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GUIDE D’UTILISATEUR DU MINESEC

Pascal Nguena 30 août 2019

INTRODUCTION

Le concept « Clean School » a pris racine au Ministère des Enseignements Secondaires sous la houlette de son
excellence Nalova Lyonga. Ce concept moralisateur à souhait est de plus en plus perceptible dans tous les domaines,
autant dans les établissements scolaires que dans les services centraux. C’est pour pérenniser Cette action plutôt
salutaire que la Sous-Direction de l’Accueil, du Courrier et de Liaison à travers ce guide, s’investit à apporter sa pierre
à l’édifice :

porter l’information vers l’usager (Enseignants, futurs enseignants des Ecoles Normales Supérieures, opérateurs
économiques, autres)

sensibiliser les personnels des différents maillons de la chaine administrative au respect de la hiérarchie dans la
circulation du courrier ;

Limiter les contacts physiques entre les usagers et les personnels des services centraux en charge du courrier,
élément perturbateur d’un travail serein ;

Désengorger les couloirs du Ministère entre autres…

Sans prétendre à la perfection, nous présentons dans ce guide un répertoire des différents dossiers qui entrent au
MINESEC, assortis des éléments y constitutifs et des indications pour leur lieu de dépôt.

1. DETACHEMENT

Une demande timbrée (précisant le grade, le n⁰ tél., le matricule solde, le lieu de service) ;

Photocopie de l’arrête d’intégration ou contrat;

La correspondance de l’organisme d’accueil ;

Copie du dernier acte d’avancement ;

Une attestation de présence effective au poste de l’année en cours.

Lieu de dépôt : MINESEC

2. BONIFICATION D’ECHELON

Une demande timbrée (précisant le grade, le n⁰ tél., le matricule solde, le lieu de service) ;

Une photocopie certifiée du diplôme requis ;

Une attestation de présentation de l’original du diplôme ;

Une photocopie de l’arrêté d’intégration ;

Une copie du dernier acte d’avancement ;

Une attestation de présence effective au poste datant de moins de 3 mois.

Lieu de dépôt : DRES

3. CHANGEMENT DE STATUT MATRIMONIAL

Demande simple adressée au MINESEC (précisant le grade, le n⁰ tél., le matricule solde le lieu de service) ;

Copie certifiée de l’acte de mariage ;

Attestation de présence effective au poste de l’année en cours ;

Bulletin de solde récent.


Lieu de dépôt : DDES – DRES

4. AVANCEMENT DE GRADE

(Réf : Décret n° 94/199 du 07 octobre 1994 portant Statut Général de la Fonction Publique de l’Etat Modifié et
complété par le décret n° 2000/287 du 12 octobre 2000)

Conditions : N’avoir jamais bénéficié d’un avancement de grade, appartenir à la catégorie B1 ou A1 de la Fonction
Publique, être au moins au 7ème échelon de la 2ème classe et être âgé de 40 ans au moins à cette
date.

N° Pièces à fournir Observations

1. Demande timbrée au tarif règlementaire Préciser le nom et adresse complète

Les personnels ayant exercé comme décisionnaire et/ou


contractuel avant d’être intégrés en qualité de
Photocopie de l’acte de recrutement (décision
2. fonctionnaire doivent produire en plus de leur acte
d’engagement /contrat de travail/intégration)
d’intégration, leur acte d’engagement et/ou leur
contrat de travail

Uniquement pour les personnels recrutés à un grade


Photocopie de l’acte de reclassement
3. inférieur à la catégorie A2 et ayant bénéficié d’un
(éventuellement)
reclassement

4. Dernier acte d’avancement donnant droit au grade

5. Attestation de présence effective au poste

5. AVANCEMENT DE CADRE

(Réf : décret n° 2000/359 du 05 décembre 2000 portant statut particulier des fonctionnaires des corps de l’Education
Nationale)

Conditions : n’avoir jamais bénéficié d’un avancement de grade ou de cadre, appartenir aux catégories (Instituteur
Adjoint de l’Enseignement Général ou Instituteur-Adjoint de l’Enseignement Technique) ou B2 (uniquement les
Instituteurs Principaux de l’Enseignement Maternel et Primaire), réunir 16 années d’ancienneté dans ce grade.

N° Pièces à fournir Observations

1. Demande timbrée au tarif règlementaire Préciser le nom et adresse complète

Les personnels ayant exercé comme décisionnaire


et/ou contractuel avant d’être intégrés en qualité de
Photocopie de l’acte de recrutement (engagement
2. fonctionnaire doivent produire en plus de leur acte
décisionnaire/contrat de travail/intégration)
d’intégration, leur acte d’engagement et/ou leur
contrat de travail

Uniquement pour les personnels recrutés à un grade


Photocopie de l’acte de reclassement
3. inférieur à la catégorie A1 et ayant bénéficié d’un
(éventuellement)
reclassement

4. Dernier acte d’avancement donnant droit au grade

5. Attestation de présence effective au poste

Lieu de dépôt : DDES – DRES

6. RECLASSEMENT–ENS & ENSET


Une demande timbrée (précisant le grade, le n⁰ tél., le matricule solde, le lieu de service) ;

Une photocopie certifiée conforme de l’acte de naissance ;

Une photocopie certifiée conforme de la licence ;

Une photocopie certifiée conforme du DIPES II/ DIPET II ;

Une photocopie du décret d’intégration dans la fonction publique ;

Une photocopie de l’acte d’avancement (dont la date d’effet est antérieure à la date d’obtention du diplôme) ;

Une attestation de présentation de l’original de la licence ;

Une attestation de présentation de l’original du DIPES II / DIPET II ;

Un communiqué portant ouverture du concours ;

Un communiqué portant admission sur titre à L’ENS/ ENSET ;

Un communiqué portant résultats du DIPES II/ DIPET II ;

Une autorisation de concourir ou de retour sur titre à l’ENS/ ENSET ;

un certificat de prise de service après le stage ;

un arrêté de mise en stage ;

une attestation de présence effective au poste ;

un bulletin de solde récent.

Les pièces doivent être signées par les autorités administratives. (Gouverneur, Préfet, Sous-préfet, Maires des
Communes).

