FACULTAD DE INGENIERÍA Y

CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

LA ENCUADERNADORA S.A.

Braian Alejandro Cadena Romero 1711020149

Mayo 2019

Universidad politécnico gran colombiano

Bogotá D, C.

Compras y Aprovisionamiento
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Contenido

1. INTRODUCCIÓN .......................................................................................................... 3
1.1. OBJETIVO GENERAL ........................................................................................... 4
1.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS .................................................................................. 4
2. JUSTIFICACIÓN............................................................................................................ 5
3. METODOLOGIA ........................................................................................................... 6
3.1. Análisis .................................................................................................................... 6
3.2. Planteamiento del problema..................................................................................... 6
3.3. Justificación de la investigación .............................................................................. 6
3.4. Solución ................................................................................................................... 6
4. DIAGNOSTICO DEL PROBLEMA .............................................................................. 6
5. ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS Y CRITERIOS DE EVALUACIÓN .................. 9
Alternativas Construidas ..................................................................................................... 9
5.1. Priorización en la producción .................................................................................. 9
5.2. Trazabilidad ............................................................................................................. 9
5.3. Proveedor ................................................................................................................. 9
6. CRITERIOS DE EVALUACIÓN PARA SELECCIONAR LA MEJOR
ALTERNATIVA .................................................................................................................. 10
6.1. Productos Entregados ............................................................................................ 10
6.2. Producción ............................................................................................................. 10
6.3. Proveedores ............................................................................................................ 11
7. RECOMENDACIONES Y CONCLUSIONES ............................................................ 11
7.1. Recomendaciones .................................................................................................. 11
7.2. Conclusiones .......................................................................................................... 12
8. BIBLIOGRAFIA ........................................................................................................... 13
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1. INTRODUCCIÓN

Actualmente en las diferentes industrias se define la cadena de suministros tanto en las

entradas como las salidas del proceso, pero es importante tener en cuenta áreas que hacen
parte del grupo de apoyo y que son fundamentales para el proceso de producción, en este
caso se toma el tema de compras, ya que este abarca todas las actividades requeridas
procurando la entrega y desarrollo del abastecimiento de los materiales y/o servicios que se
requieren para poder cumplir las necesidades de una empresa.

De esta manera la empresa “la encuadernadora” esta demarcada por un proveedor que
genera una eventualidad y por ende no puede generar la materia prima respectiva para que
la empresa encuadernadora, pueda dar continuidad a su proceso de fabricación, lo cual
puede generar un impacto de producción, disminución laboral, incumplimientos laborales,
entre otros. Por ello es necesario establecer o generar un plan de mejora para poder dar la
continuidad dentro del mercado competitivo.
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1.1. OBJETIVO GENERAL

 Analizar y desarrollar una solución exitosa a la problemática presentada por la

empresa “LA ENCUADERNADORA S.A.”, aplicando una metodología en el
desarrollo que mitigue el impacto de la industria.

1.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Definir los diferentes métodos de análisis de riesgo a los proveedores.

 Establecer modelos de mitigación de riesgo para cambios de proveedor.

 Identificar posibles soluciones a las eventualidades reportadas por la entrega y

abastecimiento de los proveedores.
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2. JUSTIFICACIÓN

Dentro del sector manufacturero se encuentra una empresa contextualizada dentro de la

fabricación de producto terminado con base en la estructura del papel, está empresa se
demarca por una situación reportada dentro de la entrega de sus materias primas y afectada
en el punto donde la demanda genera el mayor pico de consumo, este proveedor se ve
afectado por condiciones laborales que repercuten en un paro y por ende la falta de
cumplimiento a los planes de entrega de materia prima a la compañía Encuadernadora.

En efecto se evidencia una eventualidad que repercute en el normal proceso de fabricación

de la empresa Encuadernadora y como proceso de análisis se debe hacer una investigación
para comprender, analizar y aplicar conceptos de manejo de compras y aprovisionamiento
para mejorar las estrategias de abastecimiento y compra, con el fin de poder reducir el
impacto al que está sometida dicha empresa.
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3. METODOLOGIA

Dentro del modelo a trabajar para el análisis, desarrollo y solución del problema se va a
partir por una estructura sencilla y con funciones específicas para poder establecer la
solución más eficaz y con menos impactos sobre la compañía, este se divide en las
siguientes partes:

3.1. Análisis

Definir en forma precisa todas las variables de solución frente a la problemática que
enfrenta la compañía “Encuadernadora”.

