Manual C X C

Documentación Intelisis
Manual de Cuentas por Cobrar
Documentación Intelisis. Derechos Reservados.

Para uso exclusivo de Llantas y Servicios Serna Anáhuac, S.A. de C.V
Implementación Fast Forward
- 1 -
Índice
1 Introducción ...................................................................................................................................... - 3 - 1.1-
Definiciones generales y aplicación con el ERP ..................................................................... - 3 -
1.2- Acceso a Intelisis........................................................................................................................ - 3 - 1.3-
Menú .......................................................................................................................................... - 4 -
1.3- Tablero de Control .................................................................................................................... - 4 -
2 Cuentas ............................................................................................................................................. - 10 -
2.1- Clientes ..................................................................................................................................... - 10 -
2.2- Conceptos de Cuentas por Cobrar ........................................................................................ - 10 -
3 Funcionalidad .................................................................................................................................. - 11 -
3.1- Cobro ........................................................................................................................................ - 11 - 3.2-
Factura...................................................................................................................................... - 13 - 3.3-
Factura Crédito ........................................................................................................................ - 15 - 3.4-
Préstamo .................................................................................................................................. - 17 - 3.5-
Devolución ............................................................................................................................... - 19 - 3.6-
Nota de Crédito ....................................................................................................................... - 20 - 3.7-
Aplicación ................................................................................................................................ - 22 - 3.8-
Nota Cargo .............................................................................................................................. - 24 - 3.9-
Cheque Devuelto .................................................................................................................... - 28 - 3.10-
Faltante de Caja ..................................................................................................................... - 29 -
3.11 Cheques Posfechados y Protegidos ..................................................................................... - 31 -
3.11.1.- Condición de pago “Cheque Posfechado” ................................................................. - 31 -
3.11.2- Cheque Protegido .......................................................................................................... - 32 -
3.11.3- Fecha de Vencimiento de Cheque Posfechado Editable .......................................... - 33 -
3.12- Anticipo .................................................................................................................................. - 34 -
3.13- Contra Recibo ........................................................................................................................ - 35 -
4 Reportes ........................................................................................................................................... - 37 -
4.1- Antigüedad de saldos (Normal) ............................................................................................. - 37 -
5 Exploradores .................................................................................................................................... - 38 -
5.1- Saldos ....................................................................................................................................... - 38 -
- 2 -
1 Introducción
1.1- Definiciones generales y aplicación con el ERP
El Módulo de Cuentas por cobrar se utiliza para registrar la información y actividades involucradas en la generación del
cobro de los productos que manufactura, distribuye o que presta servicio a una empresa.
Entre las ventajas que proporciona el módulo de Cuentas por Cobrar están:
- Manejo fácil y seguro de las transacciones de Cobro de los movimientos deudores.
-Administra la operación de los movimientos que generan ingresos a la empresa y no están Saldados.
-Control de ingresos y Conocimiento de las características de cada uno de ellos.
- Control y seguimiento de deudas de los clientes y proveedores (Internos y externos). - Facilita la generación
de la cobranza con la detección de clientes morosos.
- Control de saldos a través de fechas, sobre cargos, descuentos, e intereses.
- Controla las cuentas por cobrar y las devoluciones generadas por área, sucursales o empresas.
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- Facilita la consulta rápida de los movimientos que involucran las cuentas por cobrar a través de reportes
específicos, los cuales reflejan el comportamiento diario de esta actividad.
- Permite exportar datos a Excel® y Acrobat®.
Cuentas por Cobrar se integra por movimientos los cuales reciben datos directa e indirectamente para generar
información confiable, la cual permite actualizar el saldo del cliente para obtener la conexión contable requerida
Implementación Fast Forward al módulo de contabilidad directamente. Los datos de entrada serán aquellos que
provienen de varios módulos como lo es entre otros el de ventas con los movimientos tipo factura, requisición,
nota, especificando una condición de pago/cobro a determinado tiempo, cuyo concepto será identificado como
cuenta por cobrar, generando una afectación en el Módulo de Cuentas por Cobrar respectivamente.
1.2- Acceso a Intelisis
En nuestro cuadro de acceso se tendrá que ingresar a la ERP con un Usuario y Contraseña, además seleccionaremos la
empresa y sucursal:
1.3- Menú
Dentro de menú principal de Intelisis esta será la ruta:
Ruta | Logística |Gastos
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1.3- Tablero de Control
Dentro del buscador de nuestro tablero de control se podrán realizar las siguientes búsquedas:
1.- Buscador por movimientos
A continuación mostramos los movimientos que se podrán filtrar en este buscador:
- 5 -
2.- Buscador por estatus
A continuación mostramos los estatus que se podrán filtrar por este buscador:
- 6 -
3.- Buscador por movimientos fecha
A continuación mostramos las fechas que se podrán filtrar en este buscador:
4.- Buscador por usuario

