dicho riesgo se concrete y al nivel de severidad de las consecuencias de esa concreción.

Evento Catastrófico: Acontecimiento imprevisto y no deseado que altera significativamente el

funcionamiento normal de la empresa, implica daños masivos al personal que labora en
instalaciones, parálisis total de las actividades de la empresa o una parte de ella y que afecta a la
cadena productiva, o genera, destrucción parcial o total de una instalación.

Exámenes ocupacionales: Valoración del estado de salud a través de exámenes físicos, pruebas
funcionales y complementarias, de acuerdo con la exposición a riesgos específicos, que se realizan
al trabajador para investigar la aparición de lesiones patológicas incipientes de origen profesional o
no.

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Factores de Riesgo: Aquellas condiciones del ambiente, la tarea, los instrumentos, los materiales,
la organización y el contenido del trabajo que encierran un daño potencial en la salud física o mental,
o sobre la seguridad de las personas.

Grado de peligrosidad: Relación matemática obtenida del producto entre la probabilidad de

ocurrencia, la intensidad de la exposición, las consecuencias más probables derivadas de una
condición de riesgo específica.

Grado de riesgo: Relación matemática entre la concentración o la intensidad y el tiempo que un

trabajador se encuentra expuesto a un factor de riesgo, con la concentración o la intensidad y tiempo
de exposición permitidos.

Identificación del peligro: Proceso para establecer si existe un peligro y definir las características
de éste.

Incidencia: Medida dinámica de la frecuencia con que se presentan o inciden por primera vez, los
eventos de salud o enfermedades en el periodo.

Incidente de trabajo: Evento imprevisto que sobreviene por causa o con ocasión del trabajo, sin
consecuencias directas para la salud del trabajador.

Indicadores de estructura: Medidas verificables de la disponibilidad y acceso a recursos, políticas

y organización con que cuenta la empresa para atender las demandas y necesidades en Seguridad
y Salud en el Trabajo.

Indicadores de proceso: Medidas verificables del grado de desarrollo e implementación del SG-
SST.

Indicadores de resultado: Medidas verificables de los cambios alcanzados en el período definido,

teniendo como base la programación hecha y la aplicación de recursos propios del programa o del
sistema de gestión.

Índice o razón: Es el cociente entre dos números que muestra la relación de tamaño entre ellos. Se
define como la relación existente entre dos poblaciones o universos diferentes.

Inspecciones de Seguridad: Es la detección de los riesgos mediante la observación detallada de

las áreas o puestos de trabajo y debe incluir: instalaciones locativas, materias primas e insumos,
almacenamientos, transporte, maquinaria y equipos, operaciones, condiciones ambientales,
sistemas de control de emergencias, vías de evacuación y todas aquellas condiciones que puedan
influir en la salud y seguridad de los trabajadores.

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Investigación de accidente de trabajo: Técnica utilizada para el análisis de un accidente laboral,

con el fin de conocer el desarrollo de los acontecimientos y determinar las causas y las medidas de
control para evitar su repetición.

Letalidad: Proporción de muertos por un evento o una enfermedad determinada, con los casos de
ese evento o de enfermedad.

Mantenimiento Preventivo: Es aquel que se hace a la máquina o equipos, elementos e

instalaciones locativas, de acuerdo con el estimativo de vida útil de sus diversas partes para evitar
que ocurran daños, desperfectos o deterioro.

Matriz legal: Es la compilación de los requisitos normativos exigibles a la empresa acorde con las
'actividades propias e inherentes de su actividad productiva, los cuales dan los lineamientos
normativos y técnicos para desarrollar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
-SG-SST, el cual deberá actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones
aplicables.

Mejora continua: Proceso recurrente de optimización del Sistema de Gestión de la Seguridad y

Salud en el Trabajo, para lograr mejoras en el desempeño en este campo, de forma coherente con la
política de Seguridad y Salud en el Trabajo SST de la organización.

Morbilidad: Número proporcional de personas que enferman en una población en un tiempo

determinado.