3.2. Planteamiento del problema

Conocer las causas del desabastecimiento de materia prima en la encuadernadora,

debilidades de su principal proveedor, consecuencias de una mala decisión.

3.3. Justificación de la investigación

Por medio de este caso se detecta posibles soluciones, tomar medidas de prevención,
mitigar causas y efectos negativos ante imprevistos como este.

3.4. Solución

Dentro de este marco se podrá compartir ideas y plantear la mejor solución al problema
propuesto.

4. DIAGNOSTICO DEL PROBLEMA

En el sector de producción de elementos con participación nacional en el mercado del

diseño, producción y distribución de productos de papelería escolar se encuentra la empresa
Encuadernadora, la cual se basa en productos hechos a base del bagazo de caña de azúcar
para contribuir a las necesidades del medio ambiente y poder satisfacer las necesidades en
la demanda de dichos productos.
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Por otro lado el país se ve actualmente afectado por diversas crisis que tienden a disminuir
la eficacia de las empresas manufactures, todo los procesos que se ven afectados por la
suspensión de la producción de dichas compañías, no solo se ven reflejadas al interior de la
empresa sino que resultan perjudicando al consumidor final, el cuál no tiene disponibilidad
de dichos productos para su utilización.

Es de muy reiterativa ocasión evidenciar paros en las diferentes compañías del país, los
cuales afectan de manera directa la producción, distribución y compra de los productos, lo
que conlleva al desabastecimiento tanto en las plantas productoras como de producto
terminado en los puntos de venta.

Por esta razón en la mayoría de las fabricas son conscientes de los grandes cambios que
existen en el clímax laboral de sus negocios, y entienden que el éxito de su empresa
depende en forma importante de las maneras de adaptarse a los cambios, problemáticas o
situaciones que se dan en ese medio que llega a ser muy variable.

Teniendo en cuenta dicha información se debe efectuar un análisis sobre la empresa “La
Encuadernadora S.A.”, con el fin de poder diagnosticar la situación de esta empresa, se
utilizara la herramienta de análisis de datos presentes con el propósito de identificar y
estudiar las tendencias y fenómenos que influyen en las problemáticas planteadas.

De dicha manera se genera una análisis a nivel externo e interno, en donde el análisis
externo parte del comportamiento del medio ambiente en donde opera la empresa y el
análisis interno parte de la información que nos describe la forma en que opera una
empresa. Por esta razón se utiliza el Análisis DOFA.

POSITIVO NEGATIVO

FORTALEZAS:
-Presencia directa en 12
países
-Especializada en diseño,
ORIGEN INTERNO producción y distribución.
-3 plantas de producción.
DEBILIDADES:
-Incremento de personal por
temporada.
-Ocupación mayor de la
planta en los meses de
Agosto a Enero.
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OPORTUNIDADES AMENAZAS
-Comprar materia prima en -Único proveedor para la
otro sectores. adquisición de materia
-Evaluar producto terminado prima.
ORIGEN EXTERNO en otros lugares. -Diferentes paros.
-Disponibilidad de materia
prima.

SITUACIÓN CONSECUENCIAS ALTERNATVIAS

Todo esto conlleva a
replantear decisiones
La situación de la Desabastecimiento de la mercancía tomadas
empresa anteriormente por la
Encuadernadora Disminuir la producción y llevarlo a incumplir empresa para el
S.A se enmarca por fuerza mayor a muchos de sus clientes que mejoramiento
en un escenario dependen en gran medida de esta importante continuo de cada
que registra una materia prima para la fabricación de otros proceso desde la
situación productos. compra de materias,
preocupante, el proceso de
debido a que en producción y su
un futuro puede logística; hasta la
presentar La existencia de roturas de inventario en la entrega final al
iliquidez y cadena de suministros cliente. Para todo
pérdidas de venta ello es necesario
registrada por el Como consecuencia al no contar con diferentes identificar algunas
indicador de proveedores, se ven en la difícil situación de alternativas que
demanda escases de la materia prima para elaborar toda permitan lograr el
insatisfecha. la línea de artículos escolares, no obstante la objetivo de un buen
falta de planificación logística para el manejo servicio al cliente
de su inventario hace que tengan poco control con entregas
sobre esta situación y no permite realizar las oportunas y de
entregas oportunas a sus clientes. calidad
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5. ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS Y CRITERIOS DE EVALUACIÓN

