MEMORANDO O CIRCULAR

Dirigido a: Personal de XYZ

Asunto: Instrucciones y pautas para la Captura de Datos de los Asociados y Otros

en el Software de XXXXXXXXX

Fecha: X de Septiembre de 2017

Apreciados compañeros,

Como parte de los mecanismos para la gestión del riesgo de Lavado de Activos y de la
Financiación del Terrorismo utilizados en XYZ y con el propósito de fortalecer el control y
minimizar los errores que se presentan en el registro de información de los asociados del
Fondo de Empleados en el software 000000000000, a continuación se definen
instrucciones que deberán aplicar y cumplir para mejorar la calidad y el nivel de poblamiento
de la base de datos:

1) Los datos que se deben registrar en el software, son todos los que aparecen
consignados dentro del formulario de Solicitud de Vinculación que también es
utilizado para la actualización y reingresos.

2) Previo al registro en el software, es necesario validar si el dato consignado dentro

del formulario, es claro, lógico, confiable, verificable y se ajusta a las
Recomendaciones aplicables al diligenciamiento Formato de Vinculación,
Reingreso y Actualización de Datos.

3) Se debe hacer uso de letras mayúsculas al inicio de los nombres y apellidos de los
asociados. Se debe hacer doble comprobación ortográfica para los nombres y
apellidos especiales o no comunes. Los nombres y apellidos deben incluirse
completos.

4) La dirección del asociado debe ser registrada acogiendo las instrucciones y

nomenclaturas descritas en el ANEXO 3 del Manual para la Gestión del Riesgo
LA/FT. Esta instrucción se adjunta a la presente circular.

5) No se debe incluir información parcial del asociado, ni tampoco abreviada a menos

que resulte aplicable. Por ejemplo no es válido registrar como dirección los
siguientes datos:

Direcciones NO válidas
 6) La información financiera debe ser registrada en forma completa en los campos para
registros numéricos; no se deben incluir puntos ni comas.

7) En los procesos de actualización de datos, solo se debe incorporar dentro del

software, los datos faltantes que han sido suministrados por el asociado y aquellos
que han cambiado o han sido modificados.

8) Previo al paso final, es decir al guardar la información en la base de datos, es

necesario realizar un chequeo que permita identificar posibles errores o faltantes.

Cualquier duda o aclaración estaré atento a resolverla.

OFICIAL DE CUMPLIMIENTO