COMUNICACIONES

EFECTIVAS

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1. OBJETIVO. 3

2. IMPORTANCIA DE LAS COMUNICACIONES EFECTIVAS. 3

3. ¿CÓMO PARTICIPA UN MANDO MEDIO EN LAS COMUNICACIONES

EFECTIVAS? 3

4. EL ARTE DE COMUNICAR. 6

5. EVITAR LAS FALLAS EN EL PROCESO DE LACOMUNICACIÓN CON

NUESTRO EQUIPO DE TRABAJO. 7

6. IDENTIFICAR Y ELIMINAR LAS BARRERAS EN EL PROCESO DE

LA COMUNICACIÓN CON NUESTRO EQUIPO DE TRABAJO. 10

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1. OBJETIVO
Desarrollar un alto nivel de comunicación a través de mecanismos eficaces para desarrollar, entregar o
difundir la información de SSPA y asegurarse de que haya sido comprendida por la organización.

3. IMPORTANCIA DE LAS COMUNICACIONES EFECTIVAS

Las comunicaciones dentro del sistema SSPA son cruciales. Un buen nivel de comunicación facilita la
administración de un sistema eficaz.

Toda comunicación implica: Desarrollar un mensaje significativo, Entregar o difundir el mensaje y

Asegurarse de que el mensaje haya sido comprendido.

El liderazgo del personal de mandos medios desempeña un papel importante en el desarrollo de dicho
mensaje; toda la organización de línea difunde el mensaje y se asegura de que se comprenda.

3. ¿CÓMO PARTICIPA UN MANDO MEDIO EN LAS COMUNICACIONES

EFECTIVAS?

El trabajo del mando medio transcurre en un proceso constante de recepción y transmisión de

información. En sus comunicaciones el mando medio establece un puente entre su entidad y el entorno,
establece relaciones, facilita procesos, recibe retroalimentación sobre la percepción que existe del trabajo
de su entidad, identifica oportunidades que puede aprovechar, así como retos para las que deberá
prepararse. En fin, recibe un conjunto de informaciones que le permiten establecer estrategias, modificar
decisiones e identificar nuevos cursos de acción.

De todas las habilidades que debe tener un mando medio, probablemente la más importante es la
comunicación interpersonal.

En las comunicaciones de “equipo de trabajo”, actualiza a sus integrantes sobre nuevas situaciones y
enfoques, imparte instrucciones, identifica preocupaciones de la gente, motiva y ejerce influencia, verifica
la interpretación y ejecución de sus decisiones, educa al personal en los valores y cultura que dan
coherencia al grupo, entre otras cosas.

Los principales mecanismos que utiliza el mando medio para comunicarse son: reuniones, despachos,
intercambios personales informales, el teléfono, documentos escritos (circulares, instrucciones, cartas

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personales) y, en años mas recientes, el correo electrónico. Cada medio de comunicación tiene sus
ventajas y limitaciones.

A pesar de los avances producidos en los últimos años en las comunicaciones electrónicas, la vía más
utilizada por Las personas, inclusive incrementada según investigaciones recientes, es la comunicación
oral.

3.1 Diez reflexiones para las Comunicaciones Efectivas.

1) Piense con la cabeza, antes de hablar.

2) Precise los objetivos que quiere lograr y las mejores estrategias para lograrlo.

3) Adapte lo que quiere decir al receptor y a la situación.

4) Seleccione el momento, el lugar y el canal oportunos y adecuados.

5) Recuerde: La forma en que diga algo es tan importante como lo que se dice.

6) Evite expresiones que puedan dificultar el razonamiento y generar posiciones defensivas.

7) Obtenga cierta “retroalimentación” del receptor, para cerciorarse de que el mensaje ha sido entendido
correctamente.

8) Mantenga una actitud de “Escucha Activa”, centre la atención en lo fundamental de lo que se dice, sea
empático, trate de identificar sentimientos.

9) Muéstrele al otro que tiene interés en lo que diga.

10) Sea flexible, adapte su expresión y estilos a la situación que se genere en el diálogo.

3.2 La Comunicación Oral

La comunicación cara-cara, como instrumento de intercambio de información y de influencia sobre las

personas tiene ventajas que no pueden sustituirse por otras vías, ni medios técnicos, como son: la
retroalimentación inmediata, que permite verificar la comprensión y el efecto del mensaje transmitido;
obtener la información que transmite el lenguaje gestual, corporal o no hablado; la riqueza de matices que
se introducen con la entonación, el ritmo, el énfasis; la posibilidad de transmitir, captar y generar
sentimientos.

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Pero también, puede ser generadora de incomprensiones, actitudes defensivas, rechazo, conflictos, más
que cualquier otra vía de comunicación. Cuando se escribe, se puede volver atrás, suavizar expresiones.
Después que se dice algo es más difícil la rectificación. Por ello la principal fuente de conflictos son las
malas e inadecuadas comunicaciones interpersonales. Recuerde, que Usted, como responsable de una
actividad de mando medio prefiere los medios orales, es decir, las conversaciones directas, llamadas
telefónicas y reuniones.

