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Un sistema integrado de gestión tiene como objetivo gestionar las tres disciplinas
integrando los tres sistemas que las gestionan, los procesos que las soportan y las
actividades que componen los procesos.
APORTACIÓN Y
RESUMEN DEL
CAPÍTULO OBJETIVO PARTICULAR RESULTADO
CAPÍTULO
CONSEGUIDO
Conceptos básicos de
Introducción a los aspectos
los sistemas integrados
generales relacionados con
de gestión: definición,
los sistemas integrados de
antecedentes,
gestión.
justificación, ventajas.
Identificación de los
Dar a conocer la
principales documentos que
estructura básica de la Documentación del
conforman la documentación
Capítulo 2 documentación de un sistema de gestión
de un sistema de gestión
sistema de gestión integrada.
integrada, y pautas para su
integrada.
elaboración.
- Dar a conocer los antecedentes, justificación, ventajas, dificultades, elementos, etapas y entes
implicados en la gestión integrada.
La norma UNE 66177:2005 define gestión integrada como "la parte de la gestión
general de la organización que determina y aplica la política integrada de gestión,
y que surge de la integración de las gestiones de la calidad, el medio ambiente y la
seguridad y salud en el trabajo".
Peña, Rigol & Moreno (2009) van más allá al definir el sistema de gestión
integrada como "la parte del sistema de gestión empresarial para establecer las
políticas y objetivos con respecto a varios aspectos (en este caso la calidad, el
medio ambiente y la seguridad y salud en el trabajo), así como la planificación,
implementación y control de las acciones para lograrlas".
Según De Gracia, la gestión integrada "no es más que una nueva forma de
enfocar las actividades de una organización para gestionar integralmente la
variable calidad, ambiente, seguridad y salud ocupacional y responsabilidad social
corporativa, teniendo como propósito el logro de una política integrada de gestión.
Es una forma de responder a las nuevas exigencias técnicas en los mercados
nacionales e internacionales".
Existe consenso en cuanto a que el principio más adecuado para utilizar como
punto de partida en la estrategia de integración es el de la gestión por procesos,
de manera que del conjunto de actividades de la organización se filtren los
conceptos de gestión de los aspectos de calidad, medio ambiente y prevención.
Esto hace que se dé tratamiento a la prevención de los riesgos laborales y a la
protección medioambiental como parte integrante de la actividad principal, y no
como se realizaba inicialmente cuando eran tratados como aspectos colaterales
y/o impuestos por la legislación. Esta visión de la gestión como un todo es lo que
nos permite establecer un único marco de actuación, que promovido
adecuadamente por la alta Dirección, redundará en un cambio de mentalidad en
las empresas hacia una cultura de la integración de actividades y hacia la mejora
de todos los conceptos de la empresa en general.
Un aspecto negativo que hay que reseñar es la falta de preparación del personal
para trabajar en las tres áreas, lo cual da lugar a que muchas empresas
mantengan sus estándares por separado y prefieran no realizar la integración.
Identificar las ventajas que ofrecía la gestión integrada alentó a muchas personas
que trabajaban en el campo de los sistemas de gestión; sin embargo, se
encontraron con una serie de problemas, pues no se analizaba la organización
como un sistema, y por lo tanto, se confundía el concepto de lo que era un sistema
con la documentación del propio sistema, tal y como había ocurrido con la gestión
de los sistemas separados.
Otro hecho que ocurrió con esta concepción de la integración, fue la fusión de los
departamentos y puestos de trabajo encargados de cada uno de los tres sistemas,
ocasionando problemas organizacionales en el momento de decidir cuál de los
responsables de los tres departamentos sería el jefe del nuevo sistema.
Ante esta situación el mercado ha dado diversos bandazos, desde la inicial euforia hasta
la apatía de algunos sectores ante la integración, encontrándonos en este momento en
una posición intermedia en la que se ha perdido el pragmatismo inicial de que la
integración es un fin en sí mismo, pero en la que se plantea la necesidad de diseñar los
sistemas de una empresa de forma ya inicialmente integrados o, al menos, preparados
para una paulatina integración. (UPC, 2000).
