Área:

Dirección de Programas
y Portafolios

Tema: Ciclo de Vida de los Programas

OBJETIVOS

• Estudiar el ciclo de vida de los programas según PMI.

• Identificar las fases del ciclo de vida de los programas.

CONTENIDO CONCEPTUAL

• El Ciclo de vida de los programas y sus fases.

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Ciclo de Vida de Programas
Características de un programa

Los programas terminan…

-Todos sus componentes han
producido exitosamente los
entregables.
La vida de un programa -Se logren generar los beneficios
comienza con: en un futuro.
- La transición a una fase de
La aprobación de su
operación.
presupuesto y/o cuando se
asigna un administrador de
programa.
Los programas al igual que
los proyectos requieren
esfuerzos de iniciación,
desarrollo y cierre.

Ciclo de Vida de Programas

• El programa formalmente termina cuando el consejo directivo del

programa y el comité de dirección deciden cerrarlo.

• Los componentes dentro de un programa pueden comenzar

después que el programa ha iniciado y generalmente terminan
antes que el programa cierre.

• El ciclo de vida facilita la planeación, el control y seguimiento de

los componentes que conforman el programa.

• El ciclo de vida facilita toda la administración del programa.

El modelo de ciclo de vida propuesto debe ser adaptado por el

administrador de programa para satisfacer los requerimientos
asignados al programa.

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Ciclo de Vida de Programas, Según PMI 2013

Definición
Formulación Preparación de
de de Programa Programa
Programa
Entrega de Planeación y Supervisión e Transición y
beneficios autorización de integración de cierre de
Componentes componentes componentes
al programa

Cierre de Transición de Cierre de

Programa programa programa

Ciclo de Vida de Programas (PMI 2013)

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Ciclo de Vida de Programas (PMI 2013)

• Las fases mostradas ayudan al administrador de programa e

interesados tener una mayor claridad sobre las tareas que se
deben realizaran y los entregables que se deben de producir
por fase.

• El tipo de programa puede influenciar el ciclo de vida, por

ejemplo un programa de construcción puede tener diferente
ciclo de vida que un programa de mejora continua.

Fases del Ciclo de Vida de Programas

Definición
Fases del Ciclo de Vida (PMI 2013) de Formulación
de Programa
Preparación
de Programa
1) Definición de Programa Programa

• Las actividades de esta etapa ocurren como resultado del plan estratégico
para lograr los beneficios establecidos o el resultado deseado de acuerdo
al portafolio de proyectos de la organización.

Principal propósito de esta fase:

• Elaboración del caso de negocios o plan estratégico y resultados

esperados del programa.
• Se provee gran detalle al plan de administración de programa.
• Resultado de esta fase es la aprobación del plan de administración de
programa.

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Fases del Ciclo de Vida de Programas
Definición
Formulación Preparación
de de Programa de Programa
Fases del Ciclo de Vida (PMI 2013) Programa
1) Definición de Programa Durante esta etapa el programa es
definido en cuanto a:

Elaborar el caso de
El programa es definido en negocios
términos de los posibles
resultados y los beneficios
estratégicos que puede
aportar a la compañía.
Implementación de
nuevas capacidades
Recursos requeridos
dentro de la
organización

Complejidad

Fases del Ciclo de Vida de Programas

Actividades de Definición de Programa:

Aceptación de
puntos de
Desarrollo de un revisión “Check
caso de negocios Points” a través
Preliminar . del programa.
Definición de los
objetivos del
programa y
Desarrollo de alineamiento
un plan para con las metas de
inicio de la organización.
programa.

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Fases del Ciclo de Vida de Programas
Fases del Ciclo de Vida (PMI 2013) Definición
Formulación Preparación
de
1) Definición de Programa, Programa
de Programa de Programa

Sub fases

Formulación de Programa
• La organización patrocinadora asigna un patrocinador de
programa para supervisar el programa.
• La responsabilidad del patrocinador durante esta sub fase incluye
asegurar el financiamiento y seleccionar al administrador de
programa.
• El patrocinador del programa, la organización patrocinadora y el
administrador de programa deben de:
• Asegurar el financiamiento del programa
• Iniciar estudios y estimación de alcance, recursos y costos
• Desarrollo de una evaluación del riesgo
• Desarrollo del acta de constitución del programa y la hoja de
ruta.

Fases del Ciclo de Vida de Programas

Fases del Ciclo de Vida (PMI 2013) Definición
Formulación Preparación
de
1) Definición de Programa, Programa
de Programa de Programa

Sub fases
Hoja de ruta de programa
¿Cuál es el plan de acción de alto nivel para el programa adelante?

• Representación cronológica de la intención de dirección.

• Muestra las dependencias claves entre los hitos, comunica la
vinculación entre la estrategia del negocio y el trabajo planeado (y
priorizado), revela y explica las brechas, provee una visión a gran
escala de los hitos y puntos de decisión.

• Resumen los objetivos, desafíos y riesgos del programa.

• Esta diseñado para representar eventos importantes dentro del

programa.

• Ayuda a evaluar el avance del programa.