Lieu de dépôt : DDES – DRES OU MINESEC

7. TRANSFERT AU CHAPITRE 25

Demande timbrée adressée au MINESEC (précisant le grade, le n⁰ tél., le matricule solde, le lieu de service) ;

Photocopie de l’arrête d’intégration ou du contrat ;

Bulletin de solde récent (datant de trois mois maximum) ;

Attestation de présence effective au poste ;

Photocopie de la carte d’identité.

Lieu de dépôt : DDES – DRES

8. ASSISTANCE FINANCIERE

Demande timbrée (précisant le grade, le n⁰ tél., le matricule solde, le lieu de service) ;

Photocopie de l’arrête d’intégration ou du contrat ;

Photocopie du dernier acte d’avancement ;

Certificat de reprise de service (année en cours) ;

Attestation de présence effective au poste ;

Toutes pièces à conviction.

Lieu de dépôt : DRES


9. MISE EN DISPONIBILITE SANS SOLDE

A. POUR CONVENANCE PERSONNELLE

Demande timbrée adressée au MINESEC (précisant le grade, le n⁰ tél., le matricule solde, le lieu de service) ;

Photocopie de l’arrêté/décret d’intégration ou du contrat ;

Photocopie du dernier acte d’avancement ;

Certificat de prise de service de l’année en cours ;

Attestation de présence effective au poste de l’année en cours ;

Bulletin de solde récent.

B. POUR RAISONS D’ETUDES

Demande timbrée adressée au MINESEC (précisant le grade, le n⁰ tél., le matricule solde, le lieu de service) ;

Photocopie de l’arrêté d’intégration ou contrat ;

Certificat de prise de service de l’année en cours ;

Attestation de présence effective au poste de l’année en cours ;

Lettre d’admission ;

Bulletin de solde récent.

Lieu de dépôt : DDES – DRES

10. CONGE MALADIE DE COURTE OU DE LONGUE DUREE

Demande timbrée adressée au MINESEC (précisant le grade, le n⁰ tél., le matricule solde, le lieu de service) ;

Photocopie de l’arrêté d’intégration ou du contrat ;

Photocopie du dernier acte d’avancement ;

Dossier médical assorti d’un certificat médical récent signé par un médecin agrée ;

Attestation de présence effective au poste de l’année en cours ;

Certificat de prise de service de l’année en cours ;

Bulletin de solde récent (trois mois maximum) ;

Toutes pièces à conviction.

Lieu de dépôt : DDES – DRES

11. REMBOURSEMENT DES FRAIS

Demande timbrée adressée au MINESEC (précisant le grade, le n⁰ tél., le matricule solde, le lieu de service) ;

Photocopie de l’acte d’intégration ou du contrat ;

Photocopie du dernier acte d’avancement ;

Certificat de reprise de service (année en cours) ;

Attestation de présence effective au poste de l’année en cours ;

Toutes pièces à conviction.

Lieu de dépôt : DDES – DRES


12. AUTORISATION DE CONCOURIR

Demande timbrée adressée au MINESEC (précisant le grade, le n⁰ tél., le matricule solde, le lieu de service) ;

Photocopie de l’acte d’intégration ou contrat ;

Photocopie du dernier acte d’avancement ;

Certificat de reprise de service (année en cours) ;

Attestation de présence effective au poste de l’année en cours ;

Copie du texte lançant le concours ;

Photocopie certifié du diplôme exigé.

N.B : pour l’autorisation de concourir en régularisation, ajouter l’attestation d’inscription à l’école ou le diplôme de
fin de formation dans l’institution.

Lieu de dépôt : DDES – DRES OU MINESEC

13. LETTRE DE RECOMMANDATION

Demande timbrée adressée au MINESEC (précisant le grade, le n⁰ tél., le matricule solde, le lieu de service) ;

Photocopie de l’acte d’intégration ou du contrat ;

Photocopie du dernier acte d’avancement ;

Bulletin de solde récent (trois mois maximum) ;

Certificat de reprise de service (année en cours) ;

Attestation de présence effective au poste ;

Copie du texte lançant le concours/ou la sélection ;

Copie certifiée du diplôme exigé.

Lieu de dépôt : MINESEC

14. SORTIE DU TERRITOIRE

Demande timbrée adressée au MINESEC (précisant le grade, le n⁰ tél., le matricule solde, le lieu de service) ;

Photocopie de l’acte d’intégration ou du contrat ;

Photocopie du dernier acte d’avancement ;

Bulletin de solde récent (trois mois maximum) ;

Certificat de reprise de service (année en cours) ;

Attestation de présence effective au poste ;

Pièces justificatives si possible.

Lieu de dépôt : DRES OU MINESEC selon le cas

15. REPRISE EN SOLDE

A. CAS DE L’ABSENCE CONSTATEE PAR LE DELEGUE

Une demande timbrée(précisant le grade, le n⁰ tél., le matricule solde, le lieu de service) ;

Acte de suspension de solde certifié ;


Pièces justificatives de suspension ;

Bulletin de solde du mois de la suspension ;

Dernier bulletin de salaire avant la suspension ;

Certificat de reprise de service ;

Attestation de présence effective au poste.

Lettre de clarification du délégué ayant constaté l’absence préalablement.

Lieu de dépôt : DDES – DRES

B. CAS DE L’ABSENCE CONSTATEE PAR LE PREFET

Une demande timbrée(précisant le grade, le n⁰ tél., le matricule solde, le lieu de service) ;

Arrêté préfectoral constatant l’absence irrégulière ;

Arrêté préfectoral levant la suspension ;

Bulletin de solde du mois de la suspension ;

Dernier bulletin de salaire avant la suspension ;

Certificat de reprise de service ;

Attestation de présence effective au poste ;

Lettre de clarification du délégué ayant constaté l’absence préalablement.

Lieu de dépôt : DDES – DRES

C. CAS DE FIN DE DISPONIBILITE

Une demande timbrée(précisant le grade, le n⁰ tél., le matricule solde le lieu de service) ;

Photocopie de l’arrêté de mise en disponibilité ;

Photocopie de l’arrêté de fin de disponibilité ;

Bulletin nul.

