ORGANIZAR DOCUMENTOS TENIENDO EN CUENTA LAS NORMAS

LEGALES DE LA ORGANIZACIÓN

LOS ARCHIVOS Y LA S NUEVAS TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN

POR:

DIANA PAOLA JACOME

SIRLEY ESTEFANY ESCOBAR

ELIANA ELIZABETH MORILLO

INSTRUCTORA:

AURA MIRIAM ORTIZ

FICHA N°:1751203

CENTRO SUR COLOMBIANO DE LOGISTICA INTENACIONAL SENA

TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

PUERRES

2019
 LOS ARCHIVOS Y LA S NUEVAS TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN

SITUACION DE LOS ARCHIVOS

Actualmente los archivos no cuentan con presupuestos ni infraestructuras

adecuadas dentro delas empresas no cuentan con la debida importancia ya que
son almacenados en depósitos y olvidados lo que les da una imagen de papeles
inútiles por ello nos preguntamos cómo implementar las tecnologías de la
información si las empresas no son conscientes de la importancia que tienen los
documentos y archivos para la institución.

ARCHIVO TRADICIONAL

Tradicionalmente los archiveros han desarrollado técnicas estructuradas y

normalizadas que permiten una adecuada organización, descripción, selección
y conservación de documentos el control sobre las tres edades de documentos
el uso de catálogos índices e inventarios que permitan la protección del
patrimonio documental.

ARCHIVO MODERNO

El archivero moderno utiliza las tecnologías de la información para agilizar los

procesos archivísticos y así organiza, describe y conserva los documentos
primarios de valor temporal y los permanentes para ponerlos en uso del
productor y del usuario.

Los procedimientos archivísticos como el de procedencia y de respeto al orden

original son fundamentales ya que permiten el mantenimiento de la unidad del
fondo de archivo que es el conjunto de documentos producidos por personas
naturales o jurídicas empresa públicas o privadas, con ello se contribuye a la
historia delos pueblos y se aporta a las empresas de manera que la información
contenida en los documentos estén al servicio del Estado, los investigadores y
los ciudadanos
DEL SOPORTE PAPEL AL SOPORTE ELECTRONICO

Actualmente los documentos además de encontraste en soporte tradicional

también se encuentra de manera digital y los medios de difusión y conservación
son muy diferentes a los tradicionales los soportes electrónicos, han provocado
cambios en los procedimientos dentro de las empresas y la aparición de las
tecnologías han remplazado el papel por la utilización de impulsos electrónicos
y circuitos integrados. A pesar de esto cuando la utilización del papel aumenta
más cada año ya que las fotocopiadoras e impresoras están presentes no solo
en las empresas sino en cada una de las dependencias

LAS NUEVAS TECNOLOGIAS Y SU APLICACIÓN A LA GESTION

DOCUMENTAL

Las tecnologías de la información son las que permiten la descripción y

automatización de los procesos relacionados con la documentación vasados en
la informática y soportes electrónicos, la aplicación de esta tecnología tiene
ventajas para la gestión administrativa, el control de transferencia préstamos y
consultas almacenamiento y conservación de los documentos para el
tratamiento y recuperación de información de la difusión de fondos y en definitiva
para aumentar la eficacia y efectividad de los servicios del archivo

TECNOLOGIAS PARA LA NORMALIZACION

Para las tareas de descripción es básica la normalización actualmente con la

elaboración de tecnologías internacionales que facilitan el intercambio de
información entre organizaciones. La informatización potencia los esfuerzos de
normalización.
Objetivos de la normalización:

Los objetivos de la normalización archivística son la cooperación y la

comunicación entre profesionales y los usuarios.

Descripción:

El organismo encargado de desarrollar iniciativas en este sentido es el Consejo

Internacional de Archivos8(C.I.A.); Dentro de este organismo, el comité de
normas de descripción ha editado las siguientes Normas:

Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD(G), La cual se

concibe como una guía general para la elaboración de descripciones
archivísticas ya que contiene diversas reglas tecnológicas generales para la
descripción aplicables a cualquier tipo de documentación y sus soportes físicos
esta es flexible ya que en cada uno de los instrumentos de descripción se utilizan
solo los campos necesarios y adecuados para cada nivel

Norma Internacional Sobre Encabezamientos Autorizados Archivísticos para

Entidades Personas y Familias ISAAR(CPF), Donde se especifica el tipo de
información que debe anotar en un encabezamiento autorizado archivístico, aquí
se describen entidades personas o familias que aparezcan como productores en
las operaciones archivísticas

