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PRODU��O DE DOCUMENTOS
UTILIZA��O DE DOCUMENTOS
Dentro dessas macro-opera��es acontecem muitas coisas, entre elas aquilo que foi
citado pela quest�o, veja:
Controle e Destina��o s�o realizados com base na Tabela de Temporalidade - que est�
inclu�da na AVALIA��O/ DESTINA��O, que � confeccionada por autoridade competente -
n�o � o arquivista. A recupera��o das informa��es � obtida pela correta
classifica��o dos documentos que se d� no Protocolo - que est� inclu�do na fase
UTILIZA��O DE DOCUMENTOS. Essa classifica��o � aquela em que os documentos s�o
divididos por assuntos que se referem �s atividades da organiza��o, pra depois as
pessoas conseguirem achar e identificar os documentos!
--> Produ��o
prazo de guarda
C�digo Assunto corrente intermedi�ria destina��o final observa��o
2 planos, programas 5 anos 9 anos guarda permanente -
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arquivologia/classificacao-de-documentos/questoes
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conceito de "respeito aos fundos" estabelece que o arquivo produzido por uma
entidade coletiva, pessoa ou fam�lia n�o deve ser misturado ao de outras entidades
produtoras.
Para o historiador seria mais f�cil que a ordena��o fosse tem�tica, cronol�gica ou
geogr�fica. Entretanto, tal ordena��o faria desaparecer ou diluiria a percep��o da
raz�o de ser do documento, o que, afinal, o deformaria aos olhos do consulente.
Autua��o
Classifica��o
Ordena��o
(...)
II - classifica��o, arranjo, descri��o e execu��o de demais tarefas necess�rias �
guarda e conserva��o dos documentos, assim como presta��o de informa��es relativas
aos mesmos;
Protocolo de documentos
- Recebimento;
- Registro;
- Autua��o;
- Classifica��o;
- Expedi��o / distribui��o;
- Controle / movimenta��o.
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O arquivo entra, passa pelo setor de protocolo, onde ser� classificado por uma
quest�o de organiza��o do arquivo, tramita pela empresa em sua fun��o em que foi
criado, no arquivo corrente, feita a avalia��o do documento que gerar� a Tabela de
Temporalidade do Documento, em que ser� definido o prazo de guarda dos documentos
na fase corrente e intermedi�ria e depois sua destina��o final.
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