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e Lições Aprendidas
para Redução de
Impacto de Mudança
de ERP de
Manutenção nas
Empresas da Norsk
Hydro no Brasil
Outubro/2014
Apresentado por João Cláudio Loureiro
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Agenda
Agenda
• Visão Geral da Empresa
• Projeto Brasap
• O ERP e o SAP PM
• O Cenário Desafiador
• Estratégias Aplicadas à Gestão
• Saneamento, Conversão e Carga de Dados
• Cut Over
• Treinamento
• Operação Assistida
• 2ª Onda (Alunorte e Albras)
• Lições Aprendidas
• Conclusão
Visão Geral da Empresa
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Companhia integrada de alumínio
Laminação
Extrusão
Reciclagem
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Nossos ativos e participações no Brasil
Bauxita Alumina Alumínio
18 Mt de Capacidade 30.000 t
9,9 Mt de 6,3 Mt de total futura de 460.000 t
bauxita de aluminio
bauxita alumina 7,4 Mt de de alumínio
(8,1 Mt Hydro*) extrudado
alumina
* Referente a 5% de partipação direta da Hydro e 40% via acordo comercial de longo prazo com a Vale
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A Hydro é a empresa líder em alumínio no Brasil
…e o Brasil tem um grande papel na Hydro
A Hydro é uma das maiores O Brasil tem papel muito A Hydro é a maior na
no setor de alumínio importante na Hydro cadeia do alumínio no Brasil
9 000
8 000 12%
Alumina Resto Comércio Refino de Alumínio
7 000 Outros
Alumínio Primário do
6 000 35% de Bauxita Alumina Primário
mundo
5 000
4464
3 000
2 000
1 000
0
Hydro 27%
2
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Estratégias Aplicadas e Lições Aprendidas para Redução de Impacto de Mudança de ERP de Manutenção nas
Empresas do Grupo Norsk Hydro no Brasil
• Com as aquisições das empresas da cadeia de metal primário de alumínio em 2010, era
natural de se esperar que ocorresse a interligação via sistema dos processos de negócio das
empresas do Pará com a Noruega.
Hydro Paragominas
Mina de bauxita
Hydro Alunorte
Refinaria de alumina
Albras
Fábrica de alumínio
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Empresas do Grupo Norsk Hydro no Brasil
• O produto final do projeto foi a consolidação da gestão das empresas Hydro Paragominas,
Hydro Alunorte e Albras em um único ERP, ou seja, a forma de gerir tornou-se a mesma para
todas as organizações via sistema.
Pará
SP and RJ
O ERP e o SAP PM
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Estratégias Aplicadas e Lições Aprendidas para Redução de Impacto de Mudança de ERP de Manutenção nas
Empresas do Grupo Norsk Hydro no Brasil
O Cenário Desafiador
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Estratégias Aplicadas e Lições Aprendidas para Redução de Impacto de Mudança de ERP de Manutenção nas
Empresas do Grupo Norsk Hydro no Brasil
Usuários Finais: Para a 1ª onda (Hydro Paragominas), foram mapeados 372 treinandos.
Estratégias Aplicadas à
Gestão
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Empresas do Grupo Norsk Hydro no Brasil
• Fevereiro a Junho/13:
Especialista na realidade Hydro Paragominas: Grupo
formado por empregados desta empresa, cujas
responsabilidades foram:
Identificar quais dados precisavam ser extraídos;
Sanear e validar os dados extraídos;
Participar da construção da planilha de carga com
consultor SAP;
Converter dados para carregamento;
Validar dados carregados.
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Empresas do Grupo Norsk Hydro no Brasil
• Fevereiro a Junho/13:
Especialista SAP PM: Grupo formado por
empregados da Alunorte e Albras focado totalmente
nas funcionalidades do novo ERP, cujas
responsabilidades foram:
Elaborar material de navegação no sistema;
Desenvolver material de treinamento;
Realizar testes unitários e integrados;
Eliminar gaps identificados internamente e entre
módulos;
Realizar treinamentos.
Estratégias Aplicadas e Lições Aprendidas para Redução de Impacto de Mudança de ERP de Manutenção nas
Empresas do Grupo Norsk Hydro no Brasil
Ferramentas de Gestão
MITIGAÇÃO
AÇÕES DE
DIFERENÇA ENTRE DIMENSÃO CLASSIFICAÇÃO
IDENTIFICAÇÃO
PROCESSOS DE PESSOAS DO IMPACTO
características do novo
Novos conhecimentos
Empresa Impactada
Tipo de Intervenção
Grupos impactados
características do
Macro Processo
conhecimentos
processo atual
Qtde. Pessoas
Dificuldade de
O que muda?
requeridos?
requeridos?