Lieu de dépôt : MINESEC

D. CAS DE FIN DE DETACHEMENT

Une demande timbrée (précisant le grade, le n⁰ tél., le matricule solde) ;

Photocopie de l’arrêté de mise en détachement ;

Photocopie de l’arrêté de fin de détachement ;

Bulletin nul.

Lieu de dépôt : MINESEC

16. ENTRETIEN VEHICULE

Demande timbrée adressée au MINESEC (précisant le grade, le n⁰ tél., le matricule solde, le lieu de service) ;

Copie certifiée de l’acte de nomination du responsable ;

Prise de service au poste ;

Reprise de service de l’année en cours ;


Une attestation de présence effective au poste (datant de moins de03 mois) ;

Une photocopie certifiée de la carte grise ;

Attestation d’utilisation du véhicule pour les besoins de service ;

Une photocopie de la CNI ;

Un bulletin de solde récent (datant de moins de 3 mois) ;

Une photocopie du certificat de visite technique en cours de validité.

Lieu de dépôt : DDES – DRES

17. FRAIS DE RELEVE

Demande timbrée adressée au MINESEC (précisant le grade, le n⁰ tél., le matricule solde, le lieu de service) ;

photocopie certifiée de l’acte de nomination ou de mutation (arrêté de mise à la retraite) ;

Prise de service au nouveau poste ;

Une attestation de présence effective au poste (datant de moins de 03 mois) ;

Une attestation de distance (services des transports) ;

Une photocopie certifiée conforme de l’acte de mariage ;

Un certificat de vie collectif des enfants mineurs ;

Photocopie simple des actes de naissance des enfants ;

Un bulletin de solde récent (datant de moins de 03 mois) ;

Attestation de non mandatement des frais de relève (contrôle régional des finances) ;

Attestation de non-paiement des frais de relève (Trésorerie centrale) ;

Relevé identité bancaire.

NB : Les retraités ne sont pas concernés par les numéros (3 et 4)

Lieu de dépôt : DDES – DRES

18. VALIDATION DES SERVICES PRECAIRES

Une demande timbrée adressée au MINFI S/C MINESEC (précisant le grade, le n⁰ tél., le matricule solde, le lieu de
service) ;

Une photocopie de l’acte de recrutement ;

Copie de l’acte d’intégration ;

Présence effective au poste (datant de moins de 03 mois) ;

Un bulletin de solde récent (datant de moins de 03 mois) ;

Photocopie titularisation (datant de moins de 03 mois).

Lieu de dépôt: DRES – MINESEC

19. RAPPEL DES PRIMES DE TECHNICITE, D’ENSEIGNEMENT ET D’EVALUATION, DE RECHERCHE ET DE


DOCUMENTATION

Une demande timbrée adressée au MINFI S/C MINESEC (précisant le grade, le n⁰ tél., le matricule solde, le lieu de
service) ;
Une photocopie de l’intégration ou du contrat ;

Présence effective au poste (datant de moins de 03 mois) ;

Bulletin de solde du rappel ;

Un bulletin de solde récent (datant de moins de 03 mois).

Lieu de dépôt : DDES – DRES

20. PRIME DE SUJETION

Une demande timbrée adressée au MINFI S/C MINESEC(précisant le grade, le n⁰ tél., le matricule solde, le lieu de
service) ;

Une photocopie certifiée de l’acte de nomination ;

Présence effective au poste (datant de moins de 03 mois) ;

Prise de service après la nomination ;

Un bulletin de solde récent (datant de moins de 03 mois).

Lieu de dépôt: DRES – MINESEC

21. AVANCEMENT D’ECHELON

Les avancements d’échelons sont automatiques sauf en cas de changement de grade ou de reclassement.

Dans ce cas produire :

Demande non timbrée ;

Copie du dernier acte d’avancement ;

Présence effective ;

Copie de l’acte reclassement ou d’avancement de grade.

22. AVANCEMENT DE CLASSE

Demande non timbrée ;

Copie du dernier acte d’avancement ;

Présence effective.

Lieu de dépôt: ETABLISSEMENTS – DDES – DRES

23. CAPITAL DECES ET PENSION DE REVERSION

A. CAPITAL-DECES ET PENSION DE REVERSION

(Personnel décédé en activité)

N° Pièces à fournir Observations

1. Demande timbrée au tarif règlementaire Préciser le nom et adresse complète

Photocopie de l’acte de recrutement (décision Les personnels ayant exercé comme décisionnaire et/ou
2. contractuel avant d’être intégrés en qualité de
d’engagement /contrat de travail/intégration)
fonctionnaire doivent produire en plus de leur acte
d’intégration, leur acte d’engagement et/ou leur
contrat de travail

Uniquement pour les personnels ayant exercé comme


Photocopie certifiée de la décision de validation des décisionnaire et/ou contractuel avant d’être intégrés en
3.
services précaires (éventuellement) qualité de fonctionnaire et ayant validé les services
précaires. Ladite décision doit être certifiée au MINFI

Uniquement pour les personnels recrutés à un grade


Photocopie de l’acte de reclassement et/ou
4. inférieur à la catégorie A2 et ayant bénéficié d’avancement
d’avancement de grade
de garde et/ou de reclassement

5. Dernier acte d’avancement

6. Photocopie certifiée de l’acte de décès

Rapport circonstancié du supérieur hiérarchique


En cas de décès consécutif à un accident imputable au
7. décrivant les causes du décès et le certificat de
service ou survenu en raison ou à l’occasion du service.
genre de mort (éventuellement)

8. Original de l’ordre de mission (éventuellement) Si le décès est survenu à l’occasion d’une mission officielle

9. La grosse du jugement d’hérédité

10. Certificat de non appel

Photocopie certifiée de l’acte de mariage


11. Si le de cujus était marié au moment du décès
(éventuellement)

12. Certificat de domicile du conjoint Le certificat de domicile est signé par le Sous-préfet

13. Attestation de monogamie ou polygamie Uniquement si le conjoint est une femme

Attestation de non séparation de corps et non


14.
divorce

Attestation de non remariage et non concubinage


15. Uniquement si le conjoint est une femme
notoire

Certificat de non fonction ou bulletin de solde du


16.
conjoint

Certificat de vie collectif des enfants mineurs et


17.
majeurs scolarisés

Les photocopies certifiées des actes de naissance des


enfants reconnus et/ou nés avant le mariage doivent être
Photocopies certifiées des actes de naissance des
revêtues de la mention marginale de reconnaissance
enfants mineurs et majeurs scolarisés (les enfants
18. conformément aux dispositions de l’ordonnance 81/002
handicapés nécessiteux sont considérés comme
du 29 juin 1981 portant organisation de l’état civil et
mineurs scolarisés)
diverses dispositions relatives à l’état des personnes
physiques