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Fases del Ciclo de Vida de Programas
Definición
Formulación Preparación
de de Programa de Programa
Programa

Contenido del acta de constitución del programa (Program Charter)

Alineamiento
Justificación Visión Resultados
estratégico

Estrategia para
Asunciones y
Alcance la obtención de Componentes
limitaciones
Beneficios

Riesgos y Identificación de
Recursos
posibles Escala de tiempo los interesados
requeridos
problemas claves

Gobernabilidad
de Programas

Fases del Ciclo de Vida de Programas

Preguntas para el acta de constitución del programa (Program Charter)

Justificación
• ¿Porque el programa es importante y que se requiere para alcanzar sus objetivos?

Visión
• ¿Cuál será el estado final y cómo va a beneficiar a la organización?

Alineamiento Estratégico
• ¿Cuáles son los principales objetivos estratégicos?
• ¿Cuál es la relación entre el programa y objetivos estratégicos de la organización,
también cual es la relación de programa con otras estrategia?

Resultados
• ¿Cuáles son los resultados importantes para alcanzar la visión?

Alcance
• ¿Qué esta incluido dentro del programa y que esta fuera del alcance?

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Fases del Ciclo de Vida de Programas
Preguntas para el acta de constitución del programa (Program Charter)

Estrategia para la obtención de beneficios

• ¿Cuáles son los beneficios claves que se desean y como es pensada su
realización?
Asunciones y limitaciones
• ¿Cuáles son los factores externos para dar forma al programa?

Componentes
• ¿Cómo están los proyectos y demás componentes configurados para
ayudar al programa?
Riesgos y posibles problemas
• ¿Cuáles son los riesgos iniciales y problemas identificados durante la
preparación del programa?
Escala de tiempo
• ¿Cuál es el tiempo que requiere el programa, incluyendo sus fecha hitos?

Fases del Ciclo de Vida de Programas

Preguntas para el acta de constitución del programa (Program Charter)

Recursos requeridos
• ¿Cuál es el costos estimado del programa y los recursos (humanos,
financiero, técnico, etc.)?

Identificación de interesados claves

• ¿Quiénes son los interesados identificados, quienes son los mas
importantes y cual es su actitud hacia el programa, cual es la
estrategia inicial para administrarlos.
• Incluido en el plan de comunicación.

Gobernabilidad de programa
• ¿Cual es la estructura de gobernabilidad recomendada para
administrar, controlar y apoyar al programa. Cuales es la estructura de
gobernabilidad recomendada para administrar los proyectos y los
demás componentes?

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Fases del Ciclo de Vida de Programas
Notas para el acta de constitución del programa (Program Charter)

• Una vez aprobado el Program Charter, este provee

las bases para continuar a la siguiente subfase de
preparación de programa

• Provee información para el desarrollo del caso de

negocios detallado.

• Se procede también al desarrollo de los Charter de

los componentes del programa.

Fases del Ciclo de Vida de Programas

Definición
Formulación Preparación
de de Programa de Programa
Programa
1) Definición de Programa, La organización del programa es definida y Se
Sub fase, Preparación de Programa despliega un equipo de programas inicial para el
desarrollo del plan de administración de
programa

El plan de administración de programa es

desarrollado basándose en el plan estratégico de
la organización , el caso de negocios, acta de
constitución del programa
El plan incluye componentes candidatos y planes
para llevar acabo la administración del programa

Actividades claves en esta sub fase son:

• Establecimiento de la estructura de
gobernabilidad
• Despliegue de la organización inicial del
programa
• Desarrollo del plan de administración de
programa

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Fases del Ciclo de Vida de Programas
Definición
Fases del Ciclo de Vida (PMI 2013) de Formulación
de Programa
Preparación
de Programa
1) Definición de Programa Programa
Sub fase, Preparación de Programa

• Esta sub fase termina cuando el plan de administración de

programas es formalmente revisado y aprobado.

• Los programas son típicamente autorizados por la junta de

gobierno de programa

Fases del Ciclo de Vida de Programas

Fases del Ciclo de Vida (PMI 2013) Definición
Formulación Preparación
1) Definición de Programa de de Programa de Programa
Programa
Preparación de Programa

El plan de administración de programas a este nivel debe ser

capaz de responder a las siguientes preguntas:

 ¿Cuál es el resultado y las expectativas del programa?

 ¿Cuándo estarán alcanzados y listos los beneficios?
 ¿Cuál será el presupuesto del programa?
 ¿Cuáles son los riesgos y problemas del programa?
 ¿Cuáles son las dependencias, asunciones y restricciones del
programa?
 ¿Cómo será administrado el programa y sus componentes?
 ¿Qué otros servicios serán requeridos por el programa?
 ¿Cómo será administrado y ejecutado el programa?

