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Manual de Usuario

Módulo de Logística
Parte I - Sub Módulo Tablas
Sistema Integrado de Gestión Administrativa SIGA
Dirigido a: Gobierno Nacional, Gobierno Regional y Gobierno Local

Versión del Aplicativo 18.01.00


De fecha 28 de marzo de 2018
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte I – Sub Módulo Tablas

INDICE

I. INTRODUCCIÓN ......................................................................................................... 3

II. OBJETIVO ................................................................................................................... 3

III. ACCESO AL SISTEMA ............................................................................................... 3

3.1 Acceso al Sistema ............................................................................................. 3

3.2 Acceso al Módulo .............................................................................................. 5

IV. DESCRIPCIÓN DEL MÓDULO DE LOGÍSTICA ........................................................ 6

4.1 Barra de menú ................................................................................................ 6

4.2 Barra de Herramientas ................................................................................... 7

V. FUNCIONALIDAD DEL MÓDULO .............................................................................. 8

5.1 Sub Módulo de Tablas ................................................................................... 8

5.1.1 Datos Generales ...................................................................................... 8


5.1.1.1 Logística ........................................................................................................... 9
5.1.1.2 Clasificador por proyecto ............................................................................. 19
5.1.1.3 Rubros Gastos Generales ............................................................................. 22

5.1.2 Parámetros ............................................................................................. 23


5.1.2.1 Parámetros Ejecutora .................................................................................... 23
5.1.2.2 Parámetro de Configuración inicial (Ajustes) ............................................. 28
5.1.2.3 Configuración de Alertas .............................................................................. 33
5.1.2.4 Equivalencia Meta .......................................................................................... 39

5.1.3 Encargos ................................................................................................ 40


5.1.3.1 Convenio ........................................................................................................ 40
5.1.3.2 Metas del Encargante .................................................................................... 43
5.1.3.3 Calendario de Encargos Recibidos .............................................................. 43

5.1.4 Generar Plantillas de Gastos Generales ............................................. 47


5.1.5 Personalización de Claves Generales ................................................. 49
5.1.6 Cambio de Clave De Usuario ................................................................ 50
5.1.7 Salir del Sistema .................................................................................... 51

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte I – Sub Módulo Tablas

I. INTRODUCCIÓN

El Módulo de Logística, como parte componente del Sistema Integrado de Gestión


Administrativa (SIGA), es una herramienta de ordenamiento para la Gestión de Logística, el
mismo que permite administrar, registrar, controlar, elaborar, revisar y emitir información
sobre adquisiciones de bienes y/o contratación de servicios, Viáticos y Patrimonio,
realizados por la Unidad Ejecutora en el marco del cumplimiento de sus metas
institucionales.

El Módulo de Logística (SIGA-ML) contempla los Procesos Técnicos del Abastecimiento que
son:

La Programación, Adquisición, Almacenamiento y Distribución por lo que la Unidad Ejecutora


puede elaborar sus Cuadros de Necesidades, el Plan Anual de Adquisiciones y
Contrataciones, sus Requerimientos de Bienes y Servicios, realizar sus Procesos de
Selección, llevar el Control de las Existencias, entre otros continuando la integración y no
de duplicidad de esfuerzo.

II. OBJETIVO

Lograr establecer un control mediante la combinación adecuada de medios materiales,


económicos y potencial humano las necesidades de las UE, en calidad, cantidad y
oportunidad manteniendo las condiciones de operatividad.

III. ACCESO AL SISTEMA

Esta sección detalla el procedimiento para el acceso al SIGA y al Módulo de Logística.

3.1 Acceso al Sistema

Para iniciar la ejecución del Sistema, el Usuario deberá ubicar en su pantalla el ícono
correspondiente al SIGA y dar doble clic sobre él.

El Sistema mostrará una ventana de bienvenida al SIGA y la ventana de acceso, en la cual


ingresará el Usuario y Clave correspondiente.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte I – Sub Módulo Tablas

 Nota: La clave se diferencia entre mayúsculas y minúsculas. Además, es de uso personal e


intransferible, es responsabilidad del usuario la confidencialidad de la misma.

Seguidamente, dará clic en el icono Conectar .

El Sistema mostrará la ventana SIGA versión con los iconos de acceso a los Módulos del
SIGA a los que tenga acceso el Usuario.

Para el caso de usuarios nuevos que ingresen por primera vez al sistema o si su clave fue
modificada por el usuario ADMIN o si su clave ha caducado, el Sistema mostrará por única
vez la ventana ‘Cambio de Clave de Usuario’, donde se registrará los nuevos Datos de
Acceso.

 Nota: Para el cambio de clave deben contemplarse las mismas validaciones señaladas en el
numeral 5.1.4 del Manual de Usuario del Módulo Administrador.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte I – Sub Módulo Tablas

Finalmente, dar clic en el botón Grabar, donde mostrará el siguiente mensaje:

3.2 Acceso al Módulo


Para acceder al Módulo de Logística, dar doble clic al ícono Módulo Logística .

Al ingresar, se mostrará la ventana principal del Módulo de Logística, con los Sub Módulos
y opciones a la que tenga acceso el Usuario: Tablas, Programación, Pedidos, Procesos de
Selección, Adquisiciones, Almacenes, S.N.P. Utilitarios, Gestión Presupuestal e
Integración.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte I – Sub Módulo Tablas

IV. DESCRIPCIÓN DEL MÓDULO DE LOGÍSTICA

En este capítulo se describe la Barra de menú, Barra de Herramientas y la funcionalidad


de los Sub Módulos que contiene el Módulo de Logística.

4.1 Barra de menú

La Barra de menú ubicada en la parte superior de la ventana principal del Módulo de


Logística incluye un conjunto de Sub Módulos utilizados para operar el Sistema. Su
funcionalidad se detalla a continuación:

Nombre Descripción

Tablas Permite el registro de los datos básicos a las tablas principales del Módulo de
Logística.

Programación Administra y controla el Cuadro de Necesidades, el Techo Presupuestal y el Plan


Anual de Obtención.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte I – Sub Módulo Tablas

Pedidos Realiza el registro y autorización de los Pedidos, Registro de Gastos Generales y


las Compras por Encargo.

Procesos Selección Comprende el registro de los Tipos de Comités, los Procesos de Selección y
generación de Contratos.

Adquisiciones Permite la generación de las Órdenes de Compra y Servicio, Devengados y el


control de Fases de las Ordenes.

Almacenes Realiza el Control de los ingresos al Almacén, Pedidos, Consultas, transferencias


de la carga del Inventario Inicial y el Inventario Físico del Almacén.

Utilitarios Permite la ejecución de Scripts, consulta de transacciones en el SIGA, generación


de Backup, entre otros.

Gestión Presupuestal Realiza la carga del Marco y Afectación Presupuestal. Asimismo, el seguimiento
de la Certificación.

4.2 Barra de Herramientas

La Barra de Herramientas contiene una serie de iconos que ayudan al Usuario en la


operatividad del Módulo. La funcionalidad de cada uno de ellos se describe a continuación:

Guarda los datos ingresados.

Actualiza los datos registrados o modificados en la ventana.

Visualiza en reportes los datos mostrados en la ventana, y permite la impresión de


los mismos.

Salir de la ventana donde se encuentra.

Ampliar/disminuir la escala para visualizar los Reportes.

Exportar el Reporte a otros formatos: Excel, DBF o Texto.

Volver a la primera página.

Retroceder una página.

Avanzar una página.

Avanzar a la última página.

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V. FUNCIONALIDAD DEL MÓDULO

En esta sección, se describe las funcionalidades que contiene las opciones del Sub Módulo
Tablas, describiendo las funcionalidades de cada una de ellas.

5.1 Sub Módulo de Tablas

El Sub Módulo Tablas, permite el registro de la información básica que será utilizada en los
procesos del Sistema, esta información es parte fundamental e importante.

Desde este sub módulo se configura los parámetros para consultar o registrar la
información ya sea para bienes, servicios, viáticos e inventarios.

A continuación, el Sistema muestra las opciones que están contenidas en el Sub Módulo:

5.1.1 Datos Generales

La opción Datos Generales muestra las siguientes opciones: Logística, Clasificador por
Proyecto y Rubros de Gastos Generales.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte I – Sub Módulo Tablas

5.1.1.1 Logística

El ingreso a la opción Logística es siguiendo la ruta: “Tablas - Datos Generales -


Logística”, como se muestra en la siguiente ventana:

Esta opción permite registrar los datos básicos para la operatividad del Módulo de
Logística. Presenta los siguientes títulos:

 Almacén.
 Destinos de Atención
 Equivalencia/Cons. Histórico
 Factor de Evaluación P.S.
 Tope de Proceso de selección.
 Reg. Tributario
 Req. Técnicos

 Logística – Almacén

Al ingresar a la opción Logística, el Sistema muestra por defecto la información de la


primera pestaña Almacén, la cual permitirá registrar toda la información referente a los
almacenes con los que cuenta la Entidad.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte I – Sub Módulo Tablas

Para el registro de un Almacén, activar el menú contextual dando clic con el botón
derecho del mouse y seleccionar la opción :

 Nota: Cada Almacén principal generará su propia numeración de PECOSAS.

Seguidamente, el Usuario deberá registrar los siguientes datos:

 Tipo:
o Principal.- Se seleccionará cuando se registre un Almacén que agrupe un
conjunto de Almacenes Secundarios.
o Secundario.- Se seleccionará cuando se registre un Almacén sobre el cual
se realizaran los movimientos de Ingresos y Salidas.
 Estado:
o Activo: Cuando el Almacén o Sub Almacén se encuentre Activo podrá ser
usado por la Entidad.
o Inactivo: Cuando el Almacén o Sub Almacén se encuentre Inactivo no podrá
ser usado por la Entidad.
 Almacén Principal: Es una numeración correlativa y no digitable, generada por
el Sistema.
 Sub Almacén: Es una numeración correlativa y no digitable, generada por el
Sistema.
 Tipo de Presupuesto.- Institucional y Por Encargos.
 Medicamentos. Solo es utilizado para el procedimiento de Almacenes
Especializado del MINSA.
 Descripción.- Nombre del Almacén.
 Sede.- permitirá seleccionar la Sede donde se encuentra ubicado el Almacén,
activando la barra de despliegue o ingresando al icono buscar .
 Dirección.- permitirá registrar la Dirección del Almacén, que será visualizada en
las Órdenes de Compra.
 Referencia.- Se detalla una referencia de la ubicación del Almacén.
 Responsable.- Personal responsable del Almacén o Sub Almacén.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte I – Sub Módulo Tablas

 Teléfono - Anexo.- Se registrará el teléfono y el anexo del Almacén.


 País.- País donde se ubica el Almacén.
 Departamento.- Departamento donde se ubica el Almacén
 Provincia.- Provincia donde se ubica el Almacén
 Distrito.- Distrito donde se ubica el Almacén
 Fecha de Registro.- Fecha de creación del Almacén o Sub Almacén.

Luego de registrar o modificar algún dato se procederá a grabar, haciendo clic sobre
el icono Grabar .

Para Eliminar un Almacén o Sub Almacén, primero deberá seleccionarse y mediante


el menú contextual elegir la opción y luego confirmar el mensaje.

 Nota: Tener en cuenta que para eliminar un Almacén o Sub Almacén, este no deberá de
tener ningún movimiento (Inventario, Ingresos o Salidas).

El Sistema le permite emitir el reporte de esta opción a través del icono Imprimir

El reporte mostrará la información de los Almacenes y Sub Almacenes creados:


Código, Nombre, Dirección, Sede, Departamento, Provincia, Distrito y Responsable.

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 Logística – Destino de Atención

A través de esta opción se permite Insertar o Eliminar Destinos de Atención.

El Destino de Atención es el lugar de entrega del pedido, el cual puede ser un lugar
externo de la Entidad; como por ejemplo los Centros y Puestos de Salud en el sector
Salud.

Para Insertar un destino se deberá activar el menú contextual dando clic con el botón
derecho del mouse y seleccionar la opción Insertar Destino.

Para el registro de un Destino de Atención se deberá de contemplar los siguientes


datos:

 Nivel: Seleccionar el nivel del Destino. Se podrán seleccionar hasta cinco


niveles: En las ventanas en las cuales se registre algún Destino, como el
caso del Registro de Pedidos Programados, Registro de Pedidos de Compra
y Registro de PPA, solo le listarán los Destinos dependientes de último nivel.
1er nivel: Destino padre.
2do nivel, 3er nivel, 4to nivel y 5to nivel: Destino dependiente.

 Código: Registrar el código correlativo del registro del Destino.


 Cod. Nivel Anterior: Registrar el código del Destino principal de quien
dependerá el Destino. Si es de primer nivel, este campo se mostrará
inactivo.
 Estado: Se deberá seleccionar Activo o Inactivo.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte I – Sub Módulo Tablas

 Descripción: Nombre del Destino.


 Abreviación: Nombre Abreviado del Destino.
 Fecha Alta: Se registra la fecha de Alta del Destino.

Al finalizar un nuevo destino, se deberá de grabar, para ello se dará un clic en el

icono Grabar . El Usuario tendrá la opción de consultar y modificar alguno de los


valores registrados, para ello luego de seleccionar el Destino dará clic en la carpeta
de color amarillo .

Para eliminar un Destino, se deberá de activar el menú contextual dando clic con el
botón derecho del mouse y seleccionar la opción de Eliminar Destino. Solo se
eliminará aquellos destinos que no hayan tenido algún movimiento.
Así mismo, en caso no se requiera seguir utilizando el Destino, este se podrá
inactivar, para ello se ingresara la carpeta amarilla y se modificara el campo de
estado a Inactivo.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte I – Sub Módulo Tablas

El Sistema le permite emitir el reporte de la presente Tabla a través del icono


Imprimir . En el reporte se mostrarán los Destinos según el Estado seleccionado
en el filtro de la ventana principal.

 Logística – Factor de Evaluación P.S.


Al ingresar a la opción “Factor de Evaluación P.S. (Proceso Selección)”, el
Sistema permite registrar los Factores de Evaluación Técnico/Económico estándar
que utiliza cada entidad y que servirán como plantilla al momento de registrar dichos
factores en el sub módulo de Proceso de Selección.

Esta ventana contiene los siguientes filtros de consulta: Año, Objeto (Bienes,
Suministro, Obra, Consultoría de Obra, Servicio de Consultoría, Servicios Generales,
Arrendamiento de Bienes, Servicios, Arrendamiento Financiero y Seguros) y Tipo
Evaluación (Económico y Técnico / Económico).

El Sistema le permite activar el menú contextual con las Opciones Insertar Factor o
Eliminar Factor, esto es para Insertar factores adicionales a los generados por el
sistema o eliminar alguno.

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Los parámetros básicos para realizar el registro de la presente opción son: el Año,
Objeto del Proceso de Selección, Tipo de Evaluación y seleccionar el Factor de
evaluación o los Requisitos para la evaluación.

El Sistema le permite activar el menú contextual y mostrar las Opciones Insertar


Factor o Eliminar Factor, esto es para Insertar factores adicionales a los generados
por el Sistema.

Al insertar un factor, el Sistema mostrara la pantalla siguiente:

 Secuencia: Es una numeración correlativa y no digitable, generada por el Sistema.


 Objeto: Se deberá de seleccionar Bien o Servicio.
 Clase: Se seleccionará Requisito o Factor de Evaluación.
 Tipo de Evaluación: Se deberá de seleccionar Técnico/Económico o Económico.

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 Indicador: Si la Clase seleccionada es “Requisito” entonces se activará este


campo. Tiene como valores (Si y No), se utilizan para indicar si el Requisito es o
no obligatorio.
 Descripción: Descripción del Requisito o Factor de Evaluación.

Si selecciona Factor de Evaluación el Sistema le permite emitir el reporte a través del


icono Imprimir .

Si selecciona Requisito el Sistema le permite emitir el reporte a través del icono


Imprimir .

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Logística – Tope Proceso de Selección

Esta es una opción de consulta donde se visualizará los Topes de los Procedimientos
de Selección, incluyendo las modificaciones de acuerdo a lo indicado en la nueva Ley
de Contrataciones N° 30225 y su Reglamento, aplicado a partir del año 2016. La
ventana muestra la siguiente información:

 Cod.: Código de procedimiento de selección.


 Descripción Proceso: Descripción completa del procedimiento de
selección.
 Abrev.: Abreviatura del procedimiento de selección.
 Tipo: B: Bienes, S: Servicios, O: Obras.
 Monto Mínimo: Monto mínimo para cada tipo de procedimiento de selección
en soles.
 Monto Máximo: Monto máximo para cada tipo de procedimiento de
selección en soles.

Asimismo, dando clic en el ícono Imprimir ubicado en la barra de herramientas,


se visualizará el reporte Topes Proc. de Selección, el cual muestra los siguientes
campos: Código, Descripción Proceso, Abreviado. Tipo, Monto Mínimo y Monto
Máximo.

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 Logística - Reg. Tributario

Esta es una opción de Consulta donde se visualizarán los Tipos de Registro


Tributarios registrados en el Sistema según la Normatividad vigente.

El Sistema le permite emitir el reporte de la presente opción a través del icono


Imprimir .

 Logística - Req. Técnico:

A través de esta opción se realizará el mantenimiento de la Tabla Requerimientos


Técnicos que se utiliza durante el registro del Estudio de Mercado y en los reportes
que se requieran. Los requerimientos Técnicos se crearan para Bienes y Servicios.

Para Insertar un Requerimiento Técnico, se debe activar el menú contextual (botón


derecho del mouse) y seleccionar la opción Insertar Requerimiento, luego se
registrará la descripción, por defecto el estado será activo, pudiendo ser modificado
posteriormente.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte I – Sub Módulo Tablas

Para eliminar un Requerimiento Técnico se deberá seleccionar el Requerimiento


Técnico, luego activar el menú contextual (botón derecho del mouse) y seleccionar
la opción de Eliminar Requerimiento. Solo se eliminará aquellos requerimientos que
no hayan tenido algún movimiento.

5.1.1.2 Clasificador por proyecto

Esta opción, permite asignar Clasificadores de Gasto a las Cadenas Presupuestales de


Proyectos de Inversión; este procesos es utilizado para la etapa de Ejecución, cuando se
quiera hacer un requerimiento de Proyectos el Sistema validará que el Producto / Proyecto
de la Meta tenga habilitado los Clasificadores a usar para determinados Proyectos. Si no
están habilitados, al momento de hacer el pedido no se mostrarán los ítems con los enlaces
de clasificador para proyecto.

El ingreso a esta sub opción es siguiendo la ruta: “Tablas - Datos Generales -


Clasificador por Proyecto, como se muestra a continuación:

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DESCRIPCION DE LA VENTANA

Al ingresar a la opción, el Sistema presentará la ventana Clasificador por Proyecto, en la


cabecera se muestra el filtro Año, por defecto se visualizará el año del Sistema. Asimismo,
se muestra la Fase Actual de la Programación del año seleccionado y el nombre de la
Unidad Ejecutora.

Para visualizar la lista de Proyectos, seleccionar el año y la fase a la que desea consultar
Proyecto Propuesto/Proyecto Aprobado .

En la lista de Proyectos se visualizará la Cadena Presupuestal, cuando se muestre sin


resalte, significa que aún no se ha relacionado ningún Clasificador de Gasto; cuando la
Cadena Presupuestal se muestre resaltado de color Celeste, significa que se ha
relacionado un Clasificador de Gasto; cuando la cadena Presupuestal se muestre resaltado
de color Rojo, significa que se ha relacionado varios Clasificadores de Gasto. Asimismo,
debajo de la lista de Proyectos se mostrará los Clasificadores de Gasto asignados al
Proyecto.

Asimismo, la ventana cuenta con dos campos de búsqueda: Prod/Proy el cual permite
realizar una búsqueda por Código de Producto o Proyecto; y el campo Nombre, como se
muestra en la siguiente ventana:

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ASIGNAR CLASIFICADORES DE GASTO A LOS PROYECTOS

Para asignar Clasificadores de Gasto a los Proyectos, el Usuario seleccionara la cadena a


la que desea asignar, luego ingresará a la carpeta amarilla , como se muestra a
continuación:

El Sistema mostrará la ventana Clasificadores, mostrando la relación de los Clasificadores


de Gasto de tipo Proyecto. En la ventana se mostrarán marcados con un check los
Clasificadores que ya se encuentran asignados al Proyecto. En caso contrario marcar con
un check las Específicas que se requieran asignar.

Finalmente, dar clic en el ícono Grabar y luego en Salir para visualizar la información
en el campo Tipos Asignados de la ventana anterior.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte I – Sub Módulo Tablas

Dando clic en el icono Imprimir ubicado en la barra de herramientas, se visualizará el


reporte Clasificadores por Proyecto, mostrando la siguiente información: Función
Genérica, Programa Genérico, Sub Programa Genérico, Proyecto, Descripción Proyecto,
Clasificador y descripción Clasificador.

5.1.1.3 Rubros Gastos Generales

El ingreso a la opción Rubros Gastos Generales es siguiendo la ruta: “Tablas -


Datos Generales - Rubros Gastos Generales, como se muestra en la siguiente
ventana:

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Mediante esta opción se configurará la forma en que serán adquiridos los Gastos
Generales.
Al ingresar al formulario se muestra la Relación de Rubros con sus respectivos Ítems
y tres opciones a configurar:

 ASP: Los rubros marcados con check ASP podrán ser adquiridos mediante una
Adjudicación sin Proceso independientemente del monto estimado para un
determinado Rubro.
 PROY: Los rubros marcados con check PROY podrán trabajar con la opción del
PAO proyectado.
 SB: Los rubros marcados con check SB, podrán trabajar con la opción Registro
de Gastos Generales

Se deberá seleccionar el Rubro y luego hacer Check en alguna o todas las


opciones antes mencionadas. La grabación es al seleccionar el Check

5.1.2 Parámetros

El menú Parámetros muestra las siguientes opciones: Parámetros Ejecutora, Carga


General de datos del SIAF, Carga de datos del SIGA, Consolidados, Meta Propuesta /
Aprobada y Equivalencia Meta.

5.1.2.1 Parámetros Ejecutora

El Ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Tablas – Parámetros - Parámetros


Ejecutora”, como se muestra a continuación:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte I – Sub Módulo Tablas

Al ingresar a esta opción, el Sistema presentará la ventana Parámetros por Ejecutora,


mostrando por defecto el Año, Nombre, lugar de ubicación, RUC, y Siglas de la Unidad
Ejecutora, permitiendo además registrar la siguiente información:

 Año del Sistema: Año de ejecución del Módulo, el cual puede ser editado.

 Nombre: Nombre de la Entidad.


 Lugar: Dirección donde se ubica la Entidad, el cual puede ser modificado.
 Ruc: Número de RUC de la Entidad, el cual puede ser modificado.
 Siglas: Muestra las Siglas de la Entidad, el cual puede ser modificado.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte I – Sub Módulo Tablas

 Programación Cuadro de Necesidades: Año de la Programación del Cuadro de


Necesidades.

 Inventario Inicial de los Almacenes: Año y mes que se realiza el registro del
Inventario Inicial de los Almacenes.

 Inventario Inicial de Patrimonio: Año y mes de registro del Inventario Inicial de


Patrimonio, por defecto muestra el mes de enero.

 Proceso Contable de Patrimonio: Año y mes en que se encuentra el Proceso


Contable en el Módulo de Patrimonio.

 Periodo del Kardex: Año y mes en que se encuentra el Kardex para realizar las
Entradas y Salidas de los Almacenes.

 PROGRAMACIÓN: Muestra los siguientes parámetros para la Programación del


Cuadro de Necesidades:

o Distribución del Techo Presupuestal.- Se carga automáticamente desde el


Módulo ADMIN.

o Registro de Fase Requerido por Ítem.- Se carga automáticamente desde el


Módulo ADMIN.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte I – Sub Módulo Tablas

o Presentación de Techo Aprobado.- La presentación del techo es por fase,


pudiendo ser por Genérica de Gasto o por Clasificador de Gasto.

o Control de Ppto. de CN: Puede ser Con Control o Sin Control de Techo.

o Control de Etapas del Techo Presupuestal.- Indica si el Techo Presupuestal


se encuentra en la etapa Anteproyecto /Proyecto o Aprobación del Presupuesto.

o Control de Fase de Cuadro de Necesidad.- Fase en la cual se Inicia la


Programación del Cuadro de Necesidades.

o Carga de Ítems por Centro de Costo.- Permite al Usuario activar o desactivar


la Asignación de Ítems por Centro de Costo, para visualizarlo en el Registro de
Cuadro de Necesidades por Centro de Costo.
 0: Sin Control.
 1: Con Control.

o Estado del Plan Anual de Obtención PAO- Indica la Apertura o Cierre del Plan
Anual de Obtención – PAO.

o Control de Techo en Requisición PAO.- Puede ser Con Control o Sin Control
de Techo en las Requisiciones del PAO.

 INVENTARIO INICIAL: Contiene opciones para definir los procedimientos en el


registro del Inventario Inicial de Almacenes, según los siguientes parámetros:

o Tipo de Registro en Inv. Inicial /NEA: Puede ser Registro de Precio Unitario o
Registro de Valor Total.

o Manejo de impresión de PECOSA: Se visualiza la información registrada en


Parámetros de Ejecutora del ADMIN (Con o Sin Lote).

o Método del Proceso del Almacén: Se visualiza la información registrada en


Parámetros de Ejecutora del ADMIN (Promedio o PEPS).

 ADQUISICIÓN: En esta opción el Usuario podrá definir los parámetros


predeterminados del Medio de Pago por cada Fuente de Financiamiento con que
cuenta la Unidad Ejecutora, con el fin de que la Operación Inicial de la Fase

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte I – Sub Módulo Tablas

Compromiso de la opción Afectación Presupuestal, se muestren por defecto,


Para ello en la opción Medio de Pago (Valor Predeterminado) ingresar al botón
.

El Sistema mostrará la ventana Tipo Medio de Pago, la misma en donde se


registrará para cada Fuente de Financiamiento/Rubro los datos predeterminados
que tendrá el Medio de Pago: Tipo de Pago (TP), Tipo de Recurso (TR), Tipo de
Compromiso (TC).
Por defecto el Sistema tendrá registrado: TP=E, TR=0, TC=11, pudiendo ser
modificados por el Usuario.

Estos datos se mostrarán en la ventana Detalle por Afectación Presupuestal de


Exp. SIGA del Sub Módulo Gestión Presupuestal, los cuales podrán ser
modificados por el Usuario.

 Marco: muestra la Opción Presentación del Marco PIM, con las siguientes
alternativas:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte I – Sub Módulo Tablas

o 0: Marco PIM.
o 1: Marco PIM por Centro de Costo.

Luego de registrar o modificar datos en esta ventana, dar clic en el icono Grabar
, el Sistema mostrará la siguiente pregunta:

Dando clic en el botón SI, se actualizará la información, caso contrario no se realizará


cambio alguno.

5.1.2.2 Parámetro de Configuración inicial (Ajustes)

Esta opción permite la configuración de diversos parámetros con los cuales opera el
Sistema.

El Ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Tablas – Parámetros - Parámetros de


Configuración Inicial”, como se muestra a continuación:

Al ingresar a esta opción el Sistema presentará la ventana Parámetros de configuración


Inicial, mostrando los siguientes parámetros, los cuales se detallan a continuación:

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 Ejecutora.- Muestra el nombre de la Unidad Ejecutora. Para el caso de las


Entidades que tienen varias Unidades Ejecutoras en la misma Base de Datos, se
visualizará por defecto los datos de la Unidad Ejecutora que el Usuario seleccionó
al ingresar al SIGA.

 Formato de Hoja de Impresión.- Podrá definir el formato de Impresión entre A4


y Carta.

 Manejo de Impresión de PECOSA.- Podrá definir si el formato de PECOSA


muestra o no la impresión de Lote.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte I – Sub Módulo Tablas

 Impresión en Formato Predeterminado.- Esta opción permite elegir si la Orden


de Compra, Orden de Servicio o PECOSA se imprimirá en un formato propio de
la Unidad Ejecutora o en el formato definido por el SIGA.

Para imprimir en el formato predefinido por la Unidad Ejecutora se deberá marcar


con check la opción correspondiente. Cabe indicar que para la impresión en
este formato se deberá utilizar papel continuo. Para imprimir en el formato del
SIGA el casillero deberá dejarse en blanco.

 Método de Proceso de Almacén.- Es el método de valuación de Almacenes,


empleado por la Unidad Ejecutora, puede ser PEPS o Promedio y rige por año.

 Manejo de Destino.- NO- Sin manejo de Destinos, SI- Con manejo de Destinos
de Atención durante la generación de Pedidos.

 Utilización de Almacén Especial de Medicinas.- Contiene los siguientes


valores: 1- Activo: Trabaja con almacén de medicamentos y 0 – Inactivo: No
trabaja con almacén de medicamentos.

 Flag para Uso de Requisiciones del PAO.- Contiene los siguientes valores:0-
Trabaja sin Requisiciones, 1- Trabaja con Requisiciones

 Tipo de Afectación del I.G.V.- Contiene los siguientes valores:

o 0 - Afecto IGV: es utilizado cuando a los ítems de la orden se le afectará el


IGV en el total.
o 1 - Exonerado de IGV: es utilizado cuando la Entidad está exonerado del
pago del IGV.
o 2 - Reintegro: es utilizado para determinar la devolución del IGV, este caso
se dio con la base legal de la Ley de la Amazonia.

La entidad define sólo uno de estas modalidades, durante el año no debe estar
alternando entre una u otra opción.

 Actualización de PECOSA en el Reproceso de Kardex.- Cuando se haya


realizado algún extorno en entrada o salida del ítem en Almacén, el precio puede
variar, por tal sentido el saldo valorizado también puede cambiar, asimismo si se

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte I – Sub Módulo Tablas

tiene una PECOSA, estos también cambiara y se tendrá que actualizar para que
se pueda imprimir nuevamente con los valores actualizados.

En el Sub Módulo de Almacén en la opción de Kardex (“Almacenes - Kardex del


Almacén”), existe un proceso de Actualizar saldo que generarían estos extornos,
y para poder actualizar la PECOSA o no, se deberá de configurar ese
procedimiento con los siguientes valores:
o 0- No Reprocesa en Kardex (No actualiza el valor de Pecosa).
o 1- Si Reprocesa en Kardex. (Si actualiza el valor de Pecosa).

 Uso de ID Proceso/ID Contrato.- contiene los siguientes valores:


o 0- NO se registra los ID’s (El Sistema no solicitará este dato).
o 1-SI, si se registra los ID’s. (El Sistema solicitará este dato).

 Tipo de Atención de Pedidos.- Contiene los siguientes valores:

o El 0 significa que manualmente se hará la autorización del pedido y su


respectiva pecosa.
o El 1 significa que al ingresar la orden de compra al almacén el pedido origen se
autoriza automáticamente, listo para hacer la PECOSA, el pedido queda
autorizado con la misma cantidad usada al generar la orden de compra.
o El 2 significa que al ingresar la orden de compra al almacén le genera de
manera automática la PECOSA, sólo debe confirmar la PECOSA.

La entidad define solo uno de estas modalidades, durante el año no debe estar
alternando entre una u otra opción.

La opción 1 y 2 no tienen efecto si la orden de compra se hizo directo de un


contrato o se hizo desde un PAO inicial llevándolo por proceso de selección.

 Interfase SIGA-SIAF.- Contiene los siguientes valores:

o Automático: Permitirá realizar el envío de la información de la Certificación y


Compromiso Anual. Así como el compromiso Mensual.
o Manual: No se realizará Interfase de Certificación ni Compromiso Anual con el
SIAF, pero si se podrá realizar el compromiso Mensual automático.

La opción se muestra deshabilitada, no se puede modificar y a partir del año 2018


el valor por defecto será Automático.

 Nota: Si en años anteriores al 2018 se seleccionó el valor Manual, el valor en dichos años no
se podrá modificar.

 Validación de Registro de Pedido No Programado.- Contiene los siguientes


valores: 0- NO, 1-SI. Al selecciona el valor 1, entonces al momento de registrar un
ítem en el pedido no programado se validara si dicho ítem si se encuentra en C.N,
tiene stock y si tiene saldo presupuestal en la meta y FF/Rb que indica el pedido
(para ello se deberá de haber registrado un precio referencial en la opción de

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte I – Sub Módulo Tablas

Catalogo Precio (solo para bienes)). Esta validación se realizara a nivel Genérica
de Gasto.

 Validación de Marco Pptal a nivel Especifica.- Para seleccionar algún valor (0-
NO, 1-SI.), se recomienda tener con valor 1 en la opción de “Validación de Registro
de Pedido No Programado”. Entonces realizará la validación a nivel clasificador
de Gasto de cada Ítem.

 Control de Impresión de Orden con Expediente SIAF.- Contiene los siguientes


valores: 0- NO, 1-SI. Al tener el valor 1 se mostrará en la orden al momento de
imprimir el Formato un mensaje que no tiene Expediente SIAF (solo para aquellas
ordenes que no tiene expediente SIAF).

 Registro Masivo de Postores para PS por Importación.- Permite configurar si


en la opción Proceso de Selección de Menor Cuantía (Económico) para los
casos de los Procesos de selección provenientes de PAO’s actualizados de Tipo
Servicio y con especifica 2.3.2 7. 11 99 se trabajará con el Proceso de carga
masiva de Postores a través de la importación de un archivo .txt o se realizará
manualmente como se viene haciendo actualmente, a través de las siguientes
opciones:
 No: Usa la forma actual de Registro de Postores
 Si: Usa la ventana de importación de archivo txt

 Validación de Monto de Ítem de Pedido.- Permite establecer el monto mínimo a


registrar para un Pedido de Tipo Servicio.

 Edición de Correlativos.- Permite o impide la edición de correlativos en los


siguientes documentos: Orden de Compra, Orden de Servicio, PECOSA.
Asimismo permite o impide la modificación de fechas de la generación de la
Certificación y del Pedido de Viático.

 Parámetros de P.A.O.- Permite activar e inactivar el uso del PAO Proyectado


para los casos de Gastos Generales y Viáticos (por comisión de servicios y por
cambio de colocación), contiene los siguientes valores:

o 0 – Sin PAO Proyectado.


o 1 – Con PAO Proyectado.

 Parámetros de Pedidos Programados.- Permite configurar el título y la firma del


formato de Solicitud del Pedido Programado.

o Firma en Formato.- Permite mostrar u ocultar el campo de la firma del


Solicitante y la firma de quien Autoriza el Pedido, en el reporte de Pedido
Programado (0 - Sin firma en Formato, 1- Con firma en Formato).

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte I – Sub Módulo Tablas

o Personalización de Título en Formato.- Permite personalizar el título que


se mostrará en el reporte de Solicitud de Pedido Programado.

0 – Sin Personalización: Mostrará por defecto el título del Sistema


(Pedido Programado).

1- Mostrará el titulo personalizado por el Usuario.

Para personalizar el título, seleccionar la opción 1 e ingresar el texto que se


mostrará en el título.

5.1.2.3 Configuración de Alertas

Esta opción permite registrar y configurar las Alertas de Contratos para los siguientes Tipos
de Activación: Cronograma, Culminación de Contrato, Garantía por Adelanto, Garantía por
Fiel Cumplimiento y Garantía por Monto Diferencial.

El Ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Tablas – Parámetros - Configuración de


Alertas”, como se muestra a continuación:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte I – Sub Módulo Tablas

Al ingresar, el Sistema presentará la ventana ‘Configuración de Alertas’, la misma que


en la parte superior de la ventana se visualizará dos pestañas denominadas “Plantillas” y
“Alerta”. En cada una de ellas se registrará la información y configuración respectiva.

 En la pestaña “Plantillas” existen dos campos denominados “Lista de Módulo de


Alertas” y “Lista de Plantillas de Alertas”. Actualmente solo existen la Alertas para
los registros de Contratos, por tal motivo se muestra por defecto dicho Módulo en el
campo “Lista de Módulo de Alertas”.

En el campo ‘Lista de Plantillas de Alertas’ se registrará las plantillas de Alertas para


el Módulo seleccionado en el campo superior ‘Lista de Módulo de alertas’.

 Para registrar una Plantilla de Alerta, el Usuario activará el menú contextual dando
clic con el botón derecho del mouse y seleccionará la opción Insertar Plantilla.

El Sistema insertará un registro, donde el Usuario registrará los siguientes campos:

o Plantilla: Correlativo autogenerado por el Sistema.


o Descripción: Permite registra la descripción de la Plantilla.
o Estado: Permite seleccionar el Estado de la Plantilla (Activo e Inactivo). Activando
la barra de despliegue .

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte I – Sub Módulo Tablas

Luego, dar clic en el icono Grabar . El Sistema mostrará el siguiente mensaje al


Usuario, al cual dará clic en Sí:

 Para Eliminar una Plantilla de Alerta, se deberá de activar el menú contextual


dando clic con el botón derecho del mouse sobre el registro a eliminar y
seleccionará la opción de Eliminar Plantilla. Solo se eliminará aquellas Plantillas
que no tengan movimiento.

 En la pestaña ‘Alertas’, permitirá configurar las plantillas de Alertas para los diferentes
Tipo de Activación de un Contrato.

 Para Insertar una Alerta, el Usuario seleccionará la Plantilla y en el campo ‘Lista


de Alertas’, activará el menú contextual dando clic con el botón derecho del mouse
y seleccionará la opción Insertar Alerta.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte I – Sub Módulo Tablas

Se insertará un registro en blanco, donde el Usuario registrará los siguientes datos


en el campo ‘Datos de la Alerta’:

 Año: Mostrará el año del Sistema.


 Tipo de Destinatario: Permite seleccionar el Destinatario (persona que recibirá
la Alerta), para ello ingresar al icono . En la ventana ‘Filtro para Búsqueda
de Datos’, se mostrará los siguientes destinatarios definidos: Usuario,
Responsable y Logístico:

o Usuario: Es cualquier personal de la Entidad que necesite hacer seguimiento


a un Contrato.
o Responsable: Es el personal responsable del contrato.
o Logístico: Es el logístico responsable de logística (DASA)

 Tipo de Activación: Permite seleccionar un Tipo de Activación, que podrá ser:

o Cronograma: Solo se activará la Alerta de acuerdo a la fecha de cada


Cronograma del Contrato.
o Culminación de Contrato: Solo se activará la Alerta de acuerdo a la fecha final
del Contrato.
o Garantía por Adelantos: Solo se activará la Alerta de acuerdo a la Fecha Final
de la Garantía del Contrato.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte I – Sub Módulo Tablas

o Garantía por Fiel Cumplimiento: Solo se activará la Alerta de acuerdo a la


Fecha Final de la Garantía del Contrato.
o Garantía por Monto Diferencial: Solo se activará la Alerta de acuerdo a la
Fecha Final de la Garantía del Contrato.

 Nota: Para el caso de las Garantías, solo se enviará la Alerta cuando ésta se encuentre en
estado Vigente o Renovado.

 Tiempo Anticipación: Permite ingresar el número de días en que se enviará la


Alerta, antes que suceda lo indicado en el Tipo de Activación.

 Unidad: Mostrará por defecto Días.

 Mensaje: Permite registrar el mensaje que se enviará al momento de enviar la


Alerta.

 Lista de Destinatario: Permite seleccionar uno o varios empleados que se le


enviará la Alerta según el Tipo de Destinatario. Para ello activará el menú
contextual dando clic con el botón derecho del mouse y seleccionará la opción
Insertar Destinatario. En la ventana ‘Filtro para Búsqueda de Datos’, marcará
con un check en la columna Sel del (los) empleado(s).

 Nota: Para el envío de la Alerta a los Destinatarios, es necesario que en el Módulo de


Configuración, opción ‘Personal’ se encuentre registrado el correo electrónico.

 Lista de Programación: Permite seleccionar la hora que se enviará la Alerta.


Para ello seleccionará la Hora activando la barra de despliegue , luego activar
el menú contextual dando clic con el botón derecho del mouse y seleccionará la

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte I – Sub Módulo Tablas

opción Insertar Programación. Solo existen cuatro tipos de programación que


se podrán seleccionar y que son: 9:00 am, 12:00 pm, 15:00 pm, 17:00 pm.

 Nota: Para el caso de las Garantías, la Alerta se enviará diariamente desde la fecha configurada
en Tiempo de Anticipación hasta la fecha Fin de la Garantía.

Finalmente, dar clic en el icono Grabar de la barra de herramientas de la


ventana principal, para guardar la información de la Alerta.

 Para Eliminar una Alerta, se deberá activar el menú contextual dando clic con en
el botón derecho del mouse y seleccionará la opción Eliminar Alerta. Solo se
eliminará aquellas Alertas que no cuenten con movimiento.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte I – Sub Módulo Tablas

El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario:

5.1.2.4 Equivalencia Meta

El ingreso a la opción Equivalencia Meta es siguiendo la ruta: “Tablas – Parámetros


- Equivalencia Meta”, como se muestra en la siguiente ventana:

Mediante esta opción se permite realizar la equivalencia de Metas Programáticas y


PpR de una Fase de Programación a otra, lo cual ayudará en el cierre de la
Programación del Cuadro de Necesidades.

Para realizar la equivalencia, el Usuario deberá cargar previamente las Metas de la


Fase anterior en el Módulo de Configuración.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte I – Sub Módulo Tablas

En la parte superior de la ventana muestra los siguientes campos:

 Año.- Año en el cual se cargaron las Metas Propuestas o Aprobadas.

 Fase Actual.- Fase en la que se encuentra la Programación del Cuadro de


Necesidades. Por defecto, el campo se muestra bloqueado.

 Equivalencia.- Fases de la equivalencia (De Requerido a Programado y De


Programado ha Aprobado).

La asignación de Metas se puede realizar de dos maneras:

 Asignación por Defecto.- Dando clic en el botón


, el Sistema realizará la equivalencia
automáticamente, de acuerdo a las Metas de la Fase Actual. Luego, el Usuario
dará clic en el ícono Grabar .

 Asignación Individual.- el Usuario podrá realizar la selección individual desde la


columna Meta Prog.

5.1.3 Encargos

El menú Encargos presenta las siguientes Opciones: Convenio, Metas del Encargante y
Calendario de Encargos Recibidos.

5.1.3.1 Convenio

El ingreso a la opción Convenio es siguiendo la ruta: “Tablas – Encargos -


Convenio”, como se muestra en la siguiente ventana:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte I – Sub Módulo Tablas

En esta opción, el Sistema permite registrar y consultar los datos de los Convenios
realizados con las Entidades Encargantes.

Al ingresar, el Sistema mostrará la ventana Convenios, donde se registrará la


información de los datos del Convenio o Directiva suscrito por los Titulares del Pliego
o por los funcionarios responsables.

En la parte superior de la ventana, se encuentran los siguientes filtros de consulta:


Año, Rol del Encargo, D.N.T.P y Encargante.
En la parte inferior de la ventana, muestra información de la Entidad, Pliego
Presupuestal y Motivo del Convenio.

Para registrar un Convenio, el Usuario activará el menú contextual y seleccionará la


opción Insertar, que mostrará la ventana Insertando Convenio, para llenar los
siguientes campos:
 Nº Convenio.- Número correlativo automático.
 Rol Entidad.- Por defecto mostrará ENCARGADO.
 D.N.T.P.- Si el Encargo es controlado o no por Tesoro Público.
 Tipo Entidad: Interna y Externa.
 Tipo de Documento: Convenio o Directiva.
 Código: Número de documento.
 Monto: Valor del Convenio.
 Sector: Donde pertenece la Entidad Encargante.
 Pliego Presupuestal: Al que pertenece la Entidad Encargante.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte I – Sub Módulo Tablas

 Entidad Encargante: Entidad que realizará los Encargos. Podrá desplegar el filtro
realizar una búsqueda mediante el ícono .
 Inicio del Convenio: Fecha en que se inicia el Convenio.
 Fin del Convenio: Fecha en que finaliza el Convenio.
 Estado: Activo o Inactivo.
 Motivo: Descripción del Convenio.

Al finalizar, dar clic en el icono Grabar , mostrándose el siguiente mensaje:

Luego, al dar clic en el botón Aceptar se insertará el registro respectivo. Para


visualizar el detalle del Convenio, el Usuario ingresará a la carpeta amarilla .

De igual manera para eliminar un Convenio, se ubicará en el registro, activará el


menú contextual opción Eliminar. El Sistema mostrará la siguiente pregunta:

Dar clic en el botón SI, para realizar la eliminación correspondiente.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte I – Sub Módulo Tablas

5.1.3.2 Metas del Encargante

Esta opción permite visualizar las Metas de Encargos, cargadas en la opción Carga
General de Tablas del SIAF del menú Parámetros.

El ingreso a la opción Meta del Encargante es siguiendo la ruta: “Tablas – Encargos


- Metas del En cargante”, como se muestra en la siguiente ventana:

Al ingresar a esta opción, el Sistema presentará la ventana Metas del Encargante,


la cual muestra a modo de consulta, las Metas respectivas.

5.1.3.3 Calendario de Encargos Recibidos

El ingreso a la opción Calendarios de Encargos Recibidos es siguiendo la ruta:


“Tablas – Encargos - Calendario de Encargos Recibidos”, como se muestra en la
siguiente ventana:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte I – Sub Módulo Tablas

Esta opción permite visualizar los calendarios mensuales enviadas por el


Encargante, donde se deberá de relacionar al convenio.
Al ingresar a esta opción, el Sistema presentará la ventana Calendario del Encargo,
mostrando información de los Expedientes Encargo, la cual se puede consultar de
acuerdo a los siguientes filtros: Año, Mes, D.N.T.P. y Encargante.

Asimismo, está conformada por las siguientes columnas: Expediente Encargo, Mes,
Meta/Mnemónico, Categoría Gasto, Grupo Gasto, Función, Programa, FF, Rubro,
Calendario, Monto Comprometido, Monto Saldo Comprometido, SIAF-SP
(Compromiso, Devengado, Girado, Pagado), Tipo (Pago, Recurso, Compromiso).

Al dar clic con el botón derecho del mouse se activará un menú contextual con la
opción Eliminar. El Sistema solamente permite eliminar los Expedientes Encargo.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte I – Sub Módulo Tablas

Al ingresar al botón , el Usuario podrá consultar la información de


cada Expediente por Clasificador, según filtros Clasificador y Mes. Asimismo, el
detalle del Convenio, Monto Calendario, Comprometido y Saldo.

El Sistema le permite emitir el reporte de la presente Consulta según el resultado de


los filtros, la impresión es a través del icono Impresora .

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte I – Sub Módulo Tablas

Al ingresar al botón , el Sistema mostrará la ventana del mismo


nombre, donde el Usuario podrá asignar un Convenio a cada Expediente Encargo.
Mostrando el número Expediente, Meta, Mes, Clasificador, Convenio, Monto
Expediente SIAF, Monto Comprometido, Saldo Compromiso, entre otros.

Desplegar el filtro Seleccionar Convenio, seleccionar el Convenio y luego dar clic


en el icono Grabar .

En la ventana principal, el Usuario podrá visualizar la información del Calendario de


Encargos Recibidos, por Año, Mes y Encargante, dando clic en el ícono Imprimir

El Reporte de calendario de encargos recibidos muestra la información de


Expediente Encargo, Mes, Meta / Mnemotécnico, Categoría Gasto, Grupo Gasto,
Funcionalidad, Programación, Fuente de Financiamiento, Rubro, Monto
Comprometido, Monto saldo Comprometido, SIAF – SP (Compromiso, Devengado,
Girado, Pagado) y Tipo (Pago, Recurso, Compromiso).

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte I – Sub Módulo Tablas

5.1.4 Generar Plantillas de Gastos Generales

Mediante esta opción se generan las Plantillas de Gastos Generales para la Programación
del Cuadro de Necesidades.

El ingreso a la opción Generar Plantillas de Gastos Generales es siguiendo la ruta:


“Tablas - Generar Plantilla de Gastos Generales”, como se muestra en la siguiente
ventana:

Este formulario cuenta con los siguientes filtros y botones:

 Año.- Por defecto mostrará el Año de Sistema, también permitirá seleccionar años
anteriores.

 FF/Rb.- Permitirá seleccionar la Fuente de Financiamiento del Gasto General.

 Act / Proy.- Permitirá seleccionar Metas de Tipo Actividad y Proyecto.

 Rubro.- Permite visualizar y seleccionar los Tipos de Gastos Generales.

 Plantilla.- Ingresando a este botón, el Sistema mostrará la relación de Gastos Generales


a seleccionar, los cuales se seleccionará marcándolos con un check

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte I – Sub Módulo Tablas

 Carga.- Al ingresar a este botón, el Sistema permitirá cargar las Metas por Centro de
Costo para el Rubro de Gastos Generales seleccionado.

Seguidamente dará clic en el icono Grabar , mostrándose el siguiente mensaje:

Dando clic en el botón Aceptar, el Sistema mostrará la siguiente pregunta:

Dando clic en el botón SI, el Sistema realizará el cálculo y registrará automáticamente la


distribución porcentual, mostrando el siguiente mensaje:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte I – Sub Módulo Tablas

Seleccionando en el botón NO, se activará la columna Porcentaje para el registro manual


respectivo.

En la ventana principal, el Usuario podrá visualizar la información de la Plantilla para la


Programación de Gastos Generales, dando clic en el ícono .

El Reporte de porcentaje para la programación de gastos generales por centros de costo


muestra la información de Centro de Costo, Meta Funcional, Programa Funcional, Sub
Programa Funcional, Actividad / Proyecto, Compromiso, Código Marca, Finalidad,
Descripción de Meta, N° Personas y Porcentaje (%).

5.1.5 Personalización de Claves Generales

Mediante esta opción se podrán personalizar las claves del Módulo de Logística que son
solicitadas por el Sistema durante los procesos de Extorno, Interface, Cierre de Fases y
cambio de Indicadores.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte I – Sub Módulo Tablas

El ingreso a la opción Personalización de Claves del Sistema es siguiendo la ruta:


“Tablas - Personalización de Claves del Sistema”, como se muestra en la siguiente
ventana:

 Módulo.- mostrará el nombre del Módulo sobre el cual se están personalizando las
Claves.
 Proceso SIGA.- lista los procesos del SIGA-ML sobre los cuales el Sistema solicita una
clave de confirmación.
 Clave Actual.- es la clave asignada al Proceso del SIGA-ML.
 Clave Nueva.- es la nueva clave asignada al proceso del SIGA-ML.
 Confirma Nueva Clave.- confirmación de la nueva clave asignada al proceso del SIGA-
ML.

5.1.6 Cambio de Clave De Usuario

Mediante esta opción el Usuario que accede al SIGA-ML podrá cambiar su clave de acceso
actual.

El ingreso a la opción Cambio de Clave de Usuario es siguiendo la ruta: “Maestros -


Cambio de Claves de Usuario”, como se muestra en la siguiente ventana:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte I – Sub Módulo Tablas

Al ingresar a este formulario el sistema mostrará lo siguiente:

Datos del Usuario:

 Código.- es el Código del Usuario que accede al Sistema.


 Nombre.- es el nombre del Usuario que accede al Sistema.

Datos de Acceso:

 Clave Actual.- es la clave actual del Usuario que accede al Sistema.


 Nueva Clave.- es la nueva clave que ingresará el Usuario si desea cambiar su clave
actual.
 Confirmar Clave.- se debe confirmar la nueva clave volviéndola a digitar en este campo.

 Nota: Para el cambio de clave deben contemplarse las mismas validaciones señaladas en el
numeral 5.1.4 del Manual de Usuario del Módulo Administrador.

5.1.7 Salir del Sistema

Esta opción permite salir del Sistema, regresando al escritorio del Windows.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte I – Sub Módulo Tablas

Autor: Oficina General de Tecnologías de la


Información - SIGA
Fecha de Publicación: 17/04/2018

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Manual de Usuario
Módulo de Logística
Parte II – Sub Módulo Programación
Sistema Integrado de Gestión Administrativa SIGA
Dirigido a: Gobierno Nacional, Gobierno Regional y Gobierno Local

Versión del Aplicativo 19.01.00


De fecha 14 de marzo de 2019
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

INDICE

I. FUNCIONALIDAD DEL SUB MÓDULO ................................................................ 4

1.1. Techo Presupuestal .................................................................................. 4

1.1.1. Techo Programado ................................................................................. 5


1.1.2. Techo Aprobado ................................................................................... 24
1.1.3. Techo Modificado ................................................................................. 34

1.2. Cuadro de Necesidades .......................................................................... 35

1.2.1. Programación de Gastos Generales ................................................... 36


1.2.2. Registro C.N. por Centro de Costo (Ajuste) ....................................... 46
1.2.3. Autorización del C.N ............................................................................ 85
1.2.4. Pre PAC del C.N.................................................................................... 97

1.3. Requisición del PAO ............................................................................. 104

1.4. Plan Anual de Obtención – Logística ................................................... 112

1.4.1. P.A.O – Inicial ..................................................................................... 113


1.4.2. PAO – Actualizado ............................................................................. 142
1.4.2.1. Solicitud de Pedido de Certificación de Crédito Presupuestario ............ 172
1.4.2.2. Autorización Presupuestal (Ajuste) ........................................................... 175
1.4.2.3. Secuencias de Fase ..................................................................................... 182
1.4.2.3.1. Ampliación de la Certificación ............................................................. 183
1.4.2.3.2. Rebaja de la Certificación (Ajuste) ...................................................... 189
1.4.2.3.3. Anulación de la Certificación ............................................................... 192
1.4.2.4. Asignar Tipo de Ejecución .......................................................................... 196
1.4.2.5. Seguimiento de PAO .................................................................................... 198
1.4.2.6. Inclusión y Exclusión en el PAC:................................................................ 198
1.4.2.7. PAO Proyectado ........................................................................................... 203
1.4.2.7.1. PAO Proyectado de Gasto General ..................................................... 204
1.4.2.7.2. PAO Proyectado de Comisión de Servicios ....................................... 209
1.4.2.7.3. PAO Proyectado por Comisión de Viaje al Exterior .......................... 212
1.4.2.7.4. PAO Proyectado de Caja Chica ........................................................... 216

1.4.3. PAO – Encargos ................................................................................. 224

1.5. Estudio de Mercado .............................................................................. 231

1.5.1. Registro - Estudio de Mercado ......................................................... 232

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

1.5.2. Registro de Valor por Fuente ............................................................ 244


1.5.3. Cálculo del Valor Referencial ............................................................ 248

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

I. FUNCIONALIDAD DEL SUB MÓDULO

En esta sección, se describe las funcionalidades de cada uno de las opciones contenidas
en el Sub Módulo de Programación.

El Sub Módulo Programación, permite el registro del Techo Presupuestal, Cuadro de


Necesidades, Requisición del Plan Anual de Obtención (PAO), Proyecto del Presupuesto
de Logística, Plan Anual de Obtención – Logística y Estudio de Mercado. Esta información
es parte fundamental en la Programación del Cuadro de Necesidades de Bienes, Servicios
y Viáticos.

A continuación se muestran las opciones que están contenidas en este Sub Módulo:

1.1. Techo Presupuestal

Esta opción permite registrar la distribución del Techo Presupuestal por Centro de Costo,
Meta y Clasificador de Gasto. Asimismo, consolidar y monitorear los montos registrados en
el Cuadro de Necesidades por Fuente de Financiamiento, Rubro, Genérica de Gastos,
Meta Presupuestal y Especifica de Gastos.

El ingreso al menú Techo Presupuestal es siguiendo la ruta: “Programación - Techo


Presupuestal”, la cual muestra las siguientes opciones: Techo Programado, Techo
Aprobado y Techo Modificado.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

1.1.1. Techo Programado

Esta opción permite registrar la información del Techo Presupuestal, así como, realizar
consultas de esta información y de los montos registrados en el Cuadro de Necesidades,
Obligaciones de Pago y Previsiones de recursos presupuestales, para las fases Requerido
y Programado, visualizándose solamente la información de la fase activa.

El ingreso a la opción es siguiendo la ruta: “Programación - Techo Presupuestal - Techo


Programado”, como se muestra a continuación:

Al ingresar a la opción, se presentará la ventana Techo Presupuestal Requerido/


Programado del Presupuesto, indicando la configuración de la distribución de Techo,
establecida en el Módulo de Configuración.

La ventana presenta dos pestañas: Registro de Techo Presupuestal y Techo Requerido


Vs C.N. Requerido/Programado.

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DEL TECHO PRESUPUESTAL

Para realizar el registro del Techo Presupuestal, realizar el siguiente procedimiento:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

1. En la pestaña Registro de Techo Presupuestal, ingresar al botón Carga FF-


Rubro/Especificas , para realizar la carga de los Centros de
Costo que cuentan con el flag de Presupuesto, mostrándose el siguiente mensaje
al Usuario, al cual dará Sí, para proceder con la carga :

2. El Sistema mostrará la ventana Parámetros para Carga Inicial del Techo


Presupuestal, en la cual el Usuario, marcará con un check la(s) Fuente(s) de
Financiamiento, Genérica(s) del Gasto, Clasificador(es) del Gasto y Meta(s), según
se requiera.

 Notas:
 Si se realiza una segunda carga del techo presupuestal, el Sistema no mostrará las
fuentes, genéricas, clasificadores y metas previamente cargados.
 Para el caso de Metas Proyecto, solamente se visualizarán las Metas que previamente
han sido asociadas con los Clasificadores en la opción Clasificador Proyecto del Sub
Módulo Tablas/Datos Generales.

3. Luego de marcar toda la información correspondiente, dará clic en el ícono Guardar

, mostrándose el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará Aceptar:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

4. Una vez realizado el proceso de carga, en la ventana se mostrará la(s) Fuente(s)


de Financiamiento, Genérica(s) del Gasto, las Meta(s), los Centros de Costo y
Especifica(as) del Gasto de corresponder, el Usuario podrá registrar los montos por
cada nivel, los mismos que no deben superar el monto del nivel inmediato superior.

Asimismo, el Usuario podrá desplegar los campos de Meta, haciendo clic en el


botón y cerrará el despliegue haciendo clic en el botón .

Si ya se cuenta con Programación en el Cuadro de Necesidades, en la columna


Cuadro de Necesidades, se mostrarán el monto programado, por FF/Rb, Genérica,
Meta, Centro de Costo, y Especifica de Gasto (de corresponder).

Asimismo, se mostrará a nivel de FF/Rb, Genérica, Meta, Centro de Costo, y


Especifica de Gasto (de corresponder), el monto de la Obligación de Pago y de la

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Previsión de recursos presupuestales, registrado en el Cuadro de Necesidades,


correspondiente al año de la programación vigente.

Agregar Meta:

Para agregar una Meta en Techo Presupuestal, el Usuario activará el menú


contextual dando clic con el botón derecho del mouse sobre el nivel de FF/Rb o
Genérica de Gasto y seleccionar la opción , visualizándose la
ventana Datos de Techo Programado, en la cual, podrá seleccionar la Fuente de
Financiamiento, Genérica y Meta Propuesta, marcando con un check en la
columna Sel.

Luego, dará clic en el ícono Grabar , mostrándose el siguiente mensaje al


Usuario:

-8-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Eliminar Meta:

Para eliminar una Meta, el Usuario activará el menú contextual dando clic derecho
del mouse sobre la meta a eliminar y luego dará clic en la opción .

El Sistema mostrará el siguiente mensaje de al Usuario, al cual dará clic en Sí, para
efectuar la eliminación:

Efectuada la eliminación, se presentará el siguiente mensaje al Usuario:

-9-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Agregar Centro de Costo:

Para agregar un Centro de Costo en Techo Presupuestal, el Usuario activará el menú


contextual dando clic derecho del mouse sobre la meta correspondiente y seleccionar
la opción .

Se mostrará la ventana Datos de Techo Programado, donde se visualizaran los


Centro de Costos solo registrados en la tabla Centro de Costos con las respectivas
metas. Seguidamente, el Usuario marcará con un check el Centro de Costo
Presupuestal Principal y Dependiente(s) y dará clic en el ícono Grabar .

Eliminar Centro de Costo:

Para eliminar un Centro de Costo, el Usuario activará el menú contextual dando clic
con el botón derecho del mouse sobre el Centro de Costo a eliminar y dará clic en la
opción .

-10-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Sí, para
efectuar la eliminación:

Luego, se mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará Aceptar:

Además, para mayor facilidad, se podrá filtrar la información mostrada en la ventana,


por Año, Fte Fto/Rubro, Meta Propuesta, Genérica, Específica y Fase. Los filtros se
detallan a continuación:

 Año: Año en el cual se cargará el Techo Presupuestal Programado.

 Fte.Fto/Rubro/Grupo: Muestra las Fuentes de Financiamiento y Rubros


aprobados. Asimismo, marcando con un check , se visualizará la información
de todas las Fuentes de Financiamiento.

-11-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

 Meta Propuesta: Metas Propuestas cargadas desde el Módulo General


ADMIN. Asimismo, marcando con un check , se visualizará la información de
todas las Metas.

 Específica: Este campo se muestra siempre y cuando se haya configurado


desde el Módulo Administrador, la opción Específica en la Distribución del
Techo Presupuestal. Asimismo, marcando con un check , se visualizará la
información de todas las Específicas de Gasto.

 Genérica: Indica las Genéricas de Gasto distribuidos en el Techo


Presupuestal.

 Fase: Fase en la que se encuentra la Programación del Cuadro de


Necesidades.

ACTUALIZAR PRESUPUESTO

El Sistema permite actualizar el presupuesto de la Entidad, para ello, deberá realizar el


siguiente procedimiento:

 Ingresando al botón

 El Sistema permitirá actualizar los montos del Techo Presupuestal y del Cuadro de
Necesidades, mostrando la siguiente pregunta:

 Dando clic en el botón SI, realizará el proceso de actualización de información.


Culminando la actualización, mostrará los valores en las columnas Techo
Presupuestal y Cuadro de Necesidades.

-12-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

CONSULTAR TECHO REQUERIDO / PROGRAMADO Vs C.N. REQUERIDO/


PROGRAMADO

En esta pestaña, se podrá consultar los montos de: Techo Presupuestal, Cuadro de
Necesidades, Saldo (Techo – C.N.), Obligación de Pago, Previsión de recursos
presupuestales y Saldo (Techo – (C.N. + Obligación + Previsión)) correspondiente al año
de la programación de la fase en la que se encuentre (Requerido / Programado), a nivel de
FF/Rb, Genérica de Gasto, Meta, y Especifica de Gasto.

Se podrá consultar la información de acuerdo a los siguientes niveles:

 FF – Rubro/Genérica/Meta/ Específica de Gasto: Para ello, marcar el circulo de


la opción , luego, dar clic en el botón , mostrándose
el siguiente mensaje al Usuario:

Dando clic en el botón Sí, se realizará la carga de los datos, mostrando la información
correspondiente.

-13-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

 FF–Rubro/Genérica/Especifica/Meta: Para ello, marcar el circulo de la opción


luego, dar clic en el botón , mostrándose el siguiente mensaje al Usuario:

Dando clic en el botón Sí, se realizará la carga de los datos, mostrando la información
correspondiente.

-14-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

INICIALIZACIÓN DEL TECHO PRESUPUESTAL

Esta funcionalidad permite al Usuario iniciar nuevamente el registro del Techo


Presupuestal. Además borra toda la información cargada en el Techo
Presupuestal.

Para ejecutar este procedimiento, el Usuario deberá seleccionar la Fuente de


Financiamiento y luego ejecutar la tecla F5, para visualizar la ventana Ingresar
Clave:

Luego de ingresar la Clave, dará clic en el ícono Grabar , mostrándose la


siguiente ventana, que cuenta con cuatro opciones:

 : En esta opción, el
Sistema permitirá iniciliazar todo el Techo Presupuestal Requerido con
monto cero (0), de acuerdo a la Fuente de Financiamiento seleccionada,
como se indicara anteriormente.

El Usuario seleccionará la opción y seguidamente dará clic en el ícono


Grabar , mostrándose la siguiente pregunta:

-15-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Dando clic en el botón SI, se realizará el proceso y se mostrará el siguiente


mensaje:

 : En esta opción, el Sistema


permitirá iniciliazar todo el Techo Presupuestal Asignado con monto Cero
(0), de acuerdo a la Fuente de Financiamiento seleccionada, como se
indicara anteriormente.

El Usuario seleccionará la opción y seguidamente dará clic en el ícono


Grabar , mostrándose la siguiente pregunta:

Dando clic en el botón SI, se realizará el proceso y mostrará el siguiente


mensaje, al cual dará Aceptar:

 : En esta opción, el
Sistema permitirá borrar todo el Techo Presupuestal Programado sin
movimiento, de acuerdo a la Fuente de Financiamiento seleccionada, como
se indicará anteriormente.

-16-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

El Usuario seleccionará la opción y seguidamente dará clic en el ícono


Grabar , mostrándose la siguiente pregunta:

Dando clic en el botón SI, se realizará el proceso.

 : En esta opción, el Sistema permitirá


Borrar todo el Techo Presupuestal Programado sin movimiento, de acuerdo
a la Fuente de Financiamiento seleccionada, como se indicara
anteriormente.

El Usuario seleccionará la opción y seguidamente dará clic en el ícono


Grabar , mostrándose la siguiente pregunta:

Dando clic en el botón SI, muestra un mensaje para confirmar la eliminación


y recomendara realizar el reporcesar el C.N.

Dando clic en el botón SI, se realizará el proceso.

-17-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

REPORTES
Para visualizar los reportes y validaciones del Techo Presupuestal, el Usuario dará clic en
el ícono Imprimir ubicado en la barra de herramientas, el cual mostrará la siguiente
ventana:

En la parte superior de esta ventana, se encuentra el filtro de la Fase Requerido,


Programado y Aprobado, y las opciones Validaciones y Reportes. En la parte inferior se
encuentran los siguientes filtros: Reporte, FF/Rubro, Genérica, Meta, Centro de Costo y
el campo Título.

 Opción Validaciones.- En la opción , el Usuario podrá seleccionar los


siguientes reportes:

-18-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Luego de seleccionar los filtros, dará clic en el ícono Imprimir , para visualizar los
siguientes reportes:

 Reporte Por FF-Rb/Genérica: Muestra en detalle la distribución del Techo


Presupuestal por Fuente de Financiamiento y Genérica de Gasto.

 Reporte Por FF-Rb/Genérica/ Meta: Muestra en detalle la distribución del


Techo Presupuestal por Fuente de Financiamiento, genérica de Gasto y Meta.

 Reporte Por FF-Rb/Genérica/Meta/C. Costo: Muestra en detalle la distribución


del Techo Presupuestal por Fuente de Financiamiento, Genérica de Gasto, Meta
y Centro de Costo.

-19-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

 Reporte Por FF-Rb/Genérica/Meta/C. Costo/Específica: Muestra en detalle la


distribución del Techo Presupuestal por Fuente de Financiamiento, Genérica de
Gasto, Meta, Centro de Costo y Específica.

 Opción Reportes.- En la opción , el Usuario podrá seleccionar los


siguientes reportes:
Los reportes se mostrarán a nivel de Genérica o Específica de Gasto, según lo
configurado en la distribución de Techo, establecida en el Módulo de
Configuración.

Luego de seleccionar los filtros correspondientes, dará clic en el ícono Imprimir


, para mostrar los siguientes reportes:

 Por FF-Rb/Meta/ (Genérica/ Específica).- Este reporte, muestra información de


los montos asignados en la Programación de Techo Presupuestal, Cuadro de
Necesidades, Saldo (Techo – C.N.), Obligación de Pago, Previsión de recursos
presupuestales y Saldo (Techo – (C.N. + Obligación + Previsión)),
correspondiente al año de la programación, por Fuente de Financiamiento, Meta
y Genérica o Especifica de Gasto.

-20-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

 Por FF-Rb/Genérica/(Especifica)/Meta.- Este reporte puede mostrarse a nivel


de Específica, si la distribución del Techo Presupuestal se ha configurado hasta
ese nivel. Muestra información de los montos asignados en la Programación de
Techo Presupuestal, Cuadro de Necesidades, Saldo (Techo – C.N.), Obligación
de Pago, Previsión de recursos presupuestales y Saldo (Techo – (C.N. +
Obligación + Previsión)), correspondiente al año de la programación, por Fuente
de Financiamiento, Genérica de Gasto, Específica de Gasto de corresponder y
Meta.

 Por FF-Rb/Meta/(Genérica/Específica)/C.Costo: Este reporte muestra


información de los montos asignados en la Programación de Techo
Presupuestal, Cuadro de Necesidades, Saldo (Techo – C.N.), Obligación de
Pago, Previsión de recursos presupuestales y Saldo (Techo – (C.N. + Obligación
+ Previsión)), correspondiente al año de la programación, por Fuente de
Financiamiento, Meta, Genérica o Específica de Gasto y Centro de Costo.

-21-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

 Por FF-Rb/Genérica/(Específica)/Meta/C.Costo: Este reporte, muestra


información de los montos asignados en la Programación de Techo
Presupuestal, Cuadro de Necesidades, Saldo (Techo – C.N.), Obligación de
Pago, Previsión de recursos presupuestales y Saldo (Techo – (C.N. + Obligación
+ Previsión)), correspondiente al año de la programación, por Fuente de
Financiamiento, Genérica de Gasto, Específica de Gasto de corresponder y
Meta.

 Por Centro de Costo/FF-Rb/Meta/ (Genérica/ Específica): Este reporte,


muestra la información de los montos asignados en la Programación de Techo
Presupuestal, Cuadro de Necesidades, Saldo (Techo – C.N.), Obligación de
Pago, Previsión de recursos presupuestales y Saldo (Techo – (C.N. + Obligación
+ Previsión)), correspondiente al año de la programación, por Centro de Costo,
Fuente de Financiamiento, Meta, y Genérica o Específica de Gasto.

 Formulación – Por Centro de Costo/FF-Rb/Meta/(Genérica/Específica): Este


reporte, muestra información de los montos de la Programación de Techo
Presupuestal para la fase de programación seleccionada en el filtro de la ventana
del reporte, por Centro de Costo, FF/Rb, Meta, Genérica o Específica de Gasto.

-22-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

 Por FF-Rb / Genérica / Meta / C.Costo / Específica: Muestra información de


los montos de la Programación de Techo Presupuestal, Cuadro de Necesidades,
Saldo (Techo – C.N.), Obligación de Pago, Previsión de recursos presupuestales
y Saldo (Techo – (C.N. + Obligación + Previsión)), correspondiente al año de la
programación, por FF/Rb, Genérica de Gasto, Meta, Centro de Costo y
Específica de Gasto.