Certificat de scolarité des enfants mineurs et


19. Uniquement les originaux
majeurs scolarisés
Attestation de garde et d’entretien des enfants
20. S’ils existent
reconnus et/ou des orphelins de père et de mère

Uniquement s’il existe des enfants reconnus et/ou les


21. Photocopie certifiée de la CNI du tuteur
orphelins de père et de mère

Uniquement s’il existe des enfants reconnus et/ou les


22. Certificat de domicile du tuteur
orphelins de père et de mère

23. Certificat de célibat (éventuellement) Si le de cujus était célibataire au moment du décès

Si le de cujus n’avait ni conjoint ni enfant au moment du


24. Photocopie certifiée de la CNI du légataire
décès

Si le de cujus n’avait ni conjoint ni enfant au moment du


25. Certificat de domicile du légataire
décès

Photocopie certifiée de la grosse de divorce


26. Si le de cujus avait divorcé de son conjoint
(éventuellement)

Photocopie certifiée de l’acte de décès du conjoint


27. Uniquement si le conjoint est décédé
(éventuellement)

B. PENSION DE REVERSION AUX AYANTS-CAUSE

(Personnel décédé en retraite)

N° Pièces à fournir Observations

1. Demande timbrée au tarif règlementaire Préciser le nom et adresse complète

les ayants-cause des personnels qui ne disposent pas d’un


acte de mise à la retraite au moment du décès peuvent
introduire le dossier de pension de réversion sous réserve
2. Photocopie de l’acte de mise à la retraite
dudit acte. A cet effet, ils devraient joindre tous les actes
de carrière du de cujus comme mentionné dans le tableau
ci-dessus.

3. Photocopie certifiée de l’acte de décès

4. Grosse du jugement d’hérédité

5. Certificat de non appel

Photocopie certifiée de l’acte de mariage


6. Si le de cujus était marié au moment du décès
(éventuellement)

7. Certificat de domicile du conjoint Le certificat de domicile est signé par le Sous-préfet

8. Attestation de monogamie ou polygamie

Attestation de non séparation de corps et non


9.
divorce

Attestation de non remariage et non concubinage


10.
notoire
Certificat de non fonction ou bulletin de solde du
11.
conjoint

Certificat de vie collectif des enfants mineurs


12.
scolarisés

Les photocopies certifiées des actes de naissance des


enfants reconnus et/ou nés avant le mariage doivent être
Photocopies certifiées des actes de naissance des
revêtues de la mention marginale de reconnaissance
enfants mineurs scolarisés (les enfants handicapés
13. conformément aux dispositions de l’ordonnance 81/002
nécessiteux sont considérés comme mineurs
du 29 juin 1981 portant organisation de l’état civil et
scolarisés)
diverses dispositions relatives à l’état des personnes
physiques

14. Certificat de scolarité des enfants mineurs Uniquement les originaux

Attestation de garde et d’entretien des enfants


15. S’ils existent
reconnus et/ou des orphelins de père et de mère

Uniquement s’il existe des enfants reconnus et/ou les


16. Photocopie certifiée de la CNI du tuteur
orphelins de père et de mère

Uniquement s’il existe des enfants reconnus et/ou les


17. Certificat de domicile du tuteur
orphelins de père et de mère

18. Certificat de célibat (éventuellement) Si le de cujus était célibataire au moment du décès

Photocopie certifiée de la grosse de divorce


19. Si le de cujus avait divorcé de son conjoint
(éventuellement)

Photocopie certifiée de l’acte de décès du conjoint


20. Uniquement si le conjoint est décédé
(éventuellement)

24. RETRAITE

A. RETRAITE NORMALE

N° Pièces à fournir Observations

1. Demande timbrée au tarif règlementaire Préciser le nom et adresse complète

Les personnels ayant exercé comme décisionnaire et/ou


contractuel avant d’être intégrés en qualité de
Photocopie de l’acte de recrutement (décision
2. fonctionnaire doivent produire en plus de leur acte
d’engagement/contrat de travail/intégration)
d’intégration, leur acte d’engagement et/ou leur
contrat de travail

Uniquement pour les personnels ayant exercé comme


Photocopie certifiée de la décision de validation des décisionnaire et/ou contractuel avant d’être intégrés en
3.
services précaires (éventuellement) qualité de fonctionnaire et ayant validé les services
précaires. Ladite décision doit être certifiée au MINFI

Uniquement pour les personnels recrutés à un grade


Photocopie de l’acte de reclassement et/ou
4. inférieur à la catégorie A2 et ayant bénéficié
d’avancement de grade
d’avancement de garde et/ou de reclassement
5. Dernier acte d’avancement

6. Certificat de domicile Le certificat de domicile est signé par le Sous-préfet

Photocopie certifiée de l’acte de mariage


7.
(éventuellement)

Certificat de vie collectif des enfants mineurs


8.
scolarisés

Les photocopies certifiées des actes de naissance des


enfants reconnus et/ou nés avant le mariage doivent être
Photocopies certifiées des actes de naissance des
revêtues de la mention marginale de reconnaissance
enfants mineurs scolarisés (les enfants handicapés
9. conformément aux dispositions de l’ordonnance 81/002
nécessiteux sont considérés comme mineurs
du 29 juin 1981 portant organisation de l’état civil et
scolarisés)
diverses dispositions relatives à l’état des personnes
physiques

10. Certificat de scolarité des enfants mineurs Uniquement les originaux

B. RETRAITE PAR ANTICIPATION

N° Pièces à fournir Observations

1. Demande timbrée Préciser la date souhaitée de départ à la retraite

Les personnels ayant exercé comme décisionnaire et/ou


contractuel avant d’être intégrés en qualité de
Photocopie de l’acte de recrutement (décision
2. fonctionnaire doivent produire en plus de leur acte
d’engagement /contrat de travail/intégration)
d’intégration, leur acte d’engagement et/ou leur
contrat de travail