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Fases del Ciclo de Vida de Programas
Definición
Formulación Preparación
de de Programa de Programa
Factores para la selección y aprobación de programas: Programa

Resultados deseados Total de recursos disponibles

Escala de tiempo estimada,

Análisis de beneficios costos estimados, esfuerzo
requerido

Ajuste estratégico Riesgos inherentes al programa

Fases del Ciclo de Vida de Programas

Entrega de Planeación y Supervisión e Transición y
2) Entrega de beneficios al beneficios autorización de integración de cierre de
Componentes componentes componentes
programa al programa

Fase iterativa, en que los

El equipo de programas supervisa y
componentes del apoya para que los componentes de
programa son planeados programa tengan una finalización
exitosa
integrados y gestionados
para lograr los beneficios
del programa
El PgM es responsable de Desarrollo de los planes de
administrar el grupo de administración de los
componentes de forma componentes, se integran
coordinada y consistente a nivel de programa

El PgM supervisa continuamente los

Cuando esta fase termina los beneficios componentes durante esta fase y los
planeados por el programa son alcanzados, puede replantear para preservar su
integración al programa
entregados y aceptados, o la decisión de
terminar el programa es tomada

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Fases del Ciclo de Vida de Programas

Fases del Ciclo de Vida (PMI 2013) Entrega de Planeación y Supervisión e Transición y
beneficios al autorización de integración de cierre de
2) Entrega de beneficios al programa programa Componentes componentes componentes

Cada componentes del programa tendrá que iterar a través de las siguientes sub
fases

• Planeación y autorización de componentes.

• Se lleva acabo en respuesta a los eventos que requieran un replanteo o un
nuevo componente dentro del programa
• Incluye actividades requeridas para incorporar un nuevo componentes al
programa
• Supervisión e integración de componentes.
• Algunos componentes pueden producir beneficios inmediatamente,
mientras que otros requiere de integración para produciros
• Se provee el estatus de los componentes
• Transición y cierre de componentes.
• Después que los componentes producen entregables pueden ser cerrados
• Transición se refiere a las actividades requeridas para que los beneficios sea
de forma continua

Fases del Ciclo de Vida de Programas

Plan de realización de beneficios, es parte de esta fase e incluye:

Identificación de las
Interdependencia entre los
beneficios ofrecidos por
varios proyectos del
programa.

Alineamiento con los

Realización de Beneficios.
objetivos estratégicos.

Asignación de responsabilidad
El cronograma de entrega de
para la entrega de beneficios
beneficios.
al final del programa.

Mediciones y Métricas de
beneficios.

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Fases del Ciclo de Vida de Programas
Entrega de Planeación y Supervisión e Transición y
beneficios autorización de integración de cierre de
Componentes componentes componentes
al programa

Fases del Ciclo de Vida (PMI 2013)

2) Entrega de beneficios al programa

• Al final de esta fase todos los componentes son revisados para verificar que los
beneficios fueron entregados y transferidos.

• El estado final es revisado con el patrocinador del programa y la junta de

gobierno de programa antes de autorizar el cierre del programa

Fases del Ciclo de Vida de Programas

3) Cierre de programa:

Esta fase tiene como propósito

realizar un cierre controlado del
programa, una vez que los
entregables y los beneficios
planeados son alcanzados.

Cierre de Transición Cierre de

de programa programa
Programa

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Fases del Ciclo de Vida de Programas
3) Cierre de programa:

• El cierre del programa se

puede dar prematuramente
antes que los beneficios
sean percibidos

• Los programas requieren un

cierre controlado (muchos
recursos comprometidos)

Cierre de Transición Cierre de

de programa programa
Programa

Fases del Ciclo de Vida de Programas

Actividades claves del cierre de programa:

– Revisión del estado de los beneficios.

– Disolución de la organización del programa.
– Disolución del equipo de programa.
– Desmantelamiento de la infraestructura.
– Proveer apoyo al cliente.
– Documentación de lecciones aprendidas.
– Proveer retroalimentación y recomendaciones de cambios.
– Almacenamiento e indexación
– Administración de cualquier operación de transición requerida.

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Fases del Ciclo de Vida de Programas
4) Cierre de programa: Cierre de Transición Cierre de
de programa programa
Sub Fase Programa

• Transición de programa
• Antes de la transición de programa la junta de gobierno es consultada
sobre
• Si el programa ha logrados los beneficios y que todo el trabajo de
transición ha sido realizado
• Si existe otro programa o actividad de sostenibilidad que
supervisara la continuidad de os beneficios
• El cierre del programa
• Una vez que la organización patrocinadora del programa aprueba el
cierre.
• Los programas pueden ser cerrados por bajo desempeño o por
cambios en el caso de negocios
• El éxito del programa es medido en relación al caso de negocios y
los benéficos que perseguía el programa.

Fases del Ciclo de Vida de Programas

4) Cierre de programa: Cierre de Transición Cierre de
de programa programa
Sub Fase Programa

• El cierre del programa

• Sostenibilidad del programa: Una vez realizada la transición del

programa a los interesados que harán la operación de este, el ente
sponsor debe de crear o establecer los medios por los cuales el
programa podrá perdurar en el tiempo, para que continúe la
realización de los beneficios (dependiendo del tipo de beneficio que
sea)

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 Autorías

Presentación y narración:
Roberto Lanza

Derechos Reservados UNITEC, 2013

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