H.

AYUNTAMIENTO CONSTITUCIONAL
DE ACAPULCO DE JUÁREZ

Contraloría General, Transparencia y

Modernización Administrativa

Dirección de Calidad y Modernización Administrativa

PROCEDIMIENTO
EMISIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS

DCMP-01
 Código: DIRECCIÓN DE CALIDAD Y Emisión:
DCMP-01 MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA 25-07-16

PROCEDIMIENTO EMISIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Revisión: 03

1.- Objetivo.

Establecer los lineamientos para controlar la información documentada, que integra

el Sistema de Gestión de la Calidad del H. Ayuntamiento de Acapulco de Juárez,
garantizando con ello la utilización de la documentación vigente.

2.- Alcance.

Comprende toda la Estructura Documental, de origen interno y externo declarados en

la Lista Maestra de Documentos.

3. Actividades.

3.1 Determinación de la información documentada aplicable al Sistema de

Gestión de la Calidad.

El H. Ayuntamiento de Acapulco de Juárez, determina la información necesaria para

el Sistema de Gestión de la Calidad, la cual se clasifica de la siguiente manera:

Documento Descripción
Documento que establece la manera en que el H.
 Manual
Ayuntamiento da cumplimiento a la Norma ISO 9001:2015.
Documento que establece lineamientos para orientar los
 Directriz esfuerzos y aptitudes y criterios de las personas para el logro
esperado. (Política de Calidad,Objetivos de calidad, etc.).
Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que
 Procedimiento de interactúan, las cuales contribuyen al cumplimiento de los
Soporte objetivos de los macroprocesos, transformando entradas en
resultados.
 Procedimiento Contiene la forma específica para llevar a cabo una actividad
Operativo de un procedimiento de soporte.
Es el documento que establece el objetivo, resultados
 Plan de Calidad esperados, recursos y método para la operación de los
macroprocesos.
Muestra los pasos en forma resumida (escrita o por
 Instructivo
imágenes) la manera de hacer el trabajo o actividad.
Documento que tiene información de las actividades
realizadas, o de los servicios prestados. Un registro se usa
 Registro
como evidencia, para demostrar la realización de un proceso
o de una actividad.
 Documentos Normas, leyes, reglamentos, lineamientos, emitidos por la
Externos. autoridad.

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PROCEDIMIENTO EMISIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Revisión: 03

3.2 Creación y actualización.

Los titulares responsables de los macroprocesos y procedimientos de soporte,

identifican la necesidad de crear y actualizar los documentos internos del Sistema; de
igual manera, tienen la responsabilidad de supervisar periódicamente la actualización
de los documentos de origen externo aplicables; para lo cual, documentan en la
Solicitud de Alta, Modificación o Baja de Documentos DCMR-02, la siguiente
información:

 Tipo de movimiento: (alta, baja o modificación).

 Motivo del alta, modificación o baja: (descripción).
 Identificación y descripción: (Nombre, código, revisión, fecha de creación o
modificación y fecha de aprobación).
 Elaboró: (nombre de la persona que elabora el documento tomando en
consideración no interrumpir el cumplimiento legal, buscando la eficacia de la
operación.
 Visto bueno del titular: (nombre del titular del área)
 Revisión criterios de elaboración/modificación: (nombre del responsable del
Departamento de Control Documental, que revisa el cumplimiento de los criterios
establecidos con el presente procedimiento).
 Aprueba para alta en el Sistema): (nombre del titular de la Dirección de Calidad
y Modernización Administrativa, que aprueba el Alta del documento en el Sistema
de Gestión de la Calidad.

Cuando las dependencias del H. Ayuntamiento de Acapulco de Juárez, tienen la

necesidad de crear o actualizar un documento para el Sistema, el Enlace de Calidad,
acude al Departamento de Control Documental por la Solicitud de Alta,
Modificación o Baja de Documentos DCMR-02, en donde se corrobora con el
Sistema la información que se documenta en la solicitud.

3.2.1 Actualización y mantenimiento de la información documentada.

Los titulares responsables de los macroprocesos y procedimientos de soporte, tienen

la responsabilidad de realizar las revisiones periódicas a los documentos, de acuerdo
a los siguientes criterios:

a) Mínimo cada 4 años.

b) Según lo acuerde la Dirección de Calidad y Modernización Administrativa.
c) Si es detectado algún cambio dentro del macroproceso o procedimiento de
soporte antes de los 4 años.