La buena comunicación se caracteriza por ser de dos sentidos, es decir, bidireccional. El proceso incluye:
al emisor, el mensaje, el canal, y el receptor, entre otros.

Mensaje
EMISOR RECEPTOR
Canal

El emisor es el portador del mensaje, de la intención que inicia la comunicación. Lo primero que hace es
precisar su objetivo, lo que quiere lograr con la comunicación, que puede ser: informar, indagar, influir,
intercambiar o simplemente relacionarse. Después, considerando las particularidades del destinatario,
codifica el mensaje seleccionando las expresiones, y la forma que pueda resultar más efectiva para su
propósito con ese destinatario en específico, que no será la misma, necesariamente, con otros.

El mensaje, para ser efectivo, además de considerar las particularidades del receptor, debe presentar la
información de manera ordenada, para evitar la dispersión; ser breve, para facilitar su asimilación; en
forma clara, para su compresión adecuada; y resultar atractiva, para captar la atención del destinatario.

El canal, es el medio a través del cual viaja el mensaje. Le corresponde al emisor seleccionar el que
considere más efectivo para sus objetivos. Los canales formales están establecidos en el trabajo y
transmiten los mensajes que atañen a las actividades relacionadas con las actividades de los integrantes.
Otras formas de mensajes, como los personales o sociales, siguen los canales informales del trabajo.

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3.3 Responsabilidades que tiene el Emisor en el logro de una Comunicación
Efectiva.
a) Lo importante no es lo que dice el emisor sino lo que entiende el receptor.

b) Tan importante como lo que se dice es como se dice.

4. EL ARTE DE COMUNICAR.
Todos pueden comunicar pero no todos saben hacerse entender. Saber comunicar es un arte que se
puede aprender.

4.1 ¿Que objetivos desea lograr?

Defina exactamente que quiere lograr, independientemente del objetivo que usted desee lograr es
conveniente considerar lo siguiente:

1. Comunique con sencillez, sinceridad y claridad.

2. Piense en lo que agrada a la otra persona. Una de las cosas que cae bien es recibir un mensaje
personalizado que diga "Estimado…" u "Hola…".

3. Tenga muy en cuenta Personalizar los Mensajes.

4. Humanizar el mensaje y hacerlo adecuado a la receptividad de su destinatario es otro punto

importante. Se trata de construir una relación a través de la comprensión creando confianza y
cooperación.

5. Objetivo claro. Solamente logra colaboración cuando conoce metas a alcanzar.

6. Claridad. Una buena comunicación depende, sobre todo, de la comprensión de los demás.
También sus objetivos y los del equipo de trabajo, su tranquilidad y su futuro.

7. Si usted aprende a comunicar, comprenderá mejor y será más tolerante hacia los demás.

8. El secreto es: caminar derecho hacia el objetivo, informar con claridad, sinceridad y de manera
sencilla.

9. Para una excelente comunicación debe asegurarse de percibir correctamente las cosas.

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5. PARA EVITAR LAS FALLAS EN EL PROCESO DE LA
COMUNICACIÓN CON NUESTRO EQUIPO DE TRABAJO.
Sabemos que en toda nuestra vida la comunicación es algo cotidiano, sin embargo, en ocasiones
adquirimos un falso sentido de seguridad y complacencia cuando, sin darnos cuenta caemos en el
terreno de las comunicaciones deficientes.

La manera de evitar los fallos en la comunicación es reflexionar introspectivamente y adquirir hábitos

adecuados, por lo que, a efecto de lograr una eficiente comunicación con nuestro equipo de trabajo
debemos tomar en consideración lo siguiente:

1. Individualidad: El individuo es una persona con cualidad particular de alguien o algo, por la cual
se da a conocer o se señala singularmente. Por lo mismo, esta sujeta a la influencia de acontecimientos
de nosotros mismos y del exterior, de estímulos internos y externos, ya sean conscientes o inconscientes.

2. Atención Selectiva: El individuo recibe toda clase de estímulos y solo presta atención a una
cuanta información. La atención puede ser: Voluntaria (cuando nos damos cuenta que una buena
comunicación recae tanto en el emisor como en el receptor del mensaje) e Involuntaria (cuando participan
agentes distractores que afectan la comunicación).

3. Percepción Selectiva: Las personas seleccionan y aceptan o rechazan consciente e

inconscientemente los estímulos que pueden llegarle. En esta percepción influyen la experiencia y el
conocimiento previo. El modo y la eficacia de captación de los mensajes que recibe la gente dependen en
gran parte de su experiencia.

