Lineamientos Documentos Electrónicos

Los documentos electronicos se pueden definir como la información generada, enviada,

recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, durante su
ciclo de vida en razón de los procesos y procedimientos institucionales y tratada conforme a
los principios y procesos archivísticos (ver Articulo 2.8.2.5.9. Procesos de la gestión
documental. Decreto 1080).

Para el manejo adecuado de los documentos electrónicos se debe garantizar su autenticidad,

fiabilidad, integridad y disponibilidad mediante la normalización de los procesos
archivísticos en cuanto la organización, administración, conservación y almacenamiento.

A continuación, se relacionan las pautas necesarias para la organización de los documentos

electrónicos y/o digitales:

 Se debe clasificar la información conforme las series y subseries

 Se debe separar las vigencias de la documentación.
 Se debe depurar la información que haya perdido su valor documental,
documentación de apoyo o información personal.
 El nombre de la carpeta debe ser breve, descriptivo y distintivo, facilitando la
localización y recuperación; y se debe prescindir de:
o Utilizar tildes, símbolos o caracteres especiales como (#., ñ *” %) para la
marcación de carpetas o documentos.
o Uso de conectores (de, y.) para la identificación de las carpetas.
o Usar abreviaturas a la hora de denominar carpetas de series y subseries, con
el propósito de identificar con claridad el contenido de las mismas; sin
embargo, si se puede hacer uso de las siglas.
o Crear carpetas independientes a los temas relacionados.
o Mantener carpetas comprimidas
o Duplicar documentos
o Guardar versiones parciales de los documentos, solo DEFINITIVAS
 Todas las carpetas de la Escuela de Pedagogía perteneciente a los temas generales
SERIES O ASUNTOS) deben ir en mayúscula sostenida.
 Todos los documentos deben estar en minúscula y sin tildes.
 Las fechas de los documentos debe estar en el formato (año/mes/día)
 La estructura definida en la carpeta Escuela de Pedagogía para el almacenamiento de
los documentos electrónicos no deberá superar 110 caracteres. (Si el nombre del
documento es muy extenso, esto puede afectar procesos de backup, copia, migración, restauración,
transferencia o compatibilidad entre sistemas de archivos.)

Nivel 1 (Asuntos
Universidad Direccion Escuela Nivel 2 ( Asuntos y/o Nivel 3 (Tipos
y/o temas
Central de Pedagogía temas específicos Documentales)
Generales)

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/2017-
08/BorradorGuiaDocumentoExpediente_.pdf