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POLITICA Y PROCEDIMIENTO DE GASTOS PARA VIAJES DE TRABAJADORES VINCULADOS

POR ADECCO BPO PARA LA EJECUCION DEL SERVICIO EN EL CLIENTE “ARL BOLIVAR”

A continuación, se definen las políticas que son de obligatorio cumplimiento para los trabajadores
de ADECCO SERVICIOS y su vigencia a partir de su publicación:

1. Objetivo General
Establecer las normas que debe seguir el personal vinculado a Adecco Servicios en su trabajo o labor
ejecutada y requiera realizar la solicitud de anticipo o legalización de gastos de viaje.
2. Objetivos específicos
• Mantener un control estricto de los dineros entregados al trabajador para la atención del viaje
encomendado según sea el caso.
• Establecer reglas básicas de legalización de gastos en periodos determinados.
• Brindar herramientas que agilicen dichos procesos de legalización.
• Asegurar al cliente manejo claro de los recursos entregados para el cumplimiento de sus objetivos.

3. Alcance
Esta política aplica para todos los funcionarios que tengan contrato de trabajo con Adecco Servicios
Colombia, y preste sus servicios al cliente “ARL BOLIVAR” quienes por circunstancias relacionadas
con el desarrollo de su trabajo deban realizar viajes dentro del territorio nacional.

Importante tener en cuenta en el momento de pedir anticipos:

• Para el pago de los gastos de viaje o pago adicional la solicitud debe realizarla el Asesor
y ser aprobado por el Director Sectorial de Bolivar.
• Debe existir una aprobación por cada uno de los líderes de Cada Sector.
• Toda legalización debe venir con las facturas soporte de cada uno de los gastos.
• Todo anticipo o legalización debe venir dentro del formato legal de Adecco Servicios.
FOR-RH-0017
• Gastos de viaje o anticipo de gasto se realizará con 3 (Tres) días de antelación.
• Se debe tener presente que después que se sube el anticipo adicional, se cuenta con un
día hábil para el desembolso según Banco del colaborador.

EL PRESENTE OTRO SI CUENTA CON LA APROBACION DE DOS REPRESENTANTES LEGALES DE LA ORGANIZACIÓN ADECCO ADELAIDA PORTILLA
LIZARAZO Y LUIS FERNANDO FONSECA, LOS DOS SUPLENTES DEL GERENTE. Y EN CONSECUENCA SE ASIGNA EL CONSECUTIVO DE APROBACION
EN SU FECHA

Dirección General: Cr 7 # 76 – 35 Piso 6 • Tel: (1) 489 5454 / www.adecco.com.co

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4. Condiciones Generales
Obligatoriedad de exigir factura de venta o documento equivalente. Emitir a nombre de Adecco
Servicios NIT: 830050228-7 según corresponda. DIRECCION: Carrera 7 No. 76-35 TELEFONO:
4895454.

FACTURA. Verificar que la factura cumpla con los siguientes requisitos:

1. Denominarse expresamente: "Factura de Venta"
2. Identificación del vendedor o de quien presta el servicio: Nombre o razón social y Nit que deben
estar pre-impresos en la factura.
3. Identificación del adquiriente: Adecco Servicios Nit. 830.050.228-7.
4. Numeración Consecutiva.
5. Fecha de Expedición.
6. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos.
7. Valor Total de la operación.
8. Identificación del impresor.
9. Calidad de Agente retenedor de IVA. (Régimen Común, Régimen Simplificado o Gran Contribuyente)
10. Verificar que este la dirección, teléfono y ciudad.
11. Si la factura no cumple con los requisitos según numerales anteriores se debe solicitar el RUT.

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Tiquetes de máquina registradora

Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas
registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de
impresión previa. En el caso de las empresas que venden tiquetes de transporte no será obligatorio
entregar el original de la factura. Al efecto será suficiente entregar copia de la misma.

Conceptos cubiertos en los gastos de viaje

Para el viajero autorizado se contempla el gasto propio según los siguientes conceptos:
• Alojamiento
• Alimentación
• Transporte

No se contempla el pago de valores a terceros a fin de justificar gastar la totalidad del valor
consignado como anticipo. Todo gasto adicional no contemplado o gasto de representación debe
ser autorizado previamente y por escrito.

5. Anticipos de viaje

Toda solicitud de viaje debe realizarse con al menos 2 días hábiles de anticipación a fin de ser
autorizados y consignados los valores requeridos. Debe llevar firma de requisición por parte del PGR,
Firma del jefe directo (Coordinador de Servicios Adecco) y correo de aprobación por el Cliente (ARL
BOLIVAR).

No se aceptarán nuevas solicitudes de anticipo hasta que no se hayan legalizado por lo menos dos
(2) solicitudes anteriores.

Los gastos de tiquetes aéreos deben ser soportados con cotización. Toda multa por retraso, o carga
adicional no anunciada deberá ser asumida por el viajero.

En el caso de que el Cliente solicite modificar el itinerario aprobado anteriormente la multa, será
asumida por Bolivar.