Mortalidad: Número proporcional de personas que mueren en una población en un tiempo

determinado

No conformidad: No cumplimiento de un requisito. Puede ser una desviación de estándares,

prácticas, procedimientos de trabajo, requisitos normativos aplicables, entre otros.

Peligro: Fuente, situación o acto con potencial de causar daño en la salud de los trabajadores, en
los equipos o en las instalaciones.

Plan de emergencias: Conjunto de normas y procedimientos generales destinados a prevenir y a

controlar en forma oportuna y adecuada, las situaciones de riesgo en una empresa.

Política de seguridad y salud en el trabajo: Es el compromiso de la alta dirección de una

organización con la seguridad y la salud en el trabajo, expresadas formalmente, que define su
alcance y compromete a toda la organización.

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Prevalencia: Medida de la frecuencia con que existe un evento de salud o enfermedad en el

momento, independientemente de cuándo se haya originado.

Priorización de Riesgos: Consiste en el ordenamiento secuencial de la severidad de los factores

de riesgo identificados, según su grado de peligrosidad y/o de riesgo, con el fin de desarrollar
acciones de control, corrección y prevención en orden prioritario.

Programa de vigilancia epidemiológica: Conjunto de acciones y metodologías encaminadas al

estudio, evaluación y control de los factores de riesgo presentes en el trabajo y de los efectos que
genera en la salud. Se apoya en un sistema de información y registro.

Proporción: Es la relación existente entre parte de una población y el total de la misma. Expresa la
relación de una parte con el todo.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades
desempeñadas.

Rendición de cuentas: Mecanismo por medio del cual las personas e instituciones informan sobre
su desempeño.

Revisión proactiva: Es el compromiso del empleador o contratante que implica la iniciativa y

capacidad de anticipación para el desarrollo de acciones preventivas y correctivas, así como la toma
de decisiones para generar mejoras en el SGSST.

Revisión reactiva: Acciones para el seguimiento de enfermedades laborales, incidentes, accidentes

de .trabajo y ausentismo laboral por enfermedad.

Requisito Normativo: Requisito de seguridad y salud en el trabajo impuesto por una norma vigente
y que aplica a las actividades de la organización.

Riesgo: La probabilidad de ocurrencia de un evento generado por una condición de trabajo capaz
de desencadenar alguna lesión o daño de la salud e integridad del trabajador; daño en los
materiales y equipos o alteración del ambiente laboral y extra laboral.

Riesgos Laborales: Son riesgos laborales el accidente que se produce como consecuencia directa
del trabajo o labor desempeñada y la enfermedad que haya sido catalogada como profesional por el
Gobierno Nacional.

Salud: Es el completo bienestar físico, mental y social y no solamente la ausencia de enfermedad o

invalidez. (O.M.S.).

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Seguridad y Salud en el trabajo: Conjunto de disciplinas que tienen como finalidad la promoción
de la salud en el trabajo a través del fomento y mantenimiento del más elevado nivel de bienestar en
los trabajadores, previniendo alteraciones de la salud generadas por las condiciones de trabajo,
protegiéndolos contra los riesgos resultantes de la presencia de agentes nocivos y colocándolos en
un cargo acorde con sus aptitudes físicas y psicológicas.

Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo: El Sistema de Gestión de la

Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST consiste en el desarrollo de un proceso lógico y por etapas,
basado en la mejora, continua y que incluye la política, la organización, la planificación, la aplicación,
la evaluación, la auditoría y las acciones de mejora con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y
controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y la salud en el trabajo. Con actividades
tendientes a preservar, mantener y mejorar la salud individual y colectiva de los trabajadores en sus
ocupaciones y que deben ser desarrolladas en sus sitios de trabajo en forma integral e
interdisciplinaria.

Sistema General de Riesgos laborales: Es el conjunto de entidades públicas y privadas, normas

y procedimientos, destinados a prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los efectos de las
enfermedades y los accidentes que puedan ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo
que desarrollan

Tasa El coeficiente o tasa es la relación existente entre la población que presenta un hecho
particular, la población susceptible a ese hecho.