 Reporte de Obligación de Pago y Previsión de Recurso Presupuestal: Al


seleccionar esta opción de reporte, se deberá seleccionar la Fase de
Programación, FF/Rubro y Meta que se visualizarán en el reporte, pudiendo
seleccionar Todos o uno, activando la barra de despliegue .

-23-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Este reporte, muestra información de los montos de las Obligaciones de Pago y


Previsión de Recurso Presupuestal por año a nivel de FF/Rb, Meta y Clasificador
de Gasto, asimismo, se mostrará el Sub Total por Meta y FF/Rb. Al final del
reporte se mostrará el Total General por cada columna.

1.1.2. Techo Aprobado

Esta opción permite cargar y consultar la información del Techo Presupuestal Aprobado,
correspondiente a la carga del Presupuesto Institucional de Apertura – PIA, desde el
Módulo de Presupuesto Público - MPP - SIAF.

El ingreso a esta opción, es siguiendo la ruta: “Programación - Techo Presupuestal -


Techo Aprobado”, como se muestra a continuación:

-24-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

La ventana, presenta dos pestañas:

 Registro de Techo Presupuestal Aprobado


 Presupuesto Aprobado Vs Cuadro Aprobado.

Asimismo, en el título de la ventana principal, el Sistema indica la configuración de la


distribución de Techo establecida en la opción el Módulo ADMIN.

Esta ventana cuenta con los siguientes filtros:

 Año: Año de la Programación.

 Fte.Fto/Rubro/Grupo: Muestra las Fuentes de Financiamientos y Rubros


aprobados. Asimismo, marcando con un check , se visualizará la
información de todas las Fuentes de Financiamiento.

 Meta Definitiva: Metas cargadas desde el Módulo de Presupuesto


Público – SIAF, cuyo procedimiento está indicado en el Capítulo de
Tablas – Parámetros – Carga General de Datos del SIAF. Asimismo,
marcando con un check , se visualizará la información de todas las
Metas Definitivas.

 Genérica: Indica las Genéricas de Gastos distribuidos en el Techo


Presupuestal Aprobado.

 Centro de Costo: Indica los Centros de Costo registrados en el Techo


Presupuestal.

 Específica: Indica clasificadores de Gastos distribuidos en el Techo


Presupuestal Aprobados.

-25-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Además, cuenta con los siguientes botones: Cargar PIA de MPP,


Actualizar Ppto. y Resumen Presupuestal.

CARGA PIA de MPP:

La carga de Presupuesto Institucional de Apertura - PIA, se realiza de la


siguiente manera:

 El Usuario ingresará al botón para que el Sistema realice


automáticamente el proceso de carga del Presupuesto Institucional de
Apertura – PIA desde el Módulo de Presupuesto Público y registrar
manualmente la Reserva de Contabilidad, mostrando la ventana Registro
Techo Contabilidad – Cargar PIA, la misma que cuenta con los siguientes
filtros de búsqueda: Fuente de Financiamiento / Rubro, Meta, Genérica y
Especifica de Gasto.

Asimismo, el Usuario marcará con un check al lado derecho del filtro


Todas, para visualizar toda la información.

-26-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

 Seguidamente, el Usuario seleccionará el botón para realizar la


Carga del PIA, mostrándose el siguiente mensaje:

 Dando clic en el botón SI, se realizará el proceso de carga.

 Dando Aceptar, culminará el Proceso.

Además, en esta ventana el Sistema permitirá registrar los montos en la


columna Reserva Contabilidad según se requiera. Luego de realizar el
registro, el Usuario dará clic en el ícono Grabar , y seguidamente en el
ícono Salir .

-27-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Actualizar Ppto.:
Mediante el botón , el Sistema Actualizara el Techo Aprobado. Con
respecto al PIA y a la Reserva realizada. Ejecutando el botón, mostrará el
siguiente mensaje:

Res. Pptal.:
Mediante el botón , el Sistema presentará el reporte Resumen
Presupuestal del PIA y CN, con información a nivel de Fuente de
Financiamiento, Meta, Genérica de Gasto, Clasificador de Gasto y los montos
de los campos: PIA, Reserva, CN y Diferencia.
Ejecutando el botón, mostrará el siguiente mensaje:

Dando clic en el botón SI, mostrará el reporte.

-28-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

REGISTRO DE TECHO PRESUPUESTAL– APROBACION:

En la opción , el Sistema muestra los


montos del Techo Aprobado y del CN Aprobado a nivel de Fuente de
Financiamiento / Rubro, Genérica de Gasto, Meta y Centro de Costo.

Asimismo, se muestra el monto de la Obligación de Pago y de la Previsión de


recursos presupuestales registrado en el Cuadro de Necesidades, correspondiente
al año de la programación vigente.

-29-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

El Usuario seleccionará la Meta y activará la opción del menú


contextual, mostrándose la siguiente ventana:

Luego marcará con un check los Centros de Costo Dependientes que desee
insertar.

Seguidamente dará clic en el ícono Guardar , mostrándose el siguiente


mensaje:

-30-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Finalmente, dará clic en el botón Aceptar para culminar con la actualización,


insertándose el registro en la ventana principal, activándose la columna Techo
Aprobado.

PRESUPUESTO APROBADO Vs CUADRO APROBADO:

En esta Opción, el Sistema muestra los valores de Techo Aprobado, CN


Aprobado, Obligación de Pago, Previsión de recursos presupuestales y Saldo
(Techo – (C.N. + Obligación + Previsión)) a nivel de Centro de Costos, FF/Rb,
Genérica, Meta y Especifica.

Esta ventana presenta dos opciones de Consulta:


 Consulta a nivel de : Luego de seleccionar esta
opción, el Usuario deberá ingresar al botón , mostrándose la
siguiente pregunta:

-31-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Dando clic en el botón SI, realizará la Carga del proceso de consulta.

 Consulta a nivel de : Luego de seleccionar esta


opción, el Usuario deberá ingresar al botón , mostrándose la
siguiente pregunta:

Dando clic en el botón SI, realizará la Carga del proceso de consulta.

INICIALIZACIÓN DE TECHO PRESUPUESTAL APROBADO:

Esta funcionalidad permite al Usuario inicializar o borrar toda la información


cargada en Techo Presupuestal Aprobado.

Para realizar estas funciones, el Usuario deberá filtrar la Fuente de


Financiamiento y luego ejecutar la tecla F5, la cual mostrará las siguientes
opciones:

 : Seleccionando esta
opción, el Sistema iniciliazará todo el Techo Presupuestal Aprobado con
Cero, de acuerdo a la Fuente de Financiamiento indicada.

Luego de seleccionar esta Opción, el Usuario dará clic en el ícono Grabar


, mostrándose la siguiente pregunta:

-32-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Dando clic en el botón SI, se realizará el proceso, mostrando el siguiente


mensaje:

Dando clic en el botón Aceptar, culminará el proceso.

 : En esta opción, el
Sistema permitirá Borrar todo el Techo Presupuestal Aprobado sin
movimiento, de acuerdo a la Fuente de Financiamiento seleccionada, como
se indicara anteriormente.

Luego de seleccionar esta opción, el Usuario dará clic en el ícono Grabar


, mostrándose la siguiente pregunta:

Dando clic en el botón SI, se realizará el proceso, mostrando el siguiente


mensaje:

Dando clic en el botón SI, solo eliminará la información de las Metas


registradas en el Techo Presupuestal que no hayan sido utilizadas en el
registro del Cuadro de Necesidades.

Dando clic en el botón Aceptar, culminará el proceso.

-33-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

 : En esta opción, el Sistema permitirá


Borrar todo el Techo Presupuestal Aprobado, de acuerdo a la Fuente de
Financiamiento seleccionada, como se indicara anteriormente.
Luego de seleccionar la opción, el Usuario dará clic en el ícono Grabar ,
mostrándose la siguiente pregunta:

Dando clic en el botón SI, se realizará el proceso, mostrando el siguiente


mensaje:

REPORTES:
En la ventana principal, el Usuario dará clic en el ícono Imprimir , para
visualizar la relación de Reportes y validaciones del Techo Presupuestal de la
fase Programado que genera el Sistema, mostrando las siguientes opciones:

Ejecutando el ícono Imprimir , el Sistema permitirá visualizar los mismos


Reportes que se muestran en Techo Requerido, de acuerdo a los filtros
seleccionados.

1.1.3. Techo Modificado

Para ingresar a la opción Techo Modificado, debe de ir al menú: “Programación -Techo


Presupuestal - Techo Modificado”.

-34-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Al ingresar a esta opción, el Sistema muestra el mensaje, que esta función no se


encuentra habilitada a partir del año 2010.

Hasta el año 2009 el procedimiento y mantenimiento del Presupuesto Inicial Modificado


se (PIM) se realizaba en dicha opción. A partir del 2010 dichos procedimiento se realizan
en la opción: “Gestión Presupuestal - Marco Presupuestal”

1.2. Cuadro de Necesidades

El Cuadro de Necesidades es una herramienta administrativa importante que permite


efectuar la programación sistemática de los bienes y servicios que requieren las Unidades
Ejecutoras para el cumplimiento de sus Metas, de acuerdo al planeamiento de sus objetivos
en un Ejercicio determinado.

En esta opción, el Sistema le permitirá a la Unidad Ejecutora, registrar en las diferentes


fases de la Programación del Cuadro de Necesidades (Requerido, Programado
Anteproyecto y Aprobado) los bienes, servicios, activos fijos, viáticos y Obras por Centros
de Costo que requerirá para el cumplimiento de sus Metas, en concordancia con las normas
presupuestales.

Cabe indicar, que para Entidades que trabajan con metas PpR, también podrán realizar su
programación del Cuadro de Necesidades de acuerdo a la personalización de sus Kits que
hayan realizado por puntos de atención, en el Módulo de Presupuesto por Resultados.

Asimismo, en cada opción del Menú, el Usuario contará con distintos reportes
correspondientes a la información registrada.

Este Menú presenta las siguientes opciones: Programación de Gastos Generales, Registro
C.N. por Centro de Costo, Autorización del C.N. y Pre PAC del C.N.

-35-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

1.2.1. Programación de Gastos Generales

La programación de los diferentes rubros de Gastos Generales necesarios para el normal


funcionamiento de la Entidad, se realizará de acuerdo a la Plantilla generada en la opción
Centro de Costo del Sub Módulo Tablas del Módulo Logístico.

Esta opción permite registrar los requerimientos correspondientes a los servicios de Agua,
Luz, Telefonía Fija, Telefonía Móvil, Internet, entre otros, de acuerdo a los porcentajes
indicados en la Plantilla de Gastos Generales.

Para ingresar a la opción Programación de Gastos Generales, debe ir al menú:


“Programación - Cuadro de Necesidades (CN) - Programación de Gastos Generales”,
como se muestra en la siguiente ventana:

Ingresando a esta opción, el Sistema mostrará la ventana donde se realizará el registro de


los Gastos Generales, cuya denominación depende de la fase en que se encuentra el
Cuadro de Necesidades:

Requerido / Programado / Aprobación. Inicialmente no contiene datos, mostrando en la


cabecera el Año, el Tipo de B/S: Servicios y la Fase de la Programación correspondiente.

-36-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

 REGISTRO DE ÍTEMS

Para Insertar un registro, el Usuario activará el menú contextual dando clic


derecho del mouse y seleccionando la opción “Insertar Ítem”, con lo cual el
Sistema mostrará la ventana Gastos Generales y el nombre de la fase en que
se encuentra el Cuadro de Necesidades.

En la siguiente ventana se registrarán los rubros de los gastos generales que


fueron previamente registrados en la Tabla de Centros de Costo, para ello
se deberá de seleccionar según los filtros los cuales son:

- Flag de Porcentaje de Gasto General


- Actividad/Proyecto
- FF/Rubro
- Tarea
- Rubro
- Clasificador de Gasto
- Ítem

1. Seguidamente, el Usuario activará el menú contextual dando clic el botón


derecho del mouse y seleccionará la opción “Insertar Centro de Costo”.
Cabe mencionar que, sólo se mostrarán los Centros de Costos asociados a
la Meta de acuerdo a lo registrado en la Plantilla de Gastos Generales.

-37-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

2. El Sistema mostrará la siguiente ventana, para seleccionar el(los) Centro(s)


de Costo que correspondan.

Asimismo, puede marcar con un check en Todos, para seleccionar todos


los Centros de Costo.

3. La ventana mostrará los Centros de Costo con sus Metas respectivas y


porcentajes correspondientes. La columna % Ctro. debe mostrarse con un
total porcentual de 100% para que el Sistema realice el cálculo.

-38-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

4. Seguidamente, el Usuario ingresará el importe a distribuir en el Campo


Monto Total S/. y ejecutará el botón Procesar para que el Sistema calcule
automáticamente los montos correspondientes a cada Centro de Costo, los
que se mostrarán en la columna Valor Anual, con su respectivo Valor Total.

5. Ingresando a la carpeta amarilla perteneciente a cada Centro de Costo, se


visualizará la distribución mensual de los Gastos Generales.

- Si selecciona el flag de Porcentaje 0-Sin uso de Porcentaje, los montos


distribuíos pueden editarse y exceder o ser menores al valor anual
asignado.

- Si selecciona el flag de Porcentaje 1-Con Uso de Porcentaje, los montos


distribuidos pueden editarse, pero no podrán ser diferentes al valor anual
asignado.

Si exceden al valor anual asignado, el Sistema validará con el siguiente


mensaje:

-39-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Si son menores al valor anual asignado, el Sistema validará con el siguiente


mensaje:

6. En esta ventana existen dos consulta las cuales están relacionados al gasto
registrado, dichas consultas son: Resumen Pptal. y Rubros e Ítem.

Resumen Pptal. Al Ingresar a este botón de consulta, el Sistema mostrará


un mensaje el cual indicará si el Resumen se presenta a Nivel Tarea o No.

Si damos clic en el botón SI, se muestra el resumen a nivel tarea como se


muestra en la siguiente ventana:

-40-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Si seleccionamos la opción de No, se muestra el resumen tal como se


muestra en la siguiente ventana:

Rubros e Ítems. Al ingresar a este botón, el Sistema mostrará la ventana


Rubros e Items, la misma que contiene las opciones Consulta de Rubros
e Ítems y Situación de Rubros e Ítems.

Al seleccionar esta opción, el Usuario dará clic


en el ícono Grabar para visualizar la Relación de Rubros de Gastos
Generales, su Descripción corta, el Grupo, Clase, Familia e Ítem al cual
pertenecen de acuerdo al Catálogo Institucional, así como la Descripción
del Ítem.

Seleccionando un Rubro en la parte superior de la ventana, el Sistema


mostrará en la parte inferior, los ítems que lo conforman.

Los Rubros que se muestran marcados con check pueden ser


adquiridos por Adjudicación Sin Proceso (ASP).

Los Rubros que se muestran marcados con check podrán trabajar con
la opción PAO proyectado (PROY).

-41-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Los Rubros que se muestran marcados con check podrán trabajar con
la opción Registro de Gastos Generales (SB).

Esta condición se podrá configurar en la opción “Tablas - Datos


Generales - Rubros Gastos Generales.

Ingresando a esta opción, el Usuario dará clic


en el ícono Grabar para visualizar la ventana del mismo nombre, la
misma que muestra la Relación de Rubros con sus respectivos Ítems, así
como las veces que cada Ítem ha sido registrado en las fases Requerido,
Programado y Aprobado del Cuadro de Necesidades.

7. Al salir de esta ventana, se visualizará el registro respectivo en la ventana


principal Requerido/Programado/Aprobación de Gastos Generales.

-42-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

8. Para Eliminar un Registro se deberá seleccionar y mediante el menú


contextual elegir la opción Ítem y luego confirmar el mensaje.

 Luego de seleccionar y registrar un Centro de Costo, éste no volverá a


visualizarse en una siguiente inserción.
 Si en Parámetros, el Usuario definió la Programación Con control de Techo
Presupuestal, el Sistema no permitirá insertar el Centro de Costo si no
cuenta con Techo Presupuestal. Para ello deberá ir a la opción Techo
Presupuestal y asignar un monto al Centro de Costo.
 Si en Parámetros, el Usuario definió la Programación Sin Control de Techo
Presupuestal, el Sistema permitirá registrar los Centros de Costo.

REPORTES:

Para visualizar los reportes de la Programación de Gastos Generales, el


Usuario dará clic en el ícono Imprimir de la ventana principal, mostrándose
las siguientes opciones:

-43-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Seguidamente, seleccionará una de las opciones, para visualizar la ventana


Criterios de Selección con los siguientes filtros:

En la parte superior de esta ventana, se encuentran los filtros Año, Tipo B/S y
el Tipo de Programación, que indican las Fases Requerido, Programado y
Aprobado. En la parte inferior se encuentran los filtros: Ítem, Centro de Costo,
FF/Rubro, Clasificador, Meta, campo Titulo y Tarea.

Se deberá activar la barra de despliegue para seleccionar los siguientes


filtros de búsqueda: Centro de Costo, FF/Rubro, Clasificador y Meta. También
podrá marcar con check el recuadro Todos. Asimismo, para visualizar los
datos de Ítem y Tarea, debe ejecutar el ícono Buscar , el cual mostrará un
listado de Ítems y Tareas.

Luego de seleccionar los filtros, dará clic en el ícono Imprimir , para


visualizar los siguientes reportes, en las distintas fases de la Programación del
Cuadro de Necesidades:

Al seleccionar esta opción, mostrará el detalle de


los ítems programados por los Centros de Costo, indicando la siguiente
información: Tipo Tarea, Ítem, Unidad de Medida, Clasificador de Gasto,
Montos Mensuales y Montos Anual.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Al seleccionar esta opción, mostrará el detalle


de los ítems programados por los Centros de Costo, indicando la siguiente
información: Tipo Tarea, Tipo Gasto, Ítem, Unidad de Medida, Clasificador de
Gasto, Fuente de Financiamiento-Rubro, Tarea, Meta, Montos Trimestrales y
Monto Anual.

Al seleccionar esta opción, mostrará el


detalle de los ítems programados por Fuente de Financiamiento / Rubro,
Clasificador de Gasto y Meta, indicando la siguiente información: Tipo Tarea, Tipo
Gasto, Ítem, Unidad de Medida, Montos Trimestrales y Monto Anual.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Al seleccionar esta opción, mostrará el detalle de


los Ítems programados indicando la siguiente información: Tipo Tarea, Tipo
Consumo, Fuente de Financiamiento/Rubro, Clasificador de Gasto, Unidad de
Medida, Montos Trimestrales y Monto Anual.

1.2.2. Registro C.N. por Centro de Costo (Ajuste)

Esta opción permite registrar a cada Centro de Costo de la Unidad Ejecutora, los
requerimientos de bienes y servicios mensualizados, correspondiente a las Metas
Programáticas, Metas PpR y Metas de Proyecto asignadas, relacionándolas a sus Tareas,
con la finalidad de distribuir los gastos por área en las distintas fases de la programación:
Requerido, Programado Anteproyecto y Aprobación. Además permite registrar el Cuadro
de Necesidades, controlando los montos programados con el Techo Presupuestal o
realizar su programación sin este control.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Para el caso de la programación de Metas PpR, los registros se efectuarán en concordancia


con los procedimientos establecidos en el Módulo de Presupuesto por Resultados – PpR.

El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Programación - Cuadro de Necesidades


(CN) - Registro C.N por Centro de Costo”, como se muestra a continuación:

Validación: Para poder realizar el registro del


Cuadro de Necesidades, el Usuario deberá tener
asignado en el perfil del Usuario, el(los) Centro(s)
de Costo correspondiente(s), caso contrario se
mostrará el siguiente mensaje al Usuario :

DESCRIPCIÓN DE LA VENTANA

Ingresando a esta opción, el Sistema presentará la ventana Registro del C.N. por Centro
de Costo, previamente sin datos.

La parte intermedia de la ventana se divide en dos campos:


1. En el campo izquierdo, se insertarán los Centros de Costo Principales (de primer nivel).
Este campo contiene las columnas Código, Nombre y Estado.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

2. En el campo derecho, se insertarán los Centros de Costos Dependientes. Este campo


contiene las columnas Código, Descripción y Estado.

Asimismo, en la parte superior en cada campo de la ventana, contiene un campo de


búsqueda por Código y Descripción del Centro de Costo y en la parte inferior en cada
campo se muestra los campos Responsable y Centro de Costo. Además, se cuenta con el
filtro “Año”, el cual permite seleccionar el año de Programación del Cuadro de Necesidades.

Botón :

Al ingresar a este botón, el Sistema permite actualizar la información adicional en la Fase


Requerido del Cuadro de Necesidades Inicial. Previamente se hará la copia en la opción
Autorización del C.N., Fase Aprobado.

REGISTRO DE CENTROS DE COSTO PRINCIPAL Y DEPENDIENTES

Para realizar el registro de los Centros de Costo, realizar el siguiente procedimiento:

1. Insertar Centro de Costo Principal

Para Insertar un Centro de Costo Principal, el Usuario deberá ubicarse a la izquierda de


la ventana, activar el menú contextual dando clic derecho del mouse y seleccionar la
opción Insertar Centro de Costos.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Se insertará un registro en blanco, en el cual se deberá activar la barra de despliegue


para seleccionar el Centro de Costo Principal.

2. Insertar Centros de Costo Dependientes

Para insertar los Centros de Costo dependientes, el Usuario lo podrá hacer de dos
maneras: 1) Insertar cada Centro de Costo, 2) Insertar masivamente todos los Centros
de Costo.

1) Insertar cada Centro de Costo: Para ello, deberá ubicarse a la derecha de la


ventana, activar el menú contextual dando clic derecho del mouse y seleccionar la
opción Insertar Centro de costos dependientes.

El Sistema insertará un registro en blanco, en el cual se deberá activar la barra de


despliegue y seleccionar el Centro de Costo Dependiente, luego, realizar el
mismo procedimiento por cada Centro de Costo a insertar.

2) Insertar masivamente Todos los Centro de Costo: Para ello, deberá seleccionar
el Centro de Costo Principal y dar doble clic en el icono Grabar ubicado en la
barra de herramientas.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DEL CUADRO DE NECESIDADES

Para realizar el registro del Cuadro de Necesidades, realizar el siguiente procedimiento:

1. El Usuario ingresará a la carpeta amarilla del Centro de Costo a programar:

2. Se presentará la ventana Registro del C.N. por Centro de Costo. Para comenzar a
seleccionar los ítems que se incluirán en el Cuadro de Necesidades, ingresar al botón
Carga de Datos .

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

3. Se presentará la ventana Carga de Datos, indicando la Fase de la Programación.

Para agregar los items al Cuadro de Necesidades, seleccionar los siguientes datos:

 Tipo: Seleccionar si el tipo de Meta, pudiendo ser de Actividad o Proyecto.

Para las Unidades Ejecutoras que cuentan con Metas Estratégicas, se podrá
seleccionar si el Programa es de Tipo de Actividad o Proyecto pero relacionado
a la Meta Estratégica.

 Lista de Metas: Seleccionar la Meta a programar. En la fase Requerido, se


mostrarán las metas propuestas copiadas del año anterior o cargadas a través
de un archivo .TXT, en el Módulo de Configuración. Para la fase Aprobado, se
mostrarán las metas cargadas en el Módulo de Configuración a través de la
Interfase SIAF.

 Lista de Tarea: Seleccionar la Tarea a programar. Solo se mostrarán las Tareas


de Tipo Común, Estratégica y Personalizada, relacionadas a la Meta y Fuente
de Financiamiento previamente seleccionada y asignadas al Centro de Costo.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Para las Tareas Estrategicas, en la lista se mostrará el código del Sub Producto
(SProducto):

 Tipo Ítem: Seleccionar el tipo de ítem a agregar, pudiendo ser: Suministro,


Activo fijo, Servicio. u Obras. Para las Metas Estratégicas no se mostrará Obras.

 Tipo de Uso: Seleccionar el Tipo de Uso que se le dará al insumo. Para las
Metas Programáticas se visualizará el tipo de Uso en función a la Tarea
previamente seleccionada:

Para el caso de las Metas Estratégicas, se podrá seleccionar el tipo de uso,


activando la barra de despliegue .

 N° Ambientes: Muestra el número de ambientes del Centro de Costo, registrado


en el Módulo de PpR.

 Meta Física: Muestra la Meta Física y la Unidad de Medida correspondiente a la


Meta PpR.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

 Dist. Mens: Permite seleccionar un mes para distribuir la cantidad de ítems.


Asimismo, al marcar con un check , el Sistema distribuirá automáticamente la
cantidad solicitada, en todos los meses del año.

4. Luego, se realizará la búsqueda de los Ítem a agregar. Para ello, en el campo Código,
seleccionar el tipo de búsqueda, pudiendo ser por Grupo, Clase, Familia, Ítem,
Descripción, y Clasificador, luego, ingresar el dato en el campo Valor, y dar clic en el
icono Buscar . Para realizar la búsqueda de todos los ítems, solo dar clic en el icono
Buscar, sin ingresar ningún dato en el campo Valor.

En la parte central de la ventana, se mostrará la relación de ítems coincidentes con


la búsqueda, mostrando los siguientes datos: Cuadro de selección, Código Ítem,
Descripción, Cantidad, Indicador de selección si el ítem tiene Obligación de Pago
y/o Previsión, Unidad de Medida, Precio, Clasificador de Gasto. Para el caso de
ítems relacionados a una Meta PpR se mostrará las columnas Tipo de Cálculo y
Crítico (‘N’ - No Critico y ‘S’ – Crítico).

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Asimismo, se podrá consultar los siguientes datos del item seleccionado:

 Clasificador: En este campo se visualizará el Clasificador de Gasto, e


ingresando al botón Cadena se podrá consultar la estructura completa
del Clasificador.

 Disponibilidad por Clasificador: En este campo se muestra el código de la


Genérica a la que corresponde el ítem. Asimismo, cuando se ha configurado
la programación con Control de Techo Presupuestal, muestra el monto del

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Techo Presupuestal, los montos programados en el Cuadro de Necesidades


y el saldo respectivo para cada Clasificador de Gasto.

 Especificación: Para el caso de ítems que pertenecen a un Kit, al ingresar al


botón , se mostrará la especificación técnica del item en caso tuviera.

5. El Usuario deberá seleccionar el ítem a programar, marcando con un check en la


columna Sel, o ingresando la cantidad para el caso de bienes o valor para el caso de
servicios. Se podrá realizar una distribución proporcional por mes o se podrá
seleccionar el mes probable que se requiera el Ítem. Para el caso de ítems que
pertenecen a un Kit, y si estos son de tipo de cálculo 4, automáticamente se mostrará
la cantidad que fue personalizada en el Módulo de PpR, pero con opción a modificar
una cantidad menor o igual.

 Nota: En caso se desee programar Obras, se deberá seleccionar una Meta Tipo Proyecto y
tener asignado los clasificadores correspondientes desde la opción Tablas – Datos Generales
– Clasificador por Proyecto.

Validación: Si el ítem programado pertenece a


un kit del tipo de cálculo 4 y se programe una
cantidad mayor a la Meta Física por toda Fte.
Fto., el Sistema mostrará el siguiente Mensaje
al Usuario:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

6. Luego, dar clic en el icono Grabar . Al dar clic en el icono Salir , los ítems
seleccionados se mostrarán registrados en la ventana Registro del C.N. por Centro
de Costo.

OBLIGACION DE PAGO Y PREVISIONES PRESUPUESTALES EN CUADRO DE


NECESIDADES

En el Cuadro de Necesidades, también se podrá registrar las obligaciones de pago y las


previsiones de recursos presupuestales para tres años, incluyendo el año de la
programación, en todas las fases de la programación.

Para ello, si el item programado, tiene alguna obligación de pago de contratos de años
anteriores y/o se va a programar su previsión para los siguientes tres años, en la ventana
Carga de Datos, se marcará con un check el campo Pr. del item programado.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

 Nota: El procedimiento también aplica para las Metas PpR.

Al dar clic en el icono Grabar y luego en Salir , se podrá visualizar el item agregado,
el siguiente paso, es ingresar a la carpeta amarilla del item.

En la ventana Datos de Item, además, de mostrase el monto programado distribuido


mensualmente, se mostrará en forma independiente los campos para el registro de la
Obligación de Pago y la Previsión Presupuestal.

 Nota: Para el caso de bienes, se muestra el campo Precio en las Obligaciones, que por
defecto es el mismo del Cuadro de Necesidades, pudiendo ser modificado.

Para una Obligación de Pago, se deberá seleccionar el Tipo de Obligación, pudiendo ser:
Contrato u Otros, activando la barra de despliegue del campo Tipo Obligación.
Asimismo, se podrá registrar el número del documento del Tipo seleccionado y el Precio.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Para una Previsión Presupuestal, se deberá seleccionar el Tipo de Previsión, pudiendo


ser: Procedimiento de Selección u Otros, activando la barra de despliegue del campo
Tipo Previsión. Asimismo, se podrá registrar el número del documento del Tipo
seleccionado.

Seguidamente, para el caso de bienes o activo fijo, se procederá a registrar la cantidad en


los años correspondientes, el monto será calculado en base a la cantidad y el precio
referencial existente en el Catálogo Precio; para el caso de servicios, se registrará el monto.
Luego, dará clic en el icono Grabar .

Validación: Si se tiene ítems registrados como


Obligación/Previsión, pero no se tiene monto o
cantidad registrada en alguna de esas opciones,
al salir de la ventana “Registro de Cuadro de
Necesidades por Centro de Costo”, el Sistema
mostrará el siguiente mensaje al Usuario :

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Asimismo, en la ventana Datos de Item, se podrá cambiar el indicador de Obligación de


Pago y Previsión, marcando con un check o desmarcando el campo Pago/Prevención.

REGISTRO Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS

El Sistema permite registrar y actualizar datos en el Cuadro de Necesidades, para ello,


deberá realizar el siguiente procedimiento:

El Usuario ingresará a la carpeta amarilla , ubicada a la derecha de cada Centro de


Costo Dependiente.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Se mostrará la ventana Registro de C.N. por Centro de Costo, la misma que en la parte
superior izquierda de la ventana muestra la siguiente información: Año de la Programación
del Cuadro de Necesidades, Número de Personas que labora en el Centro de Costo, Centro
de Costo y Responsable del Centro de Costo.

En la parte central de la ventana se tiene los siguientes filtros de selección: Genérica de


Gasto, Fuente de Financiamiento, Meta, Fase, Tipo bien, Tarea, el campo Saldo e ítem.

Filtros:

 Genérica: Permite seleccionar las Genéricas de Gasto distribuidos en el Techo


Presupuestal, activando la barra de despliegue . Marcando con un check , se
visualizará la información del Cuadro de Necesidades por Todas las Genéricas.

 F.F.: Permite seleccionar las Fuentes de Financiamientos, activando la barra de


despliegue . Marcando con un check , se visualizará la información del Cuadro
de Necesidades por todas las Fuentes de Financiamiento.

 Meta: Permite seleccionar las Metas que contienen información en el C.N. Asimismo,
marcando con un check , se visualizará la información por todas las Metas.

 Saldo: Muestra el Saldo del Techo Presupuestal, si el Usuario configuró en


parámetros la opción con Control de Techo Presupuestal, el Sistema mostrará el
saldo pendiente de acuerdo a los filtros realizados.

 Tipo de Bien: Este filtro se utiliza para ver los ítems programados de tipo de Bienes,
Servicios, Obras o Todos.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Al seleccionar Bienes se activará el campo . Al dar clic sobre Activo Fijo,


se activará con un check mostrando solamente los activos fijos programados.

 Tarea: Permite filtrar las Tareas registradas en el Techo Presupuestal. Activando la


barra de despliegue o ingresando al ícono Buscar , podrá seleccionar y
visualizar información de una Tarea. Marcando con un check , visualizará
información de todas las Tareas.

Campo de búsqueda ‘Ítems’:

Este campo permitirá realizar la búsqueda de ítems Programados. Para ello, ingresar el
texto a buscar y luego dar Enter. En la ventana sólo se visualizarán los Sub Productos
que contienen ítems cuya descripción coincide con el texto buscado.

 Nota: La búsqueda se realizará sobre la información mostrada en la ventana, en función a los filtros
previamente seleccionados.

En la parte superior derecha de la ventana se tiene los botones de consulta Tareas,


Resumen Presupuestal/Techo Presupuestal y Carga de Datos.

Si se tiene configurado en Parámetros por Ejecutora la opción con Control de


Presupuesto de Cuadro de Necesidades, se mostrará el botón Techo Presupuestal
, caso contrario se mostrará el botón Resumen Presupuestal .

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Para las Unidades Ejecutoras con Metas PpR, si se tiene configurado en Parámetros por
Ejecutora la opción con Control de Presupuesto de Cuadro de Necesidades, solo se
mostrará el botón Techo Presupuestal en la fase Aprobado, en las fases
Requerido y Programado Anteproyecto se mostrará el botón Resumen Presupuestal
.

Después de haber seleccionado todos los filtros de búsqueda, el Sistema mostrará en la


ventana la información del Cuadro de Necesidades correspondiente.

Botones de Consulta

 : Este botón permite consultar la asociación de las Tareas (Comunes,


Estratégicas, y Personalizadas) con las Metas/FF/Rb del Centro de Costo. Asimismo
se podrá registrar Tareas Personalizadas y asociarlas con las Metas/FF/Rb del Centro
de Costo.

Al ingresar a este botón, el Sistema presentará la ventana Tareas por Centro de


Costo/Meta/FF, mostrando en la parte superior de la ventana las Tareas Comunes,
Personalizadas y Estratégicas registradas en el Sistema, donde el Usuario podrá
realizar lo siguiente:

 Modificar datos de la Tarea

El Usuario podrá modificar el Tipo de Uso o Estado de la Tarea (Activo/Desactivo),


activando la barra de despliegue de la columna correspondiente.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

 Registrar Tareas Personalizadas

Para registrar una Tarea Personalizada, el Usuario activará el menú contextual


dando clic con el botón derecho del mouse y seleccionará la opción

Al final de la lista, el Sistema agregará un registro en blanco, donde se ingresará


el nombre, Tipo (Acción de Control, Actividad, Proyecto, Obras, Programa), Tipo
de Uso, cantidad de Meta Física, Unidad de Medida y Estado de la Tarea. Luego
de registrar la Tarea Personalizada, dar clic en el icono Grabar .

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

 Nota: Las Tareas Personalizadas se identifican al inicio del código con la letra ‘P’.

 Eliminar Tarea

Para eliminar una Tarea, el Usuario activará el menú contextual dando clic con
el botón derecho del mouse sobre el registro a eliminar y seleccionará la opción
. Las Tareas Estratégicas no podrán ser eliminadas.

Validación: Si la Tarea estuviera registrada en


algún movimiento, el Sistema mostrará un
mensaje al Usuario indicando el movimiento:

El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, donde dará clic en Sí, para
confirmar la eliminación.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

 Asignar Meta(s)/FF/Rb por Tarea

Asimismo, el Usuario podrá realizar la asignación de Meta(s)/FF/Rb por Tarea


para el Centro de Costo.

Para ello, seleccionar la Tarea y en el filtro Fase seleccionar la Fase de la


Programación donde se desea realizar la asociación.

Seguidamente, en la sección Meta/FF/Rb – Disponibles x Asignar ubicada en la


parte inferior de la ventana, marcar con un check la(s) Meta(s) a asignar y dar
clic en el icono Grabar . (Las Metas seleccionadas se moverán a la sección
Metas/FF/RB - Asignadas ubicado en la parte intermedia de la ventana).

 Nota: Solo se mostrarán la(s) Meta(s)/FF/Rb relacionadas al Centro de Costo y que están
disponibles por Asignar.

 Extornar Metas asignadas

Para realizar el extorno de Metas asignadas a una Tarea para el Centro de Costo,
en la sección Meta/FF/Rb – Asignadas el Usuario marcará con un check las
Metas a extornar y dará clic en el botón . (Las Metas extornadas se
moverán a la sección Metas/FF/Rb – Disponibles x Asignar). Finalmente dará clic
en el icono Grabar .

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

 : Ingresando a este botón, el Sistema mostrará la ventana donde se


deberá de seleccionar si la consulta se presenta en Resumen a nivel Tarea o no.

 Resumen Presupuestal a Nivel Tarea.- Muestra información del Techo


Presupuestal Programado agrupados por Tareas.

Asimismo, se podrá imprimir el reporte Resumen Presupuestal a nivel de Tarea,


donde el Usuario deberá dar clic en él icono Imprimir , para obtener la misma
información que muestra la ventana.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

 Resumen Presupuestal sin Nivel Tarea.- Muestra información del Techo


Presupuestal Programado total.

Asimismo, se podrá imprimir el reporte Resumen Presupuestal sin nivel de tarea,


donde el Usuario deberá dar clic en icono de Impresión , para obtener la misma
información que se muestra en la ventana.

 Techo Presup. :

Este botón se muestra cuando se tiene configurado en Parámetros por Ejecutora la


opción con Control de Presupuesto de Cuadro de Necesidades, caso contrario se
mostrará el botón Resumen Presupuestal, para las Unidades Ejecutoras con Metas

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

PpR, solo se mostrará el botón Techo Presupuestal en la fase Aprobado,


en las fases Requerido y Programado Anteproyecto se mostrará el botón Resumen
Presupuestal .

Ingresando a este botón, el Sistema mostrará la ventana ‘Asignación de Techo


Presupuestal’, con dos opciones de reporte: Asignación Total y Asignación por
Meta.

 Asignación Total.- Muestra información del Techo Presupuestal, Monto


Programado, Obligación de Pago, Previsión de recursos presupuestales y el Saldo
Presupuestal (Techo – (Monto Aprobado + Obligación + Previsión)), en función a la
fase de Programación vigente.

Asimismo, se podrá imprimir el reporte Asignación de Techo Presupuestal, dando


clic en el icono de Imprimir , para obtener la misma información de la ventana.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

 Asignación por Meta.- Muestra información del Techo Presupuestal a nivel de


Meta. Se mostrará la información en relación a la Meta seleccionada en el filtro Meta
de la ventana principal.

Asimismo, se podrá imprimir el reporte Techo Presupuestal, dando clic en el icono


de Imprimir , para obtener la misma información de la ventana.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

 Datos de CN :

Al ingresar a este botón, el Sistema presentará la ventana ‘Datos de Meta./Fuente’, la


misma que muestra la Cadena Presupuestal de la Meta, la F.F.-Rubro, así como los
montos registrados para cada Clasificador de Gasto correspondientes a los items que
componen la programación de la Meta seleccionada para las fases
Requerido,Programado y Aprobado.

Se podrá pasar todos los ítems programados de una determinada Meta o Fuente a otra,
para ello solo se deberá de seleccionar la Fuente o Meta destino, por ejemplo se va a
pasar todos los ítems programado de la meta 16 a la meta 18, para ello seleccionamos
la meta 18 y confirmamos el mensaje.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

 Consulta ID :

Al ingresar a este botón el Sistema mostrará la ventana ‘Consulta de ID’, donde se


visualizará el detalle de los ítems que pertenezcan a un Kit del Módulo de PpR. Este
botón se activará solamente para Metas Estratégicas.

Registro de Ítems en el Cuadro de Necesidades

El Sistema además permite insertar ítems individualmente, para ello, deberá realizar el
siguiente procedimiento:

1. Insertar Ítem

Para Insertar un nuevo Ítem, activar el menú contextual dando clic con el botón derecho
del mouse y seleccionar la opción Insertar Ítem Masivo.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

El Sistema mostrará la ventana Carga de Datos, la misma que presenta los siguientes
filtros, campos y botones:

 Tipo de Ítem: Permite seleccionar un Tipo de Ítem para realizar la carga de


Datos. Al marcar un Tipo, el Sistema mostrará la relación de ítems
correspondientes a Suministros, Activo Fijo o Servicios, de aquellos que
tengan precio en el Catálogo Precio.

 Botón “Búsqueda”: mediante el cual el Usuario puede realizar la búsqueda


de un ítem por Descripción, Grupo, Clase, Familia, Item y Clasificador.
Luego de seleccionar el Valor, dará clic en el ícono Buscar

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

 Meta Física: Indica la Unidad de medida de la Meta física

 Dist. Mens: Permite seleccionar el mes para distribuir la cantidad de ítems.


Asimismo, al marcar con un check , el Sistema distribuirá
automáticamente en todos los meses del año.

2. Registrar Cantidad

El Usuario deberá seleccionar el ítem a programar, luego ingresará la cantidad


y ejecutará el ícono Grabar .

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

ELIMINAR ÍTEM

El Usuario podrá realizar la eliminación de los ítems registrados en el Cuadro de


Necesidades de dos maneras: eliminación individual y eliminación masiva, las cuales
se detallan a continuación:

a) Eliminación individual

El Usuario deberá activar el menú contextual dando clic con el botón derecho
del mouse sobre el registro a eliminar y seleccionar la opción . El
ítem se eliminará automáticamente del Cuadro de Necesidades.

b) Eliminación masiva

Esta opción permite la eliminación masiva de todos los bienes y servicios


programados en el Cuadro de Necesidades por Centro de Costo, cuyas Metas,
FF/Rb y Clasificadores de Gasto no cuentan con monto disponible en el Techo
Programado Anteproyecto o en el Aprobado (PIA) y la distribución del Techo
se encuentra a nivel de Específica de Gasto. Para ello realizar el siguiente
procedimiento:

Activar el menú contextual dando clic con el botón derecho del mouse y
seleccionar la opción

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Se presentará la ventana Eliminación Masiva de Clasificadores Sin


Presupuesto, fase: “Programado Anteproyecto” o “Aprobado”. Para
visualizar los clasificadores que han sido programados pero no cuentan con
techo presupuestal, el Usuario seleccionará la FF/Rb, Tipo de Meta (Actividad,
Proyecto, Actividad M.E., Proyecto M.E.) y Meta. Para seleccionar todas las
metas marcar con un check el recuadro ubicado al lado derecho del filtro.

Previo a la eliminación, el Usuario podrá visualizar la relación de los ítems del


C.N. a eliminarse, dando clic en el icono Imprimir

El Sistema mostrará el reporte Relación de Ítems de C.N. a Eliminarse


Masivamente, el cual presenta la siguiente información: FF/Rb, Meta,
Clasificador, Ítem, Descripción del ítem, Unidad de Medida, Valor Programado.
La información se mostrará agrupada por Meta y Clasificador de Gasto.
Asimismo, para exportar el reporte a Excel, dar clic en el icono Exportar .

El Usuario seleccionará los clasificadores de gasto correspondiente y luego


dará clic en el icono Grabar .

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Sí,


para proceder con la eliminación:

Efectuada la eliminación, el Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario,


al cual dará clic en Aceptar.

 Nota: Para actualizar la información en la ventana, dar clic en el icono Recuperar


Datos ubicado en la barra de herramientas.

REPORTES
Para visualizar los reportes del Cuadro de Necesidades, debe dar clic en el ícono
Imprimir , el cual mostrará la siguiente ventana:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

En la parte superior, se encuentra el filtro para seleccionar las Fases de la


Programación: Requerido, Programado Anteproyecto y Aprobado.

Marcando en cada opción, el Sistema muestra la ventana Criterios de Selección, la


misma que mostrará el año de la Fase de Programación actual y los filtros
correspondientes para visualizar el reporte seleccionado.

Asimismo, se visualiza la opción “Con Obligación Pago/Previsión Presup.”, para


mostrar los montos de las Obligaciones y Previsiones registradas, las cuales se
sumaran en el mes de enero o en el primer trimestre, de acuerdo al reporte
seleccionado.

Esta opción se visualiza en los siguientes reportes:

 Cuadro de Necesidades Mensualizado.


 Cuadro de Necesidades Trimestral.
 Cuadro de Necesidades por Tareas Mensualizado.
 Consolidado de Cuadro de Necesidades Mensualizado.
 Bienes Repetidos de Cuadro de Necesidades.
 Consolidado de Cuadro de Necesidades por Tarea y Clasificador
Mensualizado.
 Información Original Fase Requerido
 Ítems Eliminados del Cuadro de Necesidades
 Exportación de Información del C.N.
 Exportación de Información para CEPLAN
 Bienes Patrimoniales por Estado.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

El Usuario podrá seleccionar los datos activando la barra de despliegue de los


siguientes filtros:

 Año: Muestra el año del Sistema.


 Centro de Costo: Muestra los Centros de Costo de la Entidad.
 Tipo de Bien: Muestra las opciones Bienes, Servicios y Obras.
 FF/Rubro: Muestra las fuentes de financiamiento de las Metas programadas.
 Clasificador: Muestra los Clasificadores de Gasto de los ítems programados.
 Meta: Permite seleccionar las Metas Programáticas, o Todas.
 Tarea: Muestra las Tareas de acuerdo a su clasificación: Comunes,
Estratégicas, Personalizadas o Todas.

Para seleccionar todas las opciones de cada filtro, marcará con un check en el
recuadro.

Asimismo, seleccionará las siguientes opciones:

 Tipo de Reporte : Para generar el reporte por Cantidades o


Valores.
 Detalle del Reporte : Para generar el reporte por Ítem o
Clasificador de Gasto.

 También podrá seleccionar la información por Grupo, Clase, Familia o Ítem.


Ejecutando el ícono Buscar , se mostrará la ventana Búsqueda de Datos,
donde seleccionará el dato y dará Aceptar.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

A continuación se presenta y detalla los siguientes reportes:

 Reporte Cuadro de Necesidades Mensualizado: Muestra la relación de Bienes


y Servicios programados mensualmente, en Cantidad y/o Valor, por Fuente de
Financiamiento, Meta, Tarea y Clasificador de Gasto, de acuerdo a los filtros
seleccionados, indicando además el valor total anual.

 Reporte Cuadro de Necesidades Trimestral: Muestra la relación de Bienes y


Servicios programados trimestralmente, en Cantidad y/o Valor, por Fuente de
Financiamiento, Meta, Tarea y Clasificador de Gasto, de acuerdo a los filtros
seleccionados, indicando el valor total anual.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

 Reporte Cuadro de Necesidades por Tareas Mensualizado: Muestra la relación


de Bienes y Servicios programados mensualmente en Cantidad y/o Valor, por
Tarea, Fuente de Financiamiento y Meta, de acuerdo a los filtros seleccionados,
indicando el valor total anual.

 Consolidado de Cuadro de Necesidades Mensualizado: Muestra la


información consolidada de Bienes y Servicios programados mensualmente, en
Cantidad y/o Valor por Fuente de Financiamiento, Meta y Clasificador de Gasto,
de acuerdo a los filtros seleccionados, indicando el valor total anual.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

 Bienes Repetidos de Cuadro de Necesidad: Seleccionando este reporte, el


Sistema muestra la ventana Criterios de Selección, donde el Usuario
seleccionará el Centro de Costo activando la barra de despliegue o marcará con
un check en el recuadro Todos.

Seguidamente dará clic en el ícono Imprimir para visualizar el reporte, que


muestra la relación de bienes y servicios repetidos en el C.N., por Centro de Costo,
Clasificador, Meta, Tarea, Rubro-FF, Tipo de Uso, Código Ítem, Descripción del
Ítem y Unidad de Medida.

 Consolidado de Cuadro de Necesidades por Tarea y Clasificador


Mensualizado: Muestra la información consolidada de los bienes y servicios
programados mensualmente en cantidad y/o valor, por Tarea y Clasificador de
gasto, de acuerdo a los filtros seleccionados, indicando el valor total anual.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

 Información Original Fase Requerido: Esta opción se activará, cuando el


Cuadro de Necesidades se encuentre en la fase Aprobación y se haya realizado
la copia de la fase Requerido en la función Demanda Adicional.

 Información de Ítems no Activos por PpR: Muestra la relación de ítems


inactivados o eliminados en el Cuadro de Necesidades, que provienen de la carga
del Kit Actualizado en el Módulo de Presupuesto por Resultados.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

 Información de Ítems Eliminados del Cuadro de Necesidades: Muestra la


relación de ítems eliminados en los Kit en el Módulo de Presupuesto por
Resultados.

 Exportación de Información del C.N.: Exporta a un archivo Excel la Información


de los bienes y servicios incluidos en el Cuadro de Necesidades, considerando
sus montos de Obligaciones y Previsiones.

 Nota: En el archivo exportado, los montos de las Obligaciones se mostrarán en una fila
diferente a la fila donde se mostraran los montos de Cuadro de Necesidades y las Previsiones.

 Exportación de Información para CEPLAN: Exporta a un archivo Excel la


Información de los bienes y servicios incluidos en el Cuadro de Necesidades,
según el cierre de fase seleccionada en la ventana de selección de reportes.

-83-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación


Nota:
 El nombre del archivo exportado tendrá la siguiente estructura: Código de UE + Nombre
de la UE + Fase
 Si la fase es Requerido, el valor del campo meta se exportará en blanco.

Validación: Si la fase seleccionada no cuenta


con el respectivo cierre de fase, el sistema no
exportará la información, mostrando el
siguiente mensaje al usuario:

 Bienes Patrimoniales por Estado: Seleccionando este reporte, el Sistema


muestra la ventana Criterios de Selección, donde el Usuario seleccionará el
Centro de Costo activando la barra de despliegue o marcará con un check en
el recuadro Todos. Asimismo, seleccionará una Familia e Ítem a través del botón
de búsqueda ; sólo se podrá marcar con un check en el recuadro Todos
para el caso de ítem, la selección de una familia es obligatoria.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Seguidamente dará clic en el ícono Imprimir para visualizar el reporte, que


muestra la relación de bienes patrimoniales por estado; la información a mostrar
es agrupada por código y descripción del Ítem, detallado a nivel de Centro de
Costo y estado del respectivo ítem.

1.2.3. Autorización del C.N

Esta opción permite al Usuario Responsable de la consolidación del cuadro de


necesidades de los centros de costo de la Unidad Ejecutora, realizar el cierre de cada
fase de la Programación, así como el extorno de las mismas.

Además, en la Fase Aprobación, el Sistema permite efectuar la Demanda Adicional, que


consiste en realizar ajustes a la programación de la Fase Requerido, modificando o
incorporando cantidades de bienes o valores de servicios.

Para ingresar a la opción Autorización del Cuadro de Necesidades, ingresar a la ruta:


“Programación - Cuadro de Necesidades (CN) - Actualización del C.N”, como se
muestra a continuación:

DESCRIPCIÓN DE LA VENTANA

Al ingresar a la opción se presentará la ventana Autorización del C.N., la misma que


contiene en la cabecera los filtros de selección Año y Fase de Gastos Generales, los
cuales serán seleccionados para realizar las funciones de Autorización del CN.
Asimismo, presenta los botones Cierre x Fase, Extorno por Fase, Equivalencia de
Meta y Demanda Adicional.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

FILTROS:

 Año: Muestra el año vigente de la programación.

 Fase de Gastos Generales: Muestra la fase de la programación de los gastos


generales.

BOTONES DE PROCESO:

- : Ingresando a este botón, el Sistema permitirá realizar los procesos


de cierre por cada fase de la programación.
- : Al ingresar a este botón, el Sistema permitirá realizar el proceso
de extorno, es decir revertir el proceso de cierre a una fase anterior.

- : Ingresando a este botón, el Sistema permitirá adicionar


información a la fase Requerido del Cuadro de Necesidades, estando en la
Fase Aprobación.

PROCEDIMIENTO DEL CIERRE DE LAS FASES DEL C.N.

Para realizar el cierre de la fase del C.N., realizar el siguiente procedimiento:

1. Ubicarse en el Centro de Costo a cerrar de fase, luego en la columna Estado C.N.


activar la barra de despliegue y seleccionar la fase a cerrar, en este caso Cierre de
Requerido.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

2. El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario: ¿Desea Cambiar la Fase al


Centro de Costo?

Dando clic en el botón Si, cambiará solamente la fase del Centro de Costo
seleccionado.

Dando clic en el botón NO¸ se podrá cambiar la fase a todos los Centros de Costo,
mostrando el Sistema el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Sí:

3. Seguidamente, se realizará el proceso de cierre de fase, dando clic al botón Cierre x


Fase, seleccionará la fase a cerrar e ingresará la clave de validación.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Sí, para
efectuar el cierre de fase, en este caso Requerido:

El Sistema culminará el proceso, mostrándose la nueva fase en la columna Estado


CN.

 Nota:
 Al realizar el cierre de las fases Programado Anteproyecto y Aprobado, el Sistema no
validará que se tengan montos en los Techos Presupuestales de las FF/Rb 4-13 y 3-19,
por lo que no se requerirá la eliminación de los ítems programados en aquellas Fuentes
de Financiamiento, conservándolos de esta manera para su posterior incorporación al
PAC de origen Inicial.
 Al realizar el Cierre de la fase Aprobado, se deberá de considerar la validación de valores
de los Cuadros de Necesidades con el PIA, en caso los CN sean mayores no se podrá
realizar el proceso de Cierre de Aprobación.

4. Para cerrar la fase de programación de los gastos generales, se seleccionará la fase


correspondiente, activando la barra de despliegue del campo Fase de Gastos
Generales, como se muestra a continuación:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

EXTORNO DE FASE

El proceso para extornar una fase se realizará, dando clic al botón “Extorno x Fase”. El
Usuario deberá seleccionar la fase y luego ingresará la clave de validación.

Al aceptar y ser correcta la clave, el Sistema realizará la siguiente pregunta:

Dando clic en el botón Si el Sistema realizará la siguiente pregunta:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Dando clic en el botón Si, el Sistema culminará con el proceso de extorno,


visualizándose el cambio de fase en el campo Fase de Gastos Generales y
en la columna Fase C.N. para todos los Centros de Costo.

DEMANDA ADICIONAL
En la Fase Aprobación, se podrá modificar la programación de los bienes y
servicios de la Fase Requerido de los Centros de Costo autorizados por el
Usuario responsable de la consolidación del Cuadro de Necesidades, para
obtener la Demanda Adicional de la Fase Requerido vs Fase Aprobado.

Procedimientos para modificar la Fase Requerido

a. Por Autorización del Cuadro de Necesidades

1) El Usuario responsable de la autorización de la programación dará clic en el


botón Demanda Adicional, el cual mostrará el mensaje que aún no se ha
realizado la copia de la Fase Requerido.

2) Seguidamente aceptará el mensaje, el cual le permitirá visualizar la ventana


de Demanda Adicional de la Fase Aprobado, donde seleccionará con un
check los Centros de Costo que serán modificados en la Fase Requerido.
También podrá seleccionar la opción “Seleccionar Todo”.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

3) Si no tuviera una copia de la Fase Requerido, hará clic en el botón


para obtener la copia respectiva.

4) Para guardar los cambios, dará clic en el ícono Grabar , mostrándose el


siguiente mensaje.

Si ya tuviera la copia de la Fase Requerido, obviará el paso.

b. Por Registro de C.N. por Centro de Costo

El Usuario del Centro de Costo, luego que se ha realizado el procedimiento


anterior, ingresará a la ventana Registro de C.N. por Centro de Costo para
modificar la programación de la Fase Requerido, de acuerdo al siguiente
procedimiento.

1) Ingresar al botón “Demanda Adicional – Requerido” para visualizar la


ventana Registro del CN por Centro de Costo de la Fase Requerido.

2) Seguidamente ingresará al botón “Carga de Datos” para realizar las


modificaciones de la programación, luego dará clic en el icono Grabar
para actualizar los cambios.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

3) Los resultados, podrán ser verificados en los Reportes de Demanda


Adicional: Requerido - Aprobado.

REPORTES DEL CUADRO DE NECESIDADES

Para visualizar los reportes de esta opción, el Usuario dará clic en el ícono Imprimir
, el cual mostrará la ventana Reportes del Cuadro de Necesidades.

En la parte superior muestra los mismos reportes detallados en la opción Registro


de C.N. por Centro de Costo, detallado en los Reportes del punto 1.2.2.

Igualmente, en la ventana Criterios de Selección de los reportes:

 Información Original Fase Requerido,


 Consolidado de Cuadro de Necesidades–Cantidades / Valores Trimestral,
 Consolidado de Cuadro de Necesidades–Cantidades/Valores Mensual, y
 Consolidado–Cantidades/Valores Mensual/Nivel de Cadena Funcional.

Se visualiza la opción “Con Obligación Pago/Previsión Presup.”, para mostrar los


montos de las Obligaciones y Previsiones registradas, las cuales se sumaran en el
mes de enero o en el primer trimestre, de acuerdo al reporte seleccionado.

Para generar los reportes, se aplicará el mismo procedimiento indicado.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Los reportes que se adicionan en esta opción son los siguientes:

 Consolidado de Cuadro de Necesidades – Cantidades/Valores Trimestral:


Muestra la relación de bienes y servicios programados trimestralmente en
Cantidades y Valores, por Fuente de Financiamiento, Estructura de la cadena
Programática (Meta, Programa o Producto), Tarea y Clasificador de Gasto, de
acuerdo a los filtros seleccionados, indicando el valor total anual.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

 Consolidado de Cuadro de Necesidades – Cantidades/Valores Mensual:


Muestra la relación de bienes y servicios programados mensualmente en
Cantidades y/o Valores, por Fuente de Financiamiento, Estructura de la cadena
Programática (Meta, Programa o Producto), Tarea y Clasificador de Gasto, de
acuerdo a los filtros seleccionados, indicando el valor total anual.

 Consolidado por Centro de Costo – Cantidades/Valores Mensual: Muestra la


relación de bienes y servicios programados mensualmente en Cantidades y/o
Valores, por Fuente de Financiamiento, Estructura de la cadena Programática
(Meta, Programa o Producto), Tarea, Clasificador de Gasto y Centro de Costo, de
acuerdo a los filtros seleccionados, indicando el valor total anual.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

 Consolidado – Cantidad / Valores Mensual / Nivel de Cadena Funcional:


Muestra la información consolidada de Bienes y Servicios programados
mensualmente, en Cantidades y/o Valores por Fuente de Financiamiento, Cadena
Funcional, Meta y Clasificador de Gasto, de acuerdo a los filtros seleccionados,
indicando el valor total anual.

 Resumen Fuente / Meta / Clasificador: Muestra información de los montos de


la programación de la Fase Aprobado Vs el Monto PIA, así como el saldo
respectivo, por Fuente de Financiamiento, Meta y Clasificador de Gasto.

 Lista de Ítems por CN No Actualizados: Muestra la relación de Clasificadores


de Gasto que no fueron consolidados correctamente en el recalculo de los ítems
provenientes del Módulo de PpR a nivel de Fuente de Financiamiento, Meta y
Tarea. El Usuario actualizará el cálculo de estos ítems, ejecutando el ícono
Grabar en la ventana Datos del Ítem, del Registro del CN por Centro de Costo.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Reportes de Demanda Adicional:

1) Por Fuente / Meta / Clasificador / Centro de Costo: Muestra la diferencia entre


el Presupuesto Aprobado y el Monto Requerido a nivel de Clasificador de Gasto.

2) Por Fuente / Meta / Clasificador / Ítem: Muestra la diferencia entre el


Presupuesto Aprobado y el Monto Requerido a nivel de Clasificador/Ítem.

3) Por Fuente / Meta / Clasificador / Centro de Costo / Ítem: Muestra la diferencia


entre el Presupuesto Aprobado y el Monto Requerido a nivel de Centro de
Costo/Ítem.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

1.2.4. Pre PAC del C.N.

Esta opción permite al Usuario en la fase de Programado Anteproyecto generar un Pre


PAC el cual tendrá como objetivo realizar una proyección del Plan Anual del próximo año,
que le permitirá de manera anticipada realizar un comparativo con los Procesos de
Selección convocados en el año vigente para la toma de decisiones y acciones que
correspondan.

El Ingreso a la opción de Pre PAC, es siguiendo la ruta: “Programación - Cuadro de


Necesidades (CN) - Pre PAC del C.N., como se muestra a continuación:

Ingresando a esta opción, el Sistema presentará la ventana Pre Plan Anual de


Contrataciones – Pre PAC, la cual se mostrará inicialmente sin datos. En la cabecera
contiene los siguientes filtros de búsqueda: Año, Tipo de Bien, Tipo Proceso y el botón de
“Detalle del Pr PAC”.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Filtros:

 Año: Indica el año del Pre Plan Anual de Contrataciones.

 Tipo de Bien: Permite seleccionar los diferentes Tipos de Bienes


activando la barra de desplazamiento . Marcar con un check para
mostrar todas.

 Tipo de Proceso: Permite seleccionar los tipos de procesos de


selección, establecidos en la opción Datos Generales – Tipo Proceso
Selección, activando la barra de desplazamiento . Marcar con un
check para mostrar todos.

REGISTRO DEL PRE PAC

Para Insertar un registro, el Usuario activará el menú contextual y seleccionará la opción


“Insertar Pre PAC”.

 Nota: A partir del año 2016, se han incluido los procedimientos de selección según la nueva Ley
de Contrataciones N° 30225 y su Reglamento.

El Sistema mostrará la ventana Pre PAC – Fase Anteproyecto, en la cual se seleccionará


los filtros Tipo y Modalidad de Compra, para visualizar los ítems programados en los
Cuadros de Necesidades. Se visualizarán los ítems programados en los Cuadros de
Necesidades para todas las FF/RB a excepción de las FF/Rb 4-13 y 3-19.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

1. Filtros:

 Tipo: Permite seleccionar los tipos Bienes, Servicios u Obras.

 Si selecciona el Tipo Bienes se activará la opción:

 Si selecciona el Tipo Servicios u Obras se activará la opción:

 Modalidad Compra: Permite seleccionar el tipo de compra que será


empleado en el procedimiento de selección.

2. Selección de Ítems.
Al seleccionar un ítem, independientemente sea éste un bien o servicio, el Sistema
calculará automáticamente el Monto Total en base al importe de cada uno de los
ítems, y determinará el Tipo de Procedimiento de selección que le corresponda.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Registro: Para registrar un Pre Proceso se deberá de seleccionar los bienes que
formaran parte de dicho proceso, para ello se deberá de seleccionar los ítems o
la Clase del ítem (según selección), la FF/Rb, los clasificadores de Gastos, Metas,
Centros de Costos y Tareas.

Luego de haber seleccionado los datos, se presionara el botón Grabar y se deberá


de ingresar el Número del Pre PAC que corresponda y confirmar el mensaje. Este
dato es un correlativo.

En la venta principal se podrá registrar la Síntesis Técnica del Pre PAC, para ello
se deberá de seleccionar el Pre PAC y se presionara el botón “Detalle del Pre
PAC”.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Eliminar Pre PAC:

Para Eliminar un registro, el Usuario activará el menú contextual y seleccionará la


opción “Eliminar Pre PAC” y confirmar el Mensaje.

Dando clic en el botón SI, el Sistema eliminará el registro seleccionado.

Reporte del Pre PAC:

Para visualizar los reportes del Pre PAC, debe dar clic en el ícono Imprimir , el
cual mostrará la siguiente ventana:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

a) Para los reportes de Resumen y el Detallado del Pre PAC, se tendrá los
siguiente Criterios de Selección:

- Tipo del Ítem (Bien, Servicio, Obras o Todos).

- El objeto de la contratación o adquisición.

o Si el tipo de Ítem es Bien, el objeto será: Bien o Suministro.


o Si el tipo de Ítem es Servicios el objeto será: Consultoría de Obra,
Servicios de Consultoría, Servicios Generales, Arrendamiento de
Bienes, Servicios, Arrendamiento Financiero o Seguros.
o Si es de Tipo Obra el objeto será: Obra.

- Por Tipo de Procedimiento de selección (Todos, CP, LP, ADS, MC, CCE,
ASP, etc.).

b) Para el reporte de Pre PAC vs Stock, se debe permitir filtrar por los siguientes
parámetros:

- Tipo de Almacén

- Tipo de Sub Almacén, solo se seleccionara el Sub Almacén si no se ha


seleccionado todos los Almacenes.

- Por tipo de Procedimiento de selección (Todos, LP, ADS, MC, CCE, ASP,
etc.)

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

A continuación se presenta y detalla los siguientes reportes:

 Resumen del Pre PAC: Contendrá el Pre PAC consolidado en forma


general

 Detallado del Pre PAC: El reporte contendrá el Pre PAC detallado.

 Pre PAC Vs Stock: El reporte contendrá el Pre PAC detallado, solo de


tipo Bien, y se relacionara cada Ítem con el stock actual por almacén y sub
almacén, del mes actual.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

1.3. Requisición del PAO

Esta opción permite al Usuario actualizar las requisiciones de los bienes, servicios y
viáticos programados en el Cuadro de Necesidades, los mismos que se encuentran
registrados en el PAO Inicial. Para poder realizar Requisiciones se deberá de tener en
cuenta los siguientes pasos:

Paso 1.- Configurara el parámetro para poder trabajar con requisiciones, este deberá de
estar en: opción “1 Trabajar con Requisición”, dicho parámetro deberá de configurarse en
la opción: Tablas-Parámetros-Parámetros de Configuración Inicial  “Flag para uso de
Requisiciones en el PAO” tal como muestra la siguiente imagen.

Paso 2.- El Estado del PAO deberá de estar en: “Ajuste por Centro de Costo”, dicho
estado deberá de cambiarse en la opción del PAO Actualizado

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Con estos pasos se podrá realizar en la opción de Requisición la incorporación o


eliminación de ítems, modificar cantidades, especificaciones técnicas o términos de
referencia de acuerdo a sus necesidades y disponibilidad presupuestal.

El Ingreso a la opción de Requisición del PAO, es siguiendo la ruta: “Programación -


Requisición del PAO”, como se muestra en la siguiente ventana:

Ingresando a esta opción, el Sistema mostrará la ventana Listado de Requisición del


PAO, en la cual se visualizará la información cargada del PAO Inicial, a nivel de Centros
de Costo, mostrando la siguiente información: Tipo ( ‘B’: bien , ‘S’: servicio), Nro.
Requisición, Centro Costo, Datos del PAO (Número, Tipo Proceso, PAC, Estado, Síntesis
del PAO), Valor, Estado, Fecha Conformidad. Asimismo, la cabecera de la ventana
contiene los siguientes filtros de selección: Año, Centro de Costo y Nro. de PAO.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

 Año: Indica el año del PAO. Permite realizar la búsqueda activando la barra de
desplazamiento .

 Centros de Costo: Permite seleccionar un Centro de Costo activando la barra de


desplazamiento . Marcando con un check se visualizará la información de
todos los Centros de Costo.

 Nro. PAO: Permite seleccionar un número de PAO activando la barra de


desplazamiento . Marcando con un check se visualizará la información de
todos los PAO.

PRESENTACIÓN DE DATOS

Ingresando a la carpeta amarilla , el Sistema presentará la ventana Requisición


del PAO, mostrando la relación de ítems programados por Centro de Costo, donde
podrá modificarse las cantidades programadas, insertar o eliminar ítems.

En la cabecera se encuentran los siguientes datos: Año, Número de Requerimiento,


Estado, Correlativo del PAO, Número del PAC, Estado del PAO, Centro de Costo y
Síntesis del PAO.

Asimismo, contiene los siguientes filtros y botones de consulta:

1. Filtros de Búsqueda:

 FF/Rb: Permite filtrar las Fuentes de Financiamientos y Rubros activando la


barra de desplazamiento . Marcando con un check , indicará todas las
Fuentes de Financiamiento.

 Meta: Permite filtrar las Metas registradas activando la barra de


desplazamiento . Marcando con un check , indicará todas las Metas.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

 Clasificador: Permite filtrar los Clasificadores de Gasto de los ítems


registrados, activando la barra de desplazamiento . Marcando con un check
, indicará todos los Clasificadores de Gasto.

 Tarea: Permite filtrar las Tareas asignadas al Centro de Costo. Marcando con
un check , se visualizará la información de todas las Tareas asignadas.

2. Botones de Consulta:

- Espec. Técnica: Permite registrar las Especificaciones Técnicas de los bienes


de cada Requisición del PAO.

- Term. Referencia: Permite registrar los Términos de Referencia de los


servicios de cada Requisición del PAO.

- Resumen Pptal: Permite consultar el Resumen Presupuestal de cada


Requisición del PAO, mostrando los siguientes datos: Año, FF, Rb, Meta,
Clasificador y Valor.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

- Disp. Pptal: Permite consultar la Disponibilidad Presupuestal de cada


Requisición del PAO, mostrando datos del Techo Presupuestal, PAO
Modificado, PAO Autorizado, Techo Reservado y Ejecución, a nivel de FF/Rb,
Meta y Clasificador de Gasto.

En la ventana Requisición del PAO, al dar clic en el ícono Imprimir , el


Sistema muestra el siguiente reporte:

 Reporte Requisición Nº: Muestra la relación de ítems que conforman la


Requisición seleccionada, cantidades mensuales, cantidad total, precio y
valor total anual.

REGISTRO DE DATOS

Para actualizar y registrar ítems en la ventana de requisiciones, el Usuario deberá


realizar el siguiente procedimiento:

1. Actualización de Cantidades:

Para modificar la cantidad solicitada seleccionará el ítem y ubicarse en la columna


de los meses donde registrará las nuevas cantidades.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Seguidamente dando clic al ícono Grabar . El Sistema mostrará el siguiente


mensaje al Usuario, al cual dará clic en Sí:

2. Registro de Detalle de Requisición:

Para Insertar una nueva Requisición, el Usuario activará el menú contextual y


seleccionará la opción: “Insertar detalle Requisición”.

El Sistema presentará la ventana Registro de Detalle de Requisición, donde


activará la barra de despliegue para seleccionar la FF/Rb y Tarea,
mostrándose automáticamente los datos en los campos Tipo y Meta.

Seguidamente, dará clic en el ícono Buscar de la Familia o Ítem, mostrándose


la ventana de Búsqueda de Datos.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Luego de realizar la selección correspondiente, se mostrarán los datos del


Clasificador, Grupo, Clase, Familia e Ítem, visualizándose la ventana de la
siguiente manera:

Dará clic en el ícono Grabar para registrar los datos, mostrándose el


siguiente mensaje, al cual dará clic en Sí:

3. Eliminación de Detalle de Requisición:

Para eliminar el Detalle de una Requisición, el Usuario deberá ubicarse en el


registro a eliminar, activar el menú contextual y seleccionar la opción
. El Sistema mostrará la siguiente ventana, al cual dará clic
en Sí:

Vº Bº. a la Requisición

El Usuario aprobará los cambios de la Requisición ejecutando el botón .

