FICHA DE CARACTERIZACIÓN

GESTIÓN DOCUMENTAL

Código: FCA-GDO Versión: 02

Fecha de Aprobación: 25-04-2016 Total Páginas: 2

Establecer las actividades administrativas y técnicas en la Universidad Pedagógica Nacional tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación, desde su origen hasta su destino final, facilitando su recuperación y conservación, adoptando la
OBJETIVO normatividad, políticas y lineamientos archivísticos establecidos a nivel nacional e internacional.

ALCANCE Inicia con la planeación de las actividades relacionadas con la producción y recepción de los documentos, y termina con la disposición final de los mismos, bien sea su eliminación o conservación permanente.

RESPONSABLE Subdirección de Servicios Generales - Apoyado en el equipo de trabajo de Archivo y Correspondencia.

SOPORTE LEGAL EXTERNO SOPORTE LEGAL INTERNO

Ley N° 527 de 1999, Ley de Mensaje de datos, comercio electrónico y firmas digitales.
Ley N° 594 de 2000, Por la cual se crea la Ley General de Archivos.
Ley N° 1437 de 2011, Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Decreto 1080 de 2015, Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura.
Directiva Presidencial Nº 04 de 2012 Por la cual se establecen los criterios generales de eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la
administración pública.
Acuerdo N° 07 de 1994 AGN, Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos.
Acuerdo N° 049 de 2000 AGN, Desarrolla el artículo 61 del capítulo 7 “Conservación de Documentos...”, del Reglamento General de Archivos sobre “Condiciones de
edificios y locales destinados a archivos”. Resolución N° 0443 de 2000, UPN, Por la cual se recopilan normas de archivo y se crea el Comité de Archivo, Organización, Conservación y
Acuerdo N° 039 de 2001 AGN, Por el cual se aprueban las Tablas de Retención Documental de la UPN. Microfilmación de Documentos.
Acuerdo N° 060 de 2001 AGN, Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que Resolución N° 0758 de 2001 UPN, por el cual se adopta y se establece la obligatoria aplicación de las Tablas de Retención Documental en las
cumplen funciones públicas. Archivo General de la Nación. dependencias de la UPN.
Acuerdo N° 042 de 2002 AGN, Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión, en las entidades públicas y las privadas que Resolución N° 1401 de 2005 UPN, Por la cual se reglamentan las transferencias documentales al Archivo General de la Universidad.
cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21,22,23 y 26 de la Ley General de Archivos N° 594 de 2000.
Resolución N° 1514 de 2005 UPN, Por el cual se reglamentan normas y procedimientos para la consulta y préstamo de documentos en el
Acuerdo N° 027 de 2006 AGN, Por el cual se modifica el Acuerdo N° 07 del 29 de junio de 1994.
Archivo General e Histórico.
Acuerdo N° 005 de 2013 AGN, Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y
privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones.
Resolución N° 133 de 2006 UPN. Por la cual se definen los funcionarios responsables de expedir, elaborar y firmar certificaciones, diplomas y
Circular Externa N° 005 de 2012 AGN, Por la cual se establecen recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas carnés en la Universidad Pedagógica Nacional.
en el marco de la iniciativa de Cero Papel. Resolución N° 0135 de 2015, Por la cual se definen los Lineamientos para la Gestión de Comunicaciones Oficiales en la Universidad
Norma Tecnica de Gestión Pública NTCGP1000:2009. Pedagógica Nacional.
Norma Técnica Colombiana 3393 ICONTEC Documentación elaboración de cartas comerciales. Resolución N° 0650 de 2015, Por la cual se modifica parcialmente la Resolución N°0135 de 2015.
Norma Técnica Colombiana 3397 ICONTEC Documentación elaboración de memorandos. Guia001GDC de 2012 Guía para el mejor uso del papel.
Guia N° 1 : Buenas prácticas para reducir el consumo de papel. Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y Archivo General de la Nación.
Guia N° 2: Primeros pasos como comenzar una estrategia de cero papel en su entidad. Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y Archivo
General de la Nación.
Guia N° 3: Documentos electrónicos. Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y Archivo General de la Nación.
Guia N° 4: Expediente electrónico. Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y Archivo General de la Nación
Guia N° 5: Digitalización certificada de documentos. Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y Archivo General de la Nación
Guia N° 6: Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y Archivo General de la
Nación.

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS USUARIOS

DEFINIR LOS PARÁMETROS Y LINEAMIENTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL RELACIONADOS CON: PLANEACIÓN, PRODUCCIÓN, GESTIÓN Y TRÁMITE,
Documentos P ORGANIZACIÓN, TRANSFERENCIA, DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS, PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO Y VALORACIÓN.

