¿Cuáles son los objetivos principales para llevar a
cabo la tarea de analizar un sistema contable? o El análisis de un sistema contable debe estar enfocado hacia el logro de los objetivos principales: - Asegurar la integridad de los datos. - Adecuado registro y procesamiento de las operaciones. - Presentar la información financiera en forma contable. - Garantizar la oportunidad enla presentación de la información.
2. ¿Qué es un estándar pre establecido por una empresa?
¿para que se definen tales medidas de adecuación? o Se refiere a toda una filosofía que la empresa refleje en manuales, instructivos, comunicaciones, gráficos y en general cualquier vía de información en donde se plasmen políticas de la empresa que pudieran afectar de alguna manera el desempeño de losempleados en relación con el procesamiento de la información contable. o Estándar es el requisito mínimo que debe cumplir un procedimiento, de acuerdo a la definición y objetivo que haya propuesto en su empresa. Lo cual significa en forma práctica lograr que todo el personal realice el mismo procedimiento en la misma forma para lograr el mismo resultado. Imagine llamando a una empresa donde el saludo inicial lo haga pensar que está llamando a la casa del vecino, en lugar de a una empresa seria y responsable; este ejemplo es muy común porque las empresas no estandarizan sus procedimientos desde los más sencillos. ¿Qué tal si todo el personal contesta de la misma forma de acuerdo a un estándar y con requerimientos mínimos que deben cumplir?, repercute en la imagen de la empresa para empezar. Para que un estándar pueda ser aplicado debe llevar una serie de pasos muy específicos y claros, cuyo conjunto denominamos procedimiento. El procedimiento está definido por tareas específicas que buscan cumplir un cierto objetivo y que seguido paso a paso repercutirá en el resultado deseado independientemente de quién lo realice. Si se logra estandarizar mediante procedimientos las actividades de su empresa conseguirá disminuir tiempos y tener una imagen sólida de empresa eficiente; pero lograr esto requiere de un poco de tiempo y paciencia. Se debe empezar por analizar y diagnosticar cuáles son los procedimientos necesarios para la operación, qué funciona y qué no funciona actualmente, qué procedimientos existen y cuáles no existen tanto en forma operativa como en forma escrita y cuáles son las prioridades. El siguiente paso es definir los temas que serán convertidos en procedimientos con su estándar específico. Ej. Contestar el teléfono. Al mismo tiempo se debe diseñar el procedimiento del tema con su estándar mínimo y sus políticas. Se debe continuar con una capacitación para todo el personal para que comprendan el concepto y las ventajas de estandarizar las operaciones, seguido del entrenamiento de los temas específicos mediante enseñanza teórico-práctica donde los participantes deben realizar el procedimiento para entenderlo perfectamente. La implementación lleva a la realidad el tema estandarizado, buscando siempre tener una supervisión constante sobre la aplicación correcta de los estándares recién inculcados. Por último se debe evaluar en forma periódica para asegurar la calidad del servicio y detectar posibles malos entendidos o actitudes contrarias al procedimiento o hasta errores de planeación en el procedimiento, para poder tomar acción y corregir. Se recomienda realizar evaluaciones del tema con su estándar y procedimiento, además de evaluar al personal aplicándolo en la realidad cada mes durante tres meses. Todo este proceso de estandarización puede llevar varios meses, pero el reto es poder aplicar un tema por semana para poder darle un seguimiento adecuado a su implementación y permitir que sea asimilado correctamente por el personal. Esto también permite dejar de depender de personas específicas para realizar ciertas tareas, pues habrá otros que conocerán la forma de desarrollarlas en cualquier caso y de la misma forma en la que se planeó, incluso por personal nuevo en la empresa. Un claro ejemplo de estandarización son las empresas que se encuentran en el sistema de franquicias, tienen grandes volúmenes de procedimientos y estándares que permiten a sus clientes tener el mismo producto o servicio en diferentes países. Pero la estandarización no es sólo para empresas grandes o para franquicias, piense en ella como un proceso de mejora continua en el que sus clientes percibirán un alto grado de profesionalismo y usted obtendrá un mejor control de las acciones, además de poder dar congruencia a una imagen profesional con un servicio o producto del mismo nivel. No intente convertir a su personal en robots al momento de definir los estándares, permítales realizar los procedimientos establecidos con sus características propias, sobre todo si son vendedores, pero sí establezca los pasos a seguir. o Pasos para estandarizar sus procedimientos: - Analizar y diagnosticar los procedimientos necesarios. - Definir el tema con su estándar, procedimiento y políticas. - Capacitar al personal tanto como sea necesario. - Implementar en el área de trabajo. - Evaluar el procedimiento, el estándar y al personal aplicándolo.