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

El Sistema mostrará la siguiente pregunta:

Dando clic en el botón SI, realizará el proceso y mostrará la ventana Fecha y


VºBº, donde deberá registrar la fecha correspondiente, teniendo en cuenta la
programación mensual realizada.

Si la fecha no corresponde, el Sistema mostrará el siguiente mensaje de


validación, para su verificación.

Luego de validar la fecha, grabará el registro dando clic en el ícono Grabar ,


cambiando el botón VºBº a Pendiente, lo cual indicará que el proceso se encuentra
pendiente de aprobación, función que se realizará posteriormente en la opción
PAO Actualizado.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

En la ventana Listado de Requisición del PAO, se mostrará la Requisición en color


azul y en Estado VºBº.

1.4. Plan Anual de Obtención – Logística

A través de esta opción el Usuario realizará la Consolidación de los Bienes y Servicios


programados en el Cuadro de Necesidades con la finalidad de determinar los procesos de
adquisición, permitiendo además la generación y actualización del Plan de Adquisiciones
y Contrataciones - PAC, para su presentación al Organismos Supervisor de Contrataciones
del Estado - OSCE.

Asimismo, permite consolidar y controlar los pedidos de bienes o servicios por Encargos,
con la finalidad de generar los procesos de adquisición correspondientes.

A través de esta opción se podrá generar el P.A.O. en sus tres modalidades:


 PAO Inicial
 PAO Actualizado
 PAO Encargos

El ingreso al menú Plan Anual de Obtención - Logística es siguiendo la ruta:


“Programación - Plan Anual de Obtención - Logística”, la cual muestra las siguientes
opciones: P.A.O – Inicial, P.A.O – Actualizado y P.A.O - Encargos.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

1.4.1. P.A.O – Inicial

Esta opción permite al Usuario consolidar los bienes y servicios programados en el Cuadro
de Necesidades, el cual debe encontrarse en estado Cierre de Aprobación. Estos
consolidados determinarán los tipos de procedimientos de selección para su convocatoria,
ejecución y seguimiento.

Asimismo, permite obtener el Plan de Adquisiciones y Contrataciones – PAC para su


presentación al Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado – OSCE.

El Ingreso a la opción P.A.O – Inicial, es siguiendo la ruta: “Programación - Plan Anual


de Obtención – Logística – P.A.O Inicial”, como se muestra en la siguiente ventana:

DESCRIPCIÓN DE LA VENTANA

Ingresando a esta opción, el Sistema presentará la ventana Plan Anual de Obtención –


Inicial, mostrando en la cabecera los siguientes filtros: Año, Modalidad de Adquisición,
Tipo Proceso, Responsable, PAC; que permiten filtrar la información mostrada en la
ventana; asimismo, cuenta con los botones: “Cierre del PAO” y “Datos Generales del
PAO” y el campo de búsqueda Desc. PAO.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Filtros:

 Año: Indica el año del Plan Anual de Obtención.

 Modalidad de Adquisición: Permite seleccionar la modalidad de adquisición


activando la barra de despliegue . Marcar con un check para seleccionar
todas.

 Tipo Proceso: Permite seleccionar el tipo de procedimiento de selección,


según la normatividad vigente. A partir del año 2016, se mostrarán los
procedimientos de selección según la nueva Ley de Contrataciones N° 30225
y su Reglamento, incluyendo el procedimiento “49- Procedimiento Especial
de Contratación”, el cual es exclusivo para las contrataciones relacionadas a
la ocurrencia del fenómeno del niño. Asimismo, se seguirán mostrando los
antiguos procesos de selección, a excepción de los procesos relacionados a
los Decretos de Urgencia del año 2009. Marcar con un check para
seleccionar todos.

 PAC: Seleccionar Sí, para mostrar los PAO’s incluidos en el PAC; caso
contrario; seleccionar No. Marcar con un check para mostrar ambas
condiciones.

 Responsable: Permite seleccionar el personal encargado de la ejecución del


PAO, activando la barra de despliegue . Marcar con un check para
seleccionar todos.

Búsqueda de PAO:

Permite realizar la búsqueda de registros de PAO por su síntesis (registrado en


la ventana Datos Generales del PAO). Para ello en este campo se puede
ingresar todo o parte de la síntesis y luego dar Enter para ejecutar la búsqueda.
El Sistema mostrará en la ventana los registros de PAO que coincidan con la
buscada correspondiente.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Botones:

- Cierre del PAO: Ingresando a este botón, el Sistema realizará el proceso de


cierre de la información registrada, verificando previamente la consolidación
total de los ítems.

- Datos Generales del PAO: Al ingresar a este botón, el Sistema mostrará el


detalle de los datos registrados en el PAO.

REGISTRO DEL PAO INICIAL

Para insertar un registro, el Usuario activará el menú contextual dando clic con el botón
derecho del mouse y seleccionará la opción Insertar PAO Inicial.

Con lo cual el Sistema mostrará la ventana Parámetros para el P.A.O, en el cual se deberá
seleccionar los filtros: Tipo, Tipo de Compra y Modalidad de Compra para visualizar y
seleccionar los ítems a consolidar. Se visualizarán los ítems programados en los Cuadros
de Necesidades para todas las FF/RB a excepción de las FF/Rb 4-13 y 3-19.

Filtros:

 Tipo: Permite seleccionar el tipo de bienes a mostrar, pudiendo ser bienes,


servicios u obras.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

- Si selecciona el Tipo “Bienes” se activará la opción:

- Si selecciona el Tipo “Servicios u Obras” se activará la opción

 Tipo de Compra: Permite seleccionar el tipo de compra que utilizará la UE,


para la adquisición de bienes o contratación de servicios, pudiendo ser Compra
Institucional o Encargos Otorgados.

 Modalidad Compra: Permite seleccionar la modalidad de compra que será


empleada en el procedimiento de selección, pudiendo ser Compra Corporativa,
Convenio Marco Precio, Ley de contrataciones del estado, Modalidad de
compra diferentes a las anteriores, Subasta inversa.

Selección de Ítems

Al seleccionar un ítem, independientemente sea éste un bien o servicio, el Sistema


calculará automáticamente el monto total en base al importe de cada uno de los ítems
y determinará el tipo de procedimiento de selección que le corresponda.

a) Registro de Servicios:
Al seleccionar el Tipo “Servicio” y mostrado “Por Ítem”, se activarán los
campos y , para que el Usuario pueda registrar el
PAO respectivo.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

 Consolidado.- Al ingresar a esta opción, el Usuario seleccionará los ítems


que se muestran en el campo Servicios, para realizar la consolidación de
ítems.

En la parte superior derecha, al momento de generar el Consolidado, el


Sistema mostrará el monto total y el tipo de procedimiento de selección.

 Por Registro.- Al ingresar a esta opción, se activará el filtro Servicio, el cual


desplegará la relación de ítems de servicios por consolidar, activando la
barra de despliegue .

Seleccionando un servicio, se mostrarán en el campo Servicios, todos los


registros que contengan este ítem programados en el Cuadro de
Necesidades por Centro de Costo.

Luego de seleccionar los ítems, se activará el campo Fte.Ftro/Rubro, al cual


se marcará con un check para visualizar y seleccionar las Fuentes de

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Financiamiento. De la misma manera se activarán sucesivamente los


campos Clasificador de Gasto, Metas, Centros de Costo y Tareas, luego de
seleccionar los datos correspondientes.

Finalizando los registros, dará clic en el ícono Grabar , mostrándose el


siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Aceptar:

El Sistema mostrará el siguiente mensaje, al cual dará clic en Aceptar:

Se visualizará el PAO generado en la ventana principal del PAO Inicial,


mostrando los siguientes datos: Nro. Consolidado, B/S, Tipo Compra, Síntesis
del P.A.O., Responsable, Moneda, Procedimiento de Selección, Valor
Estimado, PAC (Incluye, Nro. Referencia), Estado.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

b) Registro de bienes:

El registro de bienes se realizará de manera similar al procedimiento de servicios.

CONSULTAR DATOS GENERALES DEL P.A.O. INICIAL

Para consultar los datos generales de un P.A.O. Inicial, en la ventana principal Plan Anual
de Obtención – Inicial, seleccionar el registro correspondiente y luego ingresar al botón
.

El Sistema presentará la ventana Datos del P.A.O, en la cual se registrará o modificará


los siguientes datos: Responsable, Modalidad Adquisición, Procedimiento de
Selección, Nº Ref, moneda, país, departamento, provincia, distrito, mes propuesto,
código CIIU, objeto, Síntesis del PAO, Precedente, Catálogo de Bienes y Servicio,
Unidad de Medida, Convocación, Modalidad del PAC, Entidad Convocante, Nivel de
Centralización y Descentralización, Observaciones, Nro. y Fecha de Resolución que
Aprueba el PAC.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

En la parte inferior de esta ventana se encuentra el botón , el mismo


que muestra los datos del Consolidado y valor actual del PAO.

Luego de registrar los datos del P.A.O., el Usuario dará clic en el ícono Grabar ,
mostrándose el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Sí.

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CIERRE DEL P.A.O.

Terminado de consolidar todos los ítems programados en el Cuadro de Necesidades de


los Centros de Costo, se procederá a realizar el Cierre del P.A.O., ingresando al botón
“Cierre del PAO”:

Validación: Si existieran registros pendientes de


consolidar, no se podrá realizar el Cierre del PAO,
mostrando el Sistema el siguiente mensaje al
Usuario :

El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Sí, para efectuar
el Cierre del PAO:

Finalizando el cierre, el Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic
en Aceptar:

El color de los registros cambiará de Verde a Negro, asimismo, el Estado pasará de


Pendiente a Cerrado y se inactivará el botón Cierre de PAO .

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CONSULTA DEL DETALLE DEL PAO

Luego de efectuar el registro de los consolidados, el Usuario podrá realizar consultas del
PAO utilizando los siguientes filtros: Modalidad de Adquisición, Tipo Proceso, PAC,
Responsable, así como el campo de búsqueda Desc. PAO

Búsqueda por Síntesis del P.A.O.:

Se podrá realizar la búsqueda de P.A.O. por su síntesis (dato que es registrado en la


ventana de Detalle del PAO). Para ello en este campo se puede ingresar todo o parte de
la síntesis y luego dar Enter para ejecutar la búsqueda.

El Sistema mostrará en la ventana, los registros de PAO que coincidan con la buscada
correspondiente

 Nota: La búsqueda se realiza con la información obtenida de los filtros previamente seleccionados.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Asimismo, ingresando a la carpeta amarilla de cada Consolidado, el Sistema


presentará la ventana Plan de Obtención Inicial, que contiene las siguientes pestañas:
y , las cuales se describen a
continuación:

a. Detalle del P.A.O.: En la parte superior de la ventana muestra los siguientes datos
provenientes de la ventana Datos del PAO: Año, Nº Consolidado, Moneda, Tipo de
Procedimiento de Selección, Estado, PAC, Nº Referencia y Mes, Objeto, Síntesis de
Especificaciones Técnicas (bienes) o Síntesis de Termino de Referencia (servicios).

Además cuenta con el botón , el cual muestra información


de la distribución presupuestal a modo de consulta.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Asimismo, el Sistema mostrará la relación de ítems en el campo Detalle de


Bienes/Servicio y la distribución mensual en el campo Programación Anual.

Al ingresar a la carpeta amarilla de cada ítem, se visualizará la ventana Registro


de Ítems, la misma que muestra en la parte superior los siguientes campos: Tipo,
Grupo, Clase, Familia, Ítem, Unidad de Adquisición, Cantidad y Valor Total. El
Usuario deberá registrar el dato del Precio Unitario.

En la parte inferior de la ventana se visualiza información de la FF/Rubro Meta,


Clasificador, Cantidad, Tipo Impuesto, FF. Impuesto y Valor.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Ingresando a la carpeta amarilla , ubicada en el campo donde se muestra el


Resumen Presupuestal, el Usuario visualizará la ventana Registro de Fuente-
Rubro/Meta/Clasificador, en la cual se podrá consultar los siguientes datos: Meta,
Clasificador de Gasto, Fuente de Financiamiento/Rubro, Tipo Impuesto, FF
Impuesto/Rubro, Monto Impuesto, Cantidad y Monto.

b. Consolidado por FF-Rubro/Clasificador y Meta: En esta pestaña, el Sistema


mostrará a modo de consulta, el Consolidado por Fuente de Financiamiento/ Rubro,
Clasificador de Gasto y Meta, dando clic al registro seleccionado se visualizará en la
parte inferior el Consolidado por Meta.

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REPORTES
Para obtener los reportes del Plan Anual de Obtención Inicial, el Usuario dará clic en
el ícono Imprimir de la ventana principal, mostrándose las siguientes opciones:

 Nota: A partir del año 2016 en los reportes se mostrarán los procedimientos de selección
indicados en la nueva Ley de Contrataciones N° 30225 y su Reglamento.

Al seleccionar alguna opción se visualizará la ventana Selección de Parámetros,


mostrando por defecto el Título que se mostrará en el reporte “P.A.O. Inicial”,
pudiendo ser editado por el Usuario:

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Luego, dará clic en el ícono Imprimir para visualizar el reporte respectivo:

 Reporte Correlativo.- Este reporte muestra información de la Unidad de Medida,


Cantidad, Precio, Valor Referencial de los ítems del PAO, por Clasificador de
Gasto y Fuente de Financiamiento.

 Plan Anual de Contrataciones.- Este reporte muestra la relación de ítems del


PAO Inicial, por Número de Referencia, Tipo de Procedimiento de Selección,
Descripción del Bien o Servicio, Unidad de Medida, Cantidad, Valor Estimado,
FF/Rubro, Convocatoria, Modalidad de Selección, entre otros.

 No Informado a OSCE.- Este reporte muestra la relación de los Consolidados no


informados a OSCE, indicando el Tipo de Procedimiento de Selección, Objeto,

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

CIIU, Síntesis del P.A.O., Tipo de Moneda, Valor Referencial, FF., Fecha Probable
de Convocatoria entre otros.

 Institucional.- Este reporte muestra la relación de los Consolidados del P.A.O.,


Tipo de Procedimiento de Selección, Objeto, CIIU, Síntesis del PAO, Tipo de
Moneda, Valor Referencial, FF., Fecha Probable de Convocatoria entre otros.

 Consolidado Presupuestal.- Al seleccionar esta opción, el Sistema presentará


la ventana Selección de Parámetros, que contiene las opciones:
y , así como los filtros: PAO, FF/Rubro, Específica y Meta, los
cuales podrán seleccionarse activando la barra de despliegue . Marcando con
un check mostrará Todos.

Asimismo, el campo Título mostrará por defecto P.A.O. Inicial: Consolidado


Presupuestal, pudiendo ser editado.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Luego, dará clic en el ícono Imprimir para visualizar los siguientes reportes:

- Presupuestal I: Muestra información consolidada del Marco Presupuestal de


las Metas programadas a nivel de Fuente de Financiamiento, Genérica y
Clasificador de Gasto.

- Presupuestal II: Muestra información consolidada del Marco Presupuestal de


las Metas programada e impuestos correspondientes, a nivel de Meta, por
Fuente de Financiamiento y Clasificador de Gasto.

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 Consolidado por Específica, Familia e Ítems.- Al seleccionar esta opción, el


Sistema presentará la ventana Selección de Parámetros, que muestra los
siguientes filtros: PAO (Institucional, OSCE, Otros), FF/Rb, Específica de Gasto,
Tipo (Bienes, Servicios), Grupo, Clase, Familia e Ítem, los cuales podrán
seleccionarse activando la barra de despliegue . Marcando con un check
mostrará Todos.

Asimismo, el campo Título mostrará por defecto P.A.O. Inicial: Específica por
Grupo/Clase/Familia/Ítem, pudiendo ser editado.

Luego de seleccionar los filtros, dando clic en el ícono Imprimir , visualizará


el reporte respectivo, mostrando la siguiente información: valor referencial anual
de los bienes y servicios programados a nivel de Grupo, Clase, Familia e Ítem, por
Fuente de Financiamiento/Rubro, y Clasificador de Gasto.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

 Programación de Gastos Trimestral por Fuente y Meta.- Al seleccionar esta


opción, el Sistema presentará la ventana Selección de Parámetros, que muestra
los siguientes filtros: PAO (Institucional, OSCE, Otros), Trimestre, FF/Rb, Meta, y
Específica de Gasto, los cuales podrán seleccionarse activando la barra de
despliegue . Marcando con un check mostrará Todos.

Asimismo, el campo Título mostrará por defecto P.A.O. Inicial: Gastos


Trimestrales por Fuentes/Meta, pudiendo ser editado.

Luego de seleccionar los filtros, dando clic en el ícono Imprimir , se visualizará


el reporte respectivo, mostrando la siguiente información: detalle de gastos
trimestrales a nivel de Meta, Genérica y Clasificador de Gasto, por Fuente de
Financiamiento/Rubro.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

 Programación de Gastos Trimestral por Específica: Al seleccionar esta opción,


el Sistema presentará la ventana Selección de Parámetros, que muestra los
siguientes filtros: Trimestre, PAO (Institucional, OSCE, Otros), FF/Rb y Específica
de Gasto, los cuales podrán seleccionarse activando la barra de despliegue .
Marcando con un check mostrará Todos.

Asimismo, el campo Título mostrará por defecto P.A.O. Inicial: Gastos


Trimestrales por FF y Específicas, pudiendo ser editado.

Luego de seleccionar los filtros, dando clic en el ícono Imprimir , se visualizará


el reporte respectivo, mostrando la siguiente información: detalle de gastos
trimestrales a nivel de Genérica y Clasificador de Gasto, por Fuente de
Financiamiento.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

 Detallado por Fuente de Financiamiento.- Este reporte muestra la relación de


ítems del PAO Inicial con la siguiente información: Número PAC, Tipo de
Procedimiento de Selección, Objeto del Bien, Mes de Convocatoria, Código,
Descripción del ítem, Unidad de medida, Precio unitario, cantidad e importe total,
agrupados por Fuente de Financiamiento, Nº PAC, Meta y Específica de Gasto.
Asimismo, al final del reporte mostrará el Total por Fuente de Financiamiento y
Total General.

Al seleccionar esta opción, el Sistema presentará la ventana Selección de


Parámetros, con los filtros que permitirá seleccionar la información que se
mostrará en el reporte, activando la barra de despliegue :

 Tipo: Permite seleccionar el tipo de ítems, pudiendo ser Bienes, Servicios,


o Ambos.
 Genérica: Permite seleccionar la genérica de gasto. Marcando con un
check mostrará Todos.
 PAO: Permite seleccionar PAO Institucional, OSCE, Otros.
 FF/Rubro: Permite seleccionar la Fuente de Financiamiento/Rubro.
Marcando con un check mostrará Todos.

Asimismo, el campo Título mostrará por defecto P.A.O. Inicial: Por Fuente de
Financiamiento - Bienes, pudiendo ser editado.

Luego de seleccionar los filtros, dando clic en el ícono Imprimir , se visualizará


el reporte respectivo:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

 Síntesis del P.A.O.- Al seleccionar esta opción, el Sistema presentará la ventana


Selección de Parámetros, que muestra los siguientes filtros: PAO, Nº de
Consolidado, Procedimiento de Selección, y Específica, los cuales podrán
seleccionarse activando la barra de despliegue . Marcando con un check
mostrará Todos.

Asimismo, el campo Título mostrará por defecto P.A.O. Inicial: Síntesis del
P.A.O., pudiendo ser editado.

Luego de seleccionar los filtros, dando clic en el ícono Imprimir , se


visualizará el reporte P.A.O. Inicial: Síntesis del P.A.O., mostrando los valores
mensuales y total anual de los Consolidados del PAO, indicando la FF/Rubro,
Meta, Clasificador de Gasto, Tipo de Procedimiento de Selección, Nº de PAC y
Síntesis del PAO.

 Procesos de Selección.- Al seleccionar esta opción, el Sistema presentará la


ventana Selección de Parámetros, que muestra los siguientes filtros: PAO, Nº de
Consolidado, Procedimiento de Selección, FF/Rubro y Específica, los cuales
podrán seleccionarse activando la barra de despliegue . Marcando con un
check mostrará Todos.

Asimismo, el campo Título mostrará por defecto P.A.O. Inicial: Proceso de


Selección, pudiendo ser editado.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Luego de seleccionar los filtros, dando clic en el ícono Imprimir , se visualizará


el reporte respectivo, mostrando los valores mensuales y total anual de los Ítems,
agrupados por Procedimiento de Selección, Nº de Consolidado del PAO, y
FF/Rubro, indicando el Clasificador de Gasto, Código y Descripción de los Ítems.

 Calendario de Entregas.- Al seleccionar esta opción, el Sistema presentará la


ventana Selección de Parámetros que muestra las siguientes opciones: Montos
y Cantidades. Además, los siguientes filtros: PAO, Procedimiento de Selección,
Nº Consolidado, FF/Rubro, Tipo, Grupo, Clase, Familia, e Ítem, los cuales podrán
seleccionarse activando la barra de despliegue . Marcando con un check
mostrará Todos.

Asimismo, el campo Título mostrará por defecto P.A.O. Inicial: Calendario de


Entrega (Montos), pudiendo ser editado.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Luego de seleccionar los filtros, dando clic en el ícono Imprimir , se visualizará


el reporte respectivo, con la siguiente información: valores mensuales y total anual
de los Ítems, agrupados por Procedimiento de Selección, Nº de Consolidado del
PAO y FF/Rubro, indicando el Código y Descripción de los Ítems y la Unidad de
Medida.

 Específica de Gasto.- Al seleccionar esta opción, el Sistema presentará la


ventana Selección de Parámetros que muestra los siguientes filtros: PAO,
Específica y Procedimiento de Selección, los cuales podrán seleccionarse
activando la barra de despliegue . Marcando con un check mostrará Todos.

Asimismo, el campo Título mostrará por defecto P.A.O. Inicial: Específica de


Gastos, pudiendo ser editado.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Luego de seleccionar los filtros, dando clic en el ícono Imprimir , se visualizará


el reporte PAO Inicial: Específica de Gastos, mostrando los valores mensuales
y total anual de los Consolidados del PAO, a nivel del Clasificador de Gasto,
indicando el Tipo de Procedimiento de Selección, Nº de Consolidado y Síntesis
del P.A.O.

 Meta y Centro de Costo.- Al seleccionar esta opción, el Sistema presentará la


ventana Selección de Parámetros que muestra las siguientes opciones:
Institucional, Por Centro de Costo, Cantidad y Valor. Además, los siguientes
filtros: PAO, Nº Consolidado, Procedimiento de Selección, FF/rubro, Meta, C.
Costo, Específica, Tipo, Grupo, Clase, Familia, Ítem, los cuales podrán
seleccionarse activando la barra de despliegue . Marcando con un check
mostrará Todos.

Asimismo, el campo Título mostrará por defecto P.A.O. Inicial: Cantidad,


pudiendo ser editado.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Luego de seleccionar los filtros, dando clic en el ícono Imprimir , se visualizará


el reporte respectivo, mostrando la siguiente información: Cantidades o valores
mensuales así como el total anual de los Ítems de los Consolidados del PAO,
agrupados por Procedimiento de Selección, Nº de Consolidado, FF/Rubro, Meta,
Clasificador de Gasto y Centro de Costo, indicando el Código, Descripción y
Unidad de Medida de los Ítems.

 Centro de Costo.- Al seleccionar esta opción, el Sistema presentará la ventana


Selección de Parámetros, que muestra los siguientes filtros: PAO, Mes de
Referencia (Inicial/Final), Nº de Consolidado, Centro de Costo, Procedimiento de
Selección, Tipo (B/S), Grupo, Clase, Familia e Ítem, los cuales podrán
seleccionarse activando la barra de despliegue . Marcando con un check
mostrará Todos.

Asimismo, el campo Título mostrará por defecto P.A.O. Inicial: Centros de


Costo, pudiendo ser editado.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Luego de seleccionar los filtros, dando clic en el ícono Imprimir , se visualizará


el reporte respectivo, mostrando la siguiente información: Cantidades y valor total
mensual de los Ítems de los Consolidados del PAO, agrupados por Centro de
Costo, y Mes, indicando el Nº de Consolidado, Procedimiento de Selección, Fecha
de Convocatoria, Descripción del Consolidado, FF/Rubro, Clasificador de Gasto,
Código y Descripción de los Ítems, Unidad de Medida y Precio Unitario.

 Consolidado por Ítem.- Al seleccionar esta opción, el Sistema presentará la


ventana Selección de Parámetros, que muestra las siguientes opciones:
Cantidad y Valor. Además, los siguientes filtros: PAO, Nº de Consolidado, Tipo
(B/S), Grupo, Clase, Familia e Ítem, los cuales podrán seleccionarse activando la
barra de despliegue . Marcando con un check mostrará Todos.

Asimismo, el campo Título mostrará por defecto P.A.O. Inicial: Cantidad,


pudiendo ser editado.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

El reporte muestra las cantidades o valores mensuales y Total anual de los


Ítems, agrupándolos por Consolidado del PAO, indicando la Descripción de la
Síntesis del PAO, Código y Descripción de los Ítems.

 Diferencias en la Modalidad de Adquisición: Catalogo vs. PAC: Al seleccionar


esta opción, el Sistema presenta el Reporte, el que muestra el Estado Situacional
de los Ítems en el Catálogo Institucional y en el PAC: Proceso de Selección,
Subasta Inversa y Convenio Marco, indicando el Nº de Consolidado, Tipo (B/S),
Código y Descripción del Ítem.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

 Resumen por Producto, FF/Rb y Clasificador de Gasto de la Programación:


Al seleccionar esta opción, el Sistema presentará la ventana Selección de
Parámetros, que muestra los siguientes filtros: FF/Rb, Clasificador y Producto, los
cuales podrán seleccionarse activando la barra de despliegue . Marcando con
un check mostrará Todos. Para seleccionar el Producto, también se podrá
realizar una búsqueda para ello se deberá de presionando el botón

Al presionar el botón de la impresora el sistema mostrar el reporte según los filtros


seleccionados, Muestra cantidades o valores por producto así como el total.

 Resumen por Tipo de Proceso del PAC: Al seleccionar esta opción, el Sistema
presentará la ventana Resumen por tipo de procesos del PAC, en la cual se
seleccionará los filtros: Año, Tipo de Bien, y Tipo de Procedimiento, los cuales
podrán seleccionarse activando la barra de despliegue . En el filtro “Tipo
Proceso” a partir del 2016 se mostrarán los procedimientos de selección según la
nueva Ley de Contrataciones N° 30225 y su Reglamento, incluyendo el
procedimiento “49- Procedimiento Especial de Contratación”, el cual es
exclusivo para las contrataciones relacionadas a la ocurrencia del fenómeno del
niño. Asimismo, se seguirán mostrando los antiguos procesos de selección, a
excepción de los procesos relacionados a los Decretos de Urgencia del año 2009.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Al dar clic en el icono de la Impresora , el sistema mostrará el reporte según


los filtros seleccionados, mostrando los montos y cantidades así como el total
y el porcentaje que le corresponde a cada procedimiento de selección.

1.4.2. PAO – Actualizado

Esta sub opción permite al Usuario modificar y reprogramar los consolidados de bienes y
servicios del PAO Inicial, el mismo que deberá encontrarse en estado Cierre del PAO.

Asimismo, permite incluir pedidos de bienes, servicios y viáticos, a los consolidados


existentes o generar nuevos consolidados.

Permite realizar modificaciones, eliminación e inserción de ítems en los consolidados


existentes, así como efectuar la exclusión e inclusión de los Procesos de Selección, los
que se actualizarán en el Plan Anual de Contrataciones – PAC.

Permite generar el PAO Proyectado de los Servicios de Gastos Generales (luz, agua,
teléfono, etc.), Viáticos y Caja Chica; donde primero hay un consumo y luego se realiza el
requerimiento, creando una sola Certificación y varios Compromisos mensuales.

Permite efectuar la Autorización Presupuestal de los Procesos de Adquisición, generando


el Certificado de Crédito Presupuestario, verificando los Saldos Presupuestales con el
Marco Presupuestal y validando las Cadenas Presupuestales provenientes del SIAF.

Además, permite realizar el seguimiento del PAO, mostrando información del Número de
Cuadro de Adquisición, Fecha del Cuadro de Adquisición, Estado del Cuadro de
Adquisición, Número de Orden de Compra, Monto, Estado de la Orden, Fecha de la Orden,
Expediente SIGA, Expediente SIAF, y Estado de Recepción.

El Ingreso a esta sub opción es siguiendo la ruta: “Programación - Plan Anual de


Obtención – Logística – P.A.O Actualizado”, como se muestra a continuación:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

DESCRIPCIÓN DE LA VENTANA

Ingresando a esta sub opción, el Sistema presentará la ventana Plan Anual de Obtención
- Actualizado, mostrando la relación de los consolidados generados en el Sistema con los
siguientes datos: Indicador de PAO Proyectado, Número de PAO, Tipo ( B, S, O, J, V),
Síntesis del PAO, Tipo de Procedimiento de Selección, Origen, Moneda, Valor Estimado,
Número PAC, Indicador de Autorizado Presupuestalmente, Número de Certificación, Tipo
de Ejecución, Indicador que cuenta con Ruta, Indicador de Concluido, Fecha Asignación
del Tipo de Ejecución, Proceso Anterior, Rep, I/E, Tipo Compra, N° Cons. Anterior,
Responsable.

Si se ha realizado el registro del PAO Inicial y este se encuentra en estado Cerrado, en la


ventana se presentarán dichos consolidados, mostrando en el campo Origen la
procedencia, en este caso “Inicial”; si el consolidado proviene de Pedidos de bienes o
servicios, mostrará “Pedidos” y si proviene de Gastos Generales, Viáticos o Caja Chica,
mostrará “Posterior”, como se muestra a continuación:

Si el PAO es de origen Pedidos, se mostrará una carpeta amarilla al lado derecho del
campo Origen, la misma que al ingresar se visualizará el Número del Pedido, ítem y
descripción que conforman el consolidado de PAO.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Para consultar el detalle de los Pedidos, dar clic en el icono Imprimir , obteniéndose el
reporte Pedidos Relacionados por PAO, mostrando los siguientes datos agrupado por
Centro de Costo: Número de Pedido, Ítem, Nombre Ítem, Fte/Fto, Unidad de Medida,
Cantidad, Precio Unitario y Valor Estimado. Al final del reporte se mostrará el Valor Total
por todos los Pedidos

Al final de la ventana principal, se mostrará los campos Síntesis del PAO y la cantidad de
Secuencias del registro seleccionado:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

CONSULTAR INFORMACIÓN

El Usuario podrá consultar la información de los consolidados mostrados en la ventana,


seleccionando los filtros de búsqueda ubicados en la cabecera de la ventana o a través de
los campos de búsqueda: Número PAO, Número de Certificación PAO y Descripción PAO,
los cuales se detallan a continuación:

Asimismo, contiene los siguientes botones: Actualización PAO, Autorización Presupuestal,


Detalle del PAO, Seguimiento PAO y PAO Proyectado, cuyas funcionalidades son
detalladas más adelante.

 Filtros:

 Año: Permite filtrar la información por año, activando la barra de despliegue .

 Mod. Adq.: Permite filtrar la información por las diferentes Modalidades de


Adquisición establecidas para las compras del Estado, activando la barra de
despliegue . Marcando con un check filtrará por Todas las Modalidades.

 Estado PAO: Permite filtrar la información por los diferentes Estados que
contiene el PAO, activando la barra de despliegue . Marcando con un check
filtrará por Todos los estados.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

 Tipo Ejec.: Permite filtrar la información por el Tipo de Ejecución que tiene el
registro en el PAO, activando la barra de despliegue . Marcando con un check
filtrará por Todos los Tipos de Ejecución.

 Tipo: Permite filtrar la información por Todos o un Tipo de PAO que puede ser
Bien, Servicio, Viático o Todos, activando la barra de despliegue .

 Tipo Proc.: Permite filtrar la información por Tipo de Procedimiento de selección,


activando la barra de despliegue . Marcar con un check para seleccionar
Todos los tipos de proceso.

 Respons.: Permite filtrar la información por Personal responsable del PAO,


activando la barra de despliegue . Marcando con un check filtrará por Todos
los responsables.

 Aut. Pptal: Permite filtrar los PAO que se encuentran Autorizados y los que están
pendientes de Autorización Presupuestal, activando la barra de despliegue .
Marcando con un check filtrará por ambos.

 Campos de búsqueda: La búsqueda se realizará sobre los registros mostrados en la


ventana.

 Búsqueda por Número de PAO

Para realizar una búsqueda por Número de PAO, en el campo Número PAO
ingresar el número correspondiente y luego dar Enter. En la ventana se
mostrará la información correspondiente al número de PAO buscado.

-146-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

 Búsqueda por Número de Certificación SIGA

Para realizar una búsqueda de PAO por su Número de Certificación en el SIGA,


en el campo Nro. Cert. PAO ingresar el número correspondiente y luego dar
Enter para ejecutar la búsqueda. En la ventana se mostrará la información
correspondiente al Número de Certificación buscado.

 Búsqueda por Síntesis del PAO

Para realizar una búsqueda por Síntesis del PAO, en el campo Desc PAO
ingresar todo o parte de la descripción a buscar y luego dar Enter para ejecutar
la búsqueda. En la ventana se mostrará los registros de PAO cuya síntesis
coincide con la búsqueda

 Nota: Para visualizar nuevamente todo el listado de PAO, se deberá borrar el dato ingresado y
luego dar Enter.

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TIPOS DE PAO

El Sistema identifica los PAO’s según su tipo, a través de los siguientes indicadores
mostrados en la columna Tipo:

B: Indica que el PAO fue generado por Pedido de Bienes.


J: Indica que el PAO fue generado por Caja Chica.
O: Indica que el PAO fue generado por Obras.
S: Indica que el PAO fue generado por Pedido de Servicios incluido los Gastos Generales.
V: Indica que el PAO fue generado por Pedido de Viático.

AÑADIR SECUENCIA A UN PAO ACTUALIZADO

Para el caso de los PAO´s de cualquier Origen ya sea Inicial, Pedidos o Posterior, que se
van a ejecutar por más de un año, el Sistema permite asignar la Secuencia de cada año,
para ello ingresar a la carpeta amarilla del PAO correspondiente. Cabe indicar que el
Estado PAO deberá estar en Ajuste x PAO y no tener asignada alguna ruta.

En la ventana Plan de Obtención – Actualizado, activar el menú contextual dando clic


con el botón derecho del mouse y seleccionar la opción Insertar Secuencia, como se
muestra a continuación:

-148-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

El Sistema añadirá la Secuencia para el siguiente año, con los siguientes datos: Número
correlativo, Tipo de PAO (B, S, O, J, V), Año, Mes Inicio y Mes Final de ejecución. Cabe
indicar que por defecto la Secuencia del año de generación del PAO será la número 1.

Al insertar la Secuencia, se mostrará un mensaje al Usuario, preguntando si se desea


grabar ítems de manera automática para la Secuencia insertada. Al dar Sí, los ítems de la
Secuencia anterior se copiarán a la Secuencia creada.

Luego, se deberá registrar el monto correspondiente a ejecutar, teniendo en cuenta el


Detalle Presupuestal del Contrato.

-149-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

INSERTAR/ELIMINAR ITEMS A UN PAO ACTUALIZADO DE ORIGEN INICIAL

Desde la ventana del Plan Anual de Obtención - Actualizado, el Usuario podrá añadir a
un PAO de origen Inicial, ítems del Catálogo Institucional de bienes y servicios o ítems
programados en el Cuadro de Necesidades para las FF/Rb diferentes a 1-00 y 2-09, para
ello realizar el siguiente procedimiento:

1. Ingresar a la carpeta amarilla del PAO de origen Inicial correspondiente:

 Nota: Para realizar modificaciones a un PAO Actualizado, este deberá estar en Estado
“Ajuste x PAO”.

2. El Sistema presentará la ventana Plan de Obtención – Actualizado, mostrando el


detalle del PAO. Para realizar las modificaciones, activar el menú contextual dando
clic con el botón derecho del mouse y seleccionar la opción correspondiente: Insertar
Ítems, Eliminar Ítems, Insertar Ítems del C.N., las cuales se describen a
continuación:

-150-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

 Insertar ítem del Catálogo Institucional de bienes y servicios

Al seleccionar la opción Insertar Ítems , el Sistema mostrará la ventana


Registro de Ítems, en la cual el Usuario seleccionará del Catálogo Institucional de
bienes y servicios, el ítem correspondiente, ingresando al icono Buscar del
campo Familia o Ítem:

Validación: Si el ítem a insertar no está


incluido en el grupo o clasificador de gasto del
consolidado del PAO Inicial seleccionado, el
Sistema mostrará el siguiente mensaje al
Usuario:

Seguidamente, insertar la meta correspondiente, activando el menú contextual


dando clic con el botón derecho del mouse y seleccionando la opción

-151-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

El Sistema mostrará la siguiente ventana, en la cual el Usuario seleccionará la(s)


Meta, Clasificador de gasto, y FF/Rb correspondiente:

Seguidamente, seleccionar el (los) Centro de Costo, activando el menú contextual


dando clic con el botón derecho del mouse y seleccionando la opción
:

-152-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Registrado los datos, dar clic en el icono Grabar y luego en Salir . En la


ventana del detalle del PAO se visualizará el ítem insertado.

 Insertar ítem para PpR

Si la Unidad Ejecutora trabaja con Metas Estratégicas, el Usuario podrá insertar


ítems al consolidado de PAO Inicial, para ello activar el menú contextual dando clic
con el botón derecho del mouse y seleccionar la opción .

El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Sí, para
proceder con la inserción:

 Nota: Al dar clic en “No”, se mostrará la ventana que permite insertar ítems del Catálogo
Institucional de bienes y servicios, explicado en el punto anterior.

-153-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Al dar clic en Sí, se presentará la ventana Registro de Ítems PpR previamente sin
datos. Para visualizar los ítems, seleccionar los filtros: Meta, Centro Costo, Fte.
Fto./Rubro, Tarea y Tipo Uso. Asimismo, se podrá hacer una búsqueda
personalizada por Grupo, Clase, Familia, Ítems y Clasificador.

En la ventana solo se visualizarán los insumos programados para el Punto de


Atención en el módulo de PpR en función al Programa y Producto de la Meta y
Tarea (Sub Producto) de la fase Aprobado y estado Cerrado seleccionado.
Asimismo, se mostrará a modo de consulta la Meta Física de Ejecución registrada
en el módulo de PpR.

Marcar con un check los insumos que se requieren agregar al consolidado del
PAO Inicial, asimismo, se podrá modificar la cantidad para el caso de bienes y el
valor para el caso de servicios. Luego, dará clic en el icono Grabar .

-154-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

En la ventana del detalle del PAO se visualizará el ítem insertado.

 Insertar ítems programados en el C.N. para FF/Rb diferentes a 1-00 y 2-09

El Usuario podrá insertar a un PAO de origen inicial, ítems programados en el


Cuadro de Necesidades para las FF/Rb diferentes a 1-00 y 2-09 que no fueron
considerados en la consolidación de PAO Inicial, para ello activar el menú
contextual dando clic con el botón derecho del mouse y seleccionar la opción

Se presentará la ventana Insertar Ítems de C.N. Para visualizar los ítems


seleccionar los filtros: FF/Rb, Centro Costo, Meta y Tarea, los cuales se detallan
a continuación:

-155-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

 FF/Rb: Permite seleccionar la FF/Rb. Solo se mostrarán las FF/Rb


diferentes a las 1-00 y 2-09.

 Centro de Costo: Permite seleccionar el Centro de Costo.

 Meta: Permite seleccionar la meta. Solo se mostrarán las metas


aprobadas y relacionadas al Centro de Costo seleccionado.

 Tarea: Permite seleccionar el Sub Producto o Tarea. Solo se mostrarán


las Tareas relacionadas al Centro de Costo seleccionado.

Seleccionado los filtros, en la ventana se mostrarán los ítems programados en los


Cuadros de Necesidades en la fase Aprobado y en estado Cerrado, según el tipo
de ítem (bien o servicio) del PAO Inicial y los filtros seleccionados. Asimismo, se
podrá hacer una búsqueda personalizada por código o descripción de ítem:

Marcar con un check los insumos que se desea agregar, asimismo, registrar la
cantidad para el caso de bienes y valor para el caso se de servicios. Luego, dar
clic en el icono Grabar .

 Nota: Para el caso de bienes se podrá modificar la cantidad y el precio, y el valor para
el caso de servicios, pero estos no serán actualizados en los Cuadros de Necesidades.

El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Sí, para
proceder con la inserción de los ítems:

-156-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

En la ventana del detalle del PAO se visualizará el (los) ítem(s) insertado(s):

PROCEDIMIENTO PARA GENERAR UN PAO ACTUALIZADO

La generación de un PAO Actualizado se podrá realizar de dos maneras:

1. Desde la opción Autorización del Pedido.


2. Registrarlo desde la opción PAO Actualizado.

1. Generar PAO desde Autorización del Pedido

Desde la ventana Autorización de Pedidos, el Usuario podrá generar un PAO o


incorporar los ítems del Pedido a un PAO ya existente, como se muestra en la
siguiente ventana. La descripción del procedimiento para la generación de PAO
desde Pedidos, es detallado en el Manual del Sub Módulo Pedidos.

-157-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

2. Generar PAO desde PAO Actualizado

Para generar un PAO Actualizado desde la ventana Plan Anual de Obtención –


Actualizado, el Usuario realizará el siguiente procedimiento:

a) En la ventana principal de PAO Actualizado, activar el menú contextual dando


clic con el botón derecho del mouse y seleccionar la opción
.

b) El Sistema presentará la ventana Registro de PAO Actualizado, en la cual se


seleccionará los filtros correspondientes, para visualizar y seleccionar los items
a consolidar:

 Tipo: Bien o Servicio.


 Por Clase / Por Ítem: Permite visualizar los ítems a nivel de Clase o a
nivel de Ítem.
 Tipo de Pedido: Programado, No Programado, o Ambos.
 Tipo de Uso
 Fecha de Requerimiento
 Crédito Fiscal: Permite visualizar los ítems que tienen Crédito Fiscal.
Esto aplica para los ítems de Pedidos para uso de Venta.
 Moneda
 Tipo Cambio

-158-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

c) Seleccionado los filtros, en la ventana se mostrarán los items de los Pedidos


que se encuentran pendientes de incluirlos en algún PAO. El Usuario marcará
con un check los items que se consolidarán en el PAO.

d) Luego de seleccionar los ítems, se activará el campo Clasif. Gasto, al cual se


marcará con un check para visualizar y seleccionar el(los) Clasificador(es)
de Gasto relacionados con el (los) ítem(s) a consolidar.

e) De la misma manera se activarán sucesivamente los campos Metas, Centros


de Costo, y Tareas, luego de seleccionar los datos correspondientes.

-159-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

f) Finalizado el registro, dar clic en el icono Grabar . El Sistema preguntará si


se va a generar un PAO o Incorporar los ítems a un PAO existente :

 Generar PAO: Si lo que se requiere es Generar un PAO, seleccionar la


opción y dar clic en el botón Aceptar. El Sistema
autogenerará el número de Consolidado y número PAO, y los mostrará
en la siguiente ventana, pudiendo ser modificados por el Usuario.

 Nota: El número del PAO Actualizado será autogenerado por el Sistema y será
correlativo al último generado. De ser el primer PAO Actualizado, la numeración
continuará con el número correlativo en el que se quedó el PAO Inicial en estado
Cerrado. De no existir PAO Inicial o de encontrarse sin Cerrar, el número del PAO
comenzará en 1001.

Al dar clic en Aceptar, el Sistema culminará con la generación del PAO


y mostrará el siguiente mensaje al Usuario:

Al dar clic en Aceptar, el Sistema mostrará el PAO generado en la


ventana principal del PAO Actualizado, para su correspondiente
Autorización Presupuestal:

-160-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

 Incorporar Ítems a un PAO existente: Si lo que se requiere es Incorporar


los Ítems a un PAO existente, seleccionar la opción
y dar clic en el botón Aceptar.

El Sistema mostrará los PAO’s Actualizados que se encuentran en estado


PAO Autorizado, pendientes de Autorización Presupuestal y del mismo
Tipo (Bien, Servicio y Viáticos) que los ítems a Consolidar. El Usuario
marcará con un check el PAO en el cual se incluirán los ítems y luego
dará clic en el icono Grabar .

El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en


Sí.

-161-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Si el nuevo proceso es MC, el Sistema preguntará si se desea Incluirlo al


PAC.

Validación: Si re realiza cambios por más del


25% del proceso, el Sistema mostrará el
siguiente mensaje:

Terminado el proceso, el Sistema mostrará el siguiente mensaje al


Usuario:

En el Detalle de Pedidos por P.A.O. Se visualizará el (los) ítem(s)


agregado(s) al PAO, como se muestra a continuación:

-162-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

REGISTRAR DETALLE DEL PAO

Para consultar y/o registrar el detalle de un P.A.O, seleccionar el P.A.O correspondiente e


ingresar al botón Detalle del PAO.

El Sistema presentará la ventana Datos del PAO, en la cual se registrará o modificará los
siguientes datos: Responsable, Modalidad Adquisición, Proc. Selección, Nº Ref, moneda,
país, departamento, provincia, distrito, mes propuesto, código CIIU, objeto, Síntesis del
PAO, Precedente, Catálogo de Bienes y Servicio, Unidad de Medida, Convocación,
Modalidad del PAC, Entidad Convocante, Nivel de Centralización y Descentralización,
Observaciones, Nro. y Fecha de Resolución que Aprueba el PAC.

-163-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

En el campo Proc. Selección tanto para bienes y servicios, a partir del año 2016 se
mostrarán los procedimientos de selección según la nueva Ley de Contrataciones N° 30225
y su Reglamento, incluyendo el procedimiento “49- Procedimiento Especial de
Contratación”, el cual es exclusivo para las contrataciones relacionadas a la ocurrencia
del fenómeno del niño. Asimismo, se seguirán mostrando los antiguos procesos de
selección, a excepción de los procesos relacionados a los Decretos de Urgencia del año
2009.

También se mostrará el procedimiento de selección “Subasta Inversa Electrónica


Corporativa – SIEC” para procedimientos de selección convocados con la DIRECTIVA
N° 018-2016-OSCE/CD – “Procedimiento de Selección de Subasta Inversa Electrónica
Corporativa”.

Para el caso de los procesos que se encuentren incluidos en el PAC, se mostrarán los
siguientes botones , y .

- Detalle Porcentual del PAC: Al ingresar a este botón , el Sistema


muestra la siguiente ventana, conteniendo el detalle del Registro del PAO.

- Nº de Resolución que modifica el PAC: Ingresando al botón


, el Sistema presentará la ventana Resoluciones, donde el
Usuario podrá registrar las Resoluciones que autorizan las modificaciones del PAC
por inclusión o exclusión.

- Pedidos Origen: Ingresando al botón , el Sistema presentará la ventana


Detalle de Pedidos por PAO, mostrando la relación de Pedidos e Ítems que
conforman el Consolidado.

-164-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Dando clic en el ícono Imprimir , mostrará el Reporte Pedidos Relacionados por


PAO, con información de Pedidos e Ítems a nivel de PAO, agrupados por Centro de Costo,
indicando los siguientes datos: Nº de Pedido, Código del Ítem, Descripción, Fuente de
Financiamiento, Unidad de Medida, Cantidad, Precio Unitario y Valor Estimado, además
el valor total del PAO Consolidado respectivo.

ACTUALIZAR PAO
Ingresando a este botón, el Usuario podrá actualizar la información en el PAO, tanto en los
ítems como en las Cadenas Presupuestales, ingresando al botón .

Ingresando al botón, el Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic
en Sí, para que el Sistema proceda con la actualización:

-165-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

AUTORIZAR ESTADO PAO

Para autorizar el Consolidado, el Usuario deberá regresar a la ventana Plan Anual de


Obtención – Actualizado y cambiar el Estado del Consolidado a Autorizado.

Si los Consolidados fueron configurados para trabajar Con Requisiciones del PAO, y
éstos no cuentan con el V°B° correspondiente por cada Centro de Costo, el Sistema
mostrará el siguiente mensaje:

REALIZAR MODIFICACIONES AL PAO

Luego de realizar los consolidados del PAO – Inicial o Posteriores (PAO Actualizado), el
Usuario podrá realizar modificaciones cambiando el Estado del PAO a Ajuste x PAO, como
se muestra a continuación:

-166-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Validaciones:
a) Si el PAO ya tiene asignada una ruta (Tipo de
Ejecución), no se podrá realizar Ajuste x PAO y el
Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario:

b) Si el PAO ya tiene Número de Certificación, pero


no está aprobada en el SIAF , no se podrá realizar
Ajuste x PAO y el Sistema mostrará el siguiente
mensaje al Usuario:

c) Si el PAO ya tiene Certificación Aprobada, pero no


cuenta con operaciones de Ampliación y/o Rebaja
autorizada, no se podrá realizar Ajuste x PAO y el
Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario:

Seguidamente, ingresando a la Carpeta amarilla se visualizará la ventana Plan de


Obtención – Actualizado, en la cual se podrá efectuar las modificaciones a los datos.

-167-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

La ventana Plan de Obtención – Actualizado presenta las siguientes pestañas:


y .

Pestañas:

 : Muestra información detalla del PAO, mostrando la relación de los


bienes o servicios, indicando el Código, Descripción, Unidad de Adquisición,
Cantidad, Precio Unitario, Valor Estimado y Total. Asimismo, en la cabecera de la
ventana indica los siguientes datos: Año, Número de Consolidado, Moneda, Tipo
de Procedimiento de selección, Estado PAO, Si pertenece al PAC, Número de
Referencia, Mes, Objeto. Si el PAO es de Tipo Bien, se mostrará la Síntesis de
Especificaciones Técnicas, si es de Tipo Servicio, se mostrará la Síntesis de
Términos de Referencia.

-168-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Para consultar la Distribución Presupuestal, ingresar al botón


, para consultar el Cronograma de Adquisición
ingresando al botón .

Para registrar las Especificaciones Técnicas de los bienes ingresar al botón


, en el caso de un PAO de Tipo Servicio, para registrar los
Términos de Referencia, ingresar al botón :

Al ingresar a la carpeta amarilla de un Ítem, en la ventana Registro de Ítems,


se podrá consultar/modificar la Unidad de Medida, Precio Unitario para el caso de
bienes, Centro de Costo, Tarea, Tipo de Uso y Distribución Mensual de los montos
del PAO.

-169-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Al modificar la Unidad de Adquisición solo se mostrarán las Unidades de


Adquisición válidas para el Ítem y que provienen del Catálogo SIGA MEF, tanto para
los Ítems de: Suministros, Activos Fijos y Servicios

Asimismo, si al modificar los datos se produce una variación en los montos


generando el cambio del Tipo de Procedimiento de selección, el Sistema lo
informará con el siguiente mensaje al Usuario:

Al dar clic en Aceptar, el Sistema preguntará si el Procedimiento de selección se


desea incluirá en el PAC. El Usuario dará clic en Sí para incluirlo, caso contrario
dará clic en No.

-170-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Asimismo, al seleccionar un Centro de Costo activando la barra de despliegue ,


solo se visualizarán los Centros de Costo relacionados la FF/Rb/Meta,
seleccionada.

Así como, al seleccionar la Tarea activando la barra de despliegue , solo se


visualizarán las Tareas del Centro de Costo que están relacionadas a la FF/Rb/
Meta seleccionada.

Al ingresar a la carpeta amarilla ubicada en el Resumen Presupuestal, el


Usuario visualizará la ventana Registro de Fuente-Rubro/Meta/Clasificador,
donde podrá consultar los siguientes datos: Meta, Clasificador de Gasto, Fuente
de Financiamiento/Rubro, Tipo Impuesto, FF Impuesto/Rubro, Monto Impuesto,
Cantidad y Monto y luego ejecutará el ícono Salir .

-171-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

 : Ingresando a esta pestaña, el Sistema


muestra en la parte superior el Consolidado por Fuente de Financiamiento/Rubro y
Clasificador de Gasto, y en la parte inferior el Consolidado por Meta, a modo de
consulta.

1.4.2.1. Solicitud de Pedido de Certificación de Crédito Presupuestario

El Usuario podrá generar el formato de Solicitud de Pedido de Certificación de Crédito


Presupuestario, con el objetivo de solicitar al área de Presupuesto la certificación
respectiva, siempre y cuando el Consolidado del PAO se encuentre Autorizado y no se
haya generado la Certificación SIGA.

Para ello, En la ventana Plan Anual de Obtención – Actualizado, seleccionar el PAO


correspondiente e ingresar al botón .

-172-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

El Sistema mostrará la ventana Certificación de Disponibilidad Presupuestal, en la cual


se deberá dar clic en el icono Imprimir , como se muestra en la siguiente ventana:

El Sistema presentará el formato Solicitud de Certificación de Crédito Presupuestario,


mostrando el número del PAO, información del procedimiento de selección (Tipo de
procedimiento, Objeto del procedimiento, Síntesis del PAO, Nro. de Referencia en el PAC,
Indicador si está incluido en el PAC mediante Resolución, Base Legal, Contenido del
Expediente de Contratación( Requerimiento, Número del Documento con el cual se
informó, Valor Referencial), Valor referencial a Certificar, Disponibilidad Presupuestal y el
Resumen presupuestal por Producto/Proyecto, así como un campo para la firma del
responsable de Logística.

A partir del año 2016, cuando la solicitud de CCP es para un procedimiento de selección,
el campo base legal mostrará la referencia al: “Artículo 19° de la Ley de Contrataciones
del Estado” y al final del formato en el campo Nota, se hará referencia al amparo del artículo
21 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, como se muestra a
continuación:

-173-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

De ser una adjudicación sin procedimiento (ASP), el campo base legal mostrará la
referencia al: “Artículo 5° de la Ley de Contrataciones del Estado”.

-174-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

1.4.2.2. Autorización Presupuestal (Ajuste)

Para generar la certificación de crédito presupuestario en el SIGA, el registro del PAO


deberá encontrarse en estado Autorizado. Para ello realizar el siguiente procedimiento:

1. En la ventana Plan Anual de Obtención – Actualizado seleccionar el PAO


correspondiente e ingresar al botón Autorización Presupuestal.

2. El Sistema presentará la ventana Certificación de Disponibilidad Presupuestal,


mostrando la siguiente información: Año, Nº de PAO, Tipo (bien o servicio), Tipo de
procedimiento, Fecha PAO, Estado PAO, Moneda, Valor Estimado, Objeto del
procedimiento y Síntesis del P.A.O.

Asimismo, se cuenta con los botones:


 Marco Presupuestal.- Muestra el movimiento que ha tenido el PAO contra el
Marco Presupuestal, por Meta, FF/Rb, y Clasificador de Gasto

 Consulta PCA.- Muestra los saldos del PCA.

 Saldo P.A.O.- Se encuentra disponible para los casos de PAO Proyectado de


Gastos Generales y PAO Proyectado de Viáticos por Comisión de
Servicios, donde se visualiza el Saldo Proyectado a nivel Meta, Fuente de
Financiamiento y Clasificador de Gasto, se cuenta con las siguientes opciones:

o Gastos Generales

 El monto del Proyectado (A), es el valor de la certificación del PAO


Proyectado, considera los montos de la fase de Ampliación y la Rebaja o
Anulación según aplique, en los tres casos la secuencia debe estar en
estado autorizado.
 El monto del Egreso (B), es el valor del consolidado de las Órdenes de
Servicio (de gasto general) relacionadas al PAO Proyectado, no
considera las órdenes anuladas.

-175-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

 El monto del Rebaja O/S (C), es el valor acumulado de las Rebajas de


las Órdenes de Servicio (de gasto general) relacionadas al PAO
Proyectado.
 El monto del Saldo Proyectado (A-B+C), es el valor de la diferencia
entre el Proyectado y el Egreso acumulado más el acumulado de la
Rebaja de las Órdenes de Servicio de Gastos Generales, a nivel de
FF/Rb - Meta – Clasificador.

o Viáticos por Comisión de Servicios

 El monto del Proyectado (A), es el valor de la certificación del PAO


Proyectado, considera los montos de la fase de Ampliación y la Rebaja o
Anulación según aplique, en los tres casos la secuencia debe estar en
estado autorizado.

 El monto del Egreso (B), es el valor consolidado de las planillas de


Viáticos comprometidas en SIGA y relacionadas a un PAO Proyectado,
no se considera las planillas anuladas.

 El monto Con Devolución es el valor de la secuencia de Rebaja por


Devolución de viáticos Autorizada.

 El monto Sin Devolución es el valor de la secuencia de Rebaja por


Devolución de viáticos sin Autorización.

Haciendo clic en el botón imprimir, el sistema muestra los reportes Saldo


Proyectado de Viáticos por Comisión de Servicios y Ejecución del PAO
Proyectado a Nivel de Centro de Costo.

-176-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

 Reporte Saldo Proyectado de Viáticos por Comisión de Servicios:


Muestra los montos del PAO proyectado, Egreso, Saldo Proyectado y los
montos de las rebajas por devolución de viáticos autorizadas y sin
autorizar, a nivel de FF/Rb, meta y clasificador de gasto.

 Reporte Ejecución del PAO Proyectado a Nivel de Centro de Costo


Muestra la información de las planillas de viáticos comprometidas
asociadas al PAO proyectado, agrupada por centro de costo: número y
fecha de la planilla, FF/Rb., meta, clasificador y monto.

El Usuario registrará los Datos del Expediente de Contratación: Documento del


Requerimiento y/o el Documento con el que se informa dicho requerimiento. Luego,
dará clic en el botón Autorizar .

-177-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Validación: Si no se registra los Datos del


Expediente de Contratación, al dar clic en el botón
Autorizar, el Sistema mostrará el siguiente
mensaje al Usuario y preguntará si desea continuar
con el proceso::

3. El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Sí, para
generar la certificación:

El Sistema verificará que las cadenas presupuestales cuenten con saldo


presupuestal en el SIAF-SP.

-178-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Validaciones:
a) Si existen Clasificadores sin disponibilidad
presupuestal PCA – SIAF por FF/Rb,
Categoría, Tipo Transacción, Genérica,
Específica, el Sistema mostrará el siguiente
mensaje al Usuario y preguntará si desea
continuar con el proceso:

b) Si no se cuenta con saldo presupuestal en el


SIAF, el Sistema mostrará la cadena que no
cuenta con saldo y preguntará si desea
continuar con el proceso:

4. Si cuenta con saldo, el Sistema mostrará la ventana Impresión de Certificación,


con la fecha y número de certificación a generar. Si en Parámetros de
Configuración Inicial la opción Edición de correlativo Certificación SIGA se
encontrara configurado con valor “1 - Activo,” el número de Certificación podrá ser
editado por el Usuario:

5. Dando clic en el ícono Grabar , el Sistema mostrará el siguiente mensaje al


Usuario, al cual dará clic en Sí para confirmar el registro interno del N° de
Certificación :

-179-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Validación: Si la Certificación de Disponibilidad


Presupuestal es para más de una Cadena
Funcional, todas deberán contar con Saldo
Presupuestal Disponible, caso contrario el Sistema
no generará la Certificación y mostrará un mensaje
al Usuario:

6. El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Aceptar.

7. Dando clic en el botón Aceptar, se visualizará el formato Certificación de Crédito


Presupuestario Nº___, conteniendo la siguiente información del procedimiento de
selección (Tipo de procedimiento, Objeto del procedimiento, Síntesis del P.A.O., Nro.
de referencia en el PAC, Indicador si está incluido en el PAC mediante Resolución,
Base Legal, Contenido del Expediente de Contratación( Requerimiento, Número del
Documento con el cual se informó, Valor Referencial), Fecha de la Certificación,
Disponibilidad Presupuestal, Resumen Presupuestal por Producto /Proyecto, y un
campo para la fecha y firma del Responsable de Logística y Presupuesto.

A partir del año 2016, cuando la CCP es para un procedimiento de selección, el


campo base legal mostrará la referencia al: “Artículo 19° de la Ley de Contrataciones
del Estado” y, de ser una adjudicación sin procedimiento (ASP), el campo base legal
mostrará la referencia al: “Artículo 5° de la Ley de Contrataciones del Estado”.

-180-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

EXTORNAR CERTIFICACIÓN DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

El Usuario podrá extornar una certificación que aún se encuentre en estado Pendiente o
Rechazado en el SIAF, para ello realizar lo siguiente:

-181-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Validación: Para extornar la Certificación


Presupuestal , el PAO Actualizado no deberá
tener asignado ninguna ruta “Sin Ruta”, caso
contrario el Sistema mostrará el siguiente mensaje
al Usuario:

Dar clic en el botón Revertir, el Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual
dará clic en Sí, para efectuar la eliminación:

El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Aceptar:

1.4.2.3. Secuencias de Fase

A continuación de describe el proceso de Secuencia de Ampliación, Rebaja o Anulación de


Certificación.

-182-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

1.4.2.3.1. Ampliación de la Certificación

Para realizar la Ampliación de certificado, en la sección Secuencias de Operación se


seleccionará la opción y luego dará clic en el botón .

Al realizar este proceso, en la parte inferior de la venta de Fase se agregará la


secuencia de Ampliación con la misma cadena de gasto de la fase de Operación Inicial.

El Usuario deberá registrar el monto a Ampliar, por cada Meta, FF/Rb y Clasificador de
Gasto.

-183-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Luego, dará clic en el icono Guardar . El Sistema mostrará el siguiente mensaje


al Usuario, al cual dará Aceptar:

Ampliación para PAO Proyectado de Caja Chica y Viáticos por Comisión de


Servicios.- Para el caso de PAO Proyectado de Caja Chica y Viáticos por
Comisión de Servicios, se podrá registrar metas y clasificadores de gasto
diferentes a la fase de Operación Inicial. Para ello, en la sección de las Cadenas
de Gasto, activar el menú contextual dando clic con el botón derecho del mouse y
seleccionar la opción

-184-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

El Sistema mostrará la ventana Registro de Cadenas de Gasto, en la cual el


Usuario seleccionará la FF/Rb, activando la barra de despliegue y marcará con
un check la(s) Meta(s) y Clasificador(es) de Gasto a insertar, luego dará clic en
el icono Grabar .

 Nota: Para el caso de control presupuestal por Centro de Costo, sólo se visualizan las
metas asociadas a los centros de costo respectivos para el año de ejecución.

El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará cli en Aceptar:

Los Clasificadores insertados, se visualizarán en la ventana de Certificación de


Disponibilidad Presupuestal, seguidamente, el Usuario registrará los montos a
Ampliar y dará clic en el icono Grabar .

-185-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

 Nota: Sólo se podrán insertar Clasificadores de Gasto que estén relacionados a la Caja
Chica y la(s) Fuente(s) de Financiamiento registrada(s) en la operación inicial.

Autorizar Ampliación

Para Autorizar la Ampliación, seleccionar la fase y dar clic en el botón :

Validación: De existir algunos Clasificadores sin


Disponibilidad Presupuestal PCA – SIAF por
FF/Categoría, Tipo Transacción / Genérica /
Especifica, el Sistema mostrará el siguiente
mensaje al Usuario, al cual se dará clic en Sí, para
proceder con la Autorización:

-186-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Aceptar:

 Nota: La Ampliación actualizará el Marco Presupuestal SIGA. En el caso que la distribución


del Marco esté a nivel de Centro de Costo, el Marco se actualizará hasta ese nivel.

Consideraciones:

a. Si la Certificación cuenta con Compromiso Anual, primero se deberá realizar la


Ampliación a la Certificación y luego al Compromiso Anual.

b. Si la Certificación Cuenta con Compromiso Anual y Compromiso Mensual,


primero se deberá realizar la Ampliación a la Certificación, luego al
Compromiso Anual y luego a la Certificación.

c. Si la Certificación no cuenta con Compromiso Anual, el valor de la Certificación


(considerando la Ampliación) deberá ser igual al valor del PAO, es por ello que
luego de Autorizar la secuencia de Ampliación, el Usuario deberá modificar el
valor del PAO para el caso de servicios, precio y cantidades para el caso de
bienes, por ítem a nivel de Centro de Costo, FF/Rb y Meta.

-187-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Para Revertir la fase de Ampliación, el Usuario deberá seleccionar la fase y dar


clic en el botón .

El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Aceptar


para salir.

Para eliminar el registro de la fase de Ampliación, activar el menú contextual sobre


la fase y seleccionar la opción .

-188-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

1.4.2.3.2. Rebaja de la Certificación (Ajuste)

Para realizar la Rebaja de certificado, en la sección Secuencias de Operación se


seleccionará la opción , luego dará clic en el botón .

Al realizar este proceso, en la parte inferior de la ventana de Fase se agregará la


secuencia de Rebaja y se deberá ingresar el monto correspondiente, por Meta, FF/Rb
y Clasificador de Gasto.

 Nota: Para el caso de Anulación de Compromiso Anual de un Contrato procedente de un


Proceso de Selección, el Sistema también permitirá realizar la Rebaja Presupuestal.

Al realizar la rebaja de un PAO Proyectado de Caja Chica o Viáticos por Comisión de


Servicios, esta incluirá el resumen presupuestal de la Operación Inicial y de las
Ampliaciones en estado Autorizado.

Luego, dar clic en el icono Guardar . El Sistema mostrará el siguiente mensaje al


Usuario, al cual dará Aceptar:

-189-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Para Autorizar la Rebaja se deberá de seleccionar la fase y dar clic en el botón


:

Validación:
a) De existir algunos Clasificadores sin Disponibilidad
Presupuestal PCA – SIAF por FF / Categoría, Tipo
Transacción / Genérica / Especifica, el Sistema
mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual se
dará clic en Sí, para proceder con la Autorización:

b) Para un PAO Proyectado de Gastos Generales, el


monto de la Rebaja no podrá ser mayor al monto de
la Orden menos las Rebajas y anulaciones. En caso
contrario el sistema mostrará el siguiente mensaje:

-190-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Aceptar.

 Nota: La Rebaja actualizará el Marco Presupuestal SIGA. En el caso que la distribución del
Marco esté a nivel de Centro de Costo, el Marco se actualizará hasta ese nivel.

Consideraciones:

a. Si la Certificación cuenta con Compromiso Anual, primero se deberá realizar el


proceso de Rebaja al Compromiso Anual y luego a la Certificación.

b. Si la Certificación Cuenta con Compromiso Anual y Compromiso Mensual,


primero se deberá realizar la Rebaja al Compromiso Mensual, luego al
Compromiso Anual y luego a la Certificación.

c. Si la Certificación no cuenta con Compromiso Anual, el valor de la Certificación


(considerando la Rebaja) deberá ser igual al valor del PAO, es por ello que
luego de Autorizar la secuencia de Rebaja, el Usuario deberá modificar el valor
del PAO para el caso de servicios, precio y cantidades para el caso de bienes,
por ítem a nivel de Centro de Costo, FF/Rb y Meta.

Para Revertir la fase de Rebaja, el Usuario deberá seleccionar la fase y dar clic en
el botón .

-191-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Aceptar.

Para eliminar el registro de la fase de Rebaja, activar el menú contextual sobre la


fase y seleccionar la opción .

 Nota: No se podrá eliminar la secuencia de fase de rebaja que provenga del módulo de
Tesorería.

1.4.2.3.3. Anulación de la Certificación

Para realizar la Anulación de certificado, en la sección Secuencias de Operación


se seleccionará la opción , luego dará clic en el botón .

-192-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Validación:
a) Si la certificación cuenta con Rebaja o Ampliación,
no se podrá efectuar la Anulación, mostrando el
Sistema el siguiente mensaje al Usuario:

b) Si el PAO está asociado a más de un contrato, no se


podrá generar la secuencia de Anulación;
mostrando el siguiente mensaje al Usuario:

Al realizar este proceso, en la ventana de Fase se agregará la secuencia de


Certificación - Anulación.

-193-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Para autorizar la Anulación se deberá de seleccionar la fase y dar clic en el botón


.

 Nota: El sistema permite autorizar la secuencia de Anulación para un PAO asociado a un


contrato, en caso exista una secuencia de anulación aprobada en el Compromiso Anual del
contrato.

Validación: Si el tipo de ejecución del PAO no es


“Contrato”, el Sistema mostrará el siguiente
mensaje al Usuario:

El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Sí, para
efectuar la eliminación:

-194-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Se visualizará la ventana Impresión de Certificación, con el Campo


marcado con un check .

Seguidamente, dará clic en el ícono Guardar , mostrándose el siguiente


mensaje al Usuario:

Dando Sí, el Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará Aceptar
para finalizar el proceso.

 Nota: Al anular una Certificación de Crédito Presupuestario, el Sistema no permitirá utilizar


el mismo número correlativo.

Para Revertir la fase de Anulación, el Usuario deberá seleccionar la fase y dar


clic en el botón .

-195-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Aceptar


para salir.

Para eliminar el registro de la fase de Anulación, activar el menú contextual sobre


la fase y seleccionar la opción .

1.4.2.4. Asignar Tipo de Ejecución

Luego de autorizar la Certificación Presupuestal, el Usuario seleccionará en la columna


Tipo de Ejecución la ruta que seguirá el PAO para su ejecución, pudiendo ser: Sin Ruta,
Cuadro de Adquisición, Contrato o Proceso de Selección.

-196-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Validaciones:
a) Para asignar la ruta que seguirá el PAO, éste
deberá estar certificado, caso contrario el
Sistema mostrará el siguiente mensaje al
Usuario:

b) El monto de la Certificación considerando sus


Rebajas y/o Ampliaciones, deberá ser igual al
monto correspondiente a la Secuencia del año
de Ejecución del PAO, caso contrario el
Sistema mostrará el siguiente mensaje al
Usuario:

c) Si el tipo de procedimiento de selección del


PAO es “49 – Procedimiento especial de
Contratación”, no se podrá seleccionar la ruta
“Proceso de Selección”, mostrando el siguiente
mensaje al Usuario:

-197-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

1.4.2.5. Seguimiento de PAO

Al ingresar al botón , el Sistema mostrará la ventana del mismo nombre,


donde el Usuario podrá realizar el seguimiento del proceso de ejecución de las
adquisiciones de bienes, servicios y viáticos, y liberar totalmente la reserva del PAO.
Esta ventana se muestra a modo de consulta los siguientes campos: Año, Tipo Ejecución,
Estado PAO, Tipo Proceso, Monto, Responsable, Número PAO, Fecha, Tipo y
Especificaciones Técnicas. Además, según el tipo de ejecución, mostrará la información
en el Detalle del campo Contratos, Cuadros de Adquisición u Órdenes por Contrato.