Intervenção
Impactadas
Priorização
Severidade
Principais
Principais
processo
Impacto
No
Comunicação / Documentação de
manual de Alunorte obrigatorieda obrigator de abertura de no SAP PM conhecimento
Ordens de + Albras de de iedade Ordens de para da importância
Manutenção abertura de de Manutenção abertura de de abertura de
Solicitação de abertura Não Notas Nota para
Processo / Treinamento
Serviço - SS de Nota Automáticas registro de
Atenção
Baixo
históricos de
Alto
ocorrências de
manutenção
para estudos
de melhorias
futuros
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Ferramentas de Gestão
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Estratégias Aplicadas e Lições Aprendidas para Redução de Impacto de Mudança de ERP de Manutenção nas
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• 2ª etapa - Conversão de dados: Para esta fase, foi necessário, com o apoio da consultoria
externa, definir os campos do SAP que deveriam ser preenchidos por planilha de carga
específica. A conversão de dados consistiu em tratar os dados extraídos e adequá-los aos
campos do novo ERP, tais como, reduções de caracteres para cadastros de forma
compreensível para o usuário final.
• 3ª etapa - Carga de dados: Com todos os campos preenchidos na planilha de carga, esta
etapa representava um dos produtos finais do projeto. Foi um trabalho de grande mobilização
com os gestores dos usuários finais com dois meses de antecedência do “go live”.
Estratégias Aplicadas e Lições Aprendidas para Redução de Impacto de Mudança de ERP de Manutenção nas
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O resultado final da etapa da carga de dados foi composto de 11.475 dados, resultado das
seguintes categorias:
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Documentos de Medição
Centro de trabalho
Ordens de Manutenção
Catalogos
Classes e Caracteristicas
Local de Instalação
Equipame ntos
18:00 CADASTROS EM GERAL: Realizar controle à parte depois da Validação Final do Arquivo a ser Convertido
última extração de dados. Carga de Dados
Validação da Carga de Dados no SAP
Treinamento
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Estratégias Aplicadas e Lições Aprendidas para Redução de Impacto de Mudança de ERP de Manutenção nas
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• Como havia seis semanas de operação assistida, além dos atendimentos aos chamados
abertos para suporte do time de Aplicações de TI SAP Brasil, estabeleceu-se as sequências
de atendimentos em períodos semanais baseado no fluxo do processo de manutenção:
1ª Semana: Equipes de Planejamento e Controle de Manutenção (PCM);
2ª Semana: Equipes de PCM e executantes;
3ª Semana: Executantes e engenharia;
4ª semana e demais: Acompanhamento da rotina.
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Estratégias Aplicadas e Lições Aprendidas para Redução de Impacto de Mudança de ERP de Manutenção nas
Empresas do Grupo Norsk Hydro no Brasil
• Equipe:
Antes do “go live”, também dividiu-se a equipe em duas frentes, sendo que os representantes da
MPSA foram designados para elaborar os documentos do projeto, realizar testes unitários e
integrados, revisar os materiais de treinamentos e realizar os treinamentos. Os representantes
da Albras e Alunorte ficaram responsáveis em tratar (sanear, converter e carregar) os dados a
serem migrados em dezembro.
Os representantes da Alunorte, que antes eram apenas dois, na 2ª onda, a empresa passou a ter
sete colaboradores.
E a Albras, também aumentou o número de participantes para três usuários.
• Comunicação:
Repetiu-se a mesma estratégia da 1ª onda.
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Estratégias Aplicadas e Lições Aprendidas para Redução de Impacto de Mudança de ERP de Manutenção nas
Empresas do Grupo Norsk Hydro no Brasil
Lição Aprendida 1:
• Processo em questão: Gestão
• Boa Prática: Divisão da equipe em frentes de trabalho
• Consequência: Entregáveis realizados no prazo e com qualidade
• O que devemos fazer para melhorar: Manter a estratégia
Lição Aprendida 2:
• Processo em questão: Operação Assistida
• Boa Prática: Uso de plano de contingência através da programação de manutenção para
todo o mês de julho pelo sistema antigo
• Consequência: Disponibilidade plena dos usuários-chaves para o usar o SAP PM
• O que devemos fazer para melhorar: Manter a estratégia, criando metas dos indicadores
de uso do sistema para Albras/Alunorte baseadas nos indicadores da MPSA.