En este buscador se podrán filtrar la información por los diferentes usuarios que estén dados de alta:
- 7 -
4.- Buscador por sucursal:
En este buscador se podrán filtrar la información por las diferentes sucursales que estén dadas de alta:
- 8 -
Detalle
Dentro de nuestro tablero de control, si así se requiere, se podrá personalizar la vista según las necesidades de
Implementación Fast Fo ward usuario como se muestra en la siguiente pantalla:
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Dentro de esta pantalla se podrán seleccionar los campos dentro de la lista disponible e insertarlos
dentro de la lista en uso, se le dará un nombre nuevo a la lista y se seleccionara esta misma para su uso.
Agrupador Moneda
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Dentro de nuestro Tablero de Control podremos seleccionar el tipo de moneda del cual necesitamos la información
como se muestra en la siguiente pantalla.
Botones
En la parte inferior de nuestro Tablero de Control se encuentran los siguientes botones:
1.- Botón “Abrir”: Se utiliza para abrir un movimiento ya existente.

2.- Botón “Nuevo”: Se utiliza para iniciar un nuevo movimiento.
3.- Botón “Cancelar”: Se utiliza para salir del Tablero de Control.
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- -
1
2 Cuentas
2.1- Clientes
Se requiere tener registrado al Cliente para relacionarlo a las operaciones o registros que en el sistema se van a realizar.
Ruta | Cuentas | Clientes | Clientes.
2.2- Conceptos de Cuentas por Cobrar
En este catálogo se registran los conceptos de Cuentas por Cobrar que se requieran para identificación de los
movimientos generados en el módulo de Cuentas por Cobrar.
Ruta | Configurar | Conceptos | Cuentas por Cobrar.
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-
3 Funcionalidad
3.1- Cobro
Este movimiento genera su aplicación de forma directa o manualmente a las cuentas por cobrar pendientes del
cliente; con la finalidad de saldar o abonar a las cuentas respectivas para disminuir su adeudo; generando una
solicitud de depósito.
Datos Generales
1.-Movimiento: Campo que indica el movimiento a realizar dentro del módulo.
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2.-Proyecto: Campo para seleccionar el proyecto que está relacionado al movimiento.
3.-UEN: En caso de manejar unidades estratégicas de negocio, en este campo se ligan al movimiento que se esté
realizando.
4.-Moneda: Campo para determinar el tipo de moneda con la que se realizara el movimiento.
5.-Fecha Emisión: Aparece automáticamente la fecha local (Cliente), misma que es la fecha en la que se origina el
movimiento.
6.-Fecha Original: Fecha en que se aplicó en movimiento.
7.-Cuenta: Se selecciona la cuenta de bancos a la que se aplicara el Movimiento.
8.-Cliente: En este campo se ingresa la clave del cliente al que aplicara el movimiento.
9.-Cajero: En este campo se indica la clave del cajero que aplico el movimiento.
10.-Sucursal Cliente: Sucursal del cliente al que se aplica el Movimiento.
11.-Agente: Campo donde se indica la clave del agente implicado en el movimiento.
12.-Importe: Cantidad que será aplicada.
13.-Impuestos: Se registran los Impuestos derivados por el movimiento. Es auto calculable.
14.-Concepto: Seleccionar el concepto (razón) por el que se realiza el movimiento.
15.-Forma: Este campo se utiliza para registrar la forma de pago/ cobro con la que se efectuara el movimiento
correspondiente.
16.-Cobrador: Campo donde se indica la clave del cobrador implicado en el movimiento.
17.- Referencia: Es un campo de texto abierto (alfanumérico), en el cual se podrá capturar información
referenciada al movimiento.
18.-Observaciones: Opción para seleccionar la observación relacionada al movimiento, o bien, capturarla en este
campo.
19.-Aplicación Manual: Este check ofrece la opción para seleccionar a nivel detalle los movimientos a los que se
podrá aplicar el movimiento.
20.-Aplicación con Desglose: Habilita la carpeta Desglose del Cobro, donde se podrá desglosar todos los cargos,
las formas de Pago, alguna referencia alfa numérica, ingresando un monto a Favor del cliente, desplegando un
Importe Total del Cobro.
21.-Saldo Cliente: Moneda en que se maneja el Saldo del Cliente al que se aplica el movimiento. En el campo
siguiente se registra automáticamente el saldo actualizado.
Detalle
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-
1.-Aplica: En este campo se puede seleccionar un movimiento ya originado previamente, al que se desea aplicar
el movimiento que se esté realizando.
2.-Consecutivo: Campo donde se indica el número consecutivo del movimiento a aplicar.
3.-Importe: Importe a aplicar.
3.2- Factura
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-
Estos movimientos son las facturas que viajan del módulo de ventas, una vez afectadas al módulo de cuentas por
cobrar para generar su respectivo cobro. El movimiento Factura es generado desde el Módulo de Ventas a través
de los movimientos: Cotización, Pedido, Factura, Nota, Nota Consumo, Nota Resumen, Orden Surtido,
Presupuesto, Remisión.
Datos Generales