Para conjugar todas estas necesidades, las empresas adoptan algunos modelos
de gestión para aproximarse hacia la excelencia, normalmente basados en
estándares como las normas ISO 9000 e ISO 14000.
En la tabla 1.1 se muestran las ventajas directas como aquellas que generan un
impacto más inmediato en la organización e implican un mejor aprovechamiento
de los recursos; por tanto, la empresa las identifica con mayor facilidad,
estimulando a realizar la integración de los sistemas.
VENTAJAS
JUSTIFICACIÓN
DIRECTAS
Simplificación del La inversión de tiempo y dinero en formación, por otro lado, requisito en
proceso de formación las tres disciplinas, se ve disminuida al aprovechar las sinergias
existentes
Realización conjunta Al ser el equipo auditor multidisciplinar quien revise los tres sistemas, se
de auditorías externas necesitará una menor dedicación de tiempo por parte de los
e internas responsables auditados, al no tener que someterse a auditorías de los
sistemas independientes
Simplificación del Se obtiene el certificado en las tres áreas más rápido que si se obtuviera
proceso de certificación por separado. La certificación de cada ámbito nuevo será más sencilla al
tener que considerar sólo los aspectos específicos del mismo
Búsqueda y
Al identificar las interacciones entre las áreas de prevención, medio
aprovechamiento de ambiente y calidad, la organización será capaz de responder ágil y
sinergias sistemáticamente ante los cambios imprevistos o previstos que ocurran
No se prioriza a un
sistema frente a los De esta manera, se reducen las desproporciones en la asignación de
otros recursos en las tres áreas
En referencia a las ventajas indirectas, éstas son las menos tangibles, pero
tienen una mayor influencia en la calidad de la gestión de las organizaciones
(tabla 1.2).
El sistema único tiene una mayor dimensión que cada uno de los
sistemas por separado, lo cual permite que sea vinculado en la
Mayor implicación en la formulación de los objetivos estratégicos de la empresa y en el
estrategia empresarial despliegue de los mismos.
El sistema único se considera integrado en la estrategia y
responsabilidad de la alta Dirección.
Facilita la posibilidad de tener Al incluir otras áreas de gestión además de la de calidad, medio
un sistema de gestión global ambiente y prevención de riesgos laborales.
En la tabla 1.3 se muestran los procesos y actividades comunes para los sistemas
de gestión de la calidad, el medio ambiente y la seguridad y salud en el trabajo.
PROCESOS ACTIVIDADES
Tabla 1.3. Procesos y actividades comunes para los sistemas de gestión de la calidad, el medio
ambiente y la seguridad y salud en el trabajo.
Fuente: Peña, et.al., 2009.
Por otro lado, en las organizaciones que no cuentan con ningún sistema de
gestión implantado, se recomienda empezar la integración desde un inicio. Esta
opción, aunque permite desarrollar el proyecto con mayor celeridad, implica un
mayor esfuerzo al tener que enfrentar las barreras derivadas de los cambios
organizacionales, es decir, la resistencia al cambio.
Es muy probable que fusionar varios sistemas para crear un sistema único de
gestión, dé lugar a una pérdida de precisión, operatividad y control en los tres
ámbitos de gestión.
Resistencia al cambio.
Se recuerda que la mejora continua se puede definir como "la actividad recurrente
para aumentar la capacidad de una organización para cumplir los requisitos".
Aplicar dicha metodología permite:
Entre los agentes involucrados en la integración de sistemas, hay que reseñar las
consultorías o asesores externos, las auditorías, la administración pública y los
agentes sociales.
1.7.1. Consultorías o asesores externos
Las empresas pueden utilizar los servicios de las consultorías de dos maneras:
1.7.2. Auditorías
Las auditorías internas se realizan por la propia empresa para cumplir con un
requisito del mismo sistema y obtener información para su evaluación, revisión y
mejora. Por su parte, las auditorías externas corresponden a las de certificación
del sistema y deben ser realizadas por entidades acreditadas para tal labor.
Por ser un tema relativamente reciente, los agentes sociales no tienen una
posición clara sobre la integración.
Política.
Organización / responsabilidades.
Formación.