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La Dirección de Calidad y Modernización, informa al Comité del Sistema de Gestión

de la Calidad en su reunión trimestral, sobre los cambios realizados a la
documentación del SGC (altas, bajas, modificaciones o cambios al Sistema de
Gestión de Calidad), quedando asentado dentro de la minuta de esta reunión.

3.3 Identificación y elaboración de los documentos.

Los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad, se codifican de acuerdo al

Listado de Procedimientos de Soporte para codificación, de acuerdo a los
siguientes puntos:
Ejemplo
1) 3 letras código del Procedimiento de Soporte.
Consta de tres letras mayúsculas, haciendo
referencia al Procedimiento de Soporte del que DZOP-01
se trate. 1) 2) 3)

2) 1 letra tipo de documento.

Es la letra que identifica el tipo de documento determinado para la información
del Sistema de Gestión de la Calidad, por ejemplo:

M = Manual
D = Directriz
P = Procedimiento operativo
I = Instructivo
R = Registro

3) 2 dígitos número consecutivo.

Es el número consecutivo de los documentos generados por procedimiento de
soporte.

Para los casos donde sea utilizado un formato como base para desarrollar el
documento final, se identifica mediante el término “Anexo” y un número consecutivo,
el cual se colocará debajo de la codificación del documento.

Todos los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad que se creen o

actualicen, deben tener un encabezado, indicando de esta manera, el Código, Área,
Nombre del Documento, Emisión y Revisión, por lo que es utilizado el Formato
paraElaborar Documentos DCMR-01.

Encabezado:

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Asimismo, deben llevar al calce de cada página la leyenda:

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Los elementos que contiene cada documento corresponden al tipo de documento

generado:

a) Manual del Sistema:

Documento que establece el Sistema de Gestión de la Calidad del H.
Ayuntamiento de Acapulco de Juárez.

b) Manual de Macroproceso:
Es el documento que contiene la documentación de soporte, identificada desde la
planificación del macroproceso y necesarias para su operación.

c) Directriz:
Para este documento, se podrá considerar el encabezado del Sistema y el pie de
página con la leyenda (DOCUMENTO PROPIEDAD DEL H. AYUNTAMIENTO CONSTITUCIONAL DE ACAPULCO DE JUÁREZ / PROHIBIDO
SU USO EXTERNO SIN AUTORIZACIÓN).

d) Procedimiento operativo:
Para este documento, se deben
considerar los siguientes puntos:

1 Encabezado.
2. Objetivo.
3. Alcance.
4. Actividades.
5. Referencias.
6. Control de Cambios.
7. Flujograma.
8. Pie de página (Leyenda) y núm. de página.

En los procedimientos operativos se describe la manera de realizar las actividades

de las etapas identificadas en el Mapeo de Procedimiento de Soporte POPR-05,
contestando las preguntas qué, quién, cuándo, cómo y dónde.

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e) Instructivo:
Para este documento, se deben los siguientes puntos:
1 Encabezado.
2. Objetivo.
3. Alcance.
4. Actividades.
5. Control de Cambios.
7. Pie de página (Leyenda) y núm. de página.
* Las referencias y flujograma pueden o no ser incluidos.

f) Registro:
Para este documento, se consideran los siguientes puntos:
1. Nombre
2. Código
3. Revisión

NOTAS: Los registros son documentos que tienen información documentada de las
actividades realizadas, o de los servicios prestados de un macroproceso o
procedimiento de soporte, el diseño lo lleva a cabo cada uno de los procedimientos
de soporte; por lo que NO es necesario utilizar el encabezado ni el pie de página.

Asimismo, la información documentada por las áreas a través de software ejemplo:

(programas, bases de datos, etc.) considerada como “Registros”, que no puedan
codificarse ni colocar revisión, se identificarán únicamente con el Nombre y para
darlos de Alta en el Sistema, se proporcionará una copia del mismo.

Para los casos en que se tengan que hacer oficios, índices, catálogos, listados, etc.,
se utilizará el formato libre de acuerdo a las características y actividad a expresar, los
cuales no les aplica lo establecido en el presente procedimiento.