Uniquement pour les personnels ayant exercé comme


Photocopie certifiée de la décision de validation des décisionnaire et/ou contractuel avant d’être intégrés en
3.
services précaires (éventuellement) qualité de fonctionnaire et ayant validé les services
précaires. Ladite décision doit être certifiée au MINFI

Uniquement pour les personnels recrutés à un grade


Photocopie de l’acte de reclassement et/ou
4. inférieur à la catégorie A2 et ayant bénéficié
d’avancement de grade
d’avancement de garde et/ou de reclassement

5. Dernier acte d’avancement

6. Certificat de domicile Le certificat de domicile est signé par le Sous-préfet

Photocopie certifiée de l’acte de mariage


7.
(éventuellement)

Certificat de vie collectif des enfants mineurs


8.
scolarisés

Photocopies certifiées des actes de naissance des Les photocopies certifiées des actes de naissance des
enfants mineurs scolarisés (les enfants handicapés enfants reconnus et/ou nés avant le mariage doivent
9. être revêtues de la mention marginale de
nécessiteux sont considérés comme mineurs
scolarisés) reconnaissance conformément aux dispositions de
l’ordonnance 81/002 du 29 juin 1981 portant
organisation de l’état civil et diverses dispositions
relatives à l’état des personnes physiques

Certificat de scolarité des enfants mineurs


10. Uniquement les originaux
scolarisés

11. Attestation de présence effective au poste

12. Bulletin de solde

NB : POUR UNE RETRAITE ANTICIPEE, PRODUIRE UNE CESSATION DE SERVICE APRES ACCORD DU MINISTRE DE LA
FONCTION PUBLIQUE.

Lieu de dépôt: DRES –MINESEC

25. PENSION D’INVALIDITE

N° Pièces à fournir Observations

1. Demande timbrée au tarif règlementaire Préciser le nom et adresse complète

2. Procès-verbal du conseil national de la santé

Les personnels ayant exercé comme décisionnaire et/ou


contractuel avant d’être intégrés en qualité de
Photocopie de l’acte de recrutement (décision
3. fonctionnaire doivent produire en plus de leur acte
d’engagement /contrat de travail/intégration)
d’intégration, leur acte d’engagement et/ou leur
contrat de travail

Uniquement pour les personnels ayant exercé comme


Photocopie certifiée de la décision de validation des décisionnaire et/ou contractuel avant d’être intégrés en
4.
services précaire qualité de fonctionnaire. Ladite décision doit être certifiée
au MINFI

Uniquement pour les personnels recrutés à un grade


Photocopie de l’acte de reclassement et/ou
5. inférieur à la catégorie A2 et ayant bénéficié d’avancement
d’avancement de grade
de garde et/ou de reclassement

6. Dernier acte d’avancement

26. MISE EN STAGE

A. RETOUR SUR TITRE DANS LES ENS ET ENSET

Une demande timbrée adressée au Ministre de la Fonction Publique et de la Réforme Administrative s/c le ministre
des enseignements secondaires ;

Deux fiches de renseignements avec photo 4×4 dument signée par une autorité compétente ;

Une photocopie de l’acte d’intégration ;

Une photocopie du dernier acte d’avancement ;

Une photocopie des résultats du retour sur titre (MINESUP) ;

Un certificat de reprise de service de l’année en cours ;

Une présence effective récente au poste actuel ;

Une autorisation de concourir signée du MINESEC.


Lieu de dépôt : MINESEC

B. AUTRES INSTITUTS DE FORMATION

Une demande timbrée adressée au Ministre de la Fonction Publique et de la Réforme Administratives/C MINESEC ;

2 fiches de renseignements avec photo 4×4 dument signées par une autorité compétente ;

Une photocopie de l’acte d’intégration ou du contrat de travail ;

Une photocopie du dernier acte d’avancement ;

Un bulletin de solde récent ;

Une attestation d’inscription à l’école ;

La lettre de financement en ce qui concerne les bourses étrangères ;

Un état des décomptes des incidences financières relatives au stage de formation (bourse nationale) ;

Un avis motivé du ministre utilisateur.

Lieu de dépôt : MINESEC

27. PROROGATION DU STAGE

Une demande timbrée adressée au Ministre de la Fonction Publique et de la Réforme Administrative ;

Une photocopie de l’arrêté de mise en stage ;

Une lettre ou une attestation de financement de la prorogation du stage;

Une lettre ou une attestation de prorogation du stage.

Lieu de dépôt: MINESEC

28. FIN DE STAGE

Une demande timbrée adressée au Ministre de la Fonction Publique et de la Réforme Administrative ;

Une photocopie de l’arrêté de mise en stage ;

Une photocopie certifiée conforme du diplôme obtenu à l’issue du stage ;

Une attestation de présentation de l’origine du diplôme à l’issue du stage ;

Une copie du rapport de fin de stage ;

Une copie du mémoire ou de la thèse ;

Reprise de service.

Dépôt : MINESEC

29. PRISE EN CHARGE/INTEGRATION ENS/ENSET

A. ENSET

Pièces constitutives du dossier de prise en charge

N° Nombre Nature des pièces Titre du signataire

1. 1 Demande timbrée L’intéressé (e)


Photocopie certifiée de l’acte de mariage
2. 1 Une autorité civile ou administrative
(éventuellement)

3. 1 Photocopie certifiée de l’acte de naissance Une autorité civile ou administrative

4. 2 Notices individuelles L’intéressé (e)

5. 2 Fiches antilopes L’intéressé (e)

6. 1 Certificat collectif de prise de service MINESEC

7. 1 Communiqué portant admission au concours MINESUP

8. 1 Certificat d’individualité (éventuellement) Une autorité administrative

pièces constitutives du dossier d’intégration

N° Nombre Nature des pièces Titre du signataire

1. 1 Demande timbrée L’intéressé (e)

Photocopie certifiée de l’acte de mariage


2. 1 Une autorité civile ou administrative
(éventuellement)

3. 2 Photocopies certifiées de l’acte de naissance Une autorité civile ou administrative