realizando.
movimiento.
- 17
-
campo.
Detalle
1.-Aplica: Vacío
2.-Consecutivo: Vacío
3.-Importe: Vacío
Al momento de abrir el movimiento “Factura” en cuentas por cobrar tenemos la opción de hacer el cobro de la
misma.
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3.3- Factura Crédito
Estos movimientos son las Facturas Crédito que viajan del módulo de ventas, una vez afectadas al módulo de
cuentas por cobrar para generar su respectivo cobro. El movimiento Factura Crédito es generado desde el Módulo
de Ventas a través de los movimientos: Cotización, Pedido, Factura, Nota, Nota Consumo, Nota Resumen, Orden
Surtido, Presupuesto, Remisión.
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-
Datos Generales

realizando.
movimiento.
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-
campo.
Detalle
1.-Aplica: Vacío
3.-Importe: Vacío
Al momento de abrir el movimiento “Factura Crédito” en cuentas por cobrar tenemos la opción de hacer el cobro
de la misma.
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3.4- Préstamo
Este movimiento se utiliza para registrar el préstamo de cierta cantidad monetaria u otro concepto
pactado; identificando la deuda a través de alguno de estos movimientos, no existe ningún comprobante que
avale la misma, sólo el registro el cual simplemente se realiza la operación, no contempla ningún tipo de
impuesto. Con este Movimiento se genera un cargo al Saldo del Cliente por lo que se incrementa las cuentas por
cobrar pendientes de cobro.
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-
Datos Generales

realizando.
movimiento.
- 23
-
correspondiente.
16.-Referencia: Es un campo de texto abierto (alfanumérico), en el cual se podrá capturar información
campo.
20.- Saldo Cliente: Moneda en que se maneja el Saldo del Cliente al que se aplica el movimiento. En el campo
Detalle
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-
3.5- Devolución
Este movimiento, se genera con la finalidad de realizar una Devolución del saldo a favor del cliente (Nota de
Crédito), el cual proviene de una Devolución de Venta o Bonificación de Venta generada en el módulo de ventas.
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-
Datos Generales