4. Creencias y Actitudes: Como consecuencia del entorno y de nuestras experiencias vamos,

creando una serie de creencias, a su vez, nuestras creencias influirán en el desempeño de nuestras
actitudes las cuales determinan los movimientos del ánimo y nos harán responder y participar de manera
automática en el proceso de la comunicación.

5. Motivación: El cual es un ensayo mental preparatorio de una acción para animar o animarse a
ejecutarla con interés y diligencia. La motivación influye en el comportamiento y la forma en que las
personas interpretarán las comunicaciones.

6. Necesidades: Tener identificados las necesidades y los satisfactores del personal que conforma
nuestro grupo de trabajo redundara en una comunicación eficaz y en el logro de los objetivos y metas del
equipo. A efecto de comprender los conceptos de necesidades y satisfactores se debe tomar en
consideración las propuestas realizadas por Abraham Maslow (1943) y Frederick Herzberg (1965).
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Abraham Maslow, estableció una jerarquía de necesidades humanas básicas que deben ser superadas
para ir aspirando y completando la siguiente hacia arriba.

(*) Homeostasis: Conjunto de fenómenos de autorregulación, que conducen al mantenimiento de la constancia en la

composición y propiedades del medio interno de un organismo.

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Para el año de 1965 el enfoque de necesidades de Maslow fue considerablemente modificado por
Frederick Herzberg y sus colegas. Su investigación buscó encontrar una teoría de dos factores de la
motivación, definiéndolos como sigue:

Insatisfactores Satisfactores
 Las políticas y administración de
la compañía.
 Supervisión.  Logro Reconocimiento
 Condiciones de trabajo.  Trabajo desafiante
 Relaciones interpersonales.  Avance
 Salario.  Crecimiento en el
 Status. empleo
 Seguridad en el trabajo.
 Vida personal.

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6. IDENTIFICAR Y ELIMINAR LAS BARRERAS EN EL PROCESO DE
LA COMUNICACIÓN CON NUESTRO EQUIPO DE TRABAJO.
Dentro del proceso de comunicación pueden presentarse ciertos obstáculos que la dificultan y que es
necesario detectar para evitarlos y lograr una comunicación eficiente; a dichos obstáculos se les
denomina como barreras de comunicación y se clasifican en:

Barreras Ejemplos
Semánticas: Es la parte de la lingüística que se Cantinfleo, Doble sentido, Albur.
encarga de estudiar el significado de las
palabras; muchas de ellas tienen varios
significados. El emisor puede emplear las
palabras con determinados significados, pero el
receptor, por diversos factores, puede
interpretarlas de manera distinta o no
comprenderlas, lo cual influye en una
deformación o deficiencia del mensaje.
Barreras Físicas: Son las circunstancias que se Ruido, iluminación, distancia, falla en
presentan no en las personas, sino en el medio teléfono, micrófono, grabadora,
ambiente y que impiden una buena televisión, etc.
comunicación.
Fisiológicas: Son las deficiencias que se Voz débil, pronunciación defectuosa,
encuentran en las personas, ya sea del emisor sordera, problemas visuales,
o del receptor y son factores frecuentes que etc.
entorpecen o deforman la comunicación.
Psicológicas: Representan la condición Temor, odio, tristeza, alegría.
particular del emisor o receptor de la
información, ocasionada a veces por agrado o
rechazo hacia el receptor o emisor, según sea
el caso, o incluso al mensaje que se comunica;
la deficiencia o deformación puede deberse
también a estados emocionales o a prejuicios
para aprobar o desaprobar lo que se le dice, no
lea lo que está escrito, no entienda o no crea lo
que oye o lee.

En el aspecto administrativo, las barreras pueden ser por la falta de planeación, supuestos no aclarados,
distorsiones semánticas, expresión deficiente, pérdida en la transmisión y mala retención, escuchar mal y
evaluación prematura, comunicación impersonal, desconfianza, amenaza y temor; periodo insuficiente
para ajustarse al cambio; o sobrecarga de información.

Para aumentar comunicaciones efectivas utilice las estrategias establecidas en el sistema SSPA:
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 Desarrolle el mensaje de SSPA - claro, contundente y efectivo.

Identifique y dé prioridad a sus audiencias.

Aplique La Estrategia De Comunicación:

Muestre un Compromiso Visible.

Repetición continúa de los mensajes.

Promoción consistente y entusiasta de los temas.

Desarrolle un Plan de Acción detallado (5W2H).

Asegure que el mensaje fue comprendido.

Además deben ejercerse:

 Arriba – Abajo – Arriba.

 Entre y dentro Direcciones, Gerencias, Funciones y Centros de Trabajo.

 En todas direcciones.

• Mediante eventos, conferencias conversaciones diarias

• Incluir logros, actividades relevantes, minutase informes de SSPA, novedades.

Usted como Mando Medio debe mostrar su Liderazgo ya que juega un papel crítico. Usted DEBE
fomentar un ambiente de dialogo abierto en todas las direcciones en su grupo de trabajo.

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