3. ¿Qué significa la confiabilidad de la información
financiera? ¿qué hace a un estado financiero más confiable? o La información financiera debe ser preparada por la organización en forma de Estados Financieros que nos indica el estado actual de las finanzas a una fecha determinada y debe contener los siguientes elementos: Balance general, Estado de resultados, Estado de cambios en la situación financiera, Estado de variaciones en el capital, Notas a los estados financieros. o Todo esto debe ser preparado conforme a normas y estatutos internos y externos a la institución, y de acuerdo a las leyes vigentes en cada país, además de contar con características cualitativas primarias como la confiabilidad, relevancia, comprensibilidad y comparabilidad. o Para que una información sea confiable debe cubrir ciertos aspectos importantes que detallamos a continuación: - Veracidad: informes reflejados que coincidan con la realidad, en otras palabras reflejar transacciones, eventos internos y otros que realmente han sucedido. - Representatividad: Coherencia y concordancia entre el contenido y lo que se procura representar. - Objetividad: El documento debe tener características imparciales, libre de prejuicios y evitar emitir información sesgada. - Verificabilidad: Es el aspecto de mayor relevancia para el usuario ya que al comprobar la información podrá realizar la toma de decisiones basada en su criterio sin preocuparse de la falsedad de datos. - Información suficiente: La información que se presente deberá abarcar todos los aspectos relacionados sin omitir detalles que puedan afectar en la toma de decisiones por parte del usuario. o Las decisiones que toman los gerentes, los inversionistas e incluso los acreedores debe estar basada en datos fidedignos del desempeño de la empresa, los cuales se expresan a través de estados financieros que cuentan con una estructura estándar y son periódicamente auditados. o A partir de dicha información se definen también indicadores de distinto tipo que ayudan a la gerencia a realizar una evaluación de sus propias actividades, así como a inversionistas y acreedores a conocer el estado de salud de la empresa. o En la medida que los resultados positivos de una compañía estén respaldados por su credibilidad, la organización será capaz de atraer más capital e inversiones y su imagen será más confiable.
4. ¿Qué determina la corrección en los registros
contables y cómo influye el aumento del volumen de las operaciones efectuadas por una entidad? o La importancia de la información contable depende directamente de su fiabilidad, de que esté ajustada a la realidad, y esto sólo se logra cuando de forma juiciosa y consciente, se realizan los ajustes y se corrigen los errores contables antes de emitir oficialmente estados financieros. o Es la etapa que le sigue antes de emitir estados financieros deben efectuarse los ajustes necesarios para cumplir la norma técnica de asignación, registrar los hechos económicos realizados que no hayan sido reconocidos, corregir los asientos que fueron hechos incorrectamente y reconocer el efecto de la pérdida de poder adquisitivo de la moneda funcional. Estos ajustes y correcciones son necesarios para poder emitir estados financieros ajustados a la realidad económica y financiera de la empresa, además de cumplir con los principios de contabilidad. Durante el ejercicio contable, los errores son casi inevitables, lo que hace necesaria una revisión al final del periodo para identificar y corregir esos errores. Algunos hechos económicos, debido a que en el momento de su registro no se conocen plenamente, se registran de forma incompleta, de modo que se hace necesario realizar el ajuste respectivo al finalizar el periodo contable cuando ya se tiene la información completa. Es importante que todos los ajustes y correcciones a que haya lugar, se hagan antes del cierre contable, pues esta es la oportunidad para sanear la contabilidad y los estados financieros, puesto que una vez realizado el cierre y emitidos los estados financieros, se hace más difícil el proceso de corrección y ajuste. o De otra parte, las proyecciones y planes de la empresa, por lo general se realizan al iniciar el año, y es de suma importancia contar con información financiera ajustada a la realidad, algo que no se logra sino se hacen los ajustes y correcciones del caso. o Para determinar que ajustes y correcciones deben hacerse, es necesario realizar una auditoría a la contabilidad y al proceso contable mismo, lo cual es una gran herramienta para hacer un diagnóstico profundo de la empresa. o Si no se ajusta la contabilidad al final del año, es imposible detectar errores en la contabilidad y hasta falencias económicas y financieras de la empresa, que pueden llevar a la administración de la empresa a tomar decisiones equivocadas. o La utilidad de la información contable depende directamente de su fiabilidad, de que esté ajustada a la realidad, y esto sólo se logra cuando de forma juiciosa y consciente, se realizan los ajustes y se corrigen los errores contables antes de emitir oficialmente estados financieros.
