FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

Noylin Dayana Prettel Herrera

(Aprendiz)

Miriam

(Instructora)

(Grado 10-3)

INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICA COMERCIAL “LAS AMÉRICAS”

SEDE: CENTRAL

SENA

CALI, AGOSTO 2019

3.1 Actividades de reflexión personal
1. ¿Qué consecuencias podría tener una empresa si no cuenta con un
sistema de gestión documental?
R/ Las empresas que no cuentan con un sistema de gestión documental,
presentará enormes consecuencias en su organización.
Consecuencias

 Mayor dificultad a la hora de compartir información con otros miembros de

la empresa o clientes, lo que se traduce en un mal servicio.
 Dificultad en la agilidad operativa de la empresa
 Dificultad en el almacenamiento y búsqueda de información generando una
importante pérdida de dinero y de tiempo
 Aumenta la probabilidad de que hayan documentos almacenados por
partida doble, lo que supone un exceso de información, y un importante
aumento del descontrol y el desorden.
 Se presenta una ineficacia, desorganización, lentitud, duplicidad de
documentos, destrucción de documentos por error o incumplimientos
normativos.
2. ¿La gestión documental podría aplicarse a cualquier empresa
independientemente de su tamaño? ¿Por qué?
R/ si se puede aplicar en cualquier empresa independientemente de su tamaño
porque disponer de un eficaz sistema de gestión documental se muestra como un
elemento indispensable para cualquier entidad, ya que permite mantener el orden,
llevar el control y tener todos los documentos centralizados, pudiendo encontrar lo
que necesitas de manera eficaz y sin pérdidas de tiempo.
3. ¿Consideras que los documentos también se pueden administrar? ¿Por
qué?
R/ Si, pues esto contribuiría al control del período de vida de un documento dentro
de una empresa, es decir, su creación, clasificación, publicación, exportación,
quien y cuando lo usa o elimina durante el periodo de vida que tiene el documento
dentro de la empresa.

Implica el control total de la información; un sistema de administración de

documentos eficaz debe integrarse a todos los sistemas que usa la organización
por lo que debe ser flexible y sencillo de usar.

Un Sistema de Administración de Documentos mal diseñado no favorece ninguna

búsqueda y no distribuye la información a todos los niveles de la organización de
la empresa, siempre cuidando la seguridad de la misma. Estos sistemas son de
mucha ayuda ya que le ahorran tiempo y recursos a las empresas en materia de
costo en papelería y almacenamiento de documentos, sin mencionar la gran
contribución que prestan cuando se realizan las auditorías en las empresas, ya
que como se ha dicho anteriormente se puede saber todo el ciclo de vida de un
documento en la empresa.

4. ¿Considera que la persona encargada del archivo debe tener un perfil

específico y cumplir con unos requisitos para desempeñarse en el cargo de
archivista?, ¿por qué?
R/. Si, el archivista es todo profesional en la disciplina de producir, receptar,
conservar y almacenar información y documentación. En sí, es el encargado de
planear, analizar e implementar las buenas prácticas y métodos que permitan la
preservación de los documentos, con el fin de proteger el contenido del archivo y
así, facilitar su consulta y acceso. Por esto es muy importante que esta persona
cumpla con un perfil específico y un protocolo para que se desenvuelva
debidamente en la empresa por la que es contratada.
5. ¿Por qué considera usted que los títulos valores reciben ese nombre?
R/. Reciben el nombre de título valor, ya que es aquel "documento necesario para
ejercer el derecho literal y autónomo expresado en el mismo título", estos están
regulados por el código de comercio, quien en su artículo 619 indica que: "Los
títulos valores son documentos necesarios para legitimar el ejercicio del derecho
literal y autónomo que en ellos se incorpora. Pueden ser de contenido crediticio,
corporativos o de participación y de tradición o representativos de mercancías".
Son documentos firmados por el deudor, donde se reconoce un derecho al
tenedor. Tiene un valor económico, pues el ideal es que entren en la circulación
económica con los demás bienes.
3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos
necesarios para el aprendizaje

a. Identificación de los documentos organizacionales

Con el objetivo de reconocer los conceptos acerca de las comunicaciones
empresariales, realice la siguiente sopa de letras y defina con sus palabras cada
uno de los términos.

 CARTA: medio a través del cual una persona o institución se comunica con
otra remitiéndole un mensaje que bien puede estar escrito en un papel o en
un medio digital.

 MEMORANDO: es básicamente una comunicación escrita, breve, la cual

pretende comunicar a un destinatario o grupo de destinatarios sobre una
acción realizada o una decisión tomada, por lo general en el ámbito
administrativo, legal o incluso diplomático.

 CIRCULAR: es un escrito que se emplea para comunicar simultáneamente

un mismo asunto a varias personas a quienes por igual interesa.

 ACTA: documento que durante una reunión es escrito por una persona
presente en la misma, y a través de la cual se registran a que sus temas
que han sido tratados, como así también las conclusiones o acuerdos que
han resultado adoptados luego de dicha reunión.

 INFORME: se refiere a una declaración, escrita u oral, que describe las

cualidades, las características y el contexto de algún hecho. Se trata, de
una elaboración ordenada basada en la observación y el análisis.

 CERTIFICADO: es un documento que acredita la veracidad de un hecho

real. La autoridad que emite previamente a comprobado a la verdad de este
hecho.
 CONSTANCIA: es un documento similar al certificado. Los dos acreditan la
veracidad de hechos o situaciones que se han dado o se dan en la realidad.

 HOJA DE VIDA: es la carta de presentación del aspirante y una

herramienta principal para la búsqueda de trabajo.

 SOBRE COMERCIAL: es una cubierta que reserva y guarda

comunicaciones escritas o documentos comerciales. Es el complemento de
la carta, por esto siempre que realizamos cartas, elaboramos el sobre
correspondiente.

 MENSAJE ELECTRÓNICO: es uno de los servicios más antiguos de la

Internet moderna, que ha facilitado desde hace décadas la interacción, en
base a cruzarse mensajes de texto, entre usuarios de computadoras de
distintos continentes.

 TARJETA POTOCOLARIA: son las comunicaciones que se usan en las

empresas para el manejo de relaciones públicas y opción de negocios. Esto
ayuda con la imagen de los ejecutivos y de la empresa.