Trabajo: Es una actividad vital del hombre. Capacidad no enajenable del ser humano caracterizada
por ser una actividad social y racional, orientada a un fin y un medio de plena realización.

Valoración del riesgo: Consiste en emitir un juicio sobre la tolerancia o no del riesgo estimado.

Valoración del factor de riesgo: Procedimiento mediante el cual se asigna valor matemático a un
factor de riesgo. Expresa la severidad o peligrosidad a la que se somete el trabajador expuesto.

Vigilancia de la salud en el trabajo o vigilancia epidemiológica de la salud. En el trabajo:

Comprende la recopilación, el análisis, la interpretación y la difusión continuada y sistemática de
datos a efectos de la prevención. La vigilancia es indispensable para la planificación, ejecución y
evaluación de los Sistemas de seguridad y salud en el trabajo, el control de los trastornos y lesiones
relacionadas con el trabajo y el ausentismo laboral por enfermedad, así como para la protección y
promoción de la salud de los trabajadores. Dicha vigilancia comprende tanto .la vigilancia de la salud
de los trabajadores como la del medio ambiente de trabajo.

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4. Estructura Documental

La estructura documental del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo, se encuentra

organizada de la siguiente manera:

Tipo documento Código

Manual MN
Instructivo IN
Plan PL
Caracterización CR
Procedimiento PC
Formato FN
Riesgos RG
Indicadores ID
Matriz
Política
Programa

5. Generalidades de la empresa

El Concejo de Bogotá, mediante el artículo 113 del Acuerdo número 257 del 30 de noviembre de
2006, transformó la Unidad Ejecutiva de Servicios Públicos en Unidad Administrativa Especial de
Servicios Públicos, organizada como una Unidad Administrativa Especial del orden distrital del
Sector Descentralizado por Servicios, de carácter eminentemente técnico y especializado, con
personería jurídica, autonomía administrativa y presupuestal y con patrimonio propio, adscrita a la
Secretaría Distrital del Hábitat.

IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA
NOMBRE DE LA EMPRESA Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos
NIT 900126860-4
RAZON SOCIAL
REPRESENTANTE LEGAL
No. DE SECCIONALES
DIRECCIÓN PRINCIPAL
ACTIVIDAD ECONÓMICA 1751301: Empresas dedicadas a la regulación de
actividades de organismos que prestan servicios de
salud, educativos, culturales y otros servicios, excepto
servicios de seguridad.
ARL POSITIVA
ENCARGADO SGSST

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CLASE DE RIESGO
TASA

Misión: Somos una entidad que garantiza a la población de Bogotá la prestación de servicios
integrales de aseo, alumbrado público y servicios funerarios en los equipamientos del Distrito
Capital, en condiciones dignas e incluyentes, contribuyendo en la construcción de una Bogotá
humana con sostenibilidad ambiental. (Fuente: Resolución 172 de 2013)

Visión: En el año 2016 seremos una entidad reconocida por la gestión eficiente, efectiva y humana
que contribuya a una Bogotá limpia que reduce, separa y aprovecha sus residuos sólidos; una
ciudad iluminada que optimiza el uso de energía en el alumbrado público y que ofrece servicios
funerarios dignos y accesibles, en los equipamientos de propiedad del Distrito Capital

Mapa de Procesos: La Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos ha definido el curso

de actuación compuesto por procesos estratégicos, misionales y tácticos establecidos en el mapa de
procesos, incluido en el presente manual como Anexo 1

Organigrama: La Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos, incluye la Seguridad y

Salud en el trabajo en el área de Talento Humano la cual hace parte de la Subdirección
Administrativa y Financiera. En el Anexo 2 se relaciona el Organigrama de la entidad.