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6. Legalización de gastos de viaje

El solicitante del anticipo es responsable de diligenciar el formato de relación de gastos de viaje,

anexando cada una de las facturas o recibos de soporte. Ver anexo 1.

Los gastos de viaje deben ser legalizados a más tardar en 3 días hábiles siguientes a la fecha de
regreso.

Todo valor a favor del empleado le será reembolsado en su cuenta bancaria siempre y cuando esta
diferencia sea justificada, razonable y aprobada por el cliente. Todo valor sobrante del anticipo
deberá ser consignado a Adecco de manera inmediata al regreso del viaje, o será descontado por
nómina del empleado, conforme está autorizado en la nómina siguiente una vez culminado el plazo
de legalización.

Si transcurridos 30 días del viaje solicitado no se ha efectuado legalización de gastos, se procederá

a generar las acciones disciplinarias establecidas por reglamento interno de trabajo.

Nota: No se acepta por ningún motivo que dentro de los soportes de Legalización se envíen gastos
por conceptos diferentes a los que están previamente autorizados de alimentación, transporte o
alojamiento. Por ejemplo, no se aceptan conceptos como consumo de mini bar en hotel, Servicio de
Lavandería, alimentación no autorizada a terceros, bebidas alcohólicas, Room Service, compra de
elementos que no sean de trabajo etc.

Si se excede en algunos de estos montos, el valor completo deberá ser asumidos por la persona que
realizo el gasto.
Para transportes los valores van acorde al traslado y soporte. Servicio de taxi, buses, etc. Los valores
de taxi son los únicos que deben soportarse con recibos de caja menor, razonablemente justificados
y/o medios de transporte por solicitud.
Toda Legalización que se reciba debe estar debidamente soportada contra el Anticipo que se ha
solicitado con anterioridad, NO se admiten legalizaciones de gastos sin previa solicitud de anticipo.
El empleado no debe asumir por su cuenta estos valores. El Cliente debe hacer una planeación de
sus actividades y con base en estas solicita el correspondiente anticipo.

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7. Valores Máximos Autorizados

7.1 Alimentación:
Los siguientes son los valores autorizados para ciudades principales y municipios por concepto de
desayuno, almuerzo y cena:

CIUDADES PRINCIPALES MUNICIPIOS

CONCEPTO VALOR CONCEPTO VALOR
DESAYUNO* $13.000* DESAYUNO* $7.500*
ALMUERZO $17.500 ALMUERZO $10.500
CENA $17.500 CENA $10.500

* Los desayunos aplicaran cuando en el lugar de alojamiento no lo incluya.

7.2 Tiquetes aéreos

Los siguientes son los valores autorizados para transporte aéreo:
VUELO IDA - VUELTA TEMPORADA ALTA TEMPORADA BAJA
BARRANQUILLA-BOGOTA-BARRANQUILLA $ 410.000 $ 410.000
BARRANQUILLA-VALLEDUPAR-BARRANQUILLA $ 565.000 $ 565.000
BOGOTA - PUERTO CARREÑO-BOGOTA $ 680.000 $ 680.000
BOGOTA-ARAUCA-BOGOTA $ 715.780 $ 540.000
BOGOTA-BARRANCABERMEJA-BOGOTA $ 796.910 $ 648.000
BOGOTA-BARRANQUILLA-BOGOTA $ 580.000 $ 552.225
BOGOTA-BUCARAMANGA-BOGOTA $ 648.105 $ 627.295
BOGOTA-CALI-BOGOTA $ 523.385 $ 461.975
BOGOTA-CARTAGENA-BOGOTA $ 706.405 $ 595.145
BOGOTA-CUCUTA-BOGOTA $ 630.495 $ 492.345
BOGOTA-IBAGUE-BOGOTA $ 706.895 $ 621.215
BOGOTA-LETICIA-BOGOTA $ 567.000 $ 567.000
BOGOTA-MANIZALEZ-BOGOTA $ 543.477 $ 486.357
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BOGOTA-MEDELLIN-BOGOTA $ 509.715 $ 429.625

BOGOTA-MONTERIA-MONTERIA $ 705.000 $ 632.885
BOGOTA-NEIVA-BOGOTA $ 796.000 $ 555.000
BOGOTA-PASTO-BOGOTA $ 745.585 $ 734.985
BOGOTA-PEREIRA-BOGOTA $ 402.405 $ 284.235
BOGOTA-SANTA MARTA -BOGOTA $ 562.905 $ 343.005
BOGOTA-VALLEDUPAR-BOGOTA $ 680.000 $ 550.000
BOGOTA-VILLAVICENCIO-BOGOTA $ 855.075 $ 608.495
BOGOTA-YOPAL-BOGOTA $ 418.000 $ 418.000
BUCARAMANGA-YOPAL-BUCARAMANGA $ 441.000 $ 441.000
BUCARMANGA-ARAUCA-BUCARAMANGA $ 488.000 $ 488.000
CARTAGENA-BOGOTA-CARTAGENA $ 615.000 $ 615.000
CARTAGENA-MEDELLIN-CARTAGENA $ 400.000 $ 400.000
CARTAGENA-MONTERIA-CARTAGENA $ 330.000 $ 330.000
MANIZALEZ-BOGOTA-MANIZALES $ 625.000 $ 625.000
MEDELLIN-BOGOTA-MEDELLIN $ 545.000 $ 545.000
MEDELLIN-CARTAGENA-MEDELLIN $ 565.000 $ 565.000
NEIVA-PUERTO ASIS-NEIVA $ 409.000 $ 409.000
NEIVA-VALLEDUPAR-NEIVA $ 880.000 $ 880.000

