06/09/2019 Observatoire National de l'Emploi et de la Formation

Description de l'offre
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Poste à pourvoir ASSISTANT ADMINISTRATIF ET FINANCIER H/F

Nombre de poste 01

Lieu d'affectation Ouagadougou

Structure recruteur CSSI

Structure Bénéficiaire CSSI

Secteur activité Activités de santé et d’action sociale

Diplôme ou niveau BAC+3

Option du dipôme Finances comptabilité, administration des affaires

Expériences 03 ans
Capacités liées à l'emploi Dans le cadre de la prise en charge médicale des réfugiés maliens au
Burkina, le Centre de Support en Santé Internationale (CSSI)
intervenant dans les camps de Goudoubo (Dori) et de Mentao (Djibo),
recherche des dossiers de candidatures pour le poste suivant :
Assistant(e) administratif (ve) et financier(e)
1) GÉNÉRALITÉS
Lieu : Ouagadougou
Contrat : Contrat à durée déterminée de trois (03) mois avec possibilité
de renouvellement.
Position dans l’organigramme de la mission:
• Hiérarchiquement, sous la responsabilité de l’Administrateur-
gestionnaire;
• fonctionnellement et techniquement sous la responsabilité de
l’Assistant du Coordonnateur de programme, Chargé du CAOS, du
Comptable, du Responsable des Ressources humaines et du
Logisticien.
2) DESCRIPTION DE TACHES ET ACTIVITÉS
Mission : Assurer la continuité dans la gestion administrative,
logistique, comptable, et budgétaire du Budget alloué au CAOS.
I- TACHES ADMINISTRATIVES
• Fait un briefing administratif pour tout nouveau staff sur le règlement
intérieur, le fonctionnement de la base et l`organisation CSSI,
• récupère tous les documents administratifs nécessaires pour un
emploi, donne le matériel d`identification et fait signer tout document
nécessaire,
• propose le planning de congé du Staff et suit les différents
mouvements du Staff (absences) du CAOS,
• met à jour, imprime et photocopie les outils de gestion au CAOS,
• participe au dépouillement des avis d’appel d’offre,
• participe selon le besoin au processus de recrutement des futurs
collaborateurs,
• participe aux réunions administratives, rencontres bilans trimestriels
avec les différents acteurs (Bailleurs, bénéficiaires, structures
conventionnées et rédige les procès verbaux,
• propose à son superviseur des améliorations à apporter dans
l`organisation de l`administration et dans la relation avec le staff
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national,
• assure une homogénéité dans toutes les procédures d`administration
et informe son superviseur en cas de problèmes,
• assure, en collaboration avec l’Assistant du Coordonnateur de
programme, Chargé du CAOS de bonnes relations avec les partenaires
conventionnés et le Bailleur,
• assure l’intérim de la Secrétaire caissière.
II- TACHES FINANCIERES:
• Assure des procédures administratives saines, la gestion financière, le
contrôle et le paiement de tous les frais au CAOS ; effectue un suivi
minutieux des dépenses ; réalise des analyses de coûts pertinentes ;
• contribue à la construction de budgets les plus exacts possibles pour
le CAOS, tout au long du cycle budgétaire ; s’assure que les moyens
sont pertinents et appropriés ; anticipe les changements et les défis à
venir et planifie en conséquence ;
• assure le suivi des dépenses et en particulier sur les lignes budgétaires
;
• assure la confidentialité de toutes les questions de trésorerie et
finance du CAOS,
• s’assure que le classement et l’archivage de tous les documents
comptables et financiers originaux sont bien organisés, et que les
pièces sont facilement accessibles et identifiables à tout moment ;
• s’assure que l’argent liquide est géré correctement et en toute sécurité
au CAOS (coffres et caissettes, dépenses courantes, avances, transferts
et paiements) ;
• assure un prévisionnel précis et transmet une demande de trésorerie
mensuelle; anticipe les dépenses à venir afin d’éviter toute pénurie de
liquidités (Approvisionnement de la petite caisse) ; veille à ce les
transferts de fonds soient effectués en toute sécurité et en temps voulu ;
• identifie toutes les possibilités pour limiter les flux d’argent liquide
(maximise l’utilisation de chèques, encourage le paiement des
fournisseurs au moyen de transferts bancaires, propose le paiement
direct des grands fournisseurs par la Représentation, etc.) ;
• complète et valide les suivis budgétaires mensuels; s’assure que les