Política de Seguridad y Salud en el trabajo: La alta dirección con la participación del COPASST
ha definido una política de Seguridad y Salud en el trabajo, la cual es comunicada y divulgada a
través de procesos de inducción, re inducción, actividades y ciclos de formación, capacitación y por
medio de material publicitario, adicionalmente se encuentra publicada en las instalaciones
administrativas en todas las sedes de trabajo.

La política es revisada periódicamente en reuniones de revisión por la dirección; en caso que se

requiera y de acuerdo con los cambios empresariales y en materia de Seguridad y Salud en el
trabajo será actualizada. Dentro del presente manual se encuentra como Anexo 3

Funciones y responsabilidades en Seguridad y Salud en el trabajo : La Unidad Administrativa

Especial de Servicios Públicos es responsable por la protección de la Seguridad y la Salud de los
trabajadores, acorde con lo establecido en el Decreto 1072 del 2015. Para lo anterior la empresa ha
definido un Manual de Funciones por cargos en donde se asignan las responsabilidades en
Seguridad y Salud para los niveles directivos, medios y operativos. Adicionalmente se definen los
cargos que deberán rendir cuentas y que tendrán autoridad para gestionar las acciones en seguridad
y salud en el trabajo, lo anterior se encuentra consignado en el Anexo 4.

Reglamento Interno de Trabajo: La empresa cuenta con un Reglamento Interno de Trabajo

aprobado por el Ministerio de la Protección trabajo, el cual se encuentra publicado en intranet. Al

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igual por medio de resolución han definido horarios/turnos de trabajo para los funcionarios,
encontrándose como el Anexo 5.

Reglamento de Higiene y Seguridad en el trabajo: Se tiene elaborado el Reglamento de

acuerdo con las normas emitidas por la Dirección de Empleo y Seguridad Social del Ministerio de la
Protección Social, el cual se encuentra publicado en intranet, detallado en el Anexo 6 del presente
manual.

Comité Paritario de Seguridad y Salud en el trabajo (COPASST): La empresa cuenta con un

Comité Paritario de Seguridad y salud en el trabajo, dando cumplimiento a la resolución 2013 de
1986, Decreto 1443 de 1994 y Decreto 1072 del 2015, elegido en Octubre del 2016, con la vigencia
2016 – 2018 y bajo la circular ________, dentro del Anexo 7 se puede consultar las actas de
votación y la resolución interna que aprueba su conformación.

El comité paritario se reúne mensualmente y desarrolla actividades en Seguridad y salud en el

trabajo participando de manera activa en el funcionamiento del sistema de gestión de la seguridad y
salud en el trabajo.

Comité de convivencia laboral: La empresa cuenta con un comité de convivencia laboral dando
cumplimiento a lo establecido en las resoluciones 652 y 1356 de 2012, creado como medida
preventiva para el acoso laboral. Sesiona de manera trimestral o en casos que requieran
intervención inmediata. La resolución interna de nombramiento y conformación se encuentra en el
Anexo 8.

6. Comunicación

La Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos ha establecido mecanismos de

comunicación, participación y consulta de funcionarios, y partes interesadas externas (proveedores,
contratistas, clientes, comunidad, autoridad, entre otras) sobre los aspectos relevantes del Sistema
de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo.

La comunicación con las partes interesadas externas (personas, proveedores, contratistas, clientes,
comunidad, ente otros) se podrá realizar a través de Orfeo y los correos electrónicos dirigidos al área
de talento humano. Adicionalmente las partes interesadas externas podrán realizar manifestaciones
y solicitudes en medio físico, las cuales deberán realizar el respectivo proceso de radicación.

Adicionalmente se consulta a los funcionarios y contratistas aspectos relacionados con Salud y

Seguridad a través de encuestas, para determinar cambios que puedan afectar su seguridad y salud.
Al mismo tiempo los trabajadores pueden ser representados en asuntos de seguridad y salud en el
trabajo por medio del Comité paritario de seguridad y salud en el trabajo (COPASST), y podrán

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dirigirse a este comité a través del correo electrónico copasst@uaesp.gov.co o presentar en medio
físico el documento al secretario del comité.