5. ¿Cuáles serían las consecuencias que se pueden dar si
los datos no son grabados íntegramente? o Silos datos no son gravados correctamente se puede dar un descontrol en una de las salas de operadores que podría traer como consecuencias, un proceso de actualización contable sea corridoduplicadamente o con archivos errados, lo cual necesariamente generara errores por inconsistencia de la información.
6. ¿por qué se realiza el análisis que se pueden definir
para conocer el funcionamiento del sistema software contable únicamente? o El análisis de un sistema contable, es verificar que la información procesada por el sistema se está efectuando de acuerdo con los estándares establecidos por la empresa. o En un conjunto de procesos sistémicos relacionados, por medio del cual se desarrollan actividades especiales que requieren abundancia de personas, recursos y conocimientos. o La importancia de los sistemas de información contable radica en la utilidad que tienen estos tanto como para la toma de decisiones de los socios de las empresas como para que aquellos usuarios externos de la información. o Principales objetivos del análisis: - Asegurar la integridad de los datos. - Adecuar el registro y procesamiento de las operaciones. - Presentar la información financiera de forma confiable. - Garantizar la oportunidad en la presentación de la información. o Podemos encontrarnos con programas y software adquirido o desarrollado específicamente para las necesidades de la empresa, por lo que el análisis de los mismos varía. Lo importante es que debe tomarse en cuenta que todo sistema computarizado debe estar diseñado y desarrollado con herramientas tecnológicas recientes y ser útil al usuario final en el desarrollo de su trabajo.
7. ¿CUÁNTAS SON LAS AREAS DE ANÁLISIS QUE SE PUEDEN
DEFINIR PARA CONOCER EL FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA CONTABLE? o El proceso de análisis se ha estructurado en 6 grandes áreas de estudio: INFORMACIÓN FINANCIERA y ANÁLISISCONTABLE El primer capítulo de la asignatura, de carácter introductorio, tiene como objetivos, por un lado, acotar la tarea a desarrollar por el análisis contable dentro del proceso contable y detectar las necesidades informativas que reclaman los diferentes usuarios de la información financiera, convirtiéndose en nuestros objetivos a cumplir, y por otro lado, presentar y familiarizarnos con los instrumentos y herramientas más habituales del análisis contable. ANÁLISIS DE LA ESTRUCTURA Y DEL CRECIMIENTO EMPRESARIAL El análisis de la estructura empresarial tiene como finalidad conocer lasprincipales magnitudes que constituyen la inversión y la financiación de una empresa, así como su evolución y los cambios más significativos a lo largo de varios ejercicios. Desde una perspectiva económica, es necesario analizar el excedente generado a lo largo del periodo, como fuente de crecimiento de la empresa, las principales magnitudes que contribuyen a su generación, y los cambios más significativos producidos en las diferentes variables de ingresos y gastos. ANÁLISIS DEL EQUILIBRIO FINANCIERO DE LAEMPRESA Partiendo del análisis del ciclo de explotación de la empresa, se determinan las necesidades financieras de la empresa y las soluciones proporcionadas por las diferentes fuentes de financiación, profundizando en análisis de la variable fondo de rotación y en el análisis de las causas y significado de la variación del fondo de rotación en varios ejercicios. ANÁLISIS DE LA ESTABILIDAD FINANCIERA DE LAEMPRESA La estabilidad financiera hace referencia a la capacidad de la empresa para atender a las deudas a su vencimiento. Desde un punto de vista patrimonialista, se compara el volumen de deuda con los recursos disponibles para hacer frente al reembolso de la misma, de deduciendo, así mismo, el nivel de autonomía financiera que mantiene la empresa. Se adopta una doble perspectiva en el análisis de la estabilidad financiera. Por una parte, se considera dicho aspecto desde una visión centrada en el corto plazo, y por otra, desde una perspectiva global considerando la inversión y financiación total de la empresa.