3.4 Control de la información documentada.

El Sistema de Gestión de la Calidad del H. Ayuntamiento Constitucional de Acapulco,

controla la información documentada de origen interno y externo, por medio de la
Lista Maestra de Documentos del SGC DCMR-04, definiendo el tipo de control de
acuerdo a los siguientes campos:
 Tipo de Movimiento  Código del procedimiento de soporte.  Período de revisión.
 (alta, modificación o baja)  Procedimiento de soporte.  Soporte (papel, electrónico).
 Autorización (nombre: titular que otorga  Compartido.  Preservación.
el Visto Bueno; el que revisa los criterios  Tipo de Documento  Almacenamiento.
y el que aprueba el Alta en el Sistema).  Código del documento.  Acceso.
 Descripción / Motivo del  Nombre del documento.  Recuperación.
 (alta, modificación o baja).  Revisión  Tiempo de retención.
 Área.  Fecha de creación.  Confidencialidad.
 Macroproceso.  Fecha de revisión.

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3.4.1 Documentos en retención y obsoletos.

Los titulares responsables de los macroprocesos y procedimientos de soporte,

definen el tiempo de retención de los registros que se encuentran en cada una de las
áreas, proporcionando esta información al departamento de Control Documental, al
momento de entregar la Solicitud de Alta, Modificación o Baja de Documentos
DCMR-02; la Dirección de Calidad y Modernización Administrativa, a través del
Departamento de Control Documental, es responsable de controlar los documentos
obsoletos que se encuentran en el archivo de la Lista Maestra de Documentos del
SGC DCMR-04, los cuales serán enviados a una archivo temporal, mediante una
carpeta con el nombre DOCUMENTOS OBSOLETOS; esto para cumplir con su
período de retención y disposición.

3.4.2 Disponibilidad y conservación.

Cuando la Dirección de Calidad y Modernización Administrativa da de Alta un

documento en el Sistema, los titulares responsables de los macroprocesos y de los
procedimientos de soporte, se aseguran a través del Enlace de Calidad, que éstos se
encuentren disponibles en los puntos de uso, de forma electrónica,conservando
como evidencia la Lista de Propietario DCMR-05o minuta de reunión.

En cada una de las áreas del H. Ayuntamiento, conservan una copia de manera
digital de la información del Sistema de Gestión de la Calidad, teniendo como
responsabilidad de mantener los registros de acuerdo a la Solicitud de Alta,
Modificación o Baja de Documentos DCMR-02.

Para los casos de copias impresas, éstas serán consideradas como copias no
controladas para efectos de consulta, siendo responsabilidad del interesado, verificar
que sea la última revisión.

3.4.3 Protección, almacenamiento y preservación.

El H. Ayuntamiento de Acapulco de Juárez, a través del Departamento de Control

Documental de la Dirección de Calidad y Modernización Administrativa, se asegura
de protegerla información documentadaal incluirla en el Sistema en formato PDF,
para eliminar cualquier uso inadecuado y sea visible a todo el personal,a excepción
de los documentos confidenciales y registros; asimismo, los titulares responsables de
los macroprocesos y procedimientos de soporte, definen la forma de almacenar y
preservar la información, por alguno de los siguientes medios de acuerdo al tipo de
formato: protectores plásticos, fólders, carpetas leforts, memoria externa, CD (disco
compacto), DVD, o cualquier otro dispositivo que se requiera de acuerdo a la

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tecnología utilizada; y esta información se documenta en la Lista Maestra de

Documentos del SGC DCMR-04, por el responsable del Departamento de Control
Documental a través delaSolicitud de Alta, Modificación o Baja de Documentos
DCMR-02.

En el caso de los registros, los titulares de los procedimientos de soporte, se

aseguran, de la legibilidad de la informacióndocumentada impresa; por lo que, deberán
tomar en cuenta las siguientes especificaciones:

 Queda prohibido, realizar cualquier tipo de tachaduras, enmendaduras, anotaciones,

dobleces, maltratos, etc. a los documentos, que pudieran dificultar la lectura.
 Cuando se sellen y firmen los documentos, se deberá tener cuidado de no perder
la visibilidad de los textos.

Para ver la información catalogada como confidencial, se procede de acuerdo a lo

señalado en el Procedimiento de Soporte "Atención de solicitudes de acceso a la
información", de la Dirección de Políticas Públicas y Transparencia, de la
Contraloría General, Transparencia y Modernización Administrativa.

Los registros, por ser un documento que contiene la información de los servicios
prestados que realizan los procedimientos de soporte, éstos se distribuyen en su
formato original; para poder ser utilizados por el personal que realiza las actividades
cotidianas.