Para la comunicación interna a trabajadores de aspectos relacionados con el Sistema de Gestión de

Seguridad y Salud en el trabajo, se podrán utilizar los siguientes mecanismos: correos electrónicos,
boletines, folletos, cartillas sobre temas relacionados con la Seguridad y Salud en el trabajo.

7. Inducción, Capacitación y Entrenamiento

La Unidad Administrativa Especial ha definido un Programa de Inducción y Reinducción en

Seguridad y Salud en el trabajo contemplado en el Anexo 9. Así como un Programa de
Capacitación y Entrenamiento de acuerdo a las necesidades de la entidad Anexo 10.

8. Documentación y Control de Documentos

Todos los documentos que se deriven del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo se
regirán por el Control de Documentos definido el Sistema Integrado de Gestión de la entidad,
contemplado en el Anexo 11: Instructivo Normal Fundamental del SIG, código DES-IN-01

9. Planificación

Objetivos: ● Identificar los peligros y aspectos ambientales, evaluar y valorar los riesgos e
impactos; junto con el establecimiento de los respectivos controles.
● Proteger la seguridad y salud de los trabajadores, daños a la propiedad y ambiental; mediante la
mejora contínua del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiental por parte de
la entidad.
● Garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y otros aplicables a la organización
● Gestionar por parte de la Gerencia los recursos económicos necesarios para garantizar la
implementación y el mantenimiento del Sistema de Gestión en Seguridad, Salud en el Trabajo y
Ambiental.

Requisitos Legales: Se cuenta con un matriz de requisitos legales, la cual se revisa

mensualmente. El formato de esta matriz es definida por la Subdirección de Asuntos Legales, como
matriz general de la unidad; dentro de ella se contemplan todos los aspectos en Seguridad y Salud
en el trabajo, encontrándose en el Anexo 12

Identificación de Peligros y Valoración de Riesgos: La Unidad Administrativa Especial de

Servicios Públicos cuenta con un procedimiento documentado para la continua identificación de
peligros, evaluación y control de riesgos con el objetivo controlarlos y definir prioridades en la gestión

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de los riesgos. La metodología de identificación de peligros y valoración de riesgos, permite la

participación activa de los trabajadores y partes interesadas y la priorización de los riesgos para
establecer medidas de intervención, el procedimiento y la matriz de identificación de Riesgos y
valoración de peligros se encuentra en el Anexo 13

Adicionalmente la empresa cuenta con un mecanismo para el reporte, control y seguimiento de actos
y condiciones inseguras, Anexo 14.

Programas de Gestión: La unidad administrativa Especial de Servicios Públicos desarrolla dos

programas de gestión con base a los siguientes documentos:

-Procedimiento de Realización para exámenes médicos ocupacionales, Anexo 15

-Informe de condiciones de salud, Anexo 16
-Profesiograma, Anexo 17
-Estadísticas de morbilidad, Anexo 18
-Estadísticas de ausentismo laboral, Anexo 19
-Seguimiento a casos con restricciones médicas, Anexo 20

De acuerdo a ello la unidad administrativa especial de servicios públicos desarrolla el Programa de

Vigilancia Epidemiológica para Desórdenes Musculoesqueléticos Anexo 21, y Programa de
Prevención de Riesgo Psicosocial Anexo 22.

10. Gestion en el ambiente de trabajo, Higiene Industrial

La Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos en el marco de sus programas de gestión

realiza actividades de Higiene Industrial para el reconocimiento, evaluación y control de aquellos
factores ambientales que pueden ocasionar enfermedades, afectar la salud y/o el bienestar de los
trabajadores en sus lugares de trabajo y que le permitan la implementación efectiva de programas
de vigilancia epidemiológica. Por lo anterior se han realizado mediciones ambientales en torno a
iluminación, niveles de ruido y confort térmico, cuyos resultados se encuentran en el anexo 23.

