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ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS –
PLANEAMENTO E GESTÃO
Pedro Cabral
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Conteúdo
Porquê perder tempo a planear os nossos eventos? Seria seguramente mais rápido fazer logo o
trabalho. A razão pela qual o planeamento é tão essencial é para assegurar que o processo de
gestão do evento corre sem problemas, bem como certificar-se de que nada é deixado ao acaso. O
planeamento é o processo de estabelecer metas e decidir a melhor maneira de as atingir. As coisas
não acontecem simplesmente. Têm de ser produzidas através de um raciocínio cuidadoso e de um
planeamento eficaz. O planeamento ajuda-o a identificar as tarefas que têm de ser realizadas e a
organizar as ações que necessita de realizar para atingir os objetivos, dando-lhe, por outro lado,
medidas de desempenho para se certificar que as metas são atingidas. O planeamento permite
evitar desperdiçar e direcionar incorretamente esforços e recursos, preparando-o para quaisquer
imprevistos. Ao estar um passo à frente e preparado, o planeamento é o fator-chave para conseguir
o sucesso do seu evento.
2.1. Conceptualização
Uma vez avaliado o conceito original do evento e depois de considerado viável e de introduzidos
eventuais melhoramentos (se necessário), pode iniciar-se o planeamento geral. O plano geral
define a direção estratégica do evento, isto é, o enquadramento geral do que irá ser necessário e
quando. Ele deverá identificar:
• Pessoal/voluntários necessários
• Quando terá lugar o evento (hora / dia / mês mais apropriados)
• Onde terá lugar o evento (localização geográfica e edifício)
• Logística, tal como acesso ao edifício, interfaces, etc.
• Quem serão os clientes
• Especialistas necessários (ex. planeamento de emergência, assistentes, empreiteiros)
• Efeitos e consequências da análise SWOT
• Metas e objetivos claros
• Políticas e regras
• Flexibilidade da estrutura do plano (para permitir alterações à medida que a organização
do evento progride).
O planeamento detalhado inclui descrições dos sistemas a serem usados para o controlo e
monitorização do progresso, bem como para fornecer apoio, tais como relatórios de procedimentos,
reuniões de divulgação com as equipas, além dos critérios pelos quais será medido o desempenho.
As funções individuais são atribuídas segundo os diversos aspetos do evento, tais como o
orçamento e finanças, obtenção de recursos, marketing, RP, saúde e segurança, planeamento de
emergência, etc.
A preparação de planos de contingência também faz parte do planeamento detalhado. Estes são
criados para lidar com situações que possam surgir inesperadamente. Por exemplo, se um
fornecedor não poder fazer a entrega na data acordada, outros potenciais fornecedores que tenham
stock disponível e que tenham sido identificados como parte do processo de planeamento, podem
ser usados como alternativa. Os planos de emergência proporcionam a flexibilidade necessária
para se conseguir adaptar, pois as circunstâncias mudam ao longo do processo de planeamento.
Os planeamentos geral e detalhado acima discutidos, dão-lhe a orientação para obter e organizar
os recursos e soluções necessários para o evento a ser realizado. Mas após todas estas tarefas
terem sido concluídas e o trabalho de fundo ter sido preparado, as atividades que é necessário
levar a cabo durante o evento são outro assunto. Por exemplo, um membro da equipa do evento
encarregue de todas as atividades de marketing para publicitar o evento, deixará de ter esta função
uma vez iniciado o evento e deverá receber então outra função.
Assim, será necessário outro plano para esta fase, para monitorizar se tudo está a correr de acordo
com o plano e para voltar a organizar tudo, caso alguma coisa corra mal. Este plano de
monitorização fornece descrições das funções a serem desempenhadas enquanto o evento
decorre. É um plano que mostra quem fará o quê, quando e como, durante o evento.
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Quando o evento termina, os resultados devem ser avaliados para verificar se se atingiu os
objetivos (quer os do evento quer os da organização). A avaliação é uma etapa importante do
processo, na medida que fornece feedback e ensinamentos que serão úteis na gestão de projetos
futuros, bem como para reportar sucessos ou razões para insucessos aos agentes interessados.
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Todas as etapas do processo de gestão de eventos são descritas individualmente, pois cada uma
tem a sua própria função e valor quando realizadas separadamente.
A etapa de «conceptualização» é a etapa das ideias em que vários pensamentos são apresentados
e discutidos. O seu objetivo é proporcionar uma base para o início do desenvolvimento do evento e
é também a altura em que se decide realizar ou não o evento.
A etapa do «planeamento detalhado» descreve as operações a serem levadas a cabo para produzir
o evento. O seu objetivo é descrever como irá atingir os seus objetivos, isto é, os métodos,
procedimentos e processos que devem ser realizados por cada indivíduo envolvido, por forma a
conseguir o resultado desejado.
A etapa de «avaliação dos resultados» é a etapa final e, apesar dos resultados finais serem
importantes, a avaliação não acontece apenas no fim do evento. Os resultados devem ser
monitorizados ao longo das cinco etapas do projeto, para que se possam introduzir alterações no
seu planeamento se necessário. O objetivo desta etapa final é confrontar os resultados reais do
evento com os critérios de sucesso previamente estabelecidos, bem como identificar áreas a
melhorar em eventos semelhantes no futuro.
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Embora as etapas sejam identificadas separadamente, cada uma proporciona uma ligação à etapa
seguinte. Por exemplo, o planeamento geral não pode acontecer enquanto o estudo de viabilidade
não tenha sido acionado e aprovado. O planeamento detalhado não pode ser realizado enquanto o
plano geral e o rumo estratégico para o evento não tenham sido definidos. O próprio evento não
poderá ser gerido enquanto o planeamento detalhado que o não tenha sido realizado. Finalmente, a
avaliação dos resultados não pode acontecer enquanto os critérios de sucesso não tenham sido
estabelecidos e enquanto o evento não tenha ocorrido, não tenha sido monitorizado e não tenham
sido recolhidos os dados relevantes.
As primeiras duas etapas baseiam-se na estratégia para o evento e as últimas três nas atividades
operacionais. No entanto, nenhuma pode ser realizada com sucesso sem que a anterior ter sido
concluída. Uma vez concluídas todas as etapas, o ciclo pode ter novamente início, usando os dados
obtidos através da avaliação para o planeamento de eventos futuros.
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Conceptualização
(Planeamento
fundamental)
Avaliação Planeamento
(avaliação dos Geral
resultados) (Planeamento
Organizacional)
Um mau planeamento pode ter graves consequências. As consequências mais graves poderão
resultar de negligência no planeamento da saúde e segurança do pessoal e dos participantes no
evento, o que pode resultar em danos físicos ou mortes. No entanto, qualquer parte do evento que
não tenha sido corretamente planeada pode facilmente resultar em ruturas, num evento de fraca
qualidade, num número reduzido de participantes e em clientes e patrocinadores insatisfeitos.
Um mau planeamento pode também ter graves consequências para os seus organizadores. Para
além da perda de reputação e da má imagem, um acidente que ocorra no evento seu poderá
resultar em ações legais, má publicidade, perda de futuros negócios e no pagamento de
compensações financeiras às vítimas do acidente, o que poderá levar o seu negócio à falência.
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5. BIBLIOGRAFIA
Giacaglia, Maria Cecília, Organização de eventos: teoria e prática, Ed. Thomson, 2003