3.4.4 Distribución, acceso y recuperación.

Cuando se crea o actualiza un documento por los titulares responsables de los
procedimientos de soporte; y se da de Alta en el Sistema, la Dirección de Calidad y
Modernización Administrativa, distribuye la información en forma digital, a través de
la página oficial del H. Ayuntamiento acapulco.gob.mx, o del Enlace de Calidad de la
dependencia que controla el procedimiento de soporte al que pertenece el
documento, teniendo como evidencia la Lista de Propietario DCMR-05 y/o correo
electrónico del envío de la información.

Los formatos digitales del Sistema de Gestión de la Calidad, emitidos por la Dirección
de Calidad y Modernización Administrativa, deben ser utilizados por todas las áreas
que integran el Sistema, con la finalidad de que sean uniformes.

La forma de acceder a esta información es a través de los titulares, jefes de

departamento y/o enlaces de calidad, generadores de la documentación de los
macroprocesos o procedimientos de soporte.

La información del Sistema de Gestión de la Calidad que mantiene en poder el

Departamento de Control Documental, es documentación controlada, por lo que,

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para entregar copia de dicha información, debe ser únicamente, previa autorización
del Director de Calidad y Modernización Administrativa, y esta información debe
solicitarse por medio de un oficio firmado por el Titular del área solicitante
especificando las razones para su uso, registrando su entrega en el formato Control
de la Información digital entregada DCMR-03.

El Departamento de Control Documental de la Dirección de Calidad y Modernización

Administrativa, conserva un respaldo digital para recuperar la información
documentada del Sistema de Gestión de la Calidad, en el archivo Dropbox por
medio de carpetas; así como, de acuerdo a las necesidades de uso y mantenimiento
de la información.

Los titulares de los procedimientos de soporte, determinan la forma de recuperar,

mantener y respaldar la información, de acuerdo a su uso, documentando esta
información el responsable del Departamento de Control Documental en la Lista
Maestra de Documentos del SGC DCMR-04, a través de la Solicitud de Alta,
Modificación o Baja de Documentos DCMR-02.

La información documentada de origen externo, que el H. Ayuntamiento

Constitucional de Acapulco, determina como necesaria para el Sistema de Gestión
de la Calidad, se identifica por medio de la Lista Maestra de Documentos del SGC
DCMR-04.

El Sistema de Gestión de la Calidad del H. Ayuntamiento de Acapulco, mantiene el

control de cambios de la información documentada en la Lista Maestra de
Documentosdel SGC DCMR-04.

3.5 Contenido del Documento.

El Enlace de Calidad es el responsable de elaborar la información documentada para

los macroprocesos y procedimientos de soporte requerida para el Sistema,
proporcionada por los titulares, y firman en el recuadro "Elaboró" de la Solicitud de
Alta, Modificación o Baja de Documentos DCMR-02.

Una vez que esta información fue elaborada, los titulares de los macroprocesos y
procedimientos de soporte, son los responsables de verificar que el contenido y
forma de los documentos, sean acordes con las actividades requeridas para el
otorgamiento de los servicios determinados en los macroprocesos, concediendo su
Visto Bueno firmando la Solicitud de Alta, Modificación o Baja de Documentos
DCMR-02.
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El H. Ayuntamiento de Acapulco de Juárez, se asegura que el control de la

información documentada de los procedimientos de soporte que integran los
macroprocesos del Sistema de Gestión de la Calidad, corresponde a la identificada
en la Lista Maestra de Documentos del SGC DCMR-04, a través de las revisiones
trimestrales que realiza el Comité Técnico del Sistema de Gestión de la Calidad y de
las auditorías internas de calidad; teniendo como evidencia la Revisión del Control
de la Información DocumentadaDCMR-06.

Las observaciones serán incluidas en la Matriz Acumulada de No Conformidades,

Corrección y Acción Correctiva CSNR-01, para su seguimiento y corrección.

3.6 Entrega de la información documentada a la Dirección de Calidad y

Modernización Administrativa.

El Departamento de Control Documental, es el encargado de controlar de manera

digital,la totalidad de la información documentada generada por los macroprocesos y
procedimientos de soporte que integran estos macroprocesos del Sistema de
Gestión de la Calidad.

Una vez que la documentación fue generada y/o modificada, los titulares
responsables de los macroprocesos y procedimientos de soporte, deberán entregar
esta información a través de su Enlace de Calidad, al Departamento de Control
Documental de la Dirección de Calidad y Modernización Administrativa, para su Alta
en el Sistema, proporcionando la Solicitud de Alta, Modificación o Baja de
Documentos DCMR-02 y los archivos digitales correspondientes.