Tener en cuenta que las temporadas altas en Colombia todos los años son:
• Desde mediados de diciembre hasta mediados de enero
• Semana Santa
• Desde mediados de junio hasta mediados de julio
• Carnaval en Barranquilla
• Todos los fines de semana largos con días festivos
• Semana de receso estudiantil octubre
• Festividades en las principales y diferentes ciudades del país.
Los valores de los trayectos que no estén contemplados en la tabla anterior, se deberá solicitar
mínimo dos (2) cotizaciones previamente para autorización por escrito vía mail de ARL Bolivar.

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7.3 Hospedaje
Los siguientes son los valores autorizados para Hospedaje:

CIUDAD TARIFA

ARAUCA $ 118.000
ARMENIA $ 222.000
BARRANCABERMEJA $ 235.000
BARRANQUILLA $ 230.000
BOGOTA $ 170.000
BUCARAMANGA $ 210.000
CALI $ 180.000
CARTAGENA $ 300.000
CUCUTA $ 200.000
IBAGUE $ 215.000
MANIZALES $ 170.000
MEDELLIN $ 265.000
MONTERIA $ 240.000
NEIVA $ 170.000
LETICIA $ 189.000
PASTO $ 210.000
PEREIRA $ 240.000
POPAYAN $ 210.000
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PUERTO GAITAN -META $ 135.000

SANTA MARTA $ 265.000
SINCELEJO $ 127.000
TUNJA $ 238.000
YOPAL $ 140.000
VALLEDUPAR $ 210.000
VILLAVICENCIO $ 203.000
* Adicionar el 19% de IVA

8. Recomendaciones

• Soportar debidamente gastos de transporte intermunicipal.

El soporte de los gastos de transporte intermunicipal es el "PASAJE" expedido por la empresa
transportadora, en caso contrario se debe legalizar por medio de recibo caja menor.
• Soportar debidamente gastos de alimentación:
El soporte de los gastos de alimentación es la factura expedida por el restaurante, en caso de que el
restaurante no expida factura se diligenciará un recibo de caja anotando claramente el nombre,
cédula, dirección, fecha y el teléfono del propietario, adjuntando copia del RUT del establecimiento.
• No enmendar, tachar, borrar o repisar documentos.
Los documentos que vengan en estas condiciones o les hayan aplicado corrector, "NO SE
ACEPTARAN" al igual que otros gastos que no vengan previamente autorizados (alquiler de salones,
equipos y alojamientos prestados por personas naturales, que no traigan el RUT, etc.), y dicho gasto
se desconocerá del total del reembolso y/o legalización.
• Organizar adecuadamente los soportes de legalización.
Adjuntar soportes pegándolos sobre hojas tamaño carta (preferiblemente recicladas), de manera
ordenada según orden cronológico, resaltando los valores finales de pago, y realizando al lado de
las mismas las anotaciones que sean pertinentes para justificar el gasto.
• Diligenciar anticipos de gastos y legalizaciones en el formato correspondiente.
Los anticipos efectuados deben ser legalizados en el formato oficial generado para tal fin (Anexo 1),
adjuntando la totalidad de las firmas indicadas
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• Planeación previa de viaje.

Dentro del plan de viaje a solicitar se debe tener en cuenta las ciudades de destino, fechas de ida y
regreso, estimar valores proyectados de hoteles, alimentación, transportes, taxis ADICIONAL:
• Tener presente que el pago de anticipo solo se sube hasta que se tengan las
autorizaciones correspondientes Bolivar/Adecco.
• Contar con los días de desembolso de cada uno de los bancos.
• Cada anticipo y legalización debe estar en el formato de Adecco Servicios Colombia.

Si contamos con todo esto, no generaremos inconvenientes en el momento de viajar.

9. Sanciones
Toda legalización será revisada por el empleador, y las facturas estarán sujetas a comprobación en
caso de que Adecco lo considere o el cliente beneficiario del servicio así lo requiera.
En caso de no cumplirse con los tiempos de entrega solicitados, forma de legalización, o se
presenten alteraciones, la persona responsable será citada a descargos para justificar las
inconsistencias, dando cabida a que se apliquen sanciones disciplinarias según corresponda.
10. Anexos

Hace parte integral el Formato de Anticipos y legalización de gastos de viaje FOR-RH-0017

EL TRABAJADOR, declara que le ha sido entregado un ejemplar de la política, además expresa

con su firma que conoce y entiende íntegramente su contenido haciendo parte integral de sus
obligaciones el cumplimiento de las mismas.

En señal de aceptación se firma por el trabajador a los ___ días del mes de ________201_.

Acepto:

EL TRABAJADOR
C.C. No. de

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