1.4.2.6. Inclusión y Exclusión en el PAC:

Para la realización de inclusiones y exclusiones de Procesos de Selección del PAC, el


Usuario deberá ingresar previamente al sub Módulo Administrador del Sistema – Perfil
de Usuario, para asignarle el acceso al Sistema.

Asimismo, el Estado del PAO debe encontrarse en Ajuste por PAO, para realizar los
siguientes pasos:

-198-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

1. En la ventana Datos del PAO, el Usuario ingresará al botón


, mostrándose la ventana Resoluciones, la misma
que muestra en la cabecera, los siguientes campos:
Nº Cons: Muestra el número consolidado seleccionado.
Estado del PAO: Muestra el estado en el que se encuentra el Consolidado.
Fecha PAO: Muestra la Fecha en que se registró el Consolidado.
Tipo: Bienes o Servicios
Proco. Selección: Muestra el tipo de Procedimiento de selección del
Consolidado.
Estado del PAC: Muestra el estado del PAC (Excluido o Incluido).
Nº Ref.: Muestra el número de Referencia del consolidado.

2. Luego activará el menú contextual haciendo clic derecho en el mouse y


seleccionará la opción , activándose las columnas Nº Resolución,
Fecha Resolución, Descripción, I/E, Confirmación del Proceso y Nº de
Consolidado para el caso de las exclusiones.

3. En la columna I/E, se seleccionará la opción que se requiera como: Inclusión PS,


Exclusión Cambio PS, Exclusión PS, Exclusión Reagrupación PS, las cuales se
detallan a continuación:

 Inclusión PS: Permite incluir el procedimiento de selección al PAC.

Dará clic en el ícono Grabar , mostrando el siguiente mensaje:

-199-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Dando clic en el botón SI, mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará
clic en el botón Aceptar:

 Exclusión Cambio PS: Permite excluir ítems del consolidado, cambiando el


tipo de procedimiento de selección.

Al seleccionar esta opción, dará clic en el ícono Grabar , mostrando la


siguiente pregunta:

Dando clic en el botón SI, mostrará el siguiente mensaje:

Dando clic en el botón Aceptar, el Sistema mostrará la ventana Exclusión o


Inclusión, listando los ítems correspondientes al Consolidado. Luego

-200-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

marcando con un check los ítems que serán excluidos o caso contrario
marcar la opción .

Dando clic en el ícono Grabar , mostrará el siguiente mensaje al Usuario,


al cual dará clic en Sí.:

 Exclusión PS: Permite excluir Procesos de Selección del PAC

Al seleccionar esta opción, dará clic en el ícono Grabar , mostrando la


siguiente pregunta:

Dando clic en el botón SI, mostrará el siguiente mensaje:

-201-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

 Exclusión Reagrupación PS: Permite reagrupar los procesos de selección del


PAC.

Al seleccionar esta opción, dar clic en el ícono Grabar , mostrando la


siguiente pregunta:

Dando clic en el botón SI, mostrará el siguiente mensaje:

Dando clic en el botón Aceptar, mostrará la ventana Exclusión o Inclusión,


listando los ítems correspondientes al Consolidado.

En la parte superior, el Campo Grupos se registra el número de grupos que


se desea reagrupar el consolidado.

Seguidamente marcará con un check los ítems que serán excluidos o caso
contrario marcar la opción

-202-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Dando clic en el ícono Grabar, muestra el siguiente mensaje:

Dando clic en el botón Aceptar, en la ventana Resoluciones, se visualizarán


los nuevos números Consolidados la cual se realizó la agrupación.

1.4.2.7. PAO Proyectado

El PAO Proyectado permite generar una sola Certificación y varios Compromisos


mensuales, en los casos donde primero hay un consumo y luego se realiza el
requerimiento. Estos casos suceden con Servicios de Gastos Generales (luz, agua,
teléfono, etc.), Viáticos y Caja Chica.

Para generar un PAO Proyectado el Usuario ingresará al botón que se


encuentra en la parte inferior derecha de la ventana principal.

-203-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

El Sistema presentará la ventana Generar PAO Actualizado Proyectado, en la cual se


seleccionará el tipo de PAO Proyectado a generar, pudiendo ser: Gasto General, Viatico
por Comisión de Servicios, Viáticos por Cambio de Colocación, Viáticos por Comisión de
Viaje al Exterior o Caja Chica.

 Nota: El número del PAO Proyectado será autogenerado por el Sistema, siendo correlativo al último PAO
generado. De ser el primer PAO Actualizado, la numeración continuará con el correlativo en el que se
quedó el PAO Inicial en estado Cerrado. De no existir PAO Inicial o de encontrarse sin Cerrar, el número
comenzará en 1001.

1.4.2.7.1. PAO Proyectado de Gasto General

Para generar un PAO Proyectado para Gastos Generales, seleccionar la opción


y dar clic en el icono Grabar .

-204-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Sí, para efectuar
la generación del PAO:

El Sistema presentará la ventana Plan de Obtención – Actualizado – Proyectado por


Gasto General. El Usuario registrará la Síntesis del Servicio y seleccionará el Proveedor
activando la barra de despliegue . Seguidamente, insertará los ítems (servicios
generales) activando el menú contextual dando clic con el botón derecho del mouse y
seleccionando la opción .

El Sistema mostrará la ventana de Gastos Generales Proyectados, en la cual el Usuario


indicará si la Meta es por Actividad o Proyecto, FF/Rb, Tarea, Rubro y Clasificador de
Gasto, asimismo, seleccionará el servicio, ingresando al icono Buscar . Luego ingresará
los Centro de Costos a los cuales se les proyectará el gasto, según la Plantilla de Gastos
Generales. Para ello activar el menú contextual y seleccionar la opción
.

-205-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Se mostrará la ventana Centro de Costo, en la cual el Usuario activará la barra de


despliegue y seleccionará el (los) CC a proyectar:

El Sistema agregará un registro por cada Centro de Costo, seguidamente, el Usuario


ingresará el Valor Total a proyectar por cada uno y dará clic en el icono Grabar .

Luego de grabar, se presentará la siguiente ventana con el monto distribuido en el mes


actual por FF/Rb, Meta, Clasificador, Centro de Cotos y Tarea, pudiendo ser modificado
por el Usuario. De modificar la distribución, dar clic en el icono Grabar . Para salir de la
ventana dar clic en el icono Salir .

-206-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

En la ventana del Detalle del P.A.O, se mostrará el servicio registrado con su valor
estimado.

Asimismo, en un mismo PAO Proyectado se podrá registrar la proyección de Gasto


Generales para más de un servicio, para ello luego de registrar el primer ítem, se volverá
a activar el menú contextual dando clic con el botón derecho del mouse y seleccionará la
opción y procederá con el registro de los gastos proyectados del ítem.

-207-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Validación: No se podrá registrar más de un ítem


con un mismo Clasificador de Gasto o del mismo
Rubro, de lo contrario al grabar los gastos
generales del ítem, el Sistema mostrará el
siguiente mensaje al Usuario :

Los servicios registrados se visualizarán en la ventana de Detalle del P.A.O, como se


muestra a continuación:

El PAO Proyectado se creará como un PAO Actualizado de Tipo ‘S’ (Servicio) según sea
el caso y se seguirá los pasos para su certificación y/o modificación que se requiera.

-208-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

1.4.2.7.2. PAO Proyectado de Comisión de Servicios

Para generar un PAO Proyectado por Viáticos por Comisión de Servicios, seleccionar la
opción y luego dar clic en el icono Grabar .

El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Sí, para efectuar
la generación del PAO:

El Sistema presentará la ventana Plan de Obtención – Actualizado – Proyectado por


Comisión de Servicios mostrando por defecto el ítem ‘Comisión de Servicios – Viáticos
Nacionales’. El Usuario deberá registrar la Síntesis de la Comisión de Servicio, así como
los rubros y sus montos estimados, ingresando a la carpeta amarilla .

Se presentará la siguiente ventana, en la cual el Usuario dará clic con el botón derecho del
mouse y seleccionará la opción .

-209-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

El Sistema presentará la ventana Registro de Fuente-Rubro/Meta/Clasificador, en la


cual se seleccionará la Meta, Clasificador de Gasto y Fuente de Financiamiento, activando
la barra de despliegue correspondiente. Solo se listarán los Clasificadores relacionados
a Viáticos.

 Nota: Si la meta es de Tipo Proyecto, solo se listarán los Clasificadores de Gasto que se tiene
asociados en la opción ‘Clasificador por Proyecto’.

Seguidamente, se insertará los Centros de Costo a los cuales se les proyectará los montos
para gasto por Comisión de Servicio para la FF/Rb, Meta y Clasificador correspondiente.
Para ello activar el menú contextual dando clic con el botón derecho del mouse y
seleccionar la opción .

-210-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

El Sistema insertará un registro en blanco, en el cual el Usuario deberá seleccionar el


Centro de Costo, Tarea y Tipo de Uso, activando la barra de despliegue
correspondiente. Asimismo, registrará el monto a proyectar.

Luego de registrado los datos, dar clic en el icono Grabar . En la ventana se mostrará
los Valores Totales por FF/Rb, Meta, Clasificador, Tipo Impto. y FF Impto./Rubro. Para salir
de la ventana, dar clic en el icono Salir .

-211-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

El PAO Proyectado se creará como un PAO Actualizado de Tipo ‘V’ (Viático) y se seguirá
los pasos para su certificación y/o modificación que se requiera.

1.4.2.7.3. PAO Proyectado por Comisión de Viaje al Exterior

Para generar un PAO Proyectado por Viáticos por Comisión de Viaje al Exterior,
seleccionar la opción y luego dar clic en el icono Grabar
.

-212-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Sí, para efectuar
la generación del PAO:

El Sistema presentará la ventana Plan de Obtención – Actualizado – Proyectado por


Comisión de Viaje al Exterior mostrando por defecto el ítem ‘Comisión de Servicios-
Viáticos Internacionales’. El Usuario deberá registrar la Síntesis, así como los rubros y sus
montos estimados, ingresando a la carpeta amarilla .

Se presentará la siguiente ventana, en la cual el Usuario dará clic con el botón derecho del
mouse y seleccionará la opción

-213-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

El Sistema presentará la ventana Registro de Fuente-Rubro/Meta/Clasificador, en la


cual se seleccionará la Meta, Clasificador de Gasto (2.3.2 1.1.2 – Viáticos y Asignaciones
por Comisión de Servicio, 2.3.2 1.1.1 – Pasajes y Gastos de Transporte (Solo para Metas
de Tipo Actividad)), y la Fuente de Financiamiento/Rubro, activando la barra de despliegue
correspondiente. Solo se listarán los Clasificadores relacionados a Viáticos.

Seguidamente, se insertará los Centros de Costo a los cuales se les proyectará los montos
para gasto por Viáticos al Exterior para la FF/Rb, Meta y Clasificador correspondiente. Para
ello activar el menú contextual dando clic con el botón derecho del mouse y seleccionar la
opción .

-214-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

El Sistema insertará un registro en blanco, en el cual el Usuario deberá seleccionar el


Centro de Costo, Tarea y Tipo de Uso, activando la barra de despliegue
correspondiente. Asimismo, registrará el monto a proyectar.

Luego de registrar los datos, dar clic en el icono Grabar . En la ventana se mostrará los
Valores Totales por FF/Rb, Meta, Clasificador, Tipo Impto. y FF Impto. / Rubro. Para salir
de la ventana, dar clic en el icono Salir .

-215-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

El PAO Proyectado se creará como un PAO Actualizado de Tipo ‘V’ (Viático) y se seguirá
los pasos para su certificación y/o modificación que se requiera.

1.4.2.7.4. PAO Proyectado de Caja Chica

El procedimiento para el registro de un PAO Proyectado de Caja Chica es el mismo que se


realiza para los otros tipos de PAO Proyectado, pero solo se podrá seleccionar solamente
una Fuente de Financiamiento /Rubro.

-216-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Si selecciona más de una FF/Rubro, al grabar la información, el Sistema no generará el


PAO y mostrará el siguiente mensaje al Usuario:

Asimismo, un PAO Proyectado de Caja Chica no podrá ser Revertido si alguna de sus
Cadenas Presupuestales tuviera movimientos de egresos en alguna Caja Chica del
Módulo de Tesorería.

-217-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

En este caso, el Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario

Además, no se podrá Anular la Certificación de PAO Proyectado de Caja Chica, si ésta


tuviera registrado movimientos de egresos en la Caja Chica del Módulo de Tesorería,
relacionados a alguna Cadena Presupuestal del PAO Proyectado.

REPORTES

Para visualizar los reportes del PAO Actualizado, el Usuario dará clic en el ícono Imprimir
de la ventana principal del PAO, mostrando la ventana Reportes Plan Anual de
Obtención.

-218-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

 Nota: A partir del año 2016, en los reportes se mostrarán los procedimientos de selección
indicados en la nueva Ley de Contrataciones N° 30225 y su Reglamento.

Los siguientes reportes son los mismos que se presentan en la ventana de reportes del
PAO Inicial, con los mismos parámetros y filtros y con información actualizada por
modificación de cantidades y precios, a los ítems de bienes, servicios y viáticos en el PAO
Actualizado:
 Correlativo.
 Plan Anual de Contrataciones.
 No Informado a OSCE.
 Institucional.
 Consolidado Presupuestal.
 Consolidado por Específica, Familia e Ítems.
 Programación de Gastos Trimestral por Fuente y Meta.
 Programación de Gastos Trimestral por Específica.
 Detallado por Fuente de Financiamiento.
 Síntesis del PAO.
 Proceso de Selección.
 Calendario de Entregas.
 Específica de Gasto.
 Meta y Centro de Costo.
 Centro de Costo.
 Consolidado por Ítem.
 Diferencia en la Modalidad de Adquisición: Catalogo vs PAC.

-219-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

 Resumen por Producto, FF/Rb y Clasificador de Gasto de la Programación.


 Resumen por tipo de proceso PAC

Los reportes que se incorporan en el PAO Actualizado son los siguientes:

 Reporte de Seguimiento del Plan Anual de Contrataciones.- Este reporte muestra


información de cantidad y valor de los ítems adjudicados en el PAC. Al seleccionar
esta opción, el Sistema presentará la ventana Seguimiento de PAC, que muestra los
siguientes filtros de selección: Nº Ref. PAO, Tipo Proceso, Objeto, Tipo de Bien (B/S),
Ítem, Unidad de Medida, Estado de PS, Estado de Ítem, Nº de Proceso de Selección,
Razón social del Postor Ganador, Nº de RUC, los cuales podrán seleccionarse
activando la barra de despliegue . Marcando con un check mostrará Todos.

Luego de seleccionar los filtros, dará clic en el botón . Mostrándose el


siguiente mensaje:

Dando clic en el botón SI, El Sistema realizará el proceso para generar el Reporte, y
mostrará el siguiente mensaje:

-220-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Dando clic en el botón Aceptar, se mostrará nuevamente la ventana de filtros, donde


dará clic en el ícono Imprimir para visualizar el reporte respectivo, el mismo que
contiene información de cantidad y valor de los ítems adjudicados, agrupados por Nº
de PAC y Tipo de Proceso, indicando su Valor Estimado y Estado. Asimismo muestra
los siguientes datos: Nº de Ítem, Síntesis de Especificaciones Técnicas, Unidad de
Medida, Cantidad, Valor Estimado, Valor Referencial, Fuente de Financiamiento,
Estado, Nº de Proceso de Selección, Nº de Convocatoria, Razón Social del postor
ganador, Nº de RUC, Cantidad y Valor adjudicados.

 Reporte General del PAO Actualizado según Estado.- Este reporte muestra los
valores mensuales y total anual del PAO Actualizado según su Estado. Al seleccionar
esta opción, el Sistema presentará la ventana Filtros para Reporte General PAO,
mostrando los siguientes filtros de selección:

 Estado: Permite seleccionar el estado del PAO (Anulado, Pendiente, Ajuste x


Centro de Costo, Ajuste x PAO, Autorizado, Procedimiento de Selección).
Marcando con un check se seleccionará Todos.
 Tipo: Permite seleccionar el tipo de ítems (Bien, Servicio). Marcando con un
check se seleccionará ambos.

 Origen: Permite seleccionar el origen de la información; “Inicial”: PAO Inicial;


“Posterior”: PAO Actualizado, los cuales podrán seleccionarse activando la
barra de despliegue . Marcando con un check se seleccionará ambos.

Luego de seleccionar los filtros, dar clic en el ícono Imprimir para visualizar el
reporte respectivo, el mismo que muestra los valores mensuales y total anual del PAO
según su Estado, por Tipo (B/S) y Origen (Inicial/Posterior), mostrando los siguientes

-221-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

datos: Tipo de Procedimiento de Selección, Nº de Consolidado, Nº PAC,


Inclusión/Exclusión, Tipo de Compra, Nº de Resolución, Síntesis del P.A.O., y Año.

 Reporte Específico de PAO Actualizado según Estado.- Este reporte muestra los
valores mensuales del PAO Actualizado por estado (Anulado, Pendiente, Ajuste x
Centro de Costo, Ajuste x PAO, Autorizado, Procedimiento de Selección) detallado a
nivel de ítem, Fuente de Financiamiento, Función, Programa, Meta, Clasificador de
Gasto y Centro de Costo.

Al seleccionar esta opción, el Sistema presentará la ventana Filtros para Reporte


Especifico PAO, el mismo que contiene los siguientes filtros de selección: Centro de
Costos, FF/Rubro, Clasificador, los cuales podrán seleccionarse activando la barra de
despliegue . Marcando con un check mostrará Todos.

Luego de seleccionar los filtros, dará clic en el ícono Imprimir para visualizar el
reporte respectivo, el mismo que muestra los valores mensuales y total anual del PAO
Actualizado según su Estado, por Tipo (B/S) y Origen (Inicial/Posterior), Tipo de
Procedimiento de Selección, Nº de Consolidado, Nº PAC, Inclusión/Exclusión, Tipo de
Compra, Nº de Resolución, Síntesis del P.A.O., y Año, especificando el Código y
Descripción de los Ítems, Clasificador y Centro de Costo.

-222-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

 Proceso de Selección por tarea: Este reporte permite mostrar información de los
Procesos de Selección por Tareas.

Al seleccionar esta opción, el Sistema presentará la ventana ‘Proceso de selección


por tarea’, que muestra los siguientes filtros de selección: PAO (PAO Institucional,
OSCE, Otros), Nro Consolidado del PAO actualizado, Tarea, Tipo de Proceso de
Selección, FF/Rubro, Clasificador, los cuales podrán seleccionarse activando la barra
de despliegue . Marcando con un check mostrará Todos. Asimismo, contiene el
campo Titulo, donde el Usuario podrá personalizar el título que se muestra en el reporte.
Por defecto se muestra el título ‘Proceso de Selección por Tarea’.

Luego de seleccionar los filtros, dará clic en el ícono Imprimir para visualizar el
reporte respectivo, el mismo que muestra los valores ejecutados mensuales y totales
anuales por Proceso de Selección y Consolidado, así como el Nº de Consolidado,
Síntesis del PAO, especificando la Fuente de Financiamiento, Clasificador de Gasto,
Código y Descripción de los Ítems.

-223-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

1.4.3. PAO – Encargos

En esta opción, el Sistema realiza la consolidación de los Pedidos de bienes y servicios


solicitados por otras Entidades, a las cuales se les denomina Encargantes, cuya
adquisición será ejecutada y controlada por la Unidad Ejecutora, a la cual se denomina
Encargada.

El Ingreso a la opción P.A.O – Encargos, es siguiendo la ruta: “Programación - Plan


Anual de Obtención – Logística – PAO Encargos”, como se muestra en la siguiente
ventana:

DESCRIPCIÓN DE LA VENTANA

Ingresando a esta opción, el Sistema mostrará la ventana Consolidado de Encargos


Recibidos, visualizándose en la cabecera los siguientes filtros de búsqueda: Año,

-224-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Modalidad de Adquisición, Tipo de Proceso, PAC y DNTP. Asimismo, muestra el botón


.

1. Filtros:

 Año: Indica el año del Plan Anual de Obtención.

 Modalidad de Adquisición: Permite seleccionar las diferentes modalidades


de adquisiciones establecidas para las compras del Estado. Marcando con un
check mostrará Todas.

 Tipo de Proceso: Permite seleccionar el Tipo de Proceso


de Selección, establecidos en la opción Datos Generales – Tope Proceso
Selección. Marcando con un check mostrará Todos.

 PAC: Permite seleccionar el PAO que se encuentre registrado en el Plan Anual


de Contrataciones. Marcando con un check mostrará ambas opciones.

 DNTP: Permite seleccionar el PAO cuyo presupuesto está controlado por la


Dirección Nacional de Tesoro Público. Marcando con un check mostrará
ambas opciones.

-225-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

2. Botón Datos Generales del PAO:

Ingresando a este botón, el Sistema muestra los datos del PAO, permitiendo al
Usuario registrar datos adicionales antes de su ejecución de acuerdo al siguiente
detalle:

 Se activa la barra de desplazamiento en los siguientes campos:


Responsable, Modalidad de Adquisición, Proceso de Selección, Moneda, País,
Departamento, Provincia, Distrito, Mes Propuesto, Código CIIU, Objeto,
Precedente, Unidad de Medida, Convocación y Modalidad PAC.
 Permite marcar con un check los recuadros de PSA y PAC.
 Permite registrar datos en los campos de Síntesis de Especificaciones Técnicas
para el caso de los bienes y los Términos de Referencia para los servicios,
Entidad Convocante, Nivel de Centralización y Descentralización y
Observaciones.
 Para los campos Código CIIU y Catálogo de Bienes y Servicios, el Usuario
podrá realizar búsqueda de datos ejecutando el ícono Buscar , el cual
mostrará los listados correspondientes.

 Al ingresar al botón , el Sistema presentará la ventana Detalle de


Pedidos por PAO, que contiene la misma funcionalidad de consulta del PAO
– Actualizado.

-226-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Dando clic al ícono Imprimir , se visualizará el siguiente reporte:

Luego de registrar los datos, el Usuario dará clic en el ícono Grabar .

REGISTRO DEL CONSOLIDADO

Los Consolidados se cargarán en esta ventana, desde la opción Pedidos de Compra


por Encargo, luego que el Usuario registre el Pedido y lo autorice para su envío al
PAO.

Los registros presentarán la siguiente información: Número de Consolidado, Tipo


B/S, Tipo Compra, Síntesis del P.A.O., Moneda, Proceso de Selección, Origen, Valor
Estimado, PAC (Incluye/Nº Ref.), Estado, VºBº Presupuestal.

PROCEDIMIENTO DE CONSULTA

Al ingresar a la carpeta amarilla , el Sistema muestra la ventana Consolidado de


Encargos Recibidos.

-227-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Dicha ventana está conformada por dos pestañas: Y


.

1. Detalle del PAO: En esta opción se visualizará los siguientes datos del PAO: Año,
Número de Consolidado, Moneda, Tipo de Proceso de Selección, Estado, PAC,
Número de Referencia, Mes, Objeto, Síntesis de Especificaciones Técnicas para
el caso de los bienes y Términos de Referencia para los servicios. Asimismo, el
nombre de la Entidad Encargante y el Detalle de los Bienes o Servicios.

Contiene además los siguientes botones:

a. Distribución Presupuestal x Ítem: Al ingresar al botón


el Sistema presentará a modo de consulta la
ventana Distribución Presupuestal, la misma que permitirá visualizar al
Usuario la siguiente información: Secuencia, Año, Código y Descripción del
Ítem, Unidad de Adquisición, Moneda y Precio Unitario. Asimismo, en el campo
Metas/Clasificador, el Sistema mostrará el nombre de la Entidad Encargante,
Expediente del Encargo, F.F/Rubro, Meta y Clasificador de Gasto.

Dar clic en el ícono Salir , para regresar a la ventana anterior.

-228-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

b. Especificaciones del Ítem: Ingresando al botón , el


Sistema presenta la ventana Características del Ítem, en la cual el Usuario
registrará los Rubros y Descripción de las Especificaciones Técnicas del Ítem
para el caso de los bienes. Para el caso de los servicios se registrará la
Descripción de los Términos de Referencia.

Para Insertar un nuevo Rubro, el Usuario activará el menú contextual dando


clic derecho del mouse. Si el ítem es un bien se mostrará y seleccionará la
opción . Si el ítem es un servicio se mostrará y seleccionará
la opción . Luego, registrar los datos y dar clic en el ícono Grabar
.

Asimismo, para eliminar un Rubro deberá ubicarse en el registro a eliminar,


activar el menú contextual dando clic derecho del mouse y seleccionar la opción
/ . El Sistema mostrará la siguiente ventana:

Dar clic en el botón SI para proceder a la eliminación. Seguidamente dará clic


en el ícono Grabar .

c. Cronograma de Adquisición: Al ingresar al botón , el


Sistema presentará la ventana Cronograma de Adquisición, la misma que
muestra a modo de consulta los siguientes datos del Cronograma: Código,
Unidad de Adquisición, Moneda y Precio Unitario. Asimismo, muestra los
montos mensuales de Enero a Diciembre, el total de la Cantidad y Valor del
Ítem.

-229-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

2. Consolidado por Expediente / FF / Clasificador Meta: En esta opción el Sistema


muestra a modo de consulta la siguiente información: Nombre de la Entidad
Encargante, Número de Expediente, Código y Descripción de la Fuente de
Financiamiento y Rubro, y Clasificador de Gasto. Además, en la parte inferior de
la ventana se visualizará el Consolidado por Meta.

REPORTES

Para visualizar los reportes del Plan Anual de Obtención Encargo, el Usuario dará
clic en el ícono Imprimir de la ventana principal, mostrándose las siguientes
opciones:

Seleccionando estas opciones y dando clic en el ícono Imprimir , el Sistema


mostrará la ventana Selección de Parámetros, con el título del Reporte.

-230-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

 Reporte Detalle de Consolidado: Este reporte contiene información detallada del


Consolidado del PAO a nivel de Fuente de Financiamiento, Clasificador de Gasto
e Ítems, indicando los siguientes datos: Unidad Medida, Cantidad, Precio y Valor
Referencial.

 Relación de Consolidados.- Este reporte contiene la relación detallada de los


Consolidados del PAO, indicando los siguientes datos: Número de Consolidado,
Tipo de Proceso, Objeto, CIIU, Síntesis del P.A.O., Tipo de Moneda, Valor
Referencial, Fuente de Financiamiento, Fecha Probable de Convocatoria, Nivel de
Descentralización y Observación.

1.5. Estudio de Mercado

De acuerdo al Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, las


Entidades del Estado deben realizar un Estudio de Mercado para las Licitaciones y
Concursos Públicos; e Indagaciones para las Adjudicaciones Directas y Adjudicaciones de
Menor Cuantía.

El Estudio o Indagación de Mercado, servirá para la investigación, análisis previo y


averiguaciones de las condiciones del mercado, esta actividad la realiza la dependencia
encargada de las adquisiciones y contrataciones de cada Entidad, para determinar las
características de los bienes a adquirir o servicios a contratar y el valor referencial de los

-231-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

procesos que se efectúen por Licitaciones Públicas, Concursos Públicos, Adjudicaciones


Directas y Menores Cuantías.

Las opciones de Estudio de Mercado del Módulo de Logística, permiten al Usuario realizar
los Estudios o Indagaciones de Mercado, registrar las cotizaciones de los postores, el
precio o valor por otras fuentes y así determinar el cálculo del Valor Referencial de los
Procesos de Selección.

El ingreso al menú Estudio de Mercado es siguiendo la ruta: “Programación - Estudio


de Mercado”, el cual presenta las siguientes opciones:

 Registro del Estudio de Mercado.


 Registro de Valor por Fuente y;
 Cálculo del Valor Referencial.

1.5.1. Registro - Estudio de Mercado

Esta opción permitirá registrar los Estudios o Indagaciones de Mercado de acuerdo a los
Procesos de Selección registrados en el PAO Modificado.

El ingreso a esta opción es siguiendo la siguiente ruta: “Programación - Estudio Mercado


- Registro – Estudio Mercado”, como se muestra en la siguiente ventana:

Ingresando a esta opción, el Sistema presentará la ventana Listado de Estudio de


Mercado, la misma que contiene en la cabecera los filtros: Año, Modalidad de Adquisición,

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Tipo B/S, Tipo Proceso, Número de Estudio y PAC, los mismos que podrán seleccionarse
activando la barra de despliegue o marcando con un check para mostrar Todos:

 Año: Permite seleccionar el año correspondiente al Estudio de Mercado.

 Modalidad de Adquisición: Permite filtrar la información por Modalidad de


Adquisición:

 Tipo Proceso: Permite filtrar la información por Proceso de Selección:

 PAAC: Permite filtrar la información si el Consolidado está o no está incluido en el


PAC.

 Tipo B/S: Permite filtrar la información por bienes o servicios

 Nº Estudio: Permite filtrar la información por número de Estudio de Mercado.

En la ventana se mostrarán los Procesos de Selección, en función a los filtros


seleccionados, con la siguiente información: Número Consolidado, B/S, Síntesis del P.A.O.,
Moneda, Proceso de Selección, Valor Estimado, PAC (Indicador si el PAO se incluye en el
PAC, Número de Referencia), y Estado.

-233-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

El Usuario seleccionará el Proceso de Selección a trabajar, activará el menú contextual


dando clic con el botón derecho del mouse y seleccionará la opción

Validación: Si el PAO ya cuenta con Certificación


Presupuestal, no se podrá realizar estudio de
mercado y el Sistema mostrará el siguiente
mensaje al usuario:

El Sistema mostrará la ventana Registro de Estudio de Mercado, en la cual el


Usuario registrará la Glosa de estudio de Mercado y opcionalmente el Código SNIP,
Documento de viabilidad SNIP y Tipo Contratación (Paquete, Ítem).

-234-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Seguidamente, dará clic en el icono Grabar . El Sistema mostrará el siguiente


mensaje al Usuario, al cual dará clic en Sí:

En la columna Estudio de Mercado, se mostrarán los datos registrados:

A continuación, se deberá generar las Solicitudes de Cotización y/o fuentes, para lo


cual ingresará a la carpeta amarilla , presentándose la ventana Generación de
Fuentes para Estudio de Mercado, conteniendo en la parte inferior las pestañas
Proveedor, Compras Externas y Otras Fuentes, en los cuales se registrará los
datos correspondientes.

-235-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

a. Proveedores: En esta pestaña, se ingresará a aquellas personas naturales o


jurídicas a quienes se les solicitará cotizaciones para el Estudio o Indagación de
Mercado y que el Sistema considerará para el cálculo del Valor Referencial.
Para ingresar un Proveedor se activará el menú contextual dando clic con el
botón derecho del mouse y seleccionará la opción .

El Sistema mostrará la ventana Búsqueda de Proveedores, en la cual se podrá


realizar la búsqueda del Proveedor por Tipo de Documento, Nº Documento,
Nombre y Dirección. Asimismo, esta ventana muestra la opción Filtrar por
Grupo, Clase y Familia, donde el Usuario marcará con un check para
visualizar la ventana de Búsqueda de Proveedores por Rubro.

El Usuario seleccionará uno o varios Proveedores marcándolos con un check


y luego dará clic en el ícono Grabar . Los Proveedores seleccionados se

-236-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

mostrarán en la parte inferior de la ventana Generación de Fuentes para


Estudio de Mercado.

b. Compras Externas: Aquellas personas naturales o jurídicas a quienes se les


solicitarán cotizaciones para el Estudio o Indagación de Mercado, pero el
Sistema no considerará dichas cotizaciones para el cálculo del Valor
Referencial, sólo las mostrará.

Para ingresar un Proveedor de tipo Compras Externas se activará el menú


contextual y seleccionará la opción

El Sistema mostrará la ventana Búsqueda de Proveedores de Tipo Compras


Externas, donde podrá realizar la búsqueda por Tipo de Documento, Nº
Documento, Nombre y Dirección.

El Usuario seleccionará uno o varios Proveedores de Tipo Compras Externas


marcándolos con un check y luego dará clic en el ícono Grabar . Los
Proveedores seleccionados se mostrarán en la parte inferior de la ventana
Generación de Fuentes para Estudio de Mercado.

-237-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

c. Otras Fuentes: Otras fuentes se refiere a obtener la información de valores por


otros medios, como por ejemplo valores históricos, precios históricos, etc., para
el Estudio o Indagación de Mercado y que el Sistema considerará para el cálculo
del Valor Referencial.

Para ingresar una Fuente se activará el menú contextual y seleccionará la opción


.

El Sistema mostrará la ventana Búsqueda de Proveedores de Tipo Compras


Externas, en la cual se podrá realizar la búsqueda por Tipo de Documento, Nº
Documento, Nombre y Dirección.

El Usuario seleccionará uno o varias Fuentes marcándolos con un check y


luego dará clic en el ícono Grabar . Las Fuentes seleccionados se
mostrarán en la parte inferior de la ventana Generación de Fuentes para
Estudio de Mercado.

-238-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Botones:
 Generar Archivo : Este botón permite generar tres (03) archivos
con extensión “txt”, los cuales serán grabados en la unidad C:\ y permitirán a
los Proveedores cotizar a través del Módulo de Propuestas Económicas.

Luego de generar los archivos, éstos serán copiados en un medio magnético y


entregados a los Proveedores, para registrarlos en el Módulo de Propuestas
Económicas, donde llenará los datos requeridos para la cotización.

 Envío Prov. x correo : este botón permite enviar la Solicitud


de Cotización por medio del correo electrónico, para lo cual el Usuario deberá
grabar las plantillas de Solicitud de Cotización en formato Excel en la raíz del
disco de la Unidad C:\.

Al ingresar a este botón, el Sistema presentará la ventana Envío de Correos


a Proveedores, en la cual se seleccionará los Proveedores a los que se desea
hacer el envío de la Solicitud de Cotización, marcándolos con un check .

-239-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

A continuación, dará clic en el botón , que se encuentra en la


parte inferior de la ventana, mostrándose un mensaje de confirmación de la
operación, al cual dará Aceptar.

Finalmente, dará clic en el ícono Correo para hacer el envío a través del
Sistema de Correo Outlook. De no tener este programa podrá utilizar cualquier
Sistema de correo electrónico y adjuntar el archivo, el cual se encontrará en la
Unidad C:\.

A continuación, se presenta la Solicitud de Cotización en formato Excel que


enviará a los proveedores vía correo electrónico.

-240-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

 Distribución Presupuestal por Ítem : Este botón


permite visualizar la Distribución Presupuestal por ítem, proveniente del PAO
modificado, a nivel de F.F/Rb, Meta, Clasificador de Gasto, y Centro de Costo.

 Nota: Las modificaciones o variaciones que se requieran hacer a las


Especificaciones del Ítem deberán ser realizadas en el PAO Modificado.

 Especificaciones del Ítem/TDR del Ítem: Para el caso de bienes se mostrará


el botón que permite visualizar las Especificaciones Técnicas
del bien. Para el caso de servicios, se mostrará el botón que permite
visualizar los Términos de Referencia del servicio.

-241-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

 Nota: Las modificaciones o eliminaciones de las Especificaciones Técnicas y de los


Términos de Referencia deberán ser realizadas en el PAO Modificado.

REPORTES
Para obtener el formato de Solicitud de Cotización, el Usuario dará clic en el ícono
Imprimir ubicado en la barra de herramientas de la ventana Generación de
Fuentes para Estudio de Mercado.

El Sistema mostrará la ventana Lista de Requerimientos Técnicos, en la cual el


Usuario marcará con un check los requerimientos que se requieran visualizar en
la Solicitud de Cotización.

Al dar clic en el icono Grabar , el Sistema mostrará el formato de Solicitud de


Cotización, mostrando los datos del Proveedor, Datos del ítem (Unidad de Medida,
Ítem, Descripción, Especificaciones Técnicas / Términos de Referencia, Valor Total)
y al final del formato se mostrará los Requerimientos Técnicos previamente
seleccionados:

-242-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Consideraciones:

a) Para que en la Solicitud de Cotización se muestre el Nombre y Datos del


Usuario Responsable de realizar el Estudio o Indagación de Mercado,
previamente se deberá registrar en el Campo Usuario VP/EM del Sub Módulo
Tablas/Personal del Módulo de Configuración, el código o nombre de
Usuario con el que ingresa al Sistema.

b) Si en Parámetros de Configuración Inicial, el parámetro Tipo de Afectación


del I.G.V. tiene valor ‘1’ (Exonerado).

-243-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

El formato de Solicitud de Cotización No se mostrará el texto “La Cotización


debe incluir el I.G.V.”

1.5.2. Registro de Valor por Fuente

En esta opción, el Sistema permite realizar el registro de las cotizaciones remitidas por los
proveedores.

El ingreso a la opción Recepción de Cotización es siguiendo la ruta: “Programación -


Estudio Mercado - Registro de Valor por Fuentes”, como se muestra en la siguiente
ventana:

En esta opción, el Sistema mostrará el Listado de Solicitudes de Cotización enviadas a los


Proveedores. El color verde indica que los Proveedores no presentan información de
precios o valores. El color azul indica que si cuentan con precios o valores registrados.

-244-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Para registrar las cotizaciones de los proveedores, deberá ubicarse sobre el registro del
proveedor, activar el menú contextual y seleccionar la opción .

El Sistema mostrará la ventana Registro de Valores por Fuente, donde registrará los
precios cotizados por Fuente.

-245-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Si el Usuario considera que el Proveedor u Otra fuente No Cumple por algún motivo
con la cotización presentada, desmarcará el check del campo Valor Referencial
Cotizado a los ítems que no considerará para el cálculo del Valor Referencial.

Asimismo, si no desea considerar la cotización de un Proveedor en uno o todos los


ítems podrá registrar los motivos en el campo Observaciones.

También se podrá registrar las cotizaciones de los Proveedores que tengan el


Módulo de Propuestas Económicas. El archivo generado será grabado en un
medio magnético y entregado a la Unidad Ejecutora, el cual será importado por el
SIGA – ML con el botón cargándose automáticamente la información.

-246-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Finalmente, dará clic en el ícono Grabar y luego dar clic en el botón Aceptar del
mensaje:

Seguidamente se deberá de ingresar la Fecha de la cotización o de la Fuente, al


grabar el sistema indicara que se copiará la fecha para todos los Ítem.

Automáticamente el registro del Proveedor se visualizará en color azul, indicando que


tiene información de precios o valores.

-247-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

1.5.3. Cálculo del Valor Referencial

Esta opción permite calcular los valores referenciales de acuerdo al criterio de cálculo del
Valor Referencial que se haya elegido para cada uno de los ítems.

El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Programación - Estudio Mercado - Cálculo


del Valor Referencial”, como se muestra a continuación:

Ingresando a esta opción, el Sistema presentará la ventana Valor Referencial, en la cual


el Usuario se ubicará en el Estudio de Mercado correspondiente.

En la sección derecha de la ventana se mostrará el Precio Histórico y el Precio Unitario


Referencial de los Proveedores.

-248-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Para realizar el cálculo del Valor Referencial del ítem, dar clic en la carpeta amarrilla

de la columna Seleccionar Criterio .

El Sistema presentará la ventana Criterio x Ítem, en la cual seleccionará el Criterio de


cálculo de Valor Referencial a utilizar (Menor Valor, Promedio, F.CVR (Fórmula Criterio de
Valor Referencial), Otro y Mixto.

Al seleccionar el criterio de cálculo Menor Valor, Promedio, F.CVR o Mixto, para el caso
de bienes el Sistema mostrará el Precio Unitario Referencial correspondiente y para el caso
de servicios mostrará el Valor Referencial. En caso se eligiera Otro se podrá digitar el
Precio Unitario o Valor Referencial a usar. Asimismo, se podrá ingresar alguna observación
correspondiente al cálculo.

Luego, al dar clic en el ícono Grabar . El Sistema mostrará el siguiente mensaje al


Usuario al cual dará clic en Aceptar, para efectuar el cálculo.

El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Aceptar.

-249-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

El Sistema presentará la siguiente pregunta: ¿Desea hacer copia de criterio a todos los
ítems? Si selecciona SI generará los cálculos a todos los demás ítems, en base al criterio
inicialmente seleccionado. Si selecciona NO, el Sistema sólo aplicará los cálculos para el
ítem en ejecución.

En la ventana principal se visualizará el Valor Referencial Total calculado por el Sistema.

Para dar VºBº al Estudio o Indagación de Mercado realizado, se debe dar clic en el botón
, el cual presentará el siguiente mensaje ¿Está seguro de pasar al estado VºBº?

-250-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Al aceptar el mensaje, el registro de Estudio o Indagación de Mercado en proceso, se


visualizará de color azul y el botón se visualizará como Pendiente.

Para extornar esta operación y pasar al Estado Pendiente, dará clic en el botón .

Al dar clic en el botón , el Sistema actualizará los Valores del PAO Actualizado
(Precio Unitario, Valor Estimado) con los Valores obtenidos en el Estudio de Mercado,
tanto para bienes como para servicios. El Sistema mostrará el siguiente mensaje al
Usuario:

-251-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

 Nota: Una vez que se actualiza el Valor Referencial en el PAO Actualizado, éste no podrá ser
modificado. Para ello se deberá retornar al estado Pendiente.

La columna Estado se mostrará con la descripción EN PAO.

REPORTES
Para visualizar los reportes se tendrá que dar clic en el ícono Imprimir , el cual
presentará la ventana Reportes conteniendo los siguientes reportes:
1. Listado de Estudios de Mercado.
2. Listado Solicitud de Cotización x Estudio de Mercado.
3. Anexos de Estudio de Mercado para PAOs de Origen Posterior.
Estos 3 reportes podrán visualizarse en un rango de fechas.
4. Cálculo de Valor Referencial: Mostrará el registro seleccionado.

-252-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

 Listado de Estudio de Mercado.- Este reporte muestra los siguientes datos:


- Del Estudio de Mercado: Nro. Estudio, Fecha y Estado.
- De la Solicitud de Cotización: Nro. Solicitud, Fecha y Estado.
- Del Proveedor: RUC, Descripción, Teléfono y Fax.

 Calculo de Valor Referencial.- Este Reporte contiene información de la


Indagación de Mercado del registro seleccionado, mostrando los siguientes datos:
Código del Ítem, Descripción, Unidad de Medida, Cantidad, Precio Histórico,
Cotización de Proveedores, Precio Referencial Unitario y Valor Referencial Total.
Así como los datos del Proveedor: RUC, Proveedor, Teléfono y Fax.

-253-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Como alternativa y para los casos en los cuales el Estudio o Indagación de


Mercado se esté calculando con más de tres (03) proveedores, se podrá exportar
a un archivo en formato Excel.

Para realizar esta operación, el Usuario deberá grabar las plantillas


INDAGACION_PLANTILLA e INDAGACION_PLANTILLA_SERV en la Unidad de
disco local C:\. Luego estando en el entorno del Cálculo del Valor Referencial dará
clic en el ícono que se muestra en la ventana Reportes.

Se visualizará la ventana Guardar Archivo en Excel. Previamente el Usuario


creará una carpeta donde guardará estos archivos.

Luego de grabar el archivo, ejecutando el botón , se mostrará un mensaje


indicando la generación del archivo.

El archivo en formato Excel podrá visualizarse en la carpeta creada en la ruta


correspondiente.

-254-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Se ingresará al archivo donde mostrará la información para su análisis.

 Listado Solicitud de Cotización x Estudio de Mercado.- Este reporte mostrará


la siguiente información: Nro. Solicitud, Fecha Solicitud, Estado, RUC, Proveedor,
Nro. Estudio de Mercado, Fecha y Estado.

 Anexos de Estudio de Mercado para PAOs de Origen Posterior. - Este reporte


presentará la siguiente información: Nro. Consolidado, Fecha Consolidado,
Bienes o Servicios, Nro. Estudio Mercado, Fecha, Nro. Requisición, Nro. Pedido,
Centro de Costo.

-255-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

-256-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte II – Sub Módulo Programación

Autor: Oficina General de Tecnologías de la


Información - SIGA
Fecha de Publicación: 19/03/2019

-257-
Manual de Usuario
Módulo de Logística
Parte III – Sub Módulo Pedidos
Sistema Integrado de Gestión Administrativa SIGA

Dirigido a: Gobierno Nacional, Gobierno Regional y Gobierno Local

Versión del Aplicativo 18.07.00


De fecha 21 de diciembre del 2018
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

INDICE

I. FUNCIONALIDAD DEL SUB MÓDULO .................................................................. 3

1.1. SUB MÓDULO DE PEDIDOS ........................................................................ 3

1.1.1. Registro de Pedidos ...................................................................................3


1.1.1.1. Pedidos Programados (PECOSA) .................................................................... 4
1.1.1.2. Pedidos de Compra B/S (Ajuste) ................................................................... 17
1.1.1.3. Pedidos de Compra por Encargo .................................................................. 46
1.1.1.4. Pedidos (PECOSA) por Encargo .................................................................... 57

1.1.2. Autorización del Pedido ...........................................................................65


1.1.3. Seguimiento del Pedido ...........................................................................82
1.1.4. Pedidos Consolidado para Compra ........................................................87
1.1.5. Registro de Gastos Generales .................................................................97
1.1.5.1. Registro de Gastos Generales No Proyectado............................................. 99
1.1.5.2. Registro de Gastos Generales Proyectado ................................................ 106

1.1.6. Compras por Encargo ............................................................................116

-2-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

I. FUNCIONALIDAD DEL SUB MÓDULO

En esta sección se describe la funcionalidad que contiene el Sub Módulo Pedidos,


detallando cada una de las opciones y describiendo las funcionalidades de cada una de
ellas.

1.1. SUB MÓDULO DE PEDIDOS

El Sub Módulo Pedidos permite a los Usuarios de los Centros de Costo, generar Pedidos
Programados y No Programados de Bienes, Servicios y por Encargo. Asimismo, permite
al Usuario Responsable, autorizar los Pedidos y generar los Consolidados para su
incorporación en el PAO, para su posterior adquisición.

Además, registrar los requerimientos de Gastos Generales adicionales al Cuadro de


Necesidades y ejecutar las Compras por Encargo.

A continuación se muestran las opciones que están contenidas en este Sub Módulo:

1.1.1. Registro de Pedidos

Esta opción permite a los Usuarios de los Centros de Costo, registrar Pedidos Programados
provenientes del Registro de Cuadro de Necesidades para ser atendidos directamente
mediante una PECOSA, Pedidos de Compra No Programados por Centro de Costo,
Pedidos de Compra por Encargos y Pedidos de Encargos para ser atendidos directamente
mediante una PECOSA.

El ingreso al menú Registro de Pedidos es siguiendo la ruta: “Pedidos - Registro de


Pedidos”, como se muestra a continuación:

-3-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

1.1.1.1. Pedidos Programados (PECOSA)

Esta opción permite al Usuario generar Pedidos Comprobantes de Salida (PECOSA), de


los Bienes Programados en el Cuadro de Necesidades.

El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Pedidos - Pedidos Programados


(PECOSA)”, como se muestra a continuación:

Al ingresar a esta opción, el Sistema presentará la ventana Registro de Pedidos, la misma


que muestra el filtro Año el cual permite seleccionar el período en el cual se generarán los
Pedidos Programados. Además, en la parte intermedia de la ventana se muestra la relación
de los Centros de Costo de primer nivel con su correspondiente Sede, Responsable y
Número de Personas asignadas al Centro de Costo.

Procedimiento para Registrar un Pedido Programado

Para registrar un Pedido Programado, el Usuario ingresará a la carpeta amarilla del


Centro de Costo de primer nivel correspondiente. El Sistema mostrará la ventana Registro
de Pedidos, la misma que en la parte superior contiene los siguientes filtros de selección:

 Año: Permite seleccionar el año en el cual se registrarán los Pedidos, activando la


barra de despliegue .

-4-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

 Mes: Permite seleccionar el mes al que corresponde el Pedido. Marcando con un


check en , se visualizará la información de todos los Meses.

 Pedidos: Permite seleccionar el número correlativo de los Pedidos mostrados en


pantalla. Marcando con un check en , se visualizará la información de todos
los Pedidos generados.

 Centro de Costo: Permite seleccionar el Centro de Costo, activando la barra de


despliegue o ingresando al ícono Buscar .

 Responsable: Al seleccionar el Centro de Costo muestra automáticamente el


Responsable.

Insertar Pedido Programado

En la parte izquierda de la Ventana, el Usuario activará el menú contextual dando clic


con el botón derecho del mouse y seleccionará la opción .

El Sistema mostrará una ventana donde el Usuario deberá registrar los siguientes datos
principales del Pedido:

 Nº Pedido: Muestra automáticamente el número correlativo del Pedido. Puede ser


editado por el Usuario.

-5-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

 B/S: Por defecto muestra Tipo ‘Bien’.

 Estado: Muestra el estado Pendiente, VB Jefe o Autorizado según corresponda.

 Fecha: Muestra la Fecha de registro del Pedido. Puede ser editada por el Usuario.

 Fecha de Autorización: Muestra la Fecha de autorización del Pedido, siempre y


cuando éste se encuentre autorizado.

 Meta: Permite seleccionar la Meta sobre la cual se afectará el gasto del Pedido,
activando la barra de despliegue . En la lista Se muestran las Metas asignadas al
Centro de Costo.

 Tarea: Permite seleccionar la Tarea que se cumplirá con el Pedido solicitado,


activando la barra de despliegue . En la lista se mostrarán todas las Tareas:
Comunes, Personalizadas y Estratégicas. Solo se mostrarán las Tareas que están
relacionadas a la Meta y FF/Rb seleccionada.

 Tipo Uso: Permite seleccionar el Tipo de Uso de los ítems a solicitar, activando la
barra de despliegue . En la lista solo se mostrarán los Tipos de Uso relacionados
a la Tarea seleccionada:

 : Permite marcar con un check si el Pedido es para ser entregado a


un Destino Externo. Al marcar con un check, se activará el campo Destino, donde
el Usuario deberá seleccionar el lugar destino del Pedido, activando la barra de
despliegue . En la lista se mostrarán los destinos registrados en la opción Tablas
– Logística.

 Entregar a: Permite seleccionar el personal quien recepcionará el Pedido,


ingresando a la carpeta amarilla .

 Motivo: Permite registrar el motivo o razón que origina el Pedido.

Registrado los datos del Pedido, el Usuario dará clic en el ícono Grabar , mostrando
el Sistema, el siguiente mensaje al Usuario:

Dando clic en Sí, quedará grabado el registro, el cual mostrará una carpeta amarilla ,
donde el Usuario podrá ingresar para verificar los datos registrados.

-6-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

Insertar Ítems del Pedido

En la parte derecha de la ventana, el Usuario insertará los ítems que se solicitarán en el


Pedido, para ello el Usuario activará el menú contextual dando clic con el botón derecho
del mouse y seleccionará la opción Insertar Bien.

Al seleccionar la opción se mostrará una ventana de búsqueda. Para visualizar


los ítems, el Usuario podrá realizar una búsqueda por: Descripción, Código Ítem, Unidad
de Medida, Clasificador, Monto o Nombre Común, seguidamente ingresar el dato a buscar
en el campo Dato, se podrá hacer uso del comodín (%) en la búsqueda realizada, por
ejemplo al buscar por Nombre común y poner en el campo Dato el comodín %, se
mostrarán todos los ítems que tengan un nombre común. Si se ha seleccionado el campo
de búsqueda Descripción ingresar el dato en el campo del mismo nombre. Luego dar
Enter o clic en el icono Buscar .

-7-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

En la ventana solo se listarán los ítems registrados en el Cuadro de Necesidades en


función a la búsqueda realizada, mostrando los siguientes datos: Código ítem, Descripción,
Unidad de Medida, Clasificador, Cantidad y Nombre Común. El Usuario deberá ingresar la
Cantidad a solicitar.

Luego, dar clic en el ícono Grabar .

Validación:
Si el monto solicitado supera el monto Programado
del mes, el Sistema mostrará el siguiente mensaje
al Usuario:

Los ítems insertados se visualizarán en la ventana Registro de Pedidos, Para insertar


las Especificaciones Técnicas del ítem ingresará a la carpeta amarilla .

El Sistema mostrará la ventana Registro de Pedidos, donde el Usuario activará el menú


contextual dando clic con el botón derecho del mouse y seleccionará la opción
.

-8-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

En la parte Inferior de la ventana mostrará la siguiente información:

 Programada: Cantidad del ítem Programado en el Cuadro de Necesidades.

 Autorizada: Cantidad del ítem Autorizada a la fecha.

 Por Solicitar: Cantidad del ítem que se requiere.

 Atendida: Cantidad Atendida del ítem.

Además muestra los siguientes botones:

 : Ingresando a este botón, mostrará la ventana con el detalle de la


Programación Mensual del ítem en el Cuadro de Necesidades.

 : Ingresando a este botón, mostrará una ventana adicional donde se


apreciará un Cuadro estadísticos Mensual de cómo se está consumiendo el Bien.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

Para culminar con el registro del Pedido, el Usuario deberá dar clic en el ícono Grabar ,
mostrando el siguiente mensaje:

Dando clic en el botón SI, culminará el Registro del Pedido

VB Jefe

Para dar VB al Pedido generado por el solicitante del Centro de Costo, el Usuario que
cuente con la Autorización de dar VB a los Pedidos, dará clic en el botón .

 Nota: Para dar VB a los Pedidos, el Usuario deberá tener el rol de Aprobación en el perfil de
Usuario.

El Pedido pasará del Estado Pendiente a VB Jefe, asimismo para retornar al Estado
Pendiente el Usuario dará clic en el botón .

 Nota: Para poder realizar modificaciones o eliminar el Pedido, éste deberá encontrarse en Estado
Pendiente.

-10-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

 Copiar Pedido Programado

El Sistema permite al Usuario realizar la copia de toda la información de un Pedido de


Compra para el registro de otro Pedido.

Para ello el Usuario seleccionará el Pedido a copiar y dará clic en el botón

Validación:
La copia de Pedidos no está permitido para
Pedidos PpR, mostrando el Sistema el siguiente
mensaje al Usuario:

El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, donde dará clic en Sí, para
confirmar la copia.

El Sistema generará el nuevo pedido en Estado Pendiente, conteniendo la misma


información del Pedido copiado El Pedidos generado se mostrará al final de la lista de
Pedidos.

-11-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

Reporte Solicitud de Pedido

Para que el Usuario imprima la Solicitud de Pedido, dará clic en el icono Imprimir
ubicado en la barra de herramientas, mostrándose la ventana ‘Selección de Reporte’.

El Usuario seleccionará la opción Formato de Registro de Pedido


y marcando con un check en el campo Visualizar Clasificador se
visualizará en la solicitud, el clasificador de gasto de los ítems.

Para visualizar la solicitud de Pedido, dar clic en el icono Imprimir de la ventana. Se


mostrará el formato de solicitud de Pedido, con la siguiente información: código,
descripción ,especificaciones técnicas, clasificador en caso se haya marcado el campo
, cantidad solicitada y unidad de medida del ítem, así como un campo para
la firma del solicitante del Pedido y la firma del Jefe del Centro de Costo que autoriza la
solicitud de Pedido.

-12-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

Además, el Sistema permitirá configurar los siguientes campos: Personalización del Título
y si se muestra o no las Firmas en el Formato, desde el Sub Módulo Tablas - Parámetros
– Configuración Inicial.

REPORTES DESDE LA VENTANA DE REGISTRO DE PEDIDO

Para obtener los reportes de Pedidos Programados, desde la ventana principal de Registro
de Pedidos, el Usuario dará clic en el ícono Imprimir de la barra de herramientas.

Luego se mostrará las siguientes opciones:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

 Relación de Pedidos.- Muestra la relación de los Pedidos Programados indicando la


siguiente información: Número y Fecha del Pedido, Código y Descripción del Centro de
Costo y Estado. La información se agrupará por Mes.

 Relación de Pedidos de Compra por Ítems: Al seleccionar esta opción, el Sistema


presentará la ventana Reporte, que muestra los siguientes filtros: Grupo, Clase, Familia e
Ítem, los cuales podrán ser seleccionados activando el ícono Buscar o marcando con
un check , para visualizar toda la información.

Seguidamente, dará clic en el ícono Imprimir , mostrándose el reporte con la siguiente


información: Fecha y Número de Pedido, Estado, Código, Centro de Costo, Unidad de Uso,
Cantidad Solicitada, Cantidad Autorizada y datos de la PECOSA.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

 Relación de Pedidos por Centro de Costo: En esta opción, el Usuario podrá seleccionar
el Centro de Costo activando la barra de despliegue . Marcando con un check
mostrará Todos.

Seguidamente, dará clic en el ícono Imprimir , mostrándose el reporte con la siguiente


información: Centro de Costo, Tipo de Pedido, Número y Fecha del Pedido, Fecha de
Aprobación, Número de Contrato, entre otros. Asimismo, el Estado y Responsable del
Centro de Costo.

 Relación de Pedidos de Compra Aprobados: Al seleccionar esta opción, el Sistema


presentará la ventana Reporte, que activarán el filtro de Estado y se deberá de seleccionar
algún estado.

-15-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

Seguidamente, dará clic en el ícono Imprimir , mostrándose el reporte Relación de


Pedidos de Compra Aprobados, el mismo que detalla la relación de PECOSAS con el
estado seleccionado e indicando la siguiente información: Número y Fecha de Pedido,
Fecha de V°B°, Fecha Aprobación, Nro. PAO, Indicador, Nro. Orden, Expediente SIAF,
Nro. Pecosa, Responsable del VB Jefe

 Relación de PECOSAS: Ingresando a esta opción, el Usuario obtendrá una relación de


todos los Pedidos que tienen como estado PECOSA o PECOSA Parcial.

Seguidamente, dará clic en el ícono Imprimir , mostrándose el reporte Relación de


(PECOSA), el mismo que detalla la relación de PECOSAS agrupadas por mes, indicando
la siguiente información: Número y Fecha de PECOSA, Centro de Costo, Nº Pedido, FF/Rb
y Valor.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

 Relación de Reserva de Pedidos: Al seleccionar esta opción, el Sistema presentará la


ventana Reporte, que activarán el filtro de FF/Rb, Meta y Clasificador de Gasto y se deberá
de seleccionar uno o todos.

Seguidamente, dará clic en el ícono Imprimir , mostrándose el reporte Relación de


Reserva de Pedidos, el mismo que detalla la relación de los Pedidos Reservados,
agrupados por FF/Rb, Genérica, Clasificador, Meta, mostrando la información de Centro
de Costos, Tipo (bien o Servicios) Nro. de documento, Código y nombre del ítem, Montos
Disp. SIAF, Reserva de Pedidos, Saldo Disp.

1.1.1.2. Pedidos de Compra B/S (Ajuste)

Esta opción permite generar los Pedidos de Compra de bienes y servicios no programados
en el Cuadro de Necesidades, los mismos que se incorporarán al PAO Actualizado para su
adquisición.

El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Pedidos - Pedidos de Compra de B/S”,


como se muestra a continuación:

-17-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

Al ingresar a esta opción, el Sistema presentará la ventana Registro de Pedidos de


Compra, la misma que contiene el filtro Año, el cual permite seleccionar el período en el
cual se generarán los pedidos. Además, en la parte intermedia de la ventana se mostrará
la relación de los Centros de Costo de primer nivel con su correspondiente Sede,
Responsable y Número de personas asignadas al mismo.

DESCRIPCION DE LA VENTANA

Al ingresar a la carpeta amarilla del Centro de Costo correspondiente, el Sistema


presentará la ventana Registro de Pedidos de Compra, la misma que en la parte superior
contiene los siguientes filtros de selección:

Filtros:

 Año: Permite seleccionar el año de registro del pedido, activando la barra de


despliegue .

 Mes: Permite seleccionar el mes de registro del pedido. Marcando con un check en
se seleccionará todos los Meses.

-18-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

 Centro de Costo: Permite seleccionar el Centro de Costo que realiza el pedido,


activando la barra de despliegue o ingresando al ícono Buscar .

 Responsable: Muestra automáticamente el Responsable al seleccionar el Centro


de Costo.

 Tipo: Permite seleccionar el Tipo de ítem (bien o servicio), activando la barra de


despliegue .

 Pedidos: Permite seleccionar un pedido de compra. Marcando con un check en


, se seleccionará todos los pedidos generados.

Seleccionado los filtros, en la ventana se mostrarán la relación de Pedidos de Compra que


han sido generados. Para visualizar el detalle del pedido, así como el detalle del ítem,
ingresar a la carpeta amarilla del pedido o ítem correspondiente.

Parámetros de Configuración Inicial para Pedidos

Para el registro de Pedidos No programados de bienes y servicios, existen diferentes


parámetros que podrán ser configurados de acuerdo a la necesidad de cada Unidad
Ejecutora. Dichos parámetros se encuentran descritos en la opción de Parámetros de
Configuración inicial del Sub Módulo Tablas.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR UN PEDIDO DE COMPRA DE B/S

Para registrar un Pedido No Programado para compra, realizar el siguiente


procedimiento:

1. En la parte superior de la ventana seleccionar el Año, Mes, Centro de Costo, y Tipo


(bien o servicio). Luego, activar el menú contextual dando clic con el botón derecho
del mouse y seleccionar la opción .

2. El Sistema presentará la siguiente ventana, en la cual el Usuario registrará los datos


generales del pedido, los cuales se detallan a continuación:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

 Nº Pedido: Muestra automáticamente el número correlativo del pedido,


pudiendo ser editado por el Usuario, si se tiene configurado en ‘Parámetros
de Configuración Inicial’, Edición de Correlativo Pedido el valor 1 – Activo.

 B/S: Muestra el tipo de ítem a registrar.

 Estado: Muestra el estado del pedido Pendiente, VB Jefe o Autorizado


según corresponda.

 Fecha: Muestra la fecha de registro, pudiendo ser editada por el Usuario.

 Fecha de Autorización: Muestra la fecha de autorización del pedido, siempre


y cuando éste se encuentre autorizado.

 Meta: Permite seleccionar la Meta sobre la cual se afectará el gasto del


pedido, activando la barra de despliegue . Solo se mostrarán las Metas
asignadas al Centro de Costo.

 Fte. Fto / Rubro: Permite seleccionar la FF/Rb sobre la cual se afectará el


gasto del Pedido, activando la barra de despliegue . Solo se mostrarán las
Fuentes de Financiamiento relacionadas a la Meta seleccionada.

 Tarea: Permite seleccionar la Tarea que se cumplirá con el pedido, activando


la barra de despliegue . Solo se mostrarán las Tareas Comunes,
Personalizadas y Estratégicas, relacionadas a la Meta y FF/Rb seleccionada.

 Sub Producto: Si la meta selecciona es estratégica, el código del sub


producto se mostrará en este campo.

 Meta Física: Después de haber seleccionado la meta y la tarea, si la meta


seleccionada es estratégica se mostrará por defecto la Meta Física de

-21-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

Ejecución registrada en el módulo de PpR, la cual no podrá ser modificada en


el pedido.

 Tipo Uso: Permite seleccionar el tipo de uso de los ítems a solicitar, activando
la barra de despliegue . Solo se mostrarán los tipos de uso relacionados a
la Tarea seleccionada.

 Externo: Permite indicar si el pedido es para ser entregado a un destino


externo. Para ello se deberá tener configurado en Parámetros de
Configuración Inicial el valor Sí – Con Manejo de Destino.

Al marcar con un check se activará el campo Destino, en el cual se


seleccionará el lugar destino del pedido. Solo se mostrarán los destinos
registrados en la opción Tablas – Logística.

 Entregar a: Permite seleccionar el personal quien recepcionará el pedido,


ingresando a la carpeta amarilla .

 Motivo: Permite registrar el motivo o razón que origina el pedido.

3. Registrado los datos del pedido, dar clic en el ícono Grabar , mostrando el
Sistema el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Sí para grabar el
registro:

4. En registro se mostrará en la lista de pedidos y en estado Pendiente, asimismo se


mostrará una carpeta amarilla en la cual al ingresar a ella se podrá verificar los
datos registrados.

-22-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

5. Seguidamente, se procederá a registrar los ítems que conforman el pedido, para


ello activar el menú contextual dando clic con el botón derecho del mouse y
seleccionar la opción Insertar Bien o Insertar Servicio, según el tipo de pedido
seleccionado.

Si la meta del pedido es Estratégica, se mostrará las opciones /


.

6. El Sistema mostrará la ventana de búsqueda de ítems. De ser un pedido de bienes,


el Usuario podrá realizar una búsqueda por: Descripción, Código Ítem, Valor,
Unidad de Uso, Clasificador, Precio Referencial o Nombre Común, seguidamente
ingresar el dato a buscar en el campo Dato se podrá hacer uso del comodín (%),
por ejemplo al buscar por Nombre común y poner en el campo Dato el comodín %,
se mostrarán todos los ítems que tengan un nombre común. Si se ha seleccionado
el campo de búsqueda Descripción ingresar el dato en el campo del mismo
nombre. Luego dar Enter o clic en el icono Buscar . Para el caso un pedido de
servicios, se podrá realizar una búsqueda por: Precio Referencial, Ítem, Monto,
Unidad de Uso y Clasificador.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

7. En la ventana solo se listarán en función a la búsqueda realizada, mostrando los


siguientes datos: Código ítem, Descripción, Unidad de Uso, Cantidad y Nombre
Común. El Usuario deberá ingresar la Cantidad a solicitar en el caso de bienes o el
Valor en el caso se servicios.

Si la meta del pedido es Estratégica, se mostrará la ventana PPR con el tipo de


ingreso por defecto “Insumo del Kit”¸ en la cual se visualizará solo los insumos
programados en la fase Aprobado y estado Cerrado para el Punto de Atención (KIT)
en función a los campos de búsqueda y al Programa, Producto de la Meta y Tarea
(Sub Producto) seleccionado por el Usuario.

Si se elige el tipo de ingreso “Insumo Equivalente”, se mostrarán aquellos ítems


relacionados a la familia y clasificador de gasto del insumo, que se encuentren en

-24-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

el Kit del punto de atención seleccionado, con tipo de cálculo 4 y que pertenezcan
a los grupos 09, 35, 49, 51 y 58.

Asimismo, se visualizará a modo de consulta la Meta Física de Ejecución, En caso


ésta se modifique en el módulo de PpR, no se cambiará en los pedidos ya
registrados.

Validación:
Si la Meta Física de Ejecución es igual a cero, no
se podrá registrar la cabecera del pedido,
mostrando el Sistema el siguiente mensaje al
Usuario:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

Para el caso de insumos de tipo de cálculo 4, por defecto se mostrará calculada la


cantidad referencial a solicitar, el Usuario podrá modificar dicha cantidad, tomando
en cuenta que no puede ser mayor a la indicada.

Validación:
Si el insumo es de tipo de cálculo 4, del tipo de
ingreso “Insumo del Kit” y se registra una cantidad
mayor a la calculada, al grabar, el Sistema
mostrará el siguiente mensaje al Usuario:

8. Seleccionado los ítems, dar clic en el ícono Grabar .

Validaciones:
Si en Parámetros de Configuración Inicial, la
opción “Validación de Registro de Pedido No
Programado” se encontrara configurado con el
valor “1 – Si – Validación de Pedidos no
Programados”, el Sistema realizará las siguientes
validaciones:

a) Si el ítem se encontrara Programado en el


Cuadro de Necesidades, el Sistema solicitará
se ingrese la justificación de la solicitud como
Pedido No Programado.

-26-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

b) Si el ítem no cuenta con precio estimado en el


Catálogo Precio, el Sistema mostrará el
siguiente mensaje al Usuario:

c) Si no se cuenta con Saldo Presupuestal SIAF a


nivel de FF/Rb, Meta, Genérica y Clasificador
de Gasto, mostrará el siguiente mensaje al
Usuario:

9. Los ítems insertados se visualizarán en el detalle del pedido.

10. Para eliminar un ítem del pedido, se debe activar el menú contextual dando clic con
el botón derecho del mouse y seleccionar la opción Eliminar Bien o Eliminar
Servicio, según el tipo de pedido seleccionado.

Si la meta del pedido es Estratégica, se mostrará las opciones /


.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

11. Para modificar la cantidad solicitada del ítem en un pedido, ingresar a la carpeta
amarilla del ítem correspondiente. El Sistema mostrará la ventana Registro de
Pedidos.

 Nota: Para pedidos de compra con tipo de meta PpR, no se podrá modificar la cantidad.

12. Para registrar las Especificaciones Técnicas en el caso de bienes o los Términos
de Referencia en el caso de servicios, ingresar a la carpeta amarilla del ítem
correspondiente:

-28-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

El Sistema mostrará la ventana Registro de Pedidos, en la cual el Usuario activará


el menú contextual dando clic con el botón derecho del mouse y seleccionará la
opción para el caso de bienes o
para el caso de servicios.

En ambos casos, el Sistema insertará un registro en blanco, en el cual el Usuario


registrará el Rubro y las Especificaciones Técnicas/Términos de Referencia.
Asimismo, en esta ventana se podrá modificar la cantidad solicitada para el caso de
bienes o el valor para el caso de servicios.

13. Finalizado el registro del pedido, proceder a darle Visto Bueno dando clic en el
botón VB Jefe para su posterior Autorización por el área correspondiente.

 Nota: El botón VB solo se mostrará activo si el Usuario cuenta con el Rol de “Aprobación”
de Pedidos de Compra de B/S en el perfil de Usuario.

El pedido pasará del estado Pendiente a VB Jefe. Para retornar a Pendiente, dar
clic en el botón .

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

 Nota: Para poder realizar modificaciones o eliminar un pedido, éste deberá encontrarse
en estado Pendiente.

PEDIDO PROVISIONAL DE ALMACÉN (PPA)

Para el caso de las Unidades Ejecutoras que pertenecen al Sector Salud, si el Centro
de Costo que genera el pedido se encuentra configurado en el Módulo de
Configuración como Responsable de los Medicamentos, en la ventana del registro del
pedido se mostrará el campo PECOSA PPA .

Si el pedido es para solicitar la Atención de los bienes en el Almacén Especializado


de Medicamentos, se procederá a marcar con un check el campo PECOSA PPA.