realizando.
movimiento.
11.-Importe: Cantidad que será aplicada. Impuestos: Se registran los Impuestos derivados por el movimiento. Es
auto calculable.
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-
correspondiente.
campo.
Detalle
4.-Diferencia: Campo donde se refleja si hubo diferencia entra la Nota de Crédito y la Devolución.
3.6- Nota de Crédito
El movimiento Nota de Crédito se utiliza cuando existe un saldo a favor del cliente que puede ser originado por
una Devolución o Bonificación o bien este movimiento puede ser generado directamente.
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En el tablero de control, se abre y posteriormente se visualiza en posición del movimiento que se origina desde el
módulo Ventas, de una Devolución Venta.
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-
Una vez capturados los campos necesarios, presionar el botón afectar o la t
ecla de función F12, Una vez

que se afecta se puede modificar el Concepto, Referencia y Fecha Vencimiento.
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-
Al afectar nuevamente el movimiento Nota de Crédito puede generar cualquiera de los siguientes
movimientos:
3.7- Aplicación
La aplicación abona el saldo a favor de una deuda pendiente de cobro del cliente, es decir, descontará el saldo de
la nota de crédito a la deuda, esta aplicación puede ser de dos formas: Manual o Automática.
Aplicación Manual: Permite seleccionar a que movimientos en específico se quiere aplicar la nota de crédito a
través de un check dentro de la pantalla como en la imagen a continuación.
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-
Aplicación Automática
Permite que el sistema aplique automáticamente por orden de vencimiento, orden de emisión, consecutivo, saldo
mayor o menor, que esté determinado por la configuración del módulo en la opción Aplicación Automática, esto
hará que al afectar el movimiento el sistema busque los movimientos a los cuales aplicará la Nota de Crédito.
Para Afectar el Movimiento sólo se tiene que desactivar el Check Aplicación Manual.
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-
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-
3.8- Nota Cargo
Este tipo de movimiento aumenta el saldo de las cuentas por cobrar del cliente, se considera como un cargo
adicional que implique a la cuenta por cobrar respectiva; se puede generar un Cobro inmediato o un Cobro
Posterior (Posfechado); convertirse en un Contra Recibo o Documento; aplicarse como una Nota de Crédito para
saldar la misma; o en su caso generar una Factura Seguro. Al afectar el movimiento Nota de Cargo se incrementa
el saldo de la Factura a la que se le aplicó esta, puede ser de dos formas la afectación: Manual o Automática.
Datos Generales

realizando.
movimiento.
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-
correspondiente.
campo.
20.- Saldo Cliente: Moneda en que se maneja el Saldo del Cliente al que se aplica el movimiento. En el campo
siguiente se registra automáticamente el saldo actualizado
Detalle
3.-Importe: Importe a aplicar
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-
Aplicación Manual
Cuando se utiliza la aplicación manual se tiene que especificar el importe y el movimiento al que se le aplica, este
importe aumenta directamente a la Factura, quedando concluida la Nota de Cargo; posteriormente el
movimiento al que se aplicó la Nota de cargo se afecta y se ve que el saldo se incrementa .
Se abre la factura pendiente de cobro desde el tablero de control a la que se le aplica la Nota de Cargo y se afecta
posteriormente. Una vez afectado, se genera el cobro y se puede ver que el saldo se modificó es el resultado de
la suma del saldo de la factura y el importe de la nota de cargo.
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Aplicación Automática
La Aplicación Automática, a diferencia de la anterior, no modificará el saldo al momento de generar el cobro de

la factura, generará por separado un movimiento de Nota de Cargo que quedará en Estatus Pendiente y que se
anexa al momento de generar el cobro de la Factura, a continuación un ejemplo.
Queda pendiente la Nota de Cargo en el Tablero de Control.
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Al afectar la Factura se genera el Cobro y en el detalle se anexa la Nota de Cargo, posteriormente, presionar la
tecla F8 para que totalice el saldo y afectar para concluir.
3.9- Cheque Devuelto
Este movimiento se realiza para registrar en el ERP que el cheque entregado por un Cliente ha sido rechazado por
el Banco, y mediante este movimiento se afecta el saldo de la cuenta bancaria.
El movimiento se genera a partir de un registro nuevo.
Datos Generales
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-
realizando.
movimiento.
correspondiente.
Referencia: Es un campo de texto abierto (alfanumérico), en el cual se podrá capturar información referenciada
al movimiento.
campo.
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Detalle N/A
1.-Aplica: Vacío
3.-Importe: Vacío
3.10- Faltante de Caja
El movimiento Faltante Caja se utiliza para cobrar a un empleado cajero(a) un faltante de dinero identificado al
momento de un Corte de Caja.
El movimiento se genera a partir de un movimiento de corte de caja (tesorería) o un registro nuevo.
Datos Generales
1. Movimiento: Campo que indica el movimiento a realizar dentro del módulo.