11. Gestión de Seguridad en el trabajo

Dentro de la gestión de Seguridad en el trabajo la entidad desarrolla las siguientes actividades de

acuerdo a sus necesidades y con el ánimo de dar cumplimiento a la normatividad vigente:

-Programa de Prevención y Protección contra caídas, Anexo 24

-Programa de EPP, Anexo 25
-Matriz de EPP, Anexo 26

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-Procedimiento para la Investigación de Incidentes, Accidentes de trabajo y enfermedades laborales,

Anexo 27
-Procedimiento de adquisiciones, Anexo 28

12. Plan de trabajo

Cada una de las actividades de los programas detallados anteriormente son definidas en un plan de
trabajo que se plantea anualmente, al que se le realiza seguimiento y medición de cumplimiento,
disponible en el Anexo 29.

13. Aplicación

Gestión del cambio: La Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos, evaluará el impacto
sobre la seguridad y salud, que puedan generar los cambios internos (introducción de nuevos
procesos, cambios en los métodos de trabajo, adquisiciones, instalaciones, entre otros) o los
cambios externos (cambios en la legislación, evolución del conocimiento en seguridad y salud, entre
otros).

Para ello realizará la identificación de peligros y la evaluación de riesgos que puedan derivarse de
estos cambios, y se adoptarán las medidas de prevención y control antes de su implementación
cuando así proceda, en consulta con el COPASST.

Prevención, preparación y respuesta ante emergencias: Se implementa y mantiene las

disposiciones necesarias en materia de prevención, preparación y respuesta ante emergencias,
contemplando los siguientes aspectos:

- Análisis de amenazas y vulnerabilidad.

- PON (Planes operativos normalizados de acuerdo al análisis de amenazas y vulnerabilidad
realizado).
- Recursos para la prevención, preparación y respuesta ante emergencias;
- Programa de conformación, capacitación, entrenamiento y dotación de la brigada integral
para la prevención y atención de emergencias que incluye la organización e implementación
de un servicio oportuno y eficiente de primeros auxilios.
- Entrenamiento a todos los trabajadores en actuación antes, durante y después de las
emergencias que se puedan derivar de las amenazas identificadas en la empresa.
- Programa de inspección periódica de todos los equipos relacionados con la prevención y
atención de emergencias así como los sistemas de señalización y alarma, con el fin de
garantizar su disponibilidad y buen funcionamiento

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- Se cuenta con un procedimiento para la planeación, realización y evaluación de simulacros

de emergencias
-
Lo anterior dispuesto en los siguientes anexos

Anexo 30 Análisis de Vulnerabilidad y Amenazas

Anexo 31 Plan de Emergencias
Anexo 32 Procedimiento Realización de Simulacros

14. Verificación

La Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos supervisa, mide y recopila con regularidad,
información relativa al desempeño de la seguridad y salud en la empresa.

De acuerdo con la medición y registro de los indicadores definidos para el cumplimiento de los
objetivos y metas, ese determinará en qué medida se cumple con la política y los objetivos de
Seguridad y Salud en el trabajo.

Con el objetivo de realizar una supervisión detallada al desempeño del sistema se realizarán
seguimientos trimestrales al cumplimiento de los indicadores establecidos para la medición de los
programas de gestión detallados. Cada programa de gestión: programas de vigilancia
epidemiológica, programas de gestión de la accidentalidad y programas de gestión de riesgos
específicos contarán con la definición de indicadores de:

Estructura
Proceso del SG-SST
Resultado

Los indicadores están contemplados en la Ficha Técnica de Indicadores en el Anexo 33, y su

Registro y seguimiento dentro del plan estratégico en el Anexo 34.