Seguidamente, al insertar los ítems del pedido, en la ventana solo se mostrarán los
bienes de todos los Pedidos Provisionales de Almacén previamente generados. El
Usuario registrará la cantidad de los bienes correspondientes a solicitar, luego dará
clic en el icono Grabar .

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

Luego del Visto Bueno y Autorización del pedido, en la ventana Atención del
Pedido del Almacén Especializado de Medicamentos se mostrará el pedido para la
atención y generación de la PECOSA correspondiente.

RESERVA DE PEDIDOS

El Sistema realizará la Reserva del Pedido de Bienes o Servicios en estado VB Jefe,


siempre y cuando se tenga configurado el valor 1 – Si – Validación de Pedidos no
Programados en parámetro ‘Validación de Registro de Pedido No Programado’ en
Tablas – Parámetros – Parámetros de Configuración Inicial.

La Reserva se realizará a nivel de Meta, Fuente de Financiamiento y Clasificador.


Para el cálculo de la reserva, el Sistema tomará en cuenta el precio estimado de los
ítems del Catálogo Precio.

Cabe indicar que para realizar esta reserva, el Sistema verificará si el ítem se
encuentra programado en Cuadro de Necesidades, si cuenta con Disponibilidad
Presupuestal y si existe Stock de Almacén.

VERIFICAR DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

Para verificar la Disponibilidad Presupuestal del pedido, el Usuario ingresará al botón


.

-31-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

Cabe indicar que para que el Usuario pueda verificar la Disponibilidad Presupuestal,
se deberá tener configurado el valor 1 – Si – Validación de Pedidos no Programados
el parámetro ‘Validación de Registro de Pedido No Programado’ en Tablas –
Parámetros – Parámetros de Configuración Inicial.

Validación:
Si el Pedido no cuenta con Disponibilidad
Presupuestal, al ingresar al botón, el Sistema
mostrará el siguiente mensaje al Usuario:

El Sistema mostrará la ventana Disponibilidad Presupuestal, mostrando la


Disponibilidad SIAF, Reserva de Pedidos y Saldo Disponible a nivel de FF/Rb, Meta,
Cadena Funcional y Clasificador de Gasto.

ASIGNAR TAREAS POR CENTRO DE COSTO/META/FF

Al ingresar al botón el Usuario podrá realizar la asociación de las Tareas


(Comunes, Estratégicas, y Personalizadas) con las Metas/FF/Rb del Centro de Costo.

-32-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

Al ingresar a este botón, el Sistema presentará la ventana Tareas por Centro de


Costo/Meta/FF, mostrando en la parte superior las Tareas Comunes, Personalizadas y
Estratégicas registradas en el Sistema, en la cual el Usuario podrá realizar lo siguiente:

Modificar datos de la Tarea


El Usuario podrá modificar el Tipo de Uso o Estado de la Tarea (Activo/Desactivo),
activando la barra de despliegue de la columna correspondiente.

Registrar Tareas Personalizadas


Para registrar una Tarea Personalizada, el Usuario activará el menú contextual
dando clic con el botón derecho del mouse y seleccionará la opción

Al final de la lista, el Sistema agregará un registro en blanco, donde se ingresará


el nombre, Tipo (Acción de Control, Actividad, Proyecto, Obras, Programa), Tipo
de Uso, cantidad de Meta Física, Unidad de Medida y Estado de la Tarea.

-33-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

Luego de registrar la Tarea Personalizada, dar clic en el icono Grabar .

 Nota: Las Tareas Personalizadas se identifican al inicio del código con la letra ‘P’.

Eliminar Tarea

Para eliminar una Tarea, el Usuario activará el menú contextual dando clic con
el botón derecho del mouse sobre el registro a eliminar y seleccionará la opción
.

 Nota: Las Tareas Estratégicas no podrán ser eliminadas.

Validación:
Si la Tarea estuviera registrada en algún
movimiento, el Sistema mostrará un mensaje al
Usuario indicando el movimiento donde se
encuentra la Tarea:

El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, donde dará clic en Sí, para
efectuar la eliminación.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

Asignar Meta(s)/FF/Rb por Tarea

Asimismo, el Usuario podrá realizar la asignación de Meta(s)/FF/Rb por Tarea para


el Centro de Costo.

Para ello, seleccionar la Tarea y en el filtro Fase seleccionar la Fase de la


Programación donde se desea realizar la asociación.

Seguidamente, en la sección Meta/FF/Rb – Disponibles x Asignar ubicada en la


parte inferior de la ventana, marcar con un check la(s) Meta(s) a asignar y dar
clic en el icono Grabar . (Las Metas seleccionadas se moverán a la sección
Metas/FF/RB - Asignadas ubicado en la parte intermedia de la ventana).

 Nota: Solo se mostrarán la(s) Meta(s)/FF/Rb relacionadas al Centro de Costo y que están
disponibles por Asignar.

Extornar Metas asignadas

Para realizar el extorno de Metas asignadas a una Tarea para el Centro de Costo,
en la sección Meta/FF/Rb – Asignadas el Usuario marcará con un check las

-35-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

Metas a extornar y dará clic en el botón . (Las Metas extornadas se


moverán a la sección Metas/FF/Rb – Disponibles x Asignar). Finalmente dará clic
en el icono Grabar .

COPIA DE PEDIDOS NO PROGRAMADOS

El Sistema permite realizar copia de toda la información de los Pedidos de Bienes o


Servicios No Programados para el registro de otros Pedidos No Programados.
Para ello el Usuario deberá realizar el siguiente procedimiento:

1. Seleccionar el pedido a copiar y dar clic en el botón .

Validación:
La copia de Pedidos No Programados no aplica
para Pedidos PpR, mostrando el Sistema mostrará
el siguiente mensaje al Usuario:

-36-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

2. El Sistema solicitará la confirmación de la copia del pedido, con el siguiente


mensaje al Usuario, al cual dará clic en Sí:

3. Si en Parámetros de Configuración Inicial se tiene configurado el parámetro


‘Validación de Registro de Pedido No Programado’ =0, es decir sin validación
de Pedido No Programado, el Sistema muestra la ventana Copia de Pedido.

Esta ventana contiene los siguientes modos de copia de pedidos:

 Copia Directa: Permite realizar la copia de un pedido a otro, para el mismo


centro de costo / meta / FF-Rb / Tarea. Para ello, se deberá indicar la
cantidad de copias que se desee realizar.

 Copia Múltiple: Permite realizar la copia de un pedido a otro, para diferentes


centros de costo / meta / FF-Rb / Tarea; teniendo como máximo 50 destinos
por copia.

 Nota: De tener configurado el parámetro ‘Validación de Registro de Pedido No


Programado’ = 1, con validación de Pedido No Programado, el Sistema generará
automáticamente una copia del Pedido

Al dar clic en el botón Grabar , el Sistema solicitará la confirmación de la


cantidad de copias a generar, al cual dará clic en Sí.

-37-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

4. Los Pedidos generados se visualizarán al final de la lista del correspondiente


Centro de Costo para el cual se realizó la copia, en estado Pendiente y con fecha
del Sistema del momento en que fue generada la copia, manteniendo el
correlativo numérico de los Pedidos No Programados.

REGISTRO DE COMISIONADOS

El Sistema permite realizar el registro de múltiples comisionados para los ítems de pedidos
de servicio (pasajes aéreos) que pertenezcan a las siguientes familias:

 90-10-0001 - Traslado de Personal por Comisión de Servicio


 90-10-0003 - Traslado de Personal por Capacitación
 90-10-0004 - Traslado de Personal de Otros Organismos

Se podrá insertar un Comisionado seleccionando el ítem correspondiente y dando clic en


el icono Comisionado ubicado al lado derecho del registro.

 Nota: Esta opción sólo se encuentra habilitada para el Ministerio de Economía y Finanzas.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

El Sistema presentará la ventana para el registro de Comisionado, desde la cual el usuario


puede Insertar o Eliminar un Comisionado, siempre que el pedido se encuentre en estado
Pendiente.

Insertar Comisionado:

Para insertar un Comisionado, el Usuario activará el menú contextual dando clic


con el botón derecho del mouse y seleccionará la opción .

Al seleccionar esta opción se mostrará una ventana con el Listado de Personal


Activo y que tenga asignado algún Centro de Costo para el año del Pedido No
Programado seleccionado.

La búsqueda del Personal se podrá realizar por Código, Nombre y Tipo de


Empleado.

El usuario deberá seleccionar un Comisionado y hacer clic en el botón Aceptar, el


personal seleccionado se mostrará en la ventana previa de Comisionados.

-39-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

El usuario deberá hacer clic en el botón Grabar para registrar el comisionado,


mostrando un mensaje de confirmación:

Al hacer clic en el botón Salir se cerrará la ventana de Comisionados.

Validación:
Sólo se puede registrar como máximo 10
comisionados, en caso se intente registrar
más, el Sistema mostrará el siguiente
mensaje al Usuario:

Eliminar Comisionado:

Para eliminar un comisionado, el usuario selecciona previamente el registro a


eliminar y activará el menú contextual dando clic con el botón derecho del mouse y
seleccionará la opción

El sistema solicitará la confirmación de la eliminación del Comisionado, al dar clic


en Sí se procederá a realizar la eliminación del registro seleccionado.

-40-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

FORMATO DE REGISTRO DE PEDIDO

Para obtener el formato del registro de un Pedido, el Usuario dará clic en el ícono Imprimir
de la barra de herramientas.

El Sistema mostrará la ventana Selección de Reporte, en la cual el Usuario seleccionará


la opción Formato de Registro de Pedido. Para visualizar el Clasificador de Gasto de los
ítems solicitados, marcar con un check el campo Visualizar Clasificador
. Seguidamente, dar clic en el icono Imprimir .

El Sistema mostrará el Pedido de Compra o Pedido de Servicio, según corresponda,


mostrando la siguiente información: Dirección Solicitante, Entregar a, Fecha Pedido, Tarea,
Motivo, Cadena Programática, Detalle del Pedido (Código ítem, Descripción,
Especificaciones Técnica/ Termino de Referencia, Clasificador de Gasto, Valor, Unidad de
Medida, Lista de Comisionados), y los campos para la Firma del Solicitante y Firma que
Autoriza el Pedido.

-41-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

 Nota: En el Formato Registro de Pedido de tipo Servicio se mostrarán los Comisionados


que haya registrado el usuario.

REPORTES

Para visualizar los Reportes de los Pedidos No Programados, el Usuario dará clic en el
ícono Imprimir de la barra de herramientas.

El Sistema mostrará la ventana Selección de Reporte, en la cual el Usuario seleccionará


la opción de reporte correspondiente y dará clic en el icono Imprimir . Los reportes
contenidos en esta ventana se detallan a continuación:

 Relación de Pedidos.- Este reporte muestra la relación de los Pedidos para Compra, para
el Tipo (Bien o Servicio) y Desde/Hasta la fecha indicada en la ventana Selección de
Reporte:

-42-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

El reporte mostrará la siguiente información del Pedido: Tipo (Bien o Servicio), Fecha
Desde y Hasta donde se ha obtenido la información, Número, Fecha, Código, Centro de
Costo y Estado. La información se mostrará agrupada por mes.

 Relación de Ítems de Pedidos: Este reporte muestra la relación de los Pedidos para
Compra agrupado por ítem, para el Tipo (Bien o Servicio), Desde/Hasta, y el Grupo, Clase,
Familia o Ítem, indicados en la ventana Selección de Reporte:

-43-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

El reporte mostrará la siguiente información: Tipo (Bien o Servicio), Fecha Desde y Hasta
donde se ha obtenido la información, Fecha de Pedido, Número de Pedido, Estado, Código
ítem, Centro de Costo, Unidad de Uso, Cantidad Solicitada, Cantidad Autorizada y datos
de la PECOSA ( Número y Fecha).

 Relación de PECOSAS: Este reporte muestra la relación de los Pedidos que tienen estado
PECOSA o PECOSA Parcial. Este reporte aplica solo para Bienes. El Usuario indicará en
la ventana la fecha desde y hasta donde se buscará la información.

El reporte mostrará la siguiente información: Desde/Hasta donde se ha obtenido la


información, Número de PECOSA, Fecha, Centro de Costa, Número de Pedido, FF/Rb, y
Valor. La relación se mostrará agrupada por mes.

-44-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

 Relación de Pedidos de Compra Aprobados: Este reporte muestra la relación de los


Pedidos de Compra Aprobados de Tipo (Bien o Servicio), Desde/Hasta y el Estado
indicado en la ventana Selección de Reporte:

El reporte mostrará la siguiente información: Número de Pedido, Fecha de Pedido, Fecha


de V°B°, Fecha Aprobación, Nro. PAO, Indicador, Nro. Orden, Expediente SIAF, Nro.
Pecosa, Responsable del VB Jefe.

-45-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

1.1.1.3. Pedidos de Compra por Encargo

En esta opción, el Sistema permite a la Unidad Ejecutora Encargada generar los Pedidos
de Compra de bienes y servicios requeridos por otras Entidades a las cuales se denomina
Encargantes, para su posterior adquisición y distribución.

Luego de realizar la carga de la información correspondiente a Encargos Recibidos en el


Sub Módulo Tablas – opción Encargos, el Usuario podrá generar, aprobar y autorizar los
Pedidos de Compra por Encargo para su consolidación en el PAO Encargos.

El ingreso a la opción Pedido de Compra por Encargo es siguiendo la ruta: “Pedidos -


Registro del Pedido - Pedidos de Compra por Encargo”, como muestra la siguiente
ventana:

DESCRIPCION DE LA VENTANA

Al ingresar a esta opción, el Sistema presentará la ventana Registro de Pedidos de


Encargos Recibidos, visualizándose en la cabecera el filtro Año, el cual indica el periodo
de los Pedidos de Compra por Encargo; y en la parte inferior los Centros de Costo
principales de la Entidad de acuerdo a la estructura de la Tabla de Centros de Costo.

Ingresando a la carpeta amarilla del Centro de Costo seleccionado, se visualizará la


ventana Lista de Pedidos de Encargos Recibidos, mostrando la relación de pedidos por
Encargo generados en el Sistema con los siguientes datos: Pedido Encargo (Número,
Fecha, Estado), Encargante, Centro de Costo, D.N.T.P. (Dirección General de
Endeudamiento y Tesoro Público), Entidad y Número de Expediente.

Asimismo, la información mostrada en la ventana se podrá consultar por los filtros ubicados
en la cabecera de la ventana, los cuales se detallan a continuación:

-46-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

 Año: Indica el periodo de los Pedidos de Compras por Encargo.

 Mes: Permite seleccionar el mes del Pedido activando la barra de despliegue


. Marcando con un check se visualizará la información de todos los meses.

 Pedido Nro.: Permite registrar el número de Pedido de Encargo.

 Centro de Costo: Permite seleccionar el Centro de Costo, activando la barra de


despliegue .

 DNTP: Permite seleccionar los Pedidos cuyo presupuesto está controlado por la
Dirección General de Endeudamiento y Tesoro Público, activando la barra de
despliegue . Marcando con un check mostrará ambas opciones.

 Entidad Encargante: Permite seleccionar la Entidad Encargante del Pedido de


Compra, activando la barra de despliegue . Marcando con un check ,
mostrará todas las Entidades Encargantes.

-47-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

Asimismo, al seleccionar la Entidad Encargante se mostrará el nombre del responsable.

REGISTRÓ DE PEDIDOS POR ENCARGO

En la parte central de la Ventana, el Usuario activará el menú contextual dando clic con el
botón derecho del mouse y seleccionará la opción .

Se mostrará la ventana Registro Pedido de Encargos Recibidos, con los siguientes


campos para su registro:

.
 Nº Pedido: El Sistema muestra el número correlativo, el cual es editable.

 Fecha Pedido: El Sistema muestra la fecha de Registros, la cual es editable.

 Estado: El Sistema indicará el Estado del Pedido.

 D.N.T.P: Seleccionar si el presupuesto del Pedido está controlado por la Dirección


General de Endeudamiento y Tesoro Público

 Tipo de Entidad: Seleccionar si es Interna o Externa.

-48-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

 Encargante: Seleccionar la Entidad Encargante.

 Nro. Convenio: Seleccionar el número de Convenio.

 Nro. Doc. Ref.: Registrar un número de documento de referencia.

 Fecha Doc. Ref.: Ingresar la fecha del documento de referencia.

 Centro de Costo: El Sistema muestra el nombre del Centro de Costo.

 Responsable: Indica el nombre de la persona responsable del Centro de Costo.

 Tarea: Seleccionar la Tareas relacionadas al Centro de Costo.

 Tipo de Uso: Seleccionar el Tipo de Uso correspondiente a la Tarea:


- Apoyo Social
- Consumo
- Producción
- Recursos Humanos
- Ventas

 Moneda: Seleccionar la moneda.

 Tipo de Cambio: Muestra el valor cambiario de la moneda.

 Exp. SIAF: Seleccionar el Número de Expediente SIAF relacionado al Pedido.

 Resumen del Encargo: Registrar el concepto del Encargo.

Luego de registrar todos los campos, el Usuario dará clic en el ícono Grabar ,
mostrándose al Usuario el siguiente mensaje al Usuario:

-49-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

Dando clic en el botón SI, concluirá con el proceso de grabación. Seguidamente, al dar clic
en el ícono Salir el Sistema mostrará la ventana Lista de Pedidos de Encargos
Recibidos con los datos actualizados.

Detalle de Pedidos por Encargo

Seleccionando un registro, el Usuario ingresará a la carpeta amarilla , mostrándose la


ventana Detalle de Pedidos de Encargos. En esta ventana se realizará el registro del
detalle del Pedido de Compra por Encargo, insertando los Clasificadores de Gasto, Ítems
y montos correspondientes, para luego dar VºBº y continuar con el procedimiento.

El registro de esta información se realizará de la siguiente manera:

 Insertar Clasificador x Encargo

Para insertar un Clasificador de Gasto, el Usuario activará el menú contextual dando clic
con el botón derecho del mouse y seleccionará la opción que corresponda:
/ .

-50-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

Al seleccionar la opción , el Sistema mostrará la ventana


Registro Clasificador del Encargo, en la cual se marcará los Clasificadores que se
requiera con un check y se registrará una Glosa y el Monto.

Dando clic en el ícono Grabar , mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual


dará clic en Sí:

 Insertar Bien / Servicio

En la parte central de esta ventana, el Usuario activará el menú contextual dando clic
con el botón derecho del mouse y seleccionará la opción que corresponda:
/ .

-51-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

Al seleccionar la opción se mostrará la ventana de Búsqueda. Para


visualizar los ítems, el Usuario podrá realizar una búsqueda por: Unidad de Uso,
Descripción, Código Ítem o Nombre Común, seguidamente ingresar el dato a buscar en
el campo Dato, se podrá hacer uso del comodín (%) en la búsqueda realizada, por
ejemplo al buscar por Nombre común y poner en el campo Dato el comodín %, se
mostrarán todos los ítems que tengan un nombre común. Luego dar Enter o clic en el
icono Buscar mostrándose los ítems que correspondan al Clasificador
seleccionado.

Seguidamente, registrar la Cantidad y Precio por ítem, calculando el Sistema la columna


Valor y marcándose con un check .

Luego dará clic en el ícono Grabar , mostrándose el siguiente mensaje al Usuario,


al cual dará Sí:

-52-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

 Insertar Expediente SIAF

En la parte inferior de esta ventana, el Sistema permitirá insertar los datos del
Expediente SIAF. El Usuario activará el menú contextual dando clic con el botón
derecho del mouse y seleccionará la opción que corresponda: /
.

Al seleccionar la opción , mostrará la ventana de Registro


Expedientes SIAF, en la cual se registrará la cantidad y el monto requerido por cada
expediente.

Dando clic en el ícono Grabar , mostrará la siguiente pregunta, al cual dará clic en
Sí para culminar con el proceso:

-53-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

Finalmente, el Usuario deberá dar VºBº al Pedido de Compra por Encargo dando clic en
el botón , mostrándose la siguiente pregunta:

Dando clic en el botón Aceptar, el Sistema mostrará la ventana Registro de Fecha


Cuadro, donde el Usuario deberá registrar la Fecha del Cuadro de Adquisición.

Seguidamente, al dar clic en el ícono Grabar , el Sistema mostrará el siguiente


mensaje:

Dando clic en el botón Aceptar, el botón se deshabilitará y se habilitará el botón


, finalizando los registros en esta ventana.

-54-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

 Consulta de Datos

- Al ingresar a la carpeta amarilla , el Sistema mostrará la ventana Registro


Pedido de Encargos Recibidos, donde el Usuario podrá consultar los datos
registrados previamente en esta ventana.

Para hacer modificaciones, deberá extornar el VºBº ingresando al botón .

- Al ingresar a la carpeta amarilla , el Sistema mostrará la ventana Modificación


del Requerimiento de Encargo, donde el Usuario podrá realizar cambios en los
campos Monto y Glosa del Requerimiento.

-55-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

Ingresando a la carpeta amarilla , el Sistema mostrará el siguiente mensaje:

Dando clic en el botón Aceptar, se visualizará la ventana Registro Bienes/Servicios del


Encargo, mostrándose con los siguientes datos: Clasificador de Gasto, Monto, Nro.
Encargo, Nro. Convenio, Fecha Encargo, Estado, Glosa, Tipo B/S, Unidad de Uso, Grupo,
Clase, Familia, Ítem, Moneda y Tipo Cambio. Asimismo, podrá realizar búsquedas de ítems
dando clic en el ícono Buscar y visualizar las Especificaciones Técnicas ingresando a
la carpeta amarilla .

Deberá registrar o confirmar el monto del Bien / Servicio.

REPORTE DE PEDIDOS DE ENCARGO – RECIBIDO

En la parte superior de la ventana Lista de Pedidos de Encargos Recibidos, dando clic


en el ícono Imprimir , se visualizará la ventana Reportes con las siguientes opciones:

a) Seleccionando la opción Relación de Pedidos de Encargos Recibidos, el Usuario


dará clic en ícono Imprimir , para visualizar el reporte Listado de Pedidos por
Encargos Recibidos, conteniendo la siguiente información por mes: Número de

-56-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

Convenio, Resumen del Pedido, UE. Encargante, Fecha del Pedido, Moneda, Tipo de
Cambio (TC) y Monto en Soles.

b) Seleccionar la opción Pedido de Encargos Recibidos, el Usuario registrará el período


a solicitar en los campos en blanco. Luego, dando clic en el ícono Imprimir , el
Sistema presentará el formato Pedido de Encargos Recibidos, conteniendo la
siguiente información: Entidad Encargante, Convenio, Dirección del Solicitante,
Personal a Entregar, Fecha y Justificación del Pedido.

Asimismo, mostrará el Clasificador de Gasto, Código y Descripción o Especificaciones


Técnicas, Cantidad o Valor y Unidad Medida del Ítem.

1.1.1.4. Pedidos (PECOSA) por Encargo

En esta opción, el Sistema permite generar Pedidos de los bienes y servicios que fueron
adquiridos como Compras por Encargo, con la finalidad de autorizar su atención por
Almacén y generar las PECOSAS respectivas.

El ingreso a la opción Pedidos (PECOSA) por Encargos es siguiendo la ruta: “Pedidos -


Pedidos (PECOSA) por Encargo”, como se muestra a continuación:

-57-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

Al ingresar a esta opción, el Sistema presentará la ventana Registro de Pedidos


(PECOSA) de Encargos, la misma que contiene el filtro Año, que indica el período en el
cual se registrarán los Pedidos. Asimismo, la relación de Centros de Costo principales
registrados en Tablas - Centros de Costo.

Ingresando a la Carpeta amarilla del Centro de Costo seleccionado, el Sistema mostrará


la ventana Registro de Pedidos (PECOSA) por Encargo, donde el Usuario podrá
registrar o eliminar los Pedidos. Cuenta con los siguientes filtros y botones:

 Año: Año en el cual se registrarán los Pedidos por Encargo.

 Mes: Mes al que corresponde el Pedido. Marcando con un check , se visualizará la


información de todos los meses.

-58-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

 Pedidos: Permite seleccionar el Número correlativo de los Pedidos generados.


Marcando con un check se visualizarán Todos.

 Centro de Costo: Permite realizar la búsqueda por Centro de Costo activando la barra
de despliegue .Al seleccionar un C.C se mostrará automáticamente el Nombre del
Responsable.

 : Al ejecutar este botón el Sistema permitirá hacer una Copia de la


información del Pedido seleccionado, el mismo que podrá ser modificado.

 : Al seleccionar este botón, el Sistema muestra las Tareas asignadas por


Centro de Costo.

Asimismo, permite al Usuario registrar o eliminar nuevas Tareas activando el menú


contextual dando clic con el botón derecho del mouse y seleccionando la opción que
corresponda: / .

o Dando clic al botón se adicionará una línea en blanco, para registrar los
datos de: Tarea (el código se genera automáticamente), Nombre de la Tarea, Tipo
de Tarea, Actividad/Proyecto, Presupuesto, Uso, Cantidad, Unidad de Medida y
Estado.

o Dando clic al botón , el Sistema borrará la Tarea en la que se encuentra


ubicado el Usuario.

Luego de registrar todos los campos, el Usuario dará clic en el ícono Grabar .

-59-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

PROCEDIMIENTO PARA REGISTROS

 Registro del Pedido

En la parte izquierda de la Ventana, el Usuario activará el menú contextual dando clic con
el botón derecho del mouse y seleccionará la opción que corresponda: /
.

Seleccionando se mostrará la ventana Registro de Pedidos (PECOSA) por


Encargo, con los siguientes campos para su registro:

 Nº Pedido: El Sistema asigna automáticamente el número correlativo del Pedido.


Puede ser editable configurando la opción desde Parámetros Ejecutora.

 B/S: Bien o Servicio.

 Estado: Muestra el Estado actual del Pedido.

 Fecha: Fecha de registro del Pedido.

 Fecha de Autorización: Fecha de autorización del Pedido.

 Meta: Muestra las Metas relacionadas con el Centro de Costo, activando la barra
de despliegue .

 Tarea: Muestra las Tareas relacionadas al Centro de Costo, activando la barra de


despliegue .

-60-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

 Tipo de Uso: Muestra el Tipo de Uso asignado al ítem.

 : Al dar check en este recuadro, se activará el campo Destino, para


seleccionar el lugar de entrega del Pedido, de acuerdo a los destinos registrados
en la opción Tablas – Logística.

 Entregar a: Muestra el Listado del Personal, para seleccionar al responsable de


la recepción del Pedido.

 Motivo: Permite registrar el motivo o razón que origina el Pedido.

 Destino: Muestra las siguientes opciones de Destino del Pedido.

Luego de seleccionar el Destino, el Usuario ingresará al botón . Dependiendo


del destino que seleccionó, el Sistema mostrará la ventana Centro de Costo o Externo.
Marcará con un check en los lugares de entrega y dará clic en el ícono Grabar .

Esta ventana cuenta además, con los botones , que mostrará los destinos
seleccionados y , que mostrará todos los destinos registrados en Tablas Logística –
Destinos de Atención.

Luego de registrar todos los campos, el Usuario dará clic en el ícono Grabar ,
mostrando el Sistema, el siguiente mensaje:

Dando SI, quedará grabado el registro, el cual mostrará una carpeta amarilla, donde el
Usuario podrá ingresar para verificar los datos registrados.

-61-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

 Registro del Bien

Seguidamente, en la parte derecha de la ventana, el Usuario activará el menú contextual


dando clic con el botón derecho del mouse y seleccionará la opción que corresponda:
/ .

Al seleccionar la opción se mostrará una ventana de búsqueda. Para visualizar


los ítems, el Usuario podrá realizar una búsqueda por: Código Ítem, Descripción, Monto o
Nombre Común, seguidamente ingresar el dato a buscar en el campo Dato, se podrá hacer
uso del comodín (%) en la búsqueda realizada, por ejemplo al buscar por Nombre común
y poner en el campo Dato el comodín %, se mostrarán todos los ítems que tengan un
nombre común. Si se ha seleccionado el campo de búsqueda Descripción ingresar el
dato en el campo del mismo nombre. Luego dar Enter o clic en el icono Buscar .

De acuerdo a los datos seleccionados, en la parte inferior de la ventana se mostrarán los


ítems, debiendo registrarse la cantidad en la columna respectiva.

-62-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

Seguidamente, el Usuario dará clic en el ícono Guardar .

Luego de registrar los datos se mostrará la siguiente ventana:

En la parte inferior de la ventana se visualiza el Código y Descripción del Ítem así como el
botón Distribución de Ítems por Destino. Ingresando a este botón, el Sistema presenta
la ventana Matriz de Ítems y Destinos, que muestra mostrando el Código y Descripción
del Ítem, la cantidad Total solicitada, el Total Acumulado y la Unidad de Uso.

Para visualizar, modificar o incorporar información, el Usuario ingresará a la carpeta


amarilla del ítem. El Sistema mostrará la ventana Registro de Pedidos.

-63-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

En la parte superior de esta ventana mostrará los siguientes campos: Meta, Tarea, Clase,
Familia, Bien y Unidad de Medida. Estos campos no podrán ser modificados.

En la parte Central de esta ventana se cuenta con los siguientes campos:

 Cantidad Solicitada: Cantidad solicitada por el Centro de Costo, puede ser


modificado.

 Cantidad Autorizada: Cantidad autorizada por el Responsable del Centro de Costo

 Cantidad Atendida: Cantidad que ha sido atendida.

Asimismo, el Sistema permitirá insertar/eliminar Especificaciones Técnicas. Ubicándose


en este campo, el Usuario activará el menú contextual dando clic con el botón derecho del
mouse y seleccionará la opción , adicionando filas en la columna
Rubro y Especificaciones Técnicas.

De igual manera podrá eliminar los registros, seleccionando la opción


.

Para culminar con el registro del Pedido, el Usuario deberá dar clic en el ícono Grabar
, mostrándose el siguiente mensaje:

Dando clic en el botón Sí, culminará el Registro del Pedido.

- Seguidamente dará clic en el botón para aprobar el Pedido por Encargo, el


mismo que cambiará a . Posteriormente será autorizado en la opción
Autorización del Pedido.

-64-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

Para visualizar la solicitud del Pedido, dará clic en el ícono Imprimir de la cabecera de
la ventana Registro de Pedidos, mostrándose la siguiente ventana:

Marcando con un check se visualizará en la Solicitud, el Clasificador de Gasto de los


ítems. Luego, dando clic en el ícono Imprimir , mostrará el formato Solicitud de
Pedido Nº, el cual contiene información del Solicitante, Fecha de Solicitud, Tarea y
Justificación, así como la Cadena Presupuestal, el Código y Descripción/Especificaciones
Técnicas del Ítem, Cantidad y Unidad de Medida.

1.1.2. Autorización del Pedido

Esta opción permite al área de Logística o la que haga sus veces, el tratamiento que deben
dar al Pedido Programado y No Programado, tomando la decisión si se compra todo o una
parte, si se deniega total o parcialmente, si se genera PECOSA total o parcial.
Además, proporciona información de la Disponibilidad Presupuestal y saldos del
Presupuesto Compromiso Anual – PCA de cada Pedido.

El ingreso a la opción Autorización del Pedido es siguiendo la ruta: “Pedidos -


Autorización del Pedido”, como muestra la siguiente ventana:

-65-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

Ingresando a esta opción, el Sistema presentará la ventana Autorización de Pedidos, la


misma que contiene los filtros de búsqueda Año y Centro de Costo, así como la relación
de Centros de Costo registrados en Tablas – Centros de Costo.

 Año: Indica el año correspondiente a la Autorización del Pedido.

 Centros de Costo: Permite seleccionar un Centro de Costo activando la barra de


despliegue . Marcando con un check mostrará todos los Centros de Costo.

Luego de la selección de los filtros correspondientes, el Sistema muestra la ventana con la


relación de Centros de Costos de la Unidad Ejecutora.

-66-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

A la derecha de los Centros de Costo se muestran dos columnas: Pendientes Bienes y


Pendientes Servicios. Estas columnas indican la cantidad de Pedidos que se encuentran
en Estado VºBº, pendientes de Autorización. Los registros se muestran en los siguientes
colores:

 Color Negro: Indica que el Centro de Costo no tiene Pedidos pendientes de


autorización.

 Color Verde: Indica que el Centro de Costo tiene Pedidos en Estado VºBº o
Pendientes de Autorización.

Autorización de Pedidos

Para efectuar la autorización de los Pedidos, el Usuario Responsable ingresará a la carpeta


amarilla del Centro de Costo correspondiente, mostrando el Sistema la ventana
Autorización de Pedidos.

La ventana Autorización de Pedidos contiene: Identificador de Procedencia del Pedido,


Identificador de ítem para Compra o Atención por Almacén, filtros y botones que se
describirán a continuación:

a. Identificador de Procedencia del Pedido


Existen dos tipos de procedencia de Pedidos que son Pedidos Programados (CN) y
Pedidos No Programados (PC), eso se puede identificar en cada uno de los Pedidos en la
columna Tipo:

-67-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

b. Identificador de ítem para Compra o Atención por Almacén

Al seleccionar un Pedido, en la parte izquierda de la ventana se mostrará los ítems


correspondientes al Pedido.

Cuando un ítem de Tipo bien no cuenta con Stock en Almacén es identificado para Compra
(PPTAL), caso contrario, es identificado para ser atendido por Almacén (STOCK).

Para que el Sistema muestre este indicador, se deberá tener configurado en Parámetros
de Configuración Inicial del Módulo de Logística el valor 1 – Sí-Validación de Pedidos
no Programados en la opción Validación de Registro de Pedido No Programado.

c. Filtros

 Tipo de Ppto: Activando la barra de despliegue , el Sistema permite seleccionar el


Tipo Presupuesto Institucional o Encargos.

 Año: Indica el año de Ejecución de la Autorización del Pedido.

 Mes: Indica el mes de la Autorización del Pedido. Marcando con un check en


Todos, se visualizará la información de todos los meses.

 Estado: Permite seleccionar los siguientes Estados: VB Jefe, Aprobado, Denegado,


PECOSA Parcial por firmar, PECOSA Parcial, PECOSA por firmar, PECOSA y
Atendido. Marcando con un check en Todos, se visualizarán todos los Pedidos con
sus respectivos Estados.

-68-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

d. Botones:

- Consulta PCA: Dando clic en el botón , el Sistema mostrará la ventana


PCA, la cual permite consultar los Saldos de la Programación de Compromiso Anual –
PCA: Reserva Presupuestal, Reserva Compromiso anual, y Fase Compromiso, a nivel
de Fuente de Financiamiento/Rubro, Categoría y Genérica del Gasto.

- Disponibilidad Presupuestal: Dando clic al botón , el Sistema mostrará


la ventana Disponibilidad Presupuestal, la cual permite consultar los saldos
presupuestales de cada Pedido a nivel Marco Presupuestal, Reserva Presupuestal,
Reserva Compromiso Anual y Compromiso, por Fuente de Financiamiento/Rubro, Meta,
Cadena Funcional y Clasificador de Gasto.

- Genera PAO: Ejecutando este botón, el Sistema permitirá generar el Consolidado del
Pedido en el PAO Actualizado.

- Autorizar: Mediante este botón, el Sistema permite autorizar el Pedido de Compra.

- Desautorizar: Este botón permite al Usuario extornar la Autorización del Pedido de


Compra.

PROCEDIMIENTO PARA AUTORIZAR PEDIDO

La oficina de Logística podrá determinar la forma en que serán atendidos los


requerimientos de las Áreas Usuarias o Centros de Costo:

-69-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

1. Autorización para Compra

2. Autorización para Atención en Almacén

1. Autorización para Compra

Para Autorizar un pedido para Compra, realizar el siguiente procedimiento:

Seleccionar el pedido correspondiente en estado VB Jefe, luego dar clic en el botón


, con lo cual el Sistema realizará automáticamente la autorización para
Compra por la cantidad total solicitada de cada ítem, cambiando el Estado del Pedido
de “VB Jefe” a “Aprobado”.

Seguidamente, dar clic en el botón Autorizar , mostrándose el siguiente


mensaje al Usuario, al cual dará clic en Sí para efectuar la autorización:

2. Autorización para Atención en Almacén

Si el bien cuenta con stock disponible en Almacén, realizar el siguiente procedimiento:

Seleccionar el pedido correspondiente en estado VB Jefe e ingresar a la carpeta


amarilla del ítem correspondiente.

-70-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

El Sistema mostrará la ventana Autorización de Pedidos de Compra¸ en la cual el


Usuario seleccionará el Almacén, Cuenta Contable y registrará en la columna
Cantidad x aprobar la cantidad a atender por la misma o menor cantidad solicitada:

Cabe indicar que si el ítem es identificado para ser atendido por Almacén, el Usuario
podrá aprobarlo para Compra, para ello registrará la cantidad a autorizar en el campo
Cantidad aprobada.El campo Estado cambiará a y se activará el
check del campo .

-71-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

Asimismo, desde esta ventana se podrá registrar las Especificaciones Técnicas del
bien, ingresando al botón . En la ventana de Especificaciones, el
Usuario activará el menú contextual dando clic con el botón derecho del mouse y
seleccionará la opción . Para eliminar el registro,
seleccionará la opción .

Una vez registrada la Cantidad a Autorizar, dará clic en el ícono Grabar ,


mostrándose el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Sí:

VALIDACIÓN DE CONTROL DE LOTES Y FECHA DE VENCIMIENTO

Asimismo, de acuerdo al Método de Valuación aplicado por la Entidad, el Usuario


podrá seleccionar un Método de Valuación los cuales se explican a continuación:
Método de Valuación Promedio.

Para la Autorización del con Método de Valuación Promedio, el Sistema presenta dos
alternativas para registrar la cantidad por Aprobar, dependiendo si el ítem seleccionado
está asignado Con Lote o Sin Lote.

-72-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

- Sin Lote:
Para los ítems que trabajan Sin control de Lote, el Sistema presentará los datos a
nivel de Fecha de Movimiento y Marca, indicando además el Precio Promedio,
Saldo y Cantidad x Aprobar.

El Usuario registrará las cantidades x Aprobar, permitiéndole el Sistema ingresar


cantidades en uno o varios registros.

- Con Lote:
Para los ítems que trabajan Con Lote, el Sistema presentará los datos por Fecha
de Expiración, indicando además Fecha de Movimiento, Marca, Lote, Saldo y
Cantidad x Aprobar.

El Usuario registrará las cantidades x Aprobar, permitiéndole el Sistema ingresar


cantidades en uno o varios registros.

Método de Valuación PEPS -Primera Entrada Primera Salida.


Para la Autorización del Pedido de Compra con Método de Valuación PEPS el
Sistema presentará los datos por Fecha de Movimiento, indicando además Marca,
Saldo y Cantidad x Aprobar.

El Usuario registrará las cantidades a Aprobar, donde el Sistema validará la


aprobación de acurdo al primer ingreso que se haya realizado. No podrá aprobar
la atención de otro registro hasta que el primero haya quedado con stock cero (0).

Para grabar los registros, el Usuario dará clic en el ícono Grabar .

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

Dando clic en el botón Sí, el Sistema culminará con el proceso y los datos
Aprobados se visualizarán en el campo Autorización de Pedidos de Compra.

Si la cantidad aprobada por Aprobar es mayor a la cantidad Programada en el año,


el Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario:

Asimismo, si la cantidad aprobada es mayor a la cantidad solicitada, el Sistema


mostrará el siguiente mensaje al Usuario:

Seguidamente, dará clic en el ícono Salir , mostrándose las cantidades


autorizadas en la columna Cantidad Autorizada de la ventana Autorización de
Pedidos.

Una vez aprobado el pedido, se procede con la generación de la PECOSA, la cual


se realiza en el Sub Módulo de Almacén, opción Atención de Pedidos.

Servicios.- Para el caso de servicios, el Sistema mostrará la siguiente ventana, en la


cual el Usuario registrará el Valor Aprobado por el mismo o menor monto solicitado,

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

asimismo, activará con un check el campo P.Cont. , para indicar que el Pedido
es para atención mediante Contrato.

 Nota: Si el servicio se encuentra presente en un Contrato habilitado con el check P.Cont, al guardar
el ítem se omite la validación de Disponibilidad Presupuestal además no genera Reserva de
Pedido.

Asimismo, desde esta ventana se podrá registrar los Términos de Referencia del
servicio, ingresando al botón . En la ventana, el Usuario activará el menú
contextual dando clic con el botón derecho del mouse y seleccionará la opción
. Para eliminar el registro, seleccionará la opción
.

Una vez registrado el Valor Aprobado, dar clic en el ícono Grabar , mostrándose el
siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Sí:

Validación:
Si en el Pedido de Servicio se indicó que es para
atención mediante Contrato y el ítem no
se encontrara asociado a un Pedido de Contrato,
el Sistema mostrará el siguiente mensaje al
Usuario :

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

MODIFICACIÓN DE LA RESERVA DE PEDIDOS PARA COMPRA

A continuación se describen los casos que modificarían la Reserva de Pedidos para


Compra durante la etapa de Autorización:

1. Si la cantidad o monto autorizado de un ítem de tipo Bien o Servicio, es menor a lo


solicitado, el Sistema liberará la Reserva del Pedido por el monto no aprobado, para
la Fuente de Financiamiento, Meta y Clasificador de Gasto asociados al ítem.

2. Si la cantidad o monto de un ítem de tipo Bien o Servicio es denegado, el Sistema


liberará la Reserva por el monto denegado, para la Fuente de Financiamiento, Meta y
Clasificador de Gasto asociados al ítem.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

3. Si un ítem de tipo Bien es identificado para Compra, pero se aprueba para ser Atendido
por Almacén, el Sistema liberará la Reserva por el monto originado durante el registro
del Pedido, para la Fuente de Financiamiento, Meta y Clasificador de Gasto asociados
al ítem.

4. Si un ítem de tipo Bien es identificado para ser atendido por Almacén, pero se aprueba
para ser Atendido para Compra, el Sistema generará la Reserva del Pedido, por la
Fuente de Financiamiento, Meta y Clasificador de Gasto asociados al ítem.

 Nota: Para este último caso, la Reserva podría generar que el Saldo Disponible se muestre en
negativo.

Es necesario considerar que la Reserva del Pedido se liberará o generará una vez que se
seleccione alguno de los siguientes botones: Autorizar o Para Compra, según
corresponda.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

PROCEDIMIENTO PARA LA GENERACIÓN DEL PAO

Una vez que el Pedido ha sido Autorizado por cualquiera de los dos tipos de
procedimientos, el Usuario continuará con el proceso, dando clic en el botón ,
mostrando la ventana PAO que cuenta con dos opciones:

- Generar PAO.
- Incorporar a un PAO existente.

Para el caso que la Unidad Ejecutora, no distinga la Fuente de Financiamiento desde la


generación del Pedido, al ejecutar la opción , el Sistema mostrará la ventana
Fuentes/Rubros, donde seleccionará la Fuente de Financiamiento correspondiente y dará
clic en el botón y luego se continuará con el procedimiento antes descrito.

Si la fuente de financiamiento fue registrada desde la generación del Pedido, al Generar el


PAO, el Sistema verificará que el ítem seleccionado, cuente con Precio de Última Compra,
en caso contrario mostrará la ventana Actualización Masiva de Precios, para el registro
correspondiente.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

Luego de dar clic en el ícono Grabar , el Sistema mostrará la ventana Secuencia del
Sistema, indicando el número correlativo del PAO, el cual puede ser modificado por el
Usuario.

Dando clic en el botón Aceptar, mostrará el siguiente mensaje:

Dando clic en el botón Aceptar, el Sistema presentará la siguiente ventana, en la cual se


registrará los datos generales del PAO.

A partir del año 2016, en el campo Proc. Selección de acuerdo al valor del PAO se
mostrarán los nuevos procedimientos de selección según la nueva Ley de Contrataciones
N° 30225 y su Reglamento, incluyendo el procedimiento “49- Procedimiento Especial de
Contratación”, el cual es exclusivo para las contrataciones relacionadas a la ocurrencia

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

del fenómeno del niño. Asimismo, se seguirán mostrando los antiguos procesos de
selección, a excepción de los procesos relacionados a los Decretos de Urgencia del año
2009.

Luego dará clic en el ícono Grabar , mostrándose el siguiente mensaje:

Dará clic en el botón Aceptar, para continuar con el procedimiento en la opción PAO
Actualizado.

Impacto en la Reserva de Pedido:


Al generar el PAO, el cálculo de la Reserva del Pedido se actualizará automáticamente
tomando en cuenta el precio de última compra de los ítems que generaron el PAO, a nivel
de Fuente de Financiamiento, Meta y Clasificador de Gasto.

Incorporar a un PAO existente:


Al seleccionar la opción , el Sistema presentará la ventana PAO,
la misma que muestra los PAO existentes con información de Número de PAO, Tipo B/S,
Especificaciones Técnicas, Valor Estimado y Procedimiento de Selección. Para incorporar
el Pedido a uno de ellos, marcará con un check en la columna PAC.

Seguidamente dará clic en el ícono Grabar , mostrándose la siguiente pregunta.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

Dando clic en el botón SI, el Sistema preguntará si desea incluir este PAO al Plan de
Adquisiciones y Contrataciones – PAC, ya que en el presente caso, al incorporar el Pedido,
el nuevo proceso puede cambiar a una Menor Cuantía.

Dando clic en el botón SI, el Sistema mostrará el siguiente mensaje:

Dará clic en el botón Aceptar, para continuar con el procedimiento en la opción PAO
Actualizado.

PROCEDIMIENTO PARA DESAUTORIZAR UN PEDIDO DE COMPRA

Para desautorizar un Pedido de Compra o Servicio, el Usuario deberá dar clic en el botón
, mostrando el Sistema la siguiente pregunta:

Dando clic en el botón Si, el Sistema mostrará el siguiente mensaje:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

Dando clic en el botón Aceptar, culminará el proceso de desautorización.

Si el Pedido de Compra o Servicio se encuentre en PAO Actualizado, el Sistema mostrará


el siguiente mensaje:

1.1.3. Seguimiento del Pedido

Esta opción permite al Usuario realizar una consulta del estado de un Pedido o el de realizar
el seguimiento del Pedido. Para ello se tendrán diversos estados del Pedido y de esta
manera se podrá conocer si el Pedio realizado esta en estado pendiente, PECOSA,
Aprobado, etc.

El ingreso a la opción Seguimiento del Pedido es siguiendo la ruta: “Pedidos -


Seguimiento del Pedido”, como muestra la siguiente ventana:

Ingresando a esta opción, el Sistema presentará la ventana Seguimiento de Pedidos, la


misma que contiene los filtros de búsqueda Año, Tipo, Estado, Centro de Costo, rangos
de Fecha y Personal que realizo el Registro del Pedido

Así mismo en esta venta se presentara la Lista de Pedido y el Listado de ítems que
corresponde al Pedido seleccionado.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

 Año: Indica el año correspondiente al Seguimiento del Pedido.

 Tipo: Activando la barra de despliegue , el Sistema permite seleccionar el Tipo,


pudiendo ser Bien o Servicio.

 Estado: Permite seleccionar los siguientes Estados: VB Jefe, Aprobado, Denegado,


PECOSA Parcial por firmar, PECOSA Parcial, PECOSA por firmar, PECOSA y Atendido.
Así mismo se podrá seleccionar Todos, donde se visualizarán todos los Pedidos con
sus respectivos Estados.

 Centros de Costo: Permite seleccionar un Centro de Costo activando la barra de


despliegue . Marcando con un check mostrará todos los Centros de Costo.

 Rango de Fechas: Permite seleccionar un rango de Fecha, para ello se deberá de


registrar una Fecha de Inicio y una Fecha Fin.

 Registrado por: Permite seleccionar al personal que registró Pedidos, activando la


barra de despliegue . Marcando con un check mostrará todos los Responsables.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

Luego de la selección de los filtros correspondientes, el Sistema muestra la ventana con la


Lista de Pedidos.

Al seleccionar un Pedido, el parte inferíos nos mostrara el Listado de Ítems


correspondientes al Pedido seleccionado y se podrá visualizar el estado de cada ítem.

REPORTES GENERALES
Para visualizar los Reportes, el Usuario dará clic en el ícono Imprimir , mostrándose
las una lista de opciones de Reportes.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

Seguidamente, seleccionará una de las opciones, para visualizar los Reportes:

 Relación de Pedidos: Al seleccionar esta opción, el Sistema mostrará el reporte de


‘Relación de Pedidos de Compra’, mostrando los siguientes datos: Número y Fecha
del Pedido, Código, Centro de Costo y Estado, a nivel de tipo de Bien y rango de fechas,
agrupado por Mes.

 Relación de Pedidos de Compra por Ítems: Al seleccionar esta opción, el Sistema


mostrará los siguientes filtros: Grupo, Clase, Familia e Ítem, los cuales podrán ser
seleccionados activando el ícono Buscar . Marcando con un check mostrará
Todos.

Luego de seleccionar los filtros, dando clic en el ícono Imprimir , visualizará el


reporte respectivo, el mismo que muestra información de los Pedidos de Bienes y
Servicios indicando el Código y Descripción del Ítem, Fecha y Número del Pedido,
Estado, Código y Descripción del Centro de Costo, Unidad de Uso, Cantidad Solicitada,
Cantidad Autorizada, Número y Fecha de la PECOSA.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

 Relación de PECOSAS: Al seleccionar esta opción, el Usuario deberá dar clic en el


icono Imprimir .

El Sistema mostrará el reporte ‘Relación de PECOSAS’ con los siguientes datos:


Número de PECOSA, Fecha, Centro de Costo, Número de Pedido, Fuente de
Financiamiento y Valor, a nivel de Tipo de Bien y desde un rango de fecha.

 Reporte de Reserva de Pedidos: Al seleccionar esta opción, se mostrará los siguientes


filtros: Fuente de Financiamiento, Meta y Clasificador, luego de seleccionar los filtros
correspondientes, el Usuario deberá dar clic en el icono Imprimir .

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

El Sistema mostrará el Reporte de Reserva de Pedidos, mostrando los siguientes


datos: Fuente de Financiamiento, Genérica, Clasificador de Gasto, Meta, Disponibilidad
SIAF, Reserva de Pedidos y Saldo Disponibilidad.

1.1.4. Pedidos Consolidado para Compra

Esta opción permite al Usuario realizar consultas de los Consolidados de los Pedidos
Autorizados enviados al PAO Actualizado, indicando además información del Centro de
Costo solicitante, la fecha del Requerimiento y el valor del Consolidado.

El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Pedidos - Pedidos Consolidados para


Compra”, como muestra la siguiente ventana:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

Ingresando a esta opción, el Sistema presentará la ventana Pedido Consolidado, la


misma que muestra los siguientes filtros de búsqueda: Año, Mes, Origen, Tipo de Proceso,
Crédito Fiscal, Tipo B/S, Estado y Número de Requerimiento, los cuales se detallan a
continuación:

 Año: Permite filtrar la información por año de generación de los Pedidos.

 Mes: Permite filtrar la información por el mes del Consolidado. Marcando con un
check se mostrará por todos los meses del año.

 Origen: Permite filtrar la información por el origen de los Consolidados


correspondientes a Pedidos Programados, No Programados o Ambos.

 Crédito Fiscal: Permite filtrar la información por los Consolidados destinados a


Venta (Crédito Fiscal) Marcando con un check o Todos.

 Tipo B/S: Permite filtrar la información por los consolidados de bienes o servicios.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

 Tipo Proceso: Permite filtrar la información por Procedimiento de Selección de


acuerdo al registro en el PAO Actualizado.

 Estado: Permite filtrar la información por los siguientes Estados: Autorizado,


Autorizado PAO, Autorizado Contrato, Autorizado P.S., Pendiente, O/C, O/S.
Todos.

 N. de Requer: Permite filtrar la información por Número de Requerimiento. Luego


de ingresar el número dar Enter para ejecutar la búsqueda. Para visualizar
nuevamente todo el listado borrar el número ingresado y dar Enter.

Al seleccionar un registro de Consolidado, el Sistema mostrará en la sección derecha de


la ventana la relación de los Pedidos que fueron consolidados.

Detalle del Pedido Consolidado

Ingresando a la carpeta amarilla , el Sistema presentará la ventana Pedido


Consolidado, conteniendo la pestaña Detalle de Pedido Consolidado, que muestra la
siguiente información: Fecha del Consolidado, Estado, Fecha de Autorización y Tipo de
Proceso.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

Asimismo, a la derecha de la ventana, se visualizarán los botones, ,


y , éste último se muestra cuando la Programación está
configurada con Control de Techo Presupuestal. En la parte inferior, los botones
y .

Asimismo, muestra la siguiente información:

1. Listado de Ítems que conforman el Pedido Consolidado

Ingresando a la carpeta amarilla del ítem seleccionado, se muestra la ventana


Registro de Pedidos, donde el Usuario podrá visualizar los siguientes datos del Ítem:
Tipo, Grupo, Clase, Familia, Catálogo Bienes/Servicios. Además, la Unidad de
Adquisición, Cantidad Autorizada, Precio Unitario y Valor Total.

Asimismo, al dar clic en el botón , el Sistema presentará la


ventana Consulta de Especificaciones Técnicas, la misma que permite visualizar los
datos registrados en el Pedido.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

Dará clic en el ícono Salir para volver a la ventana Pedido Consolidado.

2. En la parte inferior izquierda de la ventana, muestra los datos de la Distribución

Presupuestal. Ingresando a la carpeta amarilla , el Sistema presenta la


ventana Cantidad Autorizada, donde el Usuario visualizará los siguientes datos del
Pedido: Meta, Clasificador, Fuente de Financiamiento, Tipo de Impuesto, FF Impuesto,
Tasa, Cantidad y Monto Impuesto.

Para salir de la ventana dar clic en el ícono Salir .

3. En la parte inferior derecha de la ventana presenta los datos de los Centros de Costos
relacionados al Consolidado.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

DESCRIPCIÓN DE BOTONES

1. Consulta PCA: Dando clic al botón , el Sistema presenta la ventana PCA


con información de la Programación de Compromiso Anual para el Consolidado
seleccionado.

2. Precio Masivo
Dando clic al botón , el Usuario podrá consultar los siguientes datos del
Ítem: Código y Descripción, Unidad de Medida, Cantidad, Precio y Valor.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

3. Disponibilidad Presupuestal
Mediante el botón , el Usuario visualizará los siguientes datos de la
Disponibilidad Presupuestal para el Consolidado seleccionado: FF/Rubro, Meta, Código
y Descripción del Clasificador de Gasto, Código y Descripción del Centro de Costo,
Marco Presupuestal, Reserva, F.C y Saldo Presupuestal.

4. Resumen Presupuestal
Al dar clic al botón , el Sistema mostrará la Fuente de Financiamiento,
Función, Programa, Genérica del Gasto, Medio de Pago y Valor en Soles del
Consolidado.

5. Datos Generales
Dando clic al botón el Sistema muestra a modo de consulta la siguiente
información del Consolidado: Periodo, Estado, Fecha y Número del Consolidado, Tipo
Bienes/Servicios, Fecha de Autorización, Centro de Costo, Número de Solicitud,
Responsable del Centro de Costo, Tipo Presupuesto, Moneda, Tipo de Cambio, Origen,
Procedimiento de Selección, Tipo Compra, Modalidad de Adquisición.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

REPORTES

Para visualizar los reportes de Pedidos Consolidados, el Usuario dará clic en el ícono
Imprimir de la ventana principal, mostrándose las siguientes opciones:

 Requerimiento de Consolidado de Pedidos: Dando Aceptar a esta opción, el Sistema


mostrará reporte respectivo con la relación de ítems por Consolidado, indicando los
siguientes datos: Tipo B/S, Número y Fecha del Consolidado, Fecha de Aprobación,
Concepto, Valor Total y Moneda, Código y Descripción de los Ítem, Unidad de Medida,
Cantidad, Precio, Valor Referencial, Afectación Presupuestal, Código y Descripción del
Centro de Costo y Cantidad.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

 Solicitud de Cotización: Al dar Aceptar a esta opción, el Sistema presentará la


ventana Invitación a Postores, donde el Usuario podrá seleccionar el tipo de Solicitud
de Cotización General o personalizada para un Postor.

Si selecciona la opción General, se generará una solicitud de Cotización sin nombre del
Postor.

Al seleccionar la opción Postor, se activarán los campos de la derecha de la ventana,


donde ejecutará el ícono Buscar , mostrándose la ventana Búsqueda de Datos, donde
seleccionará al Postor.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

Al dar clic en el botón Aceptar en el Postor seleccionado, los demás campos se registrarán
automáticamente, excepto el campo Fax, que deberá ser digitado.

Luego dará clic en el botón Aceptar, para visualizar el formato de la Solicitud, el mismo
que contiene los siguientes datos: Nombre, Dirección, Teléfono y Número de Ruc del
Proveedor; Número y Fecha del Consolidado, Concepto y Documento de Referencia.
Asimismo, indica la Cantidad Requerida, Unidad de Medida, Descripción y
Especificaciones Técnicas del Bien o Servicio, Precio Unitario y Precio Total.

 Detalle de Requerimiento de Consolidado: Al dar Aceptar a esta opción, el Sistema


muestra el reporte respectivo conteniendo los siguientes datos: Tipo Bien/Servicio,
Número y Fecha de Consolidado, Fecha de Aprobación, Documento de Referencia,
Concepto, Valor total y Moneda, Código y Descripción del Ítem, Unidad de Medida,
Cantidad, Valor Referencial, Cadena Presupuestal, código del Centro de Costo y Nº del
Pedido.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

1.1.5. Registro de Gastos Generales

Esta opción permite al Usuario efectuar los requerimientos de Servicios de Gastos


Generales solicitados por los Centros de Costo, los mismos que serán incorporados en el
PAO Actualizado para su posterior ejecución.

El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Pedidos - Registro de Gastos Generales”,


como muestra la siguiente ventana:

Al ingresar a la opción Registro de Gastos Generales, el Sistema presentará la ventana


Gastos Generales, la misma que contiene los siguientes filtros: Año, Mes, Tipo
Bienes/Servicios, Centro de Costo y Estado.

Además contiene la siguiente información del Requerimiento: Crédito Fiscal, Número de


Requisición, Centro de Costo, Glosa, Fecha de Requerimiento, Estado, Mes Calendario,
Autorización Calendario, PAC, Número de Cuadro, Moneda y Valor.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

Filtros:

 Año: Indica el año de generación de los Pedidos.

 Tipo de B/S: Siempre se visualizara el tipo Servicio.

 Crédito Fiscal: Marcando con un check filtrará los Consolidados destinados al


Consumo Institucional, Venta (Crédito Fiscal), o Todos.

 Estado: Permite filtrar la información por los siguientes Estados: Autorizado,


Pendiente, O/C, O/S. Todos.

 Mes: Permite seleccionar el mes del Consolidado. Marcando con un check


mostrará todos los meses del año.

 Centro de Costo: Permite seleccionar el Centro de Costo, activando la barra de


despliegue .

 Gastos Generales: Permite Seleccionar si el Registro del Gasto General tendrá


una PAO No Proyectado (para generar una certificación en el PAO Actualizado) o
un PAO Proyectado (relacionar los servicios a una certificación existente en el PAO
Actualizado).

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

1.1.5.1. Registro de Gastos Generales No Proyectado

Para realizar el registro de los Gastos Generales No Proyectado, el Usuario deberá realizar
el siguiente procedimiento:

1- Seleccionar “No Proyectado” en la opción de Gastos General y luego activar el menú


contextual y seleccionar la opción .

El Sistema presentará la ventana Gastos Generales No Proyectados, la misma que


cuentas con dos Pestañas: Gastos Generales y Detalle de Gastos Generales.

2- En la pestaña , el Usuario deberá registrar la siguiente información:


Periodo, Número y Fecha de Requerimiento, Estado, Tipo B/S, Centro de Costo,
Responsable, Tipo Presupuesto, Moneda, Tipo de Cambio y Origen. Asimismo, el
Usuario deberá completar la información en los campos Número de Solicitud y Glosa.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

3- Luego de ingresar la información dar clic en el ícono Grabar , para activar la pestaña
, donde el Usuario deberá registrar los ítems de servicios
requeridos, para lo cual activará el menú contextual y seleccionará la opción

El Sistema presentará la ventana Gastos Generales No Proyectados.

4- Seleccionar la información correspondiente en los siguientes filtros:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

 Flag. Porcentaje de Gasto General: Indicar si la distribución se realizará de manera


porcentual entre los Centros de Costo. Para ello, se presenta dos opciones:

- Si: La distribución del gasto será porcentual entre los Centros de Costo.

- No: Los montos serán ingresados por el Usuario.

 Actividad/Proyecto: Indicar si la Meta es de Actividad o Proyecto.

 Fte. Fto. / Rubro: Seleccionar la Fuente de Financiamiento y Rubro.

 Tarea: Seleccionar la Tarea.

 Tipo de Uso: Muestra el Tipo de Uso de la Tarea.

 Rubro: Seleccionar el Rubro del Servicio.

 Servicio: Seleccionar el Ítem perteneciente al Rubro seleccionado, ejecutando el


ícono Buscar y luego dar clic en el botón .

Seguidamente grabará los registros, dando clic en el ícono Grabar .

5- En esta ventana, para efectuar el registro de los Gastos Generales, el Usuario activará
el menú contextual en la parte inferior de la ventana, y seleccionará la opción que
corresponda: / .

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

5.1 Asimismo, para eliminar un Centro de Costo, el Usuario seleccionará la opción


del menú contextual, mostrándose la siguiente pregunta:

Dando clic en el botón Si, se eliminará el Ítem seleccionado.

5.2 Al seleccionar la opción , el Sistema presentará la ventana


Centros de Costos, donde activará la barra de despliegue para seleccionar un
Centro de Costo, o marcará con un check para seleccionar todos los Centros de
Costo relacionados al Servicio.

6- Si el Usuario seleccionó la opción NO en el flag de Porcentaje, registrará el monto


correspondiente en la columna Valor Total y dará clic en el ícono Grabar .

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

Si seleccionó la opción SI en el Flag de Porcentaje, el Sistema mostrará en la parte inferior


de la ventana el campo Monto Total, donde registrará el importe total del Servicio.
Asimismo, la columna % Ctro. Debe mostrarse con un total porcentual de 100% para que
el Sistema realice el cálculo. Dando clic en el botón el Sistema distribuirá el monto
entre los Centros de Costo registrados.

7- Para registrar los Términos de Referencia del servicio, el Usuario dará clic en el botón
. El Sistema mostrará la ventana Registro de Términos de Referencia,
en la cual el Usuario activará el menú contextual dando clic con el botón derecho del
mouse y seleccionará la opción para registrar los Rubros y
los Términos de Referencia. Asimismo, para eliminar un Término de Referencia
seleccionará la opción .

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

8- Dar clic al ícono Salir , para que el Sistema muestre en la pestaña Detalle de
Gastos Generales, la información de la Distribución Presupuestal por Centro de Costo
y Tarea.

Autorización Del Registro De Gastos Generales No Proyectado

Para realizar el Proceso Autorización Gasto General No Proyectado, el Usuario deberá


realizar el siguiente procedimiento:

1- Dar clic en el botón . El Sistema mostrará la siguiente pregunta:

Dando clic en el botón Si, se activarán el campo y el botón .

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

2- Marcar con un check en el campo para generar el PAO correspondiente.


El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario:

Al seleccionar el botón Si, el Sistema presentará la ventana Secuencia del Sistema


indicando que se va a generar un número de PAO, el cual es editable:

Al seleccionar No, el Sistema borra el Mensaje al Usuario y desactivará el check en


el campo .

3- Dando clic en el botón el Sistema mostrará la ventana Datos del PAO, donde
deberá registrar la información respectiva.

4- Seguidamente dar clic en el ícono Grabar y luego en el ícono Salir , para


visualizar el registro en la opción PAO Actualizado del Sub Módulo Programación.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

1.1.5.2. Registro de Gastos Generales Proyectado

Para realizar el registro de los Gastos Generales Proyectado, el Usuario deberá realizar el
siguiente procedimiento:

1- Seleccionar Proyectado en la opción de Gastos General y luego activar el menú


contextual, y seleccionar la opción .

2- El Sistema presentará la ventana Gastos Generales Proyectados, la misma que


cuentas con dos Pestañas: Gastos Generales y Detalle de Gastos Generales.

3- En la pestaña , el Usuario deberá registrar la siguiente información:


Número y Fecha de Requerimiento, Centro de Costo, Número de Solicitud,
Responsable, Tipo Presupuesto (Presupuesto Institucional, Encargos), Moneda,
Origen (Requerimiento No Programado, Requerimiento Programado, Requerimiento
Programado / No Programado) y Glosa.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

4- Luego de ingresar la información dar clic en el ícono Grabar . El Sistema activará


la pestaña , en la cual el Usuario registrará los ítems de servicios
requeridos, para lo cual activará el menú contextual y seleccionará la opción

5- El Sistema presentará la ventana Gastos Generales Proyectados, en la cual el


Usuario registrará la siguiente información.

 Flag. Porcentaje de Gasto General: Indicar si la distribución se realizará de


manera porcentual entre los Centros de Costo. Para ello, se presenta dos opciones:
- Si: La distribución del gasto será porcentual entre los Centros de Costo.
- No: Los montos serán ingresados por el Usuario.

 Actividad/Proyecto: Indicar si la Meta es de Actividad o Proyecto.

 Fte. Fto. /Rubro: Seleccionar la Fuente de Financiamiento y Rubro.

 Tarea: Seleccionar la Tarea.

 Tipo de Uso: Muestra el Tipo de Uso de la Tarea.

 Rubro: Seleccionar el Rubro del Servicio.

 Servicio: Seleccionar el Ítem perteneciente al Rubro seleccionado, ingresando al


ícono Buscar .

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

 Clasificador de Gasto: Seleccionar el Clasificador de Gasto del servicio


seleccionado.

6- Luego, se insertará los Centros de Costo, activando el menú contextual dando clic con
el botón derecho del mouse y seleccionando la opción .

7- El Sistema mostrará la ventana Centros de Costos, en la cual el Usuario activará la


barra de despliegue para seleccionar un Centro de Costo según la Plantilla de
Gastos Generales.

8- Si el Usuario seleccionó la opción NO en el flag de Porcentaje, registrará el monto


correspondiente en la columna Valor Total y dará clic en el ícono Grabar .

Si seleccionó la opción SI en el Flag de Porcentaje, el Usuario registrará el monto total


del Servicio en el campo Monto Total. Asimismo, la columna % Ctro debe registrarse
con un total porcentual de 100% para que el Sistema realice el cálculo. Luego dará clic
en el botón para que el Sistema distribuya el monto total entre los Centros de
Costo registrados en función los porcentajes indicados.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

Validación:
El total porcentual debe sumar 100%, caso
contrario al Procesar el Monto Total, el Sistema
mostrará el siguiente mensaje al Usuario:

9- Luego dar clic en el icono Grabar y luego en Salir , para que el Sistema muestre
en la pestaña Detalle de Gastos Generales la información de la Distribución
Presupuestal por Centro de Costo y Tarea.

Asimismo, el Sistema permitirá insertar más de un ítem (Servicios Generales). Para ello
luego de registrado el primer ítem, se volverá a activar el menú contextual dando clic
con el botón derecho del mouse y seleccionará la opción y procederá con
el registro del gasto proyectado.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

Autorización del Registro de Gastos Generales Proyectado

Para realizar el Proceso Autorización del Gasto General Proyectado, el Usuario deberá
realizar el siguiente procedimiento:

1- Dar clic en el botón .

 Nota: Para poder realizar modificaciones o eliminar ítems al registro del Gasto General
Proyectado, éste deberá encontrarse Desautorizado.
2- El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Sí, para
efectuar la Autorización:

-110-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

3- Seguidamente, el Sistema activará el botón , al cual dará clic para


proceder con la asociación del Gasto General con un Certificado de un PAO
Proyectado.

4- El Sistema mostrará la ventana Asociación de PAO Proyectado a Gasto General


mostrando todas las certificaciones relacionadas al Rubro del requerimiento. El Usuario
deberá seleccionar el Certificado correspondiente y dar clic en el icono Guardar :

Validaciones:
a) En caso que el Servicio General tenga dos o
más rubros, el Usuario deberá seleccionar un
PAO Proyectado que tenga los mismos
Clasificadores de los Rubros de Servicios
Generales, de lo contrario el Sistema mostrará
el siguiente mensaje al Usuario:

b) Si alguno de los Clasificadores del PAO


Proyectado no cuente con disponibilidad
presupuestal , el Sistema mostrará el siguiente
mensaje al Usuario:

-111-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

5- El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Sí, para
efectuar la asociación:

6- El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, indicando el número del Cuadro


de Adquisición y la Orden de Servicio generado automáticamente:

7- Para finalizar dar clic en Aceptar y luego en el ícono Salir . El Usuario podrá
visualizar la Orden de Servicio generada en el Sub Módulo Adquisiciones.

BOTONES DE PROCESOS Y CONSULTAS

El Usuario podrá realizar diversos procesos y consultas sobre el Registro de Gastos


Generales, seleccionando botones: Consulta PCA, Autorización, Disponibilidad
Presupuestal, Resumen Presupuestal y Autorización Total x Ítems, ubicados en la
pestaña Detalle de Gastos Generales.

-112-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

a- , el Usuario podrá consultar la Programación de Compromiso Anual, con


los campos FF, Rb, Cat, Tran/Gen, PCA, Reserva Presupuestal, Reserva de
Compromiso Anual, Fase de Compromiso y Saldo PCA.

b- , Permite realizar la Autorización de cada Requerimiento realizado

c- , el Sistema muestra la Disponibilidad Presupuestal de cada Requisición


del PAO, con los campos FF/Rb, Meta, Clasificador, Techo, PAO Modificado, PAO
Autorizado Presupuestal, Techo Reservado, Ejecución y Disponibilidad Presupuestal.

d- , el Usuario podrá consultar el Resumen Presupuestal de cada


Requisición, mostrando los siguientes datos: Año, FF, Rb, Meta, Clasificador y Valor.

e- , Permite realizar la Autorización Total x Ítem de cada


Requerimiento.

-113-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

REPORTES

Para visualizar los reportes de Gastos Generales, el Usuario dará clic en el ícono Imprimir
de la ventana principal, mostrándose las siguientes opciones:

 Requerimiento de Gastos Generales.- Este reporte muestra la relación de ítems de


Gastos Generales, indicando los siguientes datos: Tipo Servicio, Número y Fecha del
Requerimiento, Fecha de Aprobación, Número de Documento, Concepto, Valor Total y
Moneda, Código y Descripción de los Ítem, Unidad de Medida, Valor Referencial,
Afectación Presupuestal, Código y Descripción del Centro de Costo y Valor, así como
los Términos de Referencia.