Control de la documentación.
Control de los registros.
Auditorías.
OBJETIVO
Al igual que para los sistemas de gestión individuales, el sistema documental debe
definir la sistemática para la identificación de todos los documentos, en relación a
su fecha de actualización, las normas de elaboración de procedimientos, la
aprobación, control de distribución, archivo y revisión.
En la tabla 2.1 se muestran los contenidos que debe incluir el manual de gestión
integrada.
I. Índice del manual
III. Introducción
VI. Definiciones
IX. Planificación
El índice del manual consiste en una relación ordenada de los apartados del
manual, indicando el número de página correspondiente.
Tal y como se muestra en la tabla 2.2, se indicarán las sucesivas ediciones del
manual, fechas y modificaciones (apartados y descripción).
REVISIÓN
APARTADO DE LA
DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
MODIFICACIÓN
Edición Fecha
0 13/05/07 --- Primera edición.
2.2.3. Introducción
La introducción incluye:
la presentación de la organización,
dirección,
el organigrama,
las delegaciones,
2.2.6. Definiciones
Consiste en una declaración, a disposición del público, que agrupa los objetivos
generales de la empresa con respecto a las tres disciplinas, de manera que se
transmita el compromiso de la Dirección con el sistema integrado de gestión.
En Cortex S.A., concientes de que nuestro futuro en el sector está determinado por la satisfacción
de nuestros clientes, empleados y sociedad en general, y por la protección del medio ambiente,
nos comprometemos a integrar dentro de nuestra gestión y en el desarrollo de nuestros procesos,
los principios de calidad, de protección al medio ambiente y de prevención de riesgos laborales,
con los siguientes compromisos:
Esta política será puesta a disposición del público y de las partes interesadas y anualmente se
revisará para verificar que es pertinente y apropiada.
Directora general
2.2.9. Planificación
Esta fase incluye la definición de los objetivos y metas para desarrollar la política
de gestión integrada en cumplimiento de los requisitos del sistema y para
cuantificar el compromiso de mejora continua de la eficacia del mismo. También
se determina la sistemática para establecer y mantener al día los objetivos y
metas dentro de la estructura de la organización.
2.2.10. Definición de funciones, responsabilidades y autoridad
Se trata de definir para cada puesto de trabajo que tenga incidencia en la calidad
del producto o servicio, o en la prevención de la contaminación y de los riesgos
laborales, las funciones, responsabilidades y autoridad en relación a las
actividades de gestión.
Funciones: son tareas que corresponde realizar a una persona. Pueden ser
delegadas.
En este punto del Manual se describirán las actividades a realizar por parte de la
Dirección para asegurarse de su adecuación y eficacia.
2.3. Procedimientos
Formación.
Información y comunicación.
Compras.
Selección de proveedores.
Contratación de personal.
Gestión de no conformidades.
Auditorías internas.
Control de la documentación.
Nombre de la organización.
Código y título.
Número de edición.
Objeto.
Alcance.
Responsabilidades.
Formación y sensibilización.
Planificación.
Información y comunicación.
Auditorías internas.
ACCIÓN DE
REQUISITO DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
MEJORA
Tabla 2.4. Procedimientos genéricos desde el punto de vista del proceso de mejora continua.
Constituyen el tercer nivel documental, pero no por ello son menos importantes.
Se dirigen a los trabajadores e informan sobre la realización de las tareas y el
control de las mismas. Dado que las instrucciones son una herramienta útil para la
formación de los trabajadores en sus puestos de trabajo, al integrar en éstas los
aspectos de calidad, medio ambiente y prevención de riesgos laborales, se estará
facilitando dicha formación.
2.5. Registros
Dependiendo del grado en que se realice esta acción, se pueden distinguir varios
niveles de integración (Peña, et. al, 2009):
Para conseguir una integración total es indispensable que las políticas de calidad,
medio ambiente y prevención estén alineadas con la política general de la
empresa, asegurando así que todas las políticas y objetivos son coherentes entre
sí y con la misión de la organización.
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http://www.grupokaizen.com/sig/Gestion_Integrada_una_moda_o_una_exigencia_
tecnica.pdf