SOPORTES ELECTRÓNICOS

Los documentos electrónicos han producido cambios en los trabajos de archivo

y en los procesos de organización descripción y valoración de los documentos,
sin embargo, en la utilización practica de estos en cuanto a soportes hay que
tener en cuenta sus características, utilización y conservación. Los principales
son:

Disquete: Fiabilidad nula, es fácil añadir y eliminar la información,

almacenamiento 1,5Mb o 285p tiempo de acceso lento, por esto el disquete es
útil para conservar documentos a corto plazo mas no para conservación
permanente.
Discos Zip: Fiabilidad media, almacenamiento hasta 250Mb o 50,892p, tiempo
de acceso lento, solo sirve para hacer copias de seguridad, pero no para
consultar, se pueden introducir contraseñas

Disco Duro: Fiabilidad media, almacenamiento hasta 60 Gb o 12214285,71p,

acceso rápido, se pueden añadir y eliminar ficheros fácilmente, pero se controla
a través de contraseñas. Es el soporte ideal de cualquier tipo de documento o
fichero

CD-Rooms: Gran fiabilidad para la conservación de documentos en caso de CDs

no modificables, almacenamiento 650 Mb o 132320,5 p, útil para conservar
documentos de texto, sonido e imágenes, acceso rápido útiles para conservar
información no modificable, existen modificables que permiten añadir, borrar y
actualizar información

DVD: Gran fiabilidad, almacenamiento de 650 Mb o 132,320.5 p de documentos

hipermedia ticos, acceso rápido, permite añadir, borrar y actualizar, útil para
conservar ficheros de texto, sonido e imágenes

Los anteriores soportes tecnológicos han revolucionado el mundo de los archivos

ya que por su generalización como soportes documentales han supuesto para
los archiveros un esfuerzo al aplicar los principios de organización, a estos
nuevos soportes

HARDWARE Y SOFTWARE: Características particulares de las computadoras

y programas existentes que permiten a los archiveros agilizar los procesos
archivísticos aplicados a los documentos.

El Ordenador Personal: desde su aparición ha revolucionado mucho y ha

ganado en capacidad, rapidez y accesibilidad, convirtiéndose en herramienta de
trabajo indispensable en los archivos, permitiendo la automatización de las
tareas archivísticas desde la elaboración de informes y estadísticas pasando por
el control de préstamos y transferencias hasta la automatización de instrumentos
de descripción y la posibilidades de contar con programas informáticos para la
gestión integral de documentos, aumenta el acceso y comunicación.

La digitalización: consiste en la captura de información y su transformación a

formato digital para ser manipulada desde un ordenador, es muy útil para la
gestión documental y el manejo de archivos cuyo formato original no se pueda
manipular

La microfilmación: consiste en tomar una foto de cada uno de los documentos

y conservarlos en rollo de película a una temperatura entre 14 y 18 °C y humedad
de 40-50% protegidos de campos magnéticos.

LAS REDES:

Permiten a los archiveros comunicarse con sus proveedores y usuarios,

tenemos:

El correo electrónico: Permite intercambiar información de manera rápida y

eficaz, es utilizado en los archivos como medio de comunicación entre el
archivero y los usuarios internos

La Intranet: Es un recurso para la gestión integral de documentación activa

dentro de una organización ya que se aplica sobre todos los documentos que
esta produce

La Internet: la última revolución para el mundo de los archivos llega con la Word
Waif Web que tiene infinitas posibilidades de difusión y comunicación de los
archivos

SOPORTE INFORMATICO COMO MEDIO DE CONSERVACIÓN

DOCUMENTAL

La obsolescencia de los nuevos soportes tecnológicos, la incompatibilidad entre

ellos y su discontinua producción que los sitúa fuera del mercado ponen en
riesgo la información que cada día es almacenada en los llamados soportes
tecnológicos, lo cual origina incertidumbre en los archiveros para perpetuar la
información

INCORPORACIÓN DE NUEVAS TECNOLOGÍAS

La organización de los fondos de un archivo es más importante que el uso de las

nuevas tecnologías de la información ya que primero se debe reunir, clasificar y
organizar los documentos y después implementar las nuevas tecnologías,
aunque estas nos ofrezcan múltiples ventajas.