Evaluando los conceptos de entradas y salidas del proceso es de gran Importancia

identificar el problema de desabastecimiento por la ENCUADERNADORA S.A. es
necesario crear medidas que permitan controlar de forma eficaz el inventario y poder suplir
las necesidades de todos los cliente; teniendo como principal problema la perdida de ventas
por falta de stock en productos terminados, y las debilidades que presenta en la gestión de
materias primas, de esta manera se utilizara las siguientes alternativas con sus
correspondientes criterios de evaluación para mejorar todo el proceso desde la fabricación
hasta la entrega de cada uno de los artículos producidos por la empresa.

Alternativas Construidas

5.1. Priorización en la producción

Teniendo en cuenta que la empresa “La encuadernadora S.A” debe tener claro en qué
cantidades y que productos se van a fabricar en un periodo de largo plazo y en qué
cantidades, permite hacer una mejor planeación de la producción, de las finanzas y de los
mercados que se van atender; de esta manera tener claro cuáles son los productos que van a
tener mayor existencia con plena seguridad de que el desabastecimiento va a estar reducido,
debido a que ya existe una planeación previa que abre las puertas para contar con las
materias primas necesarias en los momentos establecidos y en las condiciones en que se
requieren.

5.2. Trazabilidad

La empresa encuadernadora S.A debe mantener la trazabilidad de sus productos a fin de

garantizar en los futuros periodos poder hacer los pronósticos de los diferentes Kardex de
productos que pueda tener una base sólida de información histórica para manejar un tipo de
pronostico que sea más preciso, arroje un menor error y sea lo suficientemente confiable
para proyectar los consumos de materias primas, y así consolidar una información que
conduzca al correcto abastecimiento de materiales y a la satisfacción real de la demanda.

5.3. Proveedor

Dentro de la empresa encuadernadora S.A se debe evaluar en la diversidad de proveedores

como parte integral de la agenda empresarial, los beneficios de estos cambios son
múltiples, usualmente los compradores que optan por una mezcla de proveedores son los
más innovadores, con una visión de futuro y más resistentes a los cambios. Además el
problema de desabastecimiento que presenta esta empresa ha intensificado la competencia
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para reducir los costos de manufactura, tiempos de fabricación y de entrega, así como para
aumentar la flexibilidad de su producción; por esta razón la compañía debe identificar
proveedores competentes a quienes subcontratar la producción de múltiples insumos,
componentes y módulos de productos o bien a quienes asignar la realización de varias
actividades del negocios, entre ellas las de logística.

6. CRITERIOS DE EVALUACIÓN PARA SELECCIONAR LA MEJOR

ALTERNATIVA

6.1. Productos Entregados

En el proceso de salida del mapa de procesos o finalidad de la cadena de suministros se

establece el cumplimiento de manera oportuna a los clientes, por tal motivo debe evaluarse
desde el primer proceso de la cadena de abastecimiento que haya un adecuado
funcionamiento y cumplimiento de los tiempos pactados tanto en la fabricación de los
productos como el abastecimiento a las instalaciones y posteriormente en él envío
correspondiste a cada tienda de venta, la métrica establecida muestra la eficiencia de los
envíos respecto a un nivel determinado de pedidos, es importante que estos sean iguales a
las solicitudes y para conocerlo se evalúa con la siguiente métrica.

𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑒𝑛𝑣í𝑜 Se determina el número de envíos que se

; realizan de Producción acuerdo a la
𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑝𝑒𝑑𝑖𝑑𝑜𝑠
cantidad correspondiente de pedidos por
cliente.