Supervisión Proactiva: La supervisión no se realizará únicamente de manera reactiva sobre los

resultados (estadísticas sobre accidentes de trabajo y enfermedades laborales, entre otros) sino que
es fundamental también, ser proactiva y evaluar la estructura y el proceso de la gestión en
Seguridad y Salud en el trabajo, por lo cual periódicamente se realizará evaluación y supervisión
proactiva por parte de Talento Humano

Resultados de la Investigación de los Accidentes de trabajo: Los informes y las conclusiones

de investigaciones desarrolladas por organismos externos como autoridades de inspección,
vigilancia y control o por parte de Administradoras de Riesgos laborales, también serán considerados

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 Manual del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en
el trabajo

como fuente de acciones correctivas, preventivas o de mejora en materia de Seguridad y Salud en el

trabajo, respetando los requisitos de confidencialidad que apliquen de acuerdo con la legislación
vigente.

15. Auditoria

Auditorías Internas: La Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos, ha establecido que

para determinar la eficacia del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, se efectúen
auditorías, para llevar a cabo el control del sistema de manera anual, para lo cual se ha elaborado
un programa de auditoria Anexo 34, con base al proceso de auditoria determinado por el Sistema
Integrado de Gestión de la entidad. Situación que puede variar por solicitud directa de la alta
dirección, un cliente o un organismo competente.

Entre las actividades descritas en el procedimiento en mención se determina planificar el programa

de auditorías con la participación del COPASST como también se definen los criterios a tener en
cuenta para dicho ejercicio.

Al final de cada auditoría interna se deja registro de los resultados arrojados por la misma en un
informe escrito, el cual contiene entre otros aspectos, las actividades desarrolladas, los aspectos
positivos de la gestión en Seguridad y Salud en el trabajo y las oportunidades de mejora del mismo.

Las conclusiones del proceso de auditoría del SG-SST, deben determinar si la puesta en práctica del
SG-SST y cada uno de sus componentes y subcomponentes, permiten entre otros lo siguiente:

a) Establecer si es eficaz para el logro de la política y los objetivos en SST de la empresa;

b) Determinar si promueve la participación de los trabajadores;

c) Comprobar que se tengan en cuenta el análisis de los indicadores y los resultados de

auditorías anteriores;

d) Evidenciar que se cumpla con la legislación nacional vigente aplicable en materia de SST y
los requisitos voluntarios que en materia de SST haya suscrito la empresa;

e) Establecer que se alcancen las metas y la mejora continua en SST.

REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN: La Alta dirección de la empresa evaluará el SG-SST cada seis
meses de conformidad con las modificaciones en los procesos, la supervisión y medición de los
resultados, las auditorías y demás informes que permitan recopilar información sobre su
funcionamiento.

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el trabajo

Esta revisión permitirá:

a) Evaluar el cumplimiento del plan de trabajo anual y su cronograma;

b) Evaluar las estrategias implementadas y determinar si han sido eficaces para alcanzar los
resultados esperados;

c) Evaluar la capacidad del SG-SST, para satisfacer las necesidades globales de la empresa y
demás partes interesadas en materia de SST;

d) Analizar la necesidad de realizar cambios en el SG-SST, incluida la política y sus objetivos;

e) Analizar la suficiencia de los recursos asignados, para el cumplimiento de los resultados

esperados;

f) Aportar información sobre nuevas prioridades y objetivos estratégicos de la organización,

que puedan ser insumos para la planificación y la mejora continua;

g) Evaluar la eficacia de las medidas de seguimiento con base en exámenes anteriores de la

alta dirección y realizar los ajustes necesarios.

Las conclusiones de esta evaluación deben ser documentadas y sus principales resultados, deben
ser comunicados al COPASST y a las personas responsables de cada uno de los elementos
pertinentes, para la adopción oportuna de medidas preventivas, correctivas o de mejora.

16. Mejoramiento

Mejora continua: La Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos es consciente de la

importancia y beneficios que trae el contar con un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
trabajo, razón por la cual cada colaborador sabe la importancia de mejorar cada una de sus
actividades del día a día, con lo cual tanto ellos como la organización obtienen beneficios. La mejora
continua se refleja de manera evidente en la realización diaria de cada una de las actividades
desarrolladas en los procesos.
Por consiguiente la entidad garantiza las disposiciones y recursos necesarios para el
perfeccionamiento del SG-SST, con el objetivo de mejorar la eficacia de todas las actividades y el
cumplimiento de sus propósitos.