3. DISTRIBUIR Y
2. RECIBIR Y 4. TRAMITAR 6. DIGITALIZAR 7. TRANSFERIR 8. ELIMINAR 9. CONSULTAR
1. PRODUCIR ENVIAR 5. ORGANIZAR
DOCUMENTOS
RADICAR
DOCUMENTOS DOCUMENTOS
DOCUMENTOS
DOCUMENTOS DOCUMENTOS DOCUMENTOS DOCUMENTOS Documentos
H FÍSICOS Y
ELECTRÓNICOS
DOCUMENTOS
FÍSICOS Y
ELECTRÓNICOS
FÍSICOS Y
ELECTRÓNICOS
FÍSICOS Y
ELECTRÓNICOS
FÍSICOS Y
ELECTRÓNICOS
FÍSICOS Y
ELECTRÓNICOS
FÍSICOS Y
ELECTRÓNICOS
FÍSICOS Y
ELECTRÓNICOS
FÍSICOS Y
ELECTRÓNICOS

Usuarios Externos e Internos

Solicitud o respuesta de información

CONFIRMAR VERIFICAR
ANALIZAR DIRECCIÓN FÍSICA O ANALIZAR APLICAR
IMÁGENES DE ANALIZAR
VERIFICAR COMPETENCIA ELECTRÓNICA DEL COMPETENCI TABLA DE
V FORMATOS Y
LINEAMIENTOS
DEL ASUNTO,
DESTINATARIO
DESTINATARIO.

VERIFICAR ARCHIVO
A DEL
ASUNTO DEL
RETENCIÓN
DOCUMENTAL
DE ACUERDO
CON
PARÁMETROS
CONFRONTAR FORMATO VS.
EXPEDIENTES
COMPETENCIA
DE LA
CONSULTA
Usuarios Externos e Internos
DEL DOCUMENTO ADJUNTO DOCUMENTO ( TRD)
ESTABLECIDOS

Registros NOTIFICAR POR Expedientes

ESCRITO ACTUALIZACIONES NOTIFICAR LA

A INCUMPLIMIENTO
PARA
CORRECCIÓN DEL
REASIGNAR, DEVOLVER O ANULAR DOCUMENTOS
TRD Y/O
REORGANIZACIÓN
DE DOCUMENTOS
NO ACEPTACIÓN
DEL PROCESO DE
DIGITALIZACIÓN
DEVOLVER FORMATO PARA
CORRECCIÓN Y AJUSTE.
EMITIR
RESPUESTA
DOCUMENTO

Normatividad, politicas y Lineamientos, procedimientos,

lineamientos nacionales instructivos y guias
Archivo General de la Nación
ESTABLECER LAS ACCIONES
ACCIONES DE QUE PERMITAN EL
MEJORA MEJORAMIENTO DEL
PROCESO

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 FICHA DE CARACTERIZACIÓN

GESTIÓN DOCUMENTAL

Código: FCA-GDO Versión: 02

Fecha de Aprobación: 25-04-2016 Total Páginas: 2

Recursos Documentos Registros Requisitos Políticas de Operación

1. DISTRIBUIR O ENVIAR: Se distribuirán o

enviarán comunicaciones oficiales que cumplan
con los requisitos establecidos en las
Resoluciones N°0135 y N°650 de 2015.

4. TRAMITAR: Se expedirá Paz y Salvo, por

NTCGP 1000-2009
Recurso humano competente. 4.2.3 Control de Documentos
Infraestructura física y 4.2.4 Control de Registros
tecnológica suficiente y
6.3. Infraestructura
adecuada. 6.4 Ambiente de Trabajo
Materiales y suministros. Ver Listado Maestro de Documentos VER LISTADO MAESTRO DE REGISTROS 8.2.3.Seguimiento y Medición de los
Procesos
8.4. Análisis de Datos
8.5.1 Mejora Contínua
8.5.2 Accion Correctiva
8.5.3 Accion Preventiva
parte de la SSG-Archivo y Correspondencia, una
vez el servidor público, no registre actividades
pendientes en el Aplicativo de Gestión
Documental y haya remitido las copias
correspondientes al expediente de Consecutivo
de Comunicaciones Oficiales Enviadas (SSG-
520.24).
5. ORGANIZACIÓN: Los documentos que
produce y/o tramita la dependencia, se deben
organizar con base en la Tabla de Retención
aprobada por el Comité de Archivo
7. y 8. TRANSFERIR O ELIMINAR: Los
expedientes en proceso de transferencia o
eliminación, no serán recibidos hasta tanto se
diligencie correctamente el formato, y según
corresponda se haya realizado el proceso
técnico a la documentación.

9. CONSULTAR: Las solicitudes de información,

elevadas al Archivo Central o Histórico, serán
atendidas máximo en ocho (8) días hábiles.

MEDICIÓN
INDICADOR TIPO FORMULA META

VER FIG-GDC MATRIZ DE INDICADORES DE GESTIÓN

CONTROL DE CAMBIOS

FECHA MODIFICACIÓN REVISÓ APROBÓ

Damaris Reyes Castro Juan Carlos Orozco Cruz
15/11/2013 Versión 01: Creación del Documento se incluye ciclo PHVA
Proceso Gestión de Servicios Rector
Fernando Méndez Díaz
Adolfo León Atehortúa Cruz
25/04/2016 Versión 02: Actualización de soporte legal externo e interno, incluisión resoluciones 2015 numeración en el hacer, y modificación de ciclo PHVA y organización en las politicas de operación. Lider Proceso Gestión
Rector
Documental

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