4. 1 Certificat d’individualité (éventuellement) Une autorité administrative

5. 2 Fiches de renseignements Une autorité administrative

Une autorité judiciaire de la localité de


6. 1 Extrait de casier judiciaire
naissance

7. 2 Photocopies certifiées du diplôme d’entrée Une autorité administrative

Photocopies certifiées du DIPET 1 pour ceux qui


8. 2 Une autorité administrative
ont fait 5 ans

9. 2 Photocopies certifiées du diplôme de sortie Une autorité administrative

Photocopies certifiées du GCE OrdinaryLevel


10. 2 pour ceux qui sont entrés avec le GCE Une autorité administrative
AdvanceLevel

Attestations de présentation de l’originaldu GCE


11. 2 OrdinaryLevel pour ceux qui sont entrés avec le Le Préfet ou le Gouverneur
GCE AdvanceLevel

Attestations de présentation de l’original du


12. 2 Le Préfet ou le Gouverneur
diplôme d’entrée

Attestations de présentation de l’original du


13. 2 Le Préfet ou le Gouverneur
DIPET 1 pour ceux qui ont fait 5 ans

Attestations de présentation de l’original du


14. 2 Le Préfet ou le Gouverneur
diplôme de sortie
15. 1 Certificat collectif de prise de service MINESEC

16. 1 Engagement décennal Une autorité administrative

17. 1 Un bulletin de visite médical Délégué Régional de la Santé Publique

18. 1 Curriculum vitae L’intéressé (e)

19. 1 Communiqué portant ouverture du concours MINESUP

20. 1 Communiqué portant admission au concours MINESUP

Communiqué portant admission au tiers


21. 1 MINESUP
supérieur (éventuellement)

Communiqué portant admission au diplôme de


22. 1 MINESUP
sortie

NB :

Les dossiers de prise en charge doivent être transmis au plus tard deux (02) semaines avant la sortie officielle, délais
de rigueur.

Les dossiers d’intégration doivent être transmis au plus tard un (01) mois après la sortie officielle, délais de rigueur.

Aucun document ne doit être signé au commissariat

Les écoles sont tenues de produire les bordereaux en supports physique et électronique.

B. ENS

Pièces constitutives du dossier de prise en charge

N° Nombre Nature des pièces Titre du signataire

1. 1 Demande timbrée L’intéressé (e)

Photocopie certifiée de l’acte de mariage


2. 1 Une autorité civile ou administrative
(éventuellement)

3. 1 Photocopie certifiée de l’acte de naissance Une autorité civile ou administrative

4. 2 Notices individuelles L’intéressé (e)

5. 2 Fiches antilopes L’intéressé (e)

6. 1 Certificat collectif de prise de service MINESEC

7. 1 Communiqué portant admission au concours MINESUP

8. 1 Certificat d’individualité (éventuellement) Une autorité administrative

pièces constitutives du dossier d’intégration

N° Nombre Nature des pièces Titre du signataire

1. 1 Demande timbrée L’intéressé (e)


Photocopie certifiée de l’acte de mariage
2. 1 Une autorité civile ou administrative
(éventuellement)

3. 2 Photocopies certifiées de l’acte de naissance Une autorité civile ou administrative

4. 1 Certificat d’individualité (éventuellement) Une autorité administrative

5. 2 Fiches de renseignements Une autorité administrative

Une autorité judiciaire de la localité de


6. 1 Extrait de casier judiciaire
naissance

7. 2 Photocopies certifiées du diplôme d’entrée Une autorité administrative

Photocopies certifiées du diplôme de Licence pour


8. 2 Une autorité administrative
ceux qui ont fait 5 ans

Photocopies certifiées du DIPES 1 pour ceux qui ont


9. 2 Une autorité administrative
fait 5 ans

10. 2 Photocopies certifiées du diplôme de sortie Une autorité administrative

Photocopies certifiées du GCE OrdinaryLevel pour


11. 2 Une autorité administrative
ceux qui sont entrés avec le GCE AdvanceLevel

Attestations de présentation de l’original du GCE


12. 2 OrdinaryLevel pour ceux qui sont entrés avec le Le Préfet ou le Gouverneur
GCE AdvanceLevel

Attestations de présentation de l’originaldu


13. 2 Le Préfet ou le Gouverneur
diplôme de Licence pour ceux qui ont fait 5 ans

Attestations de présentation de l’original du


14. 2 Le Préfet ou le Gouverneur
diplôme d’entrée

Attestations de présentation de l’originalduDIPES


15. 2 Le Préfet ou le Gouverneur
1 pour ceux qui ont fait 5 ans

Attestations de présentation de l’original du


16. 2 Le Préfet ou le Gouverneur
diplôme de sortie

17. 1 Certificat collectif de prise de service MINESEC

18. 1 Engagement décennal Une autorité administrative

19. 1 Un bulletin de visite médical Délégué Régional de la Santé Publique

20. 1 Curriculum vitae L’intéressé (e)

21. 1 Communiqué portant ouverture du concours MINESUP

22. 1 Communiqué portant admission au concours MINESUP

Communiqué portant admission au tiers supérieur


23. 1 MINESUP
(éventuellement)
Communiqué portant admission au diplôme de
24. 1 MINESUP
sortie

NB :

Les dossiers de prise en charge doivent être transmis au plus tard deux (02) semaines avant la sortie officielle, délais
de rigueur.

Les dossiers d’intégration doivent être transmis au plus tard un (01) mois après la sortie officielle, délais de rigueur.

Aucun document ne doit être signé au commissariat

Les écoles sont tenues de produire les bordereaux en supports physique et électronique.

30. AUTORISATION SPECIALE DE PAIEMENT

A. PLUS DE 5 000 000FCFA

Demande timbrée ;

Une photocopie du décret d’intégration ou de l’arrêté d’avancement de solde ;

Une Photocopie du certificat collectif de prise de service ;

Une Photocopie du certificat de première prise de service ;

Un Certificat de reprise de service par année ;

Une Attestation de présence effective par année ;

Une attestation de présence effective datant de moins de 03 mois ;

Une copie certifiée conforme du bulletin de solde du mois de rappel.

B. PLUS DE 10 000 000FCFA

Demande timbrée ;

01 Relevé d’identité bancaire ;

01 copie de l’état des sommes dues collectif (à éditer à partir du fichier solde du planning d’apurement des arriérés,
disponible aussi sur le site minesec.gov.cm)

01 copie de l’autorisation de paiement (à compléter par le MINFI).