8. ¿Qué ambientes de hardware pueden ser identificados
en un análisis del área tecnológica? o HARWARE: Son dispositivos electrónicos y electromecánicos, que proporcionan capacidad de cálculos y funciones rápidas, exactas y efectivas (Computadoras, Censores, maquinarias, bombas, lectores, etc.), que proporcionan una función externa dentro de los Sistemas. o Dentro de la profesión contable, existe una especialización denominada auditoria de sistemas, la cual tiene como objetivo principal, la evaluación de los controles internos en el área de PED(2). EL análisis de la tecnología debe estar enfocado a evaluar y determinar si la plataforma computacional está soportando satisfactoriamente los objetivos de procesamiento de la información financiera. Los adelantos tecnológicos del hardware tienen impacto considerable o influencia sobre el procesamiento de las transacciones. las tecnologías de información y comunicaciones describe procedimientos que los auditores deben utilizar para verificar el uso de los recursos tecnológicos, confidencialidad, confiabilidad, integridad, disponibilidad de la información procesada por los sistemas de información automatizados y apoyo en la automatización de los procesos operativos y administrativos de la entidad para llegar a medir los indicadores de gestión de eficiencia, efectividad y economía de las tecnologías de información y comunicaciones implementadas por la institución y presentar conclusiones y recomendaciones oportunas y acertadas que sirvan de guía para corregir las deficiencias que pueden llegar a existir y lograr mejorarlas. Normalmente el análisis tecnológico requiere de cierta experiencia en el área. El análisis de la tecnología puede estar enfocado hacia distintas plataformas computacionales: microcomputadoras, minicomputadoras, ambientes de redes, ambientes mainframe. o Cualquier tipo de análisis que se vaya a realizar en los distintos ambientes de hardware, debe debe cumplir con ciertos objetivos de seguridad desde el punto de vista contable. Acceso a la información Procedimiento de los datos Emisión de informes
9. ¿por qué existe la tendencia en muchos usuarios a
culpar a los sistemas cuando estos generan informacion errada? está actitud ¿es necesariamente cierta? ¿quiénes en todo caso elaboran los sistemas? o Es común en muchas empresas culpar a los sistemas por cualquier falla que se presente en la generación de información. En muchos casos, los problemas no se generan por los sistemas, sino por el mal uso de los mismos. Una posición y actitud objetiva, debe estar sustentada en el análisis previo de la situación o problema presentado. El análisis de sistemas es el análisis de un problema que la institución tendrá de resolver mediante un sistema de información. Consiste en definir el problema, identificar sus causas, especificar la solución e identificar los requerimientos de información que deben ser cumplidos por una solución de sistemas. La clave para la construcción de un buen sistema de información es una comprensión profunda de la organización y el sistema existente. Para ello, el analista de sistemas crea mapa de carreteras de la institución y sus sistemas, identificando a los principales propietario y usuario de los datos de la institución, estos actores tienen un interés directo de la información afectada por el nuevo sistema, además de estos aspectos institucionales, el analista también describe brevemente el hardware y el software existentes que le sirven a la institución. o Un sistema de información es un conjunto de elementos interrelacionados que recoge datos, los procesa y convierte en información, que almacena y posteriormente se da a conocer a sus usuarios. o La elaboracion de un sistema se lleva a cabo por una persona, la cual al momento de instalar el sistema debe asegurarse qu todos los sistemas esten integrados y de que el sistema tenga todas las medidas de seguridad necesarias para su funcionamiento eficiente. 10. El acceso ala información, el procesamiento de los datos y la emisión de informes, son tres aspectos que deben tomarse en cuenta para evaluar la seguridad de los datos, desde el punto de vista contable, explique de forma detallada ¿qué implica cada uno de ellos? o ACCESO A LA INFORMACION Existen en muchos casos diferencias de criterios acerca de que funcionario debe manejar la seguridad para el acceso a la información contable. Muchas organizaciones ven influidas su conducta en este sentido, por lo que piensa la alta gerencia respecto a quienes deben tener acceso y hasta que nivel dentro de la estructura organizativa. El análisis del sistema contable debe establecer cuáles serán los oficiales de seguridad, para la identificación de los perfiles de usuarios La información en contabilidad debe permitirles a los administradores del negocio identificar, medir, clasificar, registrar, analizar y evaluar todas las operaciones y actividades de la organización. Las personas que tienen algún negocio en el cual presta servicios, tiene una empresa de producción o realiza cualquier actividad de comercio deben llevar un registro continuo de su actividad económica, es por ello