2. Proyecto: Campo para seleccionar el proyecto que está relacionado al movimiento.
3. Moneda: Campo para determinar el tipo de moneda con la que se realizara el movimiento.
4. Fecha Emisión: Aparece automáticamente la fecha local (Cliente), misma que es la fecha en la que se
origina el movimiento.
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5. Fecha Original: Fecha en que se aplicó en movimiento.
6. Cuenta: Se selecciona la cuenta de bancos a la que se aplicara el Movimiento.
7. Cliente: En este campo se ingresa la clave del cliente al que aplicara el movimiento. En este caso, el cliente
será tipo deudor.
8. Sucursal Cliente: Sucursal del cliente al que se aplica el Movimiento.
9. Agente: Campo donde se indica la clave del agente implicado en el movimiento.
10. Importe: Cantidad que será aplicada.
11. Impuestos: Se registran los Impuestos derivados por el movimiento. Es auto calculable.
12. Concepto: Seleccionar el concepto (razón) por el que se realiza el movimiento.
13. Forma: Este campo se utiliza para registrar la forma de pago/ cobro con la que se efectuara el movimiento
correspondiente.
14. Referencia: Es un campo de texto abierto (alfanumérico), en el cual se podrá capturar información
15. Observaciones: Opción para seleccionar la observación relacionada al movimiento, o bien, capturarla en
este campo.
16. Saldo Cliente: Moneda en que se maneja el Saldo del Cliente al que se aplica el movimiento. En el campo
Al afectar este movimiento este quedará en estatus pendiente, y al afectarlo nuevamente se generará el cobro
del faltante de caja.
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3.11 Cheques Posfechados y Protegidos
Dentro de cuentas por cobrar se encuentra una pestaña llamada Cheques posfechados en la cual podremos
encontrar información del Cheque Posfechado, además si el cheque fue protegido o no, esta información viaja
del módulo de ventas una vez afectada la factura.
3.11.1.- Condición de pago “Cheque Posfechado”
Cuando la condición de pago sea “Cheque posfechado”, se tendrá que llenar la Pestaña de “Cheques
Posfechados”, esta es la información que contiene:
1.-No. Cheque
2.- Institución Financiera 3.- 4
Últimos Dígitos de la Cta.
4.- Fecha de Vencimiento
Nota: El campo de “Numero de Cheque” se requiere que sea un campo obligatorio para su llenado.
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Como se muestra en la siguiente pantalla:
3.11.2- Cheque Protegido
En el caso de que el Cheque Posfechado este “Protegido”, al momento de activar el check, se desplegara los
siguientes campos para ser llenados, si el check no se activa estas casillas no aparecerán:
1.- No. De Autorización

2.-Nombre de la Persona que lo autoriza
3.-Nombre de la Persona que lo protege
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4.- Aseguradora
A la vez se requiere que esta información pueda ser “editable” si se necesitan hacer modificaciones o agregar la
información si esta no fue llenada desde el módulo de Ventas.
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3.11.3- Fecha de Vencimiento de Cheque Posfechado Editable
La fecha de vencimiento del Cheque Posfechado también podrá ser editable en el módulo de cuentas por cobrar,
pero solo se podrá editar dándole un rango de hasta siete días después de la fecha de vencimiento. Por ejemplo,
si se quiere modificar el vencimiento de este movimiento solo podrá ponerse una fecha del 08/11/2017 al
14/11/2017 (No podrá exceder de 7 días), ya que su fecha de vencimiento original es el 07/11/2017.
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3.12- Anticipo
Este movimiento se usa para registrar los anticipos de cuentas pendientes de cobro. El movimiento se realiza
como un movimiento nuevo.
El movimiento se genera a partir de un registro nuevo.
Datos Generales