Lieu de dépôt : MINESEC

31. CREATION ETABLISSEMENT PRIVE D’ENSEIGNEMENT SECONDAIRE GENERAL ET TECHNIQUE

N° d’ordre Pièces exigées pour la création d’un établissement privé d’enseignement secondaire général

01 Déclaration de création signée du promoteur sur un formulaire standard

02 Attestation de présentation de l’original d’un diplôme niveau bac+3 au moins du promoteur

03 Bulletin N°3 du casier judiciaire du promoteur

Certificat de propriété signé du conservateur foncier de la localité, d’une superficie de 2500m2 au


04
moins

05 Lettre de recommandation signée du Sous-préfet ou d’un chef traditionnel du 1er ou 2ème degré
Dossier d’étude technique comprenant les études des fondations des bâtiments à construire, assorti
06
d’un devis descriptif et estimatif

07 Dossier d’étude géotechnique du sol au cas où les bâtiments à construire sont a niveau

08 Avis motivés des SEDUC et DRES concernés

32. OUVERTURE D’UN ETABLISSEMENT PRIVE D’ENSEIGNEMENT SECONDAIRE GENERAL ET TECHNIQUE

N° d’ordre Pièces exigées pour la création d’un établissement privé d’enseignement secondaire général

01 Déclaration d’ouverture signée du promoteur sur un formulaire standard

02 Copie conforme de l’arrêté de création

03 Copie conforme du permis de bâtir

04 Certificat d’adhésion à l’une des organisations de l’enseignement privé

Liste nominative du personnel administratif et enseignant, assortie de leur qualification académique


05
ou professionnelle, des contrats de travail respectifs et des photocopies des CNI

06 Liste des équipements didactiques disponibles

07 Attestation de compte bancaire de l’établissement

08 Attestation de disponibilité des fonds représentant au moins trois mois de salaires du personnel

09 Avis motivés des SEDUC et DRES concernés

33. CREATION ET OUVERTURE D’UN COURS DU SOIR

Les déclarations de création et d’ouverture d’un cours du soir se déposent simultanément contre récépissé, auprès
du représentant local de l’organisation d’enseignement privé qui dispose d’un délai de quinze (15) jours pour les
transmettre avec avis motivé au Délégué Régional. Ce dernier dispose d’un délai de trente (30) jours pour
transmettre, avec avis motivé, lesdites déclarations, assorties de la copie du récépissé au ministre chargé des
enseignements secondaires.

Le dossier comporte :

Une copie certifiée conforme du permis de construire ou un contrat de bail enregistré ou une cession gratuite des
bâtiments ;

Le certificat d’adhésion à l’une des organisations de l’enseignement privé ;

La liste nominative du personnel administratif et enseignant ;

La liste des équipements didactiques ;

L’attestation de fonds disponibles représentant trois (3) mois de salaire du personnel permanent ;

les photocopies des diplômes du personnel ;

L’acte d’ouverture de l’établissement scolaire concerné.

34. CREATION D’ETABLISSEMENT PRIVE D’ENSEIGNEMENT NORMAL

N° DECLARATION DE CREATION D’ETABLISSEMENT PRIVE D’ENSEIGNEMENT NORMAL

01 Une attestation de présentation de l’original du diplôme du promoteur (Licence au moins)


02 Un bulletin no 3 du casier judiciaire du déclarant datant de moins de 3 mois

Un certificat de propriété du terrain sur lequel doit être implanté l’établissement, délivré par
03
l’autoritécompétente

Une lettre de recommandation assortie d’une fiche modèlesignée d’une autorité administrative ou
04 d’un chef traditionnel (1erou 2edegré) du lieu d’implantation de l’établissement, garantissant la bonne
moralité du promoteur

05 La liste des spécialités

Un dossier d’études techniques comprenant des études de fondation des bâtimentsà construire,
06 assorti d’un devis descriptif délivré par les services compétents ou un dossier d’expertise technique
lorsque les bâtimentsexistent

Une étudegéotechnique du sol délivrée par les services compétents lorsque les bâtimentsà construire
07
comportent plus d’un niveau

08 Le rapport de la descente sur le terrain signé par tous les membres de l’équipe de mission (DRES)

Pour les personnes morales, ajouter à la liasse précédente :

09 L’acte d’autorisation de l’établissement

10 Le statut et le règlementintérieur

11 La preuve du fonctionnement effectif ou de l’activité de la personne morale

35. OUVERTURE D’ETABLISSEMENT PRIVE D’ENSEIGNEMENT NORMAL

N° DOSSIER DE DECLARATION D’OUVERTURE D’ETABLISSEMENT PRIVE D’ENSEIGNEMENT NORMAL

01 Une copie conforme du permis de bâtir

02 Une copie d’attestation de non refus de déclaration

03 Un certificat d’adhésion une des organisations de l’enseignement privé

Une liste nominative du personnel administratif et enseignant, assortie de leur qualification


04
académique ou professionnelle et des contrats de travail respectifs

05 Une liste des équipements didactiques disponibles

06 Une attestation du compte bancaire de l’établissement distinct du compte personnel du fondateur

07 Une attestation de fonds disponibles représentant 3 mois de salaire du personnel.

08 Le Rapport de la descente sur le terrain signé par tous les membres de l’équipe de mission (DRES)

36. CREATION ET OUVERTURE D’ETABLISSEMENT PRIVE D’ENSEIGNEMENT NORMAL EN COURS DU SOIR

DECLARATION DE CREATION ET D’OUVERTURE D’ETABLISSEMENT PRIVE D’ENSEIGNEMENT NORMAL



EN COURS DU SOIR

Une copie certifiée conforme du permis de construire ou un contrat de bail enregistré ou une cession
01
gratuitedes bâtiments
02 Un certificat d’adhésion à une des organisations de l’enseignement prive

