EL ORGANIGRAMA

Franklin Benjamin. Un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de

una institución o de una de sus áreas o unidades administrativas, en las que se muestran las
relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen.
Gómez Ceja, Guillermo. Es la gráfica que muestra la estructura orgánica interna de la
organización formal de una empresa, sus relaciones, sus niveles de jerarquía, y las principales
funciones que desarrollan.

Kast, Freemont y James E. Rosenzweig. Una manera característica de describir la estructura

es por medio del organigrama impreso, en el que se especifican las redes de autoridad y
comunicación formales de la organización. A menudo, el organigrama es un modelo
simplificado de la estructura. No es una representación exacta de la realidad y por lo tanto
tiene limitaciones. Muestra sólo algunas relaciones aun en el nivel de la organización formal,
y ninguna en la organización informal.

Koontz, Harold. Toda estructura organizacional, incluso una deficiente, se puede representar
en forma gráfica puesto que un diagrama simplemente señala las relaciones entre los
departamentos a lo largo de las líneas principales de autoridad.

Munch Galindo y García Martínez. Los organigramas son representaciones gráficas de la

estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los
niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad, existentes dentro de ella.

Reyes Ponce, Agustín. Los sistemas de organización se representan en forma intuitiva y con
objetividad en los llamados organigramas, conocidos también como Cartas o Gráficas de
Organización.

Podemos definir organigrama como la representación gráfica de la organización de la

empresa, de su jerarquía o estructura formal. Permite diferenciar tanto las unidades
organizativas como las relaciones que existen entre ellas.

El organigrama es de gran ayuda para la empresa ya que permite analizar la organización

existente y detectar los posibles fallos en la asignación de funciones (superposiciones,
duplicidades…). Pero también representa una valiosa información de cara al exterior, ya que
tanto clientes como instituciones, competencia, etc. pueden conocer funcionamiento interno
de la empresa desde el punto de vista de la organización.
Previo a la realización de un organigrama es necesario crear la estructura organizativa que
va a permitir desarrollar eficazmente el proceso productivo. La creación de la estructura
organizativa, puede dividirse en las siguientes fases:

• Dividir el trabajo en tareas según el contenido de las mismas.

• Agrupar las tareas en puestos de trabajo teniendo en cuenta la homogeneidad de las mismas.
• Dotar a cada tarea de los medios y recursos necesarios tanto materiales como humanos para
poder llevarla a cabo. • Establecer las relaciones entre las distintas unidades organizativas.
• Asignar a cada unidad tanto la autoridad necesaria como la responsabilidad.
OBJETIVOS DE UN ORGANIGRAMA
De un modo general, con el organigrama pretendemos mostrar:
• La estructura de la empresa, representando los organismos que la componen e indicando
las relaciones jerárquicas existentes entre ellos de una forma esquemática y clara.
• El grado de dependencia que existe entre los distintos niveles.
• Los distintos puestos de trabajo y sus funciones así como el personal responsable a cargo.

REQUISITOS QUE DEBE CUMPLIR

Es importante que el organigrama cumpla con los objetivos citados anteriormente para los
que se creó. En otro caso, no tendría ningún sentido. Para ello debe reunir los siguientes
requisitos:
• Exactitud: debe reflejar de forma precisa la estructura de la organización de la empresa.
• Realidad: debe representar la estructura jerárquica existente en la empresa en el momento
de su realización debiendo actualizarse con cada modificación realizada.
• Comprensibilidad: ha de ser fácilmente inteligible por las personas a las que se trata de
informar.
• Sencillez: únicamente reflejará los elementos indispensables para facilitar la información
que pretenden dar, sin dar lugar a confusiones.
• Deberá ser elaborado por los responsables de la empresa.

CLASES DE ORGANIGRAMAS

Los organigramas definen la estructura formal de cualquier organización, por ello,

dependiendo del modelo de organización jerárquica adoptada, el organigrama será diferente.
Existen varios criterios sobre su posible clasificación:

• Verticales: las unidades que tienen mayor autoridad se sitúan en los niveles más elevados
y, debajo de ellos, los que están subordinados, estando las unidades están ramificadas de
arriba abajo a partir del titular en la parte superior, desagregando los diferentes niveles
jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por
lo cual se recomienda su uso en los manuales de organización, es decir, medida que vamos
descendiendo por el organigrama va disminuyendo la autoridad y la responsabilidad. Son los
más habituales. Una variedad de éstos son los organigramas piramidales. Aquí en la cúspide
se establecería la mayor autoridad e igualmente iría descendiendo conforme nos acercamos
a la base. Además se puede decir que la comunicación en estos organigramas puede ser,
ascendente o descendente.