6. Cuenta: Se selecciona la cuenta de bancos a la que se aplicara el Movimiento.
será tipo deudor.
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-
correspondiente.
este campo.
Al afectar el movimiento, este quedará en estatus pendiente y se generará automáticamente una solicitud de
depósito en tesorería. Al afectarlo nuevamente, se generará un movimiento de aplicación con el encabezado
correspondiente. El usuario deberá poner en el detalle la cuenta por cobrar a la que aplique el anticipo.
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Una vez afectando la aplicación, el movimiento Anticipo pasará a estatus concluido y la cuenta por cobrar (Factura
1) disminuirá.
3.13- Contra Recibo
El movimiento Contra Recibo sirve para ratificar y aplazar la factura de un cliente. Este se genera a partir de un
movimiento factura.
Al seleccionar la opción generar Contra Recibo, se creará el movimiento con el encabezado y detalle
correspondiente.
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Datos Generales

será tipo deudor.
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-
correspondiente.
este campo.
Detalle
4.-Diferencia: Campo donde se refleja si hubo diferencia entra la Nota de Crédito y la Devolución.
Una vez afectado, este quedará en estatus pendiente y el movimiento de factura es estatus concluido.
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4 Reportes
4.1- Antigüedad de saldos (Normal)
Se refleja el tiempo que ha transcurrido desde el día en que se realizó la facturación contemplando una
condición de pago, que aún no ha sido liquidada por el cliente. En este reporte podrá indicar si se desea saber
por tipo de moneda o de todas aquellas que se utilicen por ejemplo Pesos y/o dólares, etc.
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-
5 Exploradores
Es importante mencionar que el uso de los exploradores en Intelisis facilita mucho la consulta y extracción de
información, se puede consultar información resumida, detallada y de forma dinámica al elegir los campos que
se desean consultar.
5.1- Saldos
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El explorador muestra información de los saldos pendientes de cobro de los clientes.
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Documentación Intelisis
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Para uso exclusivo de Llantas y Servicios Serna Anáhuac, S.A. de C.V
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1.1- Definiciones generales y aplicación con el ERP

- Manejo fácil y seguro de las transacciones de Cobro de los movimientos deudores.

- Control de saldos a través de fechas, sobre cargos, descuentos, e intereses.

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- Permite exportar datos a Excel® y Acrobat®.

1.2- Acceso a Intelisis

Dentro de menú principal de Intelisis esta será la ruta:

Ruta | Logística |Gastos

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1.- Buscador por movimientos

A continuación mostramos los movimientos que se podrán filtrar en este buscador:

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A continuación mostramos las fechas que se podrán filtrar en este buscador:

4.- Buscador por usuario

Implementación Fast Forward

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Implementación Fast Forward

En la parte inferior de nuestro Tablero de Control se encuentran los siguientes botones:

1.- Botón “Abrir”: Se utiliza para abrir un movimiento ya existente.

Implementación Fast Forward

Ruta | Cuentas | Clientes | Clientes.

2.2- Conceptos de Cuentas por Cobrar

Ruta | Configurar | Conceptos | Cuentas por Cobrar.

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1.-Movimiento: Campo que indica el movimiento a realizar dentro del módulo.

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1.-Movimiento: Campo que indica el movimiento a realizar dentro del módulo.

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1.-Movimiento: Campo que indica el movimiento a realizar dentro del módulo.

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1.-Movimiento: Campo que indica el movimiento a realizar dentro del módulo.

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1.-Movimiento: Campo que indica el movimiento a realizar dentro del módulo.

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3.6- Nota de Crédito

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ecla de función F12, Una vez

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1.-Movimiento: Campo que indica el movimiento a realizar dentro del módulo.

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Implementación Fast Forward

La Aplicación Automática, a diferencia de la anterior, no modificará el saldo al momento de generar el cobro de

Queda pendiente la Nota de Cargo en el Tablero de Control.

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