que se hace necesario que se implemente un tipo de lineamiento que le permita tener la información necesaria para la evaluación de su entidad. La información contable debe servir esencialmente para: Conocer los recursos, obligaciones y resultados de las operaciones de la empresa. Apoyar a los usuarios de esta en la planeación, organización y administración de la actividad empresarial. Evaluar la gestión de los administradores. Tomar decisiones de corto y largo plazo. Establecer las obligaciones con el estado. Fijar operaciones de control. Evaluar el impacto social de la empresa. La información contable debe tener cierto tipo de cualidades que satisfagan las necesidades de los usuarios, esta debe ser comprensible, útil, clara, pertinente, confiable, oportuna, neutral, verificable, comparable y debe representar fielmente los hechos económicos de la empresa. o PROCESAMIENTO DE DATOS El sistema de información contable desempeña un papel fundamental en la medición de los resultados financieros. En cuanto al procesamiento de los datos contables, hoy en día está bastante automatizado en la mayor parte de las empresas. Huelga repetir el impacto que la informática ha supuesto en todos los aspectos de gestión de la contabilidad: diario, mayor, cuentas a cobrar y pagar, elaboración de la nómina, obtención estados contables como el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el cuadro de financiación o el estado de valor añadido proporcionan información contable cuantitativa. Debido a que la información cualitativa es más difícil de tratar con las tecnologías actuales, documentos como la memoria no están completamente automatizados. En el contexto corporativo, las conversaciones entre los contadores financieros y el personal de tecnología de información a menudo insinúa una división operativa básica en la cuestión sobre qué significativo es en realidad el procesamiento de datos. Para los contadores, el proceso implica la teneduría de libros, la revisión del diario de entrada y la preparación del balance de corporación, mientras que los profesionales de tecnología de la información lo ven a través del lente de la automatización y la rapidez tecnológica. El procesamiento de datos en un ambiente de microcomputadoras esta manejado y controlado por el usuario directo de la máquina. Para un análisis del procesamiento de la información, se deberá establecer si el objetivo del procesamiento es llevado a cabo por el usuario principal, o este es compartido entre varios empleados con acceso a la información contenida en el computador. El procesamiento de los datos bajo el ambiente de redes está centralizado en el servidor de la red de micros o en computadores individuales y compartidos, en este caso el análisis de la seguridad de los registros financieros debe estar enfocado a verificar que nivel de seguridad posee el servidor de la red, tanto desde el punto de vista físico como lógico. A medida que crece una organización, se hace necesario el parcelamiento de la información. En el área contable, los estados financieros deben tener un mínimo nivel de seguridad para el procesamiento de la información. o EMISION DE INFORMES En general todo sistema contable captura datos, los procesa y luego los emite. Los sistemas de información gerencial son sistemas que tienen como objetivo el suministrar información a todos los usuarios para la toma de decisiones. Cuando se está analizando un ambiente tecnológico de microcomputadoras, debe tenerse cuidado en evaluar la frecuencia con la cual son emitidos los listados, y que personas tienen acceso a esta. Para una secretaria del departamento de contabilidad, no es relevante por ejemplo que alguna cuenta de valuación del activo se encuentre subestimada, sin embargo, para un ejecutivo financiero, el asunto puede tener características de gravedad. Un ambiente de redes puede prestarse a que algunos usuarios tengan acceso a información no autorizada, debido a una definición errada en la autorización lógica para la emisión de informes. Algo tan sencillo como es la impresión de informes puede prestarse a riesgos a la seguridad de los datos. De esta forma, por ejemplo, una impresora que sea utilizada por el gerente de contabilidad, por el supervisor de contabilidad y por el analista y auxiliar contable puede generar inquietudes en estos, al querer saber que dice el reporte de uno u otro empleado. Un ambiente de minicomputadoras y mainframe presenta un mayor control en el acceso a la información contable, por lo que el énfasis de análisis deberá estar enfocado a evaluar el cumplimiento de los mismos.
11. ¿Qué aspectos se deben tener en cuenta cuando se
están analizando los programas que generen la información contable? o Los análisis de los programas y software relacionados, varían si estos fueron adquiridos o desarrollados internamente por la empresa. Debe tomarse en cuenta que todo programa de aplicación en computadora, tiene que estar diseñado y desarrollado no solamente para estar elaborado con las ultimas herramientas tecnológicas en programación, sino para que sirva afectivamente al usuario final en el desarrollo de su trabajo.