 Solicitud de Cotización.- Este reporte generará la Solicitud de Cotización. El Sistema


presentará la ventana Invitación a Postores, en la cual el Usuario podrá seleccionar el
tipo de Solicitud de Cotización General o Personalizada para un Postor.

Al seleccionar la opción Postor, se activarán los campos de la derecha de la ventana,


donde ejecutará el ícono Buscar , mostrándose la ventana Búsqueda de Datos,
donde seleccionará al Postor.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

Al dar en el Postor seleccionado, los demás campos se registrarán


automáticamente, excepto los campos Teléfono y Fax, que deberán ser digitados.
Luego dará clic en el botón , para visualizar el formato de la Solicitud, el mismo
que contiene los siguientes datos: Nombre, Dirección, Teléfono y Número de Ruc del
Proveedor; Número y Fecha del Requerimiento, Concepto y Documento de Referencia.
Asimismo indica el servicio requerido, Descripción y Términos de Referencia del
Servicio, Precio Unitario y Precio Total. Asimismo, mostrará un campo para firma del
Área de Logística.

 Nota: La opción General, muestra la Solicitud de Cotización sin los datos del Postor.

 Detalle de Requerimiento de Gastos Generales.- Este reporte muestra el detalle de


Requerimiento de Gastos Generales, mostrando la siguiente información: Tipo Servicio,
Número y Fecha del Requerimiento, Fecha de Aprobación, Documento de Referencia,
Concepto, Valor total y Moneda, Código y Descripción del Ítem, Unidad de Medida, Valor
Referencial, Cadena Presupuestal, Código del Centro de Costo, Valor y los Términos
de Referencia. Asimismo, muestra un campo para la firma del Responsable.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

1.1.6. Compras por Encargo

El Usuario Responsable de la Compra, luego de revisar el contenido del Pedido o Pedidos


por Encargo, lo aprueba y autoriza. Enviándolo luego al Consolidado de Pedido al PAO
Actualizado.

El ingreso a la opción Compra por Encargo es siguiendo la ruta: “Pedidos - Compra por
Encargo”, como muestra la siguiente ventana:

Esta opción permitirá al Usuario consultar las compras por encargo emitidas en el periodo
seleccionado, al ingresar el Sistema visualiza la ventana Compras por Encargo, la misma
que muestra en la parte superior los siguientes filtros de selección: Año, Mes, Tipo B/S,
Estado, D.N.T.P, Entidad Encargante y Número de Encargo.

Seleccionar los siguientes filtros:

 Año: Indica el año de Proceso de la Compra por Encargo.

-116-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

 Mes: Permite seleccionar el mes de la Compra. Marcando con un check , se


visualizará la información de todos los meses.

 Estado: Filtra los diferentes estados en que se encuentra el Pedido

 Tipo B/S: Permite filtrar un tipo de Bien o Servicio.

 DNTP: Indica si el Pedido se encuentra dentro de la Dirección Nacional de Tesoro


Público.

 Entidad Encargante: Muestra las Entidades Encargantes Registradas.

 N° Encargo: Muestra los números de Encargos registrados. Marcando con un check


, se visualizará todos números de encargos.

Asimismo, se muestra un listado de las compras realizadas por Encargo.

COMPRAS POR ENCARGO


Ingresando a la carpeta amarilla de cada registro, se visualizará la ventana Compras
por Encargo.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

El Sistema permitirá al Usuario visualizar los siguientes datos de la compra:

1- En la cabecera se muestra Número de Requerimiento, Fecha Requerimiento, Estado,


Número de Pedido, Fecha de Pedido, Fecha de Autorización, Encargante, Tipo Entidad,
Tarea, D.N.T.P (indica que el recurso proviene de la Dirección General de Tesoro
Público), Centro de Costo y Responsable.

2- En el detalle del Ítem se visualiza el Código, Descripción, Unidad de Uso, Cantidad,


Precio Unitario y el Valor en Soles.

1
Al seleccionar la carpeta amarilla de cada ítem, se muestra la ventana Consulta
de Especificaciones Técnicas donde el Usuario podrá visualizar los datos de: Tipo,
Ítem B/S, Número, Rubro y Especificación Técnica.

3- En el detalle del Campo Descripción del Ítem se mostrará los campos de Expediente
SIAF, Meta, FF, Rb, Clasificador, descripción del Clasificador, Cantidad y Valor en
Soles.

2
Al ingresar a la carpeta amarilla , el sistema muestra la ventana Cantidad
Autorizada donde el Usuario podrá visualizar la Meta, Clasificador, Fte Financiamiento,
Tipo de Impuesto, Fte Fto de Impuesto, Tasa, Cantidad y Monto de Impuesto.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

4- Al dar clic al botón , se mostrará una ventana indicando la Fuente de


Financiamiento, Función, Programa, Genérica del Gasto y Valor en Soles.

Asimismo, cuenta con las siguientes opciones:

- Botón Desautorizar
Al ingresar al botón , el Sistema permite al Usuario cambiar el estado de la
Compra.Se muestra la siguiente pregunta:

Al presionar el botón Si , se inicia el proceso y el estado del botón cambia a: .

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

- Botón Precio Masivo


Al presionar el botón el Usuario podrá registrar los precios unitarios de los
ítems, automáticamente se activará el recuadro con un check .

Luego de registrar los precios ejecutar el ícono Grabar y luego el ícono Salir .

Cuadro Adquisición?: Al marcar esta opción con check se activará


el campo al registrar la fecha, el Sistema enviará el Consolidado directamente
a la Etapa de Cuadro de Adquisición y, posterior elaboración de la Orden de Compra-Guía
de Internamiento u Orden de Servicio. Se aplica en el caso de Entidades que están en
etapa de implementación y estén regularizando sus Órdenes.

- Botón PAO?: Si presiona el botón el Sistema se enviará el Consolidado de


Pedido al PAO Actualizado (Plan Anual de Obtención Actualizado).

El Usuario podrá visualizar el Detalle de Pedidos por PAO ejecutando el botón


.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

REPORTES
Para visualizar los reportes de Compras por Encargo, el Usuario dará clic en el ícono
Imprimir de la ventana principal, mostrándose las siguientes opciones:

Seguidamente, seleccionará una de las opciones, para visualizar la ventana Reportes.

 Reporte de Requerimiento del Encargo: Muestra en la cabecera los datos de Tipo de


Bien, Número de Requerimiento, Fecha de Requerimiento, Fecha de Aprobación,
Documento, Concepto, Valor total, Moneda y Cuadro de Adquisiciones, en el detalle del
Reporte se muestra los campos Ítem, Descripción Unidad de Medida, Cantidad, Precio,
Valor referencia, Afectación Presupuestal con sus campos.

Al seleccionar la opción Solicitud de Cotización, el Sistema muestra la siguiente


ventana:

Active la barra de despliegue para seleccionar el Postor, Destinatario, Dirección,


Teléfono y Fax, seleccionar el ícono para seleccionar un postor de la lista.

Luego de seleccionar los filtros correspondientes, dará clic en el botón , para


visualizar el reporte:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

 Reporte de Solicitud de Cotización: Muestra en la cabecera los datos generales del


Proveedor Nombre, dirección, Teléfono, Ruc, Número de Consolidado, Fecha,
Concepto y Documento, en el detalle de la Solicitud se muestra los datos de: Cantidad
Requerida, Unida de Medida, Descripción, Precio Unitario y Precio Total.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos

Autor: Oficina General de Tecnologías de la


Información - SIGA
Fecha de Publicación: 04/01/2019

-123-
Manual de Usuario
Módulo de Logística
Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección
Sistema Integrado de Gestión Administrativa SIGA
Dirigido a: Gobierno Nacional, Gobierno Regional y Gobierno Local

Versión del Aplicativo 18.04.00


De fecha 19 de julio de 2018
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

INDICE

I. FUNCIONALIDAD DEL SUB MÓDULO .................................................................. 3

1.1. SUB MÓDULO DE PROCESO DE SELECCIÓN ........................................... 3

1.1.1. Comité _________________________________________________________ 3


1.1.2. Proceso de Menor Cuantía (Económico) _____________________________ 8
1.1.3. Proceso de Menor Cuantía ________________________________________ 26
1.1.4. Proceso de Adjudicación Directa __________________________________ 87
1.1.5. Proceso de Licitación / Concurso Público __________________________ 141
1.1.6. Adjudicación de Postores _______________________________________ 194
1.1.7. Contratos (Ajuste) ______________________________________________ 198

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

I. FUNCIONALIDAD DEL SUB MÓDULO

En esta sección, se describe la funcionalidad que contiene el Sub Módulo de Procesos de


Selección, detallando cada una de las opciones y describiendo las funcionalidades de cada
una de ellas.

1.1. SUB MÓDULO DE PROCESO DE SELECCIÓN

El Sub Módulo de Procesos de Selección le permite al Usuario realizar el Registro,


Evaluación y Seguimiento Contractual de los Procesos de Selección realizados por la
Entidad hasta la adjudicación respectiva, derivando estos a un contrato u orden. Cabe
señalar, que el presente Sub Módulo toma como base la Ley de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado vigente.

Asimismo, permite la obtención de la información requerida por el OSCE, Ente Rector de


los Procesos de Adquisiciones y Contrataciones del Estado, de acuerdo a la información
registrada en el Plan Anual de Obtención (PAO) y Plan Anual de Contrataciones (PAC),
como producto de la consolidación del Cuadro de Necesidades de los Centros de Costo.

El presente Sub Módulo también le permite al Usuario registrar los contratos de las
adquisiciones o contrataciones que realiza la Entidad, registrando el cronograma de
entregas, adendas, garantías, adelantos y alertas. Asimismo, permite realizar el
compromiso anual respectivo y hacer seguimiento de los mismos.

A continuación, se muestran las opciones que están contenidas en este Sub Módulo:

1.1.1. Comité

En esta opción el Usuario podrá realizar el registro de los Comités(Comité Permanente o


Especial) encargados de llevar a cabo los diversos Procesos de Selección de la Unidad
Ejecutora, para las adquisiciones de bienes o contrataciones de servicios. Asimismo,
permite registrar a los integrantes que conformarán los Comités.

El ingreso a la opción Comités es siguiendo la ruta: “Proceso de Selección - Comités”,


como se muestra en la siguiente ventana:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Al ingresar a esta opción, el Sistema presentará la ventana ‘Comité de Proceso de


Selección’, la misma que muestra los siguientes filtros: Tipo y Año.

 Tipo: Permite seleccionar el Tipo de Comité que se requiere. Para ello, se deberá
activar la barra de despliegue , donde el Sistema mostrará los tipos de Comités.

 Año: Permite seleccionar el año de registro del Comité.

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE LOS COMITÉS E INTEGRANTES

Para realizar el registro de los Comités, el Usuario deberá realizar el siguiente


procedimiento:

1. Seleccionar el Tipo de Comité y el año del mismo utilizando los filtros Tipo y Año.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

2. Activar el menú contextual dando clic derecho del mouse y seleccionar la opción
.

Si el Usuario deseará eliminar un Comité, deberá seleccionar la opción . El


Sistema mostrará el siguiente mensaje:

Dando Si, eliminará el Registro seleccionado, caso contrario seleccionar No.

3. En la parte superior de la ventana, ingresar los siguientes datos relacionados a la


creación del Comité: Fecha, Número de Resolución, Tipo, Objeto y Estado.

 Fecha: Fecha de registro del Comité.

 Nro. Resolución: Documento que autoriza la creación del Comité.

 Tipo: Señalar si el Comité se encargará de la adquisición de Bienes,


Contratación de Servicios o ambos, activando la barra de despliegue

 Objeto: El Usuario podrá seleccionar el Objeto del procedimiento de selección


para el cual será creado el Comité, activando la barra de despliegue

 Estado: Se seleccionará si el Comité está Activo o Inactivo.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

4. En la parte inferior de la ventana, activar el Menú Contextual dando clic derecho del
mouse y seleccionar la opción .

Si el Usuario deseará eliminar un Integrante del Comité, deberá seleccionar la opción y


.

5. En la parte inferior, ingresar los siguientes datos relacionados a los Miembros del
Comité: Empleado Interno, Código del Personal, Apellido Paterno, Apellido Materno,
Nombre, Cargo, Condición, Firma Acta, Unidad Orgánica, Tipo de Documento, Número
Documento, Especialidad y Número de Colegiatura.

 Empleado Interno: Seleccionar el registro con un check si el Empleado es


Interno.

 Código del Personal: Sólo se encuentra activa la opción cuando el Empleado es


Interno. El Usuario deberá seleccionar el código correspondiente.

 Apellido Paterno: Si el Empleado es Interno presentará la información ingresada en


Tabla Personal. Si el Empleado es Externo se debe ingresar el Apellido Paterno.

 Apellido Materno: Si el Empleado es Interno presentará la información ingresada en


Tabla Personal. Si el Empleado es Externo se debe ingresar el Apellido Materno.

 Nombre: Si el Empleado es Interno presentará la información ingresada en tabla


Personal. Si el Empleado es Externo se debe ingresar el Nombre.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

 Cargo: Elegir el cargo que ocupará el Empleado dentro del Comité (Presidente,
Miembro, Experto Independiente o Secretario).

 Condición: Señalar si será miembro Titular o Suplente.

 Firma Acta: Indicar si firmará las Actas.

 Unidad Orgánica: Si el Empleado es Interno presentará la información ingresada en


Personal. Si el Empleado es Externo, el Sistema indicará la palabra Externo.

 Tipo de Documento: Si el Empleado es Interno presentará la información ingresada


en Personal. Si el Empleado es Externo deberá ingresar el tipo de documento de
identidad.

 Número Documento: Si el Empleado es Interno presentará la información ingresada


en Personal. Si el Empleado es Externo deberá ingresar el número de documento de
identidad.

 Especialidad: Si el Empleado es Interno presentará la información ingresada en


Personal. Si el Empleado es Externo se debe ingresar la especialidad del mismo.

 Número de Colegiatura: Si el Empleado es Interno presentará la información


ingresada en tabla Personal. Si el Empleado es Externo se debe ingresar el número
de la colegiatura del empleado.

6. Luego de registrar los datos del Miembro del Comité, dar clic en el ícono Grabar . El
Sistema presentará el siguiente mensaje:

7. Seleccionar Si, el Sistema verificará que la totalidad de la información sea ingresada,


mostrando un mensaje que señale el campo faltante:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Asimismo, validará que se ingrese el número necesario de miembros del Comité. Luego
de ingresar correctamente todos los campos se procederá a grabar.

REPORTES

Al dar clic en el ícono Imprimir se visualizará el Reporte ‘Comités Procesos de


Selección’, el cual muestra los Comités Especiales y los miembros que lo conforman.

1.1.2. Proceso de Menor Cuantía (Económico)

En esta opción la Unidad Ejecutora podrá registrar los Procesos de Adjudicación de Menor
Cuantía para la adquisición de bienes o contratación de servicios solicitados por los
Centros de Costo.

La evaluación consiste en procesar solo la propuesta económica, esta opción abrevia el


registro de todo el proceso excluyendo la evaluación técnica. Asimismo, en esta opción
también se podrá registrar las Adjudicaciones sin Proceso con la finalidad de llevar un
control numerado de los mismos.

El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Proceso de Selección - Proceso de Menor


Cuantía (Económico)”, como se muestra a continuación:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Al ingresar a esta opción, el Sistema presentará la ventana Procesos de Menor Cuantía


(Económico), visualizándose en la cabecera los filtros de búsqueda: Año, Proceso de
Selección, Tipo Ppto y Estado.

 Año: Permite seleccionar el año de Procedimiento de selección.

 Proceso de Selección: Permite seleccionar un tipo de procedimiento de


selección activando la barra de despliegue . Marcando con un check se
visualizará todas las alternativas.

 Tipo Ppto: Indica qué tipo de presupuesto será asignada la Adquisición.

 Estado: El Usuario podrá seleccionar un tipo de Estado activando la barra de


despliegue mostrando todos los tipos de estado.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

REGISTRÓ DE PROCESOS DE SELECCIÓN

En esta opción el Usuario registrará el Proceso de Menor Cuantía Económico,


seleccionando un PAO registrado en el Sub Módulo Programación, obteniendo el Objeto
del Proceso, el Detalle Presupuestal y los Ítems incluidos en el Proceso.

Para ello, seguir el siguiente procedimiento:


1- En la parte central de la ventana, activar el menú contextual dando clic con el botón
derecho del mouse y seleccionar la opción .

Se presentará la ventana Generación de Proceso de Selección, con los siguientes


filtros: Año, Tipo de Proceso y Tipo de Ppto.

 Año: Permite seleccionar el año del procedimiento de selección.

 Tipo de Proceso: Permite seleccionar un tipo de Proceso activando la barra


de despliegue , se visualizarán los Tipos de Procesos registrados.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

 Tipo de Presupuesto: Indica el tipo de presupuesto del Proceso.

2- Seleccionar el registro correspondiente y luego dar clic en el ícono Grabar .

3- El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Si, para grabar
la información del procedimiento de selección:

4- El Sistema presentará la ventana Generación de Proceso, mostrando el número de


Proceso que será generado automáticamente, pudiendo ser editado por el Usuario:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

5- Luego, dar clic en el ícono Grabar . El Sistema mostrará el siguiente mensaje al


Usuario, al cual dará clic en Sí, para efectuar la generación del correlativo del Proceso:

6- En la ventana principal se visualizará el procedimiento de selección generado:

7- El Usuario ingresará a la carpeta amarilla para proceder con el registro de la


información del procedimiento de selección. El Sistema mostrará la ventana Proceso
de Selección.

En el campo CIIU, seleccionar el código CIIU de seis dígitos, ingresando al icono


Búsqueda .

El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Sí, para
efecturar el cambio de CIIU:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Registro de Postores

Se podrá realizar el registro de los datos generales de los Postores de dos maneras:

 Carga masiva de Postores a través de la importación de un archivo .txt. Esto aplica


solo el registro de Postores de los Procesos de selección de Menor Cuantía
(Económico) provenientes de PAOs actualizados de Tipo Servicio y con especifica
2.3.2 7. 11 99.

 Registro manual por Postor.

 Carga masiva de Postores:

Para realizar la carga masiva de los Postores de los Procesos de selección de Menor
Cuantía (Económico) provenientes de PAOs actualizados de Tipo Servicio y con
especifica 2.3.2 7. 11 99, realizar el siguiente procedimiento:

1. En la sección Registro de Postores, activar el menú contextual dando clic con el


botón derecho del mouse y seleccionar la opción .

2. Se presentará una ventana, en la cual el Usuario seleccionará el archivo .txt


dando clic en el botón .

3. En la ventana Seleccione el archivo TXT a importar, seleccionar el archivo y


dar clic en el botón Abrir.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

4. Seguidamente, dar clic en el botón para que el Sistema proceda con la


lectura de los registros contenidos en el archivo .txt previamente seleccionado.

5. En la sección Lista de Postores, se mostrarán los siguientes datos de los


registros leidos por el Sistema: Secuencia del registro, Nro Lote (número de
item), Nro RUC y valor propuesto en soles.

6. Luego, dar clic en el botón para que el Sistema efectue la validación de


los datos.

7. Si en la validación no se encontrara observaciones, el Sistema mostrará el


siguiente mensaje al Usuario:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

De encontrarse observaciones, el Sistema mostrará el siguiente mensaje al


Usuario, al cual dará clic en Aceptar.

Y en la sección Lista de las observaciones por Postor se mostrarán las


observaciones encontradas, para que puedan ser corregidas por el Usuario.

8. Si se requiere imprimir el listado de las observaciones encontradas, dar clic en


el icono Imprimir de la barra de herramientas.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Asimismo, en la sección Lista de observaciones, se podrá consultar las


observaciones que se pueden encontrar en la lectura de los registros del archivo
.txt:

- El lote no existe.
- Existe información incompleta (campos en blanco)
- El formato del campo no es el correcto
- El RUC no está registrado en la tabla Proveedores
- Existe duplicidad de RUC
- La suma de los valores propuestos es superior al valor del ítem que se
asocia.

9. En la sección Resumen de Validación de Archivo, se mostrará el resumen de


las validación realizada, mostrándose la cantidad de registros del archivo,
cantidad de registros con errores, cantidad de registros sin errores y la cantidad
de registro revisados por el Sistema :

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

10. Para grabar los registros importados, dar clic en el icono Grabar ubicado en
la barra de herramientas

11. Para salir de la ventana de importación, dar clic en el Salir ubicado en la


barra de herramientas. Los datos importados se mostraran en la sección
Registro de Postores y Resultado de Evaluación y el valor propuesto de cada
Postor se mostrará en el campo Valor Propuesto.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Estructura del archivo .txt

Ingresando al botón el Usuario podrá consultar la estructura que


deberá tener el archivo .txt a importar.

El Sistema presentará la ventana Información de Estructura del Archivo, indicando la


columna, Tipo de dato, Tamaño, descripción y estado Obligatorio que deberá tener cada
registro:

Registro manual de Postores:

Este registro aplica para Postores de los Procesos de selección de Menor Cuantía
(Económico) provenientes de PAOs actualizados de Tipo Bien o Servicio y cualquier
especifica de gasto.

Para ello realizar el siguiente procedimiento:

1- En la sección Registro de Postores, activar el menú contextual dando clic con el botón
derecho del mouse y seleccionar la opción .

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

2- Se presentará la ventana Participantes, en la cual el Usuario registrará el Nº RUC,


Nombre o Razón Social y Fecha de registro, así como, e Indicador de Discapacidad y
MYPE.

3- Para culminar con el registro dar clic en el ícono Salir , el Sistema mostrará el
siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Sí, para grabar los cambios
realizados:

4- En la ventana principal se mostrará los datos importados de los Postores y activará el


campo valor propuesto.

Registrar Valor Propuesto

El Usuario deberá registrar el Valor Propuesto para cada ítem y por cada Postor y luego
el Sistema cambiará automáticamente el Estado según el Valor Referencial registrado, dar
clic en el ícono Grabar para guardar la información, Se mostrará el siguiente mensaje
al Usuario:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Dando Sí, quedará grabado el registro. El Sistema mostrará la siguiente ventana con la
información actualizada:

Ítems de la Convocatoria
Seleccionando el ítem, el Usuario podrá ingresar a la carpeta amarilla. para
visualizar las Características del ítem.

Se muestran los siguientes datos Tipo, Ítems, Cantidad, Unidad, Valor,


Moneda, Tipo de Cambio, Valor Soles, el Usuario registrará la Fecha de
Entrega, Lugar de Entrega, Rubro, Especificaciones Técnicas y Forma de
Pago.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

- Ítems del Postor


Seleccionando el ítem del Postor, el Usuario ingresará a la carpeta amarilla
, para visualizar la ventana Características del ítem del Postor.

Se visualizará los siguientes datos Tipo, ítem Solicitado, ítem Propuesto, Cantidad,
Unidad, Valor Moneda, Moneda, Tipo de Cambio y valor Soles. Asimismo, la
descripción del Rubro y sus Términos Técnicos.

El Usuario grabará los datos dando clic en el ícono Grabar .

Luego de haber realizado el Registro del Proceso Selección y el Registro de


Postores, el Usuario hará la evaluación del Proceso; realizando los siguientes
procedimientos:

Comité Permanente
Al dar clic en el botón el Sistema mostrará la ventana Órgano
Encargado, la cual permitirá al Usuario registrar los miembros del Comité Encargado
de llevar a cabo el procedimiento de selección, ingresando el Código de Personal,
Apellido Paterno, Apellido Materno, Nombre, Unida Orgánica, Tipo de Documento,
Número de Documento, Especialidad y Número de Colegiatura.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

El Usuario podrá ingresar un nuevo registro activando el menú contextual y


seleccionado la opción , terminado el registro dar clic en el ícono
Grabar .

Evaluación
Al dar clic al botón , el Sistema dará inicio al Proceso de Evaluación de la
información registrada, enviando el siguiente mensaje:

Dando Si, el Sistema mostrará el siguiente mensaje:

Dando Aceptar, el Sistema mostrará la ventana con el Postor ganador.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

El Usuario marcará con un check , el campo Buena Pro al Postor que ganó el
procedimiento de selección, luego dar clic en el ícono Grabar .

Cierre
Para cerrar el procedimiento de selección, el Usuario dará clic al botón , el
Sistema mostrará el siguiente mensaje de confirmación:

Dando Si, el Sistema muestra la ventana con los datos actualizados y los botones
Evaluación y Cierre Deshabilitados.

Resultado
Al presionar el botón , el Sistema mostrará el resultado final del
procedimiento de selección, con el nombre del Postor Ganador y su calificación Final.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

REPORTES
Para visualizar los Reportes, el Usuario dará clic en el ícono Imprimir de la
ventana principal, mostrándose las siguientes opciones:

Seguidamente, el Usuario seleccionará una opción de reporte:


 Cuadro Comparativo de Cotizaciones: Este reporte muestra información del
Cuadro Comparativo de Cotizaciones de la Propuesta Económica, indicando los
siguientes datos: Nombre o Razón Social, Número, Ítem, Valor de Referencia,
Unidad y Valor Total.

 Cuadro Resumen de Evaluación de Propuestas: Este reporte contiene el


Resumen de las Evaluaciones Propuestas por los postores, en la cabecera del
Reporte se muestran los Datos Generales: Razón Social, Apellidos y Cargo del
Veedor, al lado Derecho, se muestran los Datos del Procedimiento de Selección:
Código Asignado por CGR, Identificación del Proceso Fecha de Convocatoria y
Publicación de Resultados, Resumen y Objeto del Proceso, en el detalle del
Reporte se indica la siguiente información: Número de Ítem, Descripción del Ítem,
Cantidad Solicitada, Unidad de Medida, Moneda, Valor Referencial del Ítem, RUC
del Postor, Razón Social del Postor, Mype, Puntaje Técnico, Monto Ofertado,
Puntaje Económico, Puntaje Total, Puntaje, Bonificación, Cantidad Adjudicada e
Indicador de Adjudicación.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

 Cuadro Comparativo de Evaluación Final: Este reporte muestra información


detallada de la Evaluación Final, considerando la Evaluación Técnica y la
Evaluación Económica, indicando la siguiente información: Tipo de Evaluación,
Peso, Descripción del Postor, Clasificación y Puntaje.

 Cuadro Comparativo de Especificaciones Técnicas: Este reporte muestra


información detallada del Cuadro Comparativo de Especificaciones Técnicas
indicando los siguientes datos: Rubro, Especificaciones Solicitadas,
Especificaciones del Postor.

 Acta de Otorgamiento de Buena Pro: Este reporte muestra información del Acta
de Otorgamiento de Buena Pro indicando los siguientes datos: Proveedor, Número

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

de RUC, Monto Total, Total Ítems, Ítems Adjudicados, Cantidad, Unidad de


Medida y Justificación.

1.1.3. Proceso de Menor Cuantía

La Adjudicación de Menor Cuantía se aplica para las adquisiciones y contrataciones que


realice la Entidad, cuyo monto sea inferior a la décima parte del límite mínimo establecido
por la Ley Anual de Presupuesto para la Licitación o Concurso Público, según corresponda.

El ingreso a la opción Proceso de Menor Cuantía es siguiendo la ruta: “Proceso de


Selección - Proceso de Menor Cuantía”, como se muestra en la siguiente ventana:

Al ingresar a esta opción, el Sistema presenta la ventana Proceso de Menor Cuantía


visualizándose en la cabecera los filtros: Año, Proceso de Selección, Tipo de
Presupuesto y Estado.

 Año: Permite seleccionar el año de procedimiento de selección.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

 Proceso de Selección: Permite seleccionar un tipo de procedimiento de


selección, activando la barra de despliegue . Marcando con un check se
visualizará todos los procesos.

 Tipo Ppto: Indica a qué tipo de presupuesto será asignada la adquisición.

 Estado: El Usuario podrá seleccionar un tipo de Estado activando la barra de


despliegue , mostrando todos los tipos de estado.

Asimismo, muestra los botones Datos Generales, Parámetros, Invitaciones,


Adquirientes Base, Evaluación Técnica, Evaluación Económica, Evaluación
Final y Buena Pro.

Para el registro, evaluación y seguimiento de un Proceso de Adjudicación Directa, el


Usuario deberá ingresar a los botones señalados anteriormente, siguiendo el
procedimiento que a continuación se detalla:

1. Registrar el Proceso de Selección: El Usuario deberá crear el procedimiento de


selección de acuerdo a la información registrada en el PAO.

2. Datos Generales: En esta opción se registrará las fechas de la convocatoria, los


plazos, el comité y se inicia la Etapa de Convocatoria.

3. Parámetros: Permite registrar los Coeficientes de Ponderación, los Puntajes, los


Factores Técnicos/Económicos, el contenido del Sobre Técnico y el Calendario
del Proceso.

4. Invitaciones: Permite registrar a los proveedores invitados a participar en el


procedimiento de selección, Asimismo, se indica las condiciones de la compra.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

5. Adquirientes Bases: En esta opción el Usuario registrará los Postores, las Bases,
y se verificaran los Documentos de cada postor.

6. Evaluación Técnica: Permite registrar los factores técnicos de cada postor, su


evaluación y generar la calificación.

7. Evaluación Económica: Esta opción permitirá al Usuario registrar la Evaluación


Económica, ingresando los valores propuestos y adjuntando las propuestas
Económicas de cada postor.

8. Evaluación Final: Permite al Usuario realizar la Evaluación Final, indicando al


Postor Ganador del Proceso.

9. Buena Pro: Esta opción permite al Usuario generar el Cierre del Proceso,
otorgando la Buena Pro y la Buena Pro Consentida al Postor ganador.

10. Contrato: Permite al Usuario hacer el seguimiento del Contrato registrado para
el Proceso.

Para todas las opciones detalladas anteriormente, al ingresar el Sistema mostrará la


ventana Procesos de Menor Cuantía, visualizándose en la parte superior los
siguientes datos: Número Correlativo, Tipo PAC, Número de Referencia, Secuencia,
Tipo de Proceso, Número procedimiento de selección, Objeto, Descripción del
Objeto, Estado y Fecha.

Asimismo, también se mostrará el campo Convocatoria, el cual detalla el Número


de Convocatoria, Secuencia, Moneda, Valor Referencial, Estado y Fecha, a
excepción de la ventana Datos Generales que no muestra el último campo señalado.

Registro del Procedimiento de Selección


En esta opción el usuario registrará el Proceso de Adjudicación Directa,
seleccionando un PAO registrado en el Sub Módulo Programación, obteniendo el
Objeto del Proceso, el Detalle Presupuestal y los ítems que están incluidos en el
Proceso.

Para ello, deberá seguir el siguiente procedimiento:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

1- En la parte central de la Ventana activar el menú contextual dando clic derecho


del mouse y seleccionar la opción .

Se mostrará la ventana Generación de Procedimiento de Selección, con los


siguientes filtros para su selección: Año, Tipo de Proceso y Tipo de Ppto.

 Año: Permite seleccionar el año del procedimiento de selección.

 Tipo de Proceso: Permite seleccionar un tipo de procedimiento de selección.


Activando la barra de despliegue se visualizarán todos.

 Tipo de Presupuesto: Permite seleccionar un Tipo de Presupuesto.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

2- En el campo Listado de Consolidados, seleccionar el registro que se desea, y


luego, dar clic al ícono .

El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario:

3- Dar Sí para grabar el Registro. Se mostrará el siguiente mensaje:

4- Dar Sí para actualizar la ventana con los ítems del Consolidado seleccionado.
Asimismo, se visualizará información del mismo en los campos Listado de
Procesos, Especificaciones y Detalle Presupuestal.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

5- Para culminar con el registro dar clic en el ícono Salir , para visualizar la
información en la ventana:

El proceso se encontrará en Estado de Proceso “Pendiente”.

A. Datos Generales

En esta opción el Sistema permitirá al Usuario registrar los datos generales del
Proceso, tales como Fecha de Inicio, Fecha Final, Plazos en Días, Código CIIU,
Registro del Comité Permanente y Adjuntar un archivo de información.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Al dar clic al botón , el Sistema muestra la ventana Datos Generales:


la misma que señala el procedimiento de selección respectivo. Para este caso, en el
gráfico se muestra lo siguiente:

Asimismo, muestra los campos Fecha Inicio y Plazo días donde el Usuario deberá
registrar la información respectiva, calculándose automaticamente la Fecha Final del
Proceso.

Luego deberá seleccionar el código CIIU activando la barra de búsqueda , el


Sistema mostrará la siguiente pregunta:

Dando Sí, se mostrará la ventana Filtro para Búsqueda de Datos, donde el Usuario
seleccionará el filtro Campo y registrará en el filtro Dato parte o toda la descripción
de los CIIU, dando Aceptar mostrará automáticamente el resultado.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

En la parte central de la ventana se visualizará el área Etapas, en la cual se detalla


las etapas del procedimiento de selección, indicando el Número, Descripción, Fecha
de Inicio y Estado. Asimismo, a la derecha se muestran los datos del Proceso a nivel
Fuente de Financiamiento, Rubro, Moneda, Monto en Soles y Contra Partida.

En la parte inferior de la ventana se visualiza el área Relación de ítems, la cual


muestra los Items que conforman el Proceso, detallando el Código Bienes y
Servicios, Descripción, Unidad, Cantidad, Precio Referencial y Valor Referencial.

Cabe señalar que ingresando a la carpeta amarrilla del Item se visualiza la


ventana Detalle de la Convocatoria de items, con la siguiente información: Tipo,
Grupo, Clase, Familia, Items, Cantidad, Moneda, Tipo de Cambio, Fuente de
Financiamiento, Rubro, Meta, Clasificador y Contra Partida.

Asimismo, se muestran los botones Archivos Adjuntos y Comité Permanente.

 Comité Permanente: Al dar clic en el botón el Sistema mostrará


la ventana Órgano Encargado, la cual permitirá al Usuario registrar los miembros

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

del Comité Encargado de llevar a cabo el procedimiento de selección, ingresando


el Código de Personal, Apellido Paterno, Apellido Materno, Nombre, Unida
Orgánica, Tipo de Documento, Número de Documento, Especialidad y Número de
Colegiatura.

El Usuario podrá ingresar un nuevo registro activando el menú contextual y


seleccionado la opción , terminado el registro, dar clic en el ícono
Grabar .

 Archivos Adjuntos: Dando clic al botón el Sistema mostrará la


ventana Archivos Adjuntos, en la cual el Usuario podrá adjuntar un archivo al
procedimiento de selección.

El Usuario podrá ingresar un nuevo registro activando el menú contextual y


seleccionado la opción , terminado el registro dar clic en el ícono
Salir .

Luego dar clic en el ícono Grabar en la ventana principal para guardar la


información, luego dar clic al ícono Salir .

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

B. Parámetros
En esta opción el Usuario registrará los Coeficientes de Ponderación Técnico y
Económico, el Puntaje Mínimo de la Evaluación Técnica, los Factores de Evaluación,
Puntajes por Factor, el Contenido del Sobre Técnico, Datos Adicionales y el
Calendario del Proceso.

Al dar clic al botón , el Sistema muestra la ventana Registro de


Parámetros: la misma que señala el procedimiento de selección respectivo. Para
este caso, en el gráfico se muestra lo siguiente:

Asimismo, permite registrar al Usuario la siguiente información:

 En la celda Factores por Item el Usuario deberá marcar con check si los
factores de evaluación se aplicarán por Ítem.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

 El Usuario deberá registrar los datos de Coeficientes de Ponderación Técnico,


Económico y Puntaje Mínimo de Ev. Técnica, luego deberá seleccionar una
modalidad del Proceso activando la barra de despliegue , el Sistema mostrará
la siguientes Modalidades de Proceso:

 En la parte central de la ventana Factores de Evaluación Técnica – Económica,


el Usuario activará el menú contextual dando clic derecho del mouse y
seleccionará la opción que corresponda: /
.

Dando el Usuario podrá ingresar los factores de


Evaluación Técnica y Económica. Para ello, deberá insertar la Descripción del
Factor de Evaluación y activar la barra de despliegue para seleccionar el Tipo
de Evaluación. Luego de realizar la selección se activará la barra de despliegue
en la Unidad de Medición y Modalidad de Puntaje Maximo para la selección
correspondiente. Asímismo, en los campos Parámetro Maximo y Puntaje Máximo
el Usuario deberá registrar la información correspondiente.

Entre los tipos de evaluación tenemos:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

- Proporcional (P): Al seleccionar este tipo, se deberá de registrar el Parámetro


de Evaluación, Unidad de Medición y seleccionar la modalidad del Puntaje, la
cual puede ser Mayor o Menor. Al momento de la evaluación Técnica el
sistema evaluara y pondrá los puntos correspondientes proporcionalmente con
lo ingresado en Parámetro Máximo.

- Seleccionable (S): Al seleccionar este tipo, se deberá de registrar las


diferentes alternativas que tendrá dicha evaluación, se ingresara a la carpeta
amarilla y allí se registrara las alternativas con sus respectivos puntajes.

- Digitable (D): Al seleccionar este tipo, solo se ingresara el Puntaje máximo, al


realizar la evaluación Técnica el Usuario digitara el puntaje correspondiente

El Usuario deberá registrar el Contenido del Sobre Técnico activando el menú


contextual dando clic derecho del mouse y seleccionando la opción
, el Sistema mostrará la lista de los contenidos definidos para el procedimiento de
selección. Asimismo, si el documento es obligatorio el Usuario deberá dar check en
la columna Obl.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Asimismo, en la parte inferior se mostrará la relación de ítems que conforman el


procedimiento de selección y los valores referenciales para cada uno de ellos.

Cabe señalar que ingresando a la carpeta amarrilla del Item se visualiza la


ventana Caracteristicas del Item, con la siguiente información: Tipo,
Items,Cantidad,Unidad,Valor Moneda,Moneda,Tipo de Cambio,Valor Soles, Fecha
de Entrega,Lugar de Entrega y Forma de Pago. En el detalle de la ventana se
visualizan los campos Número, Rubro y Terminos de Referencia.

En la ventana Registro de Parámetros también se muestra los siguientes botones de


consulta y registro:

 Datos Adicionales: Al dar clic al botón , el Usuario registrará datos


relacionados al proceso, los cuales no son obligatorios, los datos adicionales son
los que se muestran en la imagen siguiente:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Dará clic en el ícono Grabar , para guardar la información. Luego dar clic al
ícono Salir .

 Calendario del Proceso: Al dar clic al botón , el Sistema


muestra la ventana Calendario del Proceso con los siguientes datos: Tipo
Documento Número de Documento, Fecha del Documento. Asimismo, en la parte
inferior se visualizan los campos Glosa, Actividades del Proceso, Fecha Inicio,
Fecha Fin y Hora.

El Usuario activará el menú contextual dando clic derecho del mouse y


seleccionará la opción que corresponda: /
.

Dando se mostrará la ventana Calendario de


Proceso.

El Usuario seleccionará un Tipo Documento, registrará el Número de Documento,


Fecha del Documento y una Glosa. En actividades del Proceso se registra la

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Fecha de Inicio de la Convocatoria, Fecha de Registro de Participantes, Fecha de


Presentación y Absolución de Consultas, Fecha de Presentación de Propuestas,
Fecha de Evaluación de Propuestas y Fecha de Otorgamiento de la Buena Pro.

Dará clic en el ícono Grabar para guardar la información y luego dará clic al
ícono Salir .

En la parte inferio, se podra visualizar la Fecha de Inicio y Final del Proceso,


pudiendo ademas modificar los plazo de días.

Prórroga o Postergaciones

En caso de producirse prórrogas o postergaciones, de las etapas y de los actos


de un procedimiento de selección, se deberá de registrarse las modificatorias en
el cronograma original, previo registro de documento que sustenta la prórroga. Las
prórrogas se dan en cualquier etapa del Proceso.

El Usuario activará el menú contextual dando clic derecho del mouse y


seleccionará la opción que corresponda: / .

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Se deberá de realizar el mismo procedimiento de ingreso del primer calendario.


Solo se podrá modificar si aún no se realiza el Cierre del Proceso

 Copia de Criterios Evaluación: Al dar clic en el botón

el Sistema copiará los Criterios de evaluación


ingresados a todos los ítems que conforman el Proceso, mostrando el siguiente
mensaje:

Al dar Si, el Sistema copiara todos los criterios de evaluación Técnico / Económico
para todo los Ítems.

 Criterios de Evaluación: Dando clic al botón el Sistema


mostrará la ventana Mantenimiento de los Puntajes y Criterios de Evaluación
de acuerdo a la Modalidad Seleccionada (Ítem, Paquete o Lote), con la siguiente
información: Rubro / Anexo, Número, Nombre, Coeficiente de Ponderación
Técnico/Económico, Puntaje Mínimo de Evaluación Técnica, Rango de Valores,
Estado. Asimismo, los Niveles y Descripción del Factor de Evaluación, Tipo
Evaluación, Parámetro Máximo, Unidad de Medición, Puntaje Máximo y Modalidad
de Puntaje Máximo.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Para terminar de visualizar los datos dar clic en el ícono Salir .

Seguidamente, en la ventana Principal el Usuario dará clic en el ícono Grabar ,


el Sistema mostrará el siguiente mensaje:

Dar Sí, para grabar la información de la convocatoria.

El Sistema mostrará la ventana Generación de Proceso, con el nuevo número que


será generado automáticamente, se podrá modificar dicho número y la siglas del
Proceso, luego se deberá dar clic en el ícono Grabar para generar el
procedimiento de selección respectivo. El Sistema mostrará el siguiente mensaje:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Dando Sí, grabará los datos y se actualizará la información.

Si se requiere modificar la información del número del proceso o las siglas se deberán
de ingresar a la carpeta amarilla del N° PS y se podrá realizar la modificación.
No se podrá realizar la modificación si el proceso en la etapa de Buena Pro.

Si se requiere modificar algún criterio de evaluación Técnica o Económica se podrá


realizar un Extorno siempre y cuando no se haya realizado El otorgamiento de la
buena Pro consentida. Al realizar el extorno se eliminara todas las evaluaciones y la
eliminación de los postores.

El Usuario presionara la tecla F5 y registrará la clave correspondiente

Seguidamente, dar clic en el botón Guardar , el Sistema mostrará el siguiente


mensaje:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

En caso se haya realizado el registro de precios en la evaluación Económica, el


sistema guardara dicha información, de esta manera al realizar nuevamente el
proceso de evaluación económica se podrá importar dicha información

Al confirmar el mensaje el Sistema solicitara una ruta para guardar el archivo en .dar,
el cual será utilizado en la fase de Evaluación Económica. Solo se guardara la
información de los ítems por proveedor y con sus respectivos valores propuestos.

Seguidamente, dar clic en el botón Guardar , el Sistema mostrará el siguiente


mensaje:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Al confirmar el mensaje habrá terminado el extorno y se podrá realizar los cambios


correspondientes a la evacuación Técnica, Económica, Calendario, Coeficientes de
ponderación, etc.

Al llegar a la evaluación técnica, se podrá importar la información de los valores


propuestos de los ítems, siempre y cuando sean los mismos proveedores que han
pasado de la evaluación técnica.

Seguidamente, dará clic al botón , el Sistema mostrará una ventana


para buscar y seleccionar el archivo que se exporto al momento de realizar el Extorno

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Luego de seleccionar el Archivo correspondiente, se dará un clic en el botón Abrir


y el sistema nos mostrar el siguiente mensaje:

Al confirmar el mensaje, el Sistema habrá importado los valores para cada ítem de
cada proveedor.

Nota: para importar el archivo es necesario que en la misma ruta donde este el
archivo rar a importar, este el archivo UnRar.exe, dicho archivo se podrá copiar de la
carpeta donde se encuentra el Módulo de Logística.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

En caso no se encuentre el archivo UnRar.exe no podrá importar la información y


saldrá el siguiente mensaje:

Luego dar clic al ícono Salir .

C. Invitaciones

En esta opción el Usuario registrará los proveedores que invitará a participar en el


procedimiento de selección, indicando los items o Servicios a cotizar y registrando
las condiciones de la Compra.

Al dar clic al botón el Sistema muestra la ventana Invitación a Cotizar, la


cual en ella se muestra el botón Condiciones de la Invitación. En la parte central
de la ventana se visualizan los campos Número de Invitación y Proveedor.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Asimismo, permite al Usuario registrar la siguiente información:

 Ingresando al botón , el Sistema mostrará la ventana


Condiciones de la Invitación, en ella activará el menú contextual dando clic
derecho del mouse y seleccionará la opción que corresponda: /
.

Seleccionando la opción el Usuario registrará los datos en los


campos Condición y Descripción.

Luego dará clic en el ícono Grabar para guardar la información y


posteriormente el ícono Salir .

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

 Registrar las invitaciones del Proceso, para ello el Usuario activará el menú
contextual dando clic derecho del mouse y seleccionará la opción que
corresponda: / .

Seleccionando la opción el Sistema mostrará la ventana Invitación


a Proveedores, con la siguiente información: Descripción, Objeto, Valor en S/, el
Código, Descripción, Cantidad y Unidad de Adquisición. Asimismo, la opción
General/ Proveedor, el filtro RUC y los campos Proveedor, Dirección, Teléfono y
Fax.

En el campo Opción, el Usuario deberá señalar si la invitación es General o por


Proveedor, luego registrar el RUC activando el ícono busqueda , el Sistema
mostrará la ventana Filtro para Búsqueda de Datos donde el Usuario
Seleccionará el filtro Campo y registrará en el filtro Dato la descripción de la
Empresa.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Dando Aceptar mostrará automáticamente los datos de la misma.

Luego dará clic en el ícono Grabar para guardar la información, y


posteriormente dar clic en el ícono Salir .

El Sistema mostrará la ventana con los datos registrados:

REPORTE

Dar clic en el ícono Imprimir , para visualizar el reporte de Invitación.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

D. Adquirientes Base

Esta opción permite al Usuario generar el registro de las empresas que han adquirido
las bases y consultar o modificar el estado del Calendario de Actividades del Proceso.
Asimismo, permite verificar la presentación documentaria de los requerimientos
técnicos mínimos exigidos en las bases. El Sistema automáticamente indicará si la
propuesta califica para la siguiente etapa.

Al dar clic al botón , el Sistema muestra la ventana Registro de


Adquirientes de Items: la misma que señala el procedimiento de selección
respectivo. Para este caso, en el gráfico se muestra lo siguiente:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

En la parte central de la ventana se visualizará el área Etapas, en la cual se detalla


el Calendario de Actividades del procedimiento de selección, indicando el Número,
Descripción, Fecha de Inicio y Estado.

En la parte inferior de la ventana se visualiza el área Registro de Adquirientes de


Bases, la cual mostrará los datos de los Postores y la revisión de la documentación
presentada, Tipo de Documento,Número de Documento, Nombre o Razón Social,
Fecha de Adquisición de Bases, los check Local, Mype,RNP, Discapacidad y
Presentó.

A la derecha de la ventana se visualiza el área Verificación de Requerimientos


Técnicos Mínimos, la cual mostrará los datos de la documentación presentada por
los Postores.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Asimismo, se muestran los botones Calendario de Proceso, Items del Proceso y


Genera Archivo.

 Calendario del Proceso: Dando clic al botón el Sistema


permitirá consultar el Calendario de Actividades del procedimiento de
selección, mostrando la información Actividades del Proceso, Fecha Inicio,
Fecha Fin y Hora.

 Ítems del Proceso: Al dar clic al botón el Sistema mostrará los


ítems que conforman el procedimiento de selección, indicando el Número de
Paquete, Número de Secuencia, Ítem, Descripción, Cantidad y Unidad de
Medida.

 Genera Archivo: Al presionar al botón el Sistema le permitirá


generar un archivo con la información del Proceso, con la finalidad que los
postores lo puedan utilizar en el Módulo de Registro de Propuestas Económicas
y luego puedan enviar dichas propuestas para poder ser registradas en forma
automática en la opción de Evaluación Económica. Para ello, al ingresar se
mostrará la ventana Selección Ruta donde el Usuario deberá seleccionar una
carpeta local en el Disco para grabar el archivo.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Seguidamente, dará clic al botón Guardar , el Sistema mostrará el siguiente


mensaje:

Dando Aceptar, generará el archivo.

PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR INFORMACIÓN

Para realizar el registro de un Adquiriente de Bases, el Usuario deberá seguir los


siguientes pasos:

1- En el Campo Etapa, cambiar el Estado de la Etapa Convocatoria a Estado


Concluido.

2- Activar el menú contextual dando clic derecho del mouse y seleccionar la opción
, el Sistema mostrará la etapa Registro de Participantes en estado
Pendiente.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

3- Dar clic en el ícono Grabar luego de realizar el cambio o confirmación de


Estado.

4- Registrar las empresas que adquirieron bases activando el menú contextual dando
clic derecho del mouse y seleccionando la opción en Registro de
Adquirientes de Bases.

Si el Usuario deseará eliminar una empresa, deberá seleccionarla y escoger la


opción .

5- Seleccionar la opción , se mostrará la ventana Participantes con los


campos Nº RUC, Nombre o Razón Soc., Fecha e Indicadores de Discapacidad y
de Mype.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

6- Ingresar el RUC de la empresa. Para ello dar clic en el ícono de búsqueda ,


el Sistema presentará la ventana Filtro para Búsqueda de Datos, donde deberá
seleccionar el filtro Campo y registrará en el filtro Dato parte o toda la descripción
de las Empresas.

7- Dar Aceptar para visualizar la información en el campo Nombre o Razón Soc.

8- Registrar la fecha de la compra de Bases e indicar si es una empresa con personal


discapacitado se marcara el Indicador de Discapacidad, si es una pequeña
empresa marcando con un check en el recuadro Indicador de Mype.

9- Para culminar con el registro dar clic en el ícono Salir , mostrando el siguiente
mensaje:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

10- Dar Sí, el Sistema mostrará las empresas registradas y activará los campos en
Verificación de Requerimientos Técnicos Mínimos.

11- En Registro de Adquirientes de Bases, marcar con un check si el postor es


Local, cuenta con RNP y si presentó Propuestas.

12- En Verificación de Requerimientos Técnicos Mínimos, el Usuario marcará


con un check si la documentación requerida ha sido presentada conforme a
lo solicitado.

Si el Usuario señaló un documento como obligatorio y éste no es presentado, el


Sistema descalificará al postor automáticamente y no pasara a la etapa de
Evaluación Técnica.

13- Dar clic en el ícono Grabar .

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

En las Etapas Presentación de Propuestas, el Usuario deberá cambiar el Estado


ha CONCLUIDO, dejando la Etapa de Calificación y Evaluación de Propuestas en
Estado PROCESO. Es en este estado donde se realizara la evaluación Técnica y
económica del Proceso.

REPORTES
Para visualizar los reportes de Adquisición de Bases, el Usuario dará clic en el
ícono Imprimir de la ventana principal, mostrándose la ventana Opción con las
siguientes opciones:

 Relación de Adquirientes de Bases: Este reporte contiene la relación de los


Adquirientes de Bases, indicando la siguiente información: Número, Postor, RUC,
Descripción, Teléfono y Fax.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

 Relación de Postores: Este reporte contiene la relación de los Postores al


procedimiento de selección, indicando la siguiente información: Número, Postor,
RUC, Descripción, Teléfono y Fax.

 Relación de Evaluación de Documentos y/o Requisitos Indispensables: Este


reporte contiene la relación de los Documentos Indispensable, indicando la
siguiente información: Nombre o Razón Social, RUC, Descripción y Documentos
solicitados y/o requisitos indispensables.

E. Evaluación Técnica
En la opción Evaluación Técnica el Usuario procesará los factores técnicos de cada
postor y registrará la evaluación técnica, para generar luego la calificación.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Al dar clic en el botón , el Sistema muestra la ventana Evalución de la


Propuesta Técnica: la misma que señala el procedimiento de selección respectivo.
Para este caso, en el gráfico se muestra lo siguiente:

Asimismo, muestra los campos Tipo de Documento, Número de Documento,


Nombre o Razón Social, Fecha /Hora, Local, Mype, RNP Discapacidad y
Presentó. donde el Usuario deberá marcar con un check la información
respectiva.

En la celda Modalidad del Proceso el Sistema mostrará la modalidad del Proceso


indicada (por Ítem, por Paquete o por Lote), y en el Coeficiente de Ponderación se
detallará el coeficiente técnico señalado para el proceso así como el Puntaje Mínimo
establecido. Asimismo, en Cálc. Puntaje Constante el Usuario deberá marcar con
check si no desea que el Cálculo del Puntaje sea Constante.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

En la parte central de la ventana se visualizarán los datos en los campos:


Item/Paquete,Nombre Puntaje y Estado.

En la parte inferior de la ventana en el área Factores Técnicos se visualizarán los


datos en los campos: Factores, Descripción, Tipo, Unidad de Medición, Calificación
y Puntaje.

Asimismo, se muestran los botones Etapas del Proceso, Calendario del Proceso,
Factores de Evaluación, Relación de Items y Cálculo de Puntajes.

 Etapas del Proceso: Al dar clic en el botón el Sistema muestra la


ventana Etapas, la misma que detalla los estados de las diversas etapas del
Calendario de Actividades, así como la fecha de inicio de estas.

 Calendario de Proceso: Al ingresar al botón , el Usuario podrá


visualizar la ventana Calendario del Proceso, la misma que contiene el detalle
del Calendario de Actividades del procedimiento de selección, detallando la Fecha
de Inicio, Fecha de Fin y Hora.

 Factores de Evaluación: Al ingresar al botón el Sistema


muestra la ventana Factores de Evaluación Técnica N° 1 mediante la cual

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

detalla los factores que se utilizarán para evaluar las Propuestas Técnicas
presentadas. La información que se muestra es la siguiente: Niveles, Criterios de
Evaluación, Tipo, Rango Mínimo, Rango Máximo, Unidad Medición, Puntaje
Máximo y Modalidad de Puntaje Máximo.

 Relación de Ítems: El botón , muestra la ventana Relación Ítems la


misma que presenta la relación de ítems de acuerdo al siguiente detalle: Número
de Paquete, Secuencia, Secuencia PAC y Descripción.

 Cálculo de Puntajes: Al dar clic al botón , el Sistema mostrará


la siguiente ventana:

Dando Sí, el Sistema realizará el proceso de cálculo.

Dando Aceptar, el Sistema actualizará la información.

PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR INFORMACION

Para registrar la información de la Propuesta Técnica presentada por el Postor,


referida a los Factores de Evaluación Técnica, el Usuario debe realizar el siguiente
procedimiento:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

1- Activar el menú contextual dando clic derecho del mouse y seleccionar la opción
que corresponda: / .

Al seleccionar la opción se mostrará la ventana Relación de Ítem


por Proveedor, con las siguientes opciones:

2- Elegir la opción que el Usuario requiera y presionar el ícono Grabar .

 Al marcar la opción el Sistema cargará un paquete de datos


con la totalidad de ítems que han sido incluidos en el proceso.

 Al marcar la opción el Usuario podrá seleccionar un Postor y


los ítems por los cuales está concursando.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

3- Dar clic al ícono Grabar se muestra el siguiente mensaje de confirmación:

4- Dar Sí, el Sistema muestra la ventana con el Proceso concluido.

5- Dar Aceptar, el Sistema muestra la ventana con los datos actualizados.

-64-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

El Usuario podrá ingresar a la carpeta amarilla para visualizar los datos de los
ítems del Postor, la cual contiene el Número de RUC, Nombre del Postor, Número,
Descripción, Unidad de Medida, Cantidad, Moneda y Valor Referencial. Asimismo,
contiene el botón Especificaciones Técnicas con información técnica del Ítem.

6- Ingresar en la columna Calificación el puntaje otorgado al Postor por cada ítem


presentado.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Para los casos que el tipo de evaluación sea Proporcional, se deberá de digitar la
calificación y el sistema definirá el Puntaje proporcionalmente según el factor que
se haya definido.

Para el Caso que el tipo de evaluación sea Seleccionable, se ingresará a la


carpeta amarilla y se deberá seleccionar el factor según lo definido.

Para el caso que el tipo de evaluación sea Digitable, el Usuario registrar según el
puntaje que crea conveniente, pero no se podrá exceder del máximo definido para
dicho factor.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

7- Dar clic en el ícono Grabar , el Sistema muestra el siguiente mensaje de


confirmación:

8- Dar Sí, el Sistema muestra la ventana con el Puntaje actualizado y el Estado


correspondiente. Si el Postor obtiene el Puntaje Mínimo establecido se mostrará
su estado como Calificado en el ítem/paquete que corresponda.

REPORTES
Para visualizar los reportes de Evaluaciones Técnicas dar clic en el ícono Imprimir
de la ventana principal, el Sistema presentará la ventana Opción, conteniendo
las siguientes opciones:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

 Reporte de Evaluación Técnica por Paquete: Este reporte contiene las


evaluaciones técnicas por Ítem/Paquete, indicando la siguiente información:
Postor, Local y Puntaje Técnico Total.

 Reporte de Evaluación Técnica por Postor: Este reporte contiene las


evaluaciones técnicas por postor, indicando la siguiente información: Número,
Ítem, Estado, Local y Puntaje Técnico.

F. Evaluación Económica

En esta opción el Usuario registrará la Propuesta Económica de los Postores,


visualizándose solo los postores que calificaron en la Evaluación Técnica. Se
ingresará los valores propuestos y adjuntará las propuestas Económicas registradas
por cada postor. Asimismo, podrá consultar la Relación de Ítems, Factores de
Evaluación y Cargar Archivos.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Al dar clic al botón , el Sistema muestra la ventana Evaluación de la


Propuesta Económica: la misma que señala el Procedimiento de selección
respectivo. Para este caso, en el gráfico se muestra lo siguiente:

Asimismo, podrá seleccionar un postor en el área de Postores, activando la barra de


despliegue . A la derecha de la misma ventana se mostrarán la información de la
Modalidad y de los puntajes minimos.

En la parte central de la ventana en el área Items se visualizarán los datos en los


campos : Número, Descripción, Unidad de Medida, Cantidad, Moneda, Valor
Referencial, Valor Propuesto, Producto Nacional y Precio.

En la parte inferior de la ventana en el área Factor de Evaluación Económica se


visualizarán los datos en los campos: Factores, Descripción, Tipo, Unidad de
Medición, Califiación y Puntaje.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Asimismo, se muestran los botones Relación de Ítems, Factores de Evaluación y


Carga Archivo.

 Relación de Ítems: El botón , muestra la ventana Relación Ítems, la


misma que presenta la relación de ítems de acuerdo al siguiente detalle: Número
de Paquete, Secuencia, Secuencia PAC y Descripción.

 Factores de Evaluación: Al ingresar al botón el Sistema


muestra la ventana Factores de Evaluación Técnica N° 1, mediante la cual
detalla los factores que se utilizarán para evaluar las Propuestas Técnicas
presentadas. La información que se muestra es la siguiente: Niveles, Criterios de
Evaluación, Tipo, Rango Mínimo, Rango Máximo, Unidad Medición, Punta Máximo
y Modalidad de Puntaje Máximo.

 Carga Archivo: Al dar clic al botón el Sistema permite cargar


información registrada por el Postor en el Módulo de Registro de Propuestas
Económicas - MRPE, la cual deberá haber sido entregada por la Unidad Ejecutora
a los Postores.

Dando Sí, se mostrará la siguiente ventana:

-70-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Seleccionar la carpeta donde se ubica la propuesta del Postor seleccionado, luego


presionar el botón Abrir . Se mostrará el siguiente mensaje al Usuario:

Dando Aceptar, el Sistema cargará la propuesta seleccionada. Luego dar clic en


el ícono Grabar .

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE INFORMACION

Para realizar la Evaluación Económica de los Postores que se presentaron en el


Procedimiento de selección, el Usuario deberá realizar el siguiente procedimiento:
1- Seleccionar un Postor activando la barra de despliegue . El Sistema mostrará
sólo los Postores que pasaron a dicha Etapa.

2- Registrar los valores propuestos por el postor, el Sistema calificará según lo


registrado y cambiará el estado según el valor registrado

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

3- Dar clic en el ícono Grabar para guardar la información. El Sistema mostrará


un mensaje de confirmación:

4- Dar Sí, para actualizar los datos.

G. Evaluación Final
En esta opción el Usuario realizará la Evaluación Final de las propuestas
presentadas y seleccionará al Postor Ganador del Proceso. Asimismo, podrá
Consultar la Etapa del Proceso, Calendario del Proceso, Propuesta Técnica,
Propuesta Económica y Proceso de Evaluación.

Al dar clic en el botón , el Sistema mostrará la ventana Evaluación Final: la


misma que señala el Procedimiento de selección respectivo. Para este caso, en el
gráfico se muestra lo siguiente:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

En la celda Modalidad el Sistema mostrará la modalidad del Proceso seleccionado


(Ítem, Paquete, Lote), los Coeficientes de Ponderación utilizados para los cálculos
Técnicos y Económicos, el Rango de Valores +/- y el Puntaje Mínimo de la Evaluación
Técnica.

En la parte inferior de la ventana en el área Evaluación de los Postores se visualiza


la siguiente información: RUC, Nombre o Razón Social, Local, Mype, Puntaje
Evaluación Técnica, Puntaje Evaluación Económica, Puntaje Total, Bonifiación 10%,
Bonifiación 20% y Resumen Final (Porcetaje Total+Bonificación,Orden y Estado).

Asimismo, se muestran los botones Etapas del Proceso, Calendario del Proceso,
Propuesta Técnica y Propuesta Económica.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

 Etapas del Proceso: Al dar clic en el botón el Sistema muestra la


ventana Etapas, la misma que detalla los estados de las diversas etapas del
Calendario de Actividades, así como la fecha de inicio de estas.

 Calendario del Proceso: Al ingresar al botón , el Usuario


visualizará la ventana Calendario del Proceso, la misma que contiene el detalle
del Calendario de Actividades del procedimiento de selección, detallando la Fecha
de Inicio, Fecha de Fin y Hora.

 Propuesta Técnica: Al ingresar al botón el Sistema muestra la


ventana Propuesta Técnica, la misma que contiene los siguientes datos de la
propuesta: RUC, del Postor, Nombre del Postor, Factores de Evaluación Técnica,
con los campos Niveles, Descripción de los Criterios de Evaluación, Unidad de
Medida, Calificación y Puntaje.

 Propuesta Económica: Al dar clic al botón , el Sistema muestra


la ventana Propuesta Económica con los siguientes datos: RUC y Razón Social
del Postor, indicador de Producto Nacional, Monto del Valor Propuesto, Número,
Descripción, Unida de Medida, Cantidad, Moneda, Valor Referencial, Propuesta
del Postor con los campos Propuesta Económica, Estado y Producto Nacional.
Asimismo, muestra información de la Evaluación Económica realizada: Niveles,
Descripción de los Criterios de Evaluación, Unidad de Medida, Calificación y
Puntajes.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Cabe señalar que ingresando a la carpeta amarrilla del Item se visualiza la


ventana Caracteristcas del Item del Postor, con la siguiente información: Tipo,
Ítem Solicitado,Ítem Propuesto ,Cantidad, Unidad, Valor Moneda, Moneda, Tipo
de Cambio y Valor Soles, en el detalle de la ventana se visualizan los campos
Conforme, Rubro y Terminos de Referencia.

PROCESO PARA REALIZAR LA EVALUACION FINAL

Para realizar la Evaluación Final de los Postores que se presentaron en el


Procedimiento de selección, el Usuario deberá realizar el siguiente procedimiento:

1- Dar clic en el botón , el Sistema solicitará la siguiente


confirmación:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

2- Dar Sí. Se mostrará la siguiente ventana:

3- Dar clic en el ícono Grabar para concluir el proceso.

El Sistema mostrará los datos del Postor que ganó el Proceso y los que calificaron.
En el caso que hubiera empate se da como ganador al proveedor inscrito como
Mype.

REPORTES
Para visualizar los reportes de Evaluación Final, el Usuario dará clic en el ícono
Imprimir de la ventana principal, mostrándose la ventana Opción con las
siguientes opciones:

 Cuadro Comparativo de Cotizaciones: Este reporte contiene el listado de las


cotizaciones solicitadas, indicando la siguiente información: Nombre o Razón

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Social, Número, Ítem, Cantidad, Unidad, Precio Unitario, Total, Precio Unitario y
Total.

 Cuadro Resumen de Evaluación de Propuestas: Este reporte contiene el


Resumen de las Evaluaciones Propuestas por los postores, en la cabecera del
Reporte se muestran los Datos Generales: Razón Social, Apellidos y Cargo del
Veedor, al lado Derecho, se muestran los Datos del Procedimiento de selección:
Código Asignado, Identificación del Proceso Fecha de Convocatoria y Publicación
de Resultados, Resumen y Objeto del Proceso, en el detalle del Reporte se indica
la siguiente información: Número de Ítem, Descripción del Ítem, Cantidad
Solicitada, Unidad de Medida, Moneda, Valor Referencial del Ítem, RUC del
Postor, Razón Social del Postor, Mype, Puntaje Técnico, Monto Ofertado, Puntaje
Económico, Puntaje Total, Puntaje, Bonificación, Cantidad Adjudicada e Indicador
de Adjudicación.

 Cuadro Comparativo de Evaluación Final: Este reporte contiene el listado de


las evaluaciones finales, indicando la siguiente información: Tipo de Evaluación
(Técnica/Económica), Descripción del Factor, (Técnica/Económica), la
Calificación y el Puntaje final por cada postor.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

 Cuadro Comparativo de Especificaciones Técnicas: Este reporte contiene el


listado de las especificaciones técnicas por cada postor, indicando la siguiente
información: Nombre o Razón Social del Postor, Rubro, Especificaciones
solicitadas, Especificaciones del Postor.

 Cuadro Comparativo de Evaluación de Propuestas: Este reporte contiene el


listado de las evaluaciones propuestas por los postores, indicando la siguiente
información: Número de Ítem, Ítem, Descripción del Ítem, Unidad de Medida,

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Moneda, Valor Referencial del Ítem, RUC del Postor, Razón Social del Postor,
Puntaje Técnico, Monto Ofertado, Puntaje Económico, Bonificación, Puntaje Final,
Cantidad Adjudicada, Monto Adjudicado y Orden de Relación.

H. Buena Pro
En esta opción el Usuario generará el Cierre del Proceso, otorgando la Buena Pro
y posteriormente, señalando el consentimiento de la misma, dando por concluido el
Procedimiento de selección.

Al dar clic al botón el Sistema muestra la ventana BuenaPro: la misma que


señala el Procedimiento de selección respectivo. Para este caso, en el gráfico se
muestra lo siguiente:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Asimismo, en el área Etapas se detalla los estados de las diversas etapas del
Calendario de Actividades, así como la fecha de inicio de estas.

En la parte inferior de la ventana en el área Postores Calificados se visualiza la


siguiente información: Item, Estado, RUC, Nombre / Razón Social, Técnico Puntaje,
Económico (Puntaje – Bonificación 10% y 20%), Puntaje Final (Total, Orden, Estado,
BuenaPro y BuenaPro Consentida).

Asimismo, se muestran los botones Calendario del Proceso, Propuesta Técnica,


Propuesta Económica y Prorrata.

 Calendario del Proceso: Al ingresar al botón , el Usuario


podrá visualizar la ventana Calendario del Proceso, la misma que contiene el
detalle del Calendario de Actividades del procedimiento de selección, detallando
la Fecha de Inicio, Fecha de Fin y Hora.

 Propuesta Técnica: Al ingresar al botón el Sistema muestra los


datos de la Propuesta Técnica del Postor seleccionado, visualizándose el RUC y
Razón Social del Postor, Factores de Evaluación Técnica con los campos Niveles,
Descripción de los Criterios de Evaluación, Unidad de Medida, Calificación y
Puntaje.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

 Propuesta Económica: Al ingresar al botón , el Sistema


muestra los datos de la Propuesta Técnica del Postor seleccionado, la misma que
detalla el RUC y Razón Social del Postor, el check si es Producto Nacional, el
Monto del Valor Propuesto, Número, Descripción, Unida de Medida, Cantidad,
Moneda, Valor Referencial, Propuesta del Postor con los campos Propuesta
Económica, Estado y Producto Nacional. Asimismo, muestra información de la
Evaluación Económica realizada: Niveles, Descripción de los Criterios de
Evaluación, Unidad de Medida, Calificación y Puntajes.

 Prorrata: El botón se activará cuando en un ítem o paquete se cuente


con dos o más Postores en Empate. Para tal efecto se aplicará las cantidades a
prorratearse, aplicando las Normativa Vigente.

PROCEDIMIENTO PARA OTORGAR LA BUENA PRO


1- Cambiar el Estado de la Evaluación de Propuestas a Estado Concluido.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

2- Activar el menú contextual dando clic derecho del mouse y seleccionar la opción
que corresponda: / .

3- Seleccionar la opción . El Sistema habilitará el registro Otorgamiento


de Buena Pro, el Usuario deberá registrar la fecha y cambiará el Estado a Proceso.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

4- Dar clic en el ícono Grabar .

5- En Postores Calificados seleccionar en la columna Buena Pro, en ella marcar


con un check los Postores ganadores, luego dar clic en el ícono Grabar .

6- Concluir la etapa de la Buena Pro cambiando el Estado de Proceso ha Estado


Concluido.

7- Activar el menú contextual dando clic derecho del mouse y seleccionar la opción
que corresponda: / .

8- Seleccionar la opción , el Sistema habilitará el registro Otorgamiento


de Buena Pro Consentida, el Usuario deberá registrar la Fecha de Inicio de la
misma y cambiar el Estado a Proceso. La Fecha de Inicio deberá de ser mayor o
igual a la fecha final de la convocatoria, para ello podemos visualizar la Fecha Fin
en la parte superior de las opciones de las etapas, tal cual lo muestra la siguiente
figura. Posteriormente dar clic en el ícono Grabar .

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

9- Seleccionar los postores ganadores y marcar con un check en el recuadro de


la columna Buena Pro Consentida, luego dar clic en el ícono Grabar .

10- Concluir la etapa de la Buena Pro Consentida cambiando el Estado de Proceso


ha Estado Concluido y dar clic en el ícono Grabar .