03 Une liste nominative du personnel administratif et enseignant

04 Une liste des équipements didactiques

05 Une attestation de fonds disponibles représentant 3 mois de salaire du personnel permanent

06 Les photocopies des diplômes du personnel

07 L’acte d’ouverture de l’établissement scolaire concerne

08 Le rapport de la descente sur le terrain signe par tous les membres de L’équipe de mission (DRES)

37.EXTENSION D’ETABLISSEMENT PRIVE D’ENSEIGNEMENT NORMAL

N° DECLARATION D’EXTENSION D’ETABLISSEMENT PRIVE D’ENSEIGNEMENT NORMAL

01 Une attestation de non refus de la déclaration délivrée par le ministre compétent

02 Une copie certifiée conforme du permis de bâtir

03 Le certificat d’adhésion à une des organisations de l’enseignement privé

La liste nominative du personnel administratif et enseignant, assortie de leur qualification académique


04
ou professionnelle et des contrats de travail respectifs

05 La liste nominative des équipements didactiques

06 Une attestation de disponibilité de fonds

Les plans et devis descriptifs et estimatifs des bâtiments à construire viséspar les services compétents
07
ou d’un dossier d’expertise lorsque les bâtiments existent

Une étude géotechnique du sol doit être jointe lorsque les bâtiments à construire comportent
08
plusieurs niveaux

Une liste du personnel (administratif et enseignant), assortie des contrats de travail respectifs et des
09
équipements nouveaux

10 La désignation de la nouvelle section, filière ou du nouveau cycle

11 Le rapport de la descente sur le terrain signé par tous les membres de l’équipe de mission (DRES)

38. SUBVENTION

A. SUBVENTION D’UNE ORGANISATION DE L’ENSEIGNEMENT PRIVE

Une demande timbrée au tarif en Vigueur ;

Un relevé d’identité bancaire de l’organisation de l’année en cours ;

Un compte d’emploi de la subvention de l’année précédente.

B. SUBVENTION D’UN ETABLISSEMENT SCOLAIRE OU DE FORMATION PRIVEE

Une demande timbrée au tarif en vigueur ;

Une copie certifiée conforme de l’attestation d’immatriculation ;

Des copies certifiées conformes des arrêtés de création, d’ouverture et éventuellement d’extension ;
Un reçu de versement des quotes-parts FENASSCO ;

Unrelevé d’identité bancaire de l’année en cours ;

Un compte d’emploi de la subvention de l’annéeprécédente ;

Une Attestation Pour Soumission (APS) délivrée par les services de la Caisse Nationale de Prévoyance Sociale (CNPS) ;

Une attestation de reversement des retenues fiscales délivrée par les services compétents des impôts ;

Une attestation d’assurance couvrant la responsabilité civile de l’établissement souscrite auprès d’une
sociétéagréée ;

Une liste nominative des personnels assortie des autorisations d’enseigner des enseignants permanents exerçant
dans l’établissement ;

Un avis du Délégué Régional des Enseignements Secondaires attestant la bonne gestion administrative, pédagogique
et financière de l’établissement.

39. PAIEMENT DE PRESTATIONS FAMILIALES

Une demande timbrée adressée au MINESEC (précisant le grade, le n⁰ tél., le matricule solde, le lieu de service) ;

présence effective au poste (datant de moins de 03 mois) ;

Bulletin de solde récent (datant de moins de 03 mois) ;

Arrêté préfectoral avec fond de dossier (y compris demande timbréeadressée au Préfet, photocopie d’intégration,
certificat de non-paiementCNPS; photocopie certifiée de l’acte de mariage, photocopie certifiée de l’acte de
naissance de l’enfant ; certificat de scolarité ; certificat de vie, certificat de non fonction du conjoint ; la présence
effective au poste et un bulletin de solde).

Lieu de dépôt: DDES – DRES

40. MUTATION (SANTE, REGROUPEMENT FAMILIAL ET ORDINAIRE)

Une demande de mutation avec l’avis du chef hiérarchique ;

Photocopie de l’acte d’affectation, de mutation ou de nomination ;

Reprise de service de l’année en cours ;

Attestation de présence effective au poste de l’année en cours ;

Photocopie certifiée de l’acte de mariage (cas de regroupement familial) ;

Certificat de domicile du conjoint ;

Attestation de présence effective au poste de l’année en cours du conjoint (cas de regroupement familial) ;

Le dossier médical (cas de santé).

Lieu de dépôt : STRUCTURE D’ATTACHE

41. INTEGRATION A LA FONCTION PUBLIQUE (Contractuels)

Demande timbrée au tarif en vigueur (avec adresse complète)

Copie certifiée d’acte de naissance

Décision de recrutement

Dernier acte d’avancement

Reclassement
Copie certifiée du ou des diplômes et Attestation de Présentation de l’Original du diplôme

Attestation de présence effective au poste

Extrait de casier judiciaire

Curriculum vitae

Quittance (1500) et (1000, C et D) (5000, A)

Bulletin de solde récent

Bulletin de visites médicales

Engagement décennal

Certificat de prise de service

Deux (02) fiches de renseignements avec photo 4×4.

Lieu de dépôt: DRES – MINESEC

42. TITULARISATION

Demande timbrée

Arrêté d’intégration

Attestation de présence effective au poste

Bulletin de solde récent

Bulletin de note

Photocopie du dernier avancement

Lieu de dépôt: DRES – MINESEC

SIGLES ET ABREVIATIONS

DDES : DELEGATION DEPARTEMENTALE DES ENSEIGNEMENTS


SECONDAIRES

DIPES : DIPLOME DE PROFESSEUR DE L’ENSEIGNEMENT


SECONDAIRE

DIPET : DIPLOME DE PROFESSEUR DE L’ENSEIGNEMENT


TECHNIQUE

DRES : DELEGATION REGIONALE DES ENSEIGNEMENTS


SECONDAIRES

ENS : ECOLE NORMALE SUPERIEURE

ENSET : ECOLE NORMALE SUPERIEURE DE L’ENSEIGNEMENT


TECHNIQUE

FENASSCO : FEDERATIONNATIONALE DES SPORTS SCOLAIRES

GCE : GENERAL CERTIFICATE OF EDUCATION

MINESEC : MINISTERE DES ENSEIGNEMENTS SECONDAIRES


MINESUP : MINISTERE DE L’ENSEIGNEMENT SUPERIEUR

MINFI : MINISTERE DES FINANCES


SEDUC : SERETATRIAT A L’EDUCATION