6.2. Producción

Establecer las cantidades en promedio de productos que son desplazados de las

instalaciones al centro de venta, para determinar el nivel de eficiencia y eficacia del
abastecimiento de materia prima, evidenciando si la productividad por parte de los
empleados y los proveedores, conocer sin han sido intermitentes en sus entregas
correspondientes, es necesario medirlo en un lapso de tiempo corto alrededor de 24 horas
por la cantidad de productos que se mueven diariamente, también se puede establecer de
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manera periódica en lapsos de 5 a 15 días aproximadamente puesto que el proceso es

dispendioso.

Evaluación de eficiencia

𝑉𝑜𝑙𝑢𝑚𝑒𝑛 𝑚𝑜𝑣𝑖𝑑𝑜 Determinar la cantidad de

∗ 100 ;
𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 ℎ𝑜𝑟𝑎𝑠 𝑡𝑟𝑎𝑏𝑎𝑗𝑑𝑎𝑠 productos movidas en día laborado
generando porcentaje

6.3. Proveedores

En la lista de selección de proveedores se debe generar una satisfacción, ya que estos son
los responsables de suministrar la materia prima para llevar a cabo todo el proceso de
producción, es necesario contar con indicadores de tiempo de entrega, cantidad y costos
para abastecimiento, ya que son las estrategias determinantes para ello se utilizara el
siguiente indicador de selección.

Se determina el costo y la calidad de

𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜 𝑚𝑎𝑡𝑒𝑟𝑖𝑎 𝑝𝑟𝑖𝑚𝑎 𝑝𝑟𝑜𝑣𝑒𝑒𝑑𝑜𝑟(𝑥)
∗ 100
𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜 𝑚𝑎𝑡𝑒𝑟𝑖𝑎 𝑝𝑟𝑖𝑚𝑎 𝑝𝑟𝑜𝑣𝑒𝑒𝑑𝑜𝑟 (𝑦)
la materia prima a utilizar que
; permitan alcanzar y sostener una
determinada posición en el entorno
socio económico.

7. RECOMENDACIONES Y CONCLUSIONES

7.1. Recomendaciones

Es importante resaltar en este punto los temas que repercuten sobre la empresa y los
posibles traumatismos que puedan llegar a convertirse en la causa, debido a inconvenientes
producidos por sus proveedores y de esta manera proponer la primera opción como la
alternativa mas viable y tangible, con el fin de poder generar el menor impacto sobre los
temas en la demanda, calidad y cumplimiento de sus diversos clientes.

Esto se puede desarrollar al comportamiento de los productos entregados con respecto al

mapa de proceso y sobre todo al ítem de salida del mismo, esto como finalidad de la cadena
de abastecimiento y entrega en los tiempos pactados tanto en la fabricación de los
productos como el abastecimiento a las instalaciones.
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7.2. Conclusiones

Dentro de la investigación se pudo establecer una problemática demarcada dentro de la

empresa ECUADERNADORA S.A. y su posible alternativa de solución, pero al momento
de enfrentar un evento por los corteros de caña se pudo demostrar un solo proveedor de su
insumo principal. Por lo cual se pudo generar tres alternativas posibles para apoyar la
empresa en el punto coyuntural que se encontraba, para resolver el problema de la demanda
de producción y el posicionamiento de la marca, se desarrollo la mejor alternativa y se
evidencio que esta no se afectara la producción, los costos y la calidad.

Revisando las diferentes alternativas se pudo desarrollar un mejor manejo del stock que
cubre las variables inesperadas, realizando un análisis operacional y funcional de los
abastecimientos para garantizar un volumen de producción y capacidad de almacenamiento.
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8. BIBLIOGRAFIA

 Slide Share. (2012). Visible body: Como construir una Matriz

DOFA.http://es.slideshare.net/remyor09/cmo-construir-una-matriz-dof

 Eva Martha Chaparro Salinas y Minerva Martínez Ávila. Asesoría didáctica y

diseño web:Decid. (2009). ACTIVIDAD 3 Actividad integradora.
http://www.seduca2.uaemex.mx/material/LIA/AEPyMES/Cnt21.php.

 Andric López. Métodos de Evaluación de Alternativas. 2014.

https://prezi.com/nwnktxxalm71/metodos-de-evaluacion-de-alternativas/