Se considera las siguientes fuentes para identificar oportunidades de mejora:

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 Manual del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en
el trabajo

a) Los cambios en legislación que apliquen a la organización;

b) Evaluación del cumplimiento de los objetivos del SG-SST;

c) Los resultados de la identificación de peligros y evaluación de los riesgos;

d) Los resultados de la evaluación y auditoría del SG-SST, incluyendo la investigación de los

incidentes, accidentes y enfermedades relacionadas con el trabajo y los resultados y
recomendaciones de las auditorías;

e) Las recomendaciones presentadas por los trabajadores y el COPASST

f) Los resultados de los programas de medicina preventiva, higiene y Seguridad en el trabajo

g) El resultado de la evaluación realizado por la alta dirección.

Acciones de mejora, correctivas y preventivas: La entidad cuenta con un procedimiento de

acciones de mejora, correctivas y preventivas, el cual garantiza que se defina e implementen las
acciones necesarias, con base en los resultados de la supervisión y medición de la eficacia del
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo, de las auditorías y de la revisión por la alta
dirección.

Las acciones están orientadas a:

a) Identificar y analizar las causas fundamentales de las no conformidades

b) La adopción, planificación, aplicación, comprobación de la eficacia y documentación de las

medias preventivas y correctivas.

Todas las acciones preventivas y correctivas, se documentan, son difundidas a todos los niveles
pertinentes, se asignan responsables y fechas de cumplimiento. Para dar cumplimiento a lo anterior
se cuenta con el Formato de Acciones de Mejora, Correctiva y Preventiva Anexo 35 y el Formato
Plan de Acción Anexo 36

AUTOEVALUACIÓN DEL SG-SST: De manera anual la Unidad Administrativa Especial d

Servicios Públicos, realizará una autoevaluación al SG-SST con el fin de identificar las prioridades en
seguridad y salud en el trabajo para la actualización del plan de trabajo anual.

Esta autoevaluación incluye:

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el trabajo

1. La identificación de la normatividad vigente en materia de riesgos laborales incluyendo los el

cumplimiento de los estándares mínimos del Sistema de Garantía de Calidad del Sistema General
de Riesgos Laborales

2. La verificación de la identificación de los peligros, evaluación y valoración de los riesgos, incluidos

los cambios de procesos, instalaciones, equipos, maquinarias, entre otros

3. La actualización de las amenazas y evaluación de la vulnerabilidad de la empresa

4. La evaluación de la efectividad de las medidas implementadas, para controlar los peligros, riesgos
y amenazas incluidos los reportes' de los trabajadores

5. El cumplimiento del programa de capacitación anual, incluyendo la inducción y reinducción para

los trabajadores

6. La evaluación de los puestos de trabajo en el marco de los programas de vigilancia

epidemiológica de la salud de los trabajadores

7. La descripción sociodemográfica de los trabajadores y la caracterización de sus condiciones de

salud, así como la evaluación y análisis de las estadísticas sobre la enfermedad y la accidentalidad

8. Registro y seguimiento a los resultados de los indicadores definidos en el SGSST de la empresa

del año inmediatamente anterior.

En el anexo 37 se encuentran los resultados de la autoevaluación del SG-SST de la entidad.

Control de cambios
Versión Fecha Descripción de la modificación
Inicial: Se contaba con un manual de gestión humana versión 01 del 07/10/2008 que incluía el
01 20/10/2010 procedimiento de Programa de Salud Ocupacional.
Cambia de nombre y se adopta como procedimiento independiente.
El procedimiento Formulación del Programa de salud ocupacional se cambió en su totalidad
debido a que se actualizó frente a la nueva norma 1562 de 2012, decreto 1443 de 2014 y
02 01/12/2016
decreto 1072 del 2015, generándose el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
trabajo

Nombre Cargo Firma

Elaboró

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el trabajo

Revisó

Aprobó

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