Lição Aprendida 3:
• Processo em questão: Operação Assistida
• Boa Prática: Disponibilidade presencial dos key users junto aos usuários
• Consequência: Atendimento imediato às dúvidas, satisfazendo o senso de urgência do
usuário
• O que devemos fazer para melhorar: Manter a estratégia
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Lição Aprendida 4:
• Processo em questão: Operação Assistida
• Boa Prática: Reuniões diárias internas de 30 minutos sobre indicadores de acesso, ações
realizadas, dificuldades encontradas, identificação de melhorias etc.
• Consequência: Alinhamentos de informações na equipe e aumento de conhecimento do
processo de Operação Assistida
• O que devemos fazer para melhorar: Manter a reunião, verificar estratégia para atender as
2 empresas e atentar para o tempo da reunião
Lição Aprendida 5:
• Processo em questão: Treinamento
• Boa Prática: Criação de glossário de termos técnicos
• Consequência: Nivelamento de termos no novo ERP
• O que devemos fazer para melhorar: Manter a estratégia
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Lição Aprendida 1:
• Processo em questão: Configuração
• Oportunidades de Melhoria: Falta de conhecimento pleno do SAP PM
• Consequência: Retrabalho em material de treinamento e incerteza de utilização da solução
• O que devemos fazer para melhorar: Realizar treinamento básico de SAP PM antes do
projeto para viabilizar que todas as configurações estejam bem definidas na fase adequada
Lição Aprendida 2:
• Processo em questão: Documentação
• Oportunidades de Melhoria: Falta de procedimento e pouco uso dos documentos durante o
projeto
• Consequência: Documentos BPs 310 desatualizados e não confiáveis
• O que devemos fazer para melhorar: Criar rotina de atualização e utilizar as tabelas dos
APs dentro dos BPs
Lição Aprendida 3:
• Processo em questão: Conversão de Dados
• Oportunidades de Melhoria: Conhecimento deficiente de todos os campos do SAP PM
• Consequência: Retrabalhos, hora extra e insatisfação dos key users
• O que devemos fazer para melhorar: Apresentar as respectivas particularidades e funções
de todos os campos das planilhas de carga do SAP para conversão
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Empresas do Grupo Norsk Hydro no Brasil
Lição Aprendida 4:
• Processo em questão: Conversão de Dados
• Oportunidades de Melhoria: Validação dos dados extraídos
• Consequência: Validação superficial através de amostras subjetivas causada pela ausência
de ferramenta adequada para validação de elevada quantidade de dados
• O que devemos fazer para melhorar: Identificar e usar ferramenta para a função
Lição Aprendida 5:
• Processo em questão: Gestão
• Oportunidade de Melhoria: Realização de reuniões semanais (status report) com todas as
frentes bastante longas e improdutivas
• Consequência: Perda de tempo pelas discussões que tendem para assuntos técnicos
irrelevantes para as outras frentes
• O que devemos fazer para melhorar: Realizar reuniões individuais por frentes ou estipular
tempo máximo de apresentação por frente (reportar de fato apenas o status)
Lição Aprendida 6:
• Processo em questão: Operação Assistida
• Oportunidade de Melhoria: Instabilidade da rede
• Consequência: Tarefas interrompidas e avaliação equivocada do SAP pelo usuário final
• O que devemos fazer para melhorar: Verificar com equipe de Infraestrutura de TI
Estratégias Aplicadas e Lições Aprendidas para Redução de Impacto de Mudança de ERP de Manutenção nas
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Lição Aprendida 7:
• Processo em questão: Operação Assistida
• Oportunidade de Melhoria: Envolvimento dos GAs e gestores imediatos como donos dos
processos
• Consequência: Pouco comprometimento dos usuários
• O que devemos fazer para melhorar: Realizar forte gestão de mudanças com as lideranças
objetivando sensibilizá-los como "donos dos processos"
Lição Aprendida 8:
• Processo em questão: Operação Assistida
• Oportunidade de Melhoria: Comunicação entre Frentes
• Consequência: Divulgação de informações defasadas pela frente de PM causada pelas
mudanças internas de procedimentos pelas outras frentes.
• O que devemos fazer para melhorar: Criar ferramenta de comunicação prática e ágil
Lição Aprendida 9:
• Processo em questão: Operação Assistida
• Oportunidade de Melhoria: Dúvida entre operação assistida e OJT (on the job training)
• Consequência: Falta de uso do material de treinamento para realizar as atividades.
• O que devemos fazer para melhorar: Esclarecer a função da operação assistida e cobrar
maior participação dos gestores na implantação
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