3.7 Revisión de los criterios.

Los Enlaces de Calidad responsables de los macroprocesos y/o procedimientos de

soporte entregan la información al responsable del Departamento de Control
Documental, quien revisa que la información, cumpla con los criterios establecidos en
el presente procedimiento y sea acorde a los requisitos de la Norma ISO 9001:2015.

Si el documento cumple con los criterios establecidos, el responsable del

Departamento de Control Documental, firma la Solicitud de Alta, Modificación o
Baja de Documentos DCMR-02.Cuando el documento No cumpla con los criterios
establecidos, el responsable del Departamento de Control Documental no firma y se
hace del conocimiento del motivo de su No Autorización dentro de la Solicitud de
Alta, Modificación o Baja de Documentos DCMR-02.

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3.8 Periodo de adecuación y prueba.

Con la finalidad de no interrumpir la operatividad de las Secretarías, Subsecretarías,

Coordinaciones Generales, Direcciones Generales y/o cualquier otra unidad
administrativainvolucrada en el alcance del SGC, y a su vez lograr una adecuada
revisión y aprobación de la información documentada y asegurar que sea idónea
para su uso; de considerarse necesario, se podrán poner en práctica las actividades
descritas en el documento para observar durante un periodo de prueba su
adecuación para el fin que fue creado y posteriormente proceder a la alta en el SGC.

3.9 Aprobación y Alta en el Sistema.

Una vez que el responsable del Departamento de Control Documental, revisó la

información y si ésta cumple con los criterios establecidos, la Dirección de Calidad y
Modernización Administrativa, aprueba el Alta en el Sistema, firmando la Solicitud
de Alta, Modificación o Baja de documentos DCMR-02.

Posteriormente, el responsabledel Departamento de Control Documental, procede a

dar de Alta en la Lista Maestra de Documentos del SGC DCMR-04.

3.10 Control de los registros que se derivan de la operación de los

macroprocesos.

Los registros derivados de la operación de los servicios citados en los requisitos de la

Norma ISO 9001:2015, tales como: 7.1.5.1 tercer párrafo; 8.1 e); 8.2.3.2 incisos a) y
b); 8.5.2 tercer párrafo; 8.5.3 tercer párrafo; 8.5.6 segundo párrafo; y, 8.6, se
identifican y se describen a través de los procedimientos operativos correspondientes
a las actividades dentro del alcance de los macroprocesos.

NOTA: Los documentos establecidos en el Sistema de Gestión de la Calidad, NO

deberán tener impreso el Logo ISO.

4. Referencias.

Procedimiento de Soporte: Atención de Solicitudes de Acceso a la Información.

S/C Manual del Sistema de Gestión de la Calidad.
DCMR-01 Formato para Elaborar Documentos
DCMR-02 Solicitud de Alta, Modificación o Baja de Documentos.

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DCMR-03 Control de la Información Digital Entregada.

DCMR-04 Lista Maestra de Documentos del SGC.
DCMR-05 Lista de Propietario.
DCMR-06 Revisión del Control de la Información Documentada.
POPR-05 Mapeo de Procedimiento de Soporte
CSNR-01 Matriz Acumulada de No Conformidades, Corrección y Acción Correctiva.

5. Control de Cambios.

Revisión Fecha
01 26-05-16
02 13-07-16
03 25-07-16

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6. Flujograma.

INICIO a

Recepción de la información
Elaboración y/o actualización de los documentada de los
documentos para el control de la macroprocesos y procedimientos
información documentada de soporte y para dar de Alta en
el Sistema

Recepción de los procedimientos y

formatos generados para el
Sistema Revisión No
Cumple con
requisitos

Sí
Revisión
No
Cumple con
requisitos
El titular del Departamento de
Control Documentar firma solicitud

Sí

El titular de la Dirección de Calidad

aprueba el Alta en el Sistema
El titular autoriza el Alta en el
Sistema

Distribución de la información
documentada por Lista de
Se elabora solicitud de alta, Propietario
modificación o baja de documentos

FIN
El titular firma la solicitud y se da
de Alta en el Sistema

Integración de los procedimientos

generales y formatos del Sistema

Distribución de los procedimientos

y formatos del Sistema a las áreas
con procedimientos de soporte que
integran los macroprocesos

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