explications sont pertinentes et reflètent une bonne analyse des écarts
budgétaires; signale rapidement les risques de dépassements ;
• établit les fiches de paie des prestataires réfugiés du CAOS ; les
transmettre pour validation chaque mois au Gestionnaire des ressources
humaines ;
• Saisie dans le journal de caisse et dansTom2pro les pièces de caisse
du CAOS ;
• Réceptionne, vérifie, les factures mensuelles des différentes structures
de santé ayant une convention avec CSSI, et établit la demande de
paiement ;
• Réceptionne et saisie les fiches d’émargement de la restauration des
malades au CAOS ;
• Récapitule les dépenses de la prise en charge mensuelle par malade,
par structure de santé et par site pour les besoins de rapport du CAOS
(mensuelle, trimestrielle et annuelle) ;
• Effectue l’Arrêté de caisse du CAOS ;
• Agrafe les fiches d’imputation sur chaque pièce de caisse,
• Saisie du journal caisse de Dori dans le logiciel Tom2pro ;
• assure l’effectivité de procès verbal de contrôles mensuels et
inopinés.
IV- Communication & Reporting
• participe aux réunions de coordination; rédige les PV ; partage le
suivi budgétaire ; les analyses et commentaires avec l’équipe du CAOS
;
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Connaissance en informatique
Condition d'âge
Composition du dossier
Date limite de depôt des
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• veille à ce que tous les rapports de la partie admin/finance soit
toujours réalisée et envoyée dans les délais requis (fichiers
électroniques et documents de la comptabilité mensuelle, suivis
budgétaires, rapports trimestriels et annuels, budgets et révisions, etc) ;
• effectue et contrôle chaque trimestre l’application effective des «
Fondamentaux Finance » ;
• informe immédiatement l’Administrateur de tout problème ou
question surgissant en cours de mission ;
• rédige des rapports sur la situation des RH dans le projet.
3) QUALIFICATIONS DEMANDEES
Niveau d’étude : Bac +3 en finance comptabilité, administration des
affaires ou un diplôme équivalent.
Expérience et Compétences requises
Au plan technique
- Expérience pertinente d’au moins deux (02) ans en gestion
comptable, financière et administrative,
- bonne pratique de l’outil informatique (Excel, Word, Power point,
internet) ;
- Maitrise des logiciels de comptabilité (TOM 2 Pro) constitue un atout
;
- Connaissance des procédures de gestion financière ;
- Compétences en logistique serait un atout ;
- expérience de travail au sein d’une ONG est un atout
Au plan organisationnel:
- Très bonne capacité à organiser et gérer les priorités;
- Très grande autonomie et bonne capacité à remonter les informations
;
Au plan relationnel:
- Sens élevé du contact;
- très bonne qualité d’écoute ;
- un comportement exemplaire;
Au plan managérial:
- Forte capacité de mobilisation et d’animation des équipes;
- Fort esprit d’initiative et sens élevé de la responsabilité.
Une demande manuscrite datée et signée adressée au Représentant
du CSSI ;
une lettre de motivation datée et signée ;
un curriculum vitae daté et signé comprenant une liste de 3
personnes de référence ;
une copie légalisée des diplômes ;
les Photocopies des différents certificats et attestations de travail
justifiant l’expérience professionnelle ;
une photocopie de la CNIB.
Les dossiers seront déposés sous pli fermé, adressés à Monsieur le
Représentant du Centre de Support en Santé Internationale (CSSI) avec
la mention du « poste sollicité» à l'une des adresses ci-dessous :
Au Bureau de la Représentation CSSI à Ouagadougou situé derrière
la SONABEL de Bénogo, Rue 28.181. Tel : 25 36 47 76 / 76 22 50 39
Au Sous Bureau du CSSI à Dori ou à Djibo
La date limite du dépôt des dossiers est fixée au plus tard le 18
septembre 2019 à 16h00.
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dossiers
Une présélection sur dossiers sera faite et seuls (es) les candidats(es)
présélectionné(es) seront invités(es) pour un entretien et/ou test. A
l’issue de cet entretien et/ou test, le ou la candidat(e) définitivement
retenu(e) doit être immédiatement disponible dès l’annonce du résultat.
Procedure de recrutement
NB : les dossiers non retenus ne seront pas restitués.
Ouagadougou, le 4 septembre 2019
Le Représentant du CSSI/BF
Achaire DEOULENGAR
Durée du contrat
Autres conditions
Source de l'offre ONEF

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