TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Realice el taller Realización de la auditoria interna – AA3 que se muestra a

continuación:
Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja un
(1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:
a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando,
a la asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato para la
corroboración del personal asistente, en éste mismo formato se debe
plantear, además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de
auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una
columna para la firma de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de
la auditoría.
REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA
EMPRESA: VIBRATHER S.A.S

Representante: ROMAN ARANGO

Dirección: CRA 55 # 55 - 55
Tel: 7777777-77
Cargo: Gerente General
Correo electrónico: xxxxxxxxxxxx@gmail.com
De: Equipo Auditor Área Gerencia de Calidad
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@gmail.com

Para: Coordinación Laboratorio de Ensayos e Investigación

Juan David Martínez
Fecha: Septiembre 25 de 2017

OBJETIVO: Verificar mediante auditoria interna que se esté cumpliendo con el

programa de Sistema de Gestión de Calidad de VIBRATHER S.A.S, en los
procedimientos de prestación de servicios del Laboratorio de Investigación y
Ensayos.

Alcance: Verificar la prestación de los servicios del laboratorio de Ensayos e

investigación del departamento Aseguramiento de la Calidad de la empresa
VIBRATHER S.A.S
Criterios de Auditoria

• SGC de MRC

• Política de Gestión Financiera.

• Política de Logística y Servicio al Cliente

• Manual de Procedimientos

• Políticas Corporativa de MRC

 Norma ISO 9001:2008

 Manual de Procedimientos de Laboratorio M-PC-002 Versión Junio de 2017

 Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio I-EL-002

 Manual de Documentos de Retención y Archivo del Laboratorio de Ensayos

M-DR-005

 Manual de Formatos y Registro de Ensayos M-FR-03 Version Junio de

2017

 Manual de Calidad M-AM-001, Version 00 de Junio 15 de 2017

Reunion de Apertura:
1 de noviembre de 2017
Hora 7:45 am
Reunion de Cierre:
1 de noviembre de 2017
Hora 4:30 pm

Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de
Gerencia de Calidad realizará la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del
cual se hace mención en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y
evaluar que se están aplicando los procesos y procedimientos inherentes a la
prestación de servicios del Laboratorio de Investigación y Ensayos consignados en
cada uno de los documentos relacionados como criterios de auditoria. La visita será
realizada por un equipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida en
primera instancia por el Coordinador del Laboratorio de Ensayos e Investigación, El
Coordinador de Análisis y Ensayos y los Analistas de Laboratorio de Calidad y
Fisicoquímico, el día 1 de Noviembre del presente año, con una duración de 7 horas,
en las instalaciones del laboratorio de Investigación y Ensayos. Adjunto lista de
Chequeo y procedimiento establecido en el SGC empresarial para el proceso en
cuestión. En caso de tener alguna observación o aclaración a la presente
comunicación, por favor comunicarla al líder del grupo auditor, antes del 30 de
Octubre de 2017. Por favor indique en la columna correspondiente, el nombre, cargo
y firma de las personas que atenderán al equipo auditor. Así mismo, para la reunión
de apertura de la auditoria le agradezco invitar a las personas relevantes del área
que será auditada. Para la reunión inicial le pido el favor de disponer de la
documentación, condiciones de seguridad y salud ocupacional aplicables a su área,
además de disponer de los equipos de protección personal necesarios. La
información que se conozca por la ejecución de esta auditoria será tratada
confidencialmente, por parte del equipo auditor. El informe de la auditoria y su
comunicación serán en español.

Cordialmente:
Gerencia de Calidad y Producción

Indicadores

Cumplimiento en compras y ventas.

Responsable Auditoria: Oficina Asesora de Control interno

Responsable Área: Superintendencia de Logística

Asistentes:

• Gerencia General

• Secretaria de Gerencia

• Superintendencia de Logística

• Supervisor de Logística

• Oficina Asesora de Control interno

ASISTENTES
Equipo Auditor de Gerencia de Calidad
ROMAN ARANGO Experto Tecnico SGC firma

ROGELIO PATAKIVA Ingeniero de Procesos firma

MANUELA BELTRAN Representante de Gerencia firma

AUDITADOS
Mexico Orozco Coordinador laboratorio de Ensayos e Investigacion firma

Martina hinguis Coordinador de Analisis y Ensayos firma

Yurimer Garcia Analista Instrumental firma

Calixto Buenahora Analista Fisicoquimico firma

Martin Elias fuentes Fisicoquimico firma

Cartagena Maria Cubides Auxiliar Laboratorios firma

 PROCESO Y ACTIVIDADES A AUDITAR
FECHA: 1 DE NOVIEMBRE 2017
PROCESOS Y/O ACTIVIDAD AUDITOR CARGO HORA
Reunion de apertura Roman Arango Representante Experto tecnico 7:45 a. m.
direccion de sistema. 4,1 5,1 5,2 5,3 5,4 5,5 Sixta Mercado Secretaria General 8:00 a. m.
Tramites: 7,1 7,5 8,2 8,2,4 8,3 8,5 Marcos Witt Coordinador de plantas 10:00 a. m.
12:00:00
ALMUERZO m.
Admon rrhh: 6,2 8,2,3 Margot Zarate Director GDRH 1:30 p. m.
medicion y analisis de mejora James Rodriguez Ingeniero de proceso 3:00 p. m.
Reunion de cierre Roman Arango Representante Experto tecnico 4:30 p. m.

OBSERVACIONES: La estrategia de comunicación se hará de forma activa en

idioma Español.

Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las
personas que van a recibir la auditoria, al E-mail @keu.ko Cualquier duda
comunicarse al celualr: 356-564 9887. Los elementos 4.2.3 (control de
documentos), 4.2.4 (control de registros), 6.3 (Infraestructura), 6.4 (ambiente de
trabajo), 5.5.3 (comunicación interna), 8.5.2 y 8.5.3 (acciones correctivas y
preventivas), 8.4 (Análisis de datos), se auditaran en todas las areas y procesos
aplicables. Los nombres de los procesos corresponden a la denominación dada por
la empresa. Durante la auditoria se cerrarán las acciones correctivas planteadas
para las no conformidades detectadas en la auditoria anterior y que están
pendientes.
b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento
revisado Observaciones del documento.
No. Documento revisado Observaciones del documento
Política de Logística y Última actualización 18 de julio
1 Servicio al Cliente 2015

Última actualización 5 de enero

Política de Gestión
2015
Financiera
2 I-EL-002
Instructivos de desarrollo de
Carpetas de Protocolos e
Ensayos de laboratorio
Instructivos

Manual de
Procedimientos. Cap. Última actualización 9 de febrero
3
Compras y Logística. 2016

M-PC-002
Manual de Procedimientos de
Versión Marzo de 2016
Laboratorio
Manual de Documentos de M-DR-005
Retención y Archivo del Libros de registro de muestras
Laboratorio de Ensayos
Manual de Calidad M-AM-001 Versión Marzo de 2016

C. Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

comunicación que usará durante la auditoría.

La escucha activa

d. Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias

de recolección y verificación de información usará durante la auditoría
(ejemplo: lista de Chequeo).
• Lista de chequeo, técnicas de verificación ocular, verbal, documental, físicas y
escritas.
LISTA DE CHEQUEO
Lista de Verificación: CUMPLIMIENTO EVIDENCIAS Y OBSERVACIONES

copias controladas del manual de

Manual de Calidad (Documentación nivSi
calidad

claramente señaladas en el manual

de calidad
Se encuentran documentadas las resSi
Se encuentran comunicadas las respSi no hay evidencia de la comunicación
Procedimientos operativos (Documentación nivel II)
Existen manuales, instructuctivos, y/oSi

Se da por entendido que cada uno

Existe evidencia documentada del conNo conoce sus f unciones pero no se
documenta

Instrucciones de trabajo paso a paso Si

Tacitamente se en tiende que las

solicitudes de trabajo de laboratorio
Estan identif icados los planes de trabNo
estan ordenadas por los f ormatos
solicitud de analisis de produccion

Existen registros de las acciones de tSi

Formatos y registros (DocumentaciónSi
Se lleva una bitacora de analisis con sSi
Existe una metodologia def inida para eSi
Documentación completa si
Son los protocolos, manuales, instrucSi La inf ormacion esta en desorden

Hay riesgo de perder inf ormacion

Esta debidamente almacenada, compiNo
debido al desorden

Respecto del servicio.

Existen registros de las verif icacionesNo
Estan def inidas las pautas de actuaciNo
exhibición del proceso a auditar en lugar visible.

Verbalmente conocen el
procedimiento, pero no esta
documentado.
Existen def inidos procesos para realizSi
Se emplean tecnicas estadisticas? No
Satisf accion del cliente.
Existen indicadores adecuados para cNo
Se emprenden acciones para conoceNo
e- Generación de hallazgos de auditor.
Fecha: Auditor (es):
Proceso Auditado: Auditado (s):
Evidencias de Criterios de Hallazgos de
No. C NCM NCm
Auditoría Auditoría Auditoría
1 Falta agregar
Procedimientos implementación
de costos en política de de procedimiento
materiales en gestión para costos en X
bodega y stand- financiera materiales de
by bodega y stand-
by
2 No se tiene en
cuenta el formato
formato único de
Cap. único de
despachos,
Compras y despachos y X
Manual de
logística recibo de
procedimientos
mercancía en el
procedimiento
3 Falta
actualización de
la política de
logística, cuya
Política última
Cambios de logística y actualización fue
X
organizacionales servicio al el 18 de julio 2011
cliente y no se han
agregado los
cambios
organizacionales
del año 2012
4
5
6
7
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor
f- Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

• Se debe actualizar la Política de Gestión Financiera y crear un procedimiento

para el manejo de costos en materiales de bodega y stand-by.

• Se debe agregar el formato único de despachos y recibo al manual de

procedimientos.

• Se debe actualizar la política de logística y servicio al cliente puesto que no

se han agregado los cambios organizacionales del año 2012.
 Conclusiones de la Auditoria:
Se debe actualizar la Política de Gestión De Laboratorio y crear un
procedimiento para el manejo de protocolos de análisis y entregas de
resultados.
- Se debe unificar el formato de solicitud de análisis y entrega de resultado
en uno solo.
Se debe actualizar la política de gestión de recepción, registro y análisis de
muestras.
-Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de
los libros de registros de muestras.
-Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de
mantenimiento las tarjetas de datos y resultados de análisis.
-Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el laboratorio
de investigación y ensayos que permitan generar actividades de
seguimiento, medición, análisis y mejora.
-Se debe aclarar las políticas de satisfacción del cliente y establecer
indicadores que permitan conocer el grado de satisfacción de los mismos.
g- Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar
la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).
(Ver punto a. de ésta actividad).

h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.
Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso estandarizado
y documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisión de actividades
de una función las cuales arrojen resultados para la mejora continua con el fin de
determinar el cumplimiento de los indicadores establecidos dentro de una
organización.