La comunicación descendente, es el tipo de comunicación formal más básico y

tradicionalmente utilizado. Surge de la alta dirección y desciende de forma vertical hacia
los niveles inferiores. Es una herramienta de gestión muy importante para dirigir
correctamente el desarrollo de las tareas que se realizan en la organización. Su misión es
transmitir instrucciones y órdenes en base a las actividades que se han de realizar y
objetivos que se deben conseguir por todos y cada uno de los miembros que la forman
(responsables y subordinados) así como de todos aquellos aspectos que son necesarios
para su correcto funcionamiento. Los mensajes descendentes deben ser veraces, sensatos,
claros y siempre han de contener información necesaria e interesante para los públicos a
los que está dirigida. Kreps (1990) y Lucas Marín (1997) coinciden en afirmar que sus
principales funciones son: enviar órdenes múltiples a lo largo de la jerarquía;
proporcionar a los miembros de la organización, información relacionada con el trabajo
y un análisis del desempeño del mismo; facilitar un resumen del trabajo real-izado;
instruir a los miembros para que reconozcan los objetivos de la organización.

La comunicación ascendente, surge de los niveles bajos de la empresa o institución y su

recorrido es justo el contrario de la descendente. Nace en la base de los colaboradores y
se dirige siguiendo diferentes caminos, en función de cómo estén organizados los canales
formales de comunicación, hacia la alta dirección de la empresa. Es muy importante
puesto que permite: - Comprobar si la comunicación descendente se ha producido y
trasladado de forma eficaz y fidedigna. - Recoger aportaciones procedentes de todos los
rincones de la organización, que son muy importantes y se deben tener en cuenta en el
momento de diseñar las políticas estratégicas de la compañía. Si no existe una correcta
vehiculación de la comunicación ascendente no existe retroalimentación. Está
comprobado que los directivos tienden a recibir información donde sus empleados le
comunican aquello que ellos desean que conozcan, eliminando de sus mensajes aquellas
informaciones que puedan desagradar a sus superiores. Los empleados tienden a enviar
los mensajes maquillados, intentando aproximar a sus mandos aquello que de antemano
saben que desean oír. Esto provoca que la retroalimentación, relacionada con el
funcionamiento y logro de objetivos en los puestos inferiores y medios de la empresa, sea
recibida de forma inexacta por la dirección. Para lograr una correcta transmisión de
comunicación ascendente, fidedigna y real la dirección debe enfatizar en la necesidad de
recibir informaciones “altamente PRECISAS”, nunca debe premiar la retroalimentación
positiva, así podrá crear una dinámica que permita el ascenso tanto de comunicación
positivas como negativas, que se aproximen al máximo a la realidad de la organización
en cualquiera de sus áreas, departamentos o lugares de trabajo.

• Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el

extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma análoga a columnas,
mientras que las relaciones entre las unidades por líneas se disponen horizontalmente, es
decir, las unidades que tiene mayor autoridad se sitúa en la parte izquierda del
organigrama y los subordinados a ellas, se colocan a la derecha.

La comunicación horizontal se produce entre personas y departamentos que están en un

mismo nivel jerárquico, por lo tanto se desplaza siguiendo las líneas horizontales del
organigrama, en sus diferentes niveles, produciendo un intercambio de informaciones
entre compañeros o iguales. La más estudiada es la que se da a niveles directivos ya que
entre estos cargos es donde la comunicación horizontal tiene mayor repercusión para la
empresa puesto que son muchas las funciones que se desarrollan casi exclusivamente a
través de la comunicación. Los empleados se comunican de manera más natural, abierta
y efectiva con sus iguales que con sus superiores. Con sus compañeros, comparten un
marco común de referencia. Se trata de un hecho que influye de forma directa en que
exista menor nivel de distorsión y una transmisión más fidedigna en este tipo de
comunicación. Los mensajes horizontales son principalmente de naturaleza
coordinadora, para que sean efectivos es imprescindible que existan unas relaciones
interpersonales ágiles y cooperativas entre los miembros de la organización que les
 permita desarrollar confianza entre ellos, comunicarse de forma eficaz y generar
cooperación.

CONCLUSIÓN

Una organización bien concebida tiene innumerables ventajas, de ahí el que sea fundamental
su representación para su conocimiento. Podemos citar algunas como:
• Estimula la iniciativa y el espíritu creador de las personas que la integran, al definir campos
de actividad que van a permitir el desarrollo de nuevos métodos y procedimientos.
• Proporciona un conocimiento profundo de la estructura de la entidad, porque la toma de
datos para su elaboración obliga a una investigación meticulosa,
• Nos da la posibilidad de revisión, en cada momento, de los puestos de trabajo.
• Permite detectar los defectos existentes y trazar un plan de corrección de esas anomalías.
Sin embargo si no se realiza correctamente puede tener algunos inconvenientes como:
• La inexactitud cuando el organigrama represente la estructura de la organización, no como
es, sino como debería ser.
• Puede dar lugar a confusión cuando la representación gráfica sea tan compleja que no nos
permita comprenderla.