11- Realizar el cierre del Proceso dando clic al botón . El Sistema


mostrará el siguiente mensaje de confirmación:

12- Dar Sí, se mostrará la información actualizada y el botón


deshabilitado.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

REPORTES

Para visualizar los reportes de Buena Pro, el Usuario dará clic en el ícono Imprimir
de la ventana principal, mostrándose la ventana Opción, con las siguientes
opciones:

 Acta de Otorgamiento de Buena Pro: Este reporte contiene el listado de las


cotizaciones solicitadas, indicando la siguiente información: Proveedor, Número
de Ítems Adjudicados. Total Ítems y Monto Total.

 Relación Empresas con Buena Pro: Este reporte contiene el listado de las
cotizaciones solicitadas, indicando la siguiente información: Número de Ítem,
Descripción del Ítem, Cantidad Solicitada, Unidad de Medida, Moneda, Valor
Referencial, Razón Social del Postor, Mype, Puntaje Técnico, Monto Ofertado,

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Puntaje Económico, Puntaje Total, Cantidad Adjudicada, Precio Oferta y Monto


Adjudicado.

 Reporte de Ítems Desiertos: Este reporte contiene el listado de los ítems


desiertos, indicando la siguiente información: Número de Ítem, Código Descripción
del Ítem, Cantidad Solicitada, Unidad de Medida, Precio Unitario, Monto
Referencial y Motivo Desierto.

 Reporte de Ítems Empatados: Este reporte contiene el listado de los ítems


empatados, indicando la siguiente información: Número de Ítem, Código
Descripción del Ítem, Cantidad Solicitada, Unidad de Medida, Postor, RUC y
Cantidad Adjudicada.

 Reporte de Cuadro Comparativo Monto Referencial vs Ofertado: Este reporte


contiene el Cuadro Comparativo del Monto Referencial vs Monto Ofertado,
indicando la siguiente información: Número, Descripción, Moneda, Valor
Referencial y oferta (Valor, Porcentaje y Diferencia Valor).

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

1.1.4. Proceso de Adjudicación Directa

En esta opción el Usuario podrá realizar el Procedimiento de selección para la


adquisición de Bienes o contratación de Servicios por montos que correspondan a
Adjudicaciones Directas, conforme a los márgenes establecidos en la Ley de
Presupuesto del Sector Público.

Asimismo, las Adjudicaciones Directas pueden ser Públicas o Selectivas, de acuerdo


a lo señalado por la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su
Reglamento, una Adjudicación Directa Pública se convoca cuando el monto de la
adquisición o contratación es mayor al cincuenta por ciento (50%) del límite máximo
establecido para la Adjudicación Directa en la Ley Anual de Presupuesto. Caso
contrario se tratará de una Adjudicación Directa Selectiva.

El ingreso a la opción Proceso de Adjudicación Directa es siguiendo la siguiente


ruta: “Proceso de Selección - Proceso de Adjudicación Directa”, como se
muestra en la siguiente ventana:

Al ingresar a esta opción, el Sistema presenta la ventana Proceso de Adjudicación


Directa visualizándose en la cabecera los filtros: Año, Proceso de Selección, Tipo
de Presupuesto y Estado.

 Año: Permite seleccionar el año de Procedimiento de selección.

 Proceso de Selección: Permite seleccionar un tipo de Procedimiento de


selección activando la barra de despliegue . Marcando con un check se
visualizará todos los procesos.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

 Tipo Ppto: Indica a qué tipo de presupuesto será asignada la adquisición.

 Estado: El Usuario podrá seleccionar un tipo de Estado activando la barra de


despliegue mostrando todos los tipos de estado.

Asimismo, muestra los botones Datos Generales, Parámetros, Invitaciones,


Adquirientes Base, Evaluación Técnica, Evaluación Económica, Evaluación
Final y Buena Pro.

Para el registro, evaluación y seguimiento de un Proceso de Adjudicación Directa, el


Usuario deberá ingresar a los botones señalados anteriormente, siguiendo el
procedimiento que a continuación se detalla:

1. Registrar el Proceso de Selección: El Usuario deberá crear el Procedimiento de


selección de acuerdo a la información registrada en el PAO.

2. Datos Generales: En esta opción se registrará las fechas de la convocatoria, los


plazos, el comité y se inicia la Etapa de Convocatoria.

3. Parámetros: Permite registrar los Coeficientes de Ponderación, los Puntajes, los


Factores Técnicos/Económicos, el contenido del Sobre Técnico y el Calendario
del Proceso.

4. Invitaciones: Permite registrar a los proveedores invitados a participar en el


Procedimiento de selección, Asimismo, se indica las condiciones de la compra.

5. Adquirientes Bases: En esta opción el Usuario registrará los Postores, las


Bases, y se verificaran los Documentos de cada postor.

6. Evaluación Técnica: Permite registrar los factores técnicos de cada postor, su


evaluación y generar la calificación.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

7. Evaluación Económica: Esta opción permitirá al Usuario registrar la Evaluación


Económica, ingresando los valores propuestos y adjuntando las propuestas
Económicas de cada postor.

8. Evaluación Final: Permite al Usuario realizar la Evaluación Final, indicando al


Postor Ganador del Proceso.

9. Buena Pro: Esta opción permite al Usuario generar el Cierre del Proceso,
otorgando la Buena Pro y la Buena Pro Consentida al Postor ganador.

10. Contrato: Permite al Usuario hacer un seguimiento del Contrato registrado para
el Proceso.

Para todas las opciones detalladas anteriormente, al ingresar el Sistema mostrará la


ventana Procesos Adjudicación Directa Selectiva, visualizándose en la parte
superior los siguientes datos: Número Correlativo, Tipo PAC, Número de Referencia,
Secuencia, Tipo de Proceso, Número Procedimiento de selección, Objeto,
Descripción del Objeto, Estado, Fecha.

Asimismo, también se mostrará el campo Convocatoria, el cual detalla el Número


de Convocatoria, Secuencia, Moneda, Valor Referencial, Estado y Fecha, a
excepción de la ventana Datos Generales que no muestra el último campo señalado.

Registrar el Procedimiento de selección


En esta opción el Usuario registrará el Proceso de Adjudicación Directa,
seleccionando un PAO registrado en el Sub Módulo Programación, obteniendo el
Objeto del Proceso, el Detalle Presupuestal y los ítems que están incluidos en el
Proceso.

Para ello, deberá seguir el siguiente procedimiento:

1- En la parte central de la Ventana activar el menú contextual dando clic derecho


del mouse y seleccionar la opción .

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Se mostrará la ventana Generación de Proceso de Selección, con los siguientes


filtros para su selección: Año, Tipo de Proceso y Tipo de Ppto.

 Año: Permite seleccionar el año del Procedimiento de selección.

 Tipo de Proceso: Permite seleccionar un tipo de Procedimiento de selección.


Activando la barra de despliegue se visualizarán todos.

 Tipo de Presupuesto: Permite seleccionar un Tipo de Presupuesto.

2- En el campo Listado de Consolidados, seleccionar el registro que se desea, y


luego, dar clic al ícono .

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario:

3- Dar Sí para grabar el Registro. Se mostrará el siguiente mensaje:

4- Dar Sí para actualizar la ventana con los ítems del Consolidado seleccionado.
Asimismo, se visualizará información del mismo en los campos Listado de
Procesos, Especificaciones y Detalle Presupuestal.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

5- Para culminar con el registro dar clic en el ícono Salir , para visualizar la
información en la ventana:

El proceso se encontrará en Estado de Proceso “Pendiente”.

A. Datos Generales
En esta opción el Sistema le permitirá al Usuario registrar los datos generales del
Proceso, tales como Fecha de inicio, Fecha Final, plazos en días, código CIIU,
registro del Comité Permanente y adjuntar un archivo de información.

Al dar clic al botón , el Sistema muestra la ventana Datos Generales:


la misma que señala el Procedimiento de selección respectivo. Para este caso, en el
gráfico se muestra lo siguiente:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Asimismo, muestra los campos Fecha Inicio y Plazo días donde el Usuario deberá
registrar la información respectiva, calculándose automaticamente la Fecha Final del
Proceso.

Luego deberá seleccionar el código CIIU, activando la barra de búsqueda , el


Sistema mostrará la siguiente pregunta:

Dando Sí, se mostrará la ventana Filtro para Búsqueda de Datos, donde el Usuario
seleccionará el filtro Campo y registrará en el filtro Dato parte o toda la descripción
de los CIIU, dando Aceptar mostrará automáticamente el resultado.

En la parte central de la ventana se visualizará el área Etapas, en la cual se detalla


las etapas del Procedimiento de selección indicando el Número, Descripción, Fecha
de Inicio y Estado. Asimismo, a la derecha se muestran los datos del Proceso a nivel
Fuente de Financiamiento, Rubro, Moneda, Monto en Soles y Contra Partida.

En la parte inferior de la ventana se visualiza el área Relación de ítems, la cual


muestra los Items que conforman el Proceso, detallando el Código Bienes y
Servicios, Descripción, Unidad, Cantidad, Precio Referencial y Valor Referencial.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Cabe señalar que ingresando a la carpeta amarrilla del Item se visualiza la


ventana Detalle de la Convocatoria de items, con la siguiente información: Tipo,
Grupo, Clase, Familia, Items, Cantidad, Moneda, Tipo de Cambio, Fuente de
Financiamiento, Rubro, Meta, Clasificador y Contra Partida.

Asimismo, se muestran los botones Archivos Adjuntos y Comité Permanente.

 Comité Especial: Al dar clic en el botón el Sistema mostrará la


ventana Órgano Encargado, la cual permitirá al Usuario registrar los miembros
del Comité Encargado de llevar a cabo el Procedimiento de selección, ingresando
el Código de Personal, Apellido Paterno, Apellido Materno, Nombre, Unida
Orgánica, Tipo de Documento, Número de Documento, Especialidad y Número de
Colegiatura.

El Usuario podrá ingresar un nuevo registro activando el menú contextual y


seleccionando la opción , terminado el registro dar clic en el ícono
Grabar .

 Archivos Adjuntos: Dando clic al botón el Sistema mostrará la


ventana Archivos Adjuntos, en la cual el Usuario podrá adjuntar un archivo al
Procedimiento de selección.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

El Usuario podrá ingresar un nuevo registro activando el menú contextual y


seleccionado la opción , terminado el registro dar clic en el ícono
Salir .

Luego dar clic en el ícono Grabar , en la ventana principal para guardar la


información, luego dar clic al ícono Salir .

B. Parámetros
En esta opción el Usuario registrará los Coeficientes de Ponderación Técnico y
Económico, el Puntaje Mínimo de la Evaluación Técnica, los Factores de Evaluación,
Puntajes por Factor, el Contenido del Sobre Técnico, Datos Adicionales y el
Calendario del Proceso.

Al dar clic en el botón , el Sistema muestra la ventana Registro de


Parámetros: la misma que señala el Procedimiento de selección respectivo. Para
este caso, en el gráfico se muestra lo siguiente:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Asimismo, permite registrar al Usuario la siguiente información:

 En la celda Factores por Item el Usuario deberá marcar con check si los
factores de evaluación se aplicarán por Ítem.

 El Usuario deberá registrar los datos de Coeficientes de Ponderación Técnico,


Económico y Puntaje Mínimo de Ev. Técnica, luego deberá seleccionar una
modalidad del Proceso activando la barra de despliegue , el Sistema muestra
la siguientes Modalidades de Proceso:

 En la parte central de la ventana Factores de Evaluación Técnica – Económica,


el Usuario activará el menú contextual dando clic derecho del mouse y
seleccionará la opción que corresponda: /
.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Dando el Usuario podrá ingresar los factores de


Evaluación Técnica y Económica. Para ello, deberá insertar la Descripción del
Factor de Evaluación y activar la barra de despliegue para seleccionar el Tipo
de Evaluación: Titulo, Proporción. Luego de realizar la selección se activará la
barra de despliegue en la Unidad de Medición y Modalidad de Puntaje Maximo
para la selección correspondiente.

Asímismo, en los campos Parámetro Maximo y Puntaje Máximo el Usuario deberá


registrar la información correspondiente.

 El Usuario deberá registrar el Contenido del Sobre Técnico activando el menú


contextual dando clic derecho del mouse y seleccionando la opción
, el Sistema mostrará la lista de los contenidos definidos para el
Procedimiento de selección. Asimismo, si el documento es obligatorio el Usuario
deberá dar check en la columna Cuadro Obl?.

Asimismo, en la parte inferior se mostrará la relación de ítems que conforman el


Procedimiento de selección y los valores referenciales para cada uno de ellos.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Cabe señalar que ingresando a la carpeta amarrilla del Item se visualiza la


ventana Caracteristcas del Item, con la siguiente información: Tipo,
Items,Cantidad,Unidad,Valor Moneda,Moneda,Tipo de Cambio,Valor Soles, Fecha
de Entrega,Lugar de Entrega y Forma de Pago. En el detalle de la ventana se
visualizan los campos Número, Rubro y Terminos de Referencia.

En la ventana Registro de Parámetros también se muestra los siguientes botones de


consulta y registro:

 Datos Adicionales: Al dar clic al botón , el Usuario registrará los


datos según correspondan

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Dará clic en el ícono Grabar , para guardar la información. Luego dar clic al
ícono Salir .

 Calendario del Proceso: Al dar clic al botón , el Sistema


muestra la ventana Calendario del Proceso con los siguientes datos: Tipo
Documento Número de Documento, Fecha del Documento. Asimismo, en la parte
inferior se visualizan los campos Glosa, Actividades del Proceso, Fecha Inicio,
Fecha Fin y Hora.

El Usuario activará el menú contextual dando clic derecho del mouse y


seleccionará la opción que corresponda: /
.

Dando se mostrará la ventana Calendario de


Proceso.

El Usuario seleccionará un Tipo Documento, registrará el Número de Documento,


Fecha del Documento y una Glosa. En actividades del Proceso se registra la

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Fecha de Inicio de la Convocatoria, Fecha de Registro de Participantes, Fecha de


Presentación y Absolución de Consultas, Fecha de Presentación de Propuestas,
Fecha de Evaluación de Propuestas y Fecha de Otorgamiento de la Buena Pro.

Dará clic en el ícono Grabar para guardar la información y luego dará clic al
ícono Salir .

 Copia de Criterios Evaluación: Al dar clic en el botón el


Sistema copiará los Criterios de evaluación ingresados a todos los ítems que
conforman el Proceso, mostrando el siguiente mensaje:

Dando Si, realizará el proceso de copiado de información mostrando el siguiente


mensaje al Usuario:

Al dar Si, el Sistema genera los criterios de evaluación.

 Criterios de Evaluación: Dando clic al botón el Sistema


mostrará la ventana Mantenimiento de los Puntajes y Criterios de Evaluación
de acuerdo a la Modalidad Seleccionada (Ítem, Paquete o Lote), con la siguiente
información: Rubro / Anexo, Número, Nombre, Coeficiente de Ponderación
Técnico/Económico, Puntaje Mínimo de Evaluación Técnica, Rango de Valores,
Estado. Asimismo, los Niveles y Descripción del Factor de Evaluación, Tipo
Evaluación, Parámetro Máximo, Unidad de Medición, Puntaje Máximo y Modalidad
de Puntaje Máximo.

-100-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Para terminar de visualizar los datos dará clic al ícono Salir .

Seguidamente, en la ventana Principal el Usuario dará clic en el ícono Grabar ,


el Sistema mostrará el siguiente mensaje:

Dar Sí, para grabar la información de la convocatoria.

El Sistema mostrará la ventana Generación de Proceso, con el nuevo número que


será generado automáticamente, el Usuario deberá dar clic en el ícono Grabar
para generar el Procedimiento de selección respectivo. El Sistema mostrará el
siguiente mensaje:

Dando Sí, grabará los datos y se actualizará la información.

-101-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Si se requiere modificar la información del número del proceso o las siglas se deberán
de ingresar a la carpeta amarilla del N°PS y se podrá realizar la modificación.
No se podrá realizar la modificación si el proceso en la etapa de Buena Pro.

Si se requiere modificar algún criterio de evaluación Técnica o Económica se podrá


realizar un Extorno siempre y cuando no se haya realizado El otorgamiento de la
Buena Pro Consentida. Al realizar el extorno se eliminará todas las evaluaciones y la
eliminación de los postores.

El Usuario presionara la tecla F5 y registrara la clave correspondiente

Seguidamente, dar clic en el botón Guardar , el Sistema mostrará el siguiente


mensaje:

-102-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

En caso se haya realizado el registro de precios en la Evaluación Económica, el


Sistema guardará dicha información, de esta manera al realizar nuevamente el
proceso de evaluación económica se podrá importar dicha información

Al confirmar el mensaje el Sistema solicitará una ruta para guardar el archivo en .rar,
el cual será utilizado en la fase de Evaluación Económica. Solo se guardara la
información de los ítems por proveedor y con sus respectivos valores propuestos.

Seguidamente, dar clic en el botón Guardar, el Sistema mostrará el siguiente


mensaje:

-103-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Al confirmar el mensaje habrá terminado el extorno y se podrá realizar los cambios


correspondientes a la Evaluación Técnica, Económica, Calendario, Coeficientes de
ponderación, etc.

Al llegar a la evaluación técnica, se podrá importar la información de los valores


propuestos de los ítems, siempre y cuando sean los mismos proveedores que han
pasado de la evaluación técnica.

Seguidamente, dará clic al botón , el Sistema mostrará una


ventana para buscar y seleccionar el archivo que se exporto al momento de realizar
el Extorno.

-104-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Luego de seleccionar el Archivo correspondiente, se dará un clic en el botón Abrir


y el sistema nos mostrar el siguiente mensaje:

Al confirmar el mensaje, el sistema habrá importado los valores para cada ítem de
cada proveedor.

Para importar el archivo es necesario que en la misma ruta donde este el archivo
RAR a importar, este el archivo UnRar.exe, dicho archivo se podrá copiar de la
carpeta donde se encuentra el Módulo de Logística.

En caso no se encuentre el archivo UnRar.exe no podrá importar la información y


saldrá el siguiente mensaje:

-105-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Luego dar clic al ícono Salir .

C. Invitaciones

En esta opción el Usuario registrará a los proveedores que invitará a participar en el


Procedimiento de selección, indicando los items o Servicios a cotizar y registrando
las condiciones de la Compra.

Al dar clic al botón el Sistema muestra la ventana Invitación a Cotizar, la


cual en ella se muestra el botón Condiciones de la Invitación. En la parte central
de la ventana se visualizan los campos Número de Invitación y Proveedor.

Asimismo, permite al Usuario registrar la siguiente información:

 Ingresando al botón , el Sistema mostrará la ventana


Condiciones de la Invitación, en ella activará el menú contextual dando clic
derecho del mouse y seleccionará la opción que corresponda: /
.

Seleccionando la opción el Usuario registrará los datos en los


campos Condición y Descripción.

-106-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Luego dará clic en el ícono Grabar para guardar la información y


posteriormente el ícono Salir .

 Registrar las invitaciones del Proceso, para ello el Usuario activará el menú
contextual dando clic derecho del mouse y seleccionará la opción que
corresponda: / .

Seleccionando la opción el Sistema mostrará la ventana Invitación


a Proveedores, con la siguiente información: Descripción, Objeto, Valor en S/, el
Código, Descripción, Cantidad y Unidad de Adquisición. Asimismo, la opción
General/ Proveedor, el filtro RUC y los campos Proveedor, Dirección, Teléfono y
Fax.

En el campo Opción, el Usuario deberá señalar si la invitación es General o por


Proveedor, luego registrar el RUC activando el ícono busqueda , el Sistema
mostrará la ventana Filtro para Búsqueda de Datos donde el Usuario
seleccionará el filtro Campo y registrará en el filtro Dato la descripción de la
Empresa.

-107-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Dando Aceptar mostrará automáticamente los datos de la misma.

Luego dar clic en el ícono Grabar para guardar la información, y


posteriormente dar clic en el ícono Salir .

El Sistema mostrará la ventana con los datos registrados:

REPORTE

Dar clic en el ícono Imprimir , para visualizar el reporte de Invitación.

-108-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

D. Adquirientes Base

Esta opción permite al Usuario generar el registro de las empresas que han adquirido
las bases y consultar o modificar el estado del Calendario de Actividades del Proceso.
Asimismo, permite verificar la presentación documentaria de los requerimientos
técnicos mínimos exigidos en las bases. El Sistema automáticamente indicará si la
propuesta califica para la siguiente etapa.

Al dar clic al botón , el Sistema muestra la ventana Registro de


Adquirientes de Items: la misma que señala el Procedimiento de selección
respectivo. Para este caso, en el gráfico se muestra lo siguiente:

-109-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

En la parte central de la ventana se visualizará el área Etapas, en la cual se detalla


el Calendario de Actividades del Procedimiento de selección indicando el Número,
Descripción, Fecha de Inicio y Estado.

En la parte inferior de la ventana se visualiza el área Registro de Adquirientes de


Bases, la cual mostrará los datos de los Postores y la revisión de la documentación
presentada, Tipo de Documento,Número de Documento, Nombre o Razón Social,
Fecha de Adquisición de Bases, los check Ord. Pyme,RNP y Presentó.

A la derecha de la ventana se visualiza el área Verificación de Requerimientos


Técnicos Mínimos, la cual mostrará los datos de la documentación presentada por
los Postores.

Asimismo, se muestran los botones Calendario de Proceso, Items del Proceso y


Genera Archivo

 Calendario del Proceso: Dando clic al botón el Sistema


permitirá consultar el Calendario de Actividades del Procedimiento de
selección, mostrando la información Actividades del Proceso, Fecha Inicio,
Fecha Fin y hora.

 Ítems del Proceso: Al dar clic al botón el Sistema mostrará los


ítems que conforman el Procedimiento de selección, indicando el Número de
Paquete, Número de Secuencia, Ítem, Descripción, Cantidad y Unidad de
Medida.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

 Genera Archivo: Al presionar al botón el Sistema le permitirá


generar un archivo con la información del Proceso, para ello, al ingresar se
mostrará la ventana Selección Ruta donde el Usuario deberá seleccionar una
carpeta local en el Disco para grabar el archivo.

Seguidamente, dará clic al botón Guardar, el Sistema mostrará el siguiente


mensaje:

Dando Aceptar, generará el archivo.

PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR INFORMACIÓN

Para realizar el registro de un Adquiriente de Bases, el Usuario deberá seguir los


siguientes pasos:

1- En el Campo Etapa, cambiar el Estado de la Etapa Convocatoria a Estado


Concluido.

2- Activar el menú contextual dando clic derecho del mouse y seleccionar la opción
, el Sistema mostrará la etapa Registro de Participantes en estado
Pendiente.

-111-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

3- Dar clic en el ícono Grabar luego de realizar el cambio o confirmación de


Estado.

4- Registrar las empresas que adquirieron bases activando el menú contextual dando
clic derecho del mouse y seleccionado la opción en Registro de
Adquirientes de Bases.
Si el Usuario deseará eliminar una empresa, deberá seleccionarla y escoger la
opción .

5- Seleccionar la opción , se mostrará la ventana Participantes con los


campos Nº RUC, Nombre o Razón Soc., Fecha e Indicador de Mype.

6- Ingresar el RUC de la empresa. Para ello dar clic en el ícono de búsqueda ,


el Sistema presentará la ventana Filtro para Búsqueda de Datos, donde deberá
seleccionar el filtro Campo y registrará en el filtro Dato parte o toda la descripción
de las Empresas.

7- Dar Aceptar para visualizar la información en el campo Nombre o Razón Soc.

-112-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

8- Registrar la fecha de la compra de Bases e indicar si es una pequeña empresa


marcando con un check en el recuadro Indicador de Mype.

9- Para culminar con el registro dar clic en el ícono Salir , mostrando el siguiente
mensaje:

10- Dar Sí, el Sistema mostrará las empresas registradas y activará los campos en
Verificación de Requerimientos Técnicos Mínimos.

11- En Registro de Adquirientes de Bases, marcar con un check si la empresa


es Pyme, cuenta con RNP y si presentó Propuestas.

12- En Verificación de Requerimientos Técnicos Mínimos, el Usuario marcará


con un check si la documentación requerida ha sido presentada conforme a
lo solicitado.

-113-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Si el Usuario señalo un documento como obligatorio y este no es presentado, el


Sistema lo descalificará automáticamente.

13- Dar clic en el ícono Grabar .

En las Etapas Presentación y Absolución de Consultas (Formulación) y


Presentación de Propuestas, el Usuario deberá cambiar el Estado ha
CONCLUIDO, dejando la Etapa de Evaluación de Propuestas en Estado
PROCESO.

REPORTES

Para visualizar los reportes de Adquisición de Bases, el Usuario dará clic en el


ícono Imprimir de la ventana principal, mostrándose la ventana Opción con las
siguientes opciones:

-114-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

 Relación de Adquirientes de Bases: Este reporte contiene la relación de los


Adquirientes de Bases, indicando la siguiente información: Número, Postor, RUC,
Descripción, Teléfono y Fax.

 Relación de Postores: Este reporte contiene la relación de los Postores al


Procedimiento de selección, indicando la siguiente información: Número, Postor,
RUC, Descripción, Teléfono y Fax.

 Relación de Evaluación de Documentos y/o Requisitos Indispensables: Este


reporte contiene la relación de los Documentos Indispensable, indicando la
siguiente información: Nombre o Razón Social, RUC, Descripción y Documentos
solicitados y/o requisitos indispensables.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

E. Evaluación Técnica

En la opción Evaluación Técnica el Usuario procesará los factores técnicos de cada


postor y registrará la evaluación técnica, para generar luego la calificación.

Al dar clic en el botón , el Sistema muestra la ventana Evalución de la


Propuesta Técnica: la misma que señala el Procedimiento de selección respectivo.
Para este caso, en el gráfico se muestra lo siguiente:

Asimismo, muestra los campos Tipo de Documento, Número de Documento,


Nombre o Razón Social, Fecha /Hora, Local, Pyme, RNP y Presentó, donde el
Usuario deberá marcar con un check la información respectiva.

En la celda Modalidad del Proceso el Sistema mostrará la modalidad del Proceso


indicada (por Ítem, por Paquete o por Lote), y en el Coeficiente de Ponderación se

-116-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

detallará el coeficiente técnico señalado para el proceso así como el Puntaje Mínimo
establecido. Asimismo, en Cálc. Puntaje Constante el Usuario deberá marcar con
check si no desea que el Cálculo del Puntaje sea Constante.

En la parte central de la ventana se visualizarán los datos en los campos:


Item/Paquete,Nombre Puntaje y Estado

En la parte inferior de la ventana en el area Factores Técnicos se visualizarán los


datos en los campos: Factores, Descripción, Tipo, Unidad de Medición, Calificación
y Puntaje.

Asimismo, se muestran los botones Etapas del Proceso, Calendario del Proceso,
Factores de Evaluación, Relación de Items y Cálculo de Puntajes.

 Etapas del Proceso: Al dar clic en el botón el Sistema muestra la


ventana Etapas, la misma que detalla los estados de las diversas etapas del
Calendario de Actividades, así como la fecha de inicio de estas.

 Calendario de Proceso: Al ingresar al botón , el Usuario podrá


visualizar la ventana Calendario del Proceso, la misma que contiene el detalle
del Calendario de Actividades del procedimiento de selección, detallando la Fecha
de Inicio, Fecha de Fin y Hora.

-117-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

 Factores de Evaluación: Al ingresar al botón el Sistema


muestra la ventana Factores de Evaluación Técnica N° 1 mediante la cual
detalla los factores que se utilizarán para evaluar las Propuestas Técnicas
presentadas. La información que se muestra es la siguiente: Niveles, Criterios de
Evaluación, Tipo, Rango Mínimo, Rango Máximo, Unidad Medición, Punta Máximo
y Modalidad de Puntaje Máximo.

 Relación de Ítems: El botón , muestra la ventana Relación Ítems la


misma que presenta la relación de ítems de acuerdo al siguiente detalle: Número
de Paquete, Secuencia, Secuencia PAC y Descripción.

 Cálculo de Puntajes: Al dar clic al botón , el Sistema mostrará


la siguiente ventana:

Dando Sí, el Sistema realizará el proceso de cálculo.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Dando Aceptar, el Sistema actualizará la información.

PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR INFORMACIÓN

Para registrar la información de la Propuesta Técnica presentada por el Postor,


referida a los Factores de Evaluación Técnica, el Usuario debe realizar el siguiente
procedimiento:

1- Activar el menú contextual dando clic derecho del mouse y seleccionar la opción
que corresponda: / .

Al seleccionar la opción se mostrará la ventana Relación de Ítem


por Proveedor, con las siguientes opciones:

2- Elegir la opción que el Usuario requiera y presionar el ícono Grabar .

-119-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

 Al marcar la opción el Sistema cargará un paquete de datos


con la totalidad de ítems que han sido incluidos en el proceso.

 Al marcar la opción el Usuario podrá seleccionar un Postor y


los ítems por los cuales está concursando.

3- Dar clic al ícono Grabar se muestra el siguiente mensaje de confirmación:

4- Dar Sí, el Sistema muestra la ventana con el Proceso concluido.

5- Dar Aceptar, el Sistema muestra la ventana con los datos actualizados.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

El Usuario podrá ingresar a la carpeta amarilla para visualizar los datos de


los ítems del Postor, la cual contiene el Número de RUC, Nombre del Postor,
Número, Descripción, Unidad de Medida, Cantidad, Moneda y Valor Referencial.
Asimismo, contiene el botón Especificaciones Técnicas con información técnica
del Ítem.

6- Ingresar en la columna Calificación el puntaje otorgado al Postor por cada ítem


presentado.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

7- Dar clic en el ícono Grabar , el Sistema muestra el siguiente mensaje de


confirmación:

8- Dar Sí, el Sistema muestra la ventana con el Puntaje actualizado y el Estado


correspondiente. Si el Postor obtiene el Puntaje Mínimo establecido se mostrará
su estado como Calificado en el ítem/paquete que corresponda.

REPORTES
Para visualizar los reportes de Evaluaciones Técnicas dar clic en el ícono Imprimir
de la ventana principal, el Sistema presentará la ventana Opción, conteniendo
las siguientes opciones:

 Reporte de Evaluación Técnica por Paquete: Este reporte contiene las


evaluaciones técnicas por paquete, indicando la siguiente información: Postor,
Local y Puntaje Técnico Total.

-122-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

 Reporte de Evaluación Técnica por Postor: Este reporte contiene las


evaluaciones técnicas por postor, indicando la siguiente información: Número,
Ítem, Estado, Local y Puntaje Técnico.

F. Evaluación Económica

En esta opción, el Usuario registrará la Propuesta Económica de los Postores,


visualizándose solo los que calificaron en la Evaluación Técnica. Se ingresará los
valores propuestos y adjuntará las propuestas Económicas registradas por cada
postor. Asimismo, podrá consultar la Relación de Ítems, Factores de Evaluación y
Cargar Archivos.

Al dar clic al botón , el Sistema muestra la ventana Evaluación de la


Propuesta Económica: la misma que señala el Procedimiento de selección
respectivo. Para este caso, en el gráfico se muestra lo siguiente:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Asimismo, podrá seleccionar un postor en el área de Postores, activando la barra de


despliegue . A la derecha de la misma ventana se mostrarán la información en los
campos de: Paquete/Item, Nombre Oferta Económica, Puntaje y Estado.

En la celda Modalidad del Proceso el Sistema mostrará la modalidad del Proceso


seleccionado.

En la parte central de la ventana en el área Items se visualizarán los datos en los


campos : Número, Descripción, Unidad de Medida, Cantidad, Moneda, Valor
Referencial, Valor Propuesto, Producto Nacional y Precio.

En la parte inferior de la ventana en el área Factor de Evaluación Económica se


visualizarán los datos en los campos: Factores, Descripción, Tipo, Unidad de
Medición, Califiación y Puntaje.

Asimismo, se muestran los botones Relación de Ítems, Factores de Evaluación y


Carga Archivo.

-124-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

 Relación de Ítems: El botón , muestra la ventana Relación Ítems, la


misma que presenta la relación de ítems de acuerdo al siguiente detalle: Número
de Paquete, Secuencia, Secuencia PAC y Descripción.

 Factores de Evaluación: Al ingresar al botón el Sistema


muestra la ventana Factores de Evaluación Técnica N° 1, mediante la cual
detalla los factores que se utilizarán para evaluar las Propuestas Técnicas
presentadas. La información que se muestra es la siguiente: Niveles, Criterios de
Evaluación, Tipo, Rango Mínimo, Rango Máximo, Unidad Medición, Punta Máximo
y Modalidad de Puntaje Máximo.

 Carga Archivo: Al dar clic al botón el Sistema permite cargar


información registrada por el Postor en el Módulo de Registro de propuestas
Económicas, la cual deberá haber sido entregada por la Unidad Ejecutora a los
Postores.

Dando Sí, se mostrará la siguiente ventana:

-125-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Seleccionar la carpeta donde se ubica la propuesta del Postor seleccionado, luego


presionar el botón Abrir . Se mostrará el siguiente mensaje al Usuario:

Dando Aceptar, el Sistema cargará la propuesta seleccionada. Luego dar clic en


el ícono Grabar .

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE INFORMACION


Para realizar la Evaluación Económica de los Postores que se presentaron en el
Procedimiento de selección, el Usuario deberá realizar el siguiente procedimiento:

1- Seleccionar un Postor activando la barra de despliegue . El Sistema mostrará


sólo los Postores que pasaron a dicha Etapa.

2- Dar clic en el ícono Grabar para guardar la información. El Sistema mostrará


un mensaje de confirmación:

3- Dar Sí, para actualizar los datos.

G. Evaluación Final

En esta opción el Usuario realizará la Evaluación Final de las propuestas presentadas


y seleccionará al Postor Ganador del Proceso. Asimismo, podrá consultar la Etapa
del Proceso, Calendario del Proceso, Propuesta Técnica, Propuesta Económica y
Proceso de Evaluación.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Al dar clic en el botón el Sistema mostrará la ventana Evaluación Final: la


misma que señala el Procedimiento de selección respectivo. Para este caso, en el
gráfico se muestra lo siguiente:

Asimismo, muestra los campos Paquete/Item, Nombre, Estado, Tipo y Valor Mínimo.

En la celda Modalidad el Sistema mostrará la modalidad del Proceso seleccionado


(Ítem, Paquete, Lote), los Coeficientes de Ponderación utilizados para los cálculos
Técnicos y Económicos, el Rango de Valores +/- y el Puntaje Mínimo de la Evaluación
Técnica.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

En la parte inferior de la ventana en el área Evaluación de los Postores se visualiza


la siguiente información: RUC, Nombre o Razón Social, Mype, Puntaje Evaluación
Técnica, Puntaje Evaluación Económica, Puntaje Total, Bonifiación 20% y Resumen
Final (Porcetaje Total+Bonificación,Orden y Estado).

Asimismo, se muestran los botones Etapas del Proceso, Calendario del Proceso,
Propuesta Técnica y Propuesta Económica.

 Etapas del Proceso: Al dar clic en el botón el Sistema muestra la


ventana Etapas, la misma que detalla los estados de las diversas etapas del
Calendario de Actividades, así como la fecha de inicio de estas.

 Calendario del Proceso: Al ingresar al botón , el Usuario


podrá visualizar la ventana Calendario del Proceso, la misma que contiene el
detalle del Calendario de Actividades del procedimiento de selección, detallando
la Fecha de Inicio, Fecha de Fin y Hora.

 Propuesta Técnica: Al ingresar al botón el Sistema muestra la


ventana Propuesta Técnica, la misma que contiene los siguientes datos de la
propuesta: RUC, del Postor, Nombre del Postor, Factores de Evaluación Técnica,
con los campos Niveles, Descripción de los Criterios de Evaluación, Unidad de
Medida, Calificación y Puntaje.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

 Propuesta Económica: Al dar clic en el botón , el Sistema


muestra la ventana Propuesta Económica con los siguientes datos: RUC y
Razón Social del Postor, indicador de Producto Nacional, Monto del Valor
Propuesto, Número, Descripción, Unida de Medida, Cantidad, Moneda, Valor
Referencial, Propuesta del Postor con los campos Propuesta Económica, Estado
y Producto Nacional. Asimismo, muestra información de la Evaluación Económica
realizada: Niveles, Descripción de los Criterios de Evaluación, Unidad de Medida,
Calificación y Puntajes.

Cabe señalar que ingresando a la carpeta amarrilla del Item se visualiza la


ventana Caracteristicas del Item del Postor, con la siguiente información: Tipo,
Ítem Solicitado,Ítem Propuesto ,Cantidad, Unidad, Valor Moneda, Moneda, Tipo
de Cambio y Valor Soles, en el detalle de la ventana se visualizan los campos
Conforme, Rubro y Terminos de Referencia.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

PROCESO PARA REALIZAR LA EVALUACION FINAL


Para realizar la Evaluación Final de los Postores que se presentaron en el
Procedimiento de selección, el Usuario deberá realizar el siguiente procedimiento:

1- Dar clic al botón , el Sistema solicitará la siguiente


confirmación:

2- Dar Sí. Se mostrará la siguiente ventana:

3- Dar Aceptar, para concluir el proceso.


El Sistema mostrará los datos del Postor que ganó el Proceso y los que calificaron.
En el caso que hubiera empate se da como ganador al proveedor inscrito como
Mype.

REPORTES
Para visualizar los reportes de Evaluación Final, el Usuario dará clic en el ícono
Imprimir de la ventana principal, mostrándose la ventana Opción con las
siguientes opciones:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

 Cuadro Comparativo de Cotizaciones: Este reporte contiene el listado de las


cotizaciones solicitadas, indicando la siguiente información: Nombre o Razón
Social, Número, Ítem, Cantidad, Unidad, Precio Unitario, Total, Precio Unitario y
Total.

 Cuadro Resumen de Evaluación de Propuestas: Este reporte contiene el


Resumen de las Evaluaciones Propuestas por los postores, en la cabecera del
Reporte se muestran los Datos Generales: Razón Social, Apellidos y Cargo del
Veedor, a lado Derecho, se muestran los Datos del Procedimiento de selección:
Código Asignado, Identificación del Proceso Fecha de Convocatoria y Publicación
de Resultados, Resumen y Objeto del Proceso, en el detalle del Reporte se indica
la siguiente información: Número de Ítem, Descripción del Ítem, Cantidad
Solicitada, Unidad de Medida, Moneda, Valor Referencial del Ítem, RUC del
Postor, Razón Social del Postor, Mype, Puntaje Técnico, Monto Ofertado, Puntaje
Económico, Puntaje Total, Puntaje, Bonificación, Cantidad Adjudicada e Indicador
de Adjudicación.

 Cuadro Comparativo de Evaluación Final: Este reporte contiene el listado de


las evaluaciones finales, indicando la siguiente información: Tipo de Evaluación

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

(Técnica/Económica), Descripción del Factor, (Técnica/Económica), la


Calificación y el Puntaje final por cada postor.

 Cuadro Comparativo de Especificaciones Técnicas: Este reporte contiene el


listado de las especificaciones técnicas por cada postor, indicando la siguiente
información: Nombre o Razón Social del Postor, Rubro, Especificaciones
solicitadas, Especificaciones del Postor.

 Cuadro Comparativo de Evaluación de Propuestas: Este reporte contiene el


listado de las evaluaciones propuestas por los postores, indicando la siguiente
información: Número de Ítem, Ítem, Descripción del Ítem, Unidad de Medida,
Moneda, Valor Referencial del Ítem, RUC del Postor, Razón Social del Postor,
Puntaje Técnico, Monto Ofertado, Puntaje Económico, Bonificación, Puntaje Final,
Cantidad Adjudicada, Monto Adjudicado y Orden de Prelación.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

H. Buena Pro
En esta opción el Usuario generará el Cierre del Proceso, otorgando la Buena Pro y
posteriormente, señalando el consentimiento de la misma, dando por concluido el
Procedimiento de selección.

Al dar clic al botón el Sistema muestra la ventana BuenaPro: la misma que


señala el Procedimiento de selección respectivo. Para este caso, en el gráfico se
muestra lo siguiente:

Asimismo, en el área Etapas se detalla los estados de las diversas etapas del
Calendario de Actividades, así como la fecha de inicio de estas.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

En la celda Modalidad del Proceso el Sistema mostrará la modalidad del Proceso


seleccionado.

En la parte inferior de la ventana en el área Postores Calificados se visualiza la


siguiente información: Paquete, Estado, RUC, Nombre / Razón Social, Técnico
Puntaje, Económico (Puntaje – Bonificación 20%), Puntaje Final (Total, Orden,
Estado, BuenaPro y BuenaPro Consentida).

Asimismo, se muestran los botones Calendario del Proceso, Propuesta Técnica,


Propuesta Económica y Prorrata.

 Calendario del Proceso: Al ingresar al botón , el Usuario


podrá visualizar la ventana Calendario del Proceso, la misma que contiene el
detalle del Calendario de Actividades del procedimiento de selección, detallando
la Fecha de Inicio, Fecha de Fin y Hora.

 Propuesta Técnica: Al ingresar al botón el Sistema muestra los


datos de la Propuesta Técnica del Postor seleccionado, visualizándose el RUC y
Razón Social del Postor, Factores de Evaluación Técnica con los campos Niveles,
Descripción de los Criterios de Evaluación, Unidad de Medida, Calificación y
Puntaje.

 Propuesta Económica: Al ingresar al botón , el Sistema


muestra los datos de la Propuesta Técnica del Postor seleccionado, la misma que

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

detalla el RUC y Razón Social del Postor, el check si es Producto Nacional, el


Monto del Valor Propuesto, Número, Descripción, Unida de Medida, Cantidad,
Moneda, Valor Referencial, Propuesta del Postor con los campos Propuesta
Económica, Estado y Producto Nacional. Asimismo, muestra información de la
Evaluación Económica realizada: Niveles, Descripción de los Criterios de
Evaluación, Unidad de Medida, Calificación y Puntajes.

 Prorrata: El botón se activará cuando un ítem o paquete se cuente con


dos o más Postores en Empate. Para tal efecto se aplicará las cantidades a
prorratearse, aplicando las Normativas Vigentes.

PROCEDIMIENTO PARA OTORGAR LA BUENA PRO

1- Cambiar el Estado de la Evaluación de Propuestas a Estado Concluido.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

2- Activar el menú contextual dando clic derecho del mouse y seleccionar la opción
que corresponda: / .

3- Seleccionar la opción . El Sistema habilitará el registro Otorgamiento


de Buena Pro, el Usuario deberá registrar la fecha y cambiará el Estado a Proceso.

4- Dará clic en el ícono Grabar .

5- En Postores Calificados seleccionar en la columna Buena Pro, en ella marcar


con un check los Postores ganadores, luego dar clic en el ícono Grabar .

6- Concluir la etapa de la Buena Pro cambiando el Estado de Proceso ha Estado


Concluido.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

7- Activar el menú contextual dando clic derecho del mouse y seleccionar la opción
que corresponda: / .

8- Seleccionar la opción , el Sistema habilitará el registro Otorgamiento


de Buena Pro Consentida, el Usuario deberá registrar la Fecha de Inicio de la
misma y cambiar el Estado a Proceso. Posteriormente dar clic en el ícono Grabar
.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

9- Seleccionar los postores ganadores y marcar con un check en el recuadro de


la columna Buena Pro Consentida, luego dar clic en el ícono Grabar .

10- Concluir a etapa de la Buena Pro Consentida cambiando el Estado de Proceso ha


Estado Concluido y dar clic en el ícono Grabar .

11- Realizar el cierre del Proceso dando clic al botón . El Sistema


mostrará el siguiente mensaje de confirmación:

12- Dar Sí, Se mostrará la información actualizada y el botón


deshabilitado.

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REPORTES

Para visualizar los reportes de Buena Pro, el Usuario dará clic en el ícono Imprimir
de la ventana principal, mostrándose la ventana Opción, con las siguientes
opciones:

 Acta de Otorgamiento de Buena Pro: Este reporte contiene el listado de las


cotizaciones solicitadas, indicando la siguiente información: Proveedor, Número
de Ítems Adjudicados, Total Ítems y Monto Total.

 Relación Empresas con Buena Pro: Este reporte contiene el listado de las
cotizaciones solicitadas, indicando la siguiente información: Número de Ítem,
Descripción del Ítem, Cantidad Solicitada, Unidad de Medida, Moneda, Valor
Referencial, Razón Social del Postor, Mype, Puntaje Técnico, Monto Ofertado,
Puntaje Económico, Puntaje Total, Cantidad Adjudicada, Precio Oferta y Monto
Adjudicado.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

 Reporte de Ítems Desiertos: Este reporte contiene el listado de los ítems


desiertos, indicando la siguiente información: Número de Ítem, Código Descripción
del Ítem, Cantidad Solicitada, Unidad de Medida, Precio Unitario, Monto
Referencial y Motivo Desierto.

 Reporte de Ítems Empatados: Este reporte contiene el listado de los ítems


empatados, indicando la siguiente información: Número de Ítem, Código
Descripción del Ítem, Cantidad Solicitada, Unidad de Medida, Postor, RUC y
Cantidad Adjudicada.

 Reporte de Cuadro Comparativo Monto Referencial vs Ofertado: Este reporte


contiene el Cuadro Comparativo del Monto Referencial vs Monto Ofertado,
indicando la siguiente información: Número, Descripción, Moneda, Valor
Referencial y oferta (Valor, Porcentaje y Diferencia Valor).

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

1.1.5. Proceso de Licitación / Concurso Público

Esta opción le permite al Usuario realizar los registros de las convocatorias Públicas a
Empresas o Consorcios Privados, con la finalidad de invitarlos a participar en los Procesos
de Selección y Contratación de Bienes o Servicios, que son solicitados por las Entidades
de la administración pública. Para llevar a cabo el proceso de licitación pública la entidad
designará un Comité Especial, que estará integrado por tres miembros titulares y sus
respectivos suplentes representantes de las Unidades Ejecutoras.

El ingreso a la opción Proceso de Licitación / Concurso Público es siguiendo la siguiente


ruta: “Proceso de Selección - Proceso de Licitación / Concurso Público”, como se
muestra en la siguiente ventana:

Al ingresar a esta opción, el Sistema presenta la ventana Proceso de Adjudicación


Directa visualizándose en la cabecera los filtros: Año, Proceso de Selección, Tipo de
Presupuesto y Estado.

 Año: Permite seleccionar el año de Proceso de Selección.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

 Proceso de Selección: Permite seleccionar un tipo de Procedimiento de


selección activando la barra de despliegue . Marcando con un check se
visualizará todos los procesos.

 Tipo Ppto: Indica a qué tipo de presupuesto será asignada la adquisición.

 Estado: El Usuario podrá seleccionar un tipo de Estado activando la barra de


despliegue , mostrando todos los tipos de estado.

Asimismo, muestra los botones Datos Generales, Parámetros, Invitaciones,


Adquirientes Base, Evaluación Técnica, Evaluación Económica, Evaluación
Final y Buena Pro.

Para el registro, evaluación y seguimiento de un Proceso de Adjudicación Directa, el


Usuario deberá ingresar a los botones señalados anteriormente, siguiendo el
procedimiento que a continuación se detalla:
1. Registrar el Proceso de Selección: El Usuario deberá crear el Procedimiento de
selección de acuerdo a la información registrada en el PAO.

2. Datos Generales: En esta opción se registrará las fechas de la convocatoria, los


plazos, el comité y se inicia la Etapa de Convocatoria.

3. Parámetros: Permite registrar los Coeficientes de Ponderación, los Puntajes, los


Factores Técnicos/Económicos, el contenido del Sobre Técnico y el Calendario
del Proceso.

4. Invitaciones: Permite registrar a los proveedores invitados a participar en el


Procedimiento de selección, asimismo, se indica las condiciones de la compra.

5. Adquirientes Bases: En esta opción el Usuario registrará los Postores, las Bases,
y se verificaran los Documentos de cada postor.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

6. Evaluación Técnica: Permite registrar los factores técnicos de cada postor, su


evaluación y generar la calificación.

7. Evaluación Económica: Esta opción permitirá al Usuario registrar la Evaluación


Económica, ingresando los valores propuestos y adjuntando las propuestas
Económicas de cada postor.

8. Evaluación Final: Permite al Usuario realizar la Evaluación Final, indicando al


Postor Ganador del Proceso.

9. Buena Pro: Esta opción permite al Usuario generar el Cierre del Proceso,
otorgando la Buena Pro y la Buena Pro Consentida al Postor ganador.

10. Contrato: Permite al Usuario hacer un seguimiento del Contrato registrado para
el Proceso.

Para todas las opciones detalladas anteriormente, al ingresar el Sistema mostrará la


ventana Procesos de Licitación Pública, visualizándose en la parte superior los
siguientes datos: Número Correlativo, Tipo PAC, Número de Referencia, Secuencia,
Tipo de Proceso, Número Procedimiento de selección, Objeto, Descripción del
Objeto, Estado, Fecha.

Asimismo, también se mostrará el campo Convocatoria, el cual detalla el Número


de Convocatoria, Secuencia, Moneda, Valor Referencial, Estado y Fecha, a
excepción de la ventana Datos Generales que no muestra el último campo señalado.

Registra el Procedimiento de selección


En esta opción el Usuario registrará el Proceso de Adjudicación Directa,
seleccionando un PAO registrado en el Sub Módulo Programación, obteniendo el
Objeto del Proceso, el Detalle Presupuestal y los ítems que están incluidos en el
Proceso.
Para ello, deberá seguir el siguiente procedimiento:
1- En la parte central de la Ventana activar el menú contextual dando clic derecho
del mouse y seleccionar la opción .

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Se mostrará la ventana Generación de Proceso de Selección, con los siguientes


filtros para su selección: Año, Tipo de Proceso y Tipo de Ppto.

 Año: Permite seleccionar el año del Procedimiento de selección.

 Tipo de Proceso: Permite seleccionar un tipo de Procedimiento de


selección. Activando la barra de despliegue se visualizarán todos.

 Tipo de Presupuesto: Permite seleccionar un Tipo de Presupuesto.

2- En el campo Listado de Consolidados, seleccionar el registro que se desea, y


luego, dar clic al ícono .

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario:

3- Dar Sí para grabar el Registro. Se mostrará el siguiente mensaje:

4- Dar Sí para actualizar la ventana con los ítems del Consolidado seleccionado.
Asimismo, se visualizará información del mismo en los campos Listado de
Procesos, Especificaciones y Detalle Presupuestal.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

5- Para culminar con el registro dar clic en el ícono Salir para visualizar la
información en la ventana:

El proceso se encontrará en Estado de Proceso “Pendiente”.

A. Datos Generales
En esta opción el Sistema le permitirá al Usuario registrar los datos generales del
Proceso, tales como Fecha de inicio, Fecha Final, plazos en días, código CIIU,
registro del Comité Permanente y adjuntar un archivo de información.

Al dar clic en el botón , el Sistema muestra la ventana Datos


Generales: la misma que señala el Procedimiento de selección respectivo. Para este
caso, en el gráfico se muestra lo siguiente:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Asimismo, muestra los campos Fecha Inicio y Plazo días donde el Usuario deberá
registrar la información respectiva, calculándose automaticamente la Fecha Final del
Proceso.

En caso el plazo de dias sea menor a 22, el sistema mostrara el siguiente mensaje

Luego deberá seleccionar el código CIIU, activando la barra de búsqueda , el


Sistema mostrará la siguiente pregunta:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Dando Sí, se mostrará la ventana Filtro para Búsqueda de Datos, donde el Usuario
seleccionará el filtro Campo y registrará en el filtro Dato parte o toda la descripción
de los CIIU, dando Aceptar mostrará automáticamente el resultado.

En la parte central de la ventana se visualizará el área Etapas, en la cual se detalla


las etapas del Procedimiento de selección indicando el Número, Descripción, Fecha
de Inicio y Estado. Asimismo, a la derecha se muestran los datos del Proceso a nivel
Fuente de Financiamiento, Rubro, Moneda, Monto en Soles y Contra Partida.

En la parte inferior de la ventana se visualiza el área Relación de ítems, la cual


muestra los Items que conforman el Proceso, detallando el Código Bienes y
Servicios, Descripción, Unidad, Cantidad, Precio Referencial y Valor Referencial.

Cabe señalar que ingresando a la carpeta amarrilla del Item se visualiza la


ventana Detalle de la Convocatoria de items, con la siguiente información: Tipo,
Grupo, Clase, Familia, Items, Cantidad, Moneda, Tipo de Cambio, Fuente de
Financiamiento, Rubro, Meta, Clasificador y Contra Partida.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Asimismo, se muestran los botones Archivos Adjuntos y Comité Permanente.

 Comité Especial: Al dar clic en el botón el Sistema mostrará la


ventana Órgano Encargado, la cual permitirá al Usuario registrar los miembros
del Comité Encargado de llevar a cabo el Procedimiento de selección, ingresando
el Código de Personal, Apellido Paterno, Apellido Materno, Nombre, Unida
Orgánica, Tipo de Documento, Número de Documento, Especialidad y Número de
Colegiatura.

El Usuario podrá ingresar un nuevo registro activando el menú contextual y


seleccionando la opción , terminado el registro dar clic en el ícono
Grabar .

 Archivos Adjuntos: Dando clic al botón el Sistema mostrará la


ventana Archivos Adjuntos, en la cual el Usuario podrá adjuntar un archivo al
Procedimiento de selección.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

El Usuario podrá ingresar un nuevo registro activando el menú contextual y


seleccionando la opción , terminado el registro dar clic en el ícono
Salir .

Luego dar clic en el ícono Grabar , en la ventana principal para guardar la


información, luego dar clic al ícono Salir .

B. Parámetros
En esta opción el Usuario registrará los Coeficientes de Ponderación Técnico y
Económico, el Puntaje Mínimo de la Evaluación Técnica, los Factores de Evaluación,
Puntajes por Factor, el Contenido del Sobre Técnico, Datos Adicionales y el
Calendario del Proceso.

Al dar clic en el botón , el Sistema muestra la ventana Registro de


Parámetros: la misma que señala el Procedimiento de selección respectivo. Para
este caso, en el gráfico se muestra lo siguiente:

Asimismo, permite registrar al Usuario la siguiente información:

 En la celda Factores por Item el Usuario deberá marcar con check si los
factores de evaluación se aplicarán por Ítem.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

 El Usuario deberá registrar los datos de Coeficientes de Ponderación Técnico,


Económico y Puntaje Mínimo de Ev. Técnica, luego deberá seleccionar una
modalidad del Proceso activando la barra de despliegue , el Sistema muestra
la siguientes Modalidades de Proceso:

 En la parte central de la ventana Factores de Evaluación Técnica – Económica,


el Usuario activará el menú contextual dando clic derecho del mouse y
seleccionará la opción que corresponda: /
.

Dando el Usuario podrá ingresar los factores de


Evaluación Técnica y Económica. Para ello, deberá insertar la Descripción del
Factor de Evaluación y activar la barra de despliegue para seleccionar el Tipo
de Evaluación: Titulo, Proporción. Luego de realizar la selección se activará la
barra de despliegue en la Unidad de Medición y Modalidad de Puntaje Maximo
para la selección correspondiente. Asímismo, en los campos Parámetro Maximo
y Puntaje Máximo el Usuario deberá registrar la información correspondiente.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

El Usuario deberá registrar el Contenido del Sobre Técnico activando el menú


contextual dando clic derecho del mouse y seleccionando la opción
, el Sistema mostrará la lista de los contenidos definidos para el Procedimiento de
selección. Asimismo, si el documento es obligatorio el Usuario deberá dar check en
la columna Obl.

Asimismo, en la parte inferior se mostrará la relación de ítems que conforman el


Procedimiento de selección y los valores referenciales para cada uno de ellos.

Cabe señalar que ingresando a la carpeta amarrilla del Item se visualiza la


ventana Caracteristicas del Item, con la siguiente información: Tipo,
Items,Cantidad,Unidad,Valor Moneda,Moneda,Tipo de Cambio,Valor Soles, Fecha
de Entrega,Lugar de Entrega y Forma de Pago. En el detalle de la ventana se
visualizan los campos Número, Rubro y Terminos de Referencia.

En la ventana Registro de Parámetros también se muestra los siguientes botones de


consulta y registro:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

 Datos Adicionales: Al dar clic al botón , el Usuario registrará el


Código Oficial CGR, Fecha de Publicación Convocatoria, Fecha Publicación
Resultado, Dirección Entrega de Base, Nombre y Cargo del Veedor. Asimismo,
activará la barra de despliegue para seleccionar los datos de Tipo Valor
Referencial, Tipo Acto Presentación, Tipo Acto Buena Pro y Medio de
Publicación.

Dar clic en el ícono Grabar , para guardar la información. Luego dar clic al
ícono Salir .

 Calendario del Proceso: Al dar clic en el botón , el Sistema


muestra la ventana Calendario del Proceso con los siguientes datos: Tipo
Documento Número de Documento, Fecha del Documento. Asimismo, en la parte
inferior se visualizan los campos Glosa, Actividades del Proceso, Fecha Inicio,
Fecha Fin y Hora.

El Usuario activará el menú contextual dando clic derecho del mouse y


seleccionará la opción que corresponda: /
.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Dando se mostrará la ventana Calendario de Proceso.

El Usuario seleccionará un Tipo Documento, registrará el Número de Documento,


Fecha del Documento y una Glosa. En actividades del Proceso se registra la
Fecha de Inicio de la Convocatoria, Fecha de Registro de Participantes, Fecha de
Presentación y Absolución de Consultas, Fecha de Presentación de Propuestas,
Fecha de Evaluación de Propuestas y Fecha de Otorgamiento de la Buena Pro.

Dar clic en el ícono Grabar , para guardar la información y luego dar clic al
ícono Salir .

 Copia de Criterios Evaluación: Al dar clic en el botón el


Sistema copiará los Criterios de evaluación ingresados a todos los ítems que
conforman el Proceso, mostrando el siguiente mensaje:

Dando Si, realizará el proceso de copiado de información mostrando el siguiente


mensaje al Usuario:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Al dar Si, el Sistema genera los criterios de evaluación.

 Criterios de Evaluación: Dando clic al botón el Sistema


mostrará la ventana Mantenimiento de los Puntajes y Criterios de Evaluación
de acuerdo a la Modalidad Seleccionada (Ítem, Paquete o Lote), con la siguiente
información: Rubro / Anexo, Número, Nombre, Coeficiente de Ponderación
Técnico/Económico, Puntaje Mínimo de Evaluación Técnica, Rango de Valores,
Estado. Asimismo, los Niveles y Descripción del Factor de Evaluación, Tipo
Evaluación, Parámetro Máximo, Unidad de Medición, Puntaje Máximo y Modalidad
de Puntaje Máximo.

Para terminar de visualizar los datos dará clic al ícono Salir .

Seguidamente, en la ventana Principal el Usuario dará clic en el ícono Grabar ,


el Sistema mostrará el siguiente mensaje:

Dar Sí, para grabar la información de la convocatoria.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

El Sistema mostrará la ventana Generación de Proceso, con el nuevo número que


será generado automáticamente, el Usuario deberá dar clic en el ícono Grabar
para generar el Procedimiento de selección respectivo. El Sistema mostrará el
siguiente mensaje:

Dando Sí, grabará los datos y se actualizará la información.

Luego dar clic al ícono Salir .

C. Adquirientes Base

Esta opción permite al Usuario generar el registro de las empresas que han adquirido
las bases y consultar o modificar el estado del Calendario de Actividades del Proceso.
Asimismo, permite verificar la presentación documentaria de los requerimientos
técnicos mínimos exigidos en las bases. El Sistema automáticamente indicará si la
propuesta califica para la siguiente etapa.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Al dar clic en el botón , el Sistema muestra la ventana Registro de


Adquirientes de Items: la misma que señala el Procedimiento de selección
respectivo. Para este caso, en el gráfico se muestra lo siguiente:

En la parte central de la ventana se visualizará el área Etapas, en la cual se detalla


el Calendario de Actividades del Procedimiento de selección indicando el Número,
Descripción, Fecha de Inicio y Estado.

En la parte inferior de la ventana se visualiza el área Registro de Adquirientes de


Bases, la cual mostrará los datos de los Postores y la revisión de la documentación
presentada, Tipo de Documento, Número de Documento, Nombre o Razón Social,
Fecha de Adquisición de Bases, los check Ord. Pyme,RNP y Presentó.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

A la derecha de la ventana se visualiza el área Verificación de Requerimientos


Técnicos Mínimos, la cual mostrará los datos de la documentación presentada por
los Postores.

Asimismo, se muestran los botones Calendario de Proceso, Items del Proceso


y Genera Archivo.

 Calendario del Proceso: Dando clic en el botón el Sistema


permitirá consultar el Calendario de Actividades del Procedimiento de
selección, mostrando la información Actividades del Proceso, Fecha Inicio,
Fecha Fin y hora.

 Ítems del Proceso: Al dar clic en el botón el Sistema mostrará


los ítems que conforman el Procedimiento de selección, indicando el Número
de Paquete, Número de Secuencia, Ítem, Descripción, Cantidad y Unidad de
Medida.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

 Genera Archivo: Al presionar en el botón el Sistema le permitirá


generar un archivo con la información del Proceso, para ello, al ingresar se
mostrará la ventana Selección Ruta donde el Usuario deberá seleccionar una
carpeta local en el Disco para grabar el archivo.

Seguidamente, dará clic al botón Guardar, el Sistema mostrará el siguiente


mensaje:

Dando Aceptar, generará el archivo.

PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR INFORMACIÓN

Para realizar el registro de un Adquiriente de Bases, el Usuario deberá seguir los


siguientes pasos:

1- En el Campo Etapa, cambiar el Estado de la Etapa Convocatoria a Estado


Concluido.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

2- Activar el menú contextual dando clic derecho del mouse y seleccionar la opción
, el Sistema mostrará la etapa Registro de Participantes en estado
Pendiente.

3- Dar clic en el ícono Grabar luego de realizar el cambio o confirmación de


Estado.

4- Registrar las empresas que adquirieron bases activando el menú contextual dando
clic derecho del mouse y seleccionando la opción en Registro de
Adquirientes de Bases.

Si el Usuario deseará eliminar una empresa, deberá seleccionarla y escoger la


opción .

5- Seleccionar la opción , se mostrará la ventana Participantes con los


campos Nº RUC, Nombre o Razón Soc., Fecha e Indicador de Mype.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

6- Ingresar el RUC de la empresa. Para ello dar clic en el ícono de búsqueda ,


el Sistema presentará la ventana Filtro para Búsqueda de Datos, donde deberá
seleccionar el filtro Campo y registrará en el filtro Dato parte o toda la descripción
de las Empresas.

7- Dar Aceptar para visualizar la información en el campo Nombre o Razón Soc.

8- Registrar la fecha de la compra de Bases e indicar si es una pequeña empresa


marcando con un check en el recuadro Indicador de Mype.

9- Para culminar con el registro dar clic en el ícono Salir , mostrando el siguiente
mensaje:

10- Dar Sí, el Sistema mostrará las empresas registradas y activará los campos en
Verificación de Requerimientos Técnicos Mínimos.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

11- En Registro de Adquirientes de Bases, marcar con un check si la empresa


es Pyme, cuenta con RNP y si presentó Propuestas.

12- En Verificación de Requerimientos Técnicos Mínimos, el Usuario marcará


con un check si la documentación requerida ha sido presentada conforme a
lo solicitado.

Si el Usuario señalo un documento como obligatorio y este no es presentado, el


Sistema lo descalificará automáticamente.

13- Dar clic en el ícono Grabar .

Si se requiere modificar la información del número del proceso o las siglas se deberán
de ingresar a la carpeta amarilla del N°PS y se podrá realizar la modificación.
No se podrá realizar la modificación si el proceso en la etapa de Buena Pro.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Si se requiere modificar algún criterio de evaluación Técnica o Económica se podrá


realizar un Extorno siempre y cuando no se haya realizado El otorgamiento de la
buena pro consentida. Al realizar el extorno se eliminara todas las evaluaciones y la
eliminación de los postores.

El Usuario presionara la tecla F5 y registrara la clave correspondiente

Seguidamente, dará clic al botón Guardar , el Sistema mostrará el siguiente


mensaje:

En caso se haya realizado el registro de precios en la evaluación Económica, el


sistema guardara dicha información, de esta manera al realizar nuevamente el
proceso de evaluación económica se podrá importar dicha información.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Al confirmar el mensaje el Sistema solicitara una ruta para guardar el archivo en RAR,
el cual será utilizado en la fase de Evaluación Económica. Solo se guardara la
información de los ítems por proveedor y con sus respectivos valores propuestos.

Seguidamente, dar clic en el botón Guardar , el Sistema mostrará el siguiente


mensaje:

Al confirmar el mensaje habrá terminado el extorno y se podrá realizar los cambios


correspondientes a la evacuación Técnica, Económica, Calendario, Coeficientes de
ponderación, etc.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Al llegar a la evaluación técnica, se podrá importar la información de los valores


propuestos de los ítems, siempre y cuando sean los mismos proveedores que han
pasado de la evaluación técnica.

Seguidamente, dar clic en el botón , el Sistema mostrará una ventana


para buscar y seleccionar el archivo que se exporto al momento de realizar el
Extorno.

Luego de seleccionar el Archivo correspondiente, se dará clic en el botón Abrir


y el Sistema nos mostrar el siguiente mensaje:

Al confirmar el mensaje, el Sistema habrá importado los valores para cada ítem de
cada proveedor.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Nota: Para importar el archivo es necesario que en la misma ruta donde este el
archivo rar a importar, este el archivo UnRar.exe, dicho archivo se podrá copiar de la
carpeta donde se encuentra el Módulo de Logística.

En caso no se encuentre el archivo UnRar.exe no podrá importar la información y


saldrá el siguiente mensaje:

Luego, dar clic en el ícono Salir .

En las Etapas siguientes, el Usuario deberá cambiar el Estado ha CONCLUIDO,


dejando la Etapa de Calificación y Evaluación de Propuestas en Estado
PROCESO.

REPORTES
Para visualizar los reportes de Adquisición de Bases, el Usuario dará clic en el
ícono Imprimir de la ventana principal, mostrándose la ventana Opción con las
siguientes opciones:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

 Relación de Adquirientes de Bases: Este reporte contiene la relación de los


Adquirientes de Bases, indicando la siguiente información: Número, Postor, RUC,
Descripción, Teléfono y Fax.

 Relación de Postores: Este reporte contiene la relación de los Postores al


Procedimiento de selección, indicando la siguiente información: Número, Postor,
RUC, Descripción, Teléfono y Fax.

 Relación de Evaluación de Documentos y/o Requisitos Indispensables: Este


reporte contiene la relación de los Documentos Indispensable, indicando la
siguiente información: Nombre o Razón Social, RUC, Descripción y Documentos
solicitados y/o requisitos indispensables.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

D. Evaluación Técnica

En la opción Evaluación Técnica el Usuario procesará los factores técnicos de cada


postor y registrará la evaluación técnica, para generar luego la calificación.

Al dar clic en el botón , el Sistema mostrará la ventana Evalución de la


Propuesta Técnica, la misma que señala el Procedimiento de selección respectivo.
Para este caso, en el gráfico se muestra lo siguiente:

Asimismo, muestra los campos Tipo de Documento, Número de Documento,


Nombre o Razón Social, Fecha /Hora, Local, Pyme, RNP y Presentó. donde el
Usuario deberá marcar con un check la información respectiva.

En la celda Modalidad del Proceso el Sistema mostrará la modalidad del Proceso


indicada (por Ítem, por Paquete o por Lote), y en el Coeficiente de Ponderación se
detallará el coeficiente técnico señalado para el proceso así como el Puntaje Mínimo
establecido. Asimismo, en Cálc. Puntaje Constante el Usuario deberá marcar con
check si no desea que el Cálculo del Puntaje sea Constante.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

En la parte central de la ventana se visualizarán los datos en los campos:


Item/Paquete,Nombre Puntaje y Estado.

En la parte inferior de la ventana en el area Factores Técnicos se visualizarán los


datos en los campos: Factores, Descripción, Tipo, Unidad de Medición, Calificación
y Puntaje.

Asimismo, se muestran los botones Etapas del Proceso, Calendario del Proceso,
Factores de Evaluación, Relación de Items y Cálculo de Puntajes.

 Etapas del Proceso: Al dar clic en el botón el Sistema muestra la


ventana Etapas, la misma que detalla los estados de las diversas etapas del
Calendario de Actividades, así como la fecha de inicio de estas.

 Calendario de Proceso: Al ingresar al botón , el Usuario podrá


visualizar la ventana Calendario del Proceso, la misma que contiene el detalle
del Calendario de Actividades del procedimiento de selección, detallando la Fecha
de Inicio, Fecha de Fin y Hora.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

 Factores de Evaluación: Al ingresar al botón el Sistema


muestra la ventana Factores de Evaluación Técnica N° 1 mediante la cual
detalla los factores que se utilizarán para evaluar las Propuestas Técnicas
presentadas. La información que se muestra es la siguiente: Niveles, Criterios de
Evaluación, Tipo, Rango Mínimo, Rango Máximo, Unidad Medición, Punta Máximo
y Modalidad de Puntaje Máximo.

 Relación de Ítems: El botón , muestra la ventana Relación Ítems la


misma que presenta la relación de ítems de acuerdo al siguiente detalle: Número
de Paquete, Secuencia, Secuencia PAC y Descripción.

 Cálculo de Puntajes: Al dar clic al botón , el Sistema mostrará


la siguiente ventana:

Dando Sí, el Sistema realizará el proceso de cálculo.

Dando Aceptar, el Sistema actualizará la información.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR INFORMACIÓN

Para registrar la información de la Propuesta Técnica presentada por el Postor,


referida a los Factores de Evaluación Técnica, el Usuario debe realizar el siguiente
procedimiento:

1- Activar el menú contextual dando clic derecho del mouse y seleccionar la opción
que corresponda: / .

Al seleccionar la opción se mostrará la ventana Relación de Ítem


por Proveedor, con las siguientes opciones:

2- Elegir la opción que el Usuario requiera y presionar el ícono Grabar .

 Al marcar la opción el Sistema cargará un paquete de datos


con la totalidad de ítems que han sido incluidos en el proceso.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

 Al marcar la opción el Usuario podrá seleccionar un Postor y


los ítems por los cuales está concursando.

3- Dar clic al ícono Grabar se muestra el siguiente mensaje de confirmación:

4- Dar Sí, el Sistema muestra la ventana con el Proceso concluido.

5- Dar Aceptar, el Sistema muestra la ventana con los datos actualizados.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

El Usuario podrá ingresar a la carpeta amarilla para visualizar los datos de los
ítems del Postor, la cual contiene el Número de RUC, Nombre del Postor, Número,
Descripción, Unidad de Medida, Cantidad, Moneda y Valor Referencial. Asimismo,
contiene el botón Especificaciones Técnicas con información técnica del Ítem.

6- Ingresar en la columna Calificación el puntaje otorgado al Postor por cada ítem


presentado.

7- Dar clic en el ícono Grabar , el Sistema muestra el siguiente mensaje de


confirmación:

8- Dar Sí, el Sistema muestra la ventana con el Puntaje actualizado y el Estado


correspondiente. Si el Postor obtiene el Puntaje Mínimo establecido se mostrará
su estado como Calificado en el ítem/paquete que corresponda.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

REPORTES
Para visualizar los reportes de Evaluaciones Técnicas dar clic en el ícono Imprimir
de la ventana principal, el Sistema presentará la ventana Opción, conteniendo
las siguientes opciones:

 Reporte de Evaluación Técnica por Paquete: Este reporte contiene las


evaluaciones técnicas por paquete, indicando la siguiente información: Postor,
Local y Puntaje Técnico Total.

 Reporte de Evaluación Técnica por Postor: Este reporte contiene las


evaluaciones técnicas por postor, indicando la siguiente información: Número,
Ítem, Estado, Local y Puntaje Técnico.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

E. Evaluación Económica
En esta opción, el Usuario registrará la Propuesta Económica de los Postores,
visualizándose solo los que calificaron en la Evaluación Técnica. Se ingresará los
valores propuestos y adjuntará las propuestas Económicas registradas por cada
postor. Asimismo, podrá consultar la Relación de Ítems, Factores de Evaluación y
Cargar Archivos.

Al dar clic en el botón , el Sistema muestra la ventana Evaluación de


la Propuesta Económica, la misma que señala el Procedimiento de selección
respectivo. Para este caso, en el gráfico se muestra lo siguiente:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Asimismo, podrá seleccionar un postor en el área de Postores, activando la barra de


despliegue . A la derecha de la misma ventana se mostrarán la información en los
campos de: Paquete/Item, Nombre Oferta Económica, Puntaje y Estado.

En la celda Modalidad del Proceso el Sistema mostrará la modalidad del Proceso


seleccionado.

En la parte central de la ventana en el área Items se visualizarán los datos en los


campos: Número, Descripción, Unidad de Medida, Cantidad, Moneda, Valor
Referencial, Valor Propuesto, Producto Nacional y Precio.

En la parte inferior de la ventana en el área Factor de Evaluación Económica se


visualizarán los datos en los campos: Factores, Descripción, Tipo, Unidad de
Medición, Califiación y Puntaje.

Asimismo, se muestran los botones Relación de Ítems, Factores de Evaluación y


Carga Archivo.

 Relación de Ítems: El botón , muestra la ventana Relación Ítems, la


misma que presenta la relación de ítems de acuerdo al siguiente detalle: Número
de Paquete, Secuencia, Secuencia PAC y Descripción.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

 Factores de Evaluación: Al ingresar al botón el Sistema


muestra la ventana Factores de Evaluación Técnica N° 1, mediante la cual
detalla los factores que se utilizarán para evaluar las Propuestas Técnicas
presentadas. La información que se muestra es la siguiente: Niveles, Criterios de
Evaluación, Tipo, Rango Mínimo, Rango Máximo, Unidad Medición, Punta Máximo
y Modalidad de Puntaje Máximo.

 Carga Archivo: Al dar clic en el botón el Sistema permite cargar


información registrada por el Postor en el Módulo de Registro de Propuestas
Económicas, la cual deberá haber sido entregada por la Unidad Ejecutora a los
Postores.

Dando Sí, se mostrará la siguiente ventana:

Seleccionar la carpeta donde se ubica la propuesta del Postor seleccionado, luego


presionar el botón Abrir . Se mostrará el siguiente mensaje al Usuario:

-177-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Dando Aceptar, el Sistema cargará la propuesta seleccionada. Luego dar clic en


el ícono Grabar .

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE INFORMACION


Para realizar la Evaluación Económica de los Postores que se presentaron en el
Procedimiento de selección, el Usuario deberá realizar el siguiente procedimiento:

1- Seleccionar un Postor activando la barra de despliegue . El Sistema mostrará


sólo los Postores que pasaron a dicha Etapa.

2- Registrar los valores propuestos y marcar con un check en Paca, si la


Propuesta presentada es un Producto Nacional.

3- Dar clic en el ícono Grabar para guardar la información. El Sistema mostrará


un mensaje de confirmación:

4- Dar Sí, para actualizar los datos.

F. Evaluación Final
En esta opción el Usuario realizará la Evaluación Final de las propuestas presentadas
y seleccionará al Postor Ganador del Proceso. Asimismo, podrá consultar la Etapa
del Proceso, Calendario del Proceso, Propuesta Técnica, Propuesta Económica y
Proceso de Evaluación.

-178-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Al dar clic en el botón , el Sistema mostrará la ventana Evaluación Final: la


misma que señala el Procedimiento de selección respectivo. Para este caso, en el
gráfico se muestra lo siguiente:

Asimismo, muestra los campos Paquete/Item, Nombre, Estado, Tipo y Valor Mínimo.

En la celda Modalidad el Sistema mostrará la modalidad del Proceso seleccionado


(Ítem, Paquete, Lote), los Coeficientes de Ponderación utilizados para los cálculos
Técnicos y Económicos, el Rango de Valores +/- y el Puntaje Mínimo de la Evaluación
Técnica.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

En la parte inferior de la ventana en el área Evaluación de los Postores se visualiza


la siguiente información: RUC, Nombre o Razón Social, Mype, Puntaje Evaluación
Técnica, Puntaje Evaluación Económica, Puntaje Total, Bonifiación 20% y Resumen
Final (Porcetaje Total+Bonificación,Orden y Estado).

Asimismo, se muestran los botones Etapas del Proceso, Calendario del Proceso,
Propuesta Técnica y Propuesta Económica.

 Etapas del Proceso: Al dar clic en el botón el Sistema muestra la


ventana Etapas, la misma que detalla los estados de las diversas etapas del
Calendario de Actividades, así como la fecha de inicio de estas.

 Calendario del Proceso: Al ingresar al botón , el Usuario


podrá visualizar la ventana Calendario del Proceso, la misma que contiene el
detalle del Calendario de Actividades del procedimiento de selección, detallando
la Fecha de Inicio, Fecha de Fin y Hora.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

 Propuesta Técnica: Al ingresar al botón , el Sistema muestra la


ventana Propuesta Técnica, la misma que contiene los siguientes datos de la
propuesta: RUC, del Postor, Nombre del Postor, Factores de Evaluación Técnica,
con los campos Niveles, Descripción de los Criterios de Evaluación, Unidad de
Medida, Calificación y Puntaje.

 Propuesta Económica: Al dar clic en el botón , el Sistema


muestra la ventana Propuesta Económica con los siguientes datos: RUC y
Razón Social del Postor, indicador de Producto Nacional, Monto del Valor
Propuesto, Número, Descripción, Unida de Medida, Cantidad, Moneda, Valor
Referencial, Propuesta del Postor con los campos Propuesta Económica, Estado
y Producto Nacional. Asimismo, muestra información de la Evaluación Económica
realizada: Niveles, Descripción de los Criterios de Evaluación, Unidad de Medida,
Calificación y Puntajes.

Cabe señalar que ingresando a la carpeta amarrilla del Item se visualiza la


ventana Caracteristcas del Item del Postor, con la siguiente información: Tipo,
Ítem Solicitado,Ítem Propuesto ,Cantidad, Unidad, Valor Moneda, Moneda, Tipo
de Cambio y Valor Soles, en el detalle de la ventana se visualizan los campos
Conforme, Rubro y Especificaciones Técnicas.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

PROCESO PARA REALIZAR LA EVALUACION FINAL


Para realizar la Evaluación Final de los Postores que se presentaron en el
Procedimiento de selección, el Usuario deberá realizar el siguiente procedimiento:

1- Dar clic al botón , el Sistema solicitará la siguiente


confirmación:

2- Dar Sí. Se mostrará la siguiente ventana:

3- Dar clic en el ícono Grabar para concluir el proceso.

El Sistema mostrará los datos del Postor que ganó el Proceso y los que calificaron.
En el caso que hubiera empate se da como ganador al proveedor inscrito como
Mype.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

REPORTES
Para visualizar los reportes de Evaluación Final, el Usuario dará clic en el ícono
Imprimir de la ventana principal, mostrándose la ventana Opción con las
siguientes opciones:

 Cuadro Comparativo de Cotizaciones: Este reporte contiene el listado de las


cotizaciones solicitadas, indicando la siguiente información: Nombre o Razón
Social, Número, Ítem, Cantidad, Unidad, Precio Unitario, Total, Precio Unitario y
Total.

-183-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

 Cuadro Resumen de Evaluación de Propuestas: Este reporte contiene el


Resumen de las Evaluaciones Propuestas por los postores, en la cabecera del
Reporte se muestran los Datos Generales: Razón Social, Apellidos y Cargo del
Veedor, a lado Derecho, se muestran los Datos del Procedimiento de selección:
Código Asignado, Identificación del Proceso Fecha de Convocatoria y Publicación
de Resultados, Resumen y Objeto del Proceso, en el detalle del Reporte se indica
la siguiente información: Número de Ítem, Descripción del Ítem, Cantidad
Solicitada, Unidad de Medida, Moneda, Valor Referencial del Ítem, RUC del
Postor, Razón Social del Postor, Mype, Puntaje Técnico, Monto Ofertado, Puntaje
Económico, Puntaje Total, Puntaje, Bonificación, Cantidad Adjudicada e Indicador
de Adjudicación.

 Cuadro Comparativo de Evaluación Final: Este reporte contiene el listado de


las evaluaciones finales por Paquete, Ítem o Lote según corresponda, indicando
la siguiente información: Tipo de Evaluación (Técnica/Económica), Descripción
del Factor, (Técnica/Económica), la Calificación y el Puntaje final por cada postor

 Cuadro Comparativo de Especificaciones Técnicas: Este reporte contiene el


listado de las especificaciones técnicas para cada Paquete, Ítem o Lote según

-184-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

corresponda y por cada postor, indicando la siguiente información: Nombre o


Razón Social del Postor, Rubro, Especificaciones Solicitadas, Especificaciones
del Postor.

 Cuadro Comparativo de Evaluación de Propuestas: Este reporte contiene el


listado de las evaluaciones propuestas por los postores, indicando la siguiente
información: Número de Ítem, Ítem, Descripción del Ítem, Unidad de Medida,
Moneda, Valor Referencial del Ítem, RUC del Postor, Razón Social del Postor,
Puntaje Técnico, Monto Ofertado, Puntaje Económico, Bonificación, Puntaje Final,
Cantidad Adjudicada, Monto Adjudicado y Orden de Relación.

G. Buena Pro
En esta opción el Usuario generará el Cierre del Proceso, otorgando la Buena Pro y
posteriormente, señalando el consentimiento de la misma, dando por concluido el
Procedimiento de selección.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Al dar clic en el botón , el Sistema muestra la ventana BuenaPro: la misma


que señala el Procedimiento de selección respectivo. Para este caso, en el gráfico
se muestra lo siguiente:

Asimismo, en el área Etapas se detalla los estados de las diversas etapas del
Calendario de Actividades, así como la fecha de inicio de estas.

En la celda Modalidad del Proceso el Sistema mostrará la modalidad del Proceso


seleccionado.

En la parte inferior de la ventana en el área Postores Calificados se visualiza la


siguiente información: Paquete, Estado, RUC, Nombre / Razón Social, Técnico
Puntaje, Económico (Puntaje – Bonificación 20%), Puntaje Final (Total, Orden,
Estado, BuenaPro y BuenaPro Consentida).

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Asimismo, se muestran los botones Calendario del Proceso, Propuesta Técnica,


Propuesta Económica y Prorrata.

 Calendario del Proceso: Al ingresar al botón , el Usuario


podrá visualizar la ventana Calendario del Proceso, la misma que contiene el
detalle del Calendario de Actividades del procedimiento de selección, detallando
la Fecha de Inicio, Fecha de Fin y Hora.

 Propuesta Técnica: Al ingresar al botón el Sistema muestra los


datos de la Propuesta Técnica del Postor seleccionado, visualizándose el RUC y
Razón Social del Postor, Factores de Evaluación Técnica con los campos Niveles,
Descripción de los Criterios de Evaluación, Unidad de Medida, Calificación y
Puntaje.

 Propuesta Económica: Al ingresar al botón , el Sistema


muestra los datos de la Propuesta Técnica del Postor seleccionado, la misma que
detalla el RUC y Razón Social del Postor, el check si es Producto Nacional, el
Monto del Valor Propuesto, Número, Descripción, Unida de Medida, Cantidad,
Moneda, Valor Referencial, Propuesta del Postor con los campos Propuesta
Económica, Estado y Producto Nacional. Asimismo, muestra información de la
Evaluación Económica realizada: Niveles, Descripción de los Criterios de
Evaluación, Unidad de Medida, Calificación y Puntajes.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

 Prorrata: El botón se activará cuando en un ítem o paquete se cuente


con dos o más Postores en Empate. Para tal efecto se aplicará las cantidades a
prorratearse, aplicando las Normativas Vigentes.

PROCEDIMIENTO PARA OTORGAR LA BUENA PRO

1- Cambiar el Estado de la Evaluación de Propuestas a Estado Concluido.

2- Activar el menú contextual dando clic derecho del mouse y seleccionar la opción
que corresponda: / .

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

3- Seleccionar la opción . El Sistema habilitará el registro Otorgamiento


de Buena Pro, el Usuario deberá registrar la fecha y cambiará el Estado a Proceso.

4- Dará clic en el ícono Grabar .

5- En Postores Calificados seleccionar en la columna Buena Pro, en ella marcar


con un check los Postores ganadores, luego dar clic en el ícono Grabar .

6- Concluir la etapa de la Buena Pro cambiando el Estado de Proceso ha Estado


Concluido.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

7- Activar el menú contextual dando clic derecho del mouse y seleccionar la opción
que corresponda: / .

8- Seleccionar la opción , el Sistema habilitará el registro Otorgamiento


de Buena Pro Consentida, el Usuario deberá registrar la Fecha de Inicio de la
misma y cambiar el Estado a Proceso. Posteriormente dar clic en el ícono Grabar
.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

9- Seleccionar los postores ganadores y marcar con un check en el recuadro de


la columna Buena Pro Consentida, luego dar clic en el ícono Grabar .

10- Concluir a etapa de la Buena Pro Consentida cambiando el Estado de Proceso ha


Estado Concluido y dar clic en el ícono Grabar .

11- Realizar el cierre del Proceso dando clic al botón . El Sistema


mostrará el siguiente mensaje de confirmación:

12- Dar Sí, Se mostrará la información actualizada y el botón


deshabilitado.

REPORTES

Para visualizar los reportes de Buena Pro, el Usuario dará clic en el ícono Imprimir
de la ventana principal, mostrándose la ventana Opción, con las siguientes
opciones:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

 Acta de Otorgamiento de Buena Pro: Este reporte contiene el listado de los


proveedores adjudicados, indicando la siguiente información: Nombre o Razón
Social, Número, Ítem Adjudicado, Total Ítems, Monto Total, Fecha y Firmas de los
miembros del Comité Especial.

 Relación Empresas Adjudicadas con Buena Pro: Este reporte contiene el


listado de los ítems adjudicados por postores, indicando la siguiente información:
Número de Ítem, Descripción del Ítem, Cantidad Solicitada, Unidad de Medida,
Moneda, Valor Referencial Ítem, RUC Postor, Razón Social del Postor, Mype,
Puntaje Técnico, Puntaje Económico, Puntaje + Bonif, Cantidad Adjudicada,
Precio Ofertado y Monto Adjudicado.

 Reporte de Ítems Desiertos: Este reporte contiene el listado de los ítems


desiertos, indicando la siguiente información: Número de Ítem, Código Descripción
del Ítem, Cantidad Solicitada, Unidad de Medida, Precio Unitario, Monto
Referencial y Motivo Desierto.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

 Reporte de Ítems Empatados: Este reporte contiene el listado de los ítems


empatados, indicando la siguiente información: Número de Ítem, Código
Descripción del Ítem, Cantidad Solicitada, Unidad de Medida, Postor, RUC y
Cantidad Adjudicada.

 Reporte de Cuadro Comparativo Monto Referencial vs Ofertado: Este reporte


contiene el Cuadro Comparativo del Monto Referencial vs Monto Ofertado,
indicando la siguiente información: Número, Descripción, Moneda, Valor
Referencial y oferta (Valor, Porcentaje y Diferencia Valor).

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

1.1.6. Adjudicación de Postores

En esta opción el Usuario podrá realizar la adjudicación de los bienes y servicios de los
Postores con Buena Pro de los Procesos de Selección, para atender la demanda de los
Pedidos Programados o No Programados autorizados en el Sub Módulo de Pedidos.

El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Proceso de Selección - Adjudicación de


Postores”, como se muestra a continuación:

Al ingresar a esta opción el Sistema presentará la ventana Adjudicación de Postores,


con el listado de los Postores con Buena Pro de los Procesos de Selección cerrados,
asimismo, en la cabecera se visualizará los siguientes filtros de búsqueda: Año y Tipo
Adjudicación.

 Año: Permite seleccionar el año del Proceso de Adjudicación.

 Tipo de Adjudicación: Permite seleccionar el tipo de Adjudicación activando la


barra de despliegue . Marcando con un check se visualizará todos los tipos
de Adjudicación.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

 Ítems: El Usuario podrá seleccionar por tipo de Ítems activando la barra de


despliegue . Marcando con un check se visualizará todos Ítems.

Procedimiento para Adjudicar Postores

Para realizar la Adjudicación de Postores el Usuario deberá realizar el siguiente


procedimiento:

1. Seleccionar el Tipo Adjudicación en el filtro correspondiente para visualizar en la


ventana los Procesos de Selección que cumplan con lo seleccionado. Asimismo, se
visualizará la siguiente información: Generado, Correlativo, Número de Proceso,
Convenio, Estado, Moneda, Valor, Tipo de Evaluación y Objeto.

2. Seleccionar según sea el caso en las siguientes opciones, activando la barra de


despliegue .

o Formalización de Contrato
 Contrato
 Orden

o Modalidad de Financiamiento
 Por el Contratista
 Por el Contratista y por Terceros
 Por la Entidad
 Por la entidad y Contratista
 Por la Entidad y Terceros
 Por la Entidad, por el Contratista y por Terceros
 Por Terceros.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

o Modalidad de Alcance
 Administración Controlada
 Concurso / Oferta
 Llave en Mano
 No Corresponde

3. Dar clic en el ícono Grabar . El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario,


al cual dará clic en Sí:

4. En la parte central izquierda de la ventana se mostrará el Estado de los ítems que


conforman el proceso y la fecha del mismo. Al lado derecho se mostrarán los Postores
relacionados a este ítem, con la siguiente información: Procesado, Orden, Postor,
Estado, Para Adjudicar, Tipo de Adjudicación y Fecha de Adjudicación. Al activar la
barra de despliegue del Filtro Ítems permitirá filtrar la información que cuente con
Buena Pro o Buena Pro Consentida. Para mostrar todo, marcar con un check el
recuadro ubicado al lado derecho del filtro.

5. Para los Procesos de Selección provenientes de PAOs actualizados de Tipo Servicios


y con especifica 2.3.2 7. 11 99, se podrá seleccionar masivamente los Postores dando
clic en el botón . El Sistema marcará con un check todos los Postores
de la lista. Para revertir la selección, el Usuario deberá dar clic en el botón .

-196-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Para los Procesos de Selección de Tipo Bien o Servicios y con cualquier especifica
de gasto, se realizará manualmente la selección de los Postores adjudicados,
marcando con un check el campo Para Adjudicar y luego registrar la Fecha de
Adjudicación.

6. En la parte Final se muestra el Código, Descripción, Unidad Medida, Presentación,


Cantidad Solicitada, Cantidad Adjudicada, Precio, el Usuario deberá utilizar la barra de
desplazamiento , para visualizar los campos de Valor Total. Asimismo,
registrará el Plazo de Garantía en (Días), Plazo de Entrega (Días) y seleccionar una
Marca, activando la barra de despliegue .

7. Dar clic en el ícono Grabar , al cual dará clic en Sí, para guardar la información.

-197-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

1.1.7. Contratos (Ajuste)

Esta opción permite registrar los Contratos correspondientes a bienes y servicios


aprobados en los diferentes Procesos de Selección.

El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Procesos Selección - Contratos”, como


se muestra a continuación:

Al ingresar a esta opción el Sistema presentará la ventana Contratos, la misma que


muestra en la parte superior los siguientes filtros de selección: Año, Tipo y Búsqueda.

 Año: Permite seleccionar el año que corresponde al contrato, activando la barra


de despliegue . Para visualizar la información de todos los años, marcar con un
check en el campo ubicado al lado derecho del filtro.

 Tipo: Permite seleccionar el tipo bien del ítem correspondiente al contrato (Bien o
Servicio), activando la barra de despliegue . Para mostrar la información de los
contratos de Bienes y Servicios seleccionar la opción Todos.

-198-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

 Búsqueda: Permite realizar búsquedas por campos activando la barra de


despliegue .

Asimismo, el Sistema permite registrar contratos por diferentes procedencias de


acuerdo al siguiente detalle:

o Contrato de Proceso de Selección (PS): Muestra la información proveniente


de Procesos de Selección adjudicado por proveedor.

o Contrato de PAO (PAO): Permite registrar un contrato derivado de un PAO.

o Contrato de OTROS (Otro): Permite registrar un contrato sin antecedentes en


el Sistema ni con Certificación Presupuestal SIGA.

o Contrato complementarios (Otro): Permite registrar un contrato


complementario de los contratos existentes concluidos, pero con lo dispuestos
en la Ley de Contrataciones y adquisiciones.

En la columna Procedencia se indica el tipo de contrato: Procedimiento de selección


(PS), desde un PAO (PAO) y desde Otros (Otro). En la Columna de Indicador de
Contrato Complementario (Ind. Cto. Comp.), si eta marcado indica si la
procedencia es un contrato Complementario


Nota: Para contratos provenientes de un P.A.O. de origen inicial con tipo de P.S. Contratación
por Catalogo Electrónico (CCE), en la parte inferior sólo se activaran los botones “Cronograma”
y “Seguimiento”.

PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR UN CONTRATO PROCEDENTE DE UN


PROCESO DE SELECCIÓN

Para registrar un contrato que deriva de un procedimiento de selección, el Usuario


deberá realizar el siguiente procedimiento:

-199-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

1. En la parte central de la Ventana, activar el menú contextual dando clic derecho


del mouse y seleccionar la opción que corresponda: /
.

2. Seleccionar la opción , el Sistema presenta la ventana Tipo de


Contrato, para poder seleccionar el tipo de contrato a registrar, el cual puede ser
de procedencia de un Procedimiento de selección o para un contrato
complementario.

3. Al seleccionar la opción de , el Sistema presenta la


ventana Nuevo Contrato, la misma que muestra en la parte superior los siguientes
filtros de selección: Año, Tipo, Tipo Proceso, RUC y Tipo de Contrato.

 Año: El Usuario podrá seleccionar un año activando la barra de despliegue


.

-200-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

 Tipo: Permite seleccionar un tipo de Bien/Servicio activando la barra de


despliegue .

 RUC: El Usuario podrá seleccionar un Proveedor activando la barra de


despliegue , El Sistema solo mostrará los Proveedores Adjudicados. Al
seleccionar el RUC se mostrará el nombre o razón social del Proveedor y su
Número de Proceso.

 Tipo: Permite seleccionar un tipo de Contrato activando la barra de


despliegue .

4. Seleccionar un número RUC. El Sistema mostrará los datos del proveedor y el


detalle de los ítems adjudicados con la información del Lote, Descripción,
Cantidad, Precio, Valor, Plazo Garantía y Total.

5. Dar clic en el ícono Grabar .

-201-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

6. Dar Sí para realizar el proceso de generar un nuevo contrato. El Sistema mostrará


en la ventana Contratos el nuevo registro realizado.

PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR UN CONTRATO COMPLEMENTARIO

Para registrar un contrato complementario de los contratos existentes concluidos, el


Usuario deberá realizar el siguiente procedimiento:

1. Se deberá de seleccionar el contrato que está en estado Concluido y al cual se


le va a realizar un Contrato Complementario. Luego activar el menú contextual
dando clic derecho del mouse y seleccionar la opción .

2. El Sistema presentará la ventana Tipo de Contrato, seleccionar la opción


Contrato Complementario.

-202-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección


Nota: No se permite registrar Contratos Complementarios para los contratos que tengan los
siguientes tipos de procedimientos de selección:
 11 – Convenios Internaciones.
 25 – Compras en el Extranjero.
 33 – Régimen Especial.

3. El Sistema mostrará la ventana Datos Generales del Contrato Complementario,


con la misma información que el contrato original.

4. Se deberá de completar la información, como el Número de Contrato, Fechas


(Contrato, Inicio, Fin) y el monto del contrato complementario. Si el contrato
complementario proviene de un proceso externo, se deberá seleccionar la Entidad
que dio origen al Contrato, ingresando al botón Buscar .

-203-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

5. Luego, dar clic en el icono Grabar .

PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR UN CONTRATO OTROS (F5)

Para registrar un Contrato Otros, el Usuario deberá realizar el siguiente procedimiento:

1- En la ventana Contratos presionar la tecla F5, el Sistema mostrará la ventana Datos


Generales del Contrato, en la cual se registrará los siguientes datos:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

 Correlativo: Muestra el número correlativo del Contrato autogenerado por


el Sistema. No permite editar.

 Tipo B/S: Muestra si el tipo es Bien o Servicio. No permite editar.

 Estado: Indica el estado del Contrato. No permite editar.

 ID Proceso: Permite registrar el Número de identificación del Procedimiento


de selección registrado en el Sistema Electrónico de Contrataciones del
Estado – SEACE. Si el Proveedor es Extranjero, el registro de este dato es
obligatorio.

 ID Contrato: Permite registrar el Número de identificación de la Orden o


Contrato, registrado en el Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado
– SEACE. Si el Proveedor es Extranjero, el registro de este dato es
obligatorio.

 Número de Contrato: Registrar el número de contrato.

 Fecha: Registrar la fecha del Contrato.

 Comprometer el Contrato: Marcar con un check si se desea realizar el


compromiso anual el contrato. Por defecto, el Sistema muestra activado el
check de Compromiso

 Fecha Inicial: Registrar la fecha de inicio del Contrato.

 Fecha Final: Registrar la fecha de finalización del Contrato.

 Tipo Contrato: Seleccionar el tipo de contrato (Contrato Suscrito (Varios),


Contrato Suscrito (Obras)), activando la barra de despliegue .

 Procedencia: Seleccionar el tipo de procedencia del contrato, pudiendo ser


PAO u Otro, activando la barra de despliegue .

 PAO: Indicar si el contrato proviene de un PAO. Al seleccionar esta


opción se activará el campo Nº PAO para la selección del PAO que se
requiera. En este caso mostrará la información ingresada en el PAO
en los campos: Tipo de PS, Tipo de Régimen Especial, Objeto y
Descripción (Síntesis del PAO).

 Otro: Cuando el contrato no proviene de PAO. En este caso el Usuario


deberá ingresar toda la información que requiera.

 Tipo y N° de PS: Seleccionar el Tipo de Procedimiento de Selección,


activando la barra de despliegue . A partir del año 2016, se mostrarán los
procedimientos de selección según la nueva Ley de Contrataciones N°

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

30225 y su Reglamento, incluyendo el procedimiento “49- Procedimiento


Especial de Contratación”, el cual es exclusivo para las contrataciones
relacionadas a la ocurrencia del fenómeno del niño. Asimismo, se seguirán
mostrando los antiguos procesos de selección, a excepción de los procesos
relacionados a los Decretos de Urgencia del año 2009.

También se mostrará el procedimiento de selección “Subasta Inversa


Electrónica Corporativa – SIEC” para procedimientos de selección
convocados con la DIRECTIVA N° 018-2016-OSCE/CD – “Procedimiento
de Selección de Subasta Inversa Electrónica Corporativa”.

Luego, registrar el número de procedimiento. Siendo obligatorio si el


Proveedor es Extranjero.


Nota: Para contratos provenientes de un P.A.O. de origen inicial con tipo de P.S.
Contratación por Catalogo Electrónico (CCE), los campos “Tipo de P.S.”, “ID
Proceso/Contrato” y “Comprometer contrato” serán de solo lectura.

 Proceso Externo: Si el procedimiento de selección no lo realizó la Entidad;


sino que proviene por ejemplo de un procedimiento de selección de Compra
Corporativa, marcar con un check el campo Proceso Externo. En la
ventana se mostrará el campo Entidad Ext., en el cual se seleccionará la
Entidad que dio origen al Contrato, ingresando al botón Buscar .

 Pasaje: (opción solo para contratos de tipo Servicios) Al seleccionar esta


opción permitirá que se relacione órdenes de pasaje (desde la opción de
Viáticos) a dicho contrato.

 P. Cont: (opción solo para contratos de tipo Servicios) Al seleccionar esta


opción permitirá validar en la opción de Autorización de Pedido si un ítem se

-206-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

encuentra registrado en un contrato y así evitar que se genere ordenes


cuando aún existen un contrato vigente.

 M.Monto: (opción solo para contratos de tipo Bien) Al seleccionar esta


opción, permitirá registrar en el detalle del cronograma de un ítem la
cantidad y el valor. No permitiendo excederse el monto del ítem

 Tipo Ppto: Permite seleccionar un tipo de Presupuesto activando la barra


de despliegue .

 Proveedor: Permite seleccionar el Proveedor del Contrato activando la


barra de despliegue o ingresando al ícono Buscar .
Si el Tipo de Procedimiento de selección es “Compras en el Extranjero”,
en la barra de despliegue solo se listarán los Proveedores Extranjeros.

Luego de la selección el Sistema mostrará el número de RUC en el campo.

 Objeto: Permite seleccionar el objeto del contrato activando la barra de


despliegue .

 Monto Original: Permite seleccionar un tipo de moneda activando la barra


de despliegue .

 Monto Final: El Sistema muestra el monto final del contrato de acuerdo a


los ítems y los montos ingresados para cada uno de ellos. Al realizarse
rebajas o ampliaciones del compromiso anual este monto variará.

-207-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

 Tipo de Cambio: El Sistema muestra el cambio a moneda nacional, si el


Usuario seleccionó el tipo de moneda en Dólares.

 Glosa: El Sistema permite registrar información respecto al contrato.

2- Dar clic en el ícono Grabar , para guardar la información registrada. El Sistema


mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Sí:

Validaciones:

a) Si el Proveedor del Contrato es de tipo


Extranjero, será obligatorio el registro del Id
Proceso e Id Contrato, caso contrario el
Sistema mostrará el siguiente mensaje al
Usuario :

b) Si el Proveedor del Contrato es de tipo


Extranjero, será obligatorio el registro del
número del Procedimiento de selección, caso
contrario el Sistema mostrará el siguiente
mensaje al Usuario:

c) Si no ingresa los datos ID Proceso o ID


Contrato, el sistema mostrará el siguiente
mensaje informativo al usuario:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

3- El Sistema mostrará en la parte inferior un campo para registrar los ítems que
conforman el contrato.

4- Activar el menú contextual y seleccionar la opción que corresponda: /


.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

5- Seleccionar la opción . El Sistema presentará la ventana Filtro para


Búsqueda de Datos, en el cual el Usuario seleccionará los ítems, filtrando por
Campo y Dato, o activando el ícono Buscar .

Marcar con un check al recuadro para seleccionar los ítems y luego dar clic en
el botón Aceptar, el Sistema mostrará la información en la ventana Datos
Generales del Contrato.

6- Si el Usuario desea registrar alguna especificación Técnica de algunos de los


ítems, deberá ingresar a la carpeta amarilla

7- Luego para finalizar el registro del contrato se dará clic en el ícono Grabar . Se
mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Sí:

-210-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

BOTONES DE DATOS GENERALES

 Consulta SIAF: Muestra información registrada en el SIAF para un determinado


contrato, de acuerdo al ID Proceso e ID Contrato asociado.

Al hacer clic en el botón , el sistema muestra una ventana con la


siguiente información del contrato registrada en el SIAF, a modo de consulta:

 Código de Ejecutora
 ID de Proceso de Selección
 ID de Contrato
 Número de RUC
 Fecha del Contrato
 Fecha de inicio del Contrato
 Fecha final del Contrato
 Número del Contrato
 Monto del Contrato
 Tipo de Moneda
 Monto Comprometido
 Monto Devengado
 Monto Girado
 Monto Pagado

Validaciones:

a) Si el contrato no cuenta con información del ID


Proceso e ID Contrato, el Sistema mostrará el
siguiente mensaje al Usuario:

-211-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

b) Si no se ha configurado la conexión a las


tablas del SIAF, el Sistema mostrará el
siguiente mensaje al Usuario:

 Asociar Anexo: Permite anexar archivos a contratos de Bienes o Servicios. Los


formatos de archivos que se podrán seleccionar son los siguientes:
- Tipo texto (DOC y DOCX)
- Tipo hoja de cálculo (XLS y XLSX)
- Documento portátil (PDF)

Al hacer clic en el botón , el sistema muestra una ventana para adjuntar


los archivos correspondientes al contrato:

Para adjuntar archivos a un contrato, el Usuario activará el menú contextual dando


clic con el botón derecho del mouse y seleccionará la opción .

 Nota: El sistema mostrará el directorio del equipo, a fin de seleccionar un archivo de acuerdo
a los tipos de formatos permitidos.

-212-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Validaciones:

a) Si no se ha configurado o definido la ruta


donde se grabaran los archivos, el Sistema
mostrará el siguiente mensaje al Usuario:

Luego, el sistema muestra la lista de los archivos que han sido asociados al contrato.

 Nota: Al hacer doble clic sobre un archivo cargado, este se podrá visualizar a través del
programa correspondiente, de acuerdo al tipo de archivo seleccionado.

Para eliminar un archivo adjuntado al contrato, el Usuario activará el menú contextual


dando clic con el botón derecho del mouse y seleccionará la opción .

El sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en el botón Si,
para proceder con la eliminación.

-213-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

COMPROMISO ANUAL DEL CONTRATO

Luego de registrar los datos generales del Contrato, el Usuario deberá realizar el
Compromiso Anual del mismo, de acuerdo al siguiente procedimiento:

1. En la ventana Contratos, seleccionar el contrato correspondiente e ingresar al botón


.

2. El Sistema mostrará la ventana Compromiso de Contrato con la siguiente


información: Contratista, RUC, Correlativo del Contrato, Número de Contrato, Monto
del Contrato e indicador de Anulado. Esta ventana muestra además los siguientes
botones: Comprometer, Descomprometer, Marco Presupuestal, Consulta PCA,
Certificación SIAF y Consultas Saldos. Así mismo se muestra las opciones de
Secuencias de Fases para poder registrar una Ampliación, Rebaja o Anulación.

3. Si el Contrato tiene procedencia PAO o Procedimiento de selección, en la ventana


se mostrará los datos de compromiso de la procedencia: Detalle Anual del Contrato,
Fases Presupuestales por Año, Detalle Presupuestal por Año, como se muestra a
continuación:

-214-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Si el contrato tiene Procedencia Otro, el Usuario deberá registrar manualmente los


datos de compromiso de la siguiente manera:

- Registro del Detalle Anual del Contrato

En la parte central de la ventana, el Usuario activará el menú contextual dando


clic con el botón derecho del mouse y seleccionará la opción

El Sistema habilitará una linea de registro con el monto del Contrato, el Usuario
deberá indicar el valor de compromiso por año y dara clic en el icono Grabar
. El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en
Aceptar.

 En la sección Detalle Anual del Contrato, se visualizará la siguiente


información: Año Proceso, Expediente SIGA y Valor Moneda.

-215-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

 En la sección Fases presupuestales por Año, se mostrará la siguiente


información: Secuencia, Fase, Indicador Compromiso, Estado Fase del
SIAF, Fecha Estado, Nro. Adenda, Nro. Documento, Valor Total de la
Adenda y Valor Moneda.

Para contratos en moneda extranjera se muestra la opción de modificar el


Tipo de Cambio del día. Este nuevo valor no modifica el Tipo de Cambio
del Contrato.


Nota: El Tipo de Cambio se debe registrar en la fase de compromiso de Operación Inicial,
Adenda (Adicional, Prórroga o reducción) o Reajuste Presupuestal (Rebaja o Ampliación),
según sea el caso.

- Registro del Detalle Presupuestal por Año

En la sección Detalle Presupuestal por Año, el Usuario activará el menú


contextual dando clic con el botón derecho del mouse y seleccionará la
opción .

-216-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

El Sistema presentará la ventana Registro Presupuestal, con las


siguientes secciones: Fuente de Financimiento, Metas y Clasificador Gasto.

Si la Unidad Ejecutora tiene su Marco Presupuestal distribuido por Centro


de Costo, adicionalmente se mostrará las secciones: Centro de Costo y
Tareas.

Asimismo, si la Unidad Ejecutora tiene asignada la Fuente de


Financiamiento 13-Donaciones y Transferencia, el Usuario podrá registrar
el Tipo de Impuesto que pagará ( Sin Contrapartida, I.G.V. o Contrapartida

-217-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Nacional), asi como la Fuente de Financiamiento, activando la barra de


despliegue correspondiente.

El Usuario deberá marcar con un check la(s) FF, Meta(s), Clasificador(es),


Centro(s) de Costo y si corresponde, el (los) Centro(s) de Costo, Tarea(s) e
Impuesto.

Seguidamente, dará clic en el ícono Grabar . El Sistema mostrará el


siguiente mensaje al Usuario, al cual dará Sí:

El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en


Aceptar:

-218-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

En la ventana se mostrará el Detalle Presupuestal agregado, con la siguiente


información: FF/Rb, Meta, Clasificador. Valor Monto Total, Valor Moneda,
Tipo de Impuesto, Porcentaje impuesto (%), Valor Impuesto Monto,
Indicador de selección (Sel) y Valor Soles.

El Usuario deberá registrar en el campo Valor Mon.Total el monto


presupuestal del Contrato que puede ser igual o menor al monto del
Contrato.

Luego dará clic en el ícono Grabar . El Sistema mostrará el siguiente


mensaje al Usuario, al cual dará clic en Aceptar:

Validación: En contratos con moneda extranjera, se


debe registrar el Tipo de cambio mayor a cero, caso
contrario el sistema mostrará el siguiente mensaje al
Usuario:

-219-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

En la ventana se mostrará el valor registrado por cada Cadena Presupuestal,


como se muestra a continuación:

4. Luego, dar clic en el botón .

5. El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Sí, para
efectuar el Compromiso:

Validaciones:

a) De existir algunos Clasificadores sin


Disponibilidad Presupuestal PCA – SIAF por

-220-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

FF/Categoría, Tipo
Transacción/Genérica/Especifica, el Sistema
mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual
se dará clic en Sí, para proceder con la
Autorización:

b) De no existir Cadenas de Presupuesto en el


Marco Presupuestal, el Sistema no realizará el
Compromiso y mostrará el siguiente mensaje al
Usuario:

6. El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Aceptar.

7. Culminado el proceso. El Sistema deshabilitará el botón y activará


el botón .

Descomprometer Contrato

Para descomprometer un Contrato, el Usuario deberá ejecutar el botón

-221-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará Sí, para efectuar el
descompromiso:

El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará Aceptar:

 Nota: El Sistema efectuará la recuperación de los montos comprometidos, los mismos que se
reflejarán en los saldos de la Fase Compromiso del Marco Presupuestal.

CRONOGRAMA DEL CONTRATO:

Comprometido anualmente el contrato, se procederá a registrar los cronogramas de pago,


para ello realizar el siguiente procedimiento:

-222-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Al dar clic en este botón, el Sistema presentará la ventana Cronograma de


Entregas, que contiene la siguiente información: Contratista, RUC, Correlativo del
Contrato, Número de Contrato, Monto, Monto del Adelanto, Fecha de Inicio y Fecha
Final.

Para realizar el Cronograma, el Usuario deberá posicionarse en la sección


Cronograma de Entrega y activar el menú contextual, y seleccionar la opción que
corresponda: / .

Al seleccionar la opción , el Sistema presentará la ventana Inserción


de Períodos, el Usuario deberá registrar en el campo Periodo un nuevo registro
activando el menú contextual, y seleccionando la opción que corresponda:
/ .

-223-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Al seleccionar la opción , el Sistema permitirá registrar un nuevo


periodo. El Usuario deberá activar la barra de despliegue para seleccionar el
año y mes del periodo, luego registrará la fecha correspondiente.

 Nota: Para contratos provenientes de un P.A.O. de origen inicial con tipo de P.S. Contratación
por Catalogo Electrónico (CCE), sólo se podrá registrar un cronograma.

Seguidamente, seleccionará el Tipo de Adenda activando la barra de despliegue


, según sea el caso, luego marcará con un check el ítem a insertar.

Dando clic en el ícono Grabar , el Sistema muestra el siguiente mensaje:

Dando Si, se grabarán los Registros seleccionados.

El sistema mostrará la ventana Cronograma de Entrega con los registros


actualizados:

-224-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Al ingresar a la carpeta amarilla del campo Relación de Ítems por Periodo


el Sistema presentará la ventana Actualización de la Distribución Mensual del
Ítem, que contiene la siguiente información del ítem: Cantidad, Valor, Año, Mes,
Fecha, Cantidad, Adde, Número Cuadro, Número Orden, Estado, FF/Rb, Meta,
Uso, Clasificador, Cantidad, Valor Total, Adelanto, Tipo, %, Valor Impto, Total
Cadena Compromiso, Total Cadena y Saldo.

El Usuario deberá registrar la Cantidad a Distribuir (mensual y presupuestal), en


caso en el contrato este activado la opción de (Datos Generales del
Contrato) se podrá registrar cantidad o Valor. Normalmente se utiliza cuando
existe cambio de precios en el ítem, por ejemplo la Gasolina.

-225-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

 Nota: La generación de Cronogramas se realizarán con los Saldos que tiene cada Meta,
FF/Rb y Clasificador de Gasto, considerando las Rebajas y/o Ampliaciones realizadas.

Registrado los datos dar clic en el ícono Grabar . El Sistema muestra el


siguiente mensaje:

Dando Si, se grabarán los cambios.

Para registrar la distribución por Centro de Costo, daremos clic en el botón


y luego activaremos el menú contextual dando clic con el botón
derecho del mouse y seleccionamos la opción .

Seleccionaremos los Centros de Costos, registramos el Valor o el Porcentaje y


daremos clic en el botón Aceptar.

-226-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección


Nota: En la Inserción de Centros de Costos, sólo se visualizarán los Centros de Costo
relacionados a la Meta y FF/Rb seleccionada en la ventana ‘Distribución por Centro de
Costo’, que correspondan a la Fase Aprobación. Asimismo en esta ventana sólo se
visualizarán todas las relaciones de Centros de Costos y Tareas asignados a la Meta y
FF/Rb seleccionada.

Así mismo podemos copiar dichos Centros de Costos y sus porcentajes o valores
para los demás periodos, para ello daremos clic en el botón y
confirmamos el mensaje.

Dar clic en el ícono Salir .

Al ingresar a la carpeta amarilla del campo Cronograma de Entrega, el


Sistema presentará la ventana Resumen Presupuestal del Periodo; que
contiene la siguiente información: FF/Rb, Meta, Clasificador, Valor Soles y
Adelanto.

-227-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Asimismo, desde esta ventana se puede Generar el Cuadro de Adquisiciones que


es el paso previo para poder girar la Orden, Dicha generación toma como fecha
de registro para elaborar la Orden la fecha que está en el cronograma. Al realizar
la generación del Cuadro de Adquisiciones por defecto se toma del cronograma el
que está pendiente de generar Orden y el que continúa en orden cronológico.

Al dar clic en el botón , el sistema generará el Cuadro de


Adquisición, de esa forma sólo quedara el giro de la orden.

-228-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

 Nota: Para contratos con Compromiso Anual de la Fase de Anulación, este botón se muestra
inhabilitado.

Al confirmar el mensaje se habrá Generado el Cuadro de Adquisición.

Contrato Diferente a Soles

En caso que el Contrato sea con tipo de moneda diferente a Soles, se podrá
modificar el Tipo de Cambio del día, antes de generar la Orden, el Sistema validará
que no se exceda del valor monto final del contrato.

Para ello colocaremos el cursor en la fecha del cronograma y presionamos la tecla


“Enter”.

Al presionar la tecla Enter aparecerá la siguiente ventana, donde debemos de


ingresar el Tipo de Cambio del día.

-229-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Dando clic en el ícono Grabar se registrará la información.

Al dar clic en el ícono Imprimir , para visualizar el reporte Ficha de Contrato,


la cual muestra la siguiente información: En la cabecera del reporte se ubica el
Tipo de Bien o Servicio, Fecha, Fecha Inicial, Número de Documento, Moneda,
Fecha Final, Especificaciones Técnicas y Proveedor.

En el detalle del reporte se muestra la información de: Ítem, Descripción,


FF/RB/Meta/Clasificador, Centro de Costo, Cantidad y Valor Moneda.

-230-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

COMPROMISO ANUAL DE ADENDAS Y REAJUSTES POR PRESUPUESTO

Para realizar el Compromiso Anual de las Adendas por Ampliación, Rebaja, Anulación de
un Contrato, asi como de los Reajustes Presupuestales que se puedan dar sobre el mismo
monto del contrato, el Usuario deberá realizar el procedimiento que se describe a
continuación por cada opción:

a. Compromiso Anual de Adenda por Ampliación

Al seleccionar la Secuencia de Operación Ampliación, el Usuario podrá realizar el


Compromiso Anual de las Ampliaciones de Adendas por Adicional. Para ello en la
sección Secuencias de Operación seleccionar la opción Ampliación ,
luego activar la barra de despliegue y seleccionar la opción ADENDA. En la ventana
se mostrarán el Número de los documentos de Adendas por Adicional previamente
registradas en el Sistema.

-231-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

El Usuario deberá seleccionar el número de documento de Adenda a comprometer y


luego dar clic en el botón Secuencia.

El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará Sí, para generar la
secuencia de Ampliación.

El Sistema agregará en la sección Fases presupuestales por Año la fase de


Compromiso - Ampliación. En el Detalle Presupuestal, el Usuario registrará el
monto del Adicional y luego dará clic en el icono Grabar .

-232-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Aceptar:

Validación: Si el monto de la Ampliación es


diferente al monto registrado en el detalle
presupuestal, no se grabará la información y se
mostrará el siguiente mensaje al Usuario :

Finalmente, dar clic en el botón para efectuar el Compromiso Anual


de la fase.

-233-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará Sí, para efectuar el
Compromiso:

Validación: De existir algunos Clasificadores sin


Disponibilidad Presupuestal PCA – SIAF por
FF/Categoría, Tipo
Transacción/Genérica/Especifica, el Sistema
mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual se
dará clic en Sí, para proceder con la Autorización:

Efectuado el compromiso, el Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al


cual dará clic en Aceptar:

-234-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

b. Compromiso Anual de Adenda por Rebaja

Al seleccionar esta opción, se podrá realizar el compromiso anual de las Adendas por
Rebaja de un contrato. Para ello en la sección Secuencias de Operación seleccionar
la opción , luego activar la barra de despliegue y seleccionar la opción
ADENDA:

En la ventana se mostrarán el número de los documentos de Adendas por Reducción


registradas previamente en el Sistema:

El Usuario seleccionará el número de documento de la Adenda a comprometer y luego


dará clic en el botón Secuencia.

-235-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará Sí, para generar la
secuencia de Rebaja:

El Sistema agregará en la sección Fases presupuestales por Año la fase de


Compromiso - Rebaja. Asimismo, en el Detalle Presupuestal, el Usuario registrará
el monto de Reducción y luego dará clic en el icono Grabar .

El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Aceptar:

-236-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Luego, dará clic en el botón para efectuar el Compromiso Anual de


la Fase.

El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Sí, para
efectuar el Compromiso:

Validación: De existir algunos Clasificadores sin


Disponibilidad Presupuestal PCA – SIAF por
FF/Categoría, Tipo
Transacción/Genérica/Especifica, el Sistema
mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual se
dará clic en Sí, para proceder con la Autorización:

-237-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Aceptar, para
terminar con el proceso:

c. Compromiso Anual de Anulación del Contrato

Al seleccionar esta opción, el Usuario podrá realizar el compromiso Anual de la


Anulación del Contrato. Para ello en la sección Secuencias de Operación seleccionar
la opción y luego dar clic en el botón , como se muestra a
continuación:

Validaciones:
a) Si el contrato tuviera órdenes generadas y
estas no se encuentran anuladas, no se
podrá realizar la anulación del contrato,
mostrando el Sistema el siguiente mensaje al
Usuario:

b) Si existen órdenes anuladas se podrá realizar


la anulación del contrato, siempre que el
Valor Final sea igual que el Saldo por
Ejecutar y el Saldo Presupuestal; caso

-238-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

contrario, el Sistema mostrará el siguiente


mensaje al Usuario:

El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará Sí, para generar la
secuencia de Anulación:

El Sistema agregará en la sección Fases presupuestales por Año la fase de


Compromiso - Anulación, así como el Detalle Presupuestal a anular, el cual podrá
ser modificado por el Usuario.

Finalmente, dar clic en el botón para efectuar el Compromiso Anual


de la fase.

-239-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

 Nota: Al realizar el Compromiso Anual de la secuencia de Anulación, no se valida que el valor


del Contrato sea igual al valor del PAO (para PAO con varios contratos asociados).

El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Sí, para
efectuar el Compromiso:

Validación:
a) De existir algunos Clasificadores sin
Disponibilidad Presupuestal PCA – SIAF
por FF/Categoría, Tipo
Transacción/Genérica/Especifica, el
Sistema mostrará el siguiente mensaje al
Usuario, al cual se dará clic en Sí, para
proceder con la Autorización:

El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Aceptar, para
culminar con el proceso:

-240-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

d. Compromiso Anual de Reajuste de Presupuesto por Rebaja

Para realizar el Compromiso Anual de un reajuste de presupuesto por Rebaja sobre el


mismo monto del contrato, seleccionar la Secuencia de Operación Rebaja, luego
activar la barra de despliegue y seleccionar la opción REAJUSTE PPTO. En el campo
Nro. De Documento se mostrarán el número de los documentos de Rebajas
previamente registrados en la opción Reajuste Ppto. El Usuario seleccionará el
documento correspondiente:

El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Sí, para
generar la secuencia de Compromiso - Rebaja:

-241-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Validación: Si el Contrato tuviera una


Secuencia de Rebaja sin Comprometer, no se
podrá generar otra Secuencia de Rebaja, caso
contrario se mostrará el siguiente mensaje al
Usuario :

En la sección Fases presupuestales por Año se mostrará la secuencia de


Compromiso - Rebaja generada. En la sección Detalle Presupuestal por Año, se
mostrará el saldo por comprometer para el año que tiene cada Meta, FF/Rb y
Clasificador de Gasto, pudiendo ser modificado por el Usuario, luego dará clic en el
icono Grabar .

e. Compromiso Anual de Reajuste de Presupuesto por Rebaja/Ampliación

Si la Secuencia de Operación Rebaja seleccionada es de Tipo “Rebaja/Ampliación”, el


Sistema automáticamente agregará en la sección Fases presupuestales por Año
dos secuencias: primero la de Rebaja y segundo la de Ampliación, ambas con el
número de documento que se registró en la opción Reajuste Ppto.

-242-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

En el Detalle Presupuestal por Año de la Secuencia de Rebaja, en la columna Valor


Mon. Total se mostrará automáticamente el saldo por ejecutar en el año vigente por
cada Meta, FF/Rb y Clasificador de Gasto. Estos montos podrán ser modificados por
el Usuario, luego dará clic en el icono Grabar .

 Nota: Para el caso de Contratos de años anteriores, las Rebajas y Ampliaciones se


realizarán sobre las Metas y FF/Rb del año en ejecución.

En el Detalle Presupuestal por Año de la Secuencia de Ampliación, en la columna


Valor Mon. Total, el Usuario registrará manualmente los montos a Ampliar. Luego,
dará clic en el icono Grabar .

-243-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Validación: El monto de Ampliación deberá ser el


mismo que el de la Rebaja y entre los mismos
Clasificadores, indiferentemente de la Meta, FF/Rb
o Centro de Costo, caso contrario, al grabar el
Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario:

f. Compromiso Anual de Reajuste de Presupuesto por Ampliación

Para realizar el Compromiso Anual de un reajuste de presupuesto por Ampliación


sobre el monto del Contrato, seleccionar la Secuencia de Operación Ampliación,
luego activar la barra de despliegue y seleccionar la opción REAJUSTE PPTO. En el
campo Nro. De Documento se mostrarán el/los números de documentos de
Ampliación previamente registrados en la opción Reajuste Ppto:

-244-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Seleccionar el Número de documento de Ampliación presupuestal a comprometer y


luego dar clic en el botón Secuencia :

En el campo Fases presupuestales por Año se agregará la fase Compromiso –


Ampliación. En el Detalle Presupuestal por Año registrar el monto a Ampliar el cual
solo podrá ser hasta el monto final del contrato. En caso que el contrato involucre más
de un año, el monto límite para realizar una ampliación será: monto final del contrato
menos el monto ejecutado en años anteriores. Luego, dará clic en el icono Grabar
.


Nota: En caso de un contrato F5-PAO, solo se podrá seleccionar las Metas y Clasificadores
de la Operación Inicial. En caso sea un contrato F5 – Otros se podrá seleccionar otra FF/Rb y
Meta, pero el Clasificador será el mismo que la Operación Inicial.

-245-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Validación: El monto total del Detalle Presupuestal


no debe superar el monto del contrato, caso
contrario el Sistema mostrará un mensaje al
Usuario indicando lo siguiente:

Finalmente, se procederá a realizar el Compromiso Anual de la Secuencia


Compromiso - Ampliación.


Nota: En el caso que el Contrato involucre más de un año, solo se podrá Certificar y
Comprometer Anualmente por el Saldo a ejecutar en el año vigente.
Para Generar una Ampliación Presupuestal, el monto del Contrato debe ser mayor al
monto de detalle anual del contrato.

Validación: Si al Comprometer la Fase de


Ampliación, no existiera Saldo en la Certificación del
Contrato, el Sistema mostrará el siguiente mensaje
al Usuario:

BOTONES DE CONSULTA

La ventana Compromiso del Contrato, cuenta con los siguientes botones de consulta:

-246-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

 Marco Presupuestal :

El botón Marco Presupuestal permite al Usuario consultar los datos


de la fase de Compromiso y montos a nivel Marco Presupuestal.

 Consulta PCA:

El botón Consulta PCA permite al Usuario consultar los datos de la


Reserva del Compromiso Anual.

 Certificación SIAF :

El botón Certificado SIAF , permite al Usuario consultar los datos del


Año de Proceso, Certificado SIGA, Certificado SIAF, FF/RB, Sec. SIAF y Estado SIAF.

-247-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

 Consulta Saldos :

El botón Consulta Saldos permite consultar los saldos del contrato,


dicha información se presentará por cada Meta, FF/Rb y Clasificador de Gasto.

Los datos a presentar son: Año Proceso, FF/Rb, Meta, Clasificador de Gasto,
Compromiso Anual (A), Compromiso Anual Final (B), Compromiso Mensual (C),
Anulación de Compromiso Mensual (D), Saldo Presupuestal del Contrato (B-C+D) y
Valor Adelanto.

El monto de “Compromiso Mensual” (C), es igual a la sumatoria de la operación inicial


de todas las órdenes comprometidas con o sin interfase al SIAF.

El monto de la “Anulación de Compromiso Mensual” (D), es igual a la sumatoria de


todas las órdenes anuladas relacionadas al contrato con o sin interfase al SIAF.

Así mismo dicha información se podrá imprimir dando un clic en el botón de impresora
.

DESCRIPCIÓN DE BOTONES DE LA VENTANA CONTRATO

En la parte superior derecha de esta ventana, se mostrará el botón ‘Asociar Alerta’ y en la


parte inferior se visualizará los botones: Compromiso Anual, Garantías, Adelanto, Adenda,
Cronograma, Seguimiento, Alertas y Reajuste Ppto, cuyas funcionalidades se describen a
continuación:

-248-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

 COMPROMISO ANUAL: Este botón permite realizar el Compromiso Anual del Contrato.

 GARANTÍAS DEL CONTRATO :

Este botón permite registrar las garantías de un Contrato.

Al dar clic en este botón, el Sistema presentará la ventana Mantenimiento de


Garantías, la misma que se podrá registrar los siguientes datos: Contratista, RUC,
Correlativo del Contrato, Número de Contrato y Monto.
Para realizar el registro de Garantías, el Usuario deberá activar el menú contextual, y
seleccionar la opción que corresponda: / .

-249-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Al seleccionar la opción , el Sistema permitirá registrar los siguientes


datos: Tipo Garantía, Clase de Garantía, Número, Banco, Moneda, Importe y
Observaciones. Asimismo, registrará datos en los campos de: Fecha Recepción, Fecha
Inicio y Fecha Final de la Garantía.

Luego, dar clic en el ícono Grabar , para guardar la información registrada.

 Nota: Para las Alertas de Garantía, el periodo de envío estará determinado en función al
Tiempo de Anticipación de la Alerta y la Fecha Final según la Garantía del Contrato.

Dicha Garantía podrá tener diferentes estados hasta la devolución o ejecución de la


misma. Así mismo se podrá eliminar la Garantía o un estado de esta. Para realizar el
registro de un nuevo estado de la Garantía, el Usuario deberá activar el menú contextual
y seleccionar la opción que corresponda:

-250-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

a. Estado ‘Renovado’: El Sistema permitirá registrar el Estado ‘Renovado’ de un Tipo


de Garantía. Al seleccionar esta opción se deberá registrar los siguientes datos:
Número de la Nueva Garantía, Banco, Moneda, Importe, Fecha de Recepción, Fecha
Inicio y Fecha Fin.

El número de la Garantía Renovada, deberá ser diferente al número de la Garantía


Vencida, de lo contrario el Sistema validará con el siguiente mensaje al Usuario:

-251-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

La Fecha de Renovación de la Garantía, deberá ser mayor a la Fecha de la Garantía


Vencida, de lo contrario el Sistema validará con el siguiente mensaje al Usuario:

Dando clic en el ícono Grabar se actualizará la información y cambiará a Estado


‘Renovado’. El Sistema permitirá el registro de varias Renovaciones, siempre que no
se encuentre en Estado ‘Ejecutado’ o ‘Devolución’.

b. Estado ‘Devolución’: El Sistema permitirá registrar la Fecha y número de


Documento de Devolución de la Garantía respectiva.

Dando clic en el ícono Grabar se registrará la información del Estado


‘Devolución’. Asimismo, el Sistema no permitirá modificar el Estado, mostrando el
siguiente mensaje.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

c. Estado ‘Ejecutado’, El Sistema permitirá el registro de la Fecha y número de


Documento de la Ejecución de la Garantía respectiva.

Dando clic en el ícono Grabar se registrará la información del Estado


‘Ejecutado’. Asimismo, el Sistema no permitirá modificar el Estado, mostrando el
siguiente mensaje.

d. Estado ‘Eliminado’: El Sistema permitirá eliminar el registro seleccionado,


mostrando el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Sí, para efectuar
la eliminación:

En la ventana Mantenimiento de Garantías se visualizará el Detalle del


movimiento que ha tenido la garantía, para ello se dará clic en el botón

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 ADELANTO DEL CONTRATO :

Este botón permite registrar los Adelantos del Contrato.

Al dar clic en este botón, el Sistema presentará la ventana Mantenimiento de


Adelantos, que contiene la siguiente información: RUC/Contratista, Correlativo
del Contrato, Número de Contrato, Monto Total, Monto Distribuido y Monto
Ejecutado.

Para realizar el registro de Adelantos, el Usuario deberá activar el menú


contextual, y seleccionar la opción que corresponda: /
.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Al seleccionar la opción , el Sistema permitirá registrar los siguientes


datos: Tipo (Directo al Contratista o Por Materiales), Fecha, Porcentaje e Importe.
Asimismo, en el campo ‘Cadena Presupuestal por Asignar’ mostrará
automáticamente las Cadenas Presupuestales correspondientes.

Seguidamente, el Usuario asignará o extornará la(s) cadena(s)


presupuestal(es) y registrará el o los importes correspondientes.

-255-
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 ADENDA DEL CONTRATO :

Este botón permite registrar las Adendas de un Contrato, ya sea por Adicional,
Ampliación, Reducción u Otros.

Al dar clic en este botón, el Sistema presentará la ventana Mantenimiento de


Adendas, la misma que contiene los siguientes datos: Contratista, RUC,
Correlativo del Contrato, Número de Contrato y Monto.

Para realizar el registro de Adendas, el Usuario deberá activar el menú contextual


dando clic con el botón derecho del mouse y seleccionar la opción .

El Sistema seleccionará el Tipo de Adenda, y registrará los siguientes datos, los


cuales se detallan a continuación:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

a. Adenda por Adicional: Al seleccionar esta opción se deberán registrar los


siguientes datos: Número del Documento, Fecha de Recepción, Porcentaje o
Importe y Descripción.

Luego, al dar clic en el ícono Grabar se mostrará el campo “Saldo” de la


Adenda, cuyo valor disminuirá según el registro de la fase de ampliación por
adenda en el Compromiso Anual.

Asimismo, el Sistema permitirá registrar varias Adendas de tipo Adicional


hasta un tope de 25% del monto original del Contrato, en caso se exceda de
este tope, el Sistema mostrará el siguiente mensaje:


Nota: El sistema permite ingresar montos mayores al 25% del monto del contrato para los
siguientes procedimientos de selección:
 11 – Convenios Internacionales.
 25 – Compras en el Extranjero.
 33 – Régimen Especial.

Para comprometer la Adenda del Tipo Adicional, en la ventana Compromiso


de Contrato, el Usuario seleccionará la Secuencia de Operación Ampliación
y en el campo Nro. de Adenda seleccionará la Adenda correspondiente, luego
dará clic en el botón .

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Sí,


para generar la Secuencia de Ampliación del Contrato:

En la sección Fases Presupuestales por Año de la ventana Compromiso de


Contrato, el Sistema insertará la fase de Ampliación, seguidamente el Usuario
deberá registrar el monto del Adicional en el campo “Valor Moneda”, por un
importe igual o menor al Saldo de la adenda.


Nota: En el campo “Valor Total de la Adenda” se muestra el importe de la adenda registrada
en el formulario Mantenimiento de Adendas.
En caso el Saldo de Adenda se ejecute en el siguiente año, éste se insertará en la Fase de
Compromiso de la Operación Inicial del siguiente año.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Luego dará clic en el icono Grabar y el Sistema mostrará el siguiente


mensaje al Usuario:

Validaciones:
a) Si el monto del Adicional es diferente al
monto registrado en el detalle presupuestal,
no se grabará la información y se mostrará
el siguiente mensaje al Usuario :

b) Si el monto del Adicional es mayor al Saldo


de la Adenda, no se grabará la información
y se mostrará el siguiente mensaje al
Usuario:

Finalmente, el Usuario realizará el procedimiento del compromiso Anual de la


Adición.

b. Adenda por Ampliación: Al seleccionar esta opción se deberán registrar los


siguientes datos: Número del Documento, Fecha de Recepción y Descripción.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Luego de registrar los datos correspondientes, dar clic en el ícono Grabar .


Nota: Este tipo de Adenda se utiliza para indicar que se ha ampliado el tiempo de
ejecución del Contrato, por lo que no se realizará ninguna Operación de Secuencia
de Fase.

c. Adenda por Reducción: Al seleccionar esta opción se deberán registrar los


siguientes datos: Número del Documento, Fecha de Recepción, Porcentaje o
Importe, y Descripción.

Luego de registrar los datos correspondientes, dar clic en el ícono Grabar .


Asimismo, el Sistema permitirá registrar varias Adendas de Reducción, hasta
un tope de 25% del monto original del Contrato, en caso se exceda de este
tope, el Sistema mostrará el siguiente mensaje:

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Para comprometer la Adenda por Reducción, en la ventana Compromiso de


Contrato, el Usuario seleccionará la Secuencia de Operación Rebaja, luego
activará la barra de despliegue y seleccionará Adenda (ya que la Rebaja es por
una Adenda y no por un Reajuste de Presupuesto).

En la ventana se mostrarán las Adendas por Reducción previamente registradas:

El Usuario seleccionará la Adenda a comprometer y luego dará clic en el botón


Secuencia.

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El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Sí, para
generar la secuencia de Rebaja:

El Sistema insertará la Secuencia de Rebaja en la sección ‘Fases


Presupuestales por Año’ y en el ‘Detalle Presupuestal por Año’ el Usuario
registrará el monto de Rebaja y luego dará clic en el icono Grabar .

Finalmente, el Usuario realizará el procedimiento del Compromiso Anual.

d. Adendas ‘Otro’: Al seleccionar esta opción se deberán registrar los siguientes


datos: Número del Documento, Fecha y Descripción.

 Nota: Este tipo de Adenda se utiliza para indicar otros datos del Contrato, por lo que
no se realizará ninguna Operación de Secuencia de Fase.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

REPORTE

El Usuario podrá obtener el reporte del listado de las Adendas registradas de un


Contrato, para ello en la ventana Mantenimiento de Adendas dar clic Imprimir
ubicado en la barra de herramientas.

 SEGUIMIENTO DEL CONTRATO :

Al dar clic en el botón Seguimiento , el Sistema presentará la ventana


de consulta Seguimiento del Contrato, que contiene la siguiente información:
Correlativo, Proveedor y Total Contrato.

En la parte central de la ventana se visualizan los datos de: Año Programado, Mes
Programado, Fecha Programada, Importe, Estado, Número de Orden, Fecha de
Orden, Expediente SIAF, Ejecutado y Saldo.

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Asimismo dicha información se podrá imprimir dado un clic en el botón de


impresora

 ASOCIAR ALERTA:

En la parte superior de la ventana Contratos, se ubica el botón Asociar Alerta


, al ingresar el Sistema permitirá asociar las Alertas de acuerdo a los
diferentes tipos de activación previamente registrados, como: Cronograma,
Culminación de Contrato, Garantía por Adelanto, Garantía por Fiel Cumplimiento y
Garantía por monto Diferencial, con los contratos tanto de bienes como de servicios
según corresponda.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Procedimiento:

1. Dar clic en el botón , el Sistema mostrará la ventana ‘Asociación de


Alertas de Contratos’, en el Campo ‘Lista de Alertas Activas’ se visualizarán las
alertas registradas en la opción de: “Tablas – Parámetros - Configuración de
Alertas”, y en el campo ‘Lista de Contratos Vigentes’ los contratos que se
encuentran en estado Vigente.

2. El Usuario seleccionará con un check la(s) Alerta(s) en el campo ‘Lista de


Alertas Activas’, luego relacionará con el o los Contrato(s) en el campo ‘Lista de
Contratos Vigentes’, según el tipo de activación que corresponda.

Asimismo, esta ventana cuenta con los filtros de búsqueda:

 Año: Muestra el año que se selecciona en la ventana Contratos.

 Tipo: Permite seleccionar el tipo de ítem del contrato: Bienes o Servicios.

 Búsqueda: Permite buscar los Contratos según las siguientes opciones:


Ppto (Presupuesto), Corr. (Correlativo del Contrato), Contrato (Número del
contrato), Tipo (B o S) y Proveedor.

Para los Contratos que no cuentan con Garantías (Garantía por Adelanto, Garantía
por Fiel Cumplimiento y Garantía por monto Diferencial), al asociar una alerta de
tipo de activación ‘Garantía’, el Sistema mostrará el siguiente mensaje de
validación:

-265-
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

Para los Contratos que cuentan con Garantías (Garantía por Adelanto, Garantía por
Fiel Cumplimiento y Garantía por monto Diferencial), al asociar una alerta de tipo
de activación ‘Garantía’ diferente a la del Contrato, el Sistema mostrará el siguiente
mensaje de validación:

3. Finalmente, dar clic en el botón ‘Procesar’, para culminar la asociación respectiva.


El Sistema mostrará el siguiente mensaje de confirmación:

4. Dar clic en el botón Sí, para confirmar la ejecución del proceso. El Sistema
mostrará al Usuario el siguiente mensaje:

Asimismo, en el campo ‘Lista de Alertas Activas’ se visualiza el botón


, que al ejecutarlo mostrará la ventana de consulta ‘Lista de
Contratos asociados a la Alerta’.

 Nota: Para los siguientes tipos de Garantías (Por Adelanto, Por Fiel Cumplimiento y Por
Monto Diferencial), el Sistema enviará la alerta de acuerdo a la Fecha Final registrada en la
Garantía correspondiente.

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Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte IV – Sub Módulo Procesos de Selección

 Para el tipo de activación ‘Cronograma’, el Sistema enviará la alerta según la Fecha de


cada Cronograma registrado.
 Para el tipo de activación ‘Culminación de Contrato’, el Sistema enviará la alerta según
la Fecha Final del Contrato.

 ALERTAS :

El botón Alertas permite Activar o Inactivar las Alertas por Destinatario,


registradas en el botón , asimismo permite hacer seguimiento si las alertas
fueron enviadas o no.

Al dar clic en el botón , el Sistema presentará la ventana ‘Alertas de Contratos’,


donde encontraremos dos pestañas:

 La pestaña contiene la siguiente información:

 En el campo ‘Lista de Alertas Activas’, se visualizará la relación de las Alertas


asociadas al contrato, mostrando los siguientes datos: Secuencia, Correlativo,
Contrato, Plantilla, Código de Alerta, Mensaje, Estado y el indicador si está
concluido o no.

 En el campo ‘Listado de Destinatarios por Alertas’, se visualizaran la relación


de los destinatarios a quienes les llegará la alerta correspondiente, mostrando los
siguientes datos: Código de Empleado, Nombre del Destinatario, Correo, Estado
(Activo o Inactivo).

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